Matériel Le matériel dont vous avez besoin dépend de votre organisation personnelle et de celle de votre entreprise. Vous devez pouvoir gérer vos affaires au bureau comme en déplacement. Vous devez aussi vous assurer que tous vos collaborateurs disposent des outils nécessaires pour accomplir leur travail, où qu ils se trouvent. Vos ordinateurs et votre réseau informatique deviendront vite l épine dorsale de votre entreprise. Matériel de bureau Il s agit des ordinateurs personnels utilisés pour : Traitement de texte Communication voix et données Contrôle financier et planification Comptabilité Réalisation de présentations vente et marketing Gestion de bases de données, de produits Archivage, stockage et extraction d enregistrements clients et d informations commerciales Recherche d informations sur le Web Applications de commerce électronique avec commande et paiement en ligne Prospection de clients et Marketing en ligne Programmes de formation Collaboration régionale, nationale et internationale Opportunités marketing internationales Etc. Il existe une grande diversité d ordinateurs personnels, de formes, de tailles et de configurations différentes. Il peut être difficile de s y retrouver! Pour mieux acheter, vous devez tenir compte de certains éléments : RAM (Random Access Memory) : la mémoire vive de votre ordinateur, l endroit où sont stockés de manière temporaire tous les fichiers qu il exécute lorsque vous l utilisez. Cette mémoire s efface dès que l ordinateur est éteint. Vitesse du processeur : Processeur : il permet d'exécuter le plus rapidement les tâches que vous souhaitez accomplir. La fréquence d'horloge, la capacité de sa taille mémoire cache, la vitesse de son Bus frontal, son architecture vont déterminer la performance de votre PC adaptée pour vos besoins. Capacité du disque dur : l entrepôt de stockage de l ordinateur plus sa capacité est grande, plus vous pourrez conserver de documents, images, fichiers. A prévoir d autant plus important que vous y stockez des fichiers lourds (vidéo, son, par exemple) Lecteur et graveur de CD-Rom : les logiciels et bases de données que vous achetez sont généralement diffusés sur un CD. De plus, les CD, inscriptibles ou réinscriptibles sont un support intéressant pour effectuer des sauvegardes de vos informations (données, images et voix). Lecteur et graveur de DVD : progressivement, les DVD succèdent aux CD et les programmes de formation, les logiciels et les informations sont de plus en plus fréquemment délivrés sur ce média. La contenance plus importante de ce support le rend pertinent pour sauvegarder les informations très volumineuses. Capacité d extension : les connecteurs d extension sont des branchements qui vous permettent d ajouter des composants internes à votre unité centrale, afin d augmenter ses performances, ou de la connecter à des périphériques matériels. Chipset ou jeu de composants : Le chipset est l épine dorsale de votre ordinateur, celui qui gère et contrôle les flux entre le processeur, le disque dur, la mémoire RAM, le lecteur de CD-Rom, etc. Il est donc essentiel au fonctionnement d un ordinateur. Recherchez le dernier chipset sorti sur le marché, celui dont les vitesses de circulation de l information sont les plus élevées. 5
Choisissez le processeur disponible le plus puissant et offrez-vous autant de mémoire que vous pouvez. Choisissez des ordinateurs qui vous permettent de faire ce que vous voulez aujourd hui, mais, quel que soit votre choix, prévoyez que vous leur en demanderez demain beaucoup plus que vous ne le pensez à l heure actuelle. Vous avez également la possibilité de louer du matériel informatique auprès de sociétés spécialisées. Votre matériel peut ainsi être remplacé plus fréquemment à moindre coût, ce qui vous permet d avoir toujours le matériel le plus puissant disponible à un moment donné. Les nouvelles technologies sont en constante évolution et réservent encore de nombreuses surprises à leurs utilisateurs actuels et futurs. Les progrès sont incessants dans ce domaine, ce qui permet d offrir à chaque entreprise, quelle que soit sa taille, son métier, des technologies toujours adaptées à ses besoins. Liste aide mémoire A titre indicatif, à la date d édition de ce Guide, voici quelques références de configuration pour un achat de PC Mémoire (RAM ou Random Access Memory) : 512 Mo préférable Processeur : processeur Intel Pentium 4 5xx avec gestion de la technologie Hyper- Threading est un bon repère; xx étant un sous-ensemble numérique (20, 30, 40 ) Capacité de stockage du disque dur : 60 Go mini (montez à 120 Go si vous envisagez de manipuler des fichiers vidéo) Graveur de CD-Rom : indispensable Lecteur de DVD : indispensable, graveur de DVD : préférable Capacité d extension : 5 ports PCI et 1 port AGP est un bon repère Capacité de connexion : ports parallèles, USB 2.0 et IEEE1394 (FireWire) Logiciels inclus : Système d exploitation professionnel (Microsoft Windows XP professionnel), logiciels d entreprise (Microsoft Office 2003 édition PME) Ecran : la dimension à adopter dépend de votre activité - Ecrans plats (LCD) : 15 pour la bureautique; 17 pour les métiers de la communication, du marketing, ou du web où l on passe du temps devant son écran, et enfin19 pour le développement informatique, le graphisme, etc. - Ecrans cathodiques : les utilisations sont similaires aux écrans plats. Ces écrans sont moins chers, mais ils sont plus volumineux et moins confortables à l usage. De fait, on constate qu un écran plat 15 offre le même confort d utilisation qu un écran cathodique 17! Assistance, support : vérifiez ce à quoi vous avez droit - privilégiez la maintenance sur site et l existence d une assistance téléphonique ( hot line) Dimensions : soyez-y d autant plus attentif que votre espace de travail est réduit 6
Découvrir les éléments de base Carte mère : une carte mère est l intégration physique, sur une carte, des circuits et des composants électroniques de base d un ordinateur. D autres composants sont ajoutés à une carte mère par l intermédiaire de ses connecteurs d extension. Processeur : c est le composant qui commande votre PC. La vitesse d'horloge du processeur qui se mesure en gigahertz (GHz) n'est pas le seul critère de performance. La taille de la mémoire cache qui se mesure en Mégaoctets (MB), la vitesse du Bus Frontal qui se mesure en Mégahertz (MHz), sont aussi des critères déterminants. Ces caractéristiques sont regroupées dans une nomenclature de type 3xx, 5xx, 7xx (xx étant un sousensemble numérique - 20, 30, 40 ). Lorsque vous achetez de nouveaux PC pour votre entreprise, préférez toujours le processeur le plus puissant c'est à dire commençant par 5xx ou 7xx. Système d exploitation (OS pour Operating System) : la plate-forme qui fait tourner tous vos logiciels. Aujourd hui, l essentiel des ordinateurs utilisent les systèmes d exploitation Microsoft Windows. Assurez-vous que les nouveaux PC de votre entreprise s appuient sur un standard récent du marché pour garantir la compatibilité avec les logiciels dont vous aurez besoin et faciliter l installation de tous vos périphériques : imprimantes, modems, appareils photos numériques, etc. Mémoire vive : l électronique qui renferme les instructions et données et où le microprocesseur de votre ordinateur peut rapidement accéder. On utilise souvent le mot mémoire en lieu et place de l acronyme RAM (Random Access Memory). Plus vous avez de RAM, moins l ordinateur doit accéder aux instructions et données sur le disque dur, donc plus il est rapide. 256 Mo représentent la capacité de base de la RAM aujourd hui. Disque dur : la zone de stockage de votre PC. Dotez-vous d au moins 60 giga-octets de capacité de stockage de disque dur bien que 80 Go correspondent à une capacité courante actuellement. Modem : périphérique qui permet à votre ordinateur d accéder au réseau Internet et d utiliser le courrier électronique. Il peut être connecté à votre ordinateur par des connecteurs d extension de type USB ou Ethernet. C est également l élément clé permettant à tout un chacun de travailler n importe où à l aide d un ordinateur portable. Moniteurs (écrans) : vous avez le choix entre des tailles de 15, 17, 19 et 21 pouces. Ils étaient autrefois assez encombrants, mais la technologie des écrans plats devient de plus en plus abordable, et populaire en raison de l espace qu elle fait économiser sur le bureau. Choisissez des moniteurs de qualité, conçus selon des normes strictes sur le plan de la santé, de la sécurité et de l économie d énergie. CD-Rom (Compact Disc Read Only Memory ou disque compact à lecture unique) : les CD-Rom stockent jusqu à 800 méga-octets d informations, ce qui les rend très utiles pour la sauvegarde. Il est judicieux d acheter un PC équipé d un lecteur/graveur de CD-Rom. Cela vous permet d écrire et copier vos fichiers, de les graver sur un CD-Rom, à l aide d un programme logiciel, ainsi que de les lire. Un lecteur/graveur de CD-Rom peut être combiné avec un lecteur de DVD (Digital Versatile Disc). Les nouvelles technologies deviendront rapidement l épine dorsale de votre entreprise. 7
Lecteur de DVD (Digital Versatile Disc) : le DVD est devenu un standard pour le multimédia de haute qualité, remplaçant à la maison la bande VHS. Dans l entreprise, les informations, démonstrations, formations et contenus multimédias (données, voix et vidéo) sont désormais souvent présentés sur DVD. Les entreprises commencent également à utiliser le DVD à des fins de stockage et pour conserver du contenu, dans la mesure où ce média contient six fois plus de données qu un CD réinscriptible. USB (Universal Serial Bus ou Bus Série Universel) : la prise standard, qui connecte la plupart des périphériques (imprimantes, scanners, unités de stockage, etc.) à votre PC. Elle permet de les utiliser de façon simple et quasiment instantanée, c est-à-dire sans redémarrer l ordinateur, d où le terme de Plug & Play, ( Connectez et Utilisez en français). SCSI (Small Computer System Interface) : l interface SCSI permet aux PC de communiquer avec des périphériques tels que disques, lecteurs de bandes, lecteurs de CD-Rom, imprimantes et scanners. Les SCSI sont des interfaces parallèles qui prennent en charge des vitesses de transmission élevées. En général, les connexions série impliquent un fonctionnement plus simple et plus lent, et les connexions parallèles un fonctionnement plus rapide, ce dont vous devez tenir compte au moment de l achat de périphériques. FireWire (également connu sous la norme IEEE 1394) : un bus série haute performance standard pour connecter des périphériques à votre ordinateur personnel. Il est caractérisé par un branchement de type prise mâle/femelle unique et des transferts de données à de très hautes vitesses. Il est surtout utilisé pour des transferts de vidéo entre un caméscope et un ordinateur. Ethernet : un connecteur d extension qui permet d accéder à des standards de transmission ultrarapides, en particulier pour l activité intranet et Internet. C est notamment via ce connecteur qu un ordinateur se branche sur un réseau. Infrarouge : un des premiers moyens de connecter des périphériques sans fil. Il est progressivement remplacé par d autres méthodes plus souples et plus robustes d interconnectivité sans fil, le Bluetooth notamment. Bluetooth : technologie de connexion sans fil de type onde radio et de portée limitée (10 m). Elle est utilisée pour relier un ordinateur à ses périphériques, ainsi qu à un large éventail d équipements portables : assistants numériques personnels (PDA), téléphones personnels et professionnels, etc. 8
Wi-Fi (Wireless Fidelity) : norme de réseau local de type Ethernet à accès sans fil. La norme WiFi permet de connecter des ordinateurs entre eux ou à des périphériques sans utiliser de câble. Le Wi-Fi autorise donc une plus grande mobilité du matériel qui peut être déplacé n importe où dans vos locaux tout en restant connecté! A l extérieur de vos locaux, vous pouvez également vous connecter au réseau Internet grâce à des bornes de raccordement Wi-Fi. GPRS (General Packet Radio Services) : un service de communication sans fil qui fournit aux utilisateurs de téléphones mobiles et d ordinateurs portables la possibilité de se connecter à Internet et d accéder au réseau de leur entreprise. Logiciel : les logiciels sont les programmes informatiques qui fonctionnent sur votre ordinateur. Sans logiciels, celui-ci ne pourrait rien faire. Le logiciel de base est le système d exploitation (par exemple Windows), qui permet notamment à votre ordinateur de démarrer. Il est généralement pré installé sur votre PC lorsque vous l achetez. Pour travailler et être productif, vous utilisez également des logiciels, appelés logiciels d applications : par exemple des traitements de textes, des logiciels de retouche d images, des tableurs, des gestionnaires de bases de données, etc. Eux aussi sont parfois pré installés. C est la manière la plus économique de les acheter. Lorsque vous voudrez acheter un ordinateur, demandez quel logiciel est inclus et demandez un devis pour ceux dont vous aurez besoin. Si vous envisagez l achat de plusieurs logiciels, des tarifications dégressives en fonction du nombre sont généralement pratiquées. Votre revendeur pourra vous faire le devis adapté. Vous pouvez ajouter autant de logiciels que vous le souhaitez sur votre ordinateur, dans la limite de l espace disponible sur votre disque dur. 9
Matériel Le remplacement des PC peut se révéler très onéreux, aussi est-il préférable d acquérir d emblée le meilleur matériel dans les limites de votre budget et de vos besoins : ainsi, vous utiliserez votre matériel pendant une plus longue période avant son remplacement. L achat sur fond propre n est toutefois pas la seule possibilité pour s équiper de matériel informatique. Vous avez également la possibilité de le louer. Votre matériel peut ainsi être remplacé plus fréquemment à moindre coût, ce qui vous permet d avoir toujours le matériel le plus puissant disponible à un moment donné. Enfin, vous pouvez l acheter par crédit bail (leasing). Il s agit d une location offrant la possibilité d acquérir le matériel à moindre coût après une certaine durée de location. 10 Matériel mobile Les ordinateurs portables vous procurent une flexibilité remarquable et une productivité quasiment sans limites, où que vous vous trouviez. En fait, cela vous permet d emporter votre bureau avec vous. Ces produits sont disponibles dans des configurations conçues pour s adapter à une gamme variée de besoins professionnels. Les portables sont de puissants ordinateurs mobiles. Ils sont équipés d un écran couleur intégré de haute résolution d une taille pouvant atteindre 15,4 pouces, ainsi que d un clavier et d un pavé tactile. Ils offrent une vaste gamme d options de productivité personnelle. Au moment de l achat, vous avez le choix entre tailles d écran, capacités de stockage de disque dur, mémoires RAM, cartes graphique et son, lecteurs et graveurs de DVD/CD, ainsi qu un modem intégré pour la connexion à Internet, et d'une connexion à un réseau d entreprise. A l'instar du PC de bureau, pour votre ordinateur portable, préférez un processeur de type mobile, qui associé à son jeu de composant spécifique, vous permet de tirer le meilleur profit pour la performance, l'autonomie de la batterie, la légèreté du portable, et la connexion à un réseau sans fil. Les ports (connecteurs d extension et branchements) sont également importants car ils étendent considérablement la capacité de l ordinateur portable à travailler avec d autres périphériques et à s interconnecter facilement. Le Tablet PC est la nouvelle évolution de l ordinateur portable. Avec son écran tactile et son stylet, il permet l écriture manuelle. Comment mon entreprise en profite-t-elle? Les ordinateurs portables vous donnent, ainsi qu à vos équipes, une flexibilité remarquable pour travailler n importe où en voyage, dans des aéroports et hôtels, chez vous, à l étranger et même lors de réunions avec des clients. Par le biais d une simple connexion téléphonique via le modem interne du portable, ou en utilisant des systèmes de connexion sans fil de type GPRS ou Wi-Fi, vous bénéficiez d un accès total à Internet, autrement dit de la messagerie électronique, la possibilité d effectuer une recherche sur le Web, l accès à votre réseau d entreprise et vos bases de données, ainsi que de toutes les informations du type achats, stocks et comptabilité. Vous pouvez facilement télécharger et envoyer des informations et travailler n importe où, grâce à un concentré de technologie au design élégant. Les portables sont tout simplement une innovation intelligente! Les Tablet PC sont les précurseurs de l informatique personnelle nomade. En raison de leur taille réduite et de leurs performances identiques à celles d un ordinateur portable, ils vous permettent de travailler dans des lieux inhabituels et de façon entièrement nouvelle. De quoi s agit-il exactement? De la taille d un bloc-notes et muni d un large écran sur presque toute sa surface, le Tablet PC enregistre vos notes manuscrites à l aide d un stylet, les transforme en notes dactylographiées par reconnaissance d écriture, ou les stocke telles quelles pour conserver vos schémas et croquis. Les Tablet PC sont ultralégers, disposent de claviers fixes ou détachables, utilisent les périphériques courants (imprimantes, lecteurs de CD, moniteurs) et offrent toutes les fonctionnalités nécessaires aux utilisateurs mobiles, y compris l affichage haute résolution et les connexions réseau. Avec votre Tablet PC et son stylet qui remplace la souris, prenez des notes, dessinez des diagrammes, mettez en valeur le contenu et envoyez des messages électroniques. Le Tablet PC est déjà entièrement configuré pour un fonctionnement sans fil et exploite la puissance des dernières versions des suites bureautiques et Digital Ink. Vous pouvez même envoyer des messages électroniques manuscrits!
Vous pouvez calibrer le stylet pour l adapter à vos préférences d environnement de travail, optimiser le Tablet PC pour un droitier ou un gaucher et programmer les boutons du matériel pour réaliser des actions spécifiques, comme l ouverture d applications ou la modification instantanée de l orientation de l écran du format paysage au format portrait et vice versa. C est un portable aussi pratique qu un crayon et du papier. Conçu pour exploiter la puissance des nouvelles technologies, c est probablement le PC le plus mobile jamais conçu. En quoi mon entreprise va-t-elle tirer profit d un Tablet PC? Il fournit une solution professionnelle ultra mobile. Vous pouvez prendre des notes lors de réunions et tracer des croquis pour illustrer les points abordés et les idées discutées. Vous pouvez partir de dessins de base et de concepts initiaux et les développer, de façon tout aussi productive que si vous étiez au bureau. Vous pouvez vérifier instantanément le stock de l usine ou du magasin, écrire des notes et envoyer des confirmations de commande, en mettant en copie toutes les personnes impliquées dans la transaction. Vous pouvez collaborer et communiquer facilement en ligne et vous interconnecter aux périphériques de bureau et bases de données commerciales, où que vos affaires vous conduisent, de manière à rester toujours joignable et à garder le contrôle des opérations. Liste aide mémoire Quelles caractéristiques regarder dans un ordinateur portable? Taille optimale d écran Poids : dépend de votre usage RAM (Random Access Memory) Processeur Intel Pentium M Technologie Intel Mobile Centrino pour le WiFi Capacité du disque dur Lecteur/graveur de CD-Rom et options DVD Capacité d extension Présence d un système d exploitation professionnel : Windows XP Professionnel Logiciels pour entreprise pré installés : Microsoft Office 2003 Garantie & support client Autonomie des batteries Format le plus adapté à votre usage PDA, Smartphone, quelle différence? Pocket PC ou téléphone de nouvelle génération, ce sont tous les deux des appareils de poche. Ils sont conçus pour être portables, ultralégers, compacts et puissants. Riches en fonctionnalités, ils vous aident à équiper votre entreprise et votre personnel avec les outils adaptés à la réalisation des tâches et à répondre aux besoins des clients et de l activité. Conçus pour être portables, ultralégers et compacts. 11
Matériel pour la productivité personnelle PDA non connecté (Personal Digital Assistant ou Assistant numérique personnel) : un PDA non connecté est, pour beaucoup de professionnels, un outil de productivité des plus utiles. De façon simple et efficace, vous pouvez stocker des coordonnées, consulter votre agenda, saisir ou griffonner des notes, suivre vos dépenses, écrire et transférer du courrier électronique entre votre PDA et votre PC. Il est facile de synchroniser votre PDA avec votre PC par transmission sans fil ou via une station d accueil de sauvegarder vos informations et d être encore plus productif au quotidien, chaque fois que vous êtes en déplacement. PDA connecté : avec un PDA capable de se connecter, vous pouvez faire encore plus. Vous disposez d un accès instantané à la messagerie électronique, à Internet et aux informations de l entreprise. Vous pouvez enregistrer des contacts, des rendez-vous, utiliser des fichiers multimédias, communiquer avec d autres via Instant Messenger, naviguer sur le Web et synchroniser des informations avec un ordinateur de bureau. Un PDA capable de se connecter fonctionne généralement dans le cadre d une solution professionnelle mobile GPRS ou WiFi. Smartphone (Téléphone intelligent) : un Smartphone est un téléphone mobile de nouvelle génération qui offre aux utilisateurs un accès permanent aux services de voix, au Web et aux services de données étendues. Avec un écran couleur, des logiciels familiers et une navigation aisée, les utilisateurs peuvent accéder à leurs informations personnelles et professionnelles en toute sécurité et fiabilité, sur un appareil qui n est pas plus gros qu un téléphone mobile. A la différence d un PDA, un Smartphone n a pas été conçu pour modifier l information, il permet juste de la consulter. Mais une alternative existe, qui est représentée par l association d un téléphone et d un PDA, avec un écran couleur. La connexion téléphonique est toujours active pour la navigation sur le Web, les applications de messagerie électronique et les mises à jour en ligne. Les affaires continuent même lorsque vous n êtes pas au bureau. Quels sont les avantages pour mon entreprise? Les affaires continuent même lorsque vous n êtes pas au bureau, mais lorsque vous voulez contacter le bureau pour obtenir des données, des informations, des messages ou autres, quelles options s offrent à vous? L informatique mobile présente une large gamme d options personnalisées pour vous aider à gérer votre temps, à rester facilement en contact et à utiliser la puissance de la technologie connectée chaque fois que vous êtes en déplacement. L informatique mobile vous permet de rester en contact, et aux commandes... Liste aide mémoire Que dois-je privilégier dans une solution mobile? Fonctionnalité : achetez ce dont vous avez besoin, pour faire ce que vous voulez. Est-ce que la fonction d envoi de photos est réellement nécessaire? Vos périphériques mobiles doivent-ils pouvoir se connecter à Internet? Avez-vous besoin d effectuer des impressions à distance? Aspect pratique : la solution mobile est très utile si vos périphériques mobiles peuvent être synchronisés avec vos PC et fonctionner de façon transparente avec votre téléphone mobile. Facilité d utilisation : demandez toujours des appareils rechargeables et offrant une autonomie suffisante. Recherchez des options extensibles ou évolutives : de nombreux éditeurs produisent aujourd hui des logiciels qui améliorent les fonctionnalités de la plupart des appareils mobiles. 12