Charte pour la commission d exonération et de remboursement des droits d inscription Vu le décret n 84-13 du 05 janvier 1984, Vu l avis du conseil des études et de la vie universitaire du 05 avril 2013, Vue la décision du conseil d administration du 26 avril 2013, Vue la décision du conseil d administration du 26 septembre 2014 portant sur les modifications du nom du service gestionnaire et les voies et délais de recours, Préambule La commission d exonération et de remboursement des droits d inscription est créée dans le but d étudier les demandes individuelles et exceptionnelles d exonération ou de remboursement des droits d inscription des étudiants en formation initiale. Selon le décret cité en référence, certains étudiants sont exonérés de plein droit du paiement des droits de scolarité dans les universités. Les étudiants qui en font la demande peuvent bénéficier de la même exonération en raison de leur situation personnelle, notamment les réfugiés et les travailleurs privés d emplois. Les décisions d exonération sont prises par le Président de l Université en application des critères généraux fixés par la Commission de Formation et de Vie Universitaire et dans la limite de 10% des étudiants inscrits en formation initiale, non compris les personnes pouvant en bénéficier de plein droit. Les demandes d exonération pour les étudiants inscrits en doctorat ne pourront être traitées par cette commission en raison de l existence d une commission propre aux doctorants. Il est entendu que l exonération ou le remboursement correspondent au montant des frais de scolarité pour l année universitaire hors frais de sécurité sociale et de médecine préventive. Seront remboursés : les frais de scolarité de formation initiale en fonction du cursus choisi, la cotisation FSDIE et la part bibliothèque. Cette charte vise à la mise en place d une commission, destinée à étudier et à statuer sur les dossiers de demande d exonération ou de remboursement qui lui seront soumis et à la fixation de critères d éligibilité servant de base à l étude des dossiers sans préjudice de la suite à donner à chaque dossier. Article 1 : La Commission 1-1 Composition La commission est composée comme suit : Le Président de l université La Directrice Générale des Services Un des enseignants délégué à l aide sociale, au tutorat et au handicap ou autre domaines relevant de la délégation vie étudiante Le Vice-Président étudiant Le chef du pôle Vie Etudiante 1
Le chef du pôle Scolarité et Pédagogie ou son adjoint Le chef du Service des Bourses Deux étudiants élus au Conseil d Administration ou leurs suppléants Deux étudiants élus à la Commission de Formation et de Vie Universitaire ou leurs suppléants Deux assistantes sociales du CROUS déléguées à Paris-Sorbonne En cas d absence, chaque membre a la possibilité de donner mandat à un autre membre de la commission pour voter en son nom. 1-2 Convocation Le Service des Bourses se charge de réunir la commission et de fixer une date selon les disponibilités et l affluence des demandes. La date de la commission sera publiée au minimum 15 jours à l avance à destination des étudiants sur l ENT. Les convocations sont réalisées et envoyées par le Service des Bourses dans un délai de 10 jours minimum avant la commission. 1-3 Attributions et fonctionnement La commission se réunit sur convocation du Service des Bourses. Elle rend un avis motivé sur les demandes d exonération ou de remboursement selon les justificatifs fournis par l étudiant. Cet avis permet au Président de l université de prendre sa décision. La commission est présidée par le Président ou en son absence par l enseignant délégué à l Aide Sociale. La commission se réunit sans condition de quorum. Les décisions sont adoptées à la majorité absolue. En cas d égalité des voix, la décision du président prime. Tous les membres de la commission ont voix délibérative. Les personnes invitées pour les besoins de la commission ne pourront en aucun cas voter. Les membres de la commission s engagent à assurer la confidentialité des documents distribués et sont soumis au secret des délibérations. Article 2 : Organisation 2-1 Dépôt et instruction des dossiers Le Service des Bourses gère les dossiers et leur suivi et convoque la commission. Le Service des Bourses reçoit les demandeurs et apprécie l éligibilité du dossier selon les critères définis à l article 3-3. Seul le Service des Bourses est habilité à distribuer et instruire les dossiers. Les demandeurs devront obligatoirement présenter et retourner leur demande d aide au Service des Bourses. Les dossiers seront présentés de façon anonyme et résumée lors de la commission par le chef du Service des Bourses. Un récapitulatif de la situation personnelle et universitaire sera présenté afin de justifier la demande. Seuls les dossiers complets seront présentés à la commission. Les membres peuvent demander le report de l étude d un dossier s ils jugent que celui-ci manque de précisions pour rendre un avis objectif. Un étudiant ne peut demander d exonération qu une fois par année universitaire. 2-2 Calendrier Les demandes d exonération feront l objet d une réunion de la commission en début d année universitaire uniquement ; cette commission devra se réunir avant la date officielle de fin des inscriptions administratives afin de permettre aux étudiants de présenter la décision d exonération lors de leur inscription administrative. 2
Passé ce délai, les demandes concerneront les remboursements et non plus les exonérations. Selon le nombre de demandes, la commission peut être convoquée à trois reprises afin d y répondre. Compte tenu des délais de traitement, les demandes d exonération ou de remboursement devront être déposées avant la date de fin officielle du premier semestre (date renseignée sur le calendrier universitaire officiel). Passé ce délai, les demandes ne seront plus prises en compte. Le Service des Bourses veillera à organiser les commissions selon l affluence de dossiers. Article 3 : Traitement des Dossiers 3-1 : pièces justificatives Chaque demandeur devra fournir les pièces suivantes pour permettre l étude de son dossier par la commission au plus tard 24 heures avant la date de la commission. Une lettre explicative dans laquelle sont précisés les motifs de la demande et la situation personnelle du demandeur. Un Curriculum Vitae complet retraçant la situation professionnelle ainsi que la situation universitaire. Les résultats aux examens et les diplômes. Tout document susceptible d expliquer une situation financière difficile (relevés des charges, fiches de salaire, dernière fiche d imposition personnelle ou familiale, relevé de prêts éventuels, ). Une pièce d identité (pour les demandes de remboursement, la carte d étudiant suffira). Une attestation de paiement des droits d inscription et un RIB pour une demande de remboursement. Pour les étudiants en situation de handicap, un justificatif faisant apparaître le pourcentage reconnu d invalidité. 3-2 : Les exonérations Comme cela a été précisé, l exonération peut être accordée de plein droit (cas énumérés par l article 2 du décret), ou lorsqu un étudiant en fait la demande en raison de sa situation. Les exonérations de plein droit Les cas suivants sont exonérés des frais de scolarité de droit : Les pupilles de la nation. Les bénéficiaires d une bourse d enseignement accordée par l État. Les exonérations faisant suite à une demande de l étudiant après examen en commission Les cas suivants peuvent s ils en font la demande en raison de leur situation personnelle être exonérés des frais d inscription en application des critères généraux fixés par le conseil d administration : Les réfugiés politiques Les travailleurs privés d emploi (qui ne font pas partie de la formation continue) Les étudiants en situation de handicap dont le pourcentage d invalidité est égal ou supérieur à 80%. 3
Les étudiants non boursiers L exonération est accordée dans la limite de 10% des étudiants inscrits (hors étudiants boursiers). Il ne peut donc pas être fait une application stricte de ces critères prédéfinis, dès lors qu il n est pas possible de prévoir par anticipation la proportion d étudiants inscrits concernés. 3-3 : Le remboursement Dès lors que l étudiant s est acquitté des droits d inscription la demande d exonération implique un remboursement. Le remboursement inclut donc les mêmes cas que l exonération. Article 4 : Les critères de refus Les critères suivants, non exclusifs, peuvent être pris en compte pour motiver un refus : Des résultats insuffisants (défaut d assiduité, triplement, ). Un quotient familial annuel supérieur à 20000, sauf en cas de ruptures familiales (le seuil de pauvreté étant fixé en 2011 par l INSEE à 11000 ). Annulation de l inscription administrative (décision du Conseil d Administration du 4 juin 2004). Etudiants de la formation continue Etudiants inscrits en Doctorat (la Maison de la Recherche possède sa propre commission) Article 5 : Modalités d exonération ou de remboursement Une fois que la commission aura validé ou non la demande, la décision sera notifiée par courrier à l étudiant dans un délai de 5 jours par le Service des Bourses. Afin de bénéficier de l exonération des droits de scolarité, l étudiant devra se munir de la décision d exonération lorsqu il se présentera pour son inscription administrative. Pour les cas de remboursement, cela suppose que les frais de scolarité ont déjà été acquittés par l étudiant. Le remboursement interviendra après la décision favorable de la commission. Le SAFSE se charge de fournir à l agence comptable dans un délai de 5 jours les documents nécessaires au traitement du remboursement (RIB et arrêté original de la décision de la commission). Le remboursement correspond au montant des frais de scolarité pour l année universitaire, à la part bibliothèque et à la cotisation FSDIE. La cotisation pour la médecine préventive ainsi que la sécurité sociale restent à la charge de l étudiant. Il est entendu que l exonération des frais d inscription est accordée dans le cas d une inscription simple ou dans le cas d une inscription en double cursus. Article 6 : Recours L étudiant dont l exonération a été refusée, peut formuler une demande de recours gracieux auprès du Président de l Université ou un recours hiérarchique auprès Madame le Ministre de l enseignement supérieur et de la recherche. L étudiant dispose d un délai de deux mois à la date d émission de la notification de refus envoyée par le Service des Bourses pour formuler une demande de recours. La commission pourra à nouveau étudier la demande si l étudiant fournit au dossier de nouveaux éléments susceptibles de réévaluer sa situation sociale et universitaire. Si l étudiant ne fournit pas de faits nouveaux à sa demande, la décision de la commission reste sans appel. 4
Le texte explicatif suivant devra apparaitre au verso des courriers de notification envoyés aux demandeurs. A défaut la notification n aura pas de valeur. Note sur les voies et les délais de recours Si l étudiant demandeur estime que la décision prise par l administration est contestable, il lui est possible dans un délai de deux mois à compter de la date de notification qui lui en sera faite : - soit de former un recours gracieux auprès de l auteur de la décision - soit de former un recours hiérarchique auprès de Madame le Ministre de l enseignement supérieur et de la recherche - soit de saisir d un recours contentieux le tribunal administratif de Paris Le recours doit être formulé par courrier papier, de préférence en recommandé avec accusé de réception. Le recours devra être motivé et seront joints, la décision contestée ainsi que les pièces nécessaires à la révision de la décision. En cas de rejet du recours gracieux ou hiérarchique, l étudiant demandeur pourra former un recours contentieux devant le Tribunal administratif de Paris dans les deux mois suivant la notification du rejet. Le silence gardé par l administration sur votre recours gracieux ou hiérarchique pendant plus de deux mois à compter de la date de réception de ce recours ferait naître une décision implicite de rejet qu il lui serait possible de contester devant le Tribunal administratif de Paris dans le délai de deux mois suivant l expiration du premier délai de deux mois. 5