Premier comité régional des achats. 22 mai 213 ARS Salle Midi Pyrénées

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1 Premier comité régional des achats 22 mai 213 ARS Salle Midi Pyrénées 22 mai 2013

2 Programme de la journée Ouverture par Gwénaëlle Butois, Sous-directrice Qualité, Méthode et contrôle de gestion Présentation du programme PHARE et de ses enjeux en Midi-Pyrénées, Noëllie Coffin, ARS La relation prescripteur-acheteur, Raphaël Ruano, CHU Toulouse Le Plan d Actions Achats (PAA) du CH d'auch, Luc-Antoine Maire et Corinne Laïrle, CH Auch Les leviers de la convention UGAP, Virginie Tourrilhes, UGAP La deuxième vague Armen, Marc Bouche, DGOS Clôture par Monique Cavalier, DGARS 2

3 Présentation du programme PHARE et de ses enjeux en Midi-Pyrénées 3

4 Présentation du programme PHARE et de ses enjeux en Midi-Pyrénées Le pilotage par la DGOS et l'ars Enquête 2012 sur la cartographie régionale: - Résultats des autodiagnostics - Attentes relatives à l'animation régionale - Cartographie des groupements régionaux 22 mai 2013

5 Programme PHARE Programme lancé en 2011 au niveau national Expérience pilote en PACA, au CH d'avignon Extension à l'ensemble des régions dès 2012 Une stratégie et des actions nationales pilotées par la DGOS 5

6 Pilotage DGOS Le 15 mars 2012, première journée des acheteurs hospitaliers, avec les objectifs suivants : Améliorer la mutualisation et l'échanges des pratiques, notamment en aidant à l'émergence de groupements Instaurer un dialogue prescripteur-acheteur Mettre en place un responsable achats unique Depuis, différentes actions menées par la DGOS : ARMEN : deux vagues, une troisième en préparation (DMI, Fournitures d atelier, Intérim médical et non médical, Equipement de bloc opératoire, Equipement logistique, Prestations intellectuelles, Téléphonie, Equipements hôteliers, PC en coût complet, Missions, Affranchissement, Equipement de plateau technique de consultation) Accompagnement aux plans d'actions achat en établissement : des équipes Résah IDF et UniHA sur site Accompagnement aux groupements : Résah IDF Animation du programme auprès des animateurs régionaux : réunions mensuelles et points de contact réguliers 6

7 PHARE en Midi-Pyrénées Implication de l'ars dès septembre 2012 Comité de pilotage régional : Composition - ARS - FHF - 9 établissements de santé : CHIVA, CH Villefranche de Rouergue, CH Gérard Marchant, CH du Gers, CH Cahors, CH Bagnères-de-Bigorre, CHIC Castres-Mazamet, CH Montauban, CHU Toulouse Missions - Valider et mettre en œuvre les étapes du programme PHARE - Informer l'ensemble des établissements de la région des actions validées 7

8 Actions validées en Copil Actions relatives aux établissements de santé Actions relatives aux achats mutualisés Actions relatives aux établissements médico-sociaux 8

9 Établissements publics de santé Validation d'un calendrier prévisionnel des PAA : - CH Auch : PAA en construction, accompagnement extérieur - CHIC Castres-Mazamet : démarrage PAA été 2013 Résah IDF - Septembre 2013 : accompagnement par l'ars d 1 établissement - Suivi des établissements qui souhaitent se lancer dans la démarche 9

10 Établissements médico-sociaux Rédaction de guides méthodologiques Favoriser l'accès aux groupements Accès à la convention UGAP : intégration progressive des établissements médico-sociaux 10

11 Achats mutualisés Réalisation d'une cartographie des achats à partir des questionnaires envoyés Mise en œuvre d'un calendrier des marchés Accompagnement des groupements sur cinq segments par le Résah IDF - Fluides médicaux - Alimentation - Déchets - Fournitures de bureau - Linge et habillement 11

12 Outils mis à disposition Sur le site de l'ars : - Livrables ARMEN vague 1 et vague 2 - Calendrier des marchés groupés - Kit établissement plan d'action achats - Les 12 bonnes pratiques de l'achat 12

13 Enquête 2012 sur la cartographie achats Midi-Pyrénées 13

14 Données globales 50 questionnaires envoyés : EPS 41 réponses : 82% de retour CHU en attente Deux parties : les données sur les groupements et un autodiagnostic sur la fonction achats 22 mai 2013

15 3 points principaux : Autodiagnostic Attentes sur une animation régionale Données relatives aux groupements 15

16 AUTODIAGNOSTIC : RESULTATS REGIONAUX MIDI-PYRENEES 16

17 36 autodiagnostics Réponse de 1 à 4 : 4 étant la plus haute valeur Moyenne régionale fonction achats : 2,7 Quatre items : - Stratégie et positionnement de la fonction achats : 2,8 - Culture et organisation : 2,9 - Pratique achats : 2,8 - Outils et pilotage : 2,2 17

18 Des niveaux très différents selon les établissements : moyenne échelonnée de 1,8 à 3,4 Plan d'actions achats : - 5 établissements avec un PAA mais notion de PAA floue - 6 établissements déclarent vouloir lancer un PAA 18

19 ATTENTES RELATIVES A L'ANIMATION REGIONALE 19

20 Groupements Attentes établissements : Améliorer la mutualisation et favoriser les groupements d'achats régionaux sur les segments avec un fort potentiel de gains Apporter un état des lieux des groupements de la région Mise en œuvre niveau ARS : Travail sur les groupements : Résah IDF Cartographie 20

21 Plans d'action achats Attentes établissements : Accompagnement à la construction d'un PAA Permettre d'avoir une méthodologie de diagnostic et de PAA Avoir accès aux formations proposées / PAA Mise en œuvre niveau ARS : Accompagnement DGOS établissements taille moyenne Accompagnement ARS petits établissements et établissements moyens répondant aux prérequis 21

22 Outils de gestion Attentes établissements : Benchmarks Tableaux de bord Mise en œuvre niveau ARS Calendrier des marchés Benchmarks : réflexion en cours sur la mise en œuvre de groupes experts Groupe de travail régional des contrôleurs de gestion 22

23 Cartographie des groupements 23

24 Questionnaire relatif aux groupements 123,3 millions d'euros traités en groupement 20 établissements coordonnateurs 6 % du montant en achat national (type UGAP) 77 % du montant en groupements régionaux 7 % du montant en groupements interdépartementaux 10 % du montant en groupements départementaux 24

25 Orientations nationales sur le niveau de mutualisation Type d'achat CAT 1 : achats à regrouper nationalement *A titre transitoire avant la mise en œuvre de groupements régionaux CAT 2 : achats à regrouper à un niveau infranational CAT 3 : achats locaux Papier Matériel informatique (PC, écrans, portables) Contrôle technique bâtiments Solutions d'impression Prestations de nettoyage Achats de laboratoire pour des équipements à acquérir / équipements de base, maintenance et service *Equipements d'endoscopie *Petit matériel médico-chirurgical non stérile *Serveurs Véhicules Téléphonie mobile Médicaments Dispositifs médicaux Produits d'incontinence Linge (habillement) Alimentaire Frounitures de bureau Produits d'entretien Déchets Consommables de laboratoire, réactifs et services captifs Fluides médicaux Maintenance des ascenseurs Economistes de la construction Revue de contrats électricité Travaux de construction Maintenance d'équipements Achats ponctuels Opérateur préconisé selon le type d'établissement Adhérents UniHA Autres établissements CLCC UniHA UGAP Unicancer achats UGAP UGAP UGAP UniHA Etablissement Groupements d'établissements Etablissement Unicancer achats Unicancer achats 25

26 Niveau régional sur les achats à regrouper au niveau infra-national Segment Montant Interdépar Départe Microgrou Nombre d'établissements publics de Régional Autres établissements temental mental pements santé adhérents Total Médicaments Dispositifs médicaux 95 millions Produits d'incontinence 3,7 millions Linge (habillement) au moins 7 au moins 5 26 Alimentaire 11 millions Fournitures de bureau Produits d'entretien (partiel) Déchets Consommables de laboratoire, (partiel) réactifs et services captifs Fluides médicaux En cours de transformation Maintenance des ascenseurs Économistes de la construction 0 Revue de contrats électricité 26

27 Segment répondant aux préconisations Médicaments et DM : un groupement régional performant - Souhait d'amélioration continue - Travail à venir sur la performance et l'approvisionnement 27

28 Segments répondant partiellement aux préconisations Produits d'incontinence : 30 établissements adhérents, pour 7 départements - Ouvrir à d'autres établissements. Fournitures de bureau : 21 établissements adhérents, 1 groupement régional - Ouvrir le groupement régional à d'autres établissements Déchets : 27 établissements adhérents, pour 7 groupements - Évaluer le meilleur niveau de mutualisation 28

29 Segments avec de fortes marges de manœuvre Linge Produits d'entretien Consommables de laboratoire, réactifs et services captifs Maintenance des ascenseurs Économistes de la construction Revue de contrats électricité 29

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