EndNote X6 Guide d utilisation (PC)

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1 EndNote X6 Guide d utilisation (PC) Pour MS Word 2010

2 Une réalisation de la Bibliothèque de l Université Laval et disponible sur le site « Automne 2012

3 Table des matières Introduction à EndNote... 6 Qu est-ce qu EndNote?... 6 Avantages d EndNote... 6 Achat et installation d EndNote... 7 Aide et ressources... 7 Évolution d une référence... 7 Rechercher... 8 Ajouter des références... 8 Gérer les bibliothèques EndNote... 8 Créer une bibliothèque EndNote... 8 Ouvrir et fermer la bibliothèque... 9 Sauvegarder une bibliothèque EndNote Supprimer une bibliothèque EndNote Fusionner deux bibliothèques Visualiser, enregistrer et effacer une référence Visualiser une référence Fermer et enregistrer une référence Effacer une référence Ajouter des références manuellement Règles d écriture des principaux champs bibliographiques Insérer des figures, images ou graphiques Insérer et visualiser des fichiers PDF Ajouter des références par le biais de l importation Sélectionner un filtre d importation Effectuer une importation directe Effectuer une importation indirecte Ajouter des références avec la connexion directe Obtenir les fichiers de connexion Effectuer une recherche à partir de l interface EndNote Ajouter et modifier les champs d une référence bibliographique Ajouter un type de référence bibliographique Modifier des champs dans une référence bibliographique Gérer les références dans une bibliothèque EndNote Modifier, enregistrer, imprimer et supprimer des références Modifier une référence Enregistrer une référence Imprimer des références Supprimer une référence Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

4 5. Éliminer les doublons Trier les références dans la bibliothèque Gérer une liste des termes Ajouter une liste des termes dans la bibliothèque Mettre à jour une liste des termes Ajouter et modifier un terme de la liste Gérer les groupes de références Créer un groupe de références et des sous-groupes Déplacer un groupe de référence Renommer un groupe et un sous-groupe Supprimer un groupe Créer un groupe intelligent (Smart Group) Effectuer une recherche de références dans la bibliothèque EndNote Choisir et modifier des styles bibliographiques Choisir un style bibliographique Modifier un style bibliographique Modifier le modèle du style (Template) Modifier la liste des auteurs et éditeurs Modifier le format des noms des auteurs et des éditeurs Modifier la disposition de la bibliographie (Layout) Modifier l ordre des références dans la bibliographie Citer dans un document Ms Word Insérer des références La fonction Cite While You Write (CWYW) Mettre en forme automatiquement le CWYW Citer en corps de texte Réaliser des citations multiples en corps de texte Références en note de bas de page et en note de fin Modifier des références insérées dans un document MS Word Mettre à jour des références Ajouter ou soustraire du texte dans une citation en corps de texte Effacer une référence citée Générer une bibliographie Cite While You Write (CWYW) Modifier la mise en forme Ajouter des références non citées dans la bibliographie Déplacer la bibliographie CWYW Générer une bibliographie indépendante avec la fonction «Copier-coller» Créer une bibliographie indépendante Modifier la mise en forme d une bibliographie indépendante Imprimer une bibliographie indépendante Glossaire Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

5 8. Termes associés aux différents champs d EndNote Termes associés aux types de référence Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

6 Introduction à EndNote Qu est-ce qu EndNote? EndNote est un logiciel de gestion de références bibliographiques qui permet de créer des bases de données personnelles à partir de références saisies manuellement ou importées d une source externe (p. ex. d une base de données ou d un catalogue de bibliothèque). Grâce à EndNote, il est possible d annoter, trier, chercher et sélectionner les références afin de créer des bibliographies à volonté. Avantages d EndNote EndNote ne cesse de gagner en popularité et compte parmi ses adeptes des étudiants, professeurs, chercheurs et bibliothécaires. C est le logiciel le plus utilisé au niveau universitaire. Le Comité des normes informatiques de l'université Laval a choisi de recommander et de supporter EndNote. Il est conçu pour gérer efficacement les références bibliographiques. Il permet l insertion d images, de liens Internet et divers genres de fichiers (Word, PDF, PowerPoint, Excel, fichiers audio (p. ex. MP3) et multimédia (p. ex. QuickTime), etc. dans le champ Image) à l intérieur des références. Il comporte des miliers de fichiers de connexion et des centaines de filtres d importation. Ces derniers permettent une connexion à plusieurs catalogues de bibliothèques ainsi qu à des centaines de bases de données pour lesquels il est possible, après avoir effectué une recherche, d importer dans les champs appropriés d EndNote les éléments des références bibliographiques repérées. C est d ailleurs pour faciliter cette manœuvre de transfert que la Bibliothèque a développé des procédures d importation pour les principaux producteurs/éditeurs de ces différentes bases (CSA, Elsevier, EBSCO, JSTOR, OVID, etc.). EndNote permet de créer des bibliographies d une manière simple et très rapide. Il est possible d insérer des citations en corps de texte dans un document MS Word et, ce faisant, de générer automatiquement en fin de document la bibliographie des références citées. EndNote facilite la mise en forme des références avec ses miliers de styles bibliographiques (Auteur-date, APA, MLA, Chicago, CBE, etc.), offrant ainsi aux utilisateurs une gamme très variée de styles pouvant répondre aux exigences de présentation bibliographique en vigueur dans les différentes disciplines universitaires ou dans les différents milieux de travail. EndNote comporte plus d une centaine de modèles de documents Word (Manuscript Templates) qui permettent de créer des documents respectant exactement les directives d'éditeurs de revues ou autres. EndNote permet une meilleure collaboration entre collègues qui travaillent sur un même projet. Les mises à jour sont fréquentes. La Bibliothèque offre ce guide d utilisation et des formations sont soit offerts en accès libre, soit elles sont offertes par le biais des professeurs (qui peuvent en faire la demande aux spécialistes en documentation de la Bibliothèque attitrés à leur programme. Un service de soutien EndNote est également accessible sur le site de la Bibliothèque. EndNote est développé par Thomson Research Soft. 6 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

7 Achat et installation d EndNote Pour acheter le logiciel et pour la question de l installation, rendez-vous à la Direction des Technologies de l Information (DTI) à l adresse qui suit ou consultez leur site : Direction des technologies de l'information Pavillon Louis-Jacques-Casault 1055, avenue du Séminaire Bureau 2410 Université Laval Québec (Québec) G1V 0A6 Aide et ressources Consultez le site de la Bibliothèque [cf. pour accéder à des tutoriels en français ou encore rendez-vous directement sur le site d EndNote où plusieurs ressources sont disponibles en anglais. Évolution d une référence Rechercher Ajouter des références - Catalogue - Base de données - Web - Manuellement - Par importation - Par connexion directe Gérer ses références - Organiser - Trier - Rechercher Choisir un style - APA - Chicago - Etc. Citer - Citation - Bibliographie 7 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

8 Rechercher La Bibliothèque de l Université Laval est abonnée à des centaines de base de données spécialisées, accessibles de son site internet ( et de son catalogue ( La majorité de ces ressources sont compatibles avec Endnote X6. Vous pouvez importer vos résultats dans Endnote [cf. section 14]. Vous pouvez également interroger le catalogue de la Bibliothèque de l Université Laval directement dans Endnote X6 [cf. section 5.2]. Ajouter des références Gérer les bibliothèques EndNote Créer une bibliothèque EndNote 5. Cliquez sur le bouton démarrer dans l environnement Windows et ensuite sur Programmes > EndNote > EndNote Program. Si c est la première fois qu EndNote s ouvre, il vous demandera de cocher une option. Choisissez celle intitulée Do not integrate with EndNote Web at this time et cliquez sur Terminer. Cliquez sur Create a new library. Nommez la bibliothèque et enregistrez le fichier à l endroit souhaité. Une bibliothèque EndNote vide apparaîtra. EndNote crée deux fichiers indissociables lors de la création d une bibliothèque : data et.enl. Si vous souhaitez copier ou déplacer votre bibliothèque, n oubliez pas de les déplacer en même temps! Bien qu il soit possible de créer plusieurs bibliothèques EndNote, il est plutôt recommandé de rassembler toutes les références bibliographiques sous une même bibliothèque. Vous pouvez alors regrouper ensemble les références d une même discipline. Cette pratique vous permettra d insérer plus facilement les références dans un document MS Word. Pour plus d information sur le regroupement de références par sujet, consultez la section Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

9 Ouvrir et fermer la bibliothèque Démarrez EndNote : Démarrer > Tous les programmes > EndNote > EndNote Program Cochez l option Open an existing EndNote library dans la fenêtre d ouverture. Sélectionnez la bibliothèque de votre choix dans le menu déroulant et cliquez sur le bouton OK. Une fois la bibliothèque EndNote ouverte, la fenêtre de consultation apparaît à l écran. Liste déroulante des styles bibliographiques Onglet de visualisation de la référence selon le style bibliographique choisi Mode de visualisation de la bibliothèque Formulaire de saisie de la référence Groupes de références Accès aux catalogues et bases de données Pour fermer une bibliothèque : File > Close Library. 9 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

10 Modes de visualisation de votre bibliothèque EndNote Il existe trois façons de travailler avec EndNote. Mode Icône Description Integrated Library & Online Search Mode Local Library Online Search Mode (Temporary Library) C est le mode qui vient par défaut à l ouverture d EndNote. Tous les groupes sont présents dans le panneau de gauche. La fenêtre de consultation présente votre bibliothèque dans son intégralité. Lorsque vous téléchargez une référence d une base de données, elle est automatiquement enregistrée dans votre bibliothèque. Tous les groupes sont présents, mais la recherche en ligne (Online Search) n est pas possible. Seul le groupe Online Search est disponible. Cela permet de télécharger de façon temporaire les références trouvées en ligne sans affecter votre bibliothèque personnelle. Avant de fermer EndNote, il est important de transférer ces références dans votre propre bibliothèque, car elles ne seront pas enregistrées. Soyez vigilant lorsque vous utilisez EndNote. Il n est pas rare de changer de mode sans vous en rendre compte et de croire vos données perdues. Vérifiez constamment le mode où vous êtes! Sauvegarder une bibliothèque EndNote Chaque fois que vous ajoutez ou modifiez une référence, EndNote enregistre automatiquement les changements apportés à la bibliothèque. Supprimer une bibliothèque EndNote La procédure la plus simple est celle de la supprimer directement dans le répertoire de Windows où vous avez enregistré la bibliothèque en n oubliant pas qu il existe deux fichiers associés :.DATA et.enl. 5. Fusionner deux bibliothèques Avant de fusionner les bibliothèques, il serait préférable d avoir une sauvegarde des bibliothèques visées. 10 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

11 Il existe plusieurs façons de fusionner des bibliothèques EndNote. En voici une : Ouvrez la bibliothèque dans laquelle vous voulez importer vos références. Dans le menu Fichier, cliquez sur Import. Cliquez sur Choose File pour retrouver la bibliothèque que vous voulez fusionner. Sélectionnez le fichier et cliquez sur OK. Dans la liste Import Options, sélectionnez EndNote Library. Sélectionnez l option désirée dans la liste Duplicates. Cochez l option No translation dans Text Translation. Cliquez sur Import pour réaliser l importation. Informations supplémentaires : Le temps requis pour l importation est directement proportionnel à la grosseur de votre bibliothèque. De plus, les bibliothèques EndNote X, X1, X2, X3, X4, X5 sont entièrement compatibles avec X6. Aucune conversion n est nécessaire entre ces versions. Pour les versions précédant EndNote X, ou pour des fusions avec d autres bibliothèques qu EndNote, consulter la documentation sur le site d EndNote [ Il est recommandé de créer plusieurs groupes dans une seule bibliothèque EndNote plutôt que de posséder plusieurs bibliothèques EndNote. Il existe trois façons d insérer des références dans une bibliothèque EndNote : Ajout de références Description Particularité Saisie manuelle Importation directe et indirecte Connexion directe Consiste à inscrire manuellement les données d une référence par le biais d un formulaire de saisie. Consiste à importer, dans une bibliothèque EndNote, les références provenant d une base de données en ligne. Permet de se connecter à une base de données ou à un catalogue de bibliothèque à partir de l interface de recherche d EndNote. Nécessite la connaissance des règles d écriture dans les champs de ce formulaire. L importation des références est utilisée lorsque l usager désire effectuer une recherche par le biais de l interface de la base de données. 11 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

12 Visualiser, enregistrer et effacer une référence Visualiser une référence Double-cliquez sur la référence de votre choix dans la fenêtre de consultation. Le formulaire de saisie apparaît. Type de référence bibliographique choisi Champs prédéterminés selon le type de référence choisi. Fermer et enregistrer une référence Cliquez sur le bouton de fermeture dans le formulaire de saisie de la référence. La référence sera automatiquement enregistrée dans votre bibliothèque. Effacer une référence Dans la fenêtre de consultation de la bibliothèque, sélectionnez les références à effacer. Glissez-les directement dans la poubelle nommée Trash group située à gauche de l écran. Dans le menu References, cliquez sur Empty Trash si vous êtes absolument sûr de vouloir les éliminer de votre bibliothèque. 12 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

13 Ajouter des références manuellement La saisie manuelle consiste à inscrire manuellement les données d une référence par le biais du formulaire de saisie. Cette opération est utilisée lorsque le filtre d importation et le fichier de connexion de la base de données ne sont pas disponibles. La saisie manuelle est également employée lorsque l usager désire créer une référence très détaillée. La saisie manuelle est l opération la plus laborieuse lorsqu il est question d ajouter des références. Elle nécessite la connaissance des règles d écriture de chacun des champs du formulaire de saisie. Ouvrez le formulaire de saisie : References > New Reference. Dans la liste Reference Type, sélectionnez le type de référence souhaité. Le type de référence détermine les champs qui se retrouveront dans une référence. Il est recommandé de choisir le type de référence avant d inscrire les données dans les champs. Inscrivez l information selon les règles d écriture [cf. section 1]. Enregistrez la référence en cliquant sur la fermeture du formulaire de saisie. Pour vérifier l orthographe de votre référence : Double-cliquez sur la référence. Dans le menu Tools, cliquez sur Spell Check. Pour préciser le dictionnaire qui doit être utilisé pour la vérification : Edit > Preferences > Spell Check > Options > Main Dictionary language. Règles d écriture des principaux champs bibliographiques Il existe plusieurs façons d entrer manuellement des données selon le type de référence que l on choisit. Les champs peuvent varier d un type à l autre. Par exemple, un livre ou un article scientifique n exigera pas la saisie des mêmes données. Les champs du formulaire peuvent donc être différents. C est pourquoi il est important de sélectionner tout d abord un type de référence. Voici la description de quelques-uns d entre eux. Pour les autres, n hésitez pas à consulter le glossaire sur le site Type de référence Book Edited Book Book Section Conference Paper Description Les livres écrits par un ou plusieurs auteurs. Les ouvrages écrits par un ou plusieurs éditeurs. Une partie d un ouvrage édité ou non (un chapitre, un article publié dans un document publié à la suite d une conférence). Les documents ne faisant pas l objet d une publication formelle. 13 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

14 Type de référence Conference Proceedings Electronical Article, Electronical Book ou Web Page Personal Communications Chart/Table Description Les documents publiés à la suite d une conférence. Tout matériel provenant du Web ou de sites FTP. Les discussions par courriel, chat ou forum peuvent entrer dans ce type de référence. Une image qui peut être utilisée dans Word éventuellement (une illustration, une figure).. Le format et la ponctuation inclus dans les styles bibliographiques ne doivent pas être inscrits lors de la saisie manuelle des références, à moins d indication contraire propre à un champ. Les champs ci-dessous sont présentés à titre indicatif seulement et ne doivent pas nécessairement tous se retrouver à l'intérieur d'une même citation. 14 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

15 Champ Auteur (Author) Année (Year) Titre (Titles) Règles Inscrivez un auteur par ligne. Inscrivez le prénom et le nom. Si vous choisissez d'inscrire les initiales plutôt que le prénom en entier, assurez-vous d'ajouter un espace ou un point entre chaque lettre (ex. J. O. Fisher, J O Fisher). Si l'ouvrage possède plus de trois auteurs, inscrivez-les. EndNote ajoutera la mention «et al.» ou «et autres» en fonction du style bibliographique choisi. Si plusieurs mots se retrouvent dans le nom, tel que Charles de Gaulle, entrez-le comme suit : de Gaulle, Charles. De cette manière «de» et «Gaulle» seront considérés ensemble. Si l'ouvrage possède plus de trois auteurs, mais seulement un ou deux sont connus, inscrivez le nom de ceux qui sont connus ainsi que la mention «et al.» ou «et autres» suivie d'une virgule. Chaque élément doit être inscrit sur une ligne différente. Si le nom de l'auteur est inconnu, laissez ce champ vide. Lorsque l'auteur est une collectivité, inscrivez le nom et ajoutez une virgule à la fin. Assurez-vous toutefois qu'il n'y ait pas de virgule qui apparaît à l'intérieur du nom. Ce champ est associé à une liste des termes. Lorsque le nom de l'auteur ne se retrouve pas dans une autre référence, celui-ci apparaît en rouge. Une fois la liste des termes mise à jour, le nom de l'auteur apparaîtra en noir. Pour plus d'information, consultez la section «Liste des termes» du Guide d utilisateur. N.B. Ces règles d'écriture de champs sont valables pour les autres champs reliés au titre : Secondary author, Tertiary Author et Subsidiary Author. Utilisez le format à quatre chiffres (ex. 2002). Inscrivez le titre sans ajouter de ponctuation finale. Insérez les majuscules appropriées. N'insérez pas de retour de chariot (commande Enter du clavier) à l'intérieur du titre. N.B. Ces règles d'écriture de champs sont valables pour les autres champs reliés au titre : Secondary Title, Tertiary Title et Alternative Title. 15 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

16 Champ (suite) Titre de périodique (Journal Names, Journal) Titre abrégé de périodique (Alternate Journal) Titre de la collection (Collection Title) Volume Numéro (Issue) Pages Édition (Edition) Règles Inscrivez le titre sans ajouter de ponctuation finale. Insérez les majuscules appropriées. Ce champ est associé à une liste des termes. Lorsque le titre de périodique ne se retrouve pas dans une autre référence, celui-ci apparaît en rouge. Une fois la liste des termes mise à jour, le titre de périodique apparaîtra en noir. Pour plus d'information, consultez la section 5. Ce champ est particulièrement utile lorsque vous importez une référence d'une base de données en ligne qui fournit les formats longs et abrégés du titre du périodique. Ceci permet de choisir des styles bibliographiques avec le format long et abrégé du titre sans avoir à modifier la référence (ex. AAPG pour American Association of Petroleum Geologist) Toutefois, si vous n'importez pas de références d'une base de données qui inclut le titre abrégé de périodique, il n'est pas nécessaire d'utiliser ce champ. Inscrivez le titre de la collection tel qu'il devra apparaître dans la bibliographie. Inscrivez le numéro du volume seulement (ex. 449). Inscrivez le numéro de la publication seulement (ex. 11). Vous pouvez inscrire le nombre de pages de façon complète ou abrégée (ex ou ). Cependant, n'insérez pas de virgule pour les pages qui comportent des milliers. EndNote ne modifie pas le texte inscrit dans ce champ. Assurez-vous d'inscrire l'information selon la forme qui devra apparaître dans la bibliographie (ex. 2 e ). N'indiquez pas la mention d'édition. Maison d'édition (Publisher) Lieu de publication (Place Published) Date Inscrivez le nom de la maison d'édition tel qu'il devra apparaître dans la bibliographie. Inscrivez le lieu de publication tel qu'il devra apparaître dans la bibliographie Inscrivez la date telle qu'elle devra apparaître dans la bibliographie (ex. 19 mai). 16 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

17 Champ (suite) Date de création (Access Date ou Last Modified Date) Règles Ce champ vous permet de gérer la création de vos références en ajoutant la date de création. Cette information n'apparaîtra pas dans la bibliographie. Toutefois, ce champ vous permet de trier vos références et d'effectuer une recherche par date de création. Inscrivez la date de cette façon : année/mois/jour (ex. 2005/05/19). ISBN/ISSN Inscrivez le numéro approprié pour identifier la publication. Le numéro ISBN est utilisé pour les monographies, alors que le numéro ISSN est utilisé pour les périodiques (ex. ISSN : ). Mots-clés (Keywords) Notes et Résumé (Notes, Abstract) Utilisez ce champ afin d'inscrire les mots-clés décrivant le contenu du document. Ce champ sera particulièrement utile pour regrouper des références par sujet. Pour plus d'information, consultez la section 5.5. Ce champ n'apparaît pas dans la bibliographie. Inscrivez les mots-clés sur des lignes distinctes ou séparez-les par une barre oblique (\), (/) ou un point-virgule (;). Ce champ est associé à une liste des termes. Lorsque le mot-clé ne se retrouve pas dans une autre référence, celui-ci apparaît en rouge. Une fois la liste des termes mise à jour, le mot-clé apparaîtra en noir. Pour plus d'information, consultez la section 5. Utilisez le champ Notes pour inscrire de l'information personnelle, telle que la localisation du document dans la bibliothèque. Utilisez le champ Abstract pour inscrire un résumé à propos du contenu du document. URL (Uniform Resource Locator) Fichier attaché (File attachements) Utilisez ce champ pour insérer un hyperlien vers la source électronique du document. Lorsque vous sélectionnez une référence dans la fenêtre de consultation, la commande Open URL du menu References permet d'activer l'hyperlien inscrit dans ce champ et ainsi accéder à la page ciblée. Si vous devez enregistrer plus d une adresse URL, entrez-les ligne par ligne. Ouvrez le menu References et cliquez sur Attach File. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le fichier que vous désirez attacher et cochez Copy this file to the defaut file attachments folder and create a relative link si vous voulez que votre fichier soit copié dans le dossier DATA\PDF de votre bibliothèque EndNote. Cliquez ensuite sur Open. 17 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

18 Insérer des figures, images ou graphiques Toujours utiliser la fonction Attach Figure pour insérer des graphiques et des figures dans le champ Figure. L usage du Copier-Coller peut occasionner des pertes de couleur ou d autres attributs à l image. Une seule figure, ou graphique, peut être enregistrée dans la référence. Il est important d écrire un nom ou un descriptif à la figure dans le champ Caption. À la fin du document Word, EndNote ajoutera une liste des figures ce qui facilitera le repérage de celle-ci dans le document. Pour insérer des figures, images ou graphiques, réalisez les étapes suivantes : Dans le formulaire de saisie de la référence, ouvrez le menu References et sélectionnez Figure > Attache Figure Cliquez sur Choose File. Repérez votre fichier et cliquez sur Insert. Cliquez sur OK. Insérer et visualiser des fichiers PDF Pour insérer des fichiers PDF, réalisez les étapes suivantes : Dans EndNote, sélectionnez une référence. Cliquez sur l icône en forme de trombone dans le panneau de droite. La fenêtre Select a file to link to the reference s'ouvre. Sélectionnez le document PDF souhaité, puis cliquez sur Ouvrir. Un petit trombone apparait dans la notice où le document PDF a été inséré. Notez que vous pouvez visualiser le PDF dans l onglet attached PDFs sans nécessairement devoir ouvrir le fichier. Plus de 45 PDF peuvent être joints à votre référence. Ajouter des références par le biais de l importation L importation directe et indirecte consiste à importer, dans une bibliothèque EndNote, les références provenant d une base de données. Cette opération est la façon la plus populaire pour ajouter des références dans EndNote. L importation des références est possible à partir d une recherche par le biais de l interface de certaines bases de données. Consultez le site Web d EndNote pour connaître les procédures d importation relatives aux principaux fournisseurs (CSA, Ebsco, Ovid, etc.) auprès de qui la Bibliothèque souscrit à un abonnement. 18 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

19 Rendez-vous sur le site Web de la Bibliothèque sur la liste des bases de données auxquelles l Université Laval est abonnée ( Cliquez sur la base de données de votre choix afin de vous connecter à celle-ci. L importation des références peut s effectuer de façon directe ou indirecte. Importation Description Particularité Directe Elle permet de télécharger directement les références dans une bibliothèque EndNote et ce, sans devoir sélectionner un filtre d'importation. Cette opération est la plus rapide et la plus simple Indirecte L'usager doit enregistrer les références en format texte (.txt) pour ensuite les importer dans sa bibliothèque EndNote en sélectionnant un filtre d'importation. Cette opération est un peu plus complexe bien qu'elle soit tout aussi efficace. Chaque base de données possède son propre filtre. Sélectionner un filtre d importation Un filtre d importation permet à EndNote d interpréter les références téléchargées à partir d une base de données. Le filtre d importation établit une correspondance entre l information contenue dans la référence et les champs d EndNote. En d autres mots, c est le filtre d importation qui permet à EndNote de savoir précisément dans quels champs il doit importer l information qu il a récupérée de la base de données. Référence de la Base de données Filtre d'importation Référence dans EndNote Les filtres d importation sont installés au moment où vous procédez à l installation du logiciel EndNote sur votre poste de travail. Cependant, EndNote ajoute régulièrement de nouveaux filtres d importation sur son site Web. Vous pouvez télécharger les plus récents filtres d importation en visitant le site Internet d EndNote ( Chaque filtre porte l extension.enf. Téléchargez les filtres que vous avez besoin, disponible sur le site Web d EndNote, dans le sousrépertoire Filters : Poste de travail > Disque local (C :) > Program Files > EndNote > Filters Pour accéder aux filtres d importation à partir d EndNote : Réalisez les étapes suivantes : Edit > Import Filters > Open Filter Manager. 19 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

20 Cochez le filtre correspondant à votre base de données (ou le producteur de celui-ci). Fermez la fenêtre de gestion des filtres (Filter Manager). Certaines bases de données permettent de travailler soit avec une interface en langue anglaise, soit avec une interface en langue française. Pour plusieurs bases de données, lorsque vous travaillez avec l interface française, il arrive fréquemment que la procédure d importation ne fonctionne pas correctement. Ce problème est causé par l utilisation de libellés (tags) de langue anglaise dans les filtres d importation plutôt que des libellés de langue française. Ce problème peut généralement être évité EN SAUVEGARDANT LES RÉFÉRENCES PAR LE BIAIS DE L INTERFACE ANGLAISE. Effectuer une importation directe Ouvrez d abord EndNote. Assurez-vous que le bouton Integrated & Online Search Mode soit bien sélectionné dans la barre d outils d EndNote. Connectez-vous à la base de données en ligne d où vous souhaitez importer des références. Effectuez la recherche. Sélectionnez les références que vous souhaitez importer dans votre bibliothèque EndNote. Importez les références selon les instructions émises par le producteur. En règle générale, les références sont automatiquement importées dans EndNote. Selon le navigateur avec lequel vous travaillez, il peut y avoir quelques petites variantes au moment du téléchargement. Pour certaines bases, il peut arriver qu EndNote ne reconnaisse pas le format de données importé. Il vous faut alors sélectionner un filtre [cf. section 1]. N.B. Dans la méthode d importation directe, seul le producteur de la base de données peut apporter des modifications au filtre en cas de problème (p. ex. données importées dans les mauvais champs EndNote). Effectuer une importation indirecte Consultez la section Procédures particulières de certaines bases de données ( pour connaître la procédure d'importation relative aux bases de données développées par les principaux producteurs (Ebsco, Ovid, etc.) pour lesquels la Bibliothèque souscrit à un abonnement ou pour les bases de données pour lesquelles la Bibliothèque a la possibilité d adapter ou de développer les filtres d importation. Pour les autres bases, suivez la procédure qui suit: Ouvrez EndNote. Assurez-vous que le bouton Integrated & Online Search Mode soit bien sélectionné dans la barre d outils d EndNote. Connectez-vous à la base de données en ligne d où vous souhaitez importer des références. 20 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

21 5. 6. Effectuez la recherche. Sélectionnez les références que vous souhaitez importer dans votre bibliothèque EndNote. Enregistrez les références en format texte (.txt). Assurez-vous de nommer adéquatement le fichier et de connaître l emplacement de celui-ci sur votre poste de travail afin de pouvoir le récupérer facilement. Prenez en note la base de données d'où proviennent les références ainsi que le nom du producteur de la base auprès de qui la Bibliothèque souscrit à un abonnement. Cette information vous sera nécessaire pour choisir le filtre d'importation approprié Cliquez sur Import dans le menu File d EndNote. Cliquez sur le bouton Choose File et sélectionnez votre fichier.txt là où vous l avez enregistré. 9. Dans la fenêtre déroulante Import Option, cliquez sur le filtre correspondant à la base de données choisie. Si le filtre n apparaît pas dans la liste, cliquez sur Other Filters et sélectionnez-le parmi tous les filtres d importation fournis par EndNote. Si le filtre ne se trouve pas dans la liste d EndNote, consultez la section 10. Cliquez sur Import. En consultant le menu déroulant Import Option, vous remarquerez que certains filtres d importation ne sont pas associés à des bases de données. Voici la signification de ces filtres : Filtre EndNote Library EndNote Import ProCite Tab-Delimited Reference Manager Multi-Filter (Special) Signification Ce filtre importe une bibliothèque EndNote dans une autre. Ce filtre importe les fichiers texte (.txt), enregistrés à partir de bases de données ou de catalogues de bibliothèque ou encore exportés d EndNote avec le format EndNote. Ce filtre importe les fichiers texte exportés du logiciel ProCite. Ce filtre importe les fichiers dans lesquels les champs sont séparés par des caractères de tabulation. Ce filtre importe les fichiers texte (.txt) exportés des logiciels Reference Manager, Reference Update ou d une autre source utilisant le format RIS. Ce filtre importe les fichiers composés des références issues de plusieurs bases de données. Une fois l ajout des références terminé, il est important de consulter le formulaire de saisie de la référence afin de vérifier si les informations présentes sont correctes. Deux types de vérifications doivent être effectués : vérifiez si le type de référence sélectionné correspond au document vérifiez si l information se retrouve dans les bons champs 21 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

22 Cette deuxième opération est nécessaire puisque certaines données d une référence se retrouvent fréquemment dans le champ Notes. Cette anomalie est causée par une mauvaise répartition des renseignements bibliographiques dans la référence. Certains filtres sont moins efficaces que d autres et insèrent la totalité ou une partie de la référence dans le champ Notes. Vous devez alors soit déplacer manuellement l'information dans les bons champs, soit modifier vous-même le filtre d importation. 5. Ajouter des références avec la connexion directe La connexion directe permet à l utilisateur de se connecter à une base de données ou à un catalogue de bibliothèque à partir de l interface de recherche d EndNote pour ensuite transférer directement les résultats de la recherche dans une bibliothèque EndNote. Ce type de connexion est possible grâce au fichier de connexion. Pour des raisons de restriction d accès, il est recommandé de recourir au mode de connexion directe lorsque vous souhaitez effectuer des recherches dans des ressources accessibles gratuitement sur le Web, par exemple, les catalogues de bibliothèques - plus spécifiquement le catalogue de la Bibliothèque de l Université Laval. Certaines ressources électroniques, telles les bases de données, ne sont disponibles qu aux membres en règle de l institution qui dispose de cette ressource. Lorsque vous utilisez l interface d EndNote pour vous connecter à une telle ressource, il faut vous connecter à la base de données par l entremise du site de la Bibliothèque ( 5. Obtenir les fichiers de connexion Si vous souhaitez vous connecter à une ressource comme Ariane par le mode de connexion directe, vous devez d abord vous assurer de disposer du fichier de connexion nécessaire pour vous connecter à cette ressource. Quelques centaines de fichiers de connexion sont installés au moment où vous procédez à l installation du logiciel EndNote sur votre poste de travail. Cependant, il en existe quelques milliers qu EndNote maintient à jour régulièrement sur son site Web : ( Moteur de recherche Ariane (Catalogue de la Bibliothèque de l Université Laval) Les fichiers de connexion sont regroupés dans le sous-répertoire Connections du répertoire EndNote. Chaque fichier de connexion porte l extension.enz. Si vous souhaitez effectuer une recherche dans le moteur de recherche Ariane à partir de l interface de recherche d EndNote, vous devez télécharger le fichier de connexion U Laval disponible sur le site de la Bibliothèque de l Université Laval ( Téléchargez le fichier de connexion que vous avez besoin, à partir du site de la Bibliothèque ( dans le sous-répertoire Connections : Poste de travail > Disque local (C :) > Program Files > EndNote > Connections Pour accéder aux fichiers de connexion à partir d EndNote : Cliquez sur : Edit > Connection Files > Open Connection Manager. Cochez le fichier correspondant soit U Laval pour le moteur de recherche Ariane. Fermez la fenêtre de gestion des connexions (Connection Manager). 22 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

23 5. Effectuer une recherche à partir de l interface EndNote Tel qu'expliqué précédemment, pour des raisons de restriction d'accès, il est recommandé de recourir au mode de connexion directe lorsque vous souhaitez effectuer des recherches dans des ressources accessibles gratuitement sur le Web, par exemple, les catalogues de bibliothèques. Pour les membres de l'université Laval, le mode de connexion directe par EndNote sert essentiellement à se connecter au catalogue de la Bibliothèque de l Université Laval. Ouvrez EndNote. Cliquez sur le bouton Online Search Mode dans la barre d outils. Ce bouton permet de télécharger des références sans affecter votre bibliothèque personnelle. Cliquez sur le fichier de connexion U Laval indiqué dans la liste, à gauche de l écran. S il ne s y trouve pas, réalisez la procédure de la section 5. Sélectionnez l onglet Search, en bas de l écran d EndNote et effectuez votre recherche. Une fois la connexion établie, vous verrez apparaître l interface de recherche pour la connexion directe et la fenêtre de connexion directe. Pour vous connecter à plusieurs bases de données ou catalogues de bibliothèque, vous n avez qu à répéter la troisième étape et choisir un autre fichier de connexion. Ce que vous devez savoir : L interface de recherche d EndNote sera très performante dans la mesure où vous éliminerez les accents aigu, grave et circonflexe, ainsi que le tréma, la cédille et l apostrophe. L interface d EndNote ne cherche pas à remplacer les fonctionnalités avancées offertes par les moteurs de recherche des catalogues ou des bases de données. Une fois la recherche lancée, une fenêtre s affiche vous indiquant le nombre de références trouvées. 5. Cliquez sur le bouton OK pour voir apparaître les résultats de votre recherche dans la fenêtre de connexion directe. Plus le nombre de références est élevé, plus le téléchargement de ceux-ci dans la fenêtre de connexion sera long. Avant de cliquer sur OK, vous pouvez indiquer un nombre moindre de références à télécharger Sélectionnez les références que vous désirez conserver dans votre bibliothèque EndNote en appuyant sur la touche CTRL et les références en question. Cliquez sur References > Copy References To > My EndNote Library.enl (ou celle qui porte le nom donné à votre bibliothèque). 23 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

24 8. Retrounez dans votre bibliothèque EndNote seulement lorsque votre recherche est terminée afin de garder active la connexion à la base de données ou au catalogue. Pour retourner dans votre bibliothèque, cliquez sur le bouton Integrated & Online Search Mode. Une fois l ajout des références terminé, il est important de consulter le formulaire de saisie de la référence afin de vérifier si les informations présentes sont correctes. Deux types de vérifications doivent être effectués : vérifiez si le type de référence sélectionné correspond au document vérifiez si l information se retrouve dans les bons champs Cette deuxième opération est nécessaire puisque les données d une référence se retrouvent fréquemment dans le champ Notes. Cette anomalie est causée par une mauvaise répartition des renseignements bibliographiques dans la référence. Certains fichiers de connexion sont moins efficaces que d autres et insèrent la totalité ou une partie de la référence dans le champ Notes. Vous devez alors déplacer manuellement l information dans les bons champs. 6. Ajouter et modifier les champs d une référence bibliographique 6. Ajouter un type de référence bibliographique EndNote met à votre disposition trois types de référence appelés Unused. Dans le menu Edit, choisissez Preferences Cliquez sur l'option de Reference Types dans la liste de gauche. Dans la liste déroulante de Default Reference Type, choisir le type Unused. Cliquez sur le bouton Modify Reference Types. La première colonne présente les champs génériques. La deuxième colonne permet de modifier le nom du champ et de le voir automatiquement apparaître dans le type de référence. Les noms des champs devraient correspondre étroitement aux noms du champ générique de la colonne de gauche. 5. Tapez un nom à votre type de référence dans le champ correspondant à Generic. 6. Continuez à ajouter ainsi des noms aux champs que vous voulez dans votre type de référence. De même, si vous laissez une case vide, cela signifiera que ce champ ne sera pas conservé. 7. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé. 8. Cliquez sur Appliquer et OK dans la fenêtre EndNote Preferences 6. Modifier des champs dans une référence bibliographique La procédure n est pas bien différente de la précédente. Suivez les étapes de 1 à 4, mais au lieu de choisir le type de référence Unused, choisissez le type que vous souhaitez modifier. 24 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

25 5. Gérer les références dans une bibliothèque EndNote 5. Modifier, enregistrer, imprimer et supprimer des références 5. Modifier une référence Double-cliquez sur la référence à modifier. Vous accédez alors au formulaire de saisie vous permettant de modifier la référence. À noter qu il est possible d annuler les modifications apportées à une référence par le biais du formulaire de saisie. Cliquez sur File > Revert Reference. Cette option n est toutefois pas disponible lorsque vous fermez la fenêtre du formulaire de saisie. 5. Enregistrer une référence Chaque fois que vous ajoutez ou modifiez une référence, EndNote enregistre automatiquement les changements apportés à la bibliothèque. 5. Imprimer des références Sélectionnez les références à imprimer. Choisissez le style bibliographique [cf. section 6]. Cliquez sur File > Print > OK. 5. Supprimer une référence Sélectionnez la référence à supprimer. Cliquez sur References > Delete References. 5. Éliminer les doublons Lorsque vous ajoutez une grande quantité de références, que ce soit en utilisant l importation ou la connexion directe, il est fort probable que votre bibliothèque EndNote contienne la même référence plus d une fois. EndNote possède donc une fonctionnalité qui permet de repérer les doublons afin de les éliminer. 5. Ouvrez une bibliothèque. Cliquer sur References > Find Duplicates. Sélectionnez les références que vous désirez éliminer en maintenant la touche CTRL et en cliquant sur les références souhaitées. Cliquer sur References > Delete References. Pour revenir à la bibliothèque EndNote complète, cliquez sur References > Show All References. 25 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

26 Attention à ne pas supprimer une référence qui pourrait avoir été choisie pour une citation dans un document. 5. Trier les références dans la bibliothèque Dans la fenêtre de consultation, il est possible de trier les références afin qu elles apparaissent par ordre alphabétique d auteur, par ordre chronologique d année ou autre. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l onglet correspondant au champ situé en haut de la fenêtre de consultation. Les références seront alors triées par ordre ascendant ou descendant selon le champ choisi. Par défaut, les champs qui s affichent dans la fenêtre de consultation sont auteur, titre et année de publication. Vous pouvez toutefois modifier les préférences d EndNote afin d afficher d autres champs que ceux présentés par défaut dans la fenêtre de consultation. Cliquez sur Edit > Preferences. Une fenêtre apparaît à l écran. Choisissez l option Display Fields dans la liste à gauche de la fenêtre. Dans le menu déroulant de la colonne 1 (Column 1), sélectionnez le champ que vous désirez afficher dans la fenêtre de consultation. Cliquez sur le bouton Appliquer. 5. Gérer une liste des termes Une liste des termes est composée de tous les mots qui se retrouvent dans un champ. Par défaut, une bibliothèque EndNote contient trois listes des termes : Authors, Journals et Keywords. La première est reliée aux champs Author, Secondary Author, Tertiary Author et Subsidiary Author. La deuxième est reliée aux champs Journal et Alternate Journal. La troisième est, quant à elle, reliée au champ Keywords. Les listes des termes contiennent ainsi tous les termes qui ont été inscrits dans ces champs. Une liste des termes vous assure un contrôle de qualité des informations lors de la saisie manuelle. Ainsi, elle vous évite d inscrire chaque fois le terme dans le champ. Par exemple pour la liste des termes Journals, au lieu d inscrire manuellement le nom du périodique vous n avez qu à ouvrir le gestionnaire des listes des termes et sélectionner le nom recherché dans la liste pour ensuite cliquer sur le bouton Insert Term. Le terme sera alors inséré automatiquement dans le champ Journal ou Alternate Journal. 5. Ajouter une liste des termes dans la bibliothèque Tous les champs ne sont pas pertinents pour la création d une liste des termes. Il vaut mieux en créer pour des champs dont l information sera répétée dans plusieurs références. En plus des champs proposés dans EndNote, voici à titre indicatif certains champs pour lesquels il peut être utile de créer une liste des termes : lieu de publication (Place Published), éditeur (Publisher) et collection (Series Title). Pour ajouter une nouvelle liste : Dans le menu Tools cliquez sur Define Term Lists Cliquez sur Create List. Nommez la liste et cliquez sur OK. 26 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

27 5. 6. Sélectionnez les séparateurs (delimiters) à utiliser dans le formulaire de saisie. Choisissez les champs à inclure dans la liste nouvellement créée. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Link Lists, sélectionnez les champs souhaités et cliquez sur le bouton OK. Vous devez par la suite mettre à jour la liste si vous souhaitez voir apparaître les nouveaux ajouts. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Update List et ensuite sur OK. EndNote vous indique alors le nombre de termes ajoutés à la liste. 5. Mettre à jour une liste des termes Par défaut, les listes des termes sont mises à jour automatiquement dès l ajout de termes dans le champ. Si le terme inscrit dans le champ n apparaît pas dans la liste des termes, celui-ci apparaît alors en rouge. Dès la fermeture du formulaire de saisie, le terme est automatiquement ajouté à la liste des termes. Il apparaîtra désormais en noir dans le formulaire de saisie. Cliquez sur : Tools > Define Term Lists. Sélectionnez la liste que vous désirez mettre à jour. Cliquez sur le bouton Update List. Sélectionnez les champs à inclure dans la mise à jour. Vous pouvez désactiver cette fonction en passant par Preferences du menu Edit, dans la section Term Lists. Vous devrez alors mettre à jour manuellement votre liste des termes. 5. Ajouter et modifier un terme de la liste Par défaut, les listes des termes sont mises à jour automatiquement dès l ajout de termes dans le champ concerné. Toutefois, vous pouvez modifier directement une liste des termes. Pour ajouter des termes à une liste : Dans le menu Tools cliquez sur Open Term Lists et choisissez la liste que vous voulez modifier. Sélectionnez le terme à modifier dans la liste s il y a lieu. Cliquez sur le bouton relié aux changements à apporter (New Term, Edit Term, ou Delete Term). Inscrivez les modifications souhaitées, cliquez sur Save Term et fermez la fenêtre Gérer les groupes de références Les groupes de références permettent d organiser l ensemble de votre bibliothèque. On peut visualiser ces groupes dans le panneau de gauche de l écran EndNote. Il existe plusieurs types de groupes dans EndNote. 27 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

28 Type de groupe Groupe permanent (Permanent Group) Groupe temporaire (Temporary Group) Groupe personnalisé (Custom Groups) Description Celui-ci inclut All References, Unfiled et Trash. On ne peut les déplacer ou les effacer. Le groupe Unfiled présente les références qui ne font pas partie officiellement d un groupe, mais qui n ont pas encore été éliminées. Celui-ci inclut Copied References, Duplicate References, Imported References, Search Results, et quelques Full Text groups. Ce groupe permet les déplacements de références selon l usage de certaines fonctions d EndNote. Il est supprimé dès qu EndNote est fermé. Les références, elles, restent dans la bibliothèque. Celui-ci est créé manuellement par l usager en vue d organiser sa bibliothèque. Une fois créé, il suffit de glisser les références sur le nom du groupe. Les groupes créés sont placés en ordre alphabétique. Groupe intelligent (Smart Group) Combinaison (Combination) Recherche en ligne (Online Search) EndNote Web Recherche du texte intégral (Find Full Text) Ce groupe utilise des critères de recherche pour se mettre à jour en fonction des nouvelles références éditées. Cela permet d organiser les références d EndNote en combinant les groupes avec les expressions AND, OR et NOT. Cela permet d initier une recherche dans vos bases de données favorites. Ce groupe permet de transférer les références entre EndNote Web et la bibliothèque EndNote sur votre poste de travail. Ce groupe est temporaire et apparaît seulement quand vous utilisez la fonction Find Full Text. Informations supplémentaires sur les groupes : Il est possible de créer 500 groupes dans une seule bibliothèque. Vous pouvez glisser des références d une bibliothèque dans un groupe d une autre bibliothèque. Enlever une référence d un groupe personnalisé ne signifie pas qu elle est effacée de la bibliothèque. Effacer une référence de la bibliothèque, l efface aussi de l ensemble des groupes où elle se trouvait. Lorsque la référence est dans le groupe Trash, elle ne fait plus partie officiellement de la bibliothèque (elle n apparaîtra plus dans aucun groupe et on ne peut la chercher ou la citer). Cependant tant que le groupe Trash n a pas été vidé, il est toujours possible de la récupérer. Pour en savoir plus sur l utilisation particulière de ces différents groupes, consultez le Guide d utilisateurs EndNote (Anglais) sur le site Créer un groupe de références et des sous-groupes Cliquez sur Create Groupe Set dans le menu Groups. Saisir un nom et taper la touche Entrée. 28 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

29 Cliquez sur Create Group dans le menu Groups pour des sous-groupes à votre groupe principal. Saisir un nom et taper la touche Entrée Déplacer un groupe de référence Cliquez sur un groupe et avec l aide de la souris, glissez-le vers sa nouvelle position. Les sous-groupes sont, quant à eux, organisés par ordre alphabétique Renommer un groupe et un sous-groupe Sélectionnez un des sous-groupes dont le groupe est à renommer. Dans le menu Groups, choisissez Rename Group Set. Entrez un nouveau nom pour le groupe et tapez la touche Entrée. Pour renommer un sous-groupe, il suffit de le sélectionner et de cliquer sur Groups > Rename Group Supprimer un groupe Lorsque vous effacez un groupe, EndNote supprime non seulement le groupe, mais tous les sous-groupes créés à l intérieur de ce groupe. Cependant, les références demeurent toujours présentes dans la bibliothèque. Sélectionnez un des sous-groupes dont le groupe est à supprimer. Dans le menu Groups, choisissez Delete Group Set. Il n est pas possible de supprimer les groupes permanents comme Online Search, Find Full Text Créer un groupe intelligent (Smart Group) Cette fonction permet de créer un groupe qui se met à jour chaque fois qu une référence est nouvellement importée ou éditée dans la Bibliothèque et ce, selon vos propres critères. Cliquez sur le menu Groups > Create Smart Group. Déterminez ensuite vos critères dans le formulaire de recherche qui apparaît. Cliquez sur le bouton Create. Donnez un nom à votre groupe intelligent et appuyez sur la touche Entrée Effectuer une recherche de références dans la bibliothèque EndNote Les bibliothèques EndNote peuvent contenir plus de références. EndNote dispose donc d une interface de recherche qui permet d effectuer une recherche à l intérieur d une bibliothèque. Cette fonctionnalité peut être utile pour repérer facilement une référence ou encore pour générer une bibliographie à partir de certaines références. 29 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

30 Ouvrez l interface de recherche : Tools > Search Library Cette fonction apparaît en haut de l écran. Indiquez les termes recherchés dans le moteur de recherche et cliquez sur le bouton Search. Consultez les résultats de recherche. Ces derniers s affichent directement dans la fenêtre de consultation. 6. Choisir et modifier des styles bibliographiques 6. Choisir un style bibliographique Les styles bibliographiques déterminent la mise en forme de la bibliographie et de la citation en corps de texte. Ils sont généralement développés par les revues scientifiques et servent de guide pour les auteurs. Au fil du temps, les styles bibliographiques les plus utilisés sont devenus la norme de leur domaine. Par exemple, le style APA a été développé par l American Psychological Association et est utilisé dans le domaine des sciences sociales. Lorsque l utilisateur choisit un style bibliographique, celui-ci s applique à l ensemble des références de la bibliothèque. Par conséquent, une bibliographie créée à partir d EndNote et importée dans un document MS Word sera représentée par un seul style. EndNote offre plus de quatre milles styles bibliographiques. Ces derniers correspondent aux principaux styles bibliographiques développés par les revues scientifiques. Tous les styles bibliographiques sont regroupés dans le sous-répertoire Styles du répertoire EndNote. Chaque style porte l extension.ens. Pour accéder au sous-répertoire Styles : Cliquez sur : Poste de travail > Disque local (C :) > Program Files > EndNote > Styles Pour accéder aux styles bibliographiques à partir d EndNote : Cliquez sur : Edit > Output Styles > Open Style Manager. Tous les styles bibliographiques offerts par EndNote sont accessibles par le biais du gestionnaire de styles (Open Style Manager). Cependant, quatre styles bibliographiques apparaissent par défaut dans le menu déroulant de la fenêtre de consultation. Vous trouverez ci-dessous une brève description de chacun d entre eux. 30 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

31 Style Caractéristiques Exemple Annotated Author-Date Numbered Show All La citation en corps de texte contient l auteur et la date de publication. La bibliographie est triée par ordre alphabétique d auteur. Chaque référence contient, si disponible, un résumé à la fin de la citation. Ce style bibliographique est identique au style Annotated à l exception que le résumé n apparaît pas dans la référence bibliographique. La citation en corps de texte est numérotée selon l ordre d apparition dans le texte. La bibliographie est triée par ordre séquentiel selon les numéros de citation. les références sont affichées telles qu elles ont été inscrites dans le formulaire de saisie. Ce style contient également les champs et leurs intitulés. Il n est pas adapté à la citation en corps de texte ou à la création d une bibliographie. Connaway, L. S., M. L. Radford, et al. (2009). Engaging Net Gen Students in Virtual Reference: Reinventing Services to Meet Their Information Behaviors and Communication Preferences. US: 25. To engage new users and sustain current ones, academic librarians need to explore a range of opportunities to extend existing services. The largest contemporary user cohort is the Net Gen, whose members demonstrate distinctly different communication and information seeking behaviors from older cohorts. The results of online surveys with virtual reference service (VRS) users and non-users provide fresh insights for the improvement and integration of new technologies and services to better meet the needs of Net Gen academic library users. Connaway, L. S., M. L. Radford, et al. (2009). Engaging Net Gen Students in Virtual Reference: Reinventing Services to Meet Their Information Behaviors and Communication Preferences. US: 25. Connaway, L.S., M.L. Radford, and J.D. Williams, Engaging Net Gen Students in Virtual Reference: Reinventing Services to Meet Their Information Behaviors and Communication Preferences. 2009: US. p. 25. Reference Type: Report Record Number: 75 Author: L. S. Connaway, M. L. Radford and J. D. Williams Year: 2009 Title: Engaging Net Gen Students in Virtual Reference: Reinventing Services to Meet Their Information Behaviors and Communication Preferences City: US Pages: 25 Short Title: Engaging Net Gen Students in Virtual Reference: Reinventing Services to Meet Their Information Behaviors and Communication Preferences Abstract: To engage new users and sustain current ones, academic librarians need to explore a range of opportunities to extend existing services. The largest 31 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

32 Style Caractéristiques Exemple contemporary user cohort is the Net Gen, whose members demonstrate distinctly different communication and information seeking behaviors from older cohorts. The results of online surveys with virtual reference service (VRS) users and non-users provide fresh insights for the improvement and integration of new technologies and services to better meet the needs of Net Gen academic library users. URL: /connaway-acrl-2009.pdf 'File' Attachments: internal-pdf://connaway-acrl /connaway-acrl-2009.pdf Si votre style bibliographique ne s affiche pas dans le menu déroulant des styles : Sélectionnez l option Select Another Style dans le menu déroulant. Sélectionnez le style souhaité dans la liste qui apparaît et cliquez sur Choose. Advenant le cas où le style n est pas présent dans cette fenêtre, vous devrez le télécharger à partir du site EndNote dans votre répertoire EndNote nommé Styles. (Voir début de cette section) 6. Modifier un style bibliographique EndNote recommande de modifier un style bibliographique plutôt qu en créer un nouveau. Il est en effet plus simple de partir d un style existant s apparentant à notre besoin et qui ne nécessite que quelques changements mineurs. Cette section présentera quelques fonctions permettant de modifier un style bibliographique, notamment dans le cas d une bibliographie. Pour les autres, consultez le manuel d EndNote EndNote 6. Modifier le modèle du style (Template) Les «Templates» sont en fait les modèles de mise en forme déterminés pour chacun des types de documents (Reference Types) (article de périodique, livre, chapitre de livre, etc.). Ce sont les «Templates» qui indiquent à EndNote comment il doit présenter les éléments bibliographiques associés à chaque type de document dans une bibliographie. Dans l exemple ci-contre, la fenêtre permet de visualiser les modèles de mise en forme pour les types de documents suivants : article de périodique, livre, actes de conférence et chapitre de livre. 32 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

33 Ainsi, dans une bibliographie qui utiliserait le modèle de présentation Auteur-date, un livre serait présenté de la façon suivante : Pour effectuer une modification du modèle, suivez la procédure suivante : Cliquez sur : Edit > Output Styles > Output Style Manager Sélectionnez le style à modifier et cliquez sur le bouton Edit. Sous l intitulé Bibliography, à gauche de la fenêtre qui apparaît, sélectionnez la rubrique Template. Notez les principaux éléments qu on y trouve dans la figure suivante : 33 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

34 Modification des attributs des champs (format, police, etc.) Ajout de champs Les noms de champs Éléments que l on peut modifier : la ponctuation et quelques mots ajoutés manuellement dans le style. FIGURE 1 - RUBRIQUE «TEMPLATE» (MODELE) Vous pouvez ajouter des champs avec la fonction Insert Field ou encore mettre en italique un titre. Fermez la fenêtre en cliquant sur le X de la fenêtre et indiquez un nouveau nom à votre style avant de l enregistrer. 5. Dans la fenêtre principale d EndNote, sélectionnez votre nouveau style. Vous pouvez vérifier dans l onglet Preview les changements apportés. 34 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

35 6. Modifier la liste des auteurs et éditeurs Notez que pour les rubriques sur les éditeurs (Editors et Editor Name), on retrouve à peu de chose près les mêmes possibilités de modification que l auteur. Cliquez sur : Edit > Output Styles > Output Style Manager Sélectionnez le style à modifier et cliquez sur le bouton Edit. Sous l intitulé Bibliography, à gauche de la fenêtre qui apparaît, sélectionnez la rubrique Author List. Notez les différents paramètres que vous pouvez modifier avec l aide de la figure Pour indiquer la façon de séparer les auteurs les uns des autres. Pour lister tous les auteurs Pour ne lister que le nombre souhaité d auteurs et ajouter une formule telle que et al. Pour lister 8 auteurs et plus. Pour les prochains documents du même auteur, faire de même ou ne pas tenir compte des spécifications de la liste d auteurs ou encore remplacer les auteurs par un signe particulier. FIGURE 2 - RUBRIQUE «AUTHOR LISTS» (LISTE D AUTEURS) Fermez la fenêtre en cliquant sur le X de la fenêtre et indiquez un nouveau nom à votre style avant de l enregistrer. Dans la fenêtre principale d EndNote, sélectionnez votre nouveau style. Vous pouvez vérifier dans l onglet Preview les changements apportés. 35 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

36 6. Modifier le format des noms des auteurs et des éditeurs. Notez que pour les rubriques sur les éditeurs (Editors et Editor Name), on retrouve à peu de chose près les mêmes possibilités de modification que l auteur. Cliquez sur : Edit > Output Styles > Output Style Manager Sélectionnez le style à modifier et cliquez sur le bouton Edit. Sous l intitulé Bibliography, à gauche de la fenêtre qui apparaît, sélectionnez la rubrique Author Name. Notez les paramètres que vous pouvez changer dans la figure suivante. Le format du premier auteur de la liste Le format des autres auteurs de la liste Mettre le nom en majuscules ou en petites majuscules Mettre le nom complet ou avec initiales FIGURE 3 - RUBRIQUE "AUTHOR NAME" (NOM DE L AUTEUR) Fermez la fenêtre en cliquant sur le X de la fenêtre et indiquez un nouveau nom à votre style avant de l enregistrer. Dans la fenêtre principale d EndNote, sélectionnez votre nouveau style. Vous pouvez vérifier dans l onglet Preview les changements apportés. 6. Modifier la disposition de la bibliographie (Layout) Cliquez sur : Edit > Output Styles > Output Style Manager Sélectionnez le style à modifier et cliquez sur le bouton Edit. Sous l intitulé Bibliography, à gauche de la fenêtre qui apparaît, sélectionnez la rubrique Layout. Notez les paramètres que vous pouvez changer dans la liste d Insert Field. 36 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

37 À la fin ou au début de chaque référence, il est possible d ajouter des éléments: + fin de paragraphe (End Of Paragraph), + alinéas (Tab), + espace forcé (Forced Separation), + lien avec le texte adjacent (Link Adjacent Text), + citation, + types de documents, mots-clés, résumés, notes, numéro, etc. FIGURE 4 - RUBRIQUE "LAYOUT" Pour mettre un interligne dans votre bibliographie entre deux références : Cliquez sur Insert Field de la section End each reference with : et sélectionnez End Of Paragraph. Fermez la fenêtre en cliquant sur le X de la fenêtre et indiquez un nouveau nom à votre style avant de l enregistrer. Dans la fenêtre principale d EndNote, sélectionnez votre nouveau style. Effectuez une bibliographie automatique pour vérifier le changement [cf. section 13] Modifier l ordre des références dans la bibliographie Cliquez sur : Edit > Output Styles > Output Style Manager Sélectionnez le style à modifier et cliquez sur le bouton Edit. Sous l intitulé Bibliography, à gauche de la fenêtre qui apparaît, sélectionnez la rubrique Sort Order. Notez les paramètres que vous pouvez changer dans la figure 5 suivante : 37 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

38 Affichage dans l ordre où les références ont été citées dans le document Affichage en ordre d auteurs et ensuite de titres Affichage en ordre d auteurs, d années et de titres Affichage en ordre du premier auteur, de l année et des autres auteurs Affichage en ordre du premier auteur, de numéro des autres auteurs et d année FIGURE 5 - RUBRIQUE " SORT ORDER" (ORDRE DE TRI) Fermez la fenêtre en cliquant sur le X de la fenêtre et indiquez un nouveau nom à votre style avant de l enregistrer. Dans la fenêtre principale d EndNote, sélectionnez votre nouveau style. Effectuez une bibliographie automatique pour vérifier le changement [cf. section 13]. 7. Citer dans un document Ms Word 7. Insérer des références Un des principaux avantages d EndNote est l insertion de références dans un document MS Word. Cette application est possible grâce à la fonction Cite While You Write. Celle-ci permet, au moment de la rédaction d un document MS Word, d insérer automatiquement des références provenant d une bibliothèque EndNote. L insertion de références «en direct» est possible seulement avec MS Word. Toutefois, d autres logiciels tels que LaTeX et Open Office offrent la possibilité d importer dans un document une bibliographie créée avec EndNote. Comme pour tout type de document créé avec un éditeur de texte, il est fortement recommandé de procéder à des copies de sauvegarde (clé USB entre autres) à intervalles très réguliers pour chacun des documents pour lesquels vous utilisez la fonction Cite While You Write. 38 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

39 7. La fonction Cite While You Write (CWYW) La fonction CWYW (Cite While You Write) permet à l utilisateur d insérer automatiquement des références provenant d une bibliothèque EndNote au moment de la rédaction d un document dans MS Word. CWYW est fourni avec EndNote et s installe automatiquement dans MS Word. Les commandes CWYW sont représentées dans MS Word sous l onglet EndNote X6 ainsi que dans la barre d outils EndNote. Légende des commandes CWYW dans MS Word (EndNote X6) Commande dans le groupe Citations Description Rechercher des références dans EndNote afin de les insérer dans le document Word. Insérer un commentaire. Insérer la citation sélectionnée dans la bibliothèque EndNote. Rechercher une référence dans EndNote qui contient une figure afin de l insérer dans le document Word. Accéder à EndNote. Modifier une citation en corps de texte à partir de Word. Après avoir sélectionné des références dans Word, il est possible d aller directement les modifier dans votre bibliothèque EndNote. Permettre de sélectionner le style bibliographique retenu. Mettre à jour et mettre en forme la bibliographie, les citations en corps texte et les notes de bas de page selon le style bibliographique choisi dans EndNote Supprimer le format du style bibliographique sélectionné. Enregistrer une copie du document sans les références formatées selon le style bibliographique choisi. Les citations et la bibliographie sont enregistrées en format texte. Convertir les références faites avec le logiciel Reference Manager dans EndNote. Convertir les références de Word 2007 dans 39 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

40 Commande dans le groupe Citations Description EndNote. En cliquant sur la flèche en coin, on accède à la fenêtre Format Bibliography qui permet de revoir et de corriger la mise en forme de la bibliographie. 7. Mettre en forme automatiquement le CWYW Lorsque vous insérez une référence dans un document MS Word avec les commandes CWYW, cette dernière peut être représentée par une citation en corps de texte, une note de bas de page, une note de fin et une bibliographie. Par défaut, avec CWYW, la citation et la bibliographie sont mises en forme automatiquement à chaque ajout d une référence dans un document MS Word. La mise en forme automatique de CWYW peut toutefois être désactivée. Quand activer la mise en forme automatique? Lorsque votre document contient un petit nombre de références, il est préférable de conserver active la mise en forme automatique de CWYW. Cette fonction est très efficace et vous évite de mettre en forme manuellement vos références. Exemple de résultat : (Connaway, Radford, & Williams, 2009; Prégent, Bernard, & Kosanitis, 2009) Quand désactiver la mise en forme automatique? Lorsque votre document contient un grand nombre de références, il est préférable de désactiver la mise en forme automatique de CWYW puisque cette fonction alourdit votre document. L insertion de références est donc plus rapide lorsque la mise en forme automatique est désactivée étant donné que la bibliographie n est pas générée automatiquement dès l insertion de nouvelles références. Vous devrez toutefois, comme expliqué ci-dessous, mettre en forme manuellement vos références une fois la rédaction terminée. Vous verrez alors apparaître la bibliographie à la fin du document selon le style bibliographique choisi. Exemple de résultat : {Connaway, #17 ; Prégent #22} Pour désactiver la mise en forme automatique : Cliquez sur la flèche en coin du groupe Bibliography de l onglet EndNote de MS Word. Choisissez l onglet Instant Formatting. Cliquez sur Turn Off. Cliquez sur OK. 40 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

41 Pour mettre en forme manuellement les références : Cliquez sur la flèche en coin du groupe Bibliography de l onglet EndNote de MS Word. Choisissez l onglet Instant Formatting. Cliquez sur Turn On. Cliquez sur OK. 7. Citer en corps de texte La citation en corps de texte est créée dès l insertion d une référence dans un document MS Word. Cette citation permet de repérer facilement l énoncé cité dans le texte. La forme de la citation est déterminée par le style bibliographique sélectionné dans EndNote (APA, MLA, Chicago, etc.). Dès la création d une citation en corps de texte, la référence correspondante est insérée dans la bibliographie. Exemple : En effet, les différents guides de rédaction bibliographique décrivent plusieurs types de documents qui peuvent se présenter sur divers supports (manuscrits, imprimés, microformes, etc.), mais ne tiennent pas encore compte de la documentation électronique. (Caron, 2000) Bibliographie Caron, R. «Comment citer un document électronique?». In Université Laval. Bibliothèque. Site de la Bibliothèque de l Université Laval, [En ligne]. (Page consultée le 3 novembre 2010) Référence insérée dans la bibliographie Démarrez EndNote et ouvrez la bibliothèque souhaitée. Démarrez Microsoft Word et ouvrez le document dans lequel vous désirez insérer les références. Positionnez le curseur à l endroit où la référence doit être insérée dans le document (dans le texte, dans une note de bas de page, etc.). Cliquez sur Go to EndNote de l onglet EndNote. Sélectionnez la référence. Cliquez sur le bouton Insert Citation. Retournez dans votre document Word. Inscrire le titre de la bibliographie Citation en corps de texte Vous verrez alors apparaître la citation en corps de texte là où était situé votre curseur ainsi que la bibliographie à la fin de votre document. Vous pouvez insérer des références provenant de plusieurs bibliothèques EndNote dans un même document MS Word. Pour ce faire, il suffit d ouvrir toutes les bibliothèques EndNote et de suivre les étapes énumérées ci-dessus. EndNote recommande toutefois de rassembler toutes vos références sous une seule bibliothèque ce qui facilite l insertion de celles-ci dans un document MS Word. 41 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

42 7. Réaliser des citations multiples en corps de texte EndNote offre la possibilité d insérer plusieurs références au même endroit dans un document MS Word. Les références apparaissent alors dans la même citation en corps de texte et sont triées selon le style bibliographique sélectionné. Il est possible d insérer jusqu à 50 références à l intérieur de la même citation. Voici l ordre de tri pour les quatre styles bibliographiques généraux : Styles généraux Annotated Author-Date Numbered Show All Fields Ordre de tri Les références sont triées par ordre chronologique selon la date de publication. Les références sont triées par ordre chronologique selon la date de publication. Les références sont triées par ordre d insertion dans le document. Les références sont triées par ordre d insertion dans le document. Pour connaître l ordre de tri des autres styles bibliographiques : Ouvrez EndNote. Cliquez sur le menu Edit > Output Styles > Open Style Manager. Sélectionnez un style et cliquez sur le bouton Edit dans la fenêtre d édition du style. Sélectionnez la rubrique Sort Order sous l intitulé Citations. 5. Notez l ordre de tri et fermez les deux fenêtres de gestion et d édition du style bibliographique Références en note de bas de page et en note de fin EndNote offre la possibilité d insérer une référence à l intérieur d une note de bas de page ou d une note de fin créée avec MS Word. La référence s affiche selon le style bibliographique sélectionné. Elle apparaît dans la note de bas de page ainsi que dans la bibliographie. Pour insérer une référence dans une note de bas de page, vous n avez qu à positionner le curseur dans la note de bas de page de votre document MS Word et suivre les étapes énumérées à la section Modifier des références insérées dans un document MS Word Dès que vous modifiez des références citées dans un document MS Word à partir de votre bibliothèque EndNote, les changements sont automatiquement pris en compte par MS Word. Vous pouvez modifier les éléments bibliographiques d une référence EndNote insérée dans un document MS Word en tout temps. Toutefois, EndNote recommande de ne pas modifier manuellement la référence ou la bibliographie puisque les changements ne seront pas enregistrés dans votre document. Il est préférable de modifier les références à partir de votre bibliothèque EndNote ou encore d effectuer les commandes proposées ci-dessous afin de conserver votre bibliographie et vos citations fonctionnelles. 42 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

43 7. Mettre à jour des références Si vous désirez modifier une référence, il est préférable de le faire à partir de votre bibliothèque EndNote. Lorsque les changements nécessaires ont été enregistrés dans vote bibliothèque EndNote, les corrections sont par la suite apportées à votre bibliographie avec la fonction Format Bibliography. 5. Démarrez EndNote et ouvrez la bibliothèque souhaitée. Dans EndNote, sélectionnez la référence que vous désirez modifier et ouvrez le formulaire de saisie. Modifiez la référence et fermez le formulaire de saisie. Retournez dans MS Word : Tools > Cite While You Write [CWYW] > Return to Word Processor ou encore cliquez sur l icône. Dans le document MS Word, cliquez sur Update Citations and Bibliography. La bibliographie est mise à jour. 7. Ajouter ou soustraire du texte dans une citation en corps de texte Il est possible de modifier une citation en corps de texte directement à partir de votre document MS Word. Cette fonctionnalité d EndNote peut être particulièrement utile lorsque vous désirez, par exemple, soit ajouter dans la citation en corps de texte le numéro de la page correspondant au document cité, ou soit enlever le nom de l auteur dans le cas où le nom de ce dernier est déjà mentionné dans la citation. Dans un tel cas, il est de mise de ne faire apparaître que l année dans la citation. Il est à noter que les modifications ainsi apportées à la citation en corps de texte ne sont pas prises en compte dans la bibliographie. Exemple : Dans le document MS Word, cliquez sur la citation en corps de texte de votre choix. Le curseur devrait alors clignoter et la citation devrait s afficher en surbrillance telle qu illustrée ici : Citation en corps de texte qui doit être modifiée étant donné que le nom de l auteur est déjà mentionné dans le texte. Selon Rosaire Caron (Caron, 2000), les différents guides de rédaction bibliographique décrivent plusieurs types de documents qui peuvent se présenter sur divers supports (manuscrits, imprimés, microformes, etc.), mais ne tiennent pas encore compte de la documentation électronique. Cliquez sur Edit & Manage Citation(s) dans l onglet EndNote. La fenêtre d édition apparaît à l écran. Vous pouvez alors ajouter ou soustraire du texte dans la citation en corps de texte. Une fois les modifications effectuées à la citation, cliquez sur OK. 43 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

44 Exemple : Selon Rosaire Caron (2000), les différents guides de rédaction bibliographique décrivent plusieurs types de documents qui peuvent se présenter sur divers supports (manuscrits, imprimés, microformes, etc.), mais ne tiennent pas encore compte de la documentation électronique. Bibliographie Notez que la référence est demeurée intacte dans la bibliographie Caron, R. «Comment citer un document électronique?». In Université Laval. Bibliothèque. Site de la Bibliothèque de l Université Laval, [En ligne]. (Page consultée le 3 novembre 2010) Dans cette même fenêtre d édition, vous pouvez modifier la citation selon les indications suivantes : Fonction Display as Author (Date) Exclude Author Exclude Year Exclude Author and Year Bibliography only Préfix Suffix Pages Description En sélectionnant cette fonction dans la liste déroulante, seule la date sera entre parenthèse. En sélectionnant cette fonction dans la liste déroulante, le nom de l auteur est supprimé de la citation. En sélectionnant cette fonction dans la liste déroulante, l année de publication est supprimée de la citation. En sélectionnant cette fonction dans la liste déroulante, le nom de l auteur et l année de publication est supprimée de la citation. En sélectionnant cette fonction dans la liste déroulante, cette référence n apparaîtra que dans la bibliographie. Écrire du texte ici permet d ajouter du texte au début de la citation. Écrire du texte ici permet d ajouter du texte à la fin de la citation. Le numéro de page entré permet de mettre la page correspondante du document cité. 7. Effacer une référence citée Il est préférable de suivre cette procédure pour s assurer que la référence est définitivement effacée de votre document. Dans le document MS Word, cliquez sur la citation en corps de texte de votre choix. Le curseur devrait alors clignoter et la citation devrait s afficher en gris. 44 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

45 Cliquez sur Edit & Manage Citation(s) dans l onglet EndNote. Dans la liste déroulante Edit Reference, cliquez sur Remove Citation. La citation en corps de texte et la référence correspondante dans la bibliographie devraient alors disparaître. 7. Générer une bibliographie Cite While You Write (CWYW) La fonction Cite While You Write permet, au moment de la rédaction d un document MS Word, de générer automatiquement une bibliographie à la fin du document au fur et à mesure que vous insérez des références dans Word. Cette fonction peut toutefois être désactivée. Pour plus de détails sur la mise en forme automatique de la fonction CWYW, consultez la section Modifier la mise en forme Une fois la bibliographie créée avec la fonction CWYW, vous pouvez modifier sa mise en forme. Dans l onglet EndNote de MS Word, cliquez sur la flèche en coin du groupe Bibliography. La fenêtre EndNote Format Bibliography apparaît à l écran. Sélectionnez l onglet Layout. Effectuez les modifications souhaitées et cliquez sur le bouton OK. Voici les modifications que vous pouvez effectuer : Fonction Font and Size Bibliography title Text Format Star with bibliography number First line indent and Hanging indent Line spacing et Space after Description Il est possible de modifier le format du texte tant par la police que par la grosseur du caractère. Permet d indiquer le titre souhaité à la bibliographie. Ce bouton permet d indiquer le format du titre de la bibliographie. Dans le cas où l on désire numéroter la bibliographie, ce champ permet d indiquer à quel numéro elle démarrera. Permet d indenter la première ligne de la référence bibliographique selon l espace désiré. Permet d indiquer l espace entre les références et l espace après la référence. 7. Ajouter des références non citées dans la bibliographie Il est possible d insérer quelques références supplémentaires dans la bibliographie sans toutefois les avoir citées dans le corps de texte. Dans ce cas, la procédure la plus simple est la suivante. 45 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

46 5. 6. Positionnez le curseur à n importe quel endroit de votre document. Cliquez sur le bouton Insert Citation dans l onglet EndNote de Word. Indiquez un mot-clé (premières lettres du nom de l auteur par exemple) dans le champ de recherche et cliquez sur le bouton Find. Sélectionnez la référence dans la liste. Cliquez sur la flèche du bouton Insert pour faire apparaître le menu contextuel. Cliquez sur Insert in Bibliography Only. 7. Déplacer la bibliographie CWYW La fonction CWYW crée toujours la bibliographie à la fin du document. Vous pouvez toutefois déplacer cette bibliographie à votre guise. EndNote enregistrera la bibliographie à l endroit où vous l avez déplacée. 7. Sélectionnez la bibliographie en entier afin d inclure les codes cachés d EndNote. Dans l onglet Accueil, cliquez sur l icône du ciseau (Couper) dans le groupe Presse-papiers. Positionnez votre curseur à l endroit où vous souhaitez déplacer votre bibliographie. Dans l onglet Accueil, cliquez sur l icône nommée Coller du groupe Presse-papiers. 7. Générer une bibliographie indépendante avec la fonction «Copier-coller» La fonction Copier-coller permet de générer une bibliographie indépendante dans MS Word à partir d une bibliothèque EndNote. Cette fonctionnalité d EndNote est utile lorsque vous désirez transmettre uniquement une bibliographie à un collègue par exemple. 7. Créer une bibliographie indépendante Lors de la création d'une bibliographie indépendante, l'utilisateur peut créer une bibliographie basée sur toutes les références d'une bibliothèque EndNote ou à partir de quelques références seulement. 5. Sélectionnez les références à inclure dans votre bibliographie. Pour afficher quelques références, cliquez sur les références tout en maintenant la touche CTRL de votre clavier. Ensuite, cliquez sur : References > Show selected References Pour afficher toutes les références, cliquez sur : References > Show All References Sélectionnez le style bibliographique souhaité [cf. section 6]. Cliquez sur : Edit > Copy Formatted Démarrez MS Word et insérez les références dans votre nouveau document avec la fonction Coller. Modifiez, s il y a lieu, la mise en forme de la bibliographie indépendante en suivant les instructions décrites à la section Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

47 7. Modifier la mise en forme d une bibliographie indépendante Il est fort probable qu en générant une bibliographie indépendante, la mise en page de votre bibliographie présente quelques déficiences. À titre d exemple, voici un extrait d une bibliographie indépendante présentée selon le style bibliographique Auteur-date : En regardant la bibliographie dans MS Word, il est facile de constater qu il n y a aucun espace entre chacune des références. De plus, la seconde référence (Adesky) semble présenter un problème puisque certains éléments sont présentés sur plus d une ligne plutôt qu à la suite l un de l autre. En ouvrant cette référence dans la bibliothèque EndNote, on note un problème de disposition des éléments bibliographiques dans les champs City et Publisher. Puisque dans ces champs les éléments bibliographiques sont disposés sur deux lignes, c est la raison pour laquelle ces éléments sont présentés sur plus d une ligne dans la bibliographie. Pour régler ce problème dans la bibliographie, il suffit de faire en sorte que les éléments bibliographiques contenus à l intérieur des champs City et Publisher soient sur une même ligne telle que présentée ci-contre : Avant la correction de la référence City Paris Montréal Publisher L Harmattan ; L Harmattan Inc. Après la correction de la référence City Paris, Montréal Publisher L Harmattan ; L Harmattan Inc. Après avoir corrigé l erreur, il suffit de copier/coller à nouveau votre bibliographie et vous constaterez que la référence apparaît maintenant correctement à l écran. 47 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

48 Il ne vous reste plus qu à régler le problème des espacements entre les références. Pour corriger ce problème, vous devez éditer le fichier correspondant au style bibliographique que vous avez utilisé pour formater la bibliographie. Dans l exemple qui nous concerne, il s agit du style bibliographique Auteur-date. Pour éditer le style bibliographique [«Auteur-date»] : Dans EndNote, cliquez sur : Edit > Output Styles > Open Style Manager. Sélectionnez le style désiré Author-Date. Cliquez sur le bouton Edit. Sous l intitulé Bibliography, sélectionnez l option Layout. Cette option vous permet, entre autres, de signaler à EndNote que vous souhaitez provoquer une fin de paragraphe (espacement) après chaque référence. Sous l option End each reference with : appuyez sur le bouton Insert Field et sélectionnez End of Paragraph. Vous verrez apparaître le code de fin de paragraphe. Cliquez sur File > Save As. Inscrivez un nom de fichier différent de celui correspondant au fichier original (Author-Dateens). N.B. Il est fortement recommandé d enregistrer le fichier modifié sous un nom différent (Author-Dateens) de celui correspondant au fichier original (Author-Date.ens) afin de pouvoir revenir à votre fichier initial en cas de problème. 8. Assurez-vous d être dans le sous-répertoire Styles du répertoire EndNote et appuyez ensuite sur le bouton Enregistrer. Après avoir apporté cette correction au fichier du style bibliographique, il vous suffit de copier/coller à nouveau votre bibliographie et vous constaterez qu il y a maintenant un espacement entre chaque référence de la bibliographie. 48 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

49 Toute modification apportée au style bibliographique est prise en compte chaque fois que vous présentez les références de votre bibliothèque EndNote avec ce style. Ainsi, dans le cas d une bibliographie générée avec la fonction Cite While You Write (CWYW), il se pourrait que vous vous retrouviez avec un espacement trop grand dépendamment de l interligne déterminé sous l onglet Layout dans la fenêtre de mise en forme de la bibliographie [cf. section 7.1]. Dans un tel cas, pour éviter un trop grand espacement entre les références, il vous faut soit sélectionner l interlignage approprié sous l onglet Layout dans la fenêtre de mise en forme de la bibliographie, ou soit enlever le code de fin de paragraphe sous l option Layout dans le fichier du style bibliographique employé (Author-Date dans ce cas-ci). Mise en forme spécifique Il peut survenir des situations où vous souhaitez que la cote du document soit présentée dans la bibliographie indépendante pour chacune des références où cet élément d information est disponible. Il faut alors modifier le style bibliographique que vous utilisez pour générer la bibliographie indépendante afin d y ajouter ce paramètre. Dans l exemple qui nous concerne, c.-à-d. le style bibliographique Auteur-date, il faut paramétrer le style bibliographique de manière à ce que la cote, lorsqu elle est disponible, soit présentée avec les références. Pour ce faire, vous devez éditer le style bibliographique et modifier les modèles de mise en forme (templates) des types de documents pour lesquels vous voulez que la cote soit ajoutée. Pour éditer le style bibliographique [«Auteur-date»] : Cliquez sur : Edit > Output Styles > Open Style Manager. Sélectionnez le style désiré Author-Date. Cliquez sur le bouton Edit. Une fenêtre apparaît à l écran, laquelle vous permet de modifier les paramètres du style bibliographique sélectionné Auteur-date. Sous l intitulé Bibliography, sélectionnez l option Templates. Les «Templates» sont en fait les modèles de mise en forme déterminés pour chacun des types de documents (Reference Types) (article de périodique, livre, chapitre de livre, etc.). Pour en savoir plus sur la façon de modifer un modèle, rendez-vous à la section 6. Si pour chacun des livres de votre bibliographie vous souhaitez que la cote soit clairement présentée sur une ligne individuelle sous chacune des références avec la mention Cote :, vous devriez modifier le modèle déjà existant associé au format des livres Book en suivant les étapes ci-dessous : 5. Positionnez le curseur après le point du champ Publisher et appuyez sur le bouton Insert Field. Sélectionnez l option End Of Paragraph. Cette commande indique à EndNote qu il devra provoquer un retour force à la marche après avoir présenté le nom de l éditeur (Publisher). Pour mettre en retrait la cote (afin de laisser en évidence le nom de l auteur), cliquez sur Insert Field et sélectionnez l option Tab. Tapez ensuite Cote: (sans espace entre le : et le mot). Cliquez sur Insert Field et sélectionnez Link adjacent Field. 49 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012

50 6. Cliquez à nouveau sur Insert Field.et sélectionnez le champ EndNote dans lequel vous indiquez habituellement votre cote dans votre bibliothèque EndNote (souvent appelé Call Number). Après avoir apporté ces corrections au modèle Book du style bibliographique Author-Date, il vous suffit de copier /coller à nouveau votre bibliographie [cf. section 7.1] et vous constaterez que la cote apparaît maintenant sous chacune des références de la bibliographie et ce, sur une ligne individuelle. Pour plus de détails sur la modification des styles bibliographiques ou sur les caractères employés dans la mise en forme des styles, référez-vous à la section Imprimer une bibliographie indépendante Vous pouvez également créer une bibliographie indépendante sans avoir à l exporter dans un logiciel de traitement de texte tel que MS Word. Cette fonctionnalité d EndNote peut être utile afin de créer et d imprimer rapidement une bibliographie. Sélectionnez les références à inclure dans votre bibliographie. Pour afficher quelques références, cliquez sur les références tout en maintenant la touche CTRL de votre clavier. Ensuite, cliquez sur : References > Show selected References. Pour afficher toutes les références, cliquez sur : References > Show All References. Assurez-vous que toutes les références à imprimer apparaissent en surbrillance. Sélectionnez le style bibliographique souhaité [cf. section 6]. Cliquez sur : File > Print. 50 Guide d utilisation EndNote X6 - Automne 2012