GESTION D UN PROJET IMMOBILIER M.A.J. mai 2013

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1 GESTION D UN PROJET IMBILIER M.A.J. mai 2013 Phase 1 - Etude du projet Phase 2 - Préparation de la demande de permis de construire - consultation des entreprises Phase 3 - Mise en œuvre Phase 4 Préparation de la réception et à la mise en exploitation Phase 5 Réception Phase 6 Après la réception actions en garantie et assurances Lexique des Intervenants : : Maître d ouvrage (Chef d établissement OGEC) D.E.C. / : Service économique territorial ME : Maître d œuvre (Architecte, ) CT-SPS : Contrôleur Technique Coordinateur de sécurité BET : Bureau d étude technique 1/11

2 Phases PHASE 1 - ETUDE DU PROJET Préparation du cahier des charges «sommaire» A partir du schéma directeur et des éléments de synthèse de l état des lieux Analyse des taux d occupation des locaux Analyse des dysfonctionnements (flux, disposition état dimension des espaces ) Inventaire des besoins structurels, techniques, règlementaires, adaptations fonctionnelles, évolution du cadre de vie, insertion dans l environnement Définition des priorités Analyse de la situation juridique Identification de l organisme propriétaire Communication entre Etablissement et propriétaire Etat des lieux de la situation juridique et analyse de la répartition des responsabilités Cadrage financier Elaboration d un plan de financement Procédure institutionnelle (Lettre de cadrage institutionnelle-d/) Présentation CA AG de l OGEC Délibération Recherche de financements Constitution de l équipe de maîtrise d œuvre (architecte, cabinet d ingénierie, coordinateur SSI, BET ) Consultations Définition d une méthodologie et répartition des rôles Proposition de contrat ESQ EP Choix d un contrôleur technique : Mission L (solidité, LE solidité dans les existants) Mission SEI (sécurité incendie) Mission LP (solidité second œuvre) Mission PV (recollement des PV de bon fonctionnement des installations) Mission SIS (parasismique) Hand (conformité aux règlementations accessibilité handicapés) Attestation Hand, VIE, consuel ESQ EP Choix d un coordinateur SPS (si deux entreprises intervenantes ou plus) 2/11

3 Phases ESQ - EP Présentation du cahier sommaire à l équipe de maîtrise d œuvre Analyse et approfondissement Première déclinaison graphique (esquisse) Interaction ME / / & échange avec les acteurs de la communauté éducative ESQ EP Appréhension des contraintes d urbanisme Droit à construire : surfaces possibles, implantation, surfaces résiduelles après projet, avis ABF, autres contraintes ou servitudes Analyse des impacts financiers ESQ - EP Définition d une procédure de suivi financier accord sur la forme des documents successifs : Phase d évaluation ; signature des marchés ; mise en œuvre ; réception et clôture comptable ESQ Elaboration des diagnostics préalables Amiante : analyse du DTA, commande du repérage amiante avant travaux Diagnostic parasitaire Plomb Radon : analyse des diagnostics décennaux, Analyse des sols si extension Handicapés : analyse du D.A.H. Relevés de plans disponibles Relevés topographiques Dispositions constructives sur existant Etude géo-technique Assainissement et fourniture des fluides Validation du classement ERP Analyse thermique Analyse des solutions proposées et des installations existantes Analyse des rapports coûts d investissements / coût de fonctionnement EP APS Elaboration des plans de situation plans masses plans de détails élévations et dessins en volume description des éléments techniques et éléments d environnement Travail approfondi sur la lecture des plans proposés par le ME, analyse des schémas de flux Réflexion, avec le ME, sur les types de matériaux, niveaux de finition efficacité, qualité perçue, Réflexion sur les besoins techniques particuliers (réseaux ) EP APS Elaboration d un calendrier prévisionnel Analyse des contraintes liées à la cohabitation entre activité scolaire et chantier 3/11

4 PHASE 2 - PREPARATION DEMANDE DE PERMIS - CONSULTATION DES ENTREPRISES Phases APD Intervention des bureaux d études techniques et du bureau de contrôle Validation des plans faisabilité technique Conformité aux normes et règles de l art Rédaction des attestations nécessaires à la demande de PC Evaluation des coûts de fonctionnement Elaboration des DQE et documents en appui du DCE APD Intervention du contrôleur technique et C. SPS avant le permis Validation des plans recommandations validation des notices de sécurité et d accessibilité Rapport préalable CT DIUO conception APD Pré-consultations : Autorités administratives : SDIS, DDPP, Commission d accessibilité, collectivité locale (service urbanisme, élus) Information au voisinage APD Relation avec les représentants de l organisme propriétaire Communication sur le projet Préparation des actes juridiques nécessaires APD Dépôt de la demande de permis ou de la déclaration préalable Déclarations d effectifs Rédaction par le ME des notices de sécurité et d accessibilité PRO Réception du permis (sous 6 mois), ou de la DP (1 à 2 mois) Lecture commentée avec le maître d œuvre attention aux exigences ou prescriptions particulières (urbanisme, sécurité, accessibilité ) Préparation des éléments de réponse aux éventuelles exigences ou prescriptions figurant au permis, correction des CCTP le cas échéant PRO Affichage du permis Délai de contestation possible : 2 mois + 1 à compter de l affichage Constat d affichage (huissier : 1 er jour intermédiaire dernier jour) Gestion des relations avec le voisinage (information, tension ) PRO Constat de l état des bâtiments voisins ou abords du chantier (patrimoine de l établissement ou des tiers) constat d huissier recommandé 4/11

5 PRO Définition d une procédure d appel d offre Rédaction des «conditions de consultation» Rédaction des CCAG, CCTP Choix du panel d entreprises consultées définition du mode de communication de l appel d offre Définition des conditions de retour et d ouverture des plis PRO Intervention du contrôleur technique sur DCE Rapport initial du bureau de contrôle ACT Choix des entreprises Rédaction par le ME du dossier d analyse des offres (Vérification de la conformité des devis au cahier des charges, appréciation des conditions proposées selon la règle du «mieux disant») Recollement «estimatif / devis réel» Vérification de la conformité du budget au plan de financement convenu ACT Inventaire des attestations et certifications des entreprises Assurances (décennale et RC) avec vérification de la nature des activités au titre desquelles les entreprises sont assurées, et de l année d assurance Certifications (qualibat ) ACT Actes de marchés devis calendrier prévisionnel de mise en œuvre Rédaction des actes de marchés pièces à joindre : calendrier de mise en oeuvre, Diagnostics et repérages, attestations d assurances, plans et schémas descriptifs, conditions de tenue du compte prorata Détermination du mode rédaction, du format, et du délai de production du GE2 et des DOE et DIUO et de la contribution de chacun des acteurs Respect d une période d un mois dit de «temps de préparation de chantier» entre la date de signature des marchés et le démarrage des travaux ACT Déclaration préalable à adresser à l inspection du travail, à la CRAM, et à l OPPBTP ACT Rédaction des PPSPS ACT Rédaction du PGC ACT Souscription des assurances spécifiques Dommages ouvrages Tous risques chantier Responsabilité civile du maître d ouvrage 5/11

6 Phases PHASE 3 - MISE EN ŒUVRE DET Déclarations administratives : Envoi de la DROC : Déclaration règlementaire d ouverture du chantier à produire aux services de l urbanisme (date de référence pour les partages de responsabilités) DET Validation par la maîtrise d œuvre des plans d exécutions produits par les entreprises Impact des contraintes techniques ou structurelles dans le projet final Cohérence entre les différents intervenants (plan de réservation, report de charges, impacts d encombrement des équipements ) Conformité au projet initial DET Validation du dossier GE2 par le CT envoi aux services de prévention (SDIS) A faire préalablement à la mise en œuvre DET Réunions de chantier Validation d un rythme de réunion (hebdo conseillée) Validation des présents à la réunion (importance de la présence des CT, CSPS) Recollement hebdomadaire avec le calendrier prévisionnel Gestion des TS et aléas Vigilance sur la sécurité du chantier l articulation chantier/ vie scolaire DET Comptes rendus des réunions de chantier vérification de la présence des mentions relatant précisément les aléas rencontrés, problèmes et retard constatés, réserves formulées. qu ils s agissent de points concernant l ouvrage ou les conditions de réalisation ou de gestion du chantier DET Contacts avec les concessionnaires : eau, gaz, électricité, téléphone, assainissement, répurgation Attention aux délais de commande : à contacter dès le début du chantier, en accord avec les entreprises en charge des lots techniques concernés DET Choix des matériaux de finition attention à la composition des matériaux (COV, CMR) attention aux délais importance de comprendre les contraintes de calendrier DET (retro-planning s/ approvisionnement, mise en fabrication ) Reportage photos repérage des réseaux problèmes supposés 6/11

7 DET Données financières règlements Vérification des factures et validation des décomptes intermédiaires et définitifs de paiement Tenue d un tableau de recoupement entre marchés signés, plus ou moins values actées, et décomptes intermédiaires et définitifs Procédure de mise en paiement et de comptabilisation des décomptes 7/11

8 PHASE 4 - PREPARATION DE LA RECEPTION ET DE LA MISE EN EPLOITATION Phases Nettoyage de fin de chantier à prévoir à la charge des entreprises Souscription des contrats obligatoires Assurances (locataire/propriétaire) Maintenance des installations techniques Vérifications périodiques des installations techniques Installation des extincteurs Intervention du contrôleur technique avant réception Recollement des certificats, PV, attestation d essais (conformité gaz, réaction ou stabilité au feu, bon fonctionnement ) Vérification du dossier de coordination SSI Rapport final (RVRAT pour CCDSA ; RFCT pour d assureur en DO VIE : vérification initiale des installations électriques Consuel Attestation HAND Attestation fluides Validation du GE2 et du dossier SSI Test de conformité des jeux et équipements sportifs Préparation de la réception : (pré-réception) Inventaire des réserves Définition des modalités et délais de réception Formation du personnel Formation au fonctionnement des équipements (obtenir des attestations de formation au fonctionnement du SSI et autres équipements de sécurité) Indentification des conditions de maintenance des nouvelles installations (SSI, équipements techniques, ) 8/11

9 Mise à jour des registres obligatoires Registre de sécurité justificatif des PC ou DP (description dérogations ou exigences particulières) procès verbaux de qualification des matériaux Attestation ou certificat de conformité (gaz, installations thermiques, ) rapport final du contrôleur technique, VIE rapport du coordinateur SSI attestation de conformité des alarmes tableau de corrélation mise à jour des plans d évacuation, du plan d intervention et des consignes de sécurité nouveaux contrats de maintenance et de vérification périodiques Registre évaluation des risques Registre de maintenance des nouvelles installations (chaufferie, ascenseur ) Attestation de formation du personnel Demande de passage de la commission d accessibilité et de sécurité à faire auprès de la mairie au moins un mois avant la date souhaitée 9/11

10 Phases PHASE 5 - RECEPTION Emménagement Attention aux délais de commande du mobilier Réception de l ouvrage Vérification de l inscription des réserves Formalisation des calendriers des levées de réserves Comptabilité définitive du chantier (DGD ; rapprochement s/estimation initiale) Effets de la réception : Prononce la fin de la phase d exécution Transfert la charge de la responsabilité de l ouvrage au maître d ouvrage Rend exigible le solde des travaux Correspond au point de départ des garanties Points d attention majeurs : Critère de la «réserve» : vice ou défaut apparent Les vices et mal façons apparents non notés comme réserves sur le PV de réception sont réputés acceptés Les modifications au C.C.T.P., ou variations de programmes sont réputées acceptées par le M.O. du seul fait de la réception Documents à recevoir et archiver. : D.O.E. : Dossier des ouvrages exécutés (plans, réseaux ) D.I.U.O. : dossier d intervention ultérieur sur l ouvrage Notices techniques, outils de formation, modes opératoires DGD : décompte général définitif, synthèse des coûts du chantier Communication aux assurances : Dommage ouvrage : décompte définitif du chantier, D.R.A.T. et autres documents contractuels Assurances courantes : souscription du contrat d assurance du nouveau bâtiment (voir contrat cadre MSC) Production de la D.R.A.T Déclaration règlementaire d achèvement des travaux à produire aux services de l urbanisme (date de référence pour les partages de responsabilités) 10/11

11 Phases PHASE 6 - APRES LA RECEPTION Suivi du calendrier des garanties à compter de la réception 1 an : garantie de parfait achèvement 2 ans : garanties biennales 10 ans : garanties décennales Attention aux délais nécessaires aux mises en demeure et assignation pour interruption de prescriptions. Prévoir une rencontre à 9 mois après réception environ avec le maître d oeuvre : Feed back sur le bon fonctionnement et la qualité de l ouvrage Position sur la destination des cautions et retenues de garanties Feed back sur l équilibre coûts d investissements / coûts de fonctionnement Rappel : règles en matière garanties et assurances 01/09/ /09/ /09/ /09/2019 réception Chantier Garantie de parfait achèvement Garantie biennale Fin des garanties (sauf gel de Prescription) Garantie décennale 11/11