Convention pour le traitement et la location du linge.

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1 CN/BLC/SQ/01 - C Page 1 sur 10 Convention pour le traitement et la location du linge. N.I.: «Année»/«initiales du rédacteur»/«numéro» L objet de cette convention concerne la prise en charge de la prestation partielle ou complète du linge. Cette prestation comprend le traitement et la mise à disposition du linge. Le volume d activité moyen correspond approximativement à «nombre de kg de linge» par jour. Cette convention est passée : Entre Le Syndicat Interhospitalier de Logistique du Golfe du Morbihan (SILGOM), dénommé Et Le «Nom de l établissement» «Ville». dénommé «le client ou l adhérent» A. COMMUNICATION Le SILGOM et «Le client ou L adhérent» conviennent que la meilleure communication entre leurs services est gage de la réalisation d une prestation efficace et de qualité. Pour cela, le SILGOM a élaboré et mis en œuvre un site Internet dédié ainsi que des moyens de messagerie électronique. Les documents (procédures, modes opératoires, enregistrements, etc.) nécessaires «au client ou à l adhérent» sont disponibles sur le site Internet. Le site internet possède également un «espace adhérents» qui donne accès aux éléments suivants : Consommations : permet à chaque établissement de suivre les consommations par services, par produits et par mois. Les dotations : permet de consulter les dotations de linge pour les services. Les commandes : permet à chaque service de commander un supplément de linge par rapport à la dotation. Liste objets trouvés : permet de consulter la liste des vêtements de résidents ou objets non identifiés découverts au SILGOM. Dysfonctionnements : permet de consulter tous les dysfonctionnements, de son service ou de son établissement (suivant le niveau d accès), rencontrés par la blanchisserie du SILGOM. Pensionnaires : permet, à l établissement, de consulter ou de modifier la liste des résidents. Mouvement des agents : permet, à l établissement, de consulter ou de modifier la liste des agents. «Le client ou L adhérent» met en place un référent linge qui est en relation directe avec les responsables du Afin de contribuer à un bon niveau de communication, le SILGOM met en place un Club Utilisateurs. Celui-ci est réuni au moins deux fois par an. Il a pour objet de concourir à l amélioration et l adaptation des prestations délivrées à l ensemble des adhérents et clients.

2 CN/BLC/SQ/01 - C Page 2 sur 10 La réclamation ou dysfonctionnement concernant la prestation du SILGOM sont portés à sa connaissance préférentiellement par courrier électronique (silgom.blc@silgom.fr). Leur traitement donne systématiquement lieu à l établissement d une fiche de non-conformité. Une réponse est également transmise systématiquement «au client ou à l adhérent». B. L ACHAT Article 1: Article 2: Article 3: Article 4: Le prestataire a à sa charge l achat du linge fongible et du vêtement professionnel nécessaire et assurera annuellement son renouvellement partiel. «Le client ou L adhérent» choisit, avec le prestataire, les modèles et les quantités d articles nécessaires à son bon fonctionnement, dans le catalogue articles proposé. «Le client ou L adhérent» choisit, avec le prestataire, le type de marquage pour les articles identifiés, dans le catalogue marquage de la lingerie. Cette prestation est prise en charge par le Lors de la mise en place, «le client ou l adhérent» procède à un inventaire du linge lui appartenant qu il met à disposition du Le stock de linge neuf appartenant à «le client ou l adhérent» est racheté par le prestataire au prix d achat de l année en cours de l appel d offres textiles et à condition que ce linge soit identique à celui proposé dans le catalogue du SILGOM. Dans le cas prévu par les statuts du SILGOM, où «le client ou l adhérent» ne souhaite plus faire traiter son linge par le prestataire, il le lui est restitué en nombre dans l état d usure moyen. 1) LE LINGE PROPRE. C. LE CIRCUIT DU LINGE Article 5: Article 6: La livraison du linge propre est réalisée par les chauffeurs du prestataire selon les dispositions précisées en annexe 1. Les services «du client ou de l adhérent» mettent à jour, deux fois par an, la liste des agents, avec leur service d affectation, sur le site Internet du prestataire ( ou par télécopie au Article 7: Le linge propre est acheminé dans des chariots appartenant au prestataire (voir annexe 2). L entretien (nettoyage, réparation, remplacement, etc ) de ces contenants est assuré par le Article 8: Article 9: Article 10: Article 11: Pour la lutte contre la recontamination : Le linge propre est livré emballé sous film plastique (voir annexe 2). Les tenues professionnelles sont livrées pliées et filmées. Le prestataire met à disposition, sur demande, des pochettes plastiques permettant la protection des poches, contre l encre des stylos, et s il y a lieu des pochettes plastiques permettant l identification de l agent et / ou de l établissement. Le prestataire lave tout le linge neuf, une première fois, avant sa mise en circulation afin de retirer les apprêts utilisés lors de la confection de l article.

3 CN/BLC/SQ/01 - C Page 3 sur 10 Article 12: Pour les articles gérés en dotations, le stock nécessaire est déterminé en fonction du nombre de livraisons par semaine. Nombre de livraison Stock nécessaire par semaine 1 8 Jours 2 4 Jours 3 4 Jours 5 3 Jours Article 13: Article 14: Le prestataire propose ses services pour l organisation et la gestion des stocks, en accord avec le responsable compétent de l établissement et, s il y a lieu, avec le référent linge. Un compte rendu est remis à «l adhérent ou client» à l issue de cette visite. Pour les articles en dotation, les quantités de linge propre à livrer sont fixées par dotation déterminée par «le client ou l adhérent» en accord avec le Ces données sont ensuite saisies par le service expédition dans le système informatique du Les demandes de modification des dotations ne sont prises en compte par le prestataire qu après validation par «le client ou l adhérent». Pour les besoins ponctuels, en plus ou en moins, «le client ou l adhérent» procède à une commande, de préférence en utilisant le module de commandes par Internet ou, exceptionnellement, par courrier électronique ou télécopie pour le jour même de préparation en cas d urgence, avant un horaire déterminé par la responsable expédition. Les commandes par téléphone ne sont pas admises. Lien vers le module de commandes du site Internet Adresse courrier électronique expédition evelyne.guhur@silgom.fr Télécopie ) LE LINGE SALE Article 15: Article 16: Article 17: Article 18: Les agents des services «du client ou de l adhérent» effectuent un pré-tri du linge sale selon le protocole fourni par le Le prestataire fournit les sacs à linge munis de systèmes de fermeture en état. Les agents des services «du client ou de l adhérent» doivent fermer les sacs et les filets conformément au protocole de pré-tri. Le ramassage du linge sale est réalisé par les chauffeurs du prestataire selon les dispositions précisées en annexe 3. Dans la mesure du possible, le remplissage des chariots ou armoires de linge sale est optimisé et effectué par «le client ou l adhérent» avant le ramassage. Les sacs de linge sale ne doivent pas être déposés au sol. Les sacs de linge sale doivent être rangés dans le sens de la longueur, la poignée du sac orientée vers la porte du silgobox. Les chariots de linge sale sont entreposés dans un local à l abri des intempéries. Le linge sale est collecté et acheminé dans «des armoires fermées, Silgobox» appartenant au L entretien (nettoyage, réparation, remplacement) des Silgobox est assuré par le

4 CN/BLC/SQ/01 - C Page 4 sur 10 D. ARTICLES SPECIFIQUES Article 19: Article 20: Les agents des services «du client ou de l adhérent» mettent, selon le protocole de pré tri, le linge contaminé dans des sacs hydrosolubles et des sacs en toile fournis par le En aucun cas, les agents des services n utiliseront d autres types de sacs sans l accord du Le linge non-conforme est retourné au prestataire, selon la procédure «Gestion des articles non conformes». Suite à la vérification de la non-conformité, le linge retourné selon cette procédure sera décompté de la facture. E. LINGE DES RESIDENTS Article 21: Linge résident traité par le SILGOM : le prestataire se charge de l identification du linge des résidents, selon la procédure «Prise en charge du linge résidents». Si l établissement n a pas confié cette prestation au SILGOM, celui-ci décline toute responsabilité quand à la perte ou la détérioration de linge appartenant à un résident, et acheminé par erreur au SILGOM. Article 22: Article 23: Dans le cas de la prise en charge du linge des résidents, par le prestataire, les services «du client ou de l adhérent» mettent à jour sur le site Internet du prestataire ( au minimum une fois par mois, la liste des résidents, en précisant les services où ils sont hébergés. Pour les articles pris en charge, le prestataire rembourse des articles détériorés lors du traitement, sous condition de respect du pré-tri (Cf. annexe 4). F. DESTRUCTION DES ARTICLES. Article 24: Tous les articles doivent être renvoyés chez le Seul le prestataire est habilité à détruire les articles qu il aura réformés. En aucun cas, les agents des services «du client ou de l adhérent» sont habilités à détruire eux-mêmes des articles appartenant au G. FACTURATION. Article 25: Article 26: Article 27: Article 28: Les quantités livrées figurent sur le bordereau de livraison fourni avec le contenant, et sont facturées au «du client ou de l adhérent». Suite au contrôle du bon de livraison par «du client ou de l adhérent», celui-ci procède éventuellement à une réclamation en transmettant une copie du bon concerné annoté des erreurs constatées. Ce document devra être transmis au plus tard 72 H après réception par télécopie au service Expédition ou scanné, par messagerie sur silgom.blc@silgom.fr. Les quantités de linge facturées sont disponibles sur le site Internet, accessible avec un code d accès. La mise à jour est effectuée en fin de mois. Le prestataire met à jour et transmet, «au client ou à l adhérent», les tarifs au moins une fois par an.

5 CN/BLC/SQ/01 - C Page 5 sur 10 Article 29: Article 30: Article 31: Article 32: Le prestataire établit la facturation, «par service ou par établissement», en fonction des quantités de linge livrées et des prestations réalisées. Le prestataire facture à l établissement (sur la base du prix d'achat de l article - 20% par an au terme de la première année) les vêtements professionnels : - détériorés par les services, - qui ne circulent plus depuis plus de 3 mois après la date du dernier lavage, - non restitués en fin de contrat. Le prestataire transmet la facture et le titre de recettes mensuellement, sauf disposition contraire. «Le client ou L adhérent» règle la facture «dans les 50 jours si établissement public de santé ou dans les 30 jours pour les autres établissements» à compter de sa date de réception, à l ordre du Trésorier Principal de VANNES MUNICIPALE. H. AUTRES POINTS Article 33: Article 34: Article 35: Article 36: Article 37: Article 38: Le prestataire effectue, au moins, deux entretiens annuels avec «Le client ou L adhérent». Ces entretiens peuvent se faire sous la forme d une visite sur site «du client ou de l adhérent». Le prestataire tient à jour un dossier de suivi sur «Le client ou L adhérent» qui est à la disposition de ce dernier. (composition du dossier en annexe 5) «Le client ou L adhérent» s engage à respecter et à faire respecter les procédures transmises par le «Le client ou L adhérent» s engage à fournir la liste des services avec le nom des responsables, actualisée à chaque changement. «Le client ou L adhérent» met à disposition du prestataire un protocole de chargement et de déchargement incluant les plans de l établissement ainsi qu un document d accès et ou de circulation. Le prestataire s engage à réaliser chaque trimestre sur sa ligne de production des contrôles de qualité microbiologiques portant sur le linge et les surfaces, suivant les protocoles figurant sur le site Internet. Les résultats de ces contrôles sont accessibles «au client ou à l adhérent» sur le site Internet. Fait à «Ville», le «date» Pour le «Nom de l établissement» «Ville». Pour le SILGOM. «Prénom, nom» «Prénom, nom» «Fonction» «Fonction» «Cachet de l établissement» «Cachet de l établissement» «Signature» «Signature»

6 CN/BLC/SQ/01 - C Page 6 sur 10 ANNEXE 1 Dispositions pour la livraison du linge propre Lieux de livraison Jours de livraison Horaires Tolérances

7 CN/BLC/SQ/01 - C Page 7 sur 10 ANNEXE 2 Acheminement du linge propre Services Type de contenants Tenues professionnelles «Armoires fermées, Chariots fil avec linge filmé ou Chariots fil bâchés» «Pliées et emballées»

8 CN/BLC/SQ/01 - C Page 8 sur 10 ANNEXE 3 Dispositions pour le ramassage du linge sale Lieux de ramassage Jours de ramassage Horaires Tolérances

9 CN/BLC/SQ/01 - C Page 9 sur 10 ANNEXE 4 Articles pris en charge Le SILGOM prend en charge le traitement du linge en location et l ensemble des articles textiles confectionnés ou pas. Les conditions : qu ils soient étiquetés par un code de lavage normalisé, qu ils puissent être traités à une température supérieure à 30 C, que le séchage soit autorisé même à basse température. (Séchage en séchoirs rotatifs). 30 Les articles en Chlorofibre (Type Damart) et en laine (Type Mohair, Angora, Lama, Alpaga) sont proscrits. Les articles considérés comme délicats peuvent être pris en charge à la condition d un respect rigoureux du protocole de mise au sale de ces articles. En cas de destruction articles fragiles appartenants au client, lors du traitement au SILGOM, le remboursement de ces articles se fera au prorata de leur vétusté, (voir le tableau ci-dessous) à condition que les principes précités soient respectés. Années d utilisation Remboursement 1 ère année Valeur du neuf 2 ème année 50% de la valeur du neuf 3 ème année 25% de la valeur du neuf

10 CN/BLC/SQ/01 - C Page 10 sur 10 ANNEXE 5 Composition du dossier «client ou adhérent» Le dossier «client ou adhérent», disponible chez le prestataire contient les informations suivantes : La présente convention. Les résultats des enquêtes de satisfaction. Les bilans annuels des réclamations et des demandes d intervention. Les comptes rendus des entretiens avec «le client ou l adhérent». Les bilans annuels des dysfonctionnements rencontrés. Les factures. Les paiements effectués par «le client ou l adhérent». Les plans de l établissement ou un document de présentation «du client ou de l adhérent». La liste des interlocuteurs privilégiés.