ASSOCIATION DES ADMINISTRATIONS MARITIMES D AFRIQUE PROJET DE RÈGLEMENT INTÉRIEUR Adopté le 23 octobre 2013 à Johannesburg en Afrique du Sud 1
PREMIÈRE PARTIE DISPOSITIONS GÉNÉRALES Article 1: OBJECT DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR Ce règlement intérieur définit les termes et conditions relatif à l application de la Constitution de l'association des administrations maritimes d Afrique. Il est établi conformément au paragraphe 6.9 de la constitution de l'association des administrations maritimes d Afrique. Article 2: DÉFINITIONS Dans le cadre du présent règlement, les expressions suivantes signifient : «Constitution» : renvoie à la constitution de l association des administrations maritimes d Afrique adopté le 23 octobre 2013 à Johannesburg en Afrique du Sud ; «AAMA»: désigne l'association des administrations maritimes d Afrique; «Assemblée Générale»: désigne l'organe suprême de l AAMA établi suivant les termes de l'article 6 de la Constitution; «Conseil»: désigne le Conseil exécutif élu par l'assemblée générale; «Président» : Renvoie au président de l'assemblée générale qui doit en même temps être le président de l AAMA et du Conseil. «Secrétaire général» : désigne le Secrétaire général de l AAMA ; "Membre ": Renvoie à tout membre de l AAMA ; «Membre présent et votant» : Renvoie au membre de l administration maritime de l'afrique présent qui vote pour ou contre. Ceux des membres qui s'abstiennent de voter sont considérés comme non-votants. «Membre présent» : désigne un membre présent à une réunion et qui effectue un vote affirmatif ou négatif, fait un vote invalide ou n y prend pas part. Un membre qui participe à une session et s absente à la réunion du scrutin est considéré comme absent; 2
«Organes spécialisées» : Renvoie à tout organe crée suivant l'article 18 : «Commissions» : Renvoie aux commissions spécialisées mises en place par l Assemblée Générale; 3
DEUXIÈME PARTIE ORGANISATION ET POUVOIR DES STRUCTURES CHAPITRE 1: ASSEMBLÉE GÉNÉRALE Article 3: COMPOSITION TITRE I : DES ORGANES DE BASE Section 1: Composition et missions L'Assemblée générale est composée des responsables des administrations maritimes de l'afrique qui sont des États-Membres de l'union africaine ou de leurs représentants désignés. Article 4: MISSIONS L assemblée générale doit: 1. Définir la politique générale de l AAMA; 2. Déterminer les voies et moyens appropriés pour atteindre les objectifs fixés par AAMA ; 3. Statuer et décider sur toute demande d'adhésion ou de retrait, ainsi que sur les demandes de suspension ou d'exclusion d'un membre ; 4. Décider du transfert du siège de l'aama ; 5. Élire le Secrétaire général ; 6. Adopter les règlements du personnel et établir les termes et conditions de rémunération; 7. Nommer un cabinet d audit externe pour AAMA ; 8. Se prononcer sur les contributions financières nécessaires au fonctionnement de l'aama ainsi que sue le financement de ses activités; 4
9. Examiner et adopter le programme de travail du Secrétariat et des organes spécialisés ; 10. Examiner et adopter le budget de l AAMA ; 11. Examiner et adopter les rapports présentés par le Secrétaire général ; 12. Approuver les comptes des exercices basés sur le rapport de l'organe d'audit externe ; 13. Apporter des amendements à la Constitution ; 14. Régler les différends ; 15. Élaborer le règlement intérieur et les règlements financiers ; 16. Décider, le cas échéant, sur la dissolution de l AAMA. Section 2 : Le conseil exécutif de l'organisation Article 5: COMPOSITION 1. Le Conseil de l AAMA, élu par la majorité simple des États-membres présents et votants est composé de : a) Un (1) Président, b) Deux (2) Vices-présidents : le premier doit être, le cas échéant, le représentant de l'état membre des administrations maritimes de l'afrique qui sera l'hôte de la prochaine session de l'assemblée générale c) l'hôte du Secrétariat d) Un (1) Rapporteur e) Trois (3) Présidents des Organes Spécialisés Article 6: MISSIONS Entre deux sessions, le conseil de l AAMA doit: - Veiller au suivi de l'exécution des décisions de l'assemblée générale, 5
- Assister le secrétaire général dans la mise en œuvre des décisions de l'assemblée générale; - Servir d'organe consultatif de premier recours pour les droits spécifiques confiées au Secrétaire général ; - Proposer des solutions aux problèmes auxquels est confronté l AAMA dans le cadre des décisions prises par l'assemblée générale. Article 7: ORGANISATION Entre les deux sessions ordinaires de l'assemblée générale, le Conseil se réunit deux fois par an, au cours des deuxièmes et quatrièmes trimestres afin d'examiner toutes les questions institutionnelles, organisationnelles et financières de l AAMA inscrits dans son ordre du jour par le Secrétaire général. Le Secrétaire général soumet au Conseil les rapports et les recommandations des organes spécialisés et des commissions. Section 3 : PRÉSIDENCE DE L AAMA Article 8: ROTATION DE LA PRÉSIDENCE La présidence de l AAMA sera assurée à tour de rôles par les membres qui sont à jour dans leurs cotisations; Article 9: DURÉE DU MANDAT Le président de l'aama est élu pour deux (2) ans. Il reste en fonction jusqu'à l'élection du nouveau président. Article 10: ABSENCE OU VACANCE Si le président est absent ou incapable d exercer ses fonctions, il est remplacé par le 1er vice- président ou, le cas échéant, par le 2ème vice-président. Article 11: POUVOIR GÉNÉRAUX 6
En plus des pouvoirs qui lui sont conférés par la Constitution, outre les autres dispositions du présent Règlement intérieur ainsi que le Règlement financier, le président veille au fonctionnement de l AAMA ainsi que l application de ce règlement. - Il /elle veille à ce que les décisions de l'assemblée générale soient mis en œuvre par le Secrétaire général ; - Il/elle met en œuvre la procédure de consultation dans son pays lorsque cela est nécessaire ; - Il/elle convoque et préside les sessions de l'assemblée générale. Article 12 : RAPPORT D ACTIVITÉS DU PRÉSIDENT Le président en cours d exercice soumet le rapport de son mandat à l'assemblée générale. Ce rapport doit contenir des suggestions ou des recommandations susceptibles d améliorer l'efficacité de l AAMA. CHAPITRE 2: SECRÉTARIAT Article 13: OBLIGATIONS GÉNÉRALES - S'assurer que les aspects juridiques, techniques et commerciaux des politiques AAMA sont mis en œuvre par les organes spécialisés et les commissions, - Préparer et organiser des réunions de l'assemblée générale de l' AAMA ; - Communiquer l'ordre du jour provisoire des sessions de l'assemblée générale au Président ; - Faire suivre les documents de travail aux membres dans les délais ; - Soumettre à l'assemblée générale, un rapport d'activité couvrant la période précédente à la session en cours ; - Soumettre un programme d activités biennal pour approbation à l'assemblée; - Suivre et veiller à la mise en œuvre des décisions de l'assemblée générale; 7
- Entreprendre des travaux et des études et fournir des services se rapportant aux objectifs de l AAMA; - Faire toute proposition susceptible de contribuer au fonctionnement efficace et à la promotion du secteur maritime dans la sous- région en conformité avec les décisions prises par l'assemblée générale; - Communiquer fréquemment avec les membres ; - Communiquer les résultats et les travaux en cours aux membres et aux organisations internationales ou régionales concernées; - Assurer la garde des documents dans les archives de l'aama ; - Préparer et organiser les réunions des commissions tels que prévus par la Constitution et ceux des comités ad hoc mis en place par l'assemblée générale, aider les rapporteurs des commissions dans l'exercice de leurs fonctions; - Effectuer, sous l'autorité du Président, toute autre tâche que l AAMA jugera nécessaire; - Représenter l AAMA auprès des institutions et organisations régionales et internationales et être accompagné, le cas échéant, par les secrétaires généraux les organes spécialisés. - Coordonner les activités des organes spécialisés avec lesquels il tient des réunions consultatives périodiques. Article 14: ADMINISTRATION DE L AAMA Le Secrétaire général est responsable de l administration quotidienne et du fonctionnement de l'aama. Il /elle reçoit les notifications d admission, d'adhésion ou de retrait et les communique aux membres. Il /elle doit communiquer aux membres et inclure dans l'ordre du jour les demandes de modification ou de révision des instruments de l'aama. Article 15: SECRÉTARIAT DES RÉUNIONS Le Secrétaire général assure le secrétariat lors des réunions de l'assemblée générale. 8
Il assure la rédaction des procès-verbaux, rapports et documents et envoie les copies aux membres dans les plus brefs délais. Article 16: INTÉRIM DU SECRÉTAIRE GÉNÉRAL L intérim du secrétaire général est assuré par un membre désigné par le président. Article 17: LE SECRÉTARIAT TITRE II : LES STRUCTURES DE L AAMA Les départements relevant de l'autorité du Secrétaire général comprennent: - La division en charge de la politique générale, du contentieux et des relations publiques; - La division administrative et financière ; - La division de la sécurité maritime, de la protection de l environnement de la sécurité ; - La division de la gestion des systèmes d'information ; - La division de l enregistrement et de la propriété des navires. Article 18: LES ORGANES SPÉCIALISÉS L assemblée générale peut décider de créer des organes spécialisés. Article 19: LES COMMISSIONS L'Assemblée générale doit mettre en place des commissions compétentes pour réaliser des études et faire des recommandations à l'assemblée générale dans les domaines de leurs compétences respectives : Article 20: LES RELATIONS AVEC LE SECRÉTARIAT 9
Le Secrétaire général est le coordonnateur de toutes les activités des organes spécialisés et des commissions. A cet effet, il organise des réunions périodiques en vue d'harmoniser leurs politiques générales et leurs activités. Le Secrétaire général assiste ou envoie un représentant aux réunions des structures mentionnées ci-dessus lorsque leur programme est communiqué à l avance. Les secrétaires généraux des organes spécialisés ainsi que les commissions communiquent au Secrétaire général leurs rapports annuels pour l'ajout dans le rapport général. 10
TROISIÈME PARTIE FONCTIONNEMENT DES STRUCTURES TITRE I : SESSIONS DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE CHAPITRE 1: RÈGLES PARTICULIÈRES Section 1 : Sessions ordinaires Article 21: FRÉQUENCE DES SESSIONS Sur convocation du Président, l assemblée générale se réunit une fois tous les deux (2) ans en session ordinaire, au cours du dernier trimestre de l'année pour examiner toutes les questions concernant la vision, y compris le programme de travail et le budget des deux prochaines années. Article 22: DATE DE LA TENUE DES SESSIONS Chaque session ordinaire de l'assemblée générale se tient aux dates fixées par le président de l'aama, en consultation avec le Secrétaire général et les autorités de l Étatmembre devant accueillir la session. Article 23 : CHOIX DU THÈME Pour chaque session, le président choisit un thème parmi ceux proposés par le Secrétaire général. Article 24: COMMUNICATION DU THÈME Le thème choisi doit être communiqué aux membres en même temps que la date de la tenue de ladite session. Article 25: ÉTABLISSEMENT DE L ORDRE DU JOUR PROVISOIRE 1. Le Secrétaire général de l' AAMA établit et soumet au Président l' ordre du jour provisoire de la prochaine Assemblée générale. 11
Cet ordre du jour provisoire comprend tous les points proposés par : (a) L'Assemblée générale; (b) Les membres ; (c) le Secrétariat 2. Tous les points proposés pour inscription sur l'ordre du jour doivent être accompagnés d une note explicative et, si possible, d un document de base ou d un projet de résolution devant être soumis au Secrétaire général de l' AAMA au moins dix semaines avant l'ouverture de la session. Article 26: OUVERTURE DES SESSIONS Le Secrétaire général délivre le discours de bienvenu. Ensuite, le président s adresse aux délégués de l AAMA. Le représentant du gouvernement hôte déclare la session officiellement ouverte. La procédure ci-dessus s'applique également aux sessions extraordinaires. Article 27: ÉLECTION DU BUREAU A la fin de la session et sous la supervision du Président, l'assemblée élit son bureau. Les responsables élus doivent présider la prochaine Assemblée générale et le Conseil. Le Conseil est le conseil ipso jure des sessions extraordinaires. Article 28: PRÉSENTATION DES RAPPORTS Au début des délibérations, le président doit présenter un rapport préliminaire mettant en évidence les principaux événements qui ont eu lieu au cours de son mandat. Le rapport préliminaire doit être suivi par le rapport d'activité du Secrétaire général de l' AAMA. Ce rapport couvre les activités de tous les organes spécialisés et des Comités de l AAMA. Puis, le rapporteur présente son rapport. 12
Article 29 : FIN DU MANDAT DU CONSEIL Le mandat du Conseil expire au terme de la session ordinaire de l'assemblée générale. Section 2 : Sessions extraordinaires Article 30: TENUE DES SESSIONS Les sessions extraordinaires peuvent avoir lieu : ( a) Sur initiative du Président; ( b ) À la demande des deux tiers des membres de l'aama ; ( c ) À la demande de l'assemblée générale. Article 31: CONVOCATION DES SESSIONS Les sessions extraordinaires sont convoquées dans les deux mois suivant la date à laquelle le Secrétaire général reçoit la demande. Le président fixe la date et le lieu des sessions en consultation avec le Secrétaire général et le membre qui accueille la session. Article 32: ORDRE DU JOUR PROVISOIRE L'ordre du jour provisoire d'une session extraordinaire ne comprend que les points proposés pour examen dans la demande de convocation de ladite session. Il est communiqué en même temps que l'invitation envoyée par le Secrétaire général aux membres vers les autres structures de l'aama et, si nécessaire, à des organes spécialisés. 13
CHAPITRE 2: RÈGLES COMMUNES Section 2: Préparation des sessions Sous-section 1: Rôle du secrétaire général Article 33: NOTIFICATION DE LA DATE DES SESSIONS Le Secrétaire général communiquera la date de sessions à tous les membres, aux autres structures de l'aama et organisations régionales et internationales. Cette notification doit être envoyée : 1. En cas de session ordinaire, au moins six semaines à l'avance; 2. En cas d'une session extraordinaire, au moins quatre semaines à l avance. Article 34 : CHANGEMENT DE DATE ET/OU DE LIEU En cas de changement de date et /ou de lieu de la tenue d'une réunion, le Secrétaire général, en consultation avec le président et le membre organisateur, informe les membres, les autres structures de l AAMA, ainsi que les autres organisations régionales et internationales au moins quatre (4) semaines à l'avance. Article 35: PARTICIPATION DES ÉTATS NON MEMBRES ET DES ORGANISATIONS Aux réunions de l AAMA et de ses commissions, le Secrétaire général peut inviter à titre d'observateurs des États non membres et des organisations dont la participation serait d'un grand intérêt à l'aama. Ces observateurs peuvent, sous réserve de la résolution de l AAMA, assister à toutes les séances publiques de l'assemblée générale ou de ses commissions. Ils peuvent, sur invitation du Président et avec le consentement de l'assemblée ou de ses commissions, faire des déclarations sur les questions en cours de discussion. Article 36: COMMUNICATION DE L'ORDRE DU JOUR PROVISOIRE Après consultation avec le Président en exercice, le Secrétaire général communique l'ordre du jour provisoire à toutes les parties mentionnées aux articles 34 et 35 ci-dessus. 14
Article 37 : PRÉPARATION ET COMMUNICATION DES DOCUMENTS Le Secrétaire général établit et communique aux membres, au moins quatre (4) semaines avant la tenue de la réunion, tous les documents nécessaires pour le bon déroulement des délibérations, ce sont les rapports techniques, les comptes des exercices précédents, le programme de travail pour l'exercice suivant et le rapport d'audit. Section 2 : Formalités précédant l ouverture Article 47: PARTICIPATION L assemblée générale est ouverte à tous les membres, sauf décision contraire prise à la majorité simple des membres présents et votants. Article 48: REPRÉSENTATION Chaque membre est représenté par son chef de l'administration maritime d'afrique ou par un représentant accrédité qui peut être accompagné de suppléants, de conseillers et d'experts dont la participation peut être jugée nécessaire par le membre. Tout membre doit préalablement informer le Secrétaire général de l'organisation de la composition de sa délégation. Cependant, tout membre peut réduire sa délégation, changer ses représentants, suppléants et autres membres de sa délégation à condition que les informations d'identification sont dûment fournis. Article 49: PRÉSENTATION DES ACCRÉDITATIONS La délégation de chaque État membre doit présenter au Secrétaire général ses lettres de créance émises par l'administration maritime concernée, ces lettres seront transmises au Comité ad hoc chargé des accréditations. 15
Article 50: VÉRIFICATION DES ACCRÉDITATIONS Un comité ad hoc chargé de la vérification des accréditations est crée au début de chaque réunion. Il est composé de trois membres nommés par l'assemblée générale sur proposition de son président. Ce comité examine les accréditations des représentants et fait un rapport à l'assemblée générale. Ces dispositions s'appliquent également à la réunion des commissions. Article 51: OBJECTIONS D UN MEMBRE Tout représentant dont l'admission peut soulever des objections siège provisoirement de plein droit jusqu'à ce que le Comité ad hoc de vérification des accréditations donne son avis et l'assemblée générale prenne une décision à ce sujet. Article 52: QUORUM Le quorum pour la réunion des commissions ainsi que l'assemblée générale doit être une majorité des deux tiers du total des membres de l'aama. 16
Section 3 : Compte rendus des réunions Article 53: EXAMEN ET ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Sous l égide de son président, l'assemblée générale adopte l'ordre du jour d'une réunion après y avoir apporté toutes les modifications jugées nécessaires, à la lumière de l'ordre du jour provisoire proposé par le Secrétaire général. L assemblée générale doit également décider de l'organisation de ses travaux en tenant compte des propositions faites par la réunion du Secrétaire général. Article 54: CONDUITE DES DISCUSSIONS 1. Outre les pouvoirs qui lui sont conférés par d'autres dispositions du présent Règlement intérieur, le Président prononce l'ouverture et la clôture de chaque séance de l'assemblée, dirige les débats, donne la parole, organise les votes concernant les questions et annonce leurs résultats. 2. Le Président statue sur les questions qui ne doivent pas être traitées en substance, sous réserve des dispositions du présent règlement. Il maintient l'ordre pendant réunions et peut autoriser un membre à répondre à une question s'il le juge nécessaire. 3. Le président peut proposer à l'assemblée de limiter le temps de parole et le nombre de fois que chaque représentant peut faire sur une question, clore la liste des orateurs ou des discussions. Il peut également proposer la suspension ou l'ajournement d'une réunion ou d'un débat sur une question en discussion. Article 55: RESPONSABILITÉ DU PRÉSIDENT 1 Pendant l'exercice de ses fonctions, le président demeure sous l'autorité de l'assemblée générale et respecte le présent règlement intérieur. 2. L'Assemblée générale peut faire appel contre une décision du Président par une décision à la majorité simple. Article 56: ORDRE DE PRIORITÉ DES MOTIONS Quel que soit l'ordre dans lequel elles sont présentées, les motions suivantes ont priorité, dans l'ordre ci-dessous: 17
(a) la motion de procédure, une ordonnance ou des renseignements ; (b) la suspension de séance; (c) l ajournement de séance; (d) l'ajournement du débat sur une question en discussion; (e) la fermeture d'un débat sur une question en discussion. Article 57: RETRAIT ET RÉEXAMEN DES MOTIONS 1. Une proposition de motion qui n'a pas encore été votée ou modifiée peut, à tout moment, être retirée par son auteur. Toutefois, elle peut être réintroduite par un autre membre. 2. Aucune proposition, motion ou résolution n est discutée ou mise à vois sans justification. 3. Lorsqu'une proposition est adoptée ou rejetée, elle ne sera pas rediscutée lors de la réunion en cours à moins que l'assemblée générale décide à la majorité des deux tiers des membres présents et votants. Article 58: INTERRUPTION DES RÉUNIONS L'Assemblée peut décider, au cours d'une réunion, d'interrompre temporairement ses délibérations et de reprendre plus tard. Article 59 : SÉANCES PUBLIQUES ET HUIS CLOS Les réunions de l'assemblée Générale se déroulent en séances plénières. Toutefois, l'assemblée générale peut décider, à tout moment, sur proposition de son Président, réunir à huis clos pour examen de certains éléments spécifiques sur l'ordre du jour si leur caractère confidentiel est pertinent. Les membres dûment mandatés doivent prendre part aux sessions, assistés si nécessaire, par un seul suppléant. Article 60: RÉUNION DU BUREAU À HUIS CLOS 18
Sauf décision contraire, le conseil se réunit à huis clos autour de son président. Dans tous les cas, seuls les membres du Conseil peuvent participer aux délibérations. Article 61: LES AUTRES ORGANES L'Assemblée générale peut créer des groupes de travail et commissions ainsi que les autres organes qu'il juge nécessaire pour la réalisation des objectifs de l' AAMA. Article 63: RÔLE DES ORGANES MENTIONNÉS PLUS HAUT Le rôle de ces organes est d'informer l'assemblée générale à travers leurs rapports sur les questions qui leur sont confiées. Leurs conclusions doivent être de nature purement consultative. Ces organes peuvent coopter toute personne ou organisme en mesure de leur apporter une aide utile. TITRE II: DE LA PRISE DE DÉCISION CHAPITRE 1: PROCÉDURE DE PRISE DE DÉCISION Article 64: CONSENSUS Les décisions de l'assemblée générale doivent, autant que possible, être prises sur la base d'un consensus. Article 65 : DROIT DE VOTE - MAJORITÉ 1. En l'absence de consensus, les décisions de l'assemblée générale sont prises à la majorité des deux tiers des membres présents et votants. 2. Chaque membre a une voix. L'assemblée générale vote à main levée ou à bulletin secret. 3. En cas de partage égal des voix, un second vote a lieu et si le résultat est identique, la proposition soumise au vote est considérée comme rejetée. 19
Article 66 : VOTE PAR LE PRÉSIDENT Un président ou un vice-président agissant en tant que Président ne vote pas, il nomme un autre membre de sa délégation pour représenter son administration. CHAPITRE 2 : ELECTION - NOMINATION Article 67: SCRUTIN SECRET Les élections ont lieu au scrutin secret Article 68: COMPTE DES VOTES Dans un scrutin secret, deux scrutateurs, sur proposition de l'actuel président, seront nommés par l'assemblée générale parmi les délégations présentes. Ils procèderont au décompte des suffrages exprimés. Le président annonce le résultat du vote. Section 1: Election du Conseil Article 69: CONSULTATION Les chefs de délégation tiendront des consultations, sous la présidence de l'actuel président, avant l'ouverture de l'assemblée générale. En élisant les officiers, l'assemblée générale tient dûment compte d'une répartition géographique équitable des postes. Section 2: Election du Secrétaire général Article 70: PRINCIPE DE ROTATION 20
Les postes de direction de l AAMA et tous les organismes qui lui sont affiliés, sont attribués aux ressortissants de toutes les sous- régions de l'afrique, tout en tenant compte des critères d'éligibilités et de compétence. Le principe mentionné ci-dessus est applicable à l'élection du Secrétaire Général. Article 71: AVIS DE VACANCE DE POSTE Le président informe les membres de la vacance du poste de Secrétaire Général au moins un an avant l'expiration normale du mandat en cours du mandat du titulaire du poste et les invite à présenter leurs candidats. En cas de démission du titulaire du poste ou de son incapacité physique ou mentale dûment constatée par une autorité compétente, le président informe les membres le plus tôt possible de la vacance du poste de Secrétaire Général. Article 72: APPLICATIONS 1. Le droit de postuler au poste de secrétaire général ne peut être accordée qu aux membres qui sont à jour avec leurs cotisations et sont en conformité avec le principe de rotation entre les ressortissants des sous -régions d Afrique. 2. Aucun membre ne peut présenter plus d'un candidat à une élection. 3. Les candidatures pour le poste de Secrétaire Général sont transmises au Président au moins six (6) mois avant la tenue de la session au cours de laquelle le Secrétaire général sera élu. 4. Le président communique aux membres la liste de demandes reçues avec le curriculum vitae respectif au moins deux mois avant l'ouverture de la session. Article 73: DUREE DU MANDAT Le Secrétaire général est élu par l'assemblée Générale pour un mandat de quatre(4) ans, renouvelable une fois. Article 74 : Critères d'éligibilité 21
Chaque candidat aspirant au poste de Secrétaire général doit remplir les critères suivants: 1. Etre originaire et ressortissant d'un Etat membre de l'ua. ; 2. Etre âgé de 35 ans au moins et 65 ans au plus ; 3. Etre un diplômé universitaire ou avoir une formation équivalente ; 4. Etre proposé par un membre ; 5. Avoir de l'expérience et des compétences dans l'administration maritime; 6. Avoir d'excellentes références professionnelles et morales ; 7. Avoir une maîtrise d'une des langues de travail ; 8. Ne pas être un citoyen du pays assurant le siège de l AAMA. Article 75 : DEROULEMENT DES ÉLECTIONS Pour élire le secrétaire général, les chefs de délégation se réunissent à huis clos en vue de parvenir à une décision sans qu'il soit nécessaire à un vote par l'assemblée générale. Toutefois, si les chefs de délégation sont incapables de parvenir à un compromis, les décisions sont prises par une majorité des deux tiers des membres présents et votants. Article 76: scrutin secret - À HUIS CLOS Election du Secrétaire général se fait au scrutin secret. L'Assemblée générale doit siéger à huis clos. Article 77: Majorité Requise Dans le cas où aucun des candidats n'obtient la majorité des deux tiers nécessaire des membres présents et votants au premier tour, un second tour sera organisé mais concernera seulement les deux candidats ayant obtenu le plus grand nombre de votes. 22
Un troisième tour de scrutin doit alors être organisé sur la base de la majorité simple. Si aucun candidat n'obtient cette majorité, le président peut suspendre brièvement la séance pour permettre des consultations entre les Membres. Après ces consultations, les élections doivent continuer jusqu'à ce qu'une majorité simple se dégage. Article 78: PRISE DE FONCTION PAR LE SECRÉTAIRE GÉNÉRAL 1. Le Secrétaire général, élu en conformité avec les dispositions pertinentes du présent règlement intérieur, est officiellement appelé à assumer ses fonctions soixante (60) jours, au plus tard, après son élection. 2. Durant cette période, le Secrétaire Général sortant devra assurer au jour le jour le fonctionnement de l'organisation et éviter de prendre toute initiative pouvant engager l AAMA. Article 79: PASSATION DE SERVICE La passation de service entre les secrétaires généraux sortant et entrant doit être précédée d un audit des comptes de l AAMA et un inventaire de ses actifs par des auditeurs indépendants mandatés par le président ou, à défaut, par l'assemblée générale. Le Secrétaire général désigné devra travailler en étroite collaboration avec le Secrétaire général sortant pendant au moins quinze (15) jours avant la passation de service afin qu il se familiariser avec le fonctionnement du Secrétariat et les questions actuelles importantes. La vérification des comptes du Secrétariat et la passation de service doit être effectuée à l'initiative et sous la supervision du Président qui veille à la rédaction d un procèsverbal contre- signé par les secrétaires généraux entrant et sortant. Section 3: Administrateurs Et Dirigeants Article 80: Les critères fixés pour le Secrétaire général s'appliqueront pour la nomination des administrateurs et des dirigeants, à l'exception du critère n. 8 de l'article 74. 23
TITRE III: DE FONCTIONNEMENT DES COMMISSIONS Article 81: REUNION DES COMITÉS Les commissions se réunissent au siège de l AAMA ou au lieu choisi par leur président, sur convocation de celle-ci, en consultation avec le Secrétaire général. Article 82: ORGANISATION DES COMITÉS La session extraordinaire des comités est celle convoquée à la demande du Secrétaire général. Le Conseil de chaque comité est composé d'un vice-président seul, qui fait office de rapporteur. La procédure de remplacement ne sera pas applicable aux réunions des comités. 24
QUATRIÈME PARTIE DISPOSITIONS FINANCIERES TITRE I: RESSOURCES Article 83: BUDGET Un budget doit être établi pour l'aama. L'Assemblée générale devra approuver toutes les dépenses de l'aama pour chaque exercice budgétaire. L exercice budgétaire correspond à l'année civile. Le budget doit être équilibré en recettes et dépenses. Le projet de budget pour chaque exercice financier doit être présenté par le Secrétaire général et soumis à l'assemblée générale pour approbation. Article 84: CONTRIBUTIONS DES MEMBRES AU BUDGET L'Assemblée générale fixe le niveau et le taux des contributions des membres au budget de fonctionnement de l AAMA. L AAMA fixe la formule de répartition des contributions des membres et les devises dans lesquelles les paiements doivent être effectués. Les membres s'engagent à payer régulièrement leurs contributions annuelles au budget de l AAMA. TITRE II: DEPENSES EFFECTUEES PAR SESSIONS Article 85: LES DEPENSES EFFECTUEES PAR LE SECRETARIAT OU LE MEMBRE QUI ACCUEILLE LA SESSION Les dépenses engagées par l'organisation effective des sessions (interprétation, traduction, salles de réunion, papeterie, services de secrétariat, etc.) Doivent être imputé au budget du secrétariat ou à l'un des membres, selon que les séances ont lieu au Siège ou dans le pays d'un membre. Article 86: DEPENSES EFFECTUEES PAR LES MEMBRES 25
Les membres prennent à leur charge les coûts de leur participation aux séances (frais de transport, hébergement, indemnités journalières, etc...) TITRE III: CONTRÔLE FINANCIER Article 87: ORGANES DE CONTRÔLE FINANCIER Le contrôle financier est effectué par deux organismes : - Un organe externe, le cabinet d'audit externe - Un organe interne, le contrôleur financier de l AAMA. Article 88: CABINET D'AUDIT EXTERNE Les comptes de l'aama doivent être vérifiés par un cabinet d'audit externe nommé par le président. Le cabinet d'audit externe doit vérifier et certifier les comptes de l AAMA. Il soumet un rapport au Président. Le coût de l'audit externe doit être supporté par le budget du Secrétariat. Article 89: CONTROLEUR FINANCIER 1. Le contrôleur financier est nommé par l'assemblée générale sur proposition de son président Il doit contrôler les engagements financiers en approuvant tous les actes d'engagement qui lui seront envoyés après avoir été établis par le Secrétaire général. Il doit également valider chaque objet de dépense. 2. En cas de non -approbation, il sera demandé au contrôleur de justifier son action par écrit au Secrétaire général dans les quarante- huit (48) heures suivant la réception de l'acte d'engagement. Si la non -approbation est fondée sur l'insuffisance ou le manque de fonds, le contrôleur financier doit également informer le Président de l AAMA dans le même délai. 26
3. Le contrôleur financier doit avoir accès à tous les livres de comptes de l AAMA. Il peut, à tout moment, présenter un rapport sur la situation financière de l'aama au Président. 4. Il doit nécessairement présenter un rapport annuel sur l exécution du budget et sur la situation financière de l AAMA. 5. Dans l'exercice de ses fonctions, le contrôleur financier est responsable devant le Président. 27
CINQUIÈME PARTIE AUTRES DISPOSITIONS Article 90: SANCTIONS Tout membre qui manque à ses obligations financières à l'aama pour deux exercices doit être suspendu ou se voir refuser le droit de vote et de participation aux délibérations de l'assemblée générale ou être exclu. Ce membre ne peut pas occuper des postes de responsabilité au sein de l AAMA. La décision de suspension ou d'exclusion est prise par une majorité des deux tiers des membres présents et votants. Article 91: MODIFICATIONS 1. Le présent règlement intérieur peut être modifié par l'assemblée générale dans les conditions prévues par les dispositions des articles 61 et 62 ci-dessus. 2. Tout membre peut proposer un projet d amendement. 3. Le projet d'amendement sera transmis au Secrétaire général qui se chargera de l'inclure dans l'ordre du jour de la prochaine session. Article 92 : Entrée en vigueur Ces règles de procédure prennent effet à la date d'approbation par l'assemblée générale. Fait à Johannesburg, en Afrique du Sud le 23 Octobre, 2013 28