Module Ressources humaines. Formation des utilisateurs finaux SIGA. Approbation de la feuille de temps / déclaration d absence

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1 Module Ressources humaines Formation des utilisateurs finaux SIGA Approbation de la feuille de temps / déclaration d absence

2 Table des matières Introduction... 1 Approuver une feuille de temps / déclaration d absence... 3 Modifier ou supprimer une déclaration d absence / feuille de temps... 6 Consulter l historique des déclarations d absence / feuilles de temps... 8 Quitter le portail... 9 Annexe 1 : Description des codes de temps (motifs d absence)... 10

3 Approbation de la feuille de temps / déclaration d absence Introduction Lorsqu un employé fait une déclaration d absence et la transmet pour approbation, un courriel est envoyé au responsable afin de lui signifier qu une déclaration d absence d un de ses employés nécessite son approbation. Si, dans les sept jours suivant la réception de la déclaration, le responsable n'a pas approuvé la déclaration d'absence, SIGA lui enverra un rappel par courriel. L approbation de la feuille de temps des employés de fait à partir du portail des Ressources humaines à l adresse Vous devez accéder à la section réservée aux Membres du personnel. 1. Cliquez sur le bouton Accéder. 2. Une fenêtre d identification s ouvre pour vous permettre de vous authentifier dans SIGA. 3. Entrez votre Nom d utilisateur (code MS) et votre Mot de passe puis cliquez sur le bouton SE CONNECTER ou appuyer la touche Retour de votre clavier deux fois. 4. Vous retournerez au portail des Ressources humaines qui affichera toutes les options auxquelles vous avez droit. 1

4 SIG Module Ressources humaines Sélectionnez Portail Gestionnaire (Siga). La page d Accueil de l approbation Feuille de temps (déclaration d absence) s affichera à l écran. 2

5 Approbation de la feuille de temps / déclaration d absence Approuver une déclaration d absence Dans la page d accueil, l icône Approbation feuilles de temps liste les périodes de paie et le nom des personnes qui ont fait une déclaration d absence. Le chiffre entre parenthèses indique le nombre de déclarations d absence à approuver. 1. Lorsque vous cliquez sur la première déclaration d absence, vous accédez à la déclaration complétée par l employé. 3

6 SIG Module Ressources humaines 2. Vérifiez que l état de la déclaration est «Transmis». 3. Vous devez valider les heures déclarées pour cette période d absence en cliquant sur Semaine 1 et Semaine Il faut vous assurer que les dates, le motif d absence et le nombre d heures sont corrects. Il faut être vigilant lors de l approbation de déclaration d absence, tant au niveau de la durée, du motif et des dates. Attention au doublon (2 fois la même déclaration pour la même date = déduit la banque de l employé 2 fois). 5. Pour ouvrir le menu et accéder aux options d approbation, cliquez sur l icône qui se trouve en haut à droite de l écran. 6. Sélectionnez Approuver pour approuver la déclaration d absence. L écran Confirmation du traitement s affiche. 7. Cliquez sur Ok pour confirmer le traitement de la demande. Ne pas saisir de commentaire. 8. Vous reviendrez à la Feuille de temps (journalière) de l employé et vous noterez que l état de la demande est maintenant «Officiel». 4

7 Approbation de la feuille de temps / déclaration d absence 9. Pour continuer l approbation des autres déclarations d absence, cliquez sur «Approbation feuille de temps» en haut de l écran Vous serez dans la page qui liste toutes les déclarations d absence en attente d approbation. Vous constaterez que la déclaration que vous venez d approuver n est plus dans la liste. Nous vous suggérons de ne jamais utiliser le bouton Action qui sert à approuver les déclarations d absence en lots. 10. Pour approuver la prochaine déclaration, sélectionnez-là dans la liste et refaites les étapes précédentes. 5

8 SIG Module Ressources humaines Retourner une déclaration d absence à l employé Un approbateur n a pas le droit de modifier la déclaration d absence d un employé. Si un employé vous avise qu il a fait une erreur sur sa déclaration, vous devez Seul l employé peut modifier ou supprimer sa déclaration. Lorsqu un employé communique avec vous pour vous indiquer qu il a fait une erreur dans sa déclaration ou de ne pas tenir compte de la déclaration, vous devez remettre celle-ci à l état «Initial». Pour ouvrir le menu et accéder aux options d approbation, cliquez sur l icône en haut à droite de l écran. Cliquez sur Retour «Initial». L état de la déclaration retournera à «Initial». qui se trouve Aucun avis n est envoyé par courriel à l employé comme quoi vous n avez pas approuvé sa déclaration d absence et la demande n est pas traitée dans le système. La demande disparaît de vos demandes à approuver et c est à l employé de la modifier ou de la supprimer. 6

9 Approbation de la feuille de temps / déclaration d absence Refuser une déclaration d absence Un approbateur a le droit de refuser une déclaration d absence s il juge que les dates, le motif ou la durée ne sont pas conformes. Pour ouvrir le menu et accéder aux options d approbation, cliquez sur l icône en haut à droite de l écran. Cliquez sur Refuser. L état de la déclaration sera mise à jour. qui se trouve Un avis sera envoyé par courriel à l employé comme quoi il doit revoir sa demande. La demande refusée disparaît de vos demandes à approuver et c est à l employé de refaire sa déclaration. 7

10 SIG Module Ressources humaines Consulter l historique des déclarations d absence 1. Il est possible d accéder à l historique des demandes de vos employés à partir de la page d accueil. Il suffit de cliquer sur Feuille de temps dans le menu situé à gauche de l écran. 2. Toutes les demandes qui vous ont été transmises sont listées dans l écran Feuilles de temps. 3. Pour accéder à la déclaration d absence de l employé, cliquez sur son numéro de Matricule. 8

11 Approbation de la feuille de temps / déclaration d absence Quitter le portail Lorsque vous avez terminé, vous devez quitter le portail de façon sécuritaire en cliquant sur Déconnexion en haut à droite de l écran. 9

12 SIG Module Ressources humaines Annexe 1 : Description des codes de temps (motifs d absence) Description Code de temps Qui y a droit? Explication Maladie (2 premiers jours) - SEUQAM MAL_2PJ SEUQAM (tous) Utilisez ce code pour toutes vos absences de maladie ne dépassant pas 2 jours. Pour les jours 3 et suivants, utilisez le code MAL_3JS. Si votre banque de maladie est épuisée, utilisez le code MAL_EPUI (Maladie caisse épuisée qui équivaut à une coupure salariale) pour combler le nombre de jours pris. Maladie (3 ième jour et les suivants) - SEUQAM MAL_3JS SEUQAM (tous) Utilisez ce code à partir de la 3ème journée d'absence maladie consécutive. Pour le personnel à statut particulier, ce code n'est permis que si vous avez plus de 18 mois d'ancienneté. Pour une absence maladie de plus de trois jours, acheminez votre certificat médical au SERSI en prenant soin d'inscrire votre nom et matricule d'employé. (Article 21.03) Maladie (3 ier jours) - AENSUQAM MAL_3PJ AENSUQAM (tous) Utilisez ce code pour toutes vos absences de maladie ne dépassant pas 3 jours. Pour les jours 4 et suivants, utilisez le code MAL_4js. Si votre banque de maladie est épuisée, utilisez le code MAL_EPUI (maladie caisse épuisée qui équivaut à une coupure salariale) ou MAL_B (maladie banque B qui diminue le solde de votre banque B). Maladie (4 ième jour et les suivants) - AENSUQAM MAL_4JS AENSUQAM (tous) Utilisez ce code à partir de la 4e journée d'absence maladie consécutives. Pour le personnel à statut particulier, ce code n'est permis que si vous avez plus de 18 mois d'ancienneté. Pour une absence maladie de plus de trois jours, acheminez votre certificat médical au SERSI en prenant soin d'inscrire votre nom et matricule d'employé (Article 21.03), Maladie (banque B) - AENSUQAM régu et int. MAL_B AENS regu+interm Utilisez ce code pour vos absences maladies ne dépassant pas 3 jours si le solde de votre banque de maladie est épuisé et qu'il vous reste des jours dans votre banque B. Sinon, utilisez le code MAL_EPUI (maladie caisse épuisée, qui équivaut à une coupure salariale). Maladie - Cadre MALADIE Cadres (tous) Utilisez ce code pour vos journées de maladie. Maladie (caisse épuisée, coupure salariale) MAL_EPUI SEU et AENS Utilisez ce code dans le cas où votre solde de jours de maladie ne vous permet pas d'utiliser le code de temps de maladie. Ce code entraînera une coupure salariale sur votre paie. Maladie (ancien régime) MAL_ANCR SEU+AENS regu+interm Utilisez ce code si votre banque de maladie est épuisée et qu'il vous reste un solde dans la banque de maladie (ancien régime). Article de la convention SEUQAM et du protocole AENSUQAM. Maladie (responsabilité familiales MALADPAR SEU+AENS regu+interm Utilisez ce code pour une absence maladie du conjoint, du père, de la mère et de l'enfant. Sera pris à même votre banque annuelle de maladie de 10 jours. Si votre banque de maladie est épuisée, utilisez le code MAP_EPUI (maladie resp. familiales, caisse épuisée, coupure salariale) Article Maladie (resp. familiales - caisse épuisée, coupure salariale) MAP_EPUI SEU+AENS regu+interm Utilisez ce code dans le cas où vous vous absentez pour responsabilités familiales et que votre solde de maladie est à zéro. Ce code entraînera une coupure salariale sur votre paie. 10

13 Approbation de la feuille de temps / déclaration d absence Description Code de temps Qui y a droit? Explication Vacances VAC CadSup Cad,SEU,AEN régulier Utilisez ce code pour une absence de vacances qui déduira votre banque de vacances. Si le solde de votre banque vacances est insuffisant, utilisez le code VAC_SS qui entrainera une coupure salariale. Une demande de vacances avec avance de rémunération doit être faite au moins quatre (4) semaines avant la date de début et ne peut être versée que pour une période minimale d'une (1) semaine. Vacances anticipées VAC_ANT CadSup + Cad,SEU,AEN régulier Utilisez ce code pour déclarer une absence de vacances pour laquelle vous désirez anticiper vos vacances de l'année suivante. Vous ne pouvez faire de demande de vacances anticipées tant que le solde de votre banque «Vacances» n'est pas épuisé. Réduira les vacances auxquelles vous aurez droit au 1er juin de l'année suivante. Vacances sans solde VAC_SS CadSup + Cad,SEU,AEN régu + intermittent Utilisez ce code si vous désirez prendre plus de vacances que ce qu'il y a dans votre banque, et ce, à vos frais. Si vous utilisez ce code, vous aurez une coupure salariale équivalente sur votre prochaine paie. Les employés intermittents doivent utiliser ce motif, puisque ceux-ci ne bénéficient d'aucune banque de vacances et que toute vacance est à leur frais.. Vacances admissibles à l'ancienneté VAC_ADM SEU+AENS particuliers Cette banque est l'équivalent de 8% vacances payés sur chaque paie entre le 1er juin et le 31 mai de l'année précédente. L'employé s'engage à prendre à ses frais l'équivalent de ce qui lui a été versé en 8% sur ses paies. Pour avoir une banque de vacances admissibles à l'ancienneté il faut avoir 180 jours effectivement travaillés au 1er juin de l'année en cours. Une coupure salariale sera effectuée sur votre paie. Si le solde de cette banque est insuffisant, utilisez le code VAC_NADM pour la différence (article 5.09B). Vacances non admissibles à l'ancienneté VAC_NADM SEU+AENS particuliers Utilisez si vous avez moins de 180 jours au 1er juin ou si les vacances demandées dépassent le nombre de jours en banques admissibles à l'ancienneté (entraine une coupure salariale). Ne permet pas de cumuler de l'ancienneté. Paternité et adoption payé PATADOPT CadSup, Cad, SEU, AENS Utilisez ce code de temps pour les journées 1 et 2 de votre congé paternité/adoption, les trois journées suivantes devant être mises dans le code de temps Paternité et adoption sans solde (PATAD_SS). Veuillez acheminer une pièce justificative au SERSI. Paternité et adoption sans solde PATAD_SS CadSup, Cad, SEU, AENS Utilisez ce code de temps pour les journées 3 à 5 de votre congé de paternité/adoption, les 2 premières journées devant être mises dans le code de temps PATADOPT payé si vous avez l'ancienneté nécessaire. Une coupure salariale sera effectuée. Visite de grossesse V_GROSS (régulier et ST part + 5 ans) SEU et AENS Les employés réguliers SEUQAM et AENSUQAM ont droit à 4 jours payés pour visite de grossesse pris en demi-journée ou en journée complète. Un employé à statut particulier de plus de 5 ans d'ancienneté y a aussi droit. Veuillez acheminer une pièce justificative au SERSI (Article 40.20c). Mariage MARIAGE Cadres regu + SEU + AENS 5 jours sont rémunérés pour le mariage. Veuillez acheminer votre pièce justificative au SERSI en prenant soin d'indiquer votre nom et matricule d'employé (article 35.01). 11

14 SIG Module Ressources humaines Description Code de temps Qui y a droit? Explication Décès DECES SEU et AENS Déménagement DEMENAG SEU et AENS Congé personnel CONGE_P SEU et AENS Utilisez ce code pour déclarer toute absence en lien avec un décès. Le nombre de jours octroyés varient selon le lien de parenté de la personne décédée. Les statuts particuliers doivent avoir plus de 60 jours d'ancienneté pour y avoir droit. Veuillez acheminer votre pièce justificative au SERSI en prenant soin d'indiquer votre nom et matricule d'employé (article 35.01). Permis pour les employés réguliers et intermittents, ainsi que pour les SOS prioritaires. Veuillez indiquer votre nouvelle adresse avec la date de d'entrée en vigueur dans la case «Commentaire» du formulaire de déclaration d'absence (Article 35.04). Permis pour les employés réguliers et intermittents, ainsi que pour les SOS prioritaires. Si le solde est insuffisant, utilisez le code CPEEPUI (congé personnel épuisé) qui entrainera une coupure salariale. NOTE : Les congés personnels ne peuvent être utilisés comme vacances ou prolongation de vacances ou de tout autre congé ou absence prévus à la convention, à l'exception des congés sociaux Article c). Congé personnel (caisse épuisé) CONGE_EPUIP SEU et AENS Utilisez ce code dans le cas où le solde de votre banque de congé personnel est épuisé. Entraine une coupure salariale. Congé pour affaires légales CONGE_AL TOUS Utilisez ce code pour déclarer toute absence pour affaires légales. Les statuts particuliers doivent avoir plus de 60 jours d'ancienneté pour y avoir droit. Veuillez acheminer une pièce justificative au SERSI. Retard RETARD SEU et AENS Utilisez ce code pour déclarer tout retard. Votre rémunération sera réduite en fonction de votre retard (coupure salariale). Temps converti TEMPS CONVERTI SEU et AENS Utilisez ce code pour déclarer une absence et que vous désirez puiser dans votre banque de temps converti. 12