Préconisations pour l'informatisation d un CDI avec BCDI 3 en réseau Windows Sommaire 1. Remarques préalables 2. Architecture générale d une installation en réseau 3. Indications techniques 4. Sauvegardes 1. Remarques préalables BCDI 3 est un logiciel professionnel de gestion de fonds documentaire, incluant un moteur de recherche puissant et évolué, gestionnaire d'une base de données relationnelles en réseau clientserveur. Il est utilisé sur plus de 16000 sites dans ses versions École, Collège/Lycée ou Médiathèque. C'est souvent le logiciel le plus lourd employé dans un établissement scolaire, et il requiert un matériel performant et fiable. Son installation au CDI doit permettre au documentaliste d effectuer sur sa base de données les opérations quotidiennes de gestion et de maintenance qui relèvent de sa responsabilité professionnelle (saisie, récupération et intégration de données diverses, sauvegardes, reconstruction d'index, paramétrages, création de bases parallèles,...). À tout moment, le documentaliste doit pouvoir accéder au logiciel serveur (pour l'arrêter éventuellement) et aux répertoires d'installation du logiciel et de ses données. Pour la maintenance du produit, il lui faudra pouvoir disposer d'un poste téléphonique fixe ou mobile à proximité immédiate du poste serveur. 2. Architecture générale d une installation en réseau Windows a. Installation d'un "petit" réseau C'est à dire de 1 à 30 postes clients sans qu'il y ait régulièrement plus de 10 postes connectés. Ceci concerne généralement les collèges. Le serveur BCDI (serveur.exe) et la base de données (data) sont installés sur le poste de gestion du documentaliste. Toutes les opérations de gestion et de maintenance du logiciel et de ses données sont effectuées sur ce poste. Le logiciel client (ClientC.exe) est installé sur chacun des postes de consultation ou de gestion (y compris le poste de gestion du documentaliste) et pointe sur le poste hébergeant le serveur BCDI. Mars 2004 / CRDP de Franche-Comté Maintenance BCDI - ccourtois@ac-besancon.fr 1/5
b. Installation d'un "plus gros" réseau L'installation précédente reste valable, mais ne concerne que les postes du CDI. Sur un serveur d'établissement on installe un second serveur BCDI avec une copie de la base du CDI. Le documentaliste met à jour cette base par copie, selon la fréquence qui lui convient. On peut automatiser cette opération (voir avec les administrateurs du réseau). Sur les postes de consultation Les clients installés au CDI sont paramétrés pour consulter en temps réel la "vraie" base installée sur le poste du documentaliste. Les autres clients installés dans l'établissement (salles informatiques, salle des profs,...) pointent sur le serveur d'établissement. c. Installation d'un "très grand" réseau L'installation précédente reste valable. Si l'installation et la maintenance du Client BCDI sur un grand nombre de postes pose problème, on peut adopter les modifications suivantes : Sur un serveur d'établissement on installe BCDI 3 Web avec une copie de la base du CDI. Pour cela, le serveur d'établissement doit être installé en serveur web. (avec Microsoft IIS, par exemple). Sur les postes de consultation Les postes de l'établissement (sauf ceux du CDI) accèdent à la copie de la base de données documentaires sur le serveur d'établissement à l'aide d'un navigateur (Microsoft Internet Explorer, par exemple). Mars 2004 / CRDP de Franche-Comté Maintenance BCDI - ccourtois@ac-besancon.fr 2/5
3. Indications techniques : matériel, logiciel, réseau a. L'équipement des postes Le poste serveur du CDI Type de microprocesseur... Pentium 3 Mémoire vive... 256 Mo Capacité du disque dur... 2 Go Carte graphique... SVGA (affichage en 800 x 600 avec 65000 couleurs) Lecteur de supports optiques... lecteur de cédérom Dispositif de sauvegarde... lecteur ZIP recommandé + autant de supports que nécessaire (cf. point 4) Imprimante... indispensable Onduleur... recommandé Système d'exploitation... Windows 98 Navigateur... Internet Explorer 4 Utilitaires... Logiciel anti-virus, utilitaire de compression/décompression, lecteur de fichier PDF,... Logiciel de bureautique... Une suite bureautique (pas obligatoirement Microsoft Office) NB : les éléments déterminants pour un bon fonctionnement en réseau seront, dans l'ordre : 1. la taille de la mémoire vive, 2. les performances du disque dur (vitesse d'accès), 3. les performances du processeur (vitesse d'horloge). Le poste client Type de microprocesseur... Pentium 2 ou Celeron Mémoire vive... 64 Mo Capacité du disque dur... 500 Mo libres Carte graphique... SVGA (affichage en 800 x 600 avec 65000 couleurs) Lecteur de supports optiques... Lecteur de cédérom Système d'exploitation... Windows 95 Navigateur... Internet Explorer 4 Utilitaires... Logiciel anti-virus Le poste de consultation avec BCDI 3 web Tout poste de travail sous Windows, Linux ou Mac disposant d'un navigateur (quel qu'il soit) permettant d'accéder aux pages du serveur web de l'établissement. Mars 2004 / CRDP de Franche-Comté Maintenance BCDI - ccourtois@ac-besancon.fr 3/5
b. L administration du réseau Protocole... TCP/IP obligatoire Câblage... Tous (compatibles TCP/IP) Port TCP/IP utilisé par BCDI... 1024 (par défaut) L'installation Sur le serveur du CDI o ce poste doit disposer d'une adresse IP fixe. Les clients seront paramétrés pour se connecter à cette adresse. o le login (ou nom d utilisateur) du documentaliste doit lui accorder des droits d'administrateur sur son poste. o l'accès au web sans restriction FTP est indispensable pour la maintenance du produit et de ses données. o la configuration d'un logiciel client de messagerie est préférable pour l'accès au compte de courriel du documentaliste (abonnement aux services de dépouillement de périodiques, etc.). o il n'est pas nécessaire (et fortement déconseillé) de partager les répertoires de BCDI. o Serveur.exe doit être exécuté au lancement de la machine ou à la demande après une opération de maintenance. Installer à cet effet un raccourci "valide" (la zone du répertoire de travail doit être renseignée) sur le bureau et dans le groupe de programmes "Démarrage". o lorsqu'on quitte une session, on ferme serveur.exe... Il est donc important de ne pas quitter la session du documentaliste, et de passer par un verrouillage (en appuyant sur les touches sur Ctrl-Alt-Suppr) en cas de nécessité. o dans le cas d'un serveur d'établissement donnant à consulter une copie de la base du CDI, installer sur le bureau un raccourci vers un fichier batch permettant d'exécuter cette copie. Sur un serveur d'établissement o ce poste doit disposer d'une adresse IP fixe. Les clients seront paramétrés pour se connecter à cette adresse. o sur un serveur sous Windows 2000, on peut installer serveur.exe en tant que service (consulter la documentation). Sinon : Serveur.exe doit être exécuté au lancement de la machine ou à la demande après une opération de maintenance. Installer à cet effet un raccourci "valide" (la zone du répertoire de travail doit être renseignée) sur le bureau et dans le groupe de programmes "Démarrage". lorsqu'on quitte une session, on ferme serveur.exe... Il est donc important de lancer (et de verrouiller éventuellement) une session ouverte en permanence sur le serveur. Sur les postes clients o installer sur le bureau un raccourci "valide" pour le Client (la zone du répertoire de travail doit être renseignée). o lorsque le client est paramétré et que l'accès au serveur est vérifié, on peut modifier les Propriétés du raccourci de façon à ce qu'il exécute directement BCDI en occultant la fenêtre de paramétrage au lancement (ajouter le paramètre /D à la cible). Mars 2004 / CRDP de Franche-Comté Maintenance BCDI - ccourtois@ac-besancon.fr 4/5
4. A propos des sauvegardes Il est obligatoire de mettre en place un système de sauvegarde professionnel ; la base de données de BCDI est le résultat de plusieurs années de travail quotidien et sa perte toujours possible serait une catastrophe pour un établissement (gaspillage des centaines d'heures consacrées à sa constitution, fonctionnement du CDI fortement perturbé,...). a. Préconisations o une sauvegarde journalière du travail sur support externe valide avec un roulement hebdomadaire (jeux de sauvegarde du lundi, du mardi, du mercredi, du jeudi, du vendredi) permet de disposer en permanence d'un état J-1, J-2, J-3, J-4 et J-5 de la base et de se protéger des incidents pouvant entraîner une destruction des données ou de leur cohérence. o une sauvegarde mensuelle du travail sur support externe valide avec un roulement trimestriel (jeux de sauvegarde du mois A, mois B et mois C) permet de disposer en permanence, même dans le pire des cas, d'un état de la base indemne de virus. Il est recommandé de stocker ces sauvegardes en un lieu sûr, à l'abri de vols éventuels. Pour tous renseignements complémentaires, veuillez vous adresser à : Christian Courtois CDDP du Territoire de Belfort 55 faubourg des Ancêtres BP 27 90000 Belfort : 03 84 36 61 80 : ccourtois@ac-besancon.fr Mars 2004 / CRDP de Franche-Comté Maintenance BCDI - ccourtois@ac-besancon.fr 5/5