Nouveau modèle de facturation du Sudoc

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1 Nouveau modèle de facturation du Sudoc Cette note expose les principes du nouveau modèle de facturation. L annexe 2 est une simulation de ce nouveau modèle pour chaque établissement, établie d après les données de Modèle actuel de facturation La facturation du Sudoc est établie depuis 2004 en fonction du nombre de licences du logiciel de catalogage WinIBW installées dans chaque établissement (ILN). Sauf exception, une facture est émise pour un établissement ou un regroupement d établissements (PRES, fusions). Les licences installées durant le 1er semestre sont facturées pour l année complète; celles installées durant le 2e semestre le sont pour 6 mois. Le forfait annuel appliqué à chaque licence est dégressif selon le nombre de licences installées : - baisse de 5% pour les licences au-delà de 20 et jusqu à 30 - baisse de 10% pour les licences au-delà de 30 et jusqu à 40 - baisse de 15% pour les licences au-delà de 40 Le montant de la facture peut être soumis à réduction en fonction: - de la création de notices bibliographiques ou d autorité (0,56 HT par notice, en 2012) - du dédoublonnage de notices bibliographiques ou d autorité (0,41 HT par notice, en 2010) Ces bonifications ne peuvent réduire de plus de ¼ le coût total des licences La facturation est différenciée selon la tutelle des établissements : - ceux relevant du Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche - ou ne relevant pas du Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche Les tarifs pour les établissements hors MESR sont supérieurs de 25% aux tarifs MESR. Montant 2012 des licences - établissements MESR : 397,99 HT - établissements non MESR : 497,50 HT 2. Limites du système actuel de facturation - Les établissements réclament de longue date la suppression de la facturation par poste de travail, rigide, lourde et archaïque. - L application WinIBW est amenée à disparaître à moyen terme pour être remplacée par une solution web, qui ne supportera plus, de fait, la logique de licence. - Il est aujourd hui impossible de contrôler le nombre réel de postes sur lesquels la licence WinIBW est installée. Le système est basé sur les déclarations des établissements et se traduit par une mise à jour d une annexe de la Page 1/6

2 convention de participation au Sudoc (cette annexe répertorie le nombre de licences par établissement). - La gestion de la mise à jour de cette annexe est lourde et chronophage, tant pour les coordinateurs locaux du Sudoc que pour l ABES. 3. Un nouveau modèle de facturation Il a semblé opportun de réviser le modèle de facturation établie sur le nombre de licences. Cette révision repose sur plusieurs principes : - Conserver le principe de remises accordées au titre de l effort d alimentation de la base (création de notices, rétroconversion) et de contrôle qualité (dédoublonnage). - Maintenir le volume global de recette perçu par l ABES: les sommes facturées par l ABES couvrent le marché de licence et de maintenance avec OCLC, les autres contrats de maintenance du Sudoc, les abonnements aux bases supports, l hébergement et l amortissement des serveurs, les dépenses de formation des agents en poste dans les établissements déployés. Le marché OCLC couvre : * Les licences (maintenance évolutive, nouvelles versions de CBS, PSI, WiniBw, Sybase) * Maintenance et assistance incluant maintenance adaptative et corrective, maintenance perfective, maintenance préventive, assistance - Ne pas bouleverser (à la hausse comme à la baisse) les montants facturés aux établissements membres du réseau Sudoc. - Trouver un nouveau modèle transparent et facilement compréhensible 3.1. Deux scénarios étudiés et soumis à l AURA L ABES a soumis à l AURA à l automne 2011 une simulation de nouvelle facturation établie sur le critère du nombre de connexions par établissement. Après échanges au sein de la liste de discussion de l AURA et sur proposition de l AURA, un autre scénario a été étudié en mai 2012 reposant sur une part fixe et une part variable. Résultat du sondage AURA sur la facturation du SUDOC - 90 bibliothèques ont répondu au sondage sur le choix de facturation se sont prononcées en faveur du scénario n 1 (basé sur le nombre de connexions) - 62 se sont prononcées en faveur du scénario n 2 (part fixe/variable) - 1 n a pas émis de préférence. Une nette majorité du réseau s est donc dégagée en faveur du du scénario Principes du scénario 2 Abandonner la logique monocritère (proposée par le précédent scénario) au profit d une répartition des critères entre : - une part fixe (permettant de caractériser l établissement) - une part variable (représentative de l activité de l établissement dans le catalogue) Définition de la part fixe La part fixe combine 2 critères : Page 2/6

3 1) le nombre de lecteurs inscrits dans la structure documentaire de l établissement : un forfait est appliqué sur la base de 4 tranches. Source : ESGBU. Pour ce critère, l ABES ne dispose que des chiffres de l ESGBU (derniers chiffres publiés: 2008). Pour les établissements n émargeant pas à cette enquête, aucun chiffre n est disponible. Les établissements devront déclarer leur nombre d inscrits. A ce stade du scénario exploratoire, c est le le tarif le plus bas. Qui leur a été appliqué 2) Le nombre de documents imprimés (tous localisés dans le Sudoc à la date d établissement de la nouvelle convention). Un surcoût de 25% est appliqué sur cette part fixe pour les établissements ne relevant pas du MESR. Pour les nouveaux déployés, la part fixe est facturée à 50% la première année. Tarification de la part fixe (tarifs appliqués pour toute la durée de la convention) NB lecteurs Hors ESGBU 1000 SCD taille S 0 à SCD taille M 2001 à SCD taille L 8001 à SCD taille XL et plus 3000 Collections Groupe 0 - XS 1 à Groupe 1 S à Groupe 2 M à Groupe 3 L à Groupe 4 XL et plus Définition de la part variable Le critère retenu est celui du nombre de notices localisées sur la période facturée (tous types de documents confondus). Il reflète l exploitation que les établissements font de l offre de catalogage collectif pour alimenter leur système local. Entrent dans ces localisations : - L activité de catalogage courant - L activité de rétroconversion et catalogage rétrospectif - La localisation (automatique) des thèses issues de Star En sont exclues toutes les localisations générées par exemplarisation automatique, quel que soit leur objet : à l occasion d un déploiement dans le Sudoc (qui correspond à la reprise de données d un établissement entrant), à Page 3/6

4 l occasion d une entrée d un fonds (bibliothèque) dans un réseau déjà déployé (ex : bibliothèque d UFR, de laboratoire entrant dans le SIGB local de l établissement), les exemplarisations automatiques de notices de licences nationales. Dans la simulation basée sur la facturation de l année 2011, le coût du nouveau titre localisé pendant la période a été fixé à 0,51 HT. Tarification de l activité : Coût unitaire Activité (HT) Coût du nouveau titre localisé 0,51 Les bonifications : Rétribution unitaire Bonifications (HT) Bonification pour création de notice bibliographique (courant + rétrospectif) 0,56 Bonification pour dédoublonnage 0,41 Bonification pour localisation pour rétroconversion (hors financement ABES) 0,25 Prise en compte de l activité de création et dédoublonnage La logique de bonification existant dans le modèle précédent pour la création de notices bibliographiques (enrichissement du catalogue) et le dédoublonnage de notices bibliographiques (contrôle qualité) est maintenue. Prise en compte de l activité de rétroconversion Pour prendre en compte l activité de rétroconversion, les bonifications portent sur : - La création de notices bibliographiques, permettant d encourager cette voie d enrichissement du Sudoc ; - La localisation de notices, sauf lorsqu elle a lieu dans le cadre d un projet qui bénéficie d un financement ABES. Principe de plafonnement des bonifications Le montant des bonifications est plafonné à 50% du montant initial de la facturation (part fixe + part variable). 3.3 Convention sur 3 ans et révision annuelle des tarifs de la part variable Les tarifs de la part fixe sont fixés pour la durée de la convention (3 ans). Les tarifs de la part variable seront recalculés chaque année afin de garantir à l'abes la recette attendue selon le coût global du Sudoc (voir annexe 1). Ce coût sera le réel constaté de l année universitaire précédente (voir «Calendrier de référence» ci-dessous). Page 4/6

5 3.4. Plafonner la variation d un modèle à l autre, avec lissage sur 3 ans La simulation montre que ce modèle induit des hausses et des baisses selon les établissements établissements enregistrent des hausses dont 15 de à établissements enregistrent des baisses dont 14 de à établissements enregistrent une quasi stabilité de leur facture (variation comprise entre et ). Pour lisser ces mouvements, la variation de facture d un établissement ne pourra pas excéder 20% d une année sur l autre durant les 3 premières années du dispositif. La facturation de la 4 e année sera établie au réel Calendrier de référence : application du modèle pour la facturation de 2014 Les données intégrées dans le calcul font référence à l année universitaire. Cette modification du calendrier permettra de fournir les éléments de facturation aux établissements au moment où ils préparent leurs budgets primitifs (éléments disponibles dans Webstats à la fin septembre pour le budget de l année suivante). Ainsi, la facturation adressée aux établissements au premier trimestre 2014 aura été préparée par l ABES à l automne 2013 par exploitation de l activité mesurée de septembre 2012 à août Activité Septembre 2012-août 2013 Affichage facturation Webstats pour l année 2014 Envoi des factures 2014 Septembre er Trimestre 2014 Publication des statistiques d activité Les données présentées dans le tableau de calcul (éléments de base de la facturation : tarifs et statistiques) pourraient être exposées sur Webstats fin septembre de l année N pour la facturation de l année N+1. Page 5/6

6 ANNEXE 1 : Coût global du Sudoc Montants en HT Quotité personnels Dépenses 2011 Contrat OCLC CBS / licences Recettes propres 2011 Quotité personnels Prévisionnel Autres contrats Sudoc Abonnement ISSN Amortissement Serveurs Prestations Informatiques Formateurs relais Impression supports de cours Déplacements agents ABES Recettes propres Déplacements formateurs relais et Centre régionaux Sudoc-PS Journée CR Sudoc-PS Plaquettes Sudoc/Sudoc-PS Hébergement serveurs (quote part 30 à 40%) TOTAL (1) fonctionnement TOTAL (2) personnels contractuels 5, , TOTAL sur Budget Propre TOTAL sur Budget Etat (titulaires) 16, , TOTAL GLOBAL tous budgets Page 6/6