E Bidding. (Gestion d appels d offre, de demandes de prix et de pré qualifications)

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1 E Bidding (Gestion d appels d offre, de demandes de prix et de pré qualifications)

2 Lilian Cardonne Chef de projet Système d Information et Business Intelligence

3 ESRF European Synchrotron Radiation Facility La source de rayonnement synchrotron la plus intense au monde. ESRF 100 milliards de fois plus puissant que les rayons X utilisés pour une radiographie. Une excellence scientifique reconnue à travers le monde. N 1 des résultats scientifiques N 2 du nombre d utilisateurs. N 1 sur la fiabilité et la qualité du rayonnement. 4 Prix Nobel parmi les utilisateurs articles référencés pour la période ~30 articles publié dans «Nature and Science» par an. Presque 2000 publications par an: ~5 par jour.

4 ESRF European Synchrotron Radiation Facility 21 nations partenaires 13 états membres: France 27,5 % Allemagne 24 % Italie 13,2 % Royaume Uni 10,5 % Russie 6 % Benesync 5,8 % (Belgique, Pays Bas) Nordsync 5 % (Danemark, Finlande, Norvège, Suède) Espagne 4 % Suisse 4 % ESRF 8 pays associés: Israël 1,5 % Autriche 1,3 % Centralsync 1,05% (République Tchèque, Hongrie, Slovaquie) Pologne 1 % Portugal 1 % Afrique du Sud 0,3 % En opération depuis: Budget annuel: 100 million d Euros. Nombre d employés: ~650 (de 40 nationalités différentes). Statut légal: société civile de droit privé.

5 ESRF European Synchrotron Radiation Facility Institut Laue Langevin European Molecular Biology Laboratory Institut de Biologie Structurale

6 Un projet ambitieux et innovant: ESRF Upgrade Programme Upgrade PHASE I 180 M Dans les temps et dans le budget EBS Project (Extremely Brilliant Source) 150 M Lancée en Juin 2015 ESRF Construction de19 stations expérimentales pour explorer le nano monde. Création d un nouveau hall d expérience ultrastable. Rénovation et amélioration d instruments de technologie de pointe et de l infrastructure de l accélérateur de particule. Construction d un nouvel anneau de stockage, dans la structure existante, ayant des performances accrues par un facteur 100. Construction de nouvelles stations expérimentales à la pointe de la technologie. Programme d instrumentation ambitieux (optique, détecteurs haute performance). Intensification de la stratégie «big data».

7 E-Bidding: principaux drivers du projet Être capable de gérer les appels d offre liés à la forte augmentation des achats de forte valeur dans le cadre du projet EBS. Adresser les demandes croissantes des pays membres de l ESRF: Pouvoir identifier facilement quelles sont les opportunités de travailler avec l ESRF pour les sociétés de leurs pays. Avoir une transparence sur le déroulement des appels d offre (suivi des informations clés: processus, réponses des sociétés, ). E-Bidding Apporter au service Procurement & Contracting un outils informatique intuitif, performant et collaboratif (réduction des tâches à faible valeur ajoutée). Utiliser les outils informatiques déjà installés à l ESRF.

8 Le système d information de gestion de l ESRF Simulation Wage Bill Suivi des frais de personnel Finance / Achats / Compta. / Magasin Oracle E Business Suite (R12) AP Payables FA Assets INV Stocks AR Receivables PO Procurement CRM Gestion de trésorerie Développement Business Ressources Humaines etemptation RH & Paye E-Bidding OLAP (SaaS) BMIS Élaboration budgétaire CMIS Supervision de la trésorerie SLA Accounting Engine GL Accounting & Budget BD FMIS (sur site) Gestion demandes d achats Gestion des voyages BD (SaaS) Temps & Activités Outils? Entrepôt de données BD Oracle (sur site) Suivi Budgétaire (~150 utilisateurs) Business Intelligence Ad Hoc Reporting (40 utilisateurs métier) Executive Dashboards (~15 Managers)

9 E-Bidding: étude et choix de la solution, projet Deux familles d utilisateurs Internes Deux familles d utilisateurs Standard (demandeur, participant) Internes Service Procurement & Contracting Externes Standard (demandeur, participant) Purchasing Advisors Sociétés (fournisseurs) Service Procurement & Contracting Décembre 2014 Février 2015 Mai 2015 Prise de contact avec ATOL C&D (partenaire ESRF support Alfresco) Réalisation d un POC par ATOL C&D (sur la base d une mini spécification) Compréhension de la problématique fonctionnelle Connaissance de la solution Alfresco One Projets similaires (développements spécifiques) Composants d interface utilisateurs (pilotage WF) Remise d une spécification fonctionnelle complète. Contractualisation et début du projet. E-Bidding Externes Purchasing Advisors Sociétés (fournisseurs) Le projet en bref 246 h/j Mai 2015 Fév. 2015

10 E-Bidding: architecture de l application UTILISATEURS EXTERNES Interfaces en ligne dédiées (HTML 5, J2EE) Gestion Électronique de Documents (GED) UTILISATEURS ESRF Interfaces en ligne dédiées (formulaires WF + dashlet/formulaires/composants spécifiques) Alfresco Share Alfresco Activiti Framework J2EE E-Bidding BD Métadonnées + Workflow ESRF FMIS ESRF DWH

11 E-Bidding Workflow Activiti E-Bidding Design fonctionnel depuis l éditeur graphique Alfresco Activiti

12 E-Bidding: socle applicatif E BIDDING COMPOSANTS SPÉCIFIQUES BIDDERS Page de login Page de réponse à l appel d offre Page de dépôt d une offre Verrouillage de la saisie COMPOSANTS SPÉCIFIQUES ESRF Dashlet de création d une consultation Composant pilotage Dashlet de pilotage Formulaire de détail d une consultation Recherche avancée Génération des documents (PDF, modifiables) Envoi d s configurables (modèles) COMPOSANTS TRANSVERSES Gestion des comptes (PA, Bidders) Gestion d alertes (calendrier) Gestion de groupe d appels d offre COMPOSANTS SPÉCIFIQUES PA Page de login Page principale Page de détails d une consultation Pages de gestion des Bidders Vérification des adresses Verrouillage de la saisie INTERFACES DE DONNÉES Interface avec LDAP ESRF Interfaces avec la BD FMIS ESRF Alimentation de l entrepôt de données ESRF EXTRACTIONS DE DONNÉES E-Bidding

13 Le système d information de gestion de l ESRF Simulation Wage Bill OLAP (SaaS) Suivi des frais de personnel BMIS Élaboration budgétaire CMIS Supervision de la trésorerie Finance / Achats / Compta. / Magasin Oracle E Business Suite (R12) AP Payables FA Assets INV Stocks SLA Accounting Engine GL Accounting & Budget BD FMIS (sur site) AR Receivables PO Procurement CRM E Bidding Gestion de trésorerie Développement Business Gestion demandes d achats Gestion des voyages Gestion des appels d offre Ressources Humaines etemptation BD (SaaS) Outils RH & Paye Temps & Activités E-Bidding Entrepôt de données BD Oracle (sur site) Business Intelligence Ad Hoc Reporting (40 utilisateurs métier) Executive Dashboards (~15 Managers) Suivi Budgétaire (~150 utilisateurs)

14 E Bidding (Gestion d appels d offre, de demandes de prix et de pré qualifications) Merci de votre attention!