Constitution Ultimate New Brunswick. Article I Nom

Transcription

1 Constitution Ultimate New Brunswick Article I Nom 1.1 La présente association doit légalement être connue sous le nom de New Brunswick Disc Sport Association, ci-après nommée Ultimate New Brunswick (U.N.B.) ou l association et doit avoir compétence sur le ultimate dans la province du Nouveau-Brunswick. 1.2 La présente association est membre d Ultimate Canada, l instance de gouverne de l Ultimate au Canada. Article II Objectif 2.1 Promouvoir et encourager le développement et la croissance du sport de l Ultimate dans la province du Nouveau-Brunswick; 2.2 Faciliter la communication de la communauté du Ultimate au Nouveau-Brunswick ainsi qu'avec d'autres organisations ayant un intérêt dans la promotion de l Ultimate au Nouveau-Brunswick et au Canada; 2.3 Représenter et protéger les intérêts des membres de l Association. 2.4 Encourager et aider à la création de clubs et d'équipes d ultimate dans la province du Nouveau- Brunswick; 2.5 Promouvoir et réglementer la compétition au niveau récréationnel et au niveau élite ainsi que coordonner et superviser les championnats provinciaux dans les différentes catégories; 2.6 Agir comme défenseur de l'esprit d équipe et de l équité à tous les niveaux de compétition. Article III Adhésion 3.1 Les membres de l'association doivent adhérer à la constitution et aux règlements et ces personnes admises à titre de membres devront payer les frais d'adhésion, tel qu'approuvé par le conseil d'administration; 3.2 Tout membre doit être en mesure de mettre fin à son adhésion par avis écrit au conseil d'administration. Les frais d'adhésion ne sont pas remboursables; 3.3 L'adhésion de tout membre peut être résiliée par résolution du conseil d'administration et la résiliation doit être effective immédiatement. Les frais d'adhésion ne sont pas remboursables; 3.4 Tout membre de Ultimate NB peut faire appel d'une décision affectant ses droits d'adhésion et plaider sa cause lors d'une réunion à cette fin. L'appel doit être fait par écrit et adressé au conseil d'administration; 3.5 L Adhésion et l inscription doivent être pour une année, soit du 1er janvier au 31 décembre et est renouvelable sur une base annuelle.

2 Article IV Amendements 4.1 Les amendements à la constitution et/ou aux règlements doivent être effectués uniquement à l'assemblée générale annuelle d Ultimate NB et doivent être soumis par écrit à l'association au plus tard 30 jours avant l'aga; 4.2 Des copies de l'avis de motion doivent être transmises aux membres votants de l'association au plus tard 15 jours avant l'aga; 4.3 La personne qui propose ou qui appuie la motion doit être présente à l AGA afin de proposer et d'expliquer l'avis sinon celle-ci n'est pas valable; 4.4 Les Amendements requièrent une majorité de 2/3 des membres présents pour être ratifiés. Article V - Conseil d administration 5.1 Le conseil d'administration d Ultimate NB se compose d'un minimum de 5 membres élus et un maximum de 11 membres élus lors de l'aga. Le Conseil doit être composé des administrateurs suivants: Président, Vice-président, secrétaire et trésorier; 5.2 Chaque ligue membre doit avoir au moins un représentant au sein du conseil d'administration; 5.3 Fonctions du Conseil - Administrer, superviser et mener les activités et les affaires d Ultimate NB; - Travailler à la réalisation des objectifs de l'association conformément à l'article II; - Voir à la bonne administration financière de l'association; - Préparer le budget; - Élaborer des lignes directrices, des politiques et des règlements pour les clubs, les ligues et les compétitions dans toute la province; 5.4 Pouvoirs du Conseil - Sous réserve des règlements administratifs établis par Ultimate NB lors d'une AGA, le conseil peut établir les règles et les règlements qu'ils jugent nécessaires à la réalisation des objets d Ultimate NB. Afin de mieux définir les fonctions de ses administrateurs et directeurs, les employés ainsi que les comités peuvent modifier ou abroger lesdits règlements; - Le Conseil peut créer des comités permanents ou comités spéciaux qu il estime légitimes à sa discrétion et peut déléguer à ces comités, certains pouvoirs et fonctions jugés nécessaires, et le Conseil doit préciser les attributions pour un tel comité, à condition que l'adhésion à un tel comité ne doive pas être limitée aux membres du conseil d'administration; 5.5 Durée et mandat du conseil d administration - Chaque membre du conseil d'administration doit demeurer en fonction jusqu'à ce que son successeur soit élu. Il cesse également d'exercer ses fonctions en cas de démission, de décès ou d'empêchement; - Tout membre du Conseil peut être réélu; - Le mandat d'un administrateur prend fin dans les cas suivants: Quand il a présenté sa démission, effective lorsque le Conseil prend des mesures, par voie de résolution; Quand il cesse d'être qualifié;

3 Lorsqu il n assite pas à trois rencontres consecutives; Lorsque le conseil adopte une résolution pour le démettre de ses fonctions; 5.6 Réunions du conseil - Le Conseil se réunit aussi souvent que nécessaire afin d assurer une bonne gestion de l'association; - Le président ou le vice-président en son absence, de sa propre initiative ou à la demande des membres du conseil d'administration peut convoquer une réunion du conseil d'administration; - Par entente mutuelle, trois membres du conseil d'administration peuvent également convoquer une réunion du conseil d'administration; - La réunion du Conseil peut être convoquée par tout moyen afin de rejoindre efficacement tous les membres du conseil d'administration; - Les avis de convocation doivent être envoyés à chaque directeur au plus tard 5 jours avant la date de la réunion; - Une réunion peut être tenue par conférence téléphonique, vidéoconférence ou par tout autre moyen permettant aux participants de communiquer simultanément avec les autres; 5.7 Décisions du conseil Les décisions du Conseil sont prises par voie de résolution; - Tout membre du Conseil peut soumettre une proposition lors de la réunion. Une motion doit être appuyée par un autre membre du conseil d'administration afin d'être mise aux voix; - Tout membre de l'association peut soumettre une proposition écrite au conseil d'administration. Il peut autoriser un membre du conseil d'expliciter la résolution proposée; - La proposition d'un membre qui ne fait pas partie du conseil d'administration doit être appuyée par deux membres du conseil d'administration afin d'être mise aux voix; 5.8 Le vote du conseil d'administration est administré par un vote à main levée à moins qu'un scrutin secret ne soit demandé par un membre du conseil d'administration. Les décisions du Conseil sont adoptées par voie de majorité des membres présents. Article VI Pouvoirs et responsabilités des administrateurs 6.1 Les membres élus d Ultimate NB sont le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier et le directeur des communications; 6.2 Les présidents sortants ont les mêmes droits et privilèges que les membres du Conseil à l exception du droit de vote; 6.3 Président - Sous réserve des décisions du Conseil, le président dirige les affaires de l'association et exerce une supervision générale; - Il doit présider l ensemble des réunions d Ultimate NB et doit être un membre ex officio de tous les comités d Ultimate NB; - En cas d'égalité des voix lors d'une assemblée générale annuelle ou lors d une réunion du Conseil, il doit trancher le vote; 6.4 Vice-président - Le vice-président, en l'absence du Président, à tous les pouvoirs et devoirs du Président;

4 - En cas de vacance du poste de président, le vice-président doit assumer la fonction de Président jusqu'à la nomination d'un nouveau président par le conseil d'administration; 6.5 Secrétaire - Assure la liaison entre les membres du conseil d'administration en matière de documentation, d'information ou de messages; - Rédige et maintient la correspondance officielle de l'association; - Prépare les invitations ainsi que les ordres du jour des réunions; - Doit rédiger, approuver et signer les procès-verbaux de toutes les réunions; - Effectuer toutes autres tâches qui lui sont confiées par le Conseil; 6.6 Trésorier - Doit être en charge et responsable de tous les fonds de l'association; - Veiller à ce que les fonds soient utilisés correctement selon les buts et objectifs de l'association; - S assurer que le Conseil a étudié l'aspect financier de toutes les décisions; - Veiller à ce que les registres comptables soient correctement tenus; - Surveiller et contrôler les déboursements afin de s assurer que l état des comptes est exact et précis avec des preuves documentaires à l'appui; - Faire rapport des états financiers et du budget au Conseil lors des réunions; - Effectuer toutes autres tâches qui lui sont confiées par le Conseil. 6.7 Agent des communications - Doit avoir la charge et être responsable des communications en ligne aux membres de l'association; - S assurer que le site Web est mis à jour régulièrement; - Assurer une communication régulière via l'ensemble des médias sociaux. Article VII Élections 7.1 Élection du conseil d'administration - Tout membre ayant un droit de vote est éligible à devenir un membre du conseil d'administration; - Un candidat à un poste de directeur peut se proposer lui-même ou être nominé par un autre membre; - Une fois que tous les candidats ont été proposés, le vote se fera sur le nombre d'administrateurs à élire. Le nombre d'administrateurs doit être impair, pas moins de 5 et pas plus de 11; - Tout membre ayant le droit de vote à l'assemblée peut voter pour les administrateurs et ne peut voter qu'une seule fois; - Les scrutins doivent être faits à main levée à moins qu'un scrutin secret ne soit demandé. 7.2 élection des administrateurs - L'élection des administrateurs du Conseil est faite à la première réunion du conseil d'administration et est élu par l'assemblée; - Les nominations doivent être d une durée d une année de 1 an et les membres peuvent être réélus;

5 - Un candidat à un poste d administration peut se proposer lui-même ou être nominé par un autre membre du conseil d'administration; - Seuls les membres du conseil d'administration sont éligibles à voter; - Le vote est à main levée à moins qu'un scrutin secret ne soit demandé. Article VIII Réunions 8.1 Toutes les réunions doivent être convoquées par le Président d Ultimate NB, à l'exception des réunions spéciales; 8.2 Réunion générale annuelle - L AGA est la réunion annuelle de tous les membres de l association tel que défini à l'article III; - Doit être tenu dans un lieu déterminé par le Conseil d'administration; - Doit être tenu à une date déterminée par le Conseil d'administration; - Doit être convoqué par un avis écrit indiquant la date, l heure, le lieu, et ce, au plus tard 15 jours avant la réunion. L ordre du jour de la réunion doit être envoyé aux membres par le secrétaire; 8.3 Agenda de l AGA - Bienvenue - Appel à l'ordre; - Lecture de l'avis de convocation de la réunion afin de fournir la preuve que cet avis a été dûment donné et que le quorum est atteint; - Lecture du procès-verbal de la dernière AGA; - Affaires découlant du procès-verbal; - Rapports exécutifs; - Présentation, discussion et approbation du rapport financier; - Amendements; - Élections; - Sujets divers; - Affaires nouvelles; - Ajournement de la réunion. 8.4 Le Président d Ultimate NB doit présider l ensemble des réunions de l'association. En l'absence du président, le vice-président assume le rôle de président comme président de la réunion; 8.5 Une majorité des membres du conseil d'administration constitue le quorum pour la conduite des affaires de toute réunion du conseil d'administration. Le quorum pour les autres réunions ne doit pas être moins que 10% des membres de l'association; 8.6 Réunion spéciale - Une réunion spéciale peut être convoquée à tout moment à la demande du Président, par plus de 50% des membres du conseil d'administration ou un member qui a en sa possession une pétition d'au moins 10% des membres; - Un avis doit être envoyé aux membres par le secrétaire au plus tard 15 jours avant la réunion; 8.7 Les procès-verbaux des réunions doivent être rédigés par le Secrétaire et envoyés aux membres du conseil d'administration dans les 60 jours suivants la réunion. Article IX Finances 9.1 L'exercice financier de l'association commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre;

6 92 Tous les fonds d'ultimate NB doivent être déposés dans un compte bancaire qui sera désigné par le conseil d'administration. Tous les paiements effectués au nom de l'association doivent être effectués par chèque et tiré du compte signé par deux administrateurs d Ultimate NB; 9.3 La cotisation annuelle à payer à l'avance de la réunion annuelle est fixée par le conseil d'administration et doit faire l'objet d'une révision de temps à autre avec l'approbation des membres lors d'une AGA. 9.4 Les comptes d Ultimate NB doivent être balancés dans un rapport financier qui sera présenté par le trésorier lors de l'aga. Article X Vote 10.1 Chaque membre actif en règle a droit à un vote à l AGA et autres réunions; 10.2 Les administrateurs du conseil d administration d Ultimate NB ont le droit à un vote lors de toutes les réunions; 10.3 Le vote par procuration n'est pas admis; 10.4 Le président de l'assemblée doit voter en cas d'égalité des voix; 10.5 Le vote se fait par un vote à main levée à moins qu'un scrutin secret ne soit demandé. Une proposition est adoptée par une majorité de votes des membres. Article XI Dissolution 11.1 En cas de dissolution ou de liquidation d Ultimate NB, tous les actifs restants, après paiement des dettes, doivent être distribués à un ou plusieurs organismes de bienfaisance au Nouveau- Brunswick.