Charte de qualité Lieux de réunion/congrès

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1 Charte de qualité Lieux de réunion/congrès Eligibilité au Club Finistère Affaires Contact : Françoise Canévet «Finistère Tourisme» Agence de Développement Touristique francoise.canevet@finisteretourisme.com

2 Afin de valider votre demande d adhésion au Club Finistère-Affaires, merci de compléter cette charte de qualité en indiquant à chacun des items si votre établissement y répond favorablement. Afin de garantir une offre qualitative au plus proche des attentes des consommateurs et des prescripteurs, les critères suivants sont arrêtés : Critère de sélection Détail du critère Répond au critère (à cocher) 1 L organisation commerciale Répondre à toute demande de devis même par la négative Répondre idéalement sous 24h et maximum sous 48h ouvrés à toute demande de renseignement ou devis. Mentionner, si besoin, les délais de traitement de la demande Préciser dans le devis, les prestations comprises et non-comprises, et les contraintes de la structure Désigner un interlocuteur privilégié pour chaque dossier Apporter aide et conseil au client pour l organisation complète de son séminaire, que les prestations soient sur place ou à l extérieur. Répondre aux besoins du client dans la mesure du possible et dans le cadre de demande réaliste (ex : nouvelle demande de prestation telle que matériel supplémentaire, activités, ) Toute demande de matériel devra être satisfaite en faisant appel à la location si besoin Respecter tout contrat pris avec le client, y compris des arrangements écrits pris après la signature du contrat 2 La documentation commerciale Permettre aux collaborateurs de perfectionner leurs savoir-faire en matière de congrèsséminaires (rencontres, formation, information, échanges, ) Mise en place d une documentation commerciale spécifique avec les éléments suivants : (si ce n est pas le cas le jour de la visite d adhésion, engagement pour la réaliser dans un avenir proche) Présentation de l établissement avec photos Description de son environnement proche et de son accessibilité 2

3 Une liste simplifiée des équipements, activités et services proposés par l établissement Description des salles de réunions, avec plans en U et conférence Préciser si restauration sur place ou non Si restauration sur place, menus types ou carte ou liste des traiteurs agrémentés (au moins 2 traiteurs) Si hébergement proposé, nombre de chambres dans l établissement Classement ou label de qualité auquel adhère l établissement La fiche tarifs Le site internet 3 Les cotations doivent comprendre Si accord préalable des clients, mentionner les références clients Si l établissement dispose d un historique significatif, le valoriser Présence du logo du Club sur toute documentation Présentation des tarifications des prestations et suppléments Forfait journée d étude, séminaire semirésidentiel et résidentiel si hébergement intégré Matériel compris en standard dans la prestation Autre matériel sur demande ou à louer Liste simplifiée des activités externes pouvant être proposées dans un forfait ou à la carte Disposer d un site internet avec pages dédiées aux Rencontres professionnelles, visibles dès la page d accueil et reprenant les éléments mentionnés ci-dessus pour la documentation commerciale et la fiche-tarifs Présence du logo du Club et lien vers le site La présentation du/des établissement(s) avec photos/accessibilité/environnement La description précise de la prestation et la liste du matériel compris ou disponible sur demande ou à louer Les conditions générales de vente La durée de validité du devis 3

4 4 L accueil des participants 5 La prestation «réunion» Garantir un accueil personnalisé du client, remettre un déroulé précis de la manifestation (menus, horaires, lieux des différentes prestations, interlocuteur, codes d accès des salles...) Préciser sur la fiche d accueil que toutes informations pratiques (taxi, médecin, ) et touristiques sont disponibles dans l établissement (à l accueil, dans une salle, ) S engager dans une démarche favorisant l accueil de personnes handicapées Une signalétique personnalisée à l intérieur du bâtiment avec le nom du client doit indiquer les différents lieux de travail. Etre garant de la prestation fournie par d éventuels sous-traitants. Assurer, pendant les séances de travail, la protection et la tranquillité et la sécurité des participants dans la limite du champ d intervention du prestataire Gestion personnalisée des messages, à la demande du client Disposer au moins d une salle dédiée pour 20 pax en conférence (avec tables et chaises en rapport avec la capacité d accueil) L ensemble des équipements et espaces, dont la présence de toilettes, doivent être propres et en bon état (propreté, entretien courant, être aux normes) Présence de sanitaires à proximité des salles La salle où se tient la réunion ne doit pas être le lieu de restauration sauf demande expresse de l organisateur Présence d un système d occultation complet de la lumière du jour dans les salles de réunion, facile à utiliser et efficace Eclairage par lumière naturelle pour réunion audelà d une ½ journée. Mobilier composé de tables et fauteuils ou chaises confortables (assise de longue durée) en bon état et homogène L acoustique et la sonorisation doivent être adaptées à la configuration des lieux Présence de prises électriques en nombre 4

5 suffisant avec rallonges si besoin Le prestataire s engage à assurer la mise en place et le bon fonctionnement des différents équipements (intégrés ou loués) et à prévoir des mesures d intervention rapides en cas de panne. Il devra les avoir testé, qu ils soient en location ou non. 5bis La prestation «Réunion», Collège +100 pax (critères suppl au 5) Disposer d un volume suffisant pour permettre l émargement des participants et la tenue d une exposition Disposer de deux salles de sous-commissions en rapport avec la capacité de la salle principale Disposer d un confort de visibilité pour l ensemble des participants Prévoir un système d occultation complète, facile d utilisation 6 Le matériel Rétroprojecteur Disposer d un espace restauration Écran (taille) Lecteur DVD Vidéoprojecteur Tableaux magnétiques avec marqueurs adaptés et en bon état Paper-board avec marqueurs adaptés et en bon état Accès internet (au moins dans une salle) Téléphone en salle ou à proximité immédiate avec accès direct extérieur 6bis Le matériel Collège +100 pax (critères suppl au point 6) Système d affichage (à la demande) Sonorisation avec micro (à la demande) Pupitre à la demande Poubelle PC portable (à la demande) Caméras (à la demande) Pupitre à la demande) Sonorisation avec micros 7 La restauration Un choix parmi au moins 2 niveaux de menus 5

6 devra être possible ou une liste de traiteurs référencés dont le membre se porte garant. Les demandes particulières (régimes alimentaires spécifiques, ) devront être satisfaites. A compter de sa demande, le groupe doit pouvoir débuter le repas en moins de 30 mn Une pause-café doit être proposée le matin et l après-midi: café, thé, jus de fruits, eau et petits gâteaux, servie dans la salle ou à proximité Pauses améliorées sur demande (avec ou sans supplément) avec des produits régionaux 8 L environnement et les loisirs Le prestataire doit proposer un parking proche du lieu de l événement. Il doit indiquer si celui-ci est couvert, privé ou public, payant ou pas, indiquer le mode d accès, sa capacité et sa situation (plan) Le prestataire s engage à tout mettre en œuvre pour valoriser son environnement, activités, visites, événements et si le client le souhaite, transmettre les coordonnées d une agence apte à préparer des animations. 9 Le suivi de la prestation Dans le cas de la présence d une piscine, ou d autres équipements qui ne sont pas en fonctionnement toute l année, mentionner les périodes d ouverture Un questionnaire élaboré par le Club est remis à chaque client à la fin de la prestation. L adhérent s engage à le transmettre ensuite au Club, sans indication du nom du client, afin d assurer un suivi de la qualité des prestations et de la satisfaction des clients. 6

7 Engagement du prestataire Je soussigné (nom, prénom) souhaite adhérer au Club Finistère Affaires et m engage à me conformer aux engagements du Club (Charte de qualité, statuts, ) Fonction... Agissant pour le compte de la structure ci-après : Raison sociale... Adresse Interlocuteur Affaires... Tél... Fax site : Date Signature 7

8 Siège social : 4 rue du 19 mars Quimper cedex tél : fax :