Guide d'administration Administrer votre réseau comme un professionnel

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1 Guide d'administration Administrer votre réseau comme un professionnel Bienvenue sur votre réseau Yammer! Nous sommes ravis de votre présence. PARTAGER L'utilisation de Yammer va changer la façon de travailler de votre entreprise, et vous même, en tant qu'administrateur, jouerez un rôle essentiel en aidant vos collègues à se familiariser avec le fonctionnement de Yammer. Vous tenez entre les mains ou lisez à l'écran le guide sur les privilèges administratifs particuliers accessibles uniquement aux clients de Yammer Entreprise../../pricing/ tels que vous même. En tant qu'administrateur Yammer, vous pouvez désormais accéder à une suite robuste d'outils, spécifiquement conçus pour vous aider à configurer et à gérer votre réseau. Vous pouvez, notamment, activer ou désactiver des fonctionnalités, intégrer Yammer à d'autres applications d'entreprise, configurer des utilisateurs ou annuler leur configuration, surveiller l'activité et exporter des données. Et ce guide n'est qu'un commencement! Lorsque les questions surgiront, n'hésitez pas à rejoindre le réseau YCN Yammer Customer Network et à les publier sur le groupe Admin Best Practices. Vous pouvez aussi consulter la page Support Yammer des forums de la communauté et de l'assistance technique dédiée. https://www.yammer.com/yammerycn/#/threads/ingroup? type=in_group&feedid= Et maintenant, prenons le réseau en main! Réseaux internes et externes Yammer travaille d'arrache pied pour aider les utilisateurs à communiquer et à collaborer le plus facilement et le plus efficacement possible. Pour cela, nous avons développé deux types de réseaux que les entreprises comme la vôtre peuvent utiliser : les réseaux internes et les réseaux externes. Un réseau interne, également appelé «réseau principal», est un espace de collaboration privé et sécurisé, dans lequel les employés d'une entreprise peuvent entrer en contact avec leurs collègues. Seuls les employés dont les adresses e mail d'entreprise ont été vérifiées

2 peuvent rejoindre le réseau principal et accéder à son contenu et à ses utilisateurs. Les utilisateurs d'un réseau principal ne peuvent pas voir le contenu ni interagir avec les utilisateurs d'un autre réseau, sauf s'ils sont affiliés aux deux entreprises. Les messages postés au sein d'un réseau principal sont la propriété de votre entreprise et ne peuvent pas être partagés avec l'extérieur sans autorisation. Notez que les administrateurs peuvent inviter des utilisateurs externes à utiliser le réseau principal, comme indiqué dans la section Gestion de vos utilisateurs > Inviter des membres../activate/admin guide/managing yourusers/invite guests#admin content de ce guide. Un réseau externe est une extension de votre réseau principal, mais qui inclut des utilisateurs invités extérieurs à votre entreprise. Il s'agit d'un espace de collaboration privé et sécurisé qui permet à votre entreprise d'interagir avec ses partenaires extérieurs tels que ses clients, fournisseurs ou investisseurs. Les réseaux externes acceptent les utilisateurs aux différents domaines de messagerie, qui disposent uniquement d'un accès en tant qu'invité. Pour plus d'informations sur la configuration et l'utilisation de réseaux externes, consultez la section Configuration de votre réseau > Réseaux externes../activate/adminguide/setting up your network/external networks#admin content de ce guide. Pour basculer entre les réseaux internes et externes, rien de plus simple : l'onglet déroulant Réseaux, situé dans la barre de navigation de gauche de l'écran d'accueil, permet aux utilisateurs de choisir le réseau auquel ils souhaitent accéder. Les différentes divisions de votre entreprise ont chacune leur domaine de messagerie? Par défaut, seuls les employés dont les adresses e mail correspondent au domaine utilisé pour nommer le réseau peuvent accéder à votre réseau Yammer. Si les différentes divisions de votre entreprise ont leur propre domaine, Yammer peut vous aider à regrouper ces domaines en un seul réseau. Vous pouvez également créer des réseaux externes pour chaque division ou un seul réseau externe pour tous les utilisateurs. Pour évaluer les différentes possibilités et fusionner ou créer des réseaux, consultez le document Yammer Network Architecture Architecture du réseau Yammer fr lskifabo.app.easyling.com/success/wp content/uploads/sites/13/yammer Network Architecture.pdf et contactez le support technique de Yammer pour obtenir de l'aide. Configuration requise du navigateur et du système

3 La configuration système requise pour Yammer correspond à celle requise pour Office 365. Pour en savoir plus sur la configuration système Office 365 requise, cliquez ici us/office365 suite help/software requirements for office 365 enterprise and office 365 midsize business HA aspx. Configuration requise pour le navigateur Internet Explorer 8 ou version ultérieure Firefox dernière version Chrome dernière version Safari dernière version Compatibilité avec JavaScript Flash 9 ou version supérieure Configuration requise pour le poste de travail/l'appareil mobile Android v2.2 et versions supérieures ios v5.0 et versions supérieures Windows XP et versions supérieures MAC OS 10.5 et versions supérieures Windows Phone 7 et versions supérieures Listes approuvées pour pare feu/proxy/filtrage *.yammer.com ou /23 *.cloudfront.net *.yammerusercontent.com *.assets yammer.com Listes approuvées pour les e mails *.yammer.com ou /23

4 Pour garantir l'expérience la plus transparente à l'utilisateur final lors de l'emploi de Yammer via un client de messagerie, il est recommandé que SPF et/ou DKIM soit configuré au sein de votre système de messagerie. Dans le cas contraire, il peut être demandé aux utilisateurs d'exécuter des étapes supplémentaires afin de vérifier chaque message envoyé à Yammer par courrier électronique. Vous devez contacter votre propre administrateur de messagerie pour exécuter ces modifications, car Yammer ne peut pas vous aider à configurer vos systèmes de messagerie. Microsoft propose un Assistant Aide ici. Privilèges d'accès de l'administrateur Vous pouvez facilement accéder aux fonctions d'administration de Yammer. Sur votre écran d'accueil, dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur Administrateur. Vous verrez un menu déroulant s'afficher, dans lequel vous pourrez accéder à vos paramètres réseau et y apporter des modifications. Administrateur de groupe En tant qu'administrateur d'un réseau payant, vous avez accès à des privilèges administratifs au sein de tous les groupes de votre réseau, que vous en soyez membre ou pas. Pour consulter la liste complète des droits d'administration et des paramètres relatifs aux groupes, accédez à la section Fonctions supplémentaires > Privilèges de l'administrateur de groupe../activate/admin guide/additional features/group adminprivileges#admin content de ce guide. Administrateur de réseau et administrateur certifié Yammer propose deux niveaux de privilèges d'administration à l'échelle du réseau : administrateur de réseau et administrateur certifié. Ces deux types d'administrateurs peuvent configurer des paramètres, ce qui n'est pas le cas des utilisateurs standards. Le statut d'administrateur certifié est le niveau de contrôle administratif le plus élevé qu'un utilisateur puisse se voir octroyer. Les administrateurs globaux d'office 365 sont automatiquement désignés administrateurs certifiés de Yammer. Comme l'illustre le tableau ci dessous, les administrateurs certifiés peuvent effectuer toutes les opérations qu'un administrateur de réseau peut effectuer, ainsi que quelques opérations supplémentaires. Les administrateurs de réseau recevront une notification s'ils essaient d'effectuer une opération pour laquelle ils ne disposent pas des autorisations correspondantes.

5 Les administrateurs certifiés peuvent attribuer des privilèges d'administrateur de réseau et d'administrateur certifié à d'autres utilisateurs. Pour attribuer ou retirer des privilèges, ils doivent accéder à Administrateur > Success Center > Administrateurs via la barre de navigation de gauche. Droits d'administrateur ADMINISTRATEUR DE RÉSEAU ADMINISTRATEUR CERTIFIÉ Configurer les paramètres du réseau, les fonctionnalités et les applications Définir la conception du réseau, notamment le logo et les couleurs Élaborer la stratégie d'utilisation et demander aux utilisateurs de l'accepter Configurer les paramètres par défaut pour les prochains utilisateurs qui s'inscriront Configurer les champs du profil utilisateur Inviter des utilisateurs, dont des membres extérieurs Voir tous les groupes non répertoriés Supprimer n'importe quel message Poster des annonces Accorder et retirer des privilèges d'administrateur de réseau Retirer ou bloquer des utilisateurs Gérer l'activité d'un compte d'utilisateur Mettre à jour les utilisateurs en masse Procéder à des intégrations SharePoint, AD Sync, SSO, etc. Surveiller les mots clés Définir la stratégie de conservation des données Exporter les données Lire les messages d'un groupe privé Configurer les paramètres de sécurité Dans ce guide, nous indiquerons les privilèges réservés aux administrateurs certifiés. The following sections are a step by step walkthrough of the Admin Tools. To access them, click on Admin in left navigation bar of your Yammer network, and click on Success Center. From there you can access all Admin controls. Réussite

6 Parmi les outils d'administration, Yammer vous propose un guide détaillé afin de vous aider à configurer votre nouveau réseau. Pour le consulter, accédez à Administrateur > Success Center. À partir de cette page, vous pourrez suivre la Liste de contrôle du nouveau réseau afin d'effectuer les étapes recommandées pour configurer un réseau qui favorisera votre réussite. Vous pourrez également cliquer sur «Commencer ici» pour accéder au site du Yammer Success Center, à votre bibliothèque de ressources sur la formation produit, aux guides d'intégration informatique et aux conseils de la communauté. Configuration Les fonctionnalités d'administration de Yammer vous permettent de configurer facilement votre réseau pour répondre aux besoins de votre entreprise et des utilisateurs. Vous pouvez accéder à ces paramètres directement depuis Administrateur > Conception et configuration > Configuration. Paramètres de base Dans cette section, indiquez le nom de votre réseau et personnalisez l'invite de message qui s'affiche dans l'outil de publication. Paramètres de messagerie Dans cette section, vous pouvez indiquer les paramètres par défaut relatifs à la remise des messages et aux notifications par e mail. Fonctions activées Les fonctions et les applications Yammer sont conçues pour améliorer la façon dont les entreprises et les utilisateurs communiquent et collaborent. Les fonctions répertoriées ici sont activées par défaut sauf indication contraire ci dessous. Vous pouvez les activer ou les désactiver à tout moment en accédant à Administrateur > Conception et configuration > Configuration. Pièces jointes fichier et/ou image : vous pouvez joindre autant de fichiers et/ou d'images que vous le souhaitez à un message ou une réponse, tant que la taille de chaque pièce ne dépasse pas 5 Go. Par défaut, les pièces jointes sont activées. Si vous désélectionnez ce paramètre, cette fonction sera désactivée, mais les pièces jointes existantes ne seront pas affectées.

7 Suppression de fichiers : les administrateurs du réseau peuvent supprimer n'importe quel fichier et les administrateurs d'un groupe peuvent supprimer les fichiers postés dans le cadre de ce groupe. Les administrateurs du réseau peuvent supprimer une pièce jointe en cliquant sur Fichiers sous les trois points situés dans la barre de navigation supérieure. Le répertoire Fichiers s'affichera et ils pourront supprimer les pièces jointes de leur choix en sélectionnant l'option dans le menu déroulant sur la droite. Les administrateurs d'un groupe pourront supprimer les fichiers postés dans le cadre de ce groupe en accédant à l'onglet Fichiers du groupe. Applications tierces : les partenaires et les développeurs Yammer sont de plus en plus nombreux et créent des applications tierces à l'aide de l'api Yammer. Ces dernières incluent les intégrations à Microsoft SharePoint, Microsoft Dynamics, Salesforce.com et d'autres applications métiers. Vous en trouverez la liste dans le Répertoire des applications, en cliquant sur les trois points dans la barre de navigation supérieure, puis en sélectionnant Applications dans le menu déroulant. Si vous désélectionnez ce paramètre, les utilisateurs ne pourront pas ajouter ces applications ou y accéder. Notez que les administrateurs certifiés conserveront l'accès aux applications ajoutées préalablement à la désactivation. Partage externe : la fonction Envoyer un fichier par e mail de Yammer permet aux utilisateurs de partager facilement un fichier ou une note Yammer en toute sécurité, à l'intérieur du réseau Yammer ou à l'extérieur, c'est à dire avec les partenaires commerciaux. Si vous désélectionnez ce paramètre, cette fonction sera désactivée. Visionneuse de documents en ligne : Yammer utilise Crocodoc pour afficher les aperçus en ligne des images, PDF et fichiers Microsoft Office. Les aperçus en ligne permettent aux utilisateurs de collaborer sur des documents en leur donnant la possibilité de les consulter en ligne et d'y ajouter leurs commentaires directement. Lecteur vidéo en ligne : Yammer utilise Zencoder pour transcoder les vidéos et donner la possibilité aux utilisateurs de les regarder au sein du réseau. Ce lecteur en ligne requiert la technologie Flash. Les types de fichiers pris en charge sont :.wmv,.avi,.mpeg,.3gp,.flv,.mov,.mp4,.mpg,.ogm,.mkv,.ogv et.ogg. Organigramme : l'organigramme Yammer est établi d'après les relations que chaque utilisateur ajoute à son profil. Ainsi, les autres utilisateurs peuvent comprendre la structure de l'entreprise et les relations entre leurs collègues. Si vous désélectionnez cette fonction, elle sera désactivée et les utilisateurs ne pourront pas voir les organigrammes dans Yammer.

8 Classements : les classements sont des graphiques qui reflètent l'activité et la popularité des messages en indiquant, notamment, quels utilisateurs contribuent au plus grand nombre de posts et quels messages sont les plus appréciés. Les classements vous permettent d'identifier facilement les utilisateurs Yammer les plus chevronnés de votre entreprise afin d'inviter les autres à les contacter pour obtenir des conseils. Si vous désélectionnez cette fonction, elle sera désactivée et ces informations ne seront plus consultables. Flux Atom : cette fonction permet aux utilisateurs d'exporter des flux Yammer vers des environnements extérieurs tels que les blogs internes d'une entreprise. Remarque : cette fonction est désactivée par défaut. Traduction de message : cette fonction donne la possibilité aux utilisateurs de traduire les messages de 33 langues vers la langue par défaut de leur réseau. Pour activer cette fonction, l'administrateur de réseau doit accepter les conditions générales du contrat permettant d'utiliser la technologie de traduction de Microsoft. Remarque : cette fonction est désactivée par défaut. Conception Pour que les utilisateurs se familiarisent avec Yammer et l'adoptent plus facilement, vous pouvez personnaliser votre réseau en y ajoutant le logo de votre entreprise, ainsi que l'entête de votre choix. Les employés sauront ainsi que Yammer est une application approuvée par votre entreprise et digne de confiance. Pour personnaliser votre réseau, accédez à Administrateur > Conception et configuration > Conception. Sélection des couleurs du réseau Sous Couleurs du réseau, cliquez sur les options pour découvrir les différents aspects de votre en tête de réseau lorsque vous changez de couleur. Si vous le souhaitez, vous pouvez indiquer un code hexadécimal pour la couleur de l'arrière plan de l'en tête et la couleur du texte de l'en tête. Notez toutefois que le choix d'une couleur personnalisée pour votre texte d'en tête s'applique uniquement à l'application de bureau ; sur le web, la couleur du texte est sélectionnée automatiquement soit noire, soit blanche en fonction de la couleur de l'arrière plan de l'en tête. Personnalisation de la bannière masthead et du logo de l'entreprise

9 Personnalisez davantage votre réseau Yammer en y ajoutant les couleurs, le logo et une bannière à l'effigie de votre entreprise. Upload Network Logo Cliquez sur Choisir le fichier pour télécharger un logo. Pour de meilleurs résultats, utilisez un fichier.gif,.jpg ou.png avec les caractéristiques suivantes : Couleur : utilisez un logo de couleur ou un logo blanc avec un arrière plan. L'arrièreplan de la zone du logo est blanc, donc si votre logo est blanc, sans arrière plan de couleur, il sera invisible. Largeur : 160 pixels Hauteur : 45 à 100 pixels Les images.png transparentes offrent la meilleure qualité, notamment lorsqu'elles se fondent avec la couleur de l'en tête. Remarque : ces images peuvent ne pas être totalement compatibles avec Internet Explorer 6 et certains navigateurs Web plus anciens. Upload Masthead Image Cliquez sur Choisir le fichier pour télécharger un fichier masthead. Pour de meilleurs résultats, utilisez un fichier.gif,.jpg ou.png avec les caractéristiques suivantes : Largeur : 56 pixels Hauteur : pixels. Remarque : 50 pixels de fondu seront appliqués de chaque côté de l'image. Sélection du logo pour les e mails Yammer Le logo que vous téléchargerez ici apparaîtra sur tous les e mails envoyés à vos utilisateurs depuis votre réseau Yammer.À présent, cliquez sur Enregistrer. Et voilà! Votre réseau est personnalisé. N'est il pas magnifique? Administrateurs Sous Administrateur > Conception et configuration > Administrateurs, vous trouverez la liste de tous les administrateurs du réseau. Les utilisateurs qui ne sont pas des administrateurs verront une liste des administrateurs dans le groupe Toute l'entreprise et pourront choisir de les suivre/ne plus les suivre. Les administrateurs verront une liste des

10 administrateurs et pourront nommer d'autres administrateurs ou supprimer un administrateur actuel. Les administrateurs certifiés pourront, quant à eux, également accorder ou révoquer des privilèges d'administration. Stratégie d'utilisation Pour que l'activité liée à Yammer soit positive et constructive et qu'elle soit conforme aux stratégies et à la culture de votre entreprise, nous vous conseillons de déterminer votre stratégie d'utilisation de Yammer et de demander aux utilisateurs de l'accepter. Lorsque vous créerez ou modifierez votre stratégie d'utilisation, un lien connexe s'affichera sur l'écran d'accueil des utilisateurs. De même, si vous le souhaitez, une fenêtre contextuelle pourra s'afficher afin d'inviter les utilisateurs à accepter la stratégie d'utilisation s'ils veulent accéder au réseau. Vous pourrez également définir un rappel qui s'affichera dans la barre latérale de droite. Vous pouvez préciser votre stratégie d'utilisation ou la modifier en accédant à Administrateur > Conception et configuration > Stratégie d'utilisation. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser du code HTML pour la mettre en forme. Toutes les balises HTML de base images, liens, mise en forme de base sont autorisées. En revanche, le langage JavaScript n'est pas pris en charge. Conseils pour la création de votre stratégie d'utilisation Pour obtenir les meilleurs résultats, nous vous conseillons d'élaborer une stratégie d'utilisation : positive et explicative évitez d'indiquer uniquement les choses à ne pas faire ; incitative donnez des exemples d'utilisation positive et des suggestions ; axée sur l'entreprise rappelez que le contenu doit être d'ordre professionnel. Vous pouvez également ajouter des liens HTML vers des informations pertinentes concernant les stratégies de l'entreprise et vers les ressources de formation Yammer. Réseaux externes Comme expliqué précédemment, un réseau externe peut être créé pour servir d'extension à votre réseau interne/principal Yammer. Les réseaux externes sont en fait des réseaux à part entière. Ils présentent également des fonctionnalités d'administration et fonctionnent à peu près comme les réseaux internes. Toutefois, ils diffèrent des réseaux internes en ce qu'ils sont utilisés pour permettre la collaboration entre des membres du réseau interne et

11 des parties extérieures, situées en dehors de l'entreprise par ex., clients, fournisseurs, partenaires. Les parties extérieures qui ont des adresses e mail extérieures doivent être invitées ou doivent demander l'accès à un réseau externe. Une fois qu'elles l'ont rejoint, elles ne peuvent voir que le contenu posté sur ce réseau externe. Autrement dit, elles n'ont pas accès au réseau principal de l'entreprise. Création d'un réseau externe Dans la barre de navigation de gauche, accédez à Réseaux, puis cliquez sur Créer un réseau. Depuis cet écran, vous pouvez : Nommer le réseau : nommez votre réseau, qui aura alors sa propre adresse e mail et sa propre URL. Fournir une description : décrivez clairement le réseau pour que les utilisateurs en comprennent l'objectif. Ajouter une image : téléchargez une image miniature ou un logo représentant le réseau. Définir les autorisations : indiquez si le réseau est Ouvert tous les membres peuvent inviter de nouveaux membres ou s'il est Fermé seuls les administrateurs peuvent inviter de nouveaux membres. Vous pouvez également préciser si les membres du réseau principal de votre entreprise peuvent rejoindre ce réseau externe sans invitation. Une fois que vous aurez cliqué sur Créer le réseau, vous serez dirigé vers une nouvelle page sur laquelle vous pourrez confirmer les informations du réseau externe. Cliquez sur Enregistrer et votre réseau sera configuré et prêt à être utilisé. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur Ajouter pour commencer à inviter des utilisateurs à rejoindre votre réseau externe. Si vous souhaitez améliorer la conception et la configuration de votre réseau externe, accédez au menu Administrateur et suivez la procédure de configuration que vous avez effectuée pour votre réseau principal. Pour plus d'informations, consultez la section Configuration de votre réseau > Conception de ce guide. Configuration des paramètres du réseau externe

12 Pour configurer les paramètres du réseau externe, accédez à Administrateur > Conception et configuration > Réseaux externes. Depuis cet écran, vous pouvez choisir qui est autorisé à créer des réseaux externes : tous les membres du réseau ou seuls les administrateurs. Le paramètre par défaut autorise tous les utilisateurs à créer un réseau externe. Des cases à cocher permettent également de définir les options suivantes : Demander l'approbation d'un administrateur lorsqu'un utilisateur souhaite rejoindre les réseaux externes d'autres entreprises : si vous sélectionnez cette option, les utilisateurs qui souhaitent rejoindre les réseaux externes d'autres entreprises auront besoin d'une autorisation. Désactiver le répertoire Réseaux externes connexes : ce répertoire contient les réseaux externes qu'un ou plusieurs utilisateurs ont rejoints. Si vous sélectionnez cette option, le répertoire est retiré de la page Réseau externe. Désactiver le répertoire Nos réseaux externes : ce répertoire contient tous les réseaux externes rattachés à votre réseau Yammer. Sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs voient les réseaux externes et demandent à les rejoindre. Clés de flux d'activité Certaines de nos anciennes applications nécessitent une activation exceptionnelle pour que leurs intégrations puissent être utilisées. Pour plus d'informations, consultez la section Fonctions supplémentaires > Intégrations Entreprise../activate/admin guide/additionalfeatures/enterprise integrations#admin content du présent guide. Utilisateurs En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité de gérer les paramètres par défaut des utilisateurs de votre réseau, de configurer les utilisateurs et d'annuler leur configuration, et de déterminer les champs que les utilisateurs peuvent renseigner. Chaque utilisateur peut en outre personnaliser ses préférences de notification par courrier électronique et par SMS, en sélectionnant les trois points dans la barre supérieure de navigation et en cliquant sur Modifier le profil > Notifications. Il peut aussi sélectionner Modifier le profil > Préférences pour ajuster les paramètres des messages, de l'éditeur et des fuseaux horaires. Dans Administration > Gestion des utilisateurs > Utilisateurs,vous pouvez accéder à un certain nombre de paramètres qui vous aideront à gérer vos utilisateurs.

13 Inviter les utilisateurs Utilisez cette section pour inviter les employés qui n'ont pas encore rejoint votre réseau Yammer. Seuls les employés détenteurs d'une adresse e mail professionnelle peuvent être invités à partir de cet écran. Les administrateurs certifiés peuvent ajouter en bloc des utilisateurs en cliquant sur Importer un carnet d'adresses et en sélectionnant l'un de ces onglets : Depuis une messagerie Web Cette option prend en charge l'importation d'adresses électroniques depuis les comptes Gmail ou Yahoo Depuis une application de messagerie Cette option permet d'importer un fichier.csv exporté depuis vos applications de messagerie professionnelles. If your organization uses more than one Internet domain for addresses and you would like to add these to your network, consider performing a Network Merge. You can find more information under the Basics > Internal and External Networks section of this guide. Inviter des membres Invitez les contacts externes avec des adresses électroniques extérieures à votre domaine consultants, sous traitants ou partenaires, par exemple. Les domaines de messagerie invités ne sont pas ajoutés à la liste des domaines autorisés de votre réseau. Les utilisateurs invités, y compris ceux qui sont actifs et ceux qui sont en attente n'ayant pas encore répondu à leur invitation, apparaissent sur cette page. Comme pour les autres utilisateurs, les noms et profils des utilisateurs invités demeurent vides jusqu'à ce que l'invitation soit acceptée et que l'inscription soit complète. Les comptes des utilisateurs invités peuvent être supprimés à tout instant, mais leurs contributions au réseau demeurent. Supprimer des utilisateurs Cette action permet de désactiver des utilisateurs ou de les supprimer définitivement. Lorsque vous commencez à taper le nom d'un utilisateur, Yammer procède à la saisie semiautomatique et affiche une liste déroulante de noms d'utilisateur similaires. Une fois que vous avez sélectionné un utilisateur, vous avez trois choix possibles : Désactiver l'utilisateur : la désactivation d'un utilisateur l'empêche de se connecter tant

14 qu'il n'a pas vérifié à nouveau son adresse électronique. Sans accès à un compte de messagerie vérifié, il ne peut pas se reconnecter à Yammer. Les informations relatives au profil utilisateur, les messages et/ou les téléchargements de fichiers demeurent. Ce peut être une option utile pour les intérimaires qui ont terminé leur projet, mais peuvent voir leur mission renouvelée ultérieurement. Les utilisateurs désactivés peuvent réactiver leur compte dans un délai de 90 jours en activant leur compte de messagerie et en se connectant à Yammer : ils reçoivent alors un courrier électronique avec un lien à réactiver. Au delà de 90 jours, le compte est définitivement supprimé. Supprimer définitivement l'utilisateur et conserver les messages : cette option permet de supprimer l'utilisateur, mais de conserver les messages et les contenus qu'il a publiés. Supprimer définitivement l'utilisateur et les messages : cette option permet de supprimer l'utilisateur et tous les messages qu'il a publiés. Cette action ne peut pas être annulée. Activité du compte Yammer vous permet de participer à la gestion des sessions de vos utilisateurs et de leurs périphériques. Effectuez une recherche par utilisateur et vous découvrirez sur quels périphériques les utilisateurs sont actuellement connectés, quand ils se sont connectés pour la dernière fois sur chaque périphérique et quelle adresse IP a été utilisée. Les administrateurs ont aussi la possibilité de déconnecter un utilisateur de chaque périphérique. Bloquer des utilisateurs Si nécessaire, bloquez les utilisateurs de votre réseau en entrant leur adresse e mail. Les utilisateurs dont les adresses e mail sont bloquées ne pourront pas rejoindre votre réseau Yammer tant que vous ou un autre administrateur n'aurez pas débloqué leurs adresses. Séparez plusieurs adresses e mail à l'aide de virgules ou de sauts de ligne. > Tip: Yammer is most effective when every post comes from an individual user, therefore you may want to block group addresses. Courriers électroniques retournés

15 De temps à autre, Yammer envoie des mises à jour par courrier électronique aux utilisateurs. Lorsque l'adresse e mail d'un employé est désactivée, les courriers électroniques que nous envoyons nous sont retournés. Vous pouvez afficher la liste des utilisateurs dont les courriers électroniques ont été retournés et les désactiver s'ils ne font plus partie de l'entreprise. Intégration des annuaires Vous pouvez synchroniser Yammer avec l'annuaire de votre entreprise. Pour plus d'informations, consultez la section Fonctions supplémentaires > Intégrations Entreprise../activate/admin guide/additional features/enterprise integrations#admin content du présent guide. Exporter des utilisateurs Exportez une liste d'utilisateurs dans un fichier.csv à des fins de surveillance et de mise à jour si nécessaire. Les champs sont les suivants : ID utilisateur, Adresse e mail, Nom, Fonction, Lieu et Adhésion date à laquelle l'utilisateur a rejoint le réseau. Champs du profil Personnalisez les champs que les utilisateurs pourront afficher dans leurs profils, en activant ou désactivant les options correspondantes. Il est possible d'effectuer des recherches à l'intérieur de ces champs pour aider les utilisateurs à se retrouver lorsqu'ils sont en quête d'informations, d'expérience professionnelle ou de savoir faire. Mettre à jour les utilisateurs en masse * Verified Admin Only Manage network memberships using a.csv file. As indicated within the Bulk Update User page, you can add, update, suspend, or delete users. You ll need to format your.csv as a table and include a header, or first line that defines the fields in your table. Header column names should be in order from left to right: Action, address, Full Name, Job Title, Password, and New . The value in the action column indicates what Yammer will do: Nouveau : si vous indiquez «Nouveau» comme action et que vous ne complétez pas le champ Mot de passe, l'utilisateur est créé comme étant «en attente». Si vous spécifiez «Nouveau» comme action et fournissez un mot de passe, l'utilisateur est créé comme actif et apparaît aussitôt dans l'annuaire des membres. Mettre à jour : si vous indiquez «Mettre à jour» comme action, le compte Yammer

16 existant demeure le même, mais les autres champs Nom, Fonction, Mot de passe, Adresse e mail sont modifiés pour correspondre à ceux du fichier.csv. Les mises à jour des adresses e mail ne sont autorisées que pour les domaines qui font partie de votre réseau Yammer. En outre, si, lors de la mise à jour, vous fournissez une adresse e mail qui existe déjà sur Yammer, l'utilisateur associé à cette adresse sera suspendu. Suspendre : si vous indiquez «Suspendre» comme action, le compte de l'utilisateur est suspendu jusqu'à ce que l'utilisateur vérifie son statut via une demande par courrier électronique. Supprimer : si vous indiquez «Supprimer», le compte de l'utilisateur est supprimé, mais ses messages et pièces jointes demeurent sur le réseau. Surveiller les mots clés * Verified Admin Only Yammer vous permet de surveiller les mots clés afin de suivre les contenus sensibles, depuis les expressions et termes particuliers jusqu'aux informations personnelles des employés. Quand un utilisateur publie un message incluant un mot clé ou une expression surveillé, Yammer informe la personne spécifiée dans la zone d'entrée de l'adresse e mail. Les administrateurs certifiés peuvent accéder à ces paramètres à partir de la commande Administration > Contenu et sécurité > Surveiller les mots clés. Les types de chaînes suivants sont pris en charge : mots clés simples, expressions entre guillemets et expressions régulières. Pour plus d'informations sur les expressions régulières, reportez vous au guide MSDN Quick Reference v=vs.110.aspx. Le présent tableau fournit quelques exemples d'expressions régulières qui identifient les mots distincts, ainsi que les numéros de carte bancaire et de sécurité sociale : OBJET MODÈLE CORRESPONDANCES Limite de mot \bmot\b par exemple \bthème\b correspond à «thème», mais non à «thèmes» Cartes bancaires Numéros de sécurité sociale \b?:\d[ ]*? {13,16}\b \d{3} \d{2} \d{4}$ > Tip: for a starting point for creating your keyword list, visit:

17 Paramètres de sécurité * Verified Admin Only Préserver la confidentialité et l'intégrité de vos informations est l'une des plus hautes priorités de Yammer. En plus des mesures que nous adoptons pour garantir que vos données ne sont jamais mises en danger, nous proposons les conditions d'accès sécurisé suivantes qui vous permettront de mieux protéger votre réseau. Vous pouvez accéder à ces paramètres à partir de Administration > Contenu et sécurité > Paramètres de sécurité. Restrictions de plages IP Spécifier une ou plusieurs plages d'adresses IP autorisées vous permet de limiter l'accès à votre réseau Yammer aux seuls réseaux locaux d'entreprise ou autres réseaux approuvés. Tout utilisateur qui tente de se connecter à partir d'un navigateur Web avec une adresse IP extérieure aux plages définies sera bloqué. Vous pouvez entrer les plages d'adresses IP de début et de fin que vous autorisez et attribuer un nom à chaque plage. Généralement, les utilisateurs qui recourent à des clients mobiles seront en dehors des plages autorisées à moins que le client mobile n'utilise une connexion WiFi sur un réseau approuvé. Pour autoriser l'accès depuis les clients mobiles, sélectionnez l'option «Autoriser la connexion». Cette option restreint les connexions Web extérieures à vos plages d'adresses IP autorisées, mais permet les connexions de clients mobiles à partir d'une adresse IP extérieure à ces plages. Si vous sélectionnez «Refuser la connexion», les utilisateurs situés en dehors des plages IP autorisées ne pourront pas accéder à Yammer via les clients. Stratégies de mot de passe Vous pouvez définir la longueur et la complexité des mots de passe des utilisateurs, ainsi que la fréquence à laquelle ils doivent être modifiés. Si vous modifiez l'un des paramètres des mots de passe et cliquez sur Enregistrer, les utilisateurs dont les mots de passe ne remplissent pas les conditions requises seront invités à modifier le mot de passe lors de leur prochaine connexion. Si vous sélectionnez l'option «Obliger tous les utilisateurs à modifier leurs mots de passe immédiatement», tous les utilisateurs devront changer leur mot de passe lors de leur prochaine connexion, indépendamment de toute modification des conditions de mot de passe requises.

18 Remarque : les réseaux externes ne peuvent pas configurer de stratégies de mot de passe. La raison en est d'empêcher que les utilisateurs ne soient confrontés à plusieurs stratégies de conditions et de force de mot de passe à respecter s'ils sont présents sur des réseaux externes. Les utilisateurs devront se conformer aux stratégies de force de mot de passe de leur réseau domestique. Exporter les données * Verified Admin Only L'exportation de données Yammer regroupe et exporte tous les messages, notes, fichiers, rubriques, utilisateurs et groupes. Les données sont exportées dans un fichier zip contenant les fichiers csv pour les messages et des archives supplémentaires avec les fichiers et les pages. Vous pouvez exécuter une seule exportation en spécifiant simplement la date de début à partir de laquelle vous désirez exporter. Vous pouvez accéder à ces paramètres sous Administration > Contenu et sécurité > Exporter les données. Une autre solution consiste à définir des exportations récurrentes automatiques à l'aide de l'api Yammer. L'exportation des données s'effectue dans un fichier. zip qui inclut : les messages, utilisateurs, rubriques et groupes dans des fichiers.csv distincts : ceux ci contiennent les informations détaillées de chaque type de données, telles que l'id du message, les horodatages, les participants, les noms de groupe, etc. les dossiers de fichiers et de notes : ils contiennent les fichiers et les notes de votre réseau. Les fichiers sont exportés dans leur format natif et les notes au format html. Notez que les exportations contiennent uniquement les fichiers et les notes créés ou modifiés pendant la durée spécifiée pour l'exportation. Outils d'administration Exportation des données Répondez à vos besoins en termes d'entrepôt de données, d'ediscovery et de conformité grâce à la nouvelle fonctionnalité d'exportation des données de Yammer. L'exportation de données regroupe et exporte tous les messages, pages, fichiers, rubriques, utilisateurs et groupes de votre réseau. Vous pouvez aisément créer et configurer des exportations récurrentes à l'aide de l'api Yammer Data Export ou télécharger une exportation unique depuis l'interface des outils d'administration. Highlights Exportation complète des données : exportez toutes les données de votre réseau, y compris les messages, pages, fichiers, rubriques, utilisateurs et groupes. Les

19 exportations incluent aussi les pages non publiées, ainsi que toutes les versions des pages tout contenu créé ou modifié pendant la durée spécifiée et des fichiers. API Export Data : utilisez l'api Export Data pour configurer et personnaliser les exportations automatiques et récurrentes de votre réseau. L'API offre aux administrateurs informatiques plus de contrôle, de flexibilité et de personnalisation. Exportations uniques simplifiées : spécifiez simplement une date de départ pour que toutes les données égales ou postérieures à cette date soient exportées. Conservation des données : choisissez entre Suppression définitive et Suppression réversible en fonction de vos besoins. La suppression définitive supprime totalement les données du réseau. Cette option est recommandée pour la plupart des réseaux. Dans le cas de la suppression réversible, les données supprimées demeurent visibles dans les exportations de données. Using the Yammer API to Set up Recurring Exports Avec l'introduction de l'api Data Export, Yammer va supprimer progressivement l'ancienne fonctionnalité d'exportation récurrente et simplifier l'interface d'administration d'exportation des données. L'ancienne fonctionnalité demeurera provisoirement disponible, mais nous encourageons les administrateurs à passer à l'api Data Export. L'API Data Export offre plus de souplesse et plus de contrôle aux administrateurs, et leur permet de créer des exportations automatiques récurrentes pour répondre à leurs besoins. Sample Data Export Script Vous trouverez ci dessous un exemple de script utilisant l'api afin de faciliter la transition. Au premier passage, le script exporte toutes les données du réseau depuis sa création jusqu'à maintenant. Puis, il vérifie automatiquement les exportations précédentes et exécute une exportation à compter de la date de la dernière exportation. Le script peut être utilisé avec les planificateurs courants Cron, par exemple pour configurer sans peine les exportations récurrentes.

20 API Data Export URL: https://www.yammer.com/api/v1/export https://www.yammer.com/api/v1/export Méthode : GET Authentification : jeton d'accès OAuth, l'utilisateur doit être un administrateur certifié.

21 Query Parameters: access_token Jeton porteur OAuth d'un administrateur certifié. model Indique les modèles à exporter. Tous les modèles disponibles seront exportés si aucun modèle n'est spécifié. Plusieurs modèles peuvent être spécifiés à l'aide de différents paramètres comportant le mot «model». Les modèles disponibles incluent : User Group Message Topic UploadedFileVersion DocumentVersion since Indique la date de début de l'exportation. Toutes les modifications exportées ont eu lieu à cette date ou après cette date. Doit être codé comme date ISO include Indique si les pièces jointes doivent être incluses ou non. Les options sont «csv» aucune pièce jointe ou «all» inclure les pièces jointes. network Quel s réseau x souhaitez vous exporter? Doit être accessible via le jeton porteur OAuth fourni. Autrement dit, le réseau associé au jeton ou les réseaux externes associés. include_ens Si la valeur est «true», inclure automatiquement tous les réseaux externes associés au réseau avec le jeton porteur OAuth. Example Query: Exporter toutes les données depuis le 9 février 2012 : https://www.yammer.com/api/v1/export?since= T00:00:00+00:00&access_token=WOI87382HDL Exporter toutes les données depuis le 9 février 2012, mais exclure les pièces jointes : https://www.yammer.com/api/v1/export?since= T00:00:00+00:00&include=csv&access_token=WOI87382HDL Exporter les messages depuis le 9 février 2012 et exclure les pièces jointes :

22 https://www.yammer.com/api/v1/export?since= T00:00:00+00:00&include=csv&access_token=WOI87382HDL Response Format La réponse est une charge utile de l'application/du fichier compressé.zip englobant le contenu de l'exportation des données. En interne, le fichier.zip contient les fichiers et répertoires suivants, en vue d'une exportation complète : Users.csv Groups.csv Messages.csv Topics.csv Files.csv Fichiers pdf pptx Pages.csv Pages 7444.html 7445.html Admins.csv Networks.csv log.txt request.txt

23 Représentations CSV Colonnes Utilisateur Colonnes Groupe Colonnes Message Colonnes Rubrique id id id id name name replied_to_id name description thread_id created_by job_title private conversation_id created_at location moderated group_id api_url department api_url group_name api_url created_by_id participants deleted_by_id created_by_type in_private_group deleted_by_type created_at in_private_conversation joined_at updated_at sender_id deleted_at deleted sender_type suspended_by_id sender_name suspended_by_type sender_ suspended_at body guid api_url state attachments deleted_by_id deleted_by_type created_at deleted_at Colonnes Fichier Colonnes Page Colonnes Administration Colonnes Réseau

24 id id id id file_id page_id name permalink name creator_user_id name description uploader_id uploader_type published_by_user_i d collaborator_user_i ds verified url paid created_at group_id name moderated group_name group_id usage_policy reverted_to_id group_name number_of_users deleted_by_user_id in_private_group reverted_to_id deleted_by_id secure_browser_toke n in_private_conversatio n file_api_url download_url path uploaded_at deleted_at deleted_by_type in_private_group page_api_url download_url path published_at deleted_at Exemple de script d'exportation de données pour Windows Vous trouverez ci dessous, à titre de référence, un exemple de script utilisant l'api dans l'invite de commandes Windows. Au premier passage, le script exporte toutes les données du réseau depuis sa création jusqu'à maintenant. Puis, il vérifie automatiquement les

25 exportations précédentes et exécute une exportation à compter de la date de la dernière exportation. Le script peut être utilisé avec les planificateurs Windows pour créer des exportations automatiques récurrentes. Si ce n'est déjà fait, vous devrez installer wget pour Windows. Voici le lien vers la version la plus récente : 1/ 1/ Veillez à mettre à jour votre variable d'environnement PATH afin d'inclure le chemin d'accès aux binaires GNU par exemple, C:\Program Files x86 \GnuWin32\bin\.

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27 Conservation des données * Verified Admin Only

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