CHAPITRE I NOTIONS DE BASE...1 CHAPITRE II PREMIERS PAS AVEC EXCEL...9

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2 T A B L E D E S M A T I È R E S CHAPITRE I NOTIONS DE BASE...1 CHIFFRIER ÉLECTRONIQUE...1 CONFIGURATION DE WINDOWS...2 LANCEMENT D EXCEL...2 VOLET OFFICE...3 DÉSACTIVER LE VOLET OFFICE... 3 AFFICHER LE VOLET OFFICE... 3 UTILISER LES DIFFÉRENTS VOLETS OFFICE... 3 ENVIRONNEMENT EXCEL...4 AJOUTEZ UNE CALCULATRICE... 7 SORTIE D EXCEL...8 CHAPITRE II PREMIERS PAS AVEC EXCEL...9 CONTENU D UNE CELLULE...9 OUVRIR UN DOCUMENT...10 ENTRÉE DE DONNÉES...10 SÉLECTION DU SENS DU DÉPLACEMENT DU POINTEUR DE CELLULE...10 VALIDATION D UNE ENTRÉE...11 ANNULATION D UNE ENTRÉE NON VALIDÉE...11 ENTRÉE D UN LIBELLÉ...11 ENTRÉE D UN NOMBRE...12 GESTION DES CLASSEURS...13 SUPPRESSION D UN CLASSEUR...14 ÉDITION DE DONNÉES...14 MODIFICATION DIRECTE DES DONNÉES...14 REMPLACEMENT DU CONTENU D UNE CELLULE...15 Table des matières Formation de base Excel 2003 I Rina Gagné, formatrice

3 T A B L E D E S M A T I È R E S EFFACEMENT DU CONTENU D UNE CELLULE...15 EFFACEMENT DU FORMAT SANS EFFACER LE CONTENU...15 EFFACEMENT DU CONTENU ET DU FORMAT DE LA CELLULE...16 ANNULATION D UNE OPÉRATION...16 RAPPEL D UNE OPÉRATION ANNULÉE...16 DÉPLACEMENT DU POINTEUR DANS LE TABLEUR...17 DÉFILEMENT DE LA FEUILLE DE CALCUL...17 SÉLECTION DE CELLULES...17 AUTOMATISMES POUR L ENTRÉE DES DONNÉES...19 ACTIVATION DE L ENTRÉE SEMI-AUTOMATIQUE DE TEXTE...19 VISUALISATION DE LA LISTE DES ENTRÉES SEMI-AUTOMATIQUES...20 SÉLECTION D UNE PLAGE POUR L ENTRÉE DES DONNÉES...20 SÉRIE INCRÉMENTÉE...21 RECOPIE INCRÉMENTÉE DE MOIS OU DE PÉRIODES...21 INCRÉMENT D UNE SÉRIE...21 CRÉATION D UNE LISTE PERSONNALISÉE...22 MODIFICATION D UNE LISTE PERSONNALISÉE...22 SUPPRESSION D UNE LISTE PERSONNALISÉE...22 COPIE / DÉPLACEMENT DE DONNÉES...23 COPIE DE DONNÉES...23 COPIE DE DONNÉES À L AIDE DE LA POIGNÉE DE RECOPIE...24 DÉPLACEMENT DE DONNÉES...24 DÉPLACEMENT DE DONNÉES À L AIDE DE LA SOURIS...24 PRESSE-PAPIERS OFFICE...25 UTILISATION DU PRESSE-PAPIERS D OFFICE...25 CHAPITRE III FORMULES DE CALCUL ENTRÉE D UNE FORMULE...26 RAISONNEMENT AVANT L ÉLABORATION D UNE FORMULE...26 VISUALISATION RAPIDE DU RÉSULTAT D UN CALCUL...27 Table des matières Formation de base Excel 2003 II Rina Gagné, formatrice

4 T A B L E D E S M A T I È R E S UTILISATION DU BOUTON SOMME AUTOMATIQUE...27 INSERTION DIRECTE D UNE FORMULE...28 INSERTION D UNE FORMULE PAR POINTAGE DE CELLULES...29 INSERTION D UNE FORMULE AVEC LA FONCTION SOMME...29 UTILISATION DES ÉTIQUETTES DANS LES FORMULES...30 REPÉRAGE DES CELLULES LIÉES À UNE FORMULE...30 PRIORITÉS DE CALCUL...31 TYPES DE RÉFÉRENCES...31 RÉFÉRENCE RELATIVE...32 RÉFÉRENCE ABSOLUE...32 RÉFÉRENCE MIXTE...33 AJOUT AUTOMATIQUE DE FORMULES...33 RETRAIT DE L AFFICHAGE DES VALEURS ZÉRO (0)...34 AFFICHAGE DES FORMULES PLUTÔT QUE DES RÉSULTATS...34 COPIE DU RÉSULTAT DES FORMULES...35 REPORT DU CONTENU D UNE CELLULE...35 INSERTION ET SUPPRESSION DE LIGNES OU DE COLONNES...36 INSERTION DE LIGNES OU DE COLONNES...36 BOUTON OPTIONS D INSERTION...36 SUPPRESSION DE LIGNES OU DE COLONNES...37 QUELQUES RACCOURCIS CLAVIER...37 COMMENTAIRE...37 INSERTION D UN COMMENTAIRE...37 MODIFICATION D UN COMMENTAIRE...38 SUPPRESSION D UN COMMENTAIRE...38 AFFICHAGE DES COMMENTAIRES...38 EXERCICE EXERCICE Table des matières Formation de base Excel 2003 III Rina Gagné, formatrice

5 T A B L E D E S M A T I È R E S EXERCICE CHAPITRE IV MISE EN FORME DES DONNÉES OUTILS DE MISE EN FORME...41 POLICES DE CARACTÈRES ET ATTRIBUTS...42 CHOIX DE POLICE PAR DÉFAUT...42 MODIFICATION DE LA POLICE POUR LE CLASSEUR EN COURS...42 APPLICATION D ATTRIBUTS AUX CARACTÈRES...42 APPLICATION D UNE MISE EN FORME DE CARACTÈRES EN UNE OPÉRATION...43 FORMAT D AFFICHAGE DES VALEURS...43 ATTRIBUTION D UN FORMAT À UNE CELLULE...43 ALIGNEMENT...46 ALIGNEMENT GAUCHE, DROIT OU CENTRÉ...46 RETRAIT DES DONNÉES...47 CENTRAGE SUR PLUSIEURS COLONNES...47 FUSION DE CELLULES...48 JUSTIFICATION DU CONTENU DES CELLULES...48 AFFICHAGE DU TEXTE SUR PLUSIEURS LIGNES DANS UNE MÊME CELLULE...48 RÉPÉTITION DU CONTENU D UNE CELLULE...49 ORIENTATION D UNE DONNÉE...49 ALIGNEMENT VERTICAL DES DONNÉES...50 BORDURES...50 APPLICATION D UNE BORDURE...50 AFFICHAGE DE LA BARRE D OUTILS BORDURES...50 OBTENTION D UN PLUS GRAND CHOIX DE BORDURES...51 MODIFICATION D UNE BORDURE...51 REMPLISSAGE...52 HAUTEUR DES LIGNES...52 MODIFICATION DE LA HAUTEUR DES LIGNES...52 Table des matières Formation de base Excel 2003 IV Rina Gagné, formatrice

6 T A B L E D E S M A T I È R E S RETOUR À LA HAUTEUR STANDARD...53 LARGEUR DES COLONNES...53 MODIFICATION DE LA LARGEUR DES COLONNES...53 ADAPTATION DE LA LARGEUR D UNE COLONNE À SA DONNÉE LA PLUS LONGUE...54 DÉFINITION D UNE LARGEUR STANDARD...54 STYLES...54 APPLICATION D UN STYLE...54 MODIFICATION D UN STYLE...55 CRÉATION D UN STYLE...55 CRÉATION D UN STYLE À PARTIR DU FORMAT D UNE CELLULE...56 COPIE RAPIDE D UNE MISE EN FORME...56 SUPPRESSION D UN STYLE...57 MISE EN FORME AUTOMATIQUE...57 EXERCICE EXERCICE EXERCICE CHAPITRE V - MISE EN PAGE ET IMPRESSION APERÇU AVANT IMPRESSION...61 ZONE D IMPRESSION...62 SAUT DE PAGE...63 SAUT DE PAGE HORIZONTAL...63 SAUT DE PAGE VERTICAL...63 SUPPRESSION D UN SAUT DE PAGE MANUEL...63 SAUT DE PAGE HORIZONTAL ET VERTICAL...64 VISUALISATION DE TOUTES LES PAGES DE LA FEUILLE ACTIVE...64 IMPRESSION...65 FORMAT DE PAGE...65 Table des matières Formation de base Excel 2003 V Rina Gagné, formatrice

7 T A B L E D E S M A T I È R E S FORMAT DU PAPIER ET ORIENTATION...66 ÉCHELLE D IMPRESSION...66 MARGES ET CENTRAGE DU TABLEUR...67 MODIFICATION DES MARGES...67 CENTRAGE DU TABLEUR DANS LA PAGE...67 EN-TÊTE OU PIED DE PAGE...67 CRÉATION D UN EN-TÊTE OU D UN PIED DE PAGE...68 SUPPRESSION D UN EN-TÊTE OU D UN PIED DE PAGE...68 PERSONNALISATION D UN EN-TÊTE OU D UN PIED DE PAGE...68 POSITION DE L EN-TÊTE OU DU PIED DE PAGE...69 OPTIONS DE LA FEUILLE DE CALCUL...70 RÉPÉTITION DE COLONNES OU DE LIGNES SUR TOUTES LES PAGES...70 AUTRES OPTIONS D IMPRESSION...71 MODÈLES...72 CRÉER UN MODÈLE...72 UTILISER UN MODÈLE...72 EXERCICE EXERCICE EXERCICES SUPPLÉMENTAIRES EXERCICE EXERCICE EXERCICE EXERCICE BIBLIOGRAPHIE Table des matières Formation de base Excel 2003 VI Rina Gagné, formatrice

8 CHAPITRE I NOTIONS DE BASE C H I F F R I E R É L E C T R O N I Q U E Un chiffrier électronique, aussi appelé Tableur, est une feuille de calcul, un tableau qui se construit, se développe et fournit automatiquement des résultats mathématiques à l aide de formules. Un chiffrier se compose de lignes et de colonnes dans lesquelles s alignent des titres et des nombres qui sont mis en relation pour obtenir un résultat précis. Totaux obtenus à l aide de formules Un chiffrier électronique est un outil de traitement de données qui est entre autres utilisé pour : Effectuer des simulations à caractère numérique. Calculer automatiquement et rapidement. Gérer des budgets, des inventaires, des statistiques, etc. Dans un chiffrier électronique, les résultats découlant de formules se calculent automatiquement. Si vous modifiez une donnée, le logiciel ajuste tous les résultats en rapport avec cette donnée. Les erreurs de calcul sont ainsi éliminées et les mises à jour sont instantanées. Notions de base Formation de base Excel 2003 Page 1 Rina Gagné, formatrice

9 C O N F I G U R A T I O N D E W I N D O W S Dans les exemples et les exercices de la formation, nous emploierons le clavier français et appliquerons le système international d unités de mesure métrique. Excel se réfère aux options sélectionnées dans Windows pour déterminer certains paramètres par défaut, par exemple l affichage d un nombre, des unités de mesure et de la date. Voici les paramètres que vous devez retrouver sur votre poste de travail lorsque vous travaillez dans Excel. Pour accéder à cette fenêtre, cliquez sur Démarrer/Paramètres/Panneau de configuration/options régionales L A N C E M E N T D E X C E L Pour lancer Excel, vous devez sélectionner Démarrer/Programmes/Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2003 ou si un raccourci a été ajouté sur le bureau, cliquez deux fois sur l icône. Lancez Excel Si la fenêtre d Excel n occupe pas la totalité de votre écran, cliquez sur le bouton situé à droite de la barre de titre. Ce bouton est alors remplacé par le bouton. Notions de base Formation de base Excel 2003 Page 2 Rina Gagné, formatrice

10 V O L E T O F F I C E Il est possible de désactiver l affichage par défaut du volet Office de sorte qu il n apparaisse plus au démarrage d un programme Office. Dans la majorité des logiciels Office, ce volet s affiche par défaut et occupe un espace important à l écran. Il est bien sûr facile de masquer le volet d un clic sur son bouton Fermer, mais on peut aussi désactiver son affichage. Ancré sur le bord droit de la fenêtre, le volet Accueil facilite l ouverture ou la recherche d un fichier. Si vous n avez pas besoin des fonctions du volet Accueil, vous pouvez configurer le programme pour ne plus l afficher au démarrage. Par défaut, le volet Office est ancré sur le bord droit de la fenêtre du programme, mais vous pouvez le déplacer par glissement. Placez le pointeur dans l angle supérieur gauche du volet. Lorsque le pointeur se transforme en croix avec quatre flèches, cliquez et faites glisser le volet pour le déplacer. Ensuite, pour ancrer le volet, double-cliquez dans l angle supérieur gauche. DÉSACTIVER LE VOLET OFFICE 1. Cliquez «Outils, Options». 2. Cliquez sur l onglet «Affichage». 3. Cliquez l option «Volet Office au démarrage» pour la désactiver et cliquez sur OK. Au démarrage suivant du logiciel, le volet Office n apparaît plus. AFFICHER LE VOLET OFFICE 1. Cliquez «Affichage, Volet Office», vous pouvez aussi utiliser le raccourci Ctrl + F1. 2. Le volet Office apparaît. UTILISER LES DIFFÉRENTS VOLETS OFFICE Cliquez sur l en-tête du volet pour sélectionner les différents volets offerts. Notions de base Formation de base Excel 2003 Page 3 Rina Gagné, formatrice

11 E N V I R O N N E M E N T E X C E L La fenêtre d Excel présente trois parties : le panneau de commandes, la feuille de calcul et la barre d état. Panneau de commandes Feuille de calcul Barre d état Le panneau de commandes affiche les éléments suivants : La barre de titre contient le menu système d Excel, le nom de l application, le nom du classeur (fichier) ainsi que les boutons permettant le contrôle des fenêtres. La barre de menus contient tous les menus disponibles dans Excel. Les barres d outils permettent d activer rapidement des options sans passer par les menus. Excel a créé différentes barres d outils servant à des applications précises. Les barres d outils «Standard» et «Mise en forme» sont affichées par défaut. Elles peuvent se présenter côte à côte au haut de la fenêtre ou l une sous l autre. Toutes les barres d outils peuvent être enlevées de l écran ou déplacées. Elles peuvent également être personnalisées afin d y ajouter les boutons les plus souvent employés comme dans toutes applications Windows. Notions de base Formation de base Excel 2003 Page 4 Rina Gagné, formatrice

12 La barre de formule contient la zone Nom, le bouton Zone Nom, le bouton Insérer une fonction et la zone de Données. La feuille de calcul occupe la partie centrale de l écran. Elle affiche les entrées et le résultat des calculs. Une feuille de calcul entière est formée de 256 colonnes identifiées par les lettres A à IV et de lignes identifiées par les nombres 1 à Un tableur peut contenir jusqu à 255 feuilles de calcul. Par défaut, Excel en offre 3. Identificateur ou En-tête de colonne Identificateur ou En-tête de ligne Curseur de défilement Cellule active Boutons de défilement des feuilles Onglets de feuille Curseur de défilement La feuille de calcul contient les éléments suivants : Barres de défilement horizontale et verticale : Elles permettent de visualiser les parties non visibles de la feuille de calcul. Curseurs de défilement horizontal et vertical : Ils entraînent une visualisation des parties cachées de la feuille de calcul par un glissement de ceux-ci. Pour défiler rapidement les lignes et les colonnes, maintenez la touche MAJ enfoncée lors du glissement du curseur. Onglets de feuille : Ils affichent le nom de chaque feuille. Les caractères gras identifient la feuille active. Boutons de défilement des feuilles : Ils permettent de défiler les onglets de feuille qui ne sont pas visibles. Notions de base Formation de base Excel 2003 Page 5 Rina Gagné, formatrice

13 Cellule : Une feuille de calcul est constituée de cellules représentées par des rectangles. Une cellule est une case située à l intersection d une colonne et d une ligne. Un cadre entoure la cellule active. Adresse : Une adresse de cellule, aussi appelée Référence, est la position occupée par cette cellule dans la feuille de calcul. Une adresse est composée de la lettre identifiant la colonne et du numéro de la ligne. Excel affiche sur la barre de formule l adresse correspondant à la cellule pointée. Le rectangle mis en évidence s appelle Pointeur de cellule. Excel pointe toujours une cellule à la fois. Lors de l entrée dans le programme, le pointeur est placé dans la cellule A1. Plage : Une plage, aussi appelée Champ ou Bloc, est un rectangle de cellules. Une plage peut contenir une seule ou plusieurs cellules adjacentes, un rang, une colonne, une partie de rang ou de colonne, plusieurs rangs et colonnes, situés dans une même feuille ou dans plusieurs feuilles. La barre d état donne des indications concernant la commande sélectionnée ou l opération en cours. Elle contient les informations suivantes : Indicateur de mode : Informe du mode actif. Le message Prêt vous avise qu Excel est en attente d une action. Indicateur d état : Signale que les touches MAJ et NUM (verrouillage des nombres) sont actuellement enfoncées. Les menus contextuels sont des menus qui s affichent lorsque vous appuyez sur le bouton droit de la souris. Les options offertes dans le menu varient en fonction de la position du pointeur de la souris. Pour annuler l affichage d un menu contextuel, cliquez à l extérieur du menu ou appuyez sur la touche Échap. Les menus déroulants sont des menus qui s affichent lorsque vous sélectionnez une option de la barre des menus. Certaines options d un menu déroulant affichent ellesmêmes un menu appelé Sous-menu. Pour quitter un menu déroulant sans qu aucune option ne s exécute, cliquez dans une zone vide de l écran. Voici les différents symboles pouvant se retrouver dans les menus. Affiche une boîte de dialogue Option non disponible Indique une option activée Conduit à un sous-menu Bouton représentant l option Raccourci de l option Notions de base Formation de base Excel 2003 Page 6 Rina Gagné, formatrice

14 Les menus déroulants n affichent pas en totalité les options qu ils regroupent. Seules les options de base du menu s affichent; les autres options qu ils regroupent sont cachées. Le bouton à la fin d un menu déroulant indique que des options supplémentaires sont disponibles. Pour afficher en permanence les options des menus, sélectionnez «Affichage, Barres d outils, Personnaliser» et activez l onglet «Options». Activez «Toujours afficher les menus dans leur intégralité». Activez le bouton. Les options de base et les options cachées des menus déroulants s affichent maintenant en permanence. Les boîtes de dialogue apparaissent lors de l utilisation des options suivies de points de suspension. Elles permettent à l utilisateur de saisir des informations ou de faire des choix à l aide d onglets, de cases à cocher, de boutons radio, de zones de texte, de listes et de boutons de commande. AJOUTEZ UNE CALCULATRICE Vous pouvez ajouter dans la barre d outils un accès vers une calculatrice, ce qui vous permet de vérifier le résultat de certains calculs. Un clic sur le bouton ouvre la calculatrice de Windows, dans laquelle vous taperez les chiffres à l aide des boutons chiffrés ou du pavé numérique du clavier. La calculatrice se révèle utile en diverses circonstances. Elle peut servir à vérifier un total avant d entrer les valeurs dans le tableau. 1. Cliquez sur «Outils, Personnaliser» et activez l onglet «Commandes». 2. Choisissez Outils dans la liste des Catégories. 3. Dans la liste des Commandes, sélectionnez Personnaliser ( ) et faites glisser l icône pour la déposer dans la barre d outils voulue. 4. Le bouton Calculatrice s ajoute à la barre d outils, cliquez avec le bouton droit de la souris sur cette icône et tapez Calculatrice dans le champ Nom pour remplacer Personnaliser. 5. Appuyez sur Entrée. Le bouton change de nom. Cliquez Fermer. 6. Cliquez le bouton Calculatrice. La calculatrice de Windows apparaît. Notions de base Formation de base Excel 2003 Page 7 Rina Gagné, formatrice

15 S O R T I E D E X C E L Sélectionnez «Fichier, Quitter» ou cliquez sur le bouton de fermeture droite de la barre de titre de l application. situé à la Si des données non enregistrées sont inscrites dans la feuille de calcul ou si un changement quelconque s est produit, Excel présente une boîte de dialogue. Activez le bouton ou le bouton selon que vous désirez enregistrer ou non les modifications. Notions de base Formation de base Excel 2003 Page 8 Rina Gagné, formatrice

16 CHAPITRE II PREMIERS PAS AVEC EXCEL Dans ce chapitre, nous apprendrons à entrer des données, à gérer vos classeurs, à déplacer le pointeur dans la feuille de travail, à sélectionner des cellules, à déplacer et à copier des données. C O N T E N U D U N E C E L L U L E Une cellule peut contenir deux types d élément : Un libellé ou une valeur. Une cellule peut recevoir une entrée de 1 à caractères. LIBELLÉ Un libellé est une chaîne de caractères ou une combinaison de nombres, de caractères et de lettres. Par défaut, un libellé est affiché à gauche dans la cellule. Aucune opération mathématique n est possible avec un libellé. Par exemple, il est impossible d additionner des numéros de téléphone ou des numéros d assurance sociale. Un libellé peut être alphabétique, numérique ou alphanumérique. VALEUR Une valeur est une entrée permettant d effectuer une opération mathématique. Une valeur peut prendre la forme d un nombre, d une date ou d une formule. Un nombre est un chiffre ou une suite de chiffres contenus dans une cellule. Un nombre peut afficher un séparateur de milliers et un séparateur de décimales, s il y a lieu. Il peut être accompagné, par exemple, du signe de dollar ( $ ) ou du symbole de pourcentage ( % ). Par défaut, un nombre négatif s affiche précédé du signe moins ( - ). Une formule est une instruction de calcul entrée dans une cellule. Une formule sert à effectuer une opération ou une suite d opérations faisant appel à des fonctions mathématiques ou logiques. Une formule doit être précédée d un opérateur mathématique, par exemple du signe plus (+) ou du signe d égalité (=), pour qu Excel ne la confonde pas avec un libellé. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 9 Rina Gagné, formatrice

17 O U V R I R U N D O C U M E N T Excel propose différentes façons d ouvrir un document. Le menu Fichier/Ouvrir permet toujours d accéder à un document mais Excel vous propose d autres moyens plus rapides. Le menu Fichier : Le document sur lequel vous avez travaillé se trouve peut-être en bas du menu Fichier. Si c est le cas, cliquez sur son nom ou appuyez sur la touche correspondant à son numéro d ordre. Le bouton Mes documents récents, de la boîte de dialogue Ouvrir : Cliquez dessus pour accéder à la liste des trois dernières douzaines de dossiers et de documents que vous avez ouverts. Double-cliquez sur un dossier pour voir son contenu ou doublecliquez sur un document pour l ouvrir. Le volet Office : La liste des derniers fichiers ouverts se trouve en bas du volet dans la zone Ouvrir. Le panneau Démarrer : Cliquez sur le bouton Démarrer de Windows et choisissez Documents. La liste des 15 derniers documents ouverts (avec Excel mais aussi avec d autres programmes) apparaît. Choisissez un document Excel dans cette liste; Excel est démarré automatiquement. E N T R É E D E D O N N É E S Excel détermine automatiquement si la donnée est un libellé ou une valeur. Dès l entrée d une donnée, Excel remplace sur la barre d état l indicateur de mode Prêt par l indicateur de mode Entrer. SÉLECTION DU SENS DU DÉPLACEMENT DU POINTEUR DE CELLULE 1. Sélectionnez «Outils, Options» et activez l onglet «Modification». 2. Activez l option «Déplacer la sélection après validation». 3. À l option «Sens», sélectionnez le sens du déplacement du pointeur de cellule et activez le bouton. Chaque appui sur la touche ENTRÉE déplacera le pointeur dans le sens spécifié. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 10 Rina Gagné, formatrice

18 VALIDATION D UNE ENTRÉE Après avoir tapé une donnée dans une cellule, vous devez valider son entrée en utilisant une des méthodes suivantes : Appuyez sur la touche ENTRÉE; le pointeur se déplace d une cellule dans le sens du déplacement spécifié à l option «Déplacer la sélection après validation». Appuyez sur une flèche de directivité; le pointeur se déplace d une cellule dans le sens indiqué par la flèche. Cliquez sur le bouton situé à gauche sur la barre de formule; le pointeur demeure dans la cellule. ANNULATION D UNE ENTRÉE NON VALIDÉE Avant de valider une entrée, appuyez sur la touche ÉCHAP ou cliquez sur le bouton d annulation situé sur la barre de formule. ENTRÉE D UN LIBELLÉ 1. Déplacez le pointeur dans la cellule désirée. 2. Tapez le libellé et validez. Si le libellé est plus grand que la largeur de la cellule, celui-ci s affiche en entier lorsque la cellule de droite est vide. Si cette cellule contient une donnée, la suite du libellé n est pas visible mais toujours présent dans sa cellule. Pour afficher un libellé sur deux lignes dans une cellule, appuyez sur les touches ALT + ENTRÉE pour créer un changement de ligne volontaire. À ce moment, Excel augmente automatiquement la hauteur de la cellule. La largeur de la colonne n est pas modifiée. Dans la cellule B3, tapez «Gestion» et validez; le libellé s aligne à gauche dans la cellule. En B4, tapez «Chiffrier électronique» et validez; ces mots occupent deux cellules. Déplacez le pointeur en C4 et remarquez, à l aide de la zone de Données sur la barre de formule, que cette cellule ne contient aucune donnée puisque le libellé appartient à la cellule B4. En C4, tapez «Efficacité» et validez; le libellé de la cellule B4 n apparaît plus en entier. Déplacez le pointeur en B4 et remarquez que le libellé est toujours présent dans la cellule; la zone de Données l affiche en entier. Plus tard, vous apprendrez à élargir les colonnes pour permettre l affichage complet du contenu de la cellule. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 11 Rina Gagné, formatrice

19 En B5, tapez «Microsoft», appuyez sur les touches ALT + ENTRÉE et tapez «Office 2003» et validez; le libellé s affiche sur deux lignes. Sélectionnez «Fichier, Fermer» et activez le bouton enregistrer vos essais. pour fermer le classeur sans Cliquez sur le bouton pour créer une nouvelle fenêtre de classeur. ENTRÉE D UN NOMBRE 1. Déplacez le pointeur dans la cellule désirée. 2. Tapez le nombre suivi du symbole % ou du signe de $, s il y a lieu. Validez. Remarquez qu Excel n ajoute pas d espace entre le nombre et le signe de pourcentage même si vous employez la barre d espacement. Il n affiche pas non plus les décimales non significatives; vous apprendrez plus tard à les faire afficher. En A1, tapez «25» et validez; le nombre s aligne à droite dans la cellule. En A2, tapez «25 %» et validez; Excel ne présente aucune espace avant le symbole de pourcentage. En A3, tapez «1250$» et validez; Excel ajoute automatiquement le séparateur de milliers et une espace avant le signe de dollar. Il reconnaît automatiquement le format Monétaire. Déplacez le pointeur en A3 et remarquez que, dans la zone de Données, seul le nombre s affiche. En A4, tapez «45,50» et validez; Excel affiche «45,5»; les décimales non significatives ne sont pas affichées. En A5, tapez «1289» et validez; le nombre s affiche sous forme d entier sans espace comme séparateur de milliers. En A6, tapez «1 1/4» et validez; le nombre s affiche sous forme de fraction. En A7, tapez « » sans espace et validez; le nombre s affiche dans le format Scientifique soit «5,67892E+11». Sélectionnez «Fichier, Fermer» et activez le bouton enregistrer vos essais. pour fermer le classeur sans Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 12 Rina Gagné, formatrice

20 G E S T I O N D E S C L A S S E U R S Pour conserver vos données, il est nécessaire de les enregistrer. Nous vous conseillons fortement de créer des dossiers pour assurer une meilleure gestion de vos fichiers. L ouverture, la fermeture et l enregistrement des fichiers avec Excel s effectuent comme dans toutes autres applications de Windows à l aide du menu «Fichier» ou à l aide des boutons de la barre d outils «Standard». Lorsque plusieurs classeurs sont ouverts, pour les fermer en une seule opération, maintenez la touche MAJ enfoncée et sélectionnez «Fichier, Fermer tout». Cliquez sur le bouton pour créer un nouveau classeur. En A1, entrez «Votre nom». Pour fermer le classeur en l enregistrant sous le nom essai, sélectionnez «Fichier, Fermer» et activez le bouton. À l option «Enregistrer dans», à l aide du bouton, déroulez la liste cachée et sélectionnez l unité d enregistrement désirée. Dans le cadre de la formation, je vous demande d enregistrer vos fichiers dans le dossier «Mes documents/excel». Si vous enregistrez vos classeurs dans un dossier, dans la zone de liste, double-cliquez sur le dossier désiré. Le nom de l unité ou du dossier d enregistrement doit apparaître dans la case «Enregistrer dans». Tapez «essai» dans la case «Nom du fichier» et cliquez sur le bouton de la case «Type de fichier» pour visualiser les différents formats d enregistrement. Sélectionnez «Classeur Microsoft Excel (*.xls)» et activez le bouton. Ouvrez le fichier essai à l aide de la liste affichée au bas du menu «Fichier». En A2, entrez «2006». Cliquez sur le bouton pour enregistrer le classeur essai en cours de travail. Fermez le classeur essai. À l aide du bouton, créez un nouveau classeur. En A1, entrez «Le nom de votre localité». Fermez le classeur en l enregistrant sous le nom essai2. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 13 Rina Gagné, formatrice

21 SUPPRESSION D UN CLASSEUR 1. Assurez-vous que le classeur à supprimer est fermé. 2. Sélectionnez «Fichier, Ouvrir». 3. Dans la zone de liste, sélectionnez le ou les classeurs à supprimer. Pour sélectionner plusieurs fichiers consécutifs, cliquez sur le premier fichier à supprimer, maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur le dernier fichier. Pour sélectionner plusieurs fichiers non consécutifs, cliquez sur chacun des fichiers en maintenant la touche CTRL enfoncée. 4. Appuyez sur la touche SUPPR et confirmez la suppression. Activez le bouton pour revenir à la feuille de travail. Supprimez les classeurs essai et essai2 en une opération. É D I T I O N D E D O N N É E S Excel offre deux possibilités pour éditer ou corriger le contenu d une cellule : la modification directe ou le remplacement total. Lorsque des corrections sont apportées au texte d une cellule, le contenu de la cellule est remplacé, mais le format attribué à la cellule demeure le même. Une procédure spécifique doit être appliquée pour effacer le format. Un format est une mise en forme appliquée à une cellule de façon à en modifier l apparence. Par exemple, le fait d ajouter un signe de dollar à un nombre donne à ce nombre un format Monétaire. MODIFICATION DIRECTE DES DONNÉES 1. Déplacez le pointeur dans la cellule à modifier. 2. Cliquez deux fois dans la cellule ou appuyez sur la touche F2. Un point d insertion clignotant apparaît dans la cellule et l indicateur de mode Modifier s affiche sur la barre d état. 3. Effectuez les modifications à l aide des flèches de directivité, des touches SUPPR ou ARR et validez. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 14 Rina Gagné, formatrice

22 Cliquez sur le bouton pour créer un nouveau classeur. En A1, entrez «Apprentissage». En A2, entrez «100 $». En A3, entrez «25 %». Déplacez le pointeur en A1 et appuyez sur la touche F2. Modifiez le contenu de la cellule A1 en ajoutant le libellé «d Excel 2003». Enregistrez ce classeur sous le nom essai en le conservant à l écran. REMPLACEMENT DU CONTENU D UNE CELLULE 1. Déplacez le pointeur dans la cellule désirée. 2. Entrez directement les nouveaux caractères et validez. Le contenu de la cellule est remplacé, mais le format attribué à la cellule, s il y a lieu, demeure le même. Le pointeur en A2, entrez «Microsoft» et validez. Pour vérifier que seul le contenu de la cellule A2 a été remplacé et que le format Monétaire est demeuré actif, en A2, entrez le nombre «50» et validez; Excel affiche automatiquement le signe de dollar correspondant au format Monétaire de la cellule. Enregistrez le classeur essai à l aide du bouton. EFFACEMENT DU CONTENU D UNE CELLULE 1. Déplacez le pointeur dans la cellule à effacer. 2. Appuyez sur la touche SUPPR ou sélectionnez «Édition, Effacer, Contenu». Effacez le contenu de la cellule A1. Enregistrez le classeur essai. EFFACEMENT DU FORMAT SANS EFFACER LE CONTENU 1. Déplacez le pointeur dans la cellule dont le format est à effacer. 2. Sélectionnez «Édition, Effacer, Formats». À l aide de la touche SUPPR, effacez le contenu de la cellule A2. En A2, entrez «100» pour remarquer qu Excel a conservé le format. Effacez uniquement le format de la cellule A2; le signe de dollar ( $ ) n est plus affiché. Enregistrez le classeur essai. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 15 Rina Gagné, formatrice

23 EFFACEMENT DU CONTENU ET DU FORMAT DE LA CELLULE 1. Déplacez le pointeur dans la cellule à effacer. 2. Sélectionnez «Édition, Effacer, Tout». Effacez le contenu et le format de la cellule A3; la cellule est maintenant vide de données. En A3, entrez «10»; le signe de pourcentage ( % ) ne s affiche pas puisque le format a été effacé. Fermez en enregistrant le classeur essai. ANNULATION D UNE OPÉRATION La plupart des opérations effectuées dans un tableur peuvent être annulées. Pour annuler une opération, sélectionnez «Édition, Annuler» ou cliquez sur l icône du bouton affiché sur la barre d outils «Standard». Répétez cette procédure pour annuler les opérations précédentes. Pour annuler plusieurs actions consécutives : 1. Cliquez sur l icône du bouton pour dérouler la liste des dernières actions effectuées; la plus récente action apparaît en tête de liste. 2. Sélectionnez l action à partir de laquelle vous désirez annuler les opérations. Toutes les actions précédant celle sélectionnée s annulent. Le nombre d opérations sélectionnées est indiqué au bas de la liste déroulante. 3. Notez bien que dès qu on enregistre un classeur, Excel ne garde plus en mémoire les dernières opérations effectuées. RAPPEL D UNE OPÉRATION ANNULÉE Pour rappeler une opération annulée, cliquez sur l icône du bouton affiché sur la barre d outils «Standard» ou sélectionnez «Édition, Rétablir». Pour rappeler plusieurs opérations annulées : 1. Cliquez sur l icône du bouton pour dérouler la liste des actions annulées. 2. Sélectionnez l action à partir de laquelle vous désirez rappeler les opérations annulées. Toutes les actions précédant celle sélectionnée se rétablissent. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 16 Rina Gagné, formatrice

24 DÉPLACEMENT DU POINTEUR DANS LE TABLEUR Pour déplacer le pointeur dans le tableur, cliquez directement dans la cellule désirée, utilisez les flèches de directivité ou les raccourcis suivants : CTRL + CTRL + FIN CTRL + Flèches de directivité Pour déplacer le pointeur dans la première cellule de la feuille active. Pour déplacer le pointeur dans la dernière cellule occupée de la feuille active. Pour déplacer le pointeur dans le sens de la flèche, d un groupe de cellules occupées à un autre en évitant les cellules vides. Pour déplacer le pointeur au début de la ligne. DÉFILEMENT DE LA FEUILLE DE CALCUL 1. Cliquez sur les boutons de défilement situés aux extrémités des barres de défilement ou glissez le curseur de défilement. 2. Cliquez dans la cellule désirée pour y déplacer le pointeur. SÉLECTION DE CELLULES Lorsque la plage sélectionnée doit recevoir plusieurs commandes, il est préférable de la cerner avant de donner la première commande. Ainsi, la plage restera cernée, prête à recevoir les autres commandes. Au moment de la sélection d une plage de cellules, la zone «Nom» affichée à gauche sur la barre de formule indique le nombre de lignes et de colonnes cernées. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 17 Rina Gagné, formatrice

25 SÉLECTION AU CLAVIER À LA SOURIS Cellule Déplacez le pointeur dans la cellule. Cliquez dans la cellule. Cellules consécutives Cellules non consécutives Ligne Lignes consécutives Lignes non consécutives Colonne Colonnes consécutives Colonnes non consécutives Feuille Déplacez le pointeur dans la première cellule à cerner. Maintenez la touche MAJ enfoncée et, à l aide des flèches de directivité, déplacez le pointeur sur la dernière cellule à cerner. Pointez la première cellule à cerner et glissez jusqu à la dernière cellule. Pointez la première cellule de la première plage à cerner et glissez jusqu à la dernière cellule. Relâcher. Maintenez la touche CTRL enfoncée et cernez la deuxième plage. Cliquez sur son numéro d identification. Cliquez sur le numéro d identification de la première ligne et glissez pour cerner les autres lignes. Cliquez sur le numéro d identification de la première ligne. Maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur les autres lignes. Cliquez sur sa lettre d identification. Cliquez sur la lettre d identification de la première colonne et glissez pour cerner les autres colonnes. Cliquez sur la lettre d identification de la première colonne. Maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur les autres colonnes. Cliquez à l intersection des identifications de lignes et de colonnes. Pour annuler une sélection, appuyez sur une flèche de directivité ou cliquez dans une cellule. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 18 Rina Gagné, formatrice

26 Ouvrez le classeur prévisions budgétaires contenu sur la disquette EXERCICES. Sélectionnez la colonne B. Sélectionnez la ligne 3. Sélectionnez la feuille entière. Sélectionnez la plage A1:B4. Sélectionnez les plages non consécutives A5:C9 et D7:F11. Sélectionnez les lignes 16 à 22. Sélectionnez les lignes 3, 8 et 16. Sélectionnez les colonnes A et H. Annulez la sélection. Fermez le classeur prévisions budgétaires sans enregistrer les modifications. A U T O M A T I S M E S P O U R L E N T R É E D E S D O N N É E S Excel offre différents automatismes qui facilitent l entrée des données. La fonction de saisie semi-automatique et la sélection d une plage sont des exemples de ces automatismes. Grâce à la fonction de saisie semi-automatique, Excel mémorise les libellés tapés dans des cellules consécutives d une même colonne et se réfère à ces libellés pour compléter automatiquement une entrée. Lorsque Excel complète une entrée, il affiche automatiquement le reste de l inscription dans la cellule. Si le libellé inséré correspond à celui désiré, validez. Sinon, poursuivez sa saisie. La sélection d une plage facilite l entrée des données puisque le pointeur se déplace uniquement à l intérieur de cette plage. ACTIVATION DE L ENTRÉE SEMI-AUTOMATIQUE DE TEXTE 1. Sélectionnez «Outils, Options» et activez l onglet «Modification». 2. Activez l option «Saisie semi-automatique des valeurs de cellule». 3. Activez le bouton. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 19 Rina Gagné, formatrice

27 VISUALISATION DE LA LISTE DES ENTRÉES SEMI- AUTOMATIQUES 1. Déplacez le pointeur sur une donnée déjà inscrite dans la colonne. 2. Affichez le menu contextuel à l aide du bouton droit de la souris. 3. Sélectionnez «Liste déroulante de choix»; Excel présente les entrées semi-automatiques mémorisées dans un encadré. 4. Si désiré, sélectionnez un libellé pour remplacer la donnée de la cellule. SÉLECTION D UNE PLAGE POUR L ENTRÉE DES DONNÉES 1. Cernez la plage de cellules qui recevra les données. 2. Entrez les données en validant à l aide de la touche TAB ou de la touche ENTRÉE; Excel déplace automatiquement le pointeur à l intérieur de la sélection dans le sens du déplacement spécifié. 3. Lorsque toutes les données sont tapées, annulez la sélection. Pour reculer le pointeur dans une sélection, appuyez sur les touches MAJ + ENTRÉE ou sur les touches MAJ + TAB. Dans un nouveau classeur, sélectionnez la plage A1:C4 et entrez les données ci-dessous. N annulez pas la sélection. Remarquez que le pointeur s est uniquement déplacé à l intérieur de la sélection. Appuyez sur les touches MAJ + ENTRÉE autant de fois que nécessaire pour déplacer le pointeur en B4 et modifier la donnée pour «17 ans». Fermez le classeur sans enregistrer vos essais. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 20 Rina Gagné, formatrice

28 S É R I E I N C R É M E N T É E Excel crée automatiquement une série d entrées comme une liste de nombres, de mois et de dates. La série de données est basée sur le contenu initial de la cellule source. La série peut être incrémentée ou décrémentée selon que l incrément est positif ou négatif. Un incrément est un intervalle demandé entre chaque élément de la liste. RECOPIE INCRÉMENTÉE DE MOIS OU DE PÉRIODES 1. Entrez la valeur de départ dans une cellule. 2. Pointez la poignée de recopie de la cellule de départ; le pointeur se transforme en. 3. Glissez jusqu à la dernière cellule désirée. Ouvrez le classeur série contenu sur la disquette EXERCICES et, à l aide de la poignée de recopie, complétez la série de mois de C1 à H1. Complétez la série de dates de B13 à B18. Complétez la série de jours de C13 à C18. Complétez la série de tests de D12 à H12. Enregistrez le classeur série. INCRÉMENT D UNE SÉRIE 1. Entrez la première valeur dans une cellule. 2. Dans une cellule adjacente, entrez la deuxième valeur incrémentée. 3. Cernez les deux cellules. 4. Glissez la poignée de recopie jusqu à la dernière cellule désirée. Dans le classeur série, entrez «1005» en A13 et «1010» en A14. Créez une série incrémentée de «5» de A13 à A18. Créez une série incrémentée de «1» de A2 à A11. Fermez le classeur série en enregistrant les modifications. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 21 Rina Gagné, formatrice

29 CRÉATION D UNE LISTE PERSONNALISÉE 1. Entrez les données de la liste et cernez celles-ci. Sélectionnez «Outils, Options» et activez l onglet «Listes pers.». 2. Activez le bouton ; la liste personnalisée s ajoute aux listes existantes. 3. Activez le bouton. Cette liste sera disponible dans tous les classeurs. Dans un nouveau classeur, entrez dans la plage A1:F1, les libellés suivants : «Matricule, Nom, Prénom, Âge, Statut, Profession». Créez, à partir de ces données, une liste personnalisée. Déplacez le pointeur en A5 et tapez le mot «Statut». Utilisez la recopie incrémentée pour afficher la liste contenant le mot «Statut» dans les cellules A5 à F5. Utilisez la recopie incrémentée pour afficher la liste contenant le mot «Statut» dans les cellules A5 à A10. Fermez le classeur sans enregistrer vos essais. MODIFICATION D UNE LISTE PERSONNALISÉE 1. Sélectionnez «Outils, Options» et activez l onglet «Liste pers.». 2. Dans la zone «Listes personnalisées», sélectionnez la série désirée. 3. Apportez les modifications appropriées dans la zone «Entrées de la liste». Activez le bouton. Ouvrez un nouveau classeur. Dans la liste personnalisée créée à l exemple précédent, modifiez le mot «Statut» pour le mot «État civil» et revenez à la feuille de calcul. Entrez le mot «Matricule» et exécutez la procédure de recopie incrémentée pour constater le résultat; la liste n affiche plus le mot «Statut», mais bien le mot «État civil». Fermez le classeur sans enregistrer vos essais. SUPPRESSION D UNE LISTE PERSONNALISÉE 1. Sélectionnez «Outils, Options» et activez l onglet «Liste pers.». 2. Dans la zone «Listes personnalisées», sélectionnez la série désirée. 3. Activez le bouton et confirmez la suppression. Activez le bouton. Supprimez la liste personnalisée créée précédemment débutant par «Matricule». Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 22 Rina Gagné, formatrice

30 C O P I E / D É P L A C E M E N T D E D O N N É E S La copie ou le déplacement de données peut s effectuer d un emplacement à un autre à l intérieur d une même feuille, dans une feuille différente ou encore dans un autre tableur. COPIE DE DONNÉES 1. Cernez la plage à copier. 2. Sélectionnez «Édition, Copier» ou cliquez sur le bouton de la barre d outils «Standard». Une reproduction de la plage source se place dans le Presse-papiers de Windows. La cellule source s entoure de pointillés. 3. Déplacez le pointeur dans la cellule qui recevra la copie ou cernez ces cellules. Si la plage source est composée d une seule cellule, déplacez le pointeur dans la cellule cible ou cernez les cellules dans lesquelles vous désirez obtenir des copies. Si la plage source est composée de plusieurs cellules, déplacez le pointeur dans la première cellule de la plage cible. 4. Sélectionnez «Édition, Coller» ou cliquez sur le bouton de la barre d outils «Standard». Si la plage cible contient déjà des données, celles-ci seront remplacées. 5. Appuyez sur la touche ÉCHAP pour annuler le scintillement de la cellule source; le contenu du Presse-papiers de Windows se vide. Pour copier des données, vous pouvez également utiliser le menu contextuel. Ouvrez le classeur voyageurs contenu sur la disquette EXERCICES et copiez le contenu de la cellule C2 en C5. N annulez pas le scintillement de la cellule source pour conserver le contenu du Presse-papiers. Collez à nouveau le contenu du Presse-papiers en C6. Collez le contenu du Presse-papiers dans la plage C7:C10. À l aide de la touche ÉCHAP, videz le contenu du Presse-papiers; le bouton n est plus disponible. Copiez le contenu de la plage C2:C4 à partir de la cellule C5; Excel détermine automatiquement la taille de la plage cible et remplace les données existantes par celles du Presse-papiers. Effacez le contenu de la plage C7:C10. Enregistrez le classeur voyageurs. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 23 Rina Gagné, formatrice

31 COPIE DE DONNÉES À L AIDE DE LA POIGNÉE DE RECOPIE 1. Cernez la plage à copier. 2. Pointez la poignée de recopie jusqu à ce que le pointeur se transforme en. 3. Glissez jusqu à la dernière cellule désirée. Dans le classeur voyageurs, à l aide de la poignée de recopie, copiez la plage C5:C6 dans la plage C7:C10. Enregistrez le classeur voyageurs. DÉPLACEMENT DE DONNÉES 1. Cernez la plage à déplacer. 2. Sélectionnez «Édition, Couper» ou cliquez sur le bouton de la barre d outils «Standard». 3. Déplacez le pointeur dans la cellule désirée et sélectionnez «Édition, Coller» ou cliquez sur le bouton de la barre d outils «Standard». Pour déplacer les données, vous pouvez également utiliser le menu contextuel. Toujours dans le classeur voyageurs, déplacez les données de la colonne C dans la colonne D. Enregistrez le classeur voyageurs. DÉPLACEMENT DE DONNÉES À L AIDE DE LA SOURIS 1. Cernez la plage à déplacer. 2. Pointez le cadre de la sélection; le pointeur se transforme en.. 3. Glissez à la position désirée. Toujours dans le classeur voyageurs, déplacez les données des colonnes A et B d une colonne vers la droite. Déplacez les trois colonnes du tableur d une colonne vers la gauche. Enregistrez et fermez le classeur voyageurs. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 24 Rina Gagné, formatrice

32 P R E S S E - P A P I E R S O F F I C E Microsoft Office a créé son propre Presse-papiers. Celui-ci peut contenir jusqu à 24 éléments. L utilisateur peut choisir de coller l un ou l autre des éléments du Pressepapiers Office ou encore la totalité de son contenu, dans chacune des applications Office. Avec Excel, pour que les éléments coupés ou copiés se retrouvent dans le Presse-papiers Office, le volet Presse-papiers doit être affiché avant d exécuter la copie ou le déplacement. UTILISATION DU PRESSE-PAPIERS D OFFICE 1. Activez le volet Office en sélectionnant «Affichage/Volet Office». Affichez dans ce volet le volet Presse-papiers. 2. Coupez ou copiez l élément désiré à l aide des boutons ou de la barre d outils «Standard», du menu ou des touches de raccourci; une copie de cet élément s insère dans le Presse-papiers. ATTENTION : Lorsque l élément coupé ou copié est une formule, Excel insère plutôt dans le Presse-papiers Office le résultat de la formule. 3. Pour coller un élément du Presse-papiers Office, déplacez le pointeur dans la cellule appropriée et cliquez sur cet élément. Pour coller tout le contenu du Presse-papiers Office, cliquez sur le bouton. À ce moment, Excel colle les plages les unes à la suite des autres. Dès que vous collez un élément à partir du Presse-papiers Office, cet élément remplace le contenu du Presse-papiers Windows. Pour vider le contenu du Presse-papiers Office, cliquez sur le bouton du volet Presse-papiers. À ce moment, le contenu du Presse-papiers Windows se vide également. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 25 Rina Gagné, formatrice

33 CHAPITRE III FORMULES DE CALCUL E N T R É E D U N E F O R M U L E Une formule doit toujours débuter par le signe = ou +; ce signe la distingue d un libellé. Elle se compose également de l adresse des cellules servant au calcul et des instructions de calcul. Dans notre formation, nous emploierons le signe = pour distinguer la formule d un libellé. Les opérateurs mathématiques suivants servent dans les calculs de base : + (addition) - (soustraction) * (multiplication) / (division) Excel offre différentes méthodes pour l entrée d une formule reliée aux calculs de base : Utilisation du bouton. Entrée de la formule directement dans la cellule. Pointage de cellules. Utilisation de la fonction SOMME. Utilisation des étiquettes de ligne ou de colonne. ATTENTION : Le message #DIV/0! apparaît lorsque, dans la formule, une division réfère à une cellule vide ou à une cellule contenant la valeur zéro (0). RAISONNEMENT AVANT L ÉLABORATION D UNE FORMULE Avant de composer une formule, il est important de raisonner la situation ou le problème. Une fois le raisonnement correctement posé, l élaboration de la formule devient plus facile. Prenons l exemple du tableur de la page suivante permettant d obtenir le montant épargné. Pour trouver ce montant, il faut soustraire du salaire le montant dépensé pour la nourriture et le transport. Ce raisonnement doit se transformer en une formule qui, en langage Excel, fait référence aux adresses des cellules contenant le salaire, la nourriture et le transport. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 26 Rina Gagné, formatrice

34 Pour réaliser le calcul du tableur ci-contre, la formule a été insérée en D3. La formule pourrait aussi s écrire =A3-(B3+C3) VISUALISATION RAPIDE DU RÉSULTAT D UN CALCUL 1. Cernez les cellules faisant partie d un calcul. 2. Visualisez le résultat affiché à droite sur la barre d état. ATTENTION : Si la barre d état n affiche pas le résultat attendu, affichez le menu contextuel de la barre d état et sélectionnez l option désirée. Ouvrez le classeur exemples contenu sur la disquette EXERCICES. Affichez le menu contextuel de la barre d état et sélectionnez l opération mathématique SOMME. Cernez la plage B5:B8; le résultat de la somme «33» s affiche sur la barre d état. Modifiez la sélection pour ne cerner que la plage B6:B7; maintenant, le résultat «11» s affiche sur la barre d état. Cernez la plage C5:C8 et visualisez le résultat de la moyenne; celle-ci est de «259,46 $». Enregistrez le classeur. UTILISATION DU BOUTON SOMME AUTOMATIQUE La fonction SOMME est, de loin, la plus sollicitée. C est sans doute la raison pour laquelle Microsoft a doté la barre d outils «Standard» d une commande intitulée Somme automatique. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 27 Rina Gagné, formatrice

35 Un double clic insère et valide spontanément une fonction SOMME qui agit sur les valeurs situées au-dessus (ou à gauche). Si, au lieu d un double clic, vous faites un simple clic, Excel n ancre pas la fonction dans la cellule mais se borne à vous faire une suggestion de plage. Acceptez-la ou refusez-la. Notez encore que quelques autres fonctions de base (comme MIN et MAX) sont disponibles dans le menu déroulant lié à cette icône Somme automatique ( ). 1. Déplacez le pointeur au bas ou à droite d une série de données. 2. Cliquez sur le bouton de la barre d outils «Standard». 3. S il y a lieu, modifiez la plage suggérée et validez; Excel calcule la somme de la plage cernée. Pour calculer rapidement, en une même opération, la somme de plusieurs plages de données, cernez ces plages en incluant une cellule vide et cliquez sur le bouton. Dans le classeur exemples, déplacez le pointeur en B10 et cliquez sur le bouton automatiquement la fonction intégrée SOMME dans cette cellule. ; Excel insère Remarquez l encadré clignotant qui indique la plage contenue dans la formule. Excel a inclus dans celleci, la cellule B9. Validez; le résultat «33» s affiche. Cernez la plage B5:B9 et cliquez sur le bouton l addition «33» en B9. ; Excel insère automatiquement le résultat de Remarquez que le résultat en B10 s est ajusté puisque la cellule B9 est contenue dans la formule de B10. Cernez la plage B5:G8 et cliquez sur le bouton dernière cellule vide de la plage. ; Excel affiche la somme de chacun des calculs dans la Annulez cette opération puisque le résultat affiché ne correspond pas à celui désiré. Enregistrez le classeur exemples. INSERTION DIRECTE D UNE FORMULE 1. Déplacez le pointeur dans la cellule devant recevoir le résultat du calcul. 2. Entrez la formule en la faisant précéder du signe =. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 28 Rina Gagné, formatrice

36 Dans le classeur exemples, déplacez le pointeur en D5. Tapez le signe «=» et l adresse de la quantité, soit «B5». Tapez le signe «*» et l adresse du prix, soit «C5» et validez. Le résultat de la multiplication «9 015,00 $» s affiche. Changez le nombre de vélos pour «25»; les calculs qui découlent de cette quantité s ajustent automatiquement. INSERTION D UNE FORMULE PAR POINTAGE DE CELLULES 1. Dans la cellule devant recevoir le résultat, tapez le signe «=». 2. À l aide des flèches de directivité ou à l aide de la souris, déplacez le pointeur dans la première cellule à entrer dans le calcul. 3. Tapez l opérateur mathématique désiré; le pointeur retourne à son point de départ. 4. Déplacez le pointeur dans une autre cellule servant au calcul et, si nécessaire, tapez l opérateur mathématique. Le pointeur retourne à son point de départ. 5. Répétez l étape 4 pour toutes les cellules servant au calcul et validez. Dans le classeur exemples, utilisez le pointage des cellules pour obtenir le prix total des raquettes en D6. Déplacez successivement le pointeur en D5 et D6 pour comparer les formules affichées dans la zone de Données; elles sont identiques, à l exception du numéro de la ligne. Enregistrez le classeur exemples. INSERTION D UNE FORMULE AVEC LA FONCTION SOMME 1. Dans la cellule devant recevoir le résultat, tapez «=somme» et ouvrez une parenthèse. 2. Cernez la plage concernée et validez. Excel ajoute la parenthèse fermant la formule. Dans le classeur exemples, utilisez la fonction SOMME pour connaître, en B11, le résultat de l addition des cellules B5 à B8; le résultat est «38». Changez la quantité de raquettes pour «17»; les calculs qui découlent de cette quantité s ajustent automatiquement. Supprimez le contenu des cellules B9, B10 et B11. Enregistrez le classeur. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 29 Rina Gagné, formatrice

37 UTILISATION DES ÉTIQUETTES DANS LES FORMULES Excel permet d employer les étiquettes de ligne et de colonne pour composer des formules. Une étiquette est plus facile à mémoriser qu une adresse de cellule. Par exemple, dans l illustration ci-contre, la référence sous forme d étiquettes de la cellule B5 est Quantité Vélos. Celle de la cellule C5 est Prix Vélos. 1. Sélectionnez «Outils, Options» et activez l onglet «Calcul». 2. Dans la zone «Options de classeur», activez «Accepter les étiquettes dans les formules». Activez le bouton. Cette option est activée uniquement pour le classeur en cours. 3. Déplacez le pointeur dans la cellule qui recevra la formule. 4. Entrez la formule en remplaçant les adresses de cellules par la référence sous forme d étiquettes. ATTENTION : Pour utiliser les étiquettes dans les formules, l étiquette ne doit pas être séparée des données de plus d une ligne. Dans le classeur exemples, activez l option permettant l utilisation des étiquettes dans les formules. Déplacez le pointeur en B10. Tapez la formule «=SOMME (Quantité)» et validez; le résultat est «48». Enregistrez le classeur. REPÉRAGE DES CELLULES LIÉES À UNE FORMULE 1. Déplacez le pointeur dans la cellule qui contient la formule. 2. Appuyez sur la touche F2 ou double-cliquez dans la cellule. Les cellules liées à la formule sont entourées d un cadre de couleur et l adresse de la plage s affiche dans cette même couleur dans la formule. La touche ÉCHAP annule cet affichage. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 30 Rina Gagné, formatrice

38 Dans le classeur exemples, repérez l emplacement des adresses contenues dans la formule insérée en D6. Annulez le repérage des cellules liées. Repérez l emplacement des adresses contenues dans la formule insérée en B10. Annulez le repérage des cellules liées. Supprimez le contenu de la cellule B10. Enregistrez le classeur. P R I O R I T É S D E C A L C U L Dans certaines formules, les parenthèses spécifient les priorités de calcul. Excel exécute les calculs selon l ordre de priorité suivant : Opérations entre parenthèses Exposants Multiplications et divisions Additions et soustractions La phrase suivante aide à mémoriser l ordre de priorité des calculs : Mon Dernier Album Sportif (Multiplication, Division, Addition, Soustraction). Dans le classeur exemples, en A16, tapez «=3*5+2» et validez; le résultat est «17». Excel a d abord multiplié 3 par 5 et a ensuite additionné au résultat le chiffre 2. En A17, tapez «=3*(5+2)» et validez; le résultat est «21». Excel a d abord additionné le contenu des parenthèses et a ensuite multiplié le résultat par 3. En A18, tapez «=3+5*2»; le résultat est «13». Excel a exécuté la multiplication avant l addition. Supprimez le contenu de la plage A16:A18. Enregistrez le classeur. T Y P E S D E R É F É R E N C E S Une formule peut contenir trois types de référence : référence relative, référence absolue et référence mixte. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 31 Rina Gagné, formatrice

39 RÉFÉRENCE RELATIVE Une référence relative est une adresse qui s ajuste automatiquement dans une formule lors de la copie de cette formule. Par défaut, les références qui composent une formule sont relatives. Dans le classeur exemples, remarquez que les adresses contenues dans les formules entrées en D5 et D6 sont relatives. Copiez la formule de la cellule D6 dans la plage D7:D8. Déplacez successivement le pointeur dans les cellules de la colonne D et observez les formules affichées sur la barre de formule; Excel a adapté les adresses de chacune des formules. Enregistrez le classeur. RÉFÉRENCE ABSOLUE Une référence absolue est une adresse qui ne s ajuste pas lors de la copie d une formule. Excel reconnaît une référence absolue par la présence de signes de dollar ( $ ) dans l adresse. Pour obtenir une référence absolue, lors de l inscription de l adresse de cette cellule, tapez les signes de dollar ou appuyez sur la touche F4. Dans le classeur exemples, le raisonnement pour calculer le rabais de 10 % est : le montant total multiplié par le taux de rabais inséré en E4. Le montant total de chacun des articles est multiplié par le même taux de rabais. En vue de pouvoir, plus tard, modifier le taux de rabais sans avoir à corriger toutes les formules, ce taux est inscrit dans une cellule plutôt que dans la formule elle-même. Dans la formule, l adresse de cette cellule remplace le taux de rabais. Les signes de dollar ( $ ) indiquent que l adresse de la cellule qui contient le taux de rabais ne doit pas changer lorsque la formule sera copiée. La référence absolue $E$4 doit apparaître dans chacune des formules calculant le montant de rabais, sans quoi Excel considère qu il s agit d une référence relative. En E5, tapez la formule «=D5*E4» et appuyez sur la touche F4; la référence relative E4 change en référence absolue $E$4 et validez. La formule insérée est «=D5*$E$4». Copiez la formule contenue en E5 dans la plage E6:E8. Déplacez le pointeur dans chaque cellule pour remarquer sur la barre de formule qu Excel a adapté l adresse du total mais a conservé l adresse fixe du rabais. Modifiez le taux de rabais inséré en E4 pour «15 %». Observez les modifications dans les cellules référant au rabais de 15 %. Enregistrez le classeur. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 32 Rina Gagné, formatrice

40 RÉFÉRENCE MIXTE Une référence mixte est une adresse dont la lettre d identification de la colonne OU le numéro d identification de la ligne ne doit pas changer lors de la copie d une formule. Excel reconnaît une référence mixte par la présence d un seul signe de dollar dans l adresse. Pour obtenir une référence mixte, lors de l inscription de l adresse de cette cellule, tapez le signe de dollar ( $ ) ou appuyez sur la touche F4 autant de fois que nécessaire. Dans le classeur exemples, pour connaître le montant des autres rabais en fonction des différents taux, en F5, tapez «=D5» et appuyez sur la touche F4 à trois reprises pour transformer la référence relative en référence mixte $D5. Tapez l opérateur de multiplication «*» et tapez l adresse «F4». Appuyez sur la touche F4 à deux reprises afin de convertir la référence relative en référence mixte F$4 et validez. La formule insérée est «=$D5*F$4». Copiez la formule contenue en F5 dans les plages F6:F8 et G5:G8. Enregistrez le classeur. NOTES : Une référence relative est une adresse qui s ajuste lors de la copie d une formule (E4). Une référence absolue est une adresse qui ne se modifie pas lors de la copie d une formule ($E$4). Une référence mixte est une adresse semi-fixe dont la colonne ou la ligne se modifie lors de la copie d une formule ($E4 ou E$4). A J O U T A U T O M A T I Q U E D E F O R M U L E S Lorsqu un tableur possède suffisamment de lignes consécutives de données comportant des formules, Excel complète automatiquement l entrée des formules dans les lignes subséquentes. Dans le classeur exemples, ajoutez les données suivantes dans la plage A9:C10. «Bâtons 11 39,88» «Bottes 8 180,78» Remarquez que les formules s ajoutent automatiquement. Enregistrez le classeur. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 33 Rina Gagné, formatrice

41 R E T R A I T D E L A F F I C H A G E D E S V A L E U R S Z É R O ( 0 ) Par défaut, Excel affiche un zéro (0) dans les cellules contenant des valeurs nulles. Pour empêcher l affichage de cette valeur : 1. Sélectionnez «Outils, Options» et activez l onglet «Affichage». 2. Dans la zone «Fenêtres», désactivez l option «Valeurs zéro». Activez le bouton. Dans le classeur exemples, ajoutez dans la colonne H les formules permettant de connaître la valeur d un autre rabais éventuel en réalisant les étapes qui suivent : Copier de H5 à H10 le contenu de la cellule G5; comme les formules de la colonne font référence à une cellule vide, soit la cellule H4, le résultat affiché est «0,00 $». Retirez de l affichage les valeurs zéro. Bien qu elles n affichent aucune donnée, ces cellules contiennent tout de même une formule. En H4, entrez «50 %»; les cellules H5 à H10 affichent automatiquement la valeur du rabais. Supprimez le contenu de la cellule H4. Conservez les formules de calcul dans la colonne H. Enregistrez le classeur. A F F I C H A G E D E S F O R M U L E S P L U T Ô T Q U E D E S R É S U L T A T S Par défaut, Excel affiche le résultat des formules. Il est cependant possible de modifier cet affichage pour visualiser la syntaxe des formules. 1. Sélectionnez «Outils, Options» et activez l onglet «Affichage». 2. Dans la zone «Fenêtres», activez «Formules». Activez le bouton. Dans le classeur exemples, affichez les formules plutôt que les résultats; la syntaxe des formules s affiche dans leur cellule respective. Réaffichez le résultat des formules. Enregistrez le classeur. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 34 Rina Gagné, formatrice

42 C O P I E D U R É S U L T A T D E S F O R M U L E S Lorsque vous copiez le résultat d une formule, celui-ci ne s ajuste pas lors d une modification du contenu de la cellule source. 1. Cernez la plage à copier. 2. Sélectionnez «Édition, Copier» ou cliquez sur le bouton. 3. Déplacez le pointeur dans la première cellule de la plage cible. 4. Sélectionnez «Édition, Collage spécial». 5. Dans la zone «Coller», sélectionnez «Valeurs» et activez le bouton. Seul le résultat des formules est copié. Dans le classeur exemples, en utilisant la procédure habituelle, copiez la plage A3:A10 à partir de la cellule A13. Copiez les valeurs de la plage D3:D10 à partir de la cellule B13; seul le résultat des formules s affiche dans les cellules. Les formules n ont pas été copiées ni le format. Modifiez la quantité de vélos pour «15»; le contenu des cellules reliées aux vélos s est ajusté. Le contenu de la cellule B15 ne s est pas ajusté car celle-ci ne contient pas de formule. Enregistrez le classeur. R E P O R T D U C O N T E N U D U N E C E L L U L E Le report du contenu d une cellule implique l ajustement instantané du contenu de la cellule cible lorsque le contenu de la cellule source s y rattachant est modifié. 1. Déplacez le pointeur dans la cellule cible. 2. Entrez l adresse de la cellule à reporter en la faisant précéder de l opérateur = et validez. Dans le classeur exemples, reportez en D15 le contenu de la cellule D5. Déplacez le pointeur en D15 pour remarquer que la barre de formule affiche l inscription «=D5» et non le nombre «6 761,25» correspondant à la valeur de la cellule source. Modifiez le contenu de la cellule B5 pour «30»; le contenu des cellules D5 et D15 s est ajusté. Copiez le contenu de la cellule D15 dans la plage D16:D20; l adresse du report s est ajustée pour chacune des cellules. Enregistrez le classeur. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 35 Rina Gagné, formatrice

43 I N S E R T I O N E T S U P P R E S S I O N D E L I G N E S O U D E C O L O N N E S Dans un tableur, vous pouvez insérer des lignes ou des colonnes à la position désirée. Excel ajuste automatiquement les formules de calcul en fonction des nouvelles adresses. La suppression de colonnes a pour effet d enlever la totalité des colonnes et de déplacer les colonnes qui suivent vers la gauche. La suppression de lignes a pour effet d enlever la totalité des lignes et de déplacer les lignes qui suivent vers le haut. INSERTION DE LIGNES OU DE COLONNES 1. Cernez la ligne ou la colonne où vous désirez obtenir l insertion. Si vous désirez insérer plusieurs lignes ou colonnes, cernez le nombre équivalent de lignes ou de colonnes à insérer en débutant par la ligne ou la colonne où vous désirez obtenir l insertion. 2. Sélectionnez «Insertion, Lignes ou Colonnes». Dans le classeur exemples, insérez une colonne entre les colonnes D et E. Déplacez successivement le pointeur dans les cellules F5 et G5 pour remarquer qu Excel a ajusté les formules considérant les nouvelles colonnes. Insérez une ligne entre les lignes 1 et 2. Déplacez successivement le pointeur dans les cellules F6 et G6 pour remarquer qu Excel a ajusté les formules considérant les nouvelles lignes. Insérez, en une opération, quatre lignes avant la ligne 13. Insérez deux colonnes avant la colonne C. Enregistrez le classeur. BOUTON OPTIONS D INSERTION Dès que vous ajoutez une ligne ou une colonne, le bouton Options d insertion ( ) fait son apparition. Il donne accès à des options de mise en forme qui vous permettent de décider si la ligne (ou la colonne) insérée doit ou non hériter des options de formatage de la ligne (ou la colonne) qui était sélectionnée à l appel de la commande. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 36 Rina Gagné, formatrice

44 SUPPRESSION DE LIGNES OU DE COLONNES 1. Cernez les lignes ou les colonnes à supprimer. 2. Sélectionnez «Édition, Supprimer». Dans le classeur exemples, supprimez les colonnes C, D et G, en une opération. Supprimez les lignes 18 à 25, en une opération. Supprimez la colonne C. Le message #REF! apparaît, car vous avez supprimé une colonne dont les données sont nécessaires à certains calculs. Annulez cette dernière opération. Enregistrez le classeur. Q U E L Q U E S R A C C O U R C I S C L A V I E R TOUCHES Ctrl + ; Ctrl + Maj + ; Ctrl + Barre d espacement Maj + Barre d espacement EFFET Ajoute la date courante à la cellule Ajoute l heure courante à la cellule Sélectionne la colonne de la cellule active Sélectionne la ligne de la cellule active C O M M E N T A I R E Un commentaire ajouté à une cellule précise la donnée contenue dans la cellule ou présente des informations supplémentaires. Un triangle rouge, situé au coin supérieur droit de la cellule, indique la présence d un commentaire. Pour visualiser temporairement un commentaire, déplacez le pointeur de la souris sur la cellule. INSERTION D UN COMMENTAIRE 1. Affichez le menu contextuel de la cellule concernée. Sélectionnez «Insérer un commentaire». 2. Tapez, dans l encadré, le commentaire à associer à la cellule. Cliquez dans une cellule du tableur pour valider. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 37 Rina Gagné, formatrice

45 Dans le classeur exemples, associez le commentaire suivant à la cellule G5 : «Ce rabais n est accordé qu aux clients qui achètent pour $ et plus.». Visualisez le commentaire. Associez le commentaire suivant à la cellule C6 : «Ces vélos sont des modèles de l année dernière.». Associez le commentaire suivant à la cellule B11 : «Pointures 12 et 13 seulement.». Enregistrez le classeur. MODIFICATION D UN COMMENTAIRE 1. Affichez le menu contextuel de la cellule concernée. 2. Sélectionnez «Modifier le commentaire» et effectuez les modifications. 3. Cliquez dans une cellule du tableur pour valider. Dans le classeur exemples, modifiez le montant du commentaire contenu en G5 pour «800 $». Enregistrez le classeur. SUPPRESSION D UN COMMENTAIRE 1. Affichez le menu contextuel de la cellule concernée. 2. Sélectionnez «Effacer le commentaire». Dans le classeur exemples, supprimez le commentaire contenu en B11; le triangle rouge n apparaît plus au coin supérieur droit de la cellule. Enregistrez le classeur. AFFICHAGE DES COMMENTAIRES 1. Sélectionnez «Affichage, Commentaires»; tous les commentaires s affichent ainsi que la barre d outils «Révision». 2. Pour retirer les commentaires de l affichage, sélectionnez de nouveau «Affichage, Commentaires» ou activez le bouton de la barre d outils «Révision». Affichez tous les commentaires du classeur exemples. Annulez l affichage des commentaires. Annulez l affichage de la barre d outils «Révision». Fermez le classeur exemples en enregistrant les modifications. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 38 Rina Gagné, formatrice

46 E X E R C I C E 1 Ouvrez le classeur école contenu sur la disquette EXERCICES. Ce classeur servira à calculer la valeur de l inventaire du magasin scolaire. En E8, entrez directement la formule de calcul. En H8, entrez la formule en exploitant la technique de pointage des cellules. En I8, entrez la formule en exploitant la technique de pointage des cellules. Copiez les trois formules afin d obtenir les calculs des autres articles. En C15, entrez la formule en employant la fonction SOMME pour obtenir le total des articles en magasin. En D15, entrez la formule permettant de calculer le nombre d articles vendus en employant l étiquette. Cette option doit préalablement avoir été activée. En E15, copiez la formule contenue en D15. De G15 à I15, employez le bouton pour obtenir les totaux, en une seule opération. Vous devriez avoir un montant de «2 192,35 $» de valeur en inventaire au magasin scolaire. Fermez le classeur école en enregistrant les modifications. E X E R C I C E 2 Ouvrez le classeur salaires contenu sur la disquette EXERCICES. Ce classeur servira à tenir le registre des salaires gagnés par Marc Gendron. Employez la recopie incrémentée pour entrer les données de la plage A10:A14. Entrez, en D10 et E10, les formules nécessaires aux calculs. Prenez note que, pour les fins de cet exercice, le temps supplémentaire est rémunéré au même taux que le temps régulier. Copiez ces deux formules, en une seule opération, pour obtenir le résultat des autres semaines. En E16, calculez le salaire total. Le salaire total de monsieur Gendron pour les cinq semaines devrait être de «2 115 $». Fermez le classeur salaires en enregistrant les modifications. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 39 Rina Gagné, formatrice

47 E X E R C I C E 3 Ouvrez le classeur magasin contenu sur la disquette EXERCICES. Le magasin d articles électroniques VIVRE À LA MODERNE désire liquider, en un seul lot, ses modèles de l année dernière actuellement en surplus d inventaire. Une réduction de 20 % du prix d achat avant taxes est offerte. Le propriétaire vous demande de préparer le tableur qui servira à la vérification du coût des articles qu il désire écouler. Insérez, à la ligne 9, les formules de calcul nécessaires en vous référant, s il y a lieu, aux explications suivantes. Certaines formules nécessitent l entrée d une référence absolue. Coût avant rabais (Quantité * Coût à l unité), Coût après rabais (Coût avant rabais Rabais), Le rabais s obtient en multipliant le coût avant rabais par le pourcentage de réduction. Des parenthèses peuvent aider à la compréhension lors de la composition de la formule. TPS (Coût après rabais * Pourcentage de TPS (7 %)), TVQ (Coût après rabais + TPS) * Pourcentage de TVQ (7,5 %)) et le Total (Coût après rabais + TPS +TVQ). Copiez, aux endroits appropriés, les formules de calcul insérées à la ligne 9, en une seule opération. Insérez, en H14, la formule nécessaire pour obtenir la valeur totale des articles que le propriétaire désire écouler. La valeur totale des articles que le propriétaire désire écouler est donc de «4 380,15 $». Modifier le pourcentage de réduction pour «15 %». Copiez les données de la plage A9:A12 à partir de la cellule A16. Copiez le résultat des formules de la plage H9:H12 à partir de la cellule B16. En C9, modifiez le coût unitaire du cellulaire pour «1000». Remarquez que le contenu de la cellule H9 est différent du contenu de la cellule B16. Ajoutez, dans la plage A13:C13, les données suivantes : «Baladeur, 25, 100». Insérez, en C16, la formule nécessaire permettant de reporter le résultat de la formule contenue en H9. En A20, tapez «Valeur totale des articles :» et en C20, déplacez le contenu de la cellule H14. Ajoutez le commentaire suivant à la cellule B11 : «Téléviseur de 27" de marque JVC». Modifiez la quantité de cellulaires de la cellule B9 pour «5». Remarquez les cellules affectées par ce changement. Changez le format des cellules contenant des montants d argent en attribuant le format Monétaire à deux décimales. Fermez le classeur magasin en enregistrant les modifications. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 40 Rina Gagné, formatrice

48 CHAPITRE IV MISE EN FORME DES DONNÉES O U T I L S D E M I S E E N F O R M E Les options de mise en forme sont disponibles à partir de la barre d outils «Mise en forme» ou à partir de la boîte de dialogue «Format de cellule». Cette dernière offre plus de possibilités. Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 41 Rina Gagné, formatrice

49 P O L I C E S D E C A R A C T È R E S E T A T T R I B U T S Excel offre différentes polices et tailles de caractères pour présenter les données. Les attributs gras, italique et souligné ainsi que la couleur peuvent aussi servir à mettre des éléments en relief. CHOIX DE POLICE PAR DÉFAUT 1. Dans un nouveau classeur, sélectionnez «Outils, Options» et activez l onglet «Général». 2. Aux options «Police standard» et «Taille», sélectionnez la police et la taille désirées. Activez le bouton. 3. Quittez Excel pour appliquer cette police à tout nouveau classeur. Assurez-vous que la police standard est la police Arial, d une taille de 10 points. MODIFICATION DE LA POLICE POUR LE CLASSEUR EN COURS 1. Cernez la plage à modifier. 2. À l aide du sélecteur de police de la barre d outils «Mise en forme», déroulez la liste cachée des polices de caractères et sélectionnez la police désirée. 3. À l aide du sélecteur de taille de la barre d outils «Mise en forme», déroulez la liste cachée des tailles de caractères et sélectionnez la taille désirée. Ouvrez le classeur mérite sportif contenu sur la disquette EXERCICES. Choisissez pour le titre et le sous-titre la police de caractères Arial Black. Augmentez la taille du titre à 18 points et celle du sous-titre à 16 points. Enregistrez le classeur. APPLICATION D ATTRIBUTS AUX CARACTÈRES 1. Cernez la plage à modifier. 2. Cliquez sur les boutons,, ou de la barre d outils «Mise en forme». Dans le classeur mérite sportif, appliquez l attribut italique à la plage B9:C13. Affichez en bleu le total des votes obtenus en F15 et appliquez à cette cellule l attribut gras. Enregistrez le classeur. Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 42 Rina Gagné, formatrice

50 APPLICATION D UNE MISE EN FORME DE CARACTÈRES EN UNE OPÉRATION 1. Cernez la plage à modifier. 2. Sélectionnez «Format, Cellule» et activez l onglet «Police». 3. Activez les options désirées et le bouton. Dans le classeur mérite sportif, à partir de la boîte de dialogue «Format de cellule», définissez la mise en forme suivante pour le contenu de la plage B6:H7, attributs gras, italique, taille de caractères de 12 points et appliquez le bleu comme couleur de police. Appliquez au contenu de la cellule F15 le style de soulignement «Comptabilité double». Enregistrez le classeur. F O R M A T D A F F I C H A G E D E S V A L E U R S ATTRIBUTION D UN FORMAT À UNE CELLULE 1. Cernez la plage à modifier. 2. Sélectionnez «Format, Cellule» et activez l onglet «Nombre». 3. Dans la zone «Catégorie», sélectionnez le format désiré et activez le bouton. Affichage du résultat Formats disponibles Particularités Description du format Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 43 Rina Gagné, formatrice

51 Les formats les plus souvent employés sont : Standard Nombre Ce format obtenu par défaut affiche les nombres le plus précisément possibles sous forme d entiers ou de nombres décimaux, sans afficher les décimales non significatives. Ce format est utilisé pour l affichage général des nombres. Le séparateur de milliers peut être inséré ou non dans le nombre en activant l option «Utilisez le séparateur de milliers». La case «Nombre de décimales» permet de déterminer le nombre de décimales qui seront affichées. Cependant, dans ses calculs, Excel considère les valeurs non arrondies. Monétaire et Comptabilité Ces formats présentent les nombres accompagnés du symbole monétaire de la devise sélectionnée. Pourcentage Date Texte Ce format présente les nombres accompagnés du signe de pourcentage. Excel multiplie par 100 le nombre contenu dans la cellule. Ce format affiche la date sous différentes formes. Ce format est utilisé lorsqu une cellule contenant un nombre doit être traitée comme une cellule contenant du texte. Cependant, pour obtenir le résultat escompté, le format Texte doit obligatoirement avoir été attribué à la cellule avant l entrée du nombre. Pour modifier le format d une cellule de format Texte, vous devez obligatoirement effacer le contenu de la cellule avant ou après l attribution d un autre format. Certains formats de nombre sont également disponibles à partir de la barre d outils «Mise en forme». Dans le classeur mérite sportif, déplacez le pointeur en D9 et accédez à l onglet «Nombre» de la boîte de dialogue «Format de cellule». Remarquez que le format «Standard» est actif pour cette cellule. Annulez l affichage de la boîte de dialogue. Attribuez le format «Nombre sans décimale» à la plage G9:G13; Excel arrondit les nombres. Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 44 Rina Gagné, formatrice

52 En G15, affichez la somme de la plage G9:G13; le résultat affiché est «100». Si Excel n avait pas tenu compte des valeurs non arrondies, le résultat aurait été de «101». Annulez la dernière opération. Attribuez le format «Monétaire sans décimale» à la plage H9:H13; le signe de dollar ( $ ) et le séparateur de milliers s ajoutent automatiquement. Attribuez le format «Pourcentage avec une décimale» à la cellule G9; Excel a automatiquement multiplié le nombre par 100 «1307,3%». Modifiez la formule contenue en G9 en effaçant l opération mathématique «*100»; Excel affiche «13,1 %». Copiez la formule dans la plage G10:G13; le format «Pourcentage» s est automatiquement appliqué à ces cellules. En H4, entrez «2 mars 2000»; la date s affiche dans le format Date défini par défaut «02-mars-00». Déplacez le pointeur en H4 et accédez à la boîte de dialogue «Format de cellule»; la catégorie «Date» est activée. Excel a automatiquement reconnu que la donnée entrée était une date. Attribuez à la cellule H4 un format «Date» affichant les quatre chiffres de l année. Attribuez le format «Texte» à la cellule F14 et entrez «1999» dans cette cellule; le total en F15 ne s est pas ajusté car Excel considère le nombre entré comme un libellé. Déplacez le pointeur en F14 et, sans effacer le contenu de cette cellule, attribuez à celle-ci le format «Monétaire»; Excel ne modifie pas l apparence de cette cellule. Effacez le contenu de cette cellule, tapez «100» et validez; le format «Monétaire» est maintenant considéré. Effacez le contenu et le format de la cellule F14. À partir de la barre d outils «Mise en forme», ajoutez «deux décimales» à la plage H9:H13. Enregistrez le classeur mérite sportif. Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 45 Rina Gagné, formatrice

53 A L I G N E M E N T Les options d alignement contrôlent l emplacement des données dans les cellules sans toutefois modifier le type de données. ALIGNEMENT GAUCHE, DROIT OU CENTRÉ 1. Cernez la plage concernée. 2. Cliquez sur un des boutons d alignement situés sur la barre d outils «Mise en forme». Dans le classeur mérite sportif, choisissez un alignement «Horizontal centré» pour la plage B6:H7. Alignez à droite le contenu de la cellule E15. Enregistrez le classeur. Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 46 Rina Gagné, formatrice

54 RETRAIT DES DONNÉES Cliquez sur le bouton de la barre d outils «Mise en forme» pour obtenir un retrait; chaque fois que vous cliquez sur ce bouton, le texte se décale de deux caractères vers la droite. Cliquez sur le bouton de la barre d outils «Mise en forme» pour diminuer le retrait. NOTE : Pour spécifier une largeur précise de retrait, affichez la boîte de dialogue «Format de cellule et activez l onglet «Alignement». Spécifiez ensuite la valeur désirée à l option «Retrait». Chaque incrément augmente le retrait de deux caractères. Dans le classeur mérite sportif, cernez la plage B21:B23 et cliquez à deux reprises sur le bouton mettre le contenu de ces cellules en retrait. pour Cliquez une fois sur le bouton pour diminuer le retrait. Enregistrez le classeur. CENTRAGE SUR PLUSIEURS COLONNES 1. Déplacez le pointeur sur la cellule contenant le libellé à centrer sur plusieurs colonnes. 2. Cernez vers la droite la plage devant être considérée pour l alignement. Il est important que ces cellules soient vides pour obtenir le résultat escompté. 3. Sélectionnez «Format, Cellule» et activez l onglet «Alignement». 4. À l option «Horizontal», sélectionnez «Centré sur plusieurs colonnes». Activez le bouton. Chaque cellule de la plage conserve son adresse. Dans le classeur mérite sportif, centrez, en une opération, le titre et le sous-titre par rapport aux colonnes B à H. Déplacez le pointeur sur chacune des cellules de la ligne 2 pour remarquer que celui-ci se déplace librement d une cellule à l autre. Enregistrez le classeur. Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 47 Rina Gagné, formatrice

55 FUSION DE CELLULES 1. Cernez les cellules à fusionner. Une seule d elles peut contenir une donnée; sinon, Excel conserve seulement le contenu de la première cellule. 2. Sélectionnez «Format, Cellule» et activez l onglet «Alignement». 3. Activez l option «Fusionner les cellules». Activez le bouton. Les cellules fusionnées sont combinées en une seule; elles ont une seule adresse. 4. Pour annuler la fusion de cellules, désactivez l option «Fusionner les cellules». Le bouton de la barre d outils «Mise en forme» permet de fusionner rapidement des cellules tout en centrant le texte. Dans le classeur mérite sportif, fusionnez et centrez la plage B6:C6. Remarquez l adresse de la cellule, soit B6. Fusionnez et centrez, à l aide de la barre d outils «Mise en forme», la plage D6:G6 en confirmant la fusion; Excel ne conserve que la première donnée. Enregistrez le classeur. JUSTIFICATION DU CONTENU DES CELLULES 1. Sélectionnez «Format, Cellule» et activez l onglet «Alignement». 2. À l option «Horizontal», sélectionnez «Justifié» et activez le bouton. Le contenu de la cellule s affiche sur plusieurs lignes dans la même cellule. Des espaces entre les mots sont ajoutées de manière à obtenir des lignes de largeur égale. Dans le classeur mérite sportif, justifiez le contenu de la cellule G17. Enregistrez le classeur. AFFICHAGE DU TEXTE SUR PLUSIEURS LIGNES DANS UNE MÊME CELLULE 1. Sélectionnez «Format, Cellule» et activez l onglet «Alignement». 2. Dans la zone «Contrôle du texte», activez l option «Renvoyer à la ligne automatiquement». Le contenu de la cellule s affiche sur plusieurs lignes dans la même cellule. Dès qu un mot n entre pas en largeur, Excel l affiche sur la ligne suivante. L alignement horizontal appliqué dépend de celui sélectionné. Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 48 Rina Gagné, formatrice

56 Dans le classeur mérite sportif, demandez un alignement «Horizontal gauche» pour le contenu de la cellule G17; celui-ci se réaffiche sur une seule ligne. Exécutez la procédure permettant d afficher le texte sur plusieurs lignes dans une même cellule sans spécifier un alignement «Horizontal justifié». Enregistrez le classeur. RÉPÉTITION DU CONTENU D UNE CELLULE 1. Tapez dans une cellule la chaîne de caractères à recopier. 2. Cernez la plage qui recevra la recopie. 3. Sélectionnez «Format, Cellule» et activez l onglet «Alignement». 4. À l option «Horizontal», sélectionnez «Recopié» et activez le bouton ; la chaîne de caractères se répète dans la plage déterminée. NOTE : Si vous modifiez le contenu d une des cellules de la plage recopiée, cette modification se répercute sur toutes les cellules suivantes de la plage. Dans le classeur mérite sportif, entrez en B25 le mot «Félicitations!». Celui-ci s affiche en retrait, car Excel applique automatiquement la mise en forme du rang précédent. Cliquez sur le bouton permettant d annuler ce retrait. Cernez la plage B25:H25 et sélectionnez l alignement recopié. Remplacez le «!» de la cellule B25 par «***» et validez. Enregistrez le classeur. ORIENTATION D UNE DONNÉE 1. Cernez la plage désirée. 2. Sélectionnez «Format, Cellule» et activez l onglet «Alignement». 3. Dans la zone «Orientation», modifiez la valeur inscrite dans la case «Degrés» ou glissez le losange rouge dans le sens désiré. Activez le bouton. 4. L option «Ajuster» modifie la taille des caractères pour contenir tout le texte dans la cellule. Dans le classeur mérite sportif, modifiez l orientation du contenu de la cellule H6 à «30 degrés». Enregistrez le classeur. Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 49 Rina Gagné, formatrice

57 ALIGNEMENT VERTICAL DES DONNÉES 1. Cernez la plage désirée. 2. Sélectionnez «Format, Cellule» et activez l onglet «Alignement». 3. Dans la zone «Vertical», sélectionnez l option désirée. 4. Activez le bouton. Dans le classeur mérite sportif, choisissez un alignement «Vertical haut» pour la plage B6:G6. Sélectionnez l alignement «Vertical bas» pour la plage B6:G6. Enregistrez le classeur. B O R D U R E S Les bordures mettent en relief une plage en l encadrant d un trait simple, double, épais ou pointillé. APPLICATION D UNE BORDURE 1. Cernez la plage à encadrer. 2. Déroulez la liste cachée du bouton affiché sur la barre d outils «Mise en forme». 3. Cliquez sur le bouton représentant la bordure désirée. Dans le classeur mérite sportif, appliquez à la plage B7:H7 une «Bordure inférieure double». Remarquez la nouvelle apparence du bouton; celui-ci présente maintenant la dernière bordure appliquée. Encadrez la plage E15:F15 d une «Bordure épaisse». Appliquez à la date une «Bordure de votre choix». Enregistrez le classeur. AFFICHAGE DE LA BARRE D OUTILS BORDURES Une nouvelle barre d outils a fait son apparition avec la version Office Il s agit de la barre d outils «Bordures». Elle est vraiment utile pour faire toutes les bordures possibles à l intérieur des tableurs Excel. Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 50 Rina Gagné, formatrice

58 Il existe deux façons de faire afficher cette barre d outils soit : Cliquez sur la liste déroulante à droite du bouton Bordures ( d outils «Mise en forme» et choisissez «Traçage des bordures». Choisissez «Affichage, Barres d outils, Bordures». ) de la barre Utilisez les boutons de cette barre d outils pour effectuer toutes les sortes de bordures disponibles. OBTENTION D UN PLUS GRAND CHOIX DE BORDURES 1. Sélectionnez «Format, Cellule» et activez l onglet «Bordure». 2. Sélectionnez le style, la couleur et ensuite l emplacement. 3. Activez le bouton. Dans le classeur mérite sportif, appliquez à la cellule H6, une «Bordure pointillée» de couleur rouge qui s affichera en diagonale. Enregistrez le classeur. MODIFICATION D UNE BORDURE 1. Cernez la plage concernée. 2. Sélectionnez «Format, Cellule» et activez l onglet «Bordure». 3. Sélectionnez le style, la couleur et ensuite l emplacement. 4. Activez le bouton. NOTE : Vous pouvez également modifier une bordure à l aide du bouton de la barre d outils «Mise en forme». À ce moment, la nouvelle bordure s ajoute à celle existante. Il peut donc être préférable de supprimer la bordure avant d appliquer celle désirée. Dans le classeur mérite sportif, supprimez la bordure appliquée en F15. Modifiez la bordure appliquée en E15 de sorte que cette cellule soit entourée d un «Encadré pointillé bleu». Enregistrez le classeur. Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 51 Rina Gagné, formatrice

59 R E M P L I S S A G E L ajout d un remplissage (couleur de fond et motif) aux cellules est un autre moyen d accentuer les données. 1. Cernez la plage désirée. 2. Sélectionnez «Format, Cellule» et activez l onglet «Motifs». 3. À l option «Couleur», sélectionnez la couleur désirée pour le fond de la cellule. 4. À l option «Motif», sélectionnez le motif désiré ainsi que la couleur du motif. Activez le bouton. Lorsque vous attribuez une couleur de fond ou un motif à plusieurs cellules, le quadrillage de la feuille de calcul disparaît pour ces cellules. Le bouton de la barre d outils «Mise en forme» permet d attribuer rapidement une couleur de fond. Dans le classeur mérite sportif, ajoutez une «Couleur de fond ainsi qu un motif de votre choix» à la plage B6:H7 et à la cellule H4. Ajoutez un «Motif de la couleur de votre choix» aux plages H9:H13 et B19:C23. Pour la plage B6:H7, supprimez seulement le «Motif»; la couleur de fond doit demeurer. Supprimez le «Remplissage» de la plage B19:C23. Enregistrez le classeur. H A U T E U R D E S L I G N E S Par défaut, Excel ajuste la hauteur des lignes en fonction de la police de caractères ayant la plus grande taille dans la ligne. MODIFICATION DE LA HAUTEUR DES LIGNES 1. Déplacez le pointeur de la souris sur la ligne horizontale située sous l identificateur de la ligne à modifier; le pointeur se transforme en double flèche. 2. Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et glissez vers le haut ou vers le bas. Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 52 Rina Gagné, formatrice

60 Pour modifier la hauteur de plusieurs lignes, cernez les lignes avant d exécuter la procédure. Dans le classeur mérite sportif, fixez à environ «40» la hauteur de la ligne 15. Fixez à environ «25» la hauteur des lignes 8 à 13. Choisissez pour les lignes 8 à 15 un alignement «Vertical centré». Enregistrez le classeur. RETOUR À LA HAUTEUR STANDARD 1. Cernez la ou les lignes à modifier. 2. Déplacez le pointeur sur la ligne horizontale située au bas d une des lignes de la sélection. 3. Dès que le pointeur est transformé en double flèche, double-cliquez. L A R G E U R D E S C O L O N N E S Lorsque la largeur d une ou de plusieurs colonnes est modifiée, la ou les colonnes entières adoptent la nouvelle largeur, toutes les cellules des colonnes sont plus larges ou plus étroites. Il est impossible de faire varier la largeur d une seule cellule dans une colonne. MODIFICATION DE LA LARGEUR DES COLONNES 1. Cernez la colonne à modifier. 2. Déplacez le pointeur de la souris sur la ligne verticale située à droite de l identificateur de la colonne à modifier; le pointeur se transforme en double flèche. 3. Maintenez le bouton gauche enfoncé et glissez vers la gauche ou vers la droite. Pour modifier la largeur de plusieurs colonnes, cernez les colonnes avant d exécuter la procédure. Dans le classeur mérite sportif, diminuez à environ «8» la largeur des colonnes D à H; le symbole «#» affiché dans certaines cellules de la colonne H indique que la largeur de cette colonne est trop étroite. Augmentez la largeur de la colonne H à environ «13». Augmentez la largeur des colonnes B et C à environ «14». Diminuez la largeur de la colonne A à «4». Enregistrez le classeur. Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 53 Rina Gagné, formatrice

61 ADAPTATION DE LA LARGEUR D UNE COLONNE À SA DONNÉE LA PLUS LONGUE 1. Cernez la ou les colonnes à modifier. 2. Double-cliquez sur la ligne verticale située à droite de l identificateur d une des colonnes de la sélection. Dans le classeur mérite sportif, adaptez la largeur des colonnes D à G à leur donnée la plus longue. Enregistrez le classeur. DÉFINITION D UNE LARGEUR STANDARD 1. Sélectionnez «Format, Colonne, Largeur standard». 2. Spécifiez la largeur désirée. Excel modifie la largeur de toutes les colonnes à l exception de celles qui ont reçu une largeur individuelle. Dans le classeur mérite sportif, définissez, pour les colonnes, une largeur standard de «4». Remarquez qu Excel n a pas diminué la largeur des colonnes contenant des données puisque leur largeur a été modifiée précédemment. Remarquez également que toutes les autres colonnes ont adopté la largeur standard. Enregistrez le classeur. S T Y L E S Un style est un regroupement de formats, d attributs ou d éléments de mise en forme. Excel a créé différents styles prédéfinis. Ceux-ci permettent d appliquer rapidement un ensemble de formats à une plage. Après avoir appliqué un style, si les formats qui le composent sont modifiés, toutes les cellules du tableur en cours qui ont reçu ce style sont automatiquement modifiées. APPLICATION D UN STYLE 1. Cernez la plage désirée. 2. Sélectionnez «Format, Style». 3. À l option «Nom du style», sélectionnez le style désiré et activez le bouton. Chacune des cellules sélectionnées reçoit le style. Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 54 Rina Gagné, formatrice

62 Pour appliquer rapidement les styles Milliers, Monétaire et Pourcentage, utilisez les boutons, et de la barre d outils «Mise en forme». Dans le classeur mérite sportif, appliquez le style «Milliers [0]» à la plage H9:H13; les nombres n affichent plus le signe de $. Appliquez à la même plage le style «Monétaire [0]». Appliquez à la plage G9:G13 le style «Pourcentage». Enregistrez le classeur. MODIFICATION D UN STYLE 1. Sélectionnez «Format, Style». 2. À l option «Nom du style», sélectionnez le style à modifier. 3. Activez le bouton. 4. Apportez les modifications désirées sous les différents onglets de la boîte de dialogue «Format de cellule». 5. Activez le bouton de la boîte de dialogue «Format de cellule». Activez le bouton de la boîte de dialogue «Style». Dans le classeur mérite sportif, modifiez le style «Pourcentage» en lui appliquant «Deux décimales» et l attribut italique. Remarquez l ajustement automatique de la présentation des cellules G9 à G13 qui avaient reçu le style «Pourcentage»; celles-ci ont adopté la nouvelle définition du style. Enregistrez le classeur. CRÉATION D UN STYLE 1. Déplacez le pointeur dans une cellule n ayant reçu aucun format ni style et sélectionnez «Format, Style». 2. Dans la case «Nom du style», tapez le nom que vous désirez attribuer au nouveau style. 3. Activez le bouton. 4. Sélectionnez les options désirées sous les différents onglets de la boîte de dialogue «Format de cellule». 5. Activez le bouton de la boîte de dialogue «Format de cellule». Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 55 Rina Gagné, formatrice

63 6. Dans la zone «Le style inclut», désactivez les options à exclure du style. 7. Activez le bouton de la boîte de dialogue «Style». 8. Activez le bouton pour fermer la boîte de dialogue sans appliquer le style à la cellule pointée ou activez le bouton pour appliquer le style à la cellule pointée. Dans le classeur mérite sportif, créez le style «Bordure épaisse» qui permettra d obtenir automatiquement un encadré épais autour des cellules. Conservez seulement activée l option «Bordure» de la zone «Le style inclut». Appliquez ce style à la plage H9:H13; chacune des cellules de la sélection reçoit ce style. Enregistrez le classeur. CRÉATION D UN STYLE À PARTIR DU FORMAT D UNE CELLULE 1. Déplacez le pointeur dans la cellule qui a reçu les formats désirés. 2. Sélectionnez «Format, Style». 3. Dans la case «Nom du style», tapez le nom que vous désirez attribuer au style. Activez le bouton. Dans le classeur mérite sportif, créez, à partir de la cellule B7, un style que vous nommerez «Étiquette de colonne». Appliquez ce style aux cellules H6 et B19. Enregistrez le classeur. COPIE RAPIDE D UNE MISE EN FORME 1. Déplacez le pointeur dans la cellule contenant la mise en forme à copier. 2. Cliquez deux fois sur le bouton de la barre d outils «Standard»; un pinceau accompagne le pointeur. 3. Cliquez dans la cellule devant recevoir la mise en forme ou cernez les cellules concernées. 4. Cliquez de nouveau sur le bouton pour désactiver la fonction. Dans le classeur mérite sportif, appliquez, à l aide du bouton, le style de la cellule B7 à la cellule E15. Appliquez le style de la cellule H9 à la plage B21:B23. Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 56 Rina Gagné, formatrice

64 Modifiez les bordures de la plage B21:B23 afin qu elles soient avec une «Bordure pointillée». Cernez de nouveau la plage B21:B23 et accédez à la boîte de dialogue «Style» pour constater que ces cellules ont conservé le style «Bordure épaisse» bien que la mise en forme de la cellule ne corresponde plus à cette définition. Enregistrez le classeur. SUPPRESSION D UN STYLE 1. Sélectionnez «Format, Style». 2. À l option «Nom du style», sélectionnez le style à supprimer. 3. Activez les boutons et. Toutes les cellules du tableur ayant reçu ce style reviennent à la mise en forme standard. La suppression d un style ne peut pas être annulée. Dans le classeur mérite sportif, supprimez le style «Bordure épaisse» créé précédemment. Remarquez que la plage H9:H13 ayant reçu ce style n apparaît plus entourée d une bordure épaisse et que les nombres se réaffichent dans le format «Standard». Cernez la plage B21:B23 et accédez à la boîte de dialogue «Style» pour constater que ces cellules ne présentent plus dans le style «Bordure épaisse». Le remplissage est toujours présent, car il a été appliqué de façon individuelle sans passer par le style. Enregistrez le classeur. M I S E E N F O R M E A U T O M A T I Q U E Excel a défini des formats de mise en forme à attribuer automatiquement aux tableurs. Ces formats peuvent être appliqués avant ou après la création d un tableur. 1. Cernez la plage à modifier. 2. Sélectionnez «Format, Mise en forme automatique». Cliquez sur le modèle désiré. 3. Activez le bouton pour désactiver les formats que vous ne souhaitez pas appliquer. 4. Activez le bouton. Dans le classeur mérite sportif, cernez la plage A1:H15 et appliquez une mise en forme automatique de votre choix. Faites différents essais pour constater l utilité de cette option. Fermez le classeur sans enregistrer les modifications. Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 57 Rina Gagné, formatrice

65 E X E R C I C E 4 Ouvrez le classeur centre contenu sur la disquette EXERCICES. Ce classeur servira à calculer le revenu total de location d emplacements au Centre des aubaines. Le coût mensuel de location de chaque boutique est calculé d après la superficie de plancher occupée par la boutique. Au Centre des aubaines, on demande «55 $» par mois pour la location d un mètre carré. Entrez les formules nécessaires aux calculs. Le revenu total annuel de location devrait être de « $». Modifiez le prix mensuel du mètre carré à «40 $». Modifiez le style Normal pour obtenir une taille de caractères de 12 points. Créez un style que vous nommerez Relief ne contenant seulement que la police Arial Black d une taille de 10 points et une bordure contour double de couleur. Modifiez la mise en forme du tableur et ajoutez les éléments nécessaires pour obtenir le plus fidèlement possible la présentation suivante : Mise en forme automatique Couleur1 Fermez et enregistrez le classeur. Style Relief Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 58 Rina Gagné, formatrice

66 E X E R C I C E 5 Ouvrez le classeur assemblée contenu sur la disquette EXERCICES. Ce classeur permettra de connaître, en pourcentage, l augmentation des allocations versées en 1999 à certains membres de l Assemblée nationale par rapport aux allocations versées en Pour vous guider dans l élaboration de la formule calculant la différence en pourcentage, je vous indique que vous devez soustraire le montant de l année 1998 de celui de l année 1999 et de diviser le résultat par le montant de l année Notez que l augmentation de l allocation du chef du parti est de «13 %». Des parenthèses sont nécessaires dans la formule. Sélectionnez le format Pourcentage sans décimale pour la plage devant afficher le pourcentage d augmentation. Exécutez la mise en forme des cellules de manière à obtenir un résultat semblable au tableur ci-dessous. Fermez et enregistrez le classeur. Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 59 Rina Gagné, formatrice

67 E X E R C I C E 6 Ouvrez le classeur prévisions budgétaires contenu sur la disquette EXERCICES et effectuez la mise en forme demandée. Augmentez la taille du titre à 16 points. Affichez en italique le contenu des cellules suivantes : A6, A14, A22 et D24:D26. Fusionnez et centrez le titre par rapport aux colonnes B à H. Augmentez à 30 la hauteur de la ligne 1 et centrez verticalement son contenu. Entourez d une bordure de votre choix, la plage A3:H6 ainsi que la plage A8:H22. Appliquez un motif quelconque à la plage D24:D26 et affichez son contenu en caractères gras. Copiez les étiquettes Janvier à Total à partir de la cellule B8. Centrez horizontalement ces deux lignes d étiquettes. Appliquez une couleur de fond à la plage B6:H6. Appliquez une autre couleur de fond aux plages B14:H14 et B22:H22. Retirez le symbole monétaire aux plages suivantes : B5:H5, B10:H13 et B18:H21. Adaptez la largeur de la colonne A à sa donnée la plus longue. À la suite de la colonne Total, ajoutez les données telles qu elles se présentent sur l illustration ci-dessous. Fermez et enregistrez le classeur. Mise en forme des données Formation de base Excel 2003 Page 60 Rina Gagné, formatrice

68 CHAPITRE V - MISE EN PAGE ET IMPRESSION Mettre en page un tableur consiste à gérer l emplacement des données sur la feuille de papier et à choisir celles qui doivent être imprimées. Les marges, les en-têtes, les pieds de page, les sauts de page sont des options de mise en page que vous découvrirez dans ce chapitre. A P E R Ç U A V A N T I M P R E S S I O N L aperçu avant impression permet de voir le tableur à l écran, tel qu il sera imprimé sur une feuille de papier. Pour visualiser le tableur avant son impression, sélectionnez «Fichier, Aperçu avant impression» ou cliquez sur le bouton de la barre d outils «Standard». Ouvrez le classeur compagnie et visualisez ce classeur avant son impression. Pour obtenir une vue rapprochée ou éloignée d une partie spécifique de la feuille de calcul, cliquez directement sur cette partie. Nombre de pages nécessaire à l impression du tableur. Mise en page et impression Formation de base Excel 2003 Page 61 Rina Gagné, formatrice

69 La fenêtre de l aperçu avant impression affiche la barre d outils suivante : NOTE : Toute modification apportée à la feuille de calcul à partir de la fenêtre de l aperçu ne peut être annulée avec le bouton. Affichez le tableur en vue rapprochée à l aide du bouton. Affichez la boîte de dialogue «Mise en page» à l aide du bouton boîte de dialogue.. Annulez l affichage de cette À l aide du bouton À l aide du bouton, revenez à une vue éloignée du tableur., affichez les lignes pointillées représentant les marges du document. Cliquez sur le nom de la compagnie pour obtenir une vue rapprochée. Cliquez de nouveau pour obtenir une vue éloignée de la feuille de calcul. Retirez de l affichage les limites des marges. Fermez la fenêtre de l aperçu avant impression. Dans le tableur, remarquez l ajout d une ligne verticale pointillée. Celle-ci marque la dernière colonne qui entre dans la page imprimée. Conservez le classeur compagnie à l écran. Z O N E D I M P R E S S I O N Par défaut, Excel imprime tout le classeur. Pour imprimer uniquement une plage spécifique de la feuille sans avoir à la sélectionner chaque fois que vous lancez l impression, vous devez définir une zone d impression. 1. Sélectionnez la plage à imprimer. 2. Sélectionnez «Fichier, Zone d impression, Définir». Excel entoure d un encadré pointillé la plage définie. Seule cette plage sera considérée pour l impression. Pour annuler une zone d impression, sélectionnez «Fichier, Zone d impression, Annuler». Dans le classeur compagnie, définissez la plage A1:D12 comme zone d impression. Affichez la fenêtre de l aperçu; seules les données contenues dans la zone d impression apparaissent. Annulez cette zone d impression et conservez le classeur à l écran. Mise en page et impression Formation de base Excel 2003 Page 62 Rina Gagné, formatrice

70 S A U T D E P A G E Selon la police de caractères active et la hauteur des lignes, Excel imprime un certain nombre de lignes et de colonnes par page et effectue automatiquement un saut de page lorsque la limite de colonnes ou de lignes est atteinte. Il est possible d insérer un saut de page manuel pour couper la page à un emplacement précis afin de contrôler l impression. SAUT DE PAGE HORIZONTAL 1. Cernez la ligne où devra débuter la nouvelle page. 2. Sélectionnez «Insertion, Saut de page». Une ligne horizontale pointillée apparaît audessus du rang cerné. Lors de l impression, une nouvelle page débutera à cet emplacement. Dans le classeur compagnie, insérez un saut de page horizontal en haut de la ligne 10. Visualisez le classeur avant son impression; celui-ci s étend maintenant sur deux pages comme en témoigne la barre d état. Affichez la page suivante et réaffichez la page précédente. Fermez la fenêtre de l aperçu et enregistrez le classeur. SAUT DE PAGE VERTICAL 1. Cernez la colonne où devra débuter la nouvelle page. 2. Sélectionnez «Insertion, Saut de page». Une ligne verticale pointillée apparaît à gauche de la colonne cernée. Lors de l impression, une nouvelle page débutera à cet emplacement. Dans le classeur compagnie, insérez un saut de page vertical avant la colonne E. Visualisez le classeur avant son impression; celui-ci s étend maintenant sur quatre pages. Visualisez chacune des pages du tableau et fermez la fenêtre de l aperçu. Enregistrez le classeur. SUPPRESSION D UN SAUT DE PAGE MANUEL 1. Déplacez le pointeur dans une cellule quelconque située sous la ligne horizontale ou à droite de la ligne verticale qui représente le saut de page à supprimer. 2. Sélectionnez «Insertion, Supprimer le saut de page». La ligne représentant le saut de page manuel disparaît. Mise en page et impression Formation de base Excel 2003 Page 63 Rina Gagné, formatrice

71 Pour supprimer, en une opération, un saut de page horizontal et un saut de page vertical, déplacer le pointeur dans la cellule située à l intersection des lignes représentant les sauts de page et sélectionnez «Insertion, Supprimer le saut de page». Dans le classeur compagnie, supprimez, en une opération, les sauts de page manuels. Visualisez le classeur avant son impression; celui-ci s affiche sur une seule page. Enregistrez le classeur compagnie. SAUT DE PAGE HORIZONTAL ET VERTICAL 1. Déplacez le pointeur dans la cellule où devront débuter les sauts de page. 2. Sélectionnez «Insertion, Saut de page». Dans le classeur compagnie, insérez un saut de page horizontal et vertical à partir de la cellule E10. Enregistrez le classeur. VISUALISATION DE TOUTES LES PAGES DE LA FEUILLE ACTIVE En mode Aperçu des sauts de page, toutes les pages de la feuille active sont visibles et identifiées. Le fond blanc représente la zone d impression. 1. Sélectionnez «Affichage, Aperçu des sauts de page» ou, à partir de la fenêtre de l aperçu, cliquez sur le bouton. 2. Si désiré, modifiez l emplacement des sauts de page en glissant les lignes intérieures les représentant. Les lignes pleines représentent les sauts de page manuels. Les lignes pointillées représentent les sauts de page automatiques. Pour annuler l affichage de l aperçu des sauts de page, sélectionnez «Affichage, Normal». Pour supprimer rapidement un saut de page à partir du mode d affichage «Aperçu des sauts de page», glissez la ligne le représentant à l extérieur des encadrés. Pour supprimer rapidement tous les sauts de page, sélectionnez «Rétablir tous les sauts de page» du menu contextuel. Mise en page et impression Formation de base Excel 2003 Page 64 Rina Gagné, formatrice

72 Dans le classeur compagnie, visualisez toutes les pages de la feuille 1; le tableur se divise en quatre pages. Glissez le saut de page horizontal vers le bas de façon à le faire disparaître; le tableur se divise en deux pages. Glissez le saut de page vertical d une colonne vers la gauche; la colonne Total fait maintenant partie de la deuxième page. À l aide du menu contextuel, supprimez le saut de page. Revenez à l affichage Normal; le tableur ne comporte plus aucun saut de page. Enregistrez le classeur. I M P R E S S I O N Vous pouvez imprimer tout le classeur, une ou plusieurs feuilles de calcul ou encore une plage seulement. Tel que vu précédemment, vous pouvez également définir une zone d impression. 1. Sélectionnez «Fichier, Imprimer». 2. Sélectionnez l imprimante et les options d impression appropriées. 3. Activez le bouton. Pour imprimer rapidement la feuille active, activez le bouton de la barre d outils «Standard». F O R M A T D E P A G E L onglet «Page» de la boîte de dialogue «Mise en page» permet de spécifier différentes options relatives à l impression. Par défaut, un tableur s imprime sur du papier de format standard (8½ par 11 pouces), dans le sens de la largeur de la feuille (orientation Portrait). Mise en page et impression Formation de base Excel 2003 Page 65 Rina Gagné, formatrice

73 FORMAT DU PAPIER ET ORIENTATION 1. Sélectionnez «Fichier, Mise en page» et activez l onglet «Page». 2. À l option «Format du papier», sélectionnez la taille du papier. 3. Dans la zone «Orientation», sélectionnez l orientation de l impression. 4. Activez le bouton. Dans le classeur compagnie, sélectionnez l orientation «Paysage». Activez le bouton le tableur tel qu il sera imprimé. pour visualiser Dans la fenêtre de l aperçu, activez le bouton «Mise en page». pour accéder aux options de la boîte de dialogue Sélectionnez l orientation «Portrait» et activez le bouton ; le tableur apparaît maintenant dans le sens de la largeur de la feuille. Fermez la fenêtre de l aperçu et enregistrez le classeur. ÉCHELLE D IMPRESSION 1. Sélectionnez «Fichier, Mise en page» et activez l onglet «Page». 2. Dans la zone «Échelle», entrez le pourcentage de réduction ou d agrandissement de la feuille de calcul ou spécifiez sur combien de pages, en hauteur et en largeur, celle-ci doit être contenue. 3. Activez le bouton. NOTES : Si vous laissez la case vide dans le champ «Ajuster en largeur» ou dans le champ «Ajuster en hauteur» la compression s effectuera uniquement soit en hauteur ou soit en largeur. Lorsque l option «Ajuster» est sélectionnée, les sauts de page ne sont pas considérés. Dans le classeur compagnie, insérez une colonne entre les colonnes D et E; le tableur s étend maintenant sur deux pages. Ajustez l échelle d impression pour obtenir l impression du tableur sur une seule page. Insérez un saut de page horizontal avant la ligne 10; celui-ci n apparaît pas puisque l option «Ajuster» est sélectionnée. Modifiez l échelle d impression à «100 %»; le saut de page est maintenant considéré. Enregistrez le classeur. Mise en page et impression Formation de base Excel 2003 Page 66 Rina Gagné, formatrice

74 M A R G E S E T C E N T R A G E D U T A B L E U R Les marges représentent l espacement laissé autour de la page. Par défaut, les marges supérieure et inférieure sont de 2,5 cm et les marges de gauche et droite sont de 2 cm. MODIFICATION DES MARGES 1. Sélectionnez «Fichier, Mise en page» et activez l onglet «Marges». 2. Entrez les valeurs désirées dans les cases «Haut», «Bas», «Gauche», «Droite». Activez le bouton. Vous pouvez également modifier les marges à partir de la fenêtre de l aperçu. 1. Affichez les limites de marges. 2. Glissez les lignes pointillées à la position désirée en vous référant à la valeur de la marge indiquée sur la barre d état. CENTRAGE DU TABLEUR DANS LA PAGE 1. Sélectionnez «Fichier, Mise en page» et activez l onglet «Marges». 2. Dans la zone «Centrer sur la page», activez l option «Horizontalement» ou l option «Verticalement» ou les deux options. 3. Activez le bouton. Les données se centrent par rapport aux marges. Centrez horizontalement et verticalement le tableur compagnie. Accédez à la fenêtre de l aperçu pour vérifier le résultat. Activez le bouton et annulez le centrage vertical. Enregistrez le classeur. E N - T Ê T E O U P I E D D E P A G E Un en-tête est une information qui s imprime automatiquement en haut de chacune des pages d un tableur. Un pied de page est une information qui s imprime en bas de chacune des pages d un tableur. Mise en page et impression Formation de base Excel 2003 Page 67 Rina Gagné, formatrice

75 CRÉATION D UN EN-TÊTE OU D UN PIED DE PAGE 1. Sélectionnez «Fichier, Mise en page» et activez l onglet «En-tête/Pied de page». 2. À l option «En-tête» ou «Pied de page», déroulez la liste cachée pour sélectionner un des modèles prédéfinis ou activez le bouton ou pour créer votre propre en-tête ou pied de page. 3. Activez le bouton. L en-tête et le pied de page ne sont visibles qu à l impression ou dans la fenêtre de l aperçu. NOTE : Pour modifier ou mettre en forme un en-tête ou un pied de page prédéfini, activez le bouton ou. SUPPRESSION D UN EN-TÊTE OU D UN PIED DE PAGE 1. Sélectionnez «Fichier, Mise en page» et activez l onglet En-tête/Pied de page». 2. À l option «En-tête» ou «Pied de page», sélectionnez «(aucun)» et activez le bouton. PERSONNALISATION D UN EN-TÊTE OU D UN PIED DE PAGE 1. Sélectionnez «Fichier, Mise en page» et activez l onglet En-tête/Pied de page». 2. Activez le bouton ou le bouton. 3. Tapez les informations désirées ou utilisez les boutons affichés en haut des sections. 4. Activez les boutons. Mise en page et impression Formation de base Excel 2003 Page 68 Rina Gagné, formatrice

76 Date du jour Nombre total de pages Numéro de page Heure du jour Chemin d accès et nom du classeur Mise en forme du texte Nom du classeur Nom de l onglet Insérer une image Format de l image Texte aligné à gauche Texte aligné au centre Texte aligné à droite Texte aligné à gauche Texte aligné au centre Texte aligné à droite Dans le classeur compagnie, créez un en-tête personnalisé contenant «Votre nom» à gauche, la «Date du jour» au centre et le «Nom du classeur» à droite. Pour ces deux derniers éléments, utilisez les boutons appropriés. Créez un pied de page personnalisé à l aide des boutons permettant d obtenir la «Pagination» et le «Nombre de pages» du tableur à droite. Visualisez l en-tête et le pied de page dans la fenêtre de l aperçu. Enregistrez le classeur. POSITION DE L EN-TÊTE OU DU PIED DE PAGE 1. Sélectionnez «Fichier, Mise en page» et activez l onglet «Marges». 2. Entrez les valeurs désirées dans les cases «En-tête» et «Pied de page». Activez le bouton. Vous pouvez également modifier les marges à partir de la fenêtre de l aperçu. 1. Affichez les limites de marges. 2. Glissez les lignes pointillées représentant l en-tête ou le pied de page à la position désirée en vous référant à la valeur de la marge indiquée sur la barre d état. Mise en page et impression Formation de base Excel 2003 Page 69 Rina Gagné, formatrice

77 NOTE : Les marges gauche et droite de l en-tête et du pied de page ne peuvent être modifiées. L en-tête et le pied de page s imprimeront toujours à 2 cm du bord gauche et du bord droit de la feuille. O P T I O N S D E L A F E U I L L E D E C A L C U L D autres options de mise en page sont regroupées sous l onglet «Feuille» de la boîte de dialogue «Mise en page». RÉPÉTITION DE COLONNES OU DE LIGNES SUR TOUTES LES PAGES 1. Sélectionnez «Fichier, Mise en page» et activez l onglet «Feuille». 2. Dans la zone «Titres à imprimer», cliquez sur le bouton de réduction de l option «Lignes à répéter en haut» ou «Colonnes à répéter à gauche» pour réduire temporairement la boîte de dialogue et permettre la sélection de cellules. 3. Dans la feuille de calcul, cernez les lignes à répéter sur chacune des pages. Les adresses absolues de la plage cernée s affichent. 4. Cliquez sur le bouton pour réafficher en totalité la boîte de dialogue «Mise en page». Activez le bouton. Dans le classeur compagnie, utilisez la procédure permettant de répéter le contenu des lignes 1 à 6 sur toutes les pages imprimées du tableur. Affichez la fenêtre de l aperçu pour constater que ces lignes se répètent sur chaque page. Supprimez le saut de page horizontal. Enregistrez le classeur. Mise en page et impression Formation de base Excel 2003 Page 70 Rina Gagné, formatrice

78 AUTRES OPTIONS D IMPRESSION Excel offre d autres options d impression à partir de l onglet «Feuille» de la boîte de dialogue «Mise en forme». OPTION Quadrillage En noir et blanc Qualité Brouillon En-têtes de ligne et de colonne Commentaires : Erreurs de cellule comme : Ordre des pages RÉSULTAT Imprime les lignes horizontales et verticales délimitant les cellules. Imprime le tableur sans couleur. Imprime rapidement le tableau avec une qualité moindre et sans graphique. Imprime les identificateurs de ligne et de colonne. Imprime les commentaires à la fin du tableur ou à leur position respective dans le tableur. Imprime les erreurs dans les cellules comme vous le choisissez. Gère l ordre de numérotation et d impression des pages. Dans le classeur compagnie, activez l option permettant d imprimer le quadrillage. Visualisez le résultat dans la fenêtre de l aperçu. Désactivez l option «Quadrillage» et activez l option permettant d imprimer les en-têtes de ligne et de colonne. Visualisez le résultat dans la fenêtre de l aperçu pour constater que les identificateurs de ligne et de colonne s affichent. Désactivez l option «En-têtes de ligne et de colonne». Insérez un commentaire de votre choix dans les cellules C4 et G4. Sélectionnez l option permettant d imprimer les commentaires à la fin de la feuille de calcul. Visualisez la dernière page du tableur dans la fenêtre de l aperçu pour y constater la présence des commentaires. Désactivez l option permettant l impression des commentaires. Fermez le classeur compagnie en enregistrant les modifications. Mise en page et impression Formation de base Excel 2003 Page 71 Rina Gagné, formatrice

79 M O D È L E S Vous êtes parvenu à un résultat concluant. Pourquoi ne pas enregistrer ce classeur sous la forme d un modèle? Ce faisant, vous retrouverez le même environnement lorsque vous créerez un nouveau classeur Excel sur la base de ce modèle. CRÉER UN MODÈLE 1. Choisissez «Fichier, Enregistrer sous». 2. Dans la case Nom de fichier, entrez le nom du futur modèle. 3. Dans la liste Type de fichier, choisissez Modèle. 4. Cliquez sur Enregistrer. 5. De retour dans la feuille de calcul, supprimez les données qui ne doivent pas figurer dans le modèle, puis enregistrez ces modifications. UTILISER UN MODÈLE 1. Choisissez «Fichier, Nouveau» ou dans le volet Office choisissez le volet Nouveau classeur. 2. Activez le lien Sur mon ordinateur et sélectionnez le modèle depuis l onglet Général. 3. Confirmez le tout par OK. Mise en page et impression Formation de base Excel 2003 Page 72 Rina Gagné, formatrice

80 E X E R C I C E 7 Ouvrez le classeur bravo contenu sur la disquette EXERCICES. Ce classeur permettra de calculer la paie des employés de la compagnie Bravo. Utilisez la technique qui permet d insérer une série incrémentée pour inscrire les numéros des employés à partir de 100 avec un incrément de 10. Entrez la formule permettant de calculer les salaires et appliquez une mise en forme de votre choix au tableur. Visualisez la deuxième page telle qu elle sera imprimée. Affichez les limites de marges. Accédez à la boîte de dialogue «Mise en page» à partir de la fenêtre de l aperçu. Créez un en-tête contenant le nom de la compagnie à gauche et la date du jour à droite. Créez un pied de page contenant votre nom centré ainsi que la pagination et le nombre de pages du tableur à droite. Sélectionnez le format de papier «Légal». Modifiez toutes les marges du tableur à «3 cm», à l exception des marges de l en-tête et du pied de page. Centrez horizontalement le contenu du tableur sur la feuille. Répétez les sept premières lignes sur chaque page. Comprimez le tableur pour qu il ne tienne que sur une seule page. Vérifiez le résultat avec l aperçu. Annulez la compression du tableur. Insérez un saut de page horizontal avant la ligne 38. Affichez toutes les pages du tableur. Dans ce mode d affichage, insérez un saut de page aux endroits suivants : Avant la ligne 18 et avant la ligne 58. À partir de ce mode d affichage, supprimez tous les sauts de page. Revenez au mode d affichage «Normal». Définissez la plage A1:D47 comme zone d impression. Fermez le classeur bravo en enregistrant les modifications. Mise en page et impression Formation de base Excel 2003 Page 73 Rina Gagné, formatrice

81 E X E R C I C E 8 Ouvrez le classeur budget 2000 contenu sur la disquette EXERCICES. Effectuez les opérations nécessaires pour obtenir l impression ci-dessous. Aucune colonne ne doit être supprimée du tableur. Dans la mise en page, changez l orientation du papier pour l orientation «Paysage». Placez dans l en-tête de page, votre nom à gauche et la date du jour à droite. Ajoutez, dans la zone de gauche du pied de page, le nom du classeur et dans la zone de droite, la pagination «Numéro de page de Nombre de pages». Page 1 Page 2 Page 3 Supprimez tous les sauts de page, en une seule opération. Visualisez le document, vous devez n avoir qu une seule page maintenant dans votre document. Fermez le classeur budget 2000 en enregistrant les modifications. Mise en page et impression Formation de base Excel 2003 Page 74 Rina Gagné, formatrice

82 EXERCICES SUPPLÉMENTAIRES E X E R C I C E 9 Ouvrez le classeur rédaction contenu sur la disquette EXERCICES. Ce classeur servira à gérer les notes des étudiants inscrits au cours de Rédaction d affaires. Tous les modules sont évalués sur 100. La pondération accordée pour chaque évaluation est indiquée sur la ligne 7. Pour obtenir la note totale, les évaluations seront calculées par rapport à leur pourcentage respectif. Insérez la formule permettant de calculer la note totale de Jean Amiot et copiez celle-ci pour obtenir la note totale des autres étudiants. La note totale de Jean Amiot devrait être de 70,5 % et celle d Aline Vanier devrait être de 57,15 %. Comme l étudiante Aline Vanier est en situation d échec, je vous demande d inverser les pondérations des modules 3 et 4. Aline Vanier devrait maintenant avoir un résultat de 61,35 %. Fermez le classeur rédaction en enregistrant les modifications. E X E R C I C E 1 0 La compagnie «Les As du transport» se spécialise dans le transport de marchandises par camion. Trois camions sillonnent les routes. Chaque transport est facturé au client selon le kilométrage effectué pour la livraison à raison de 0,59 $ du kilomètre. Les lectures de l odomètre de chaque camion au départ pour la livraison et au retour servent de base de calcul. Préparez le classeur nécessaire aux calculs à partir des lectures des trois camions pour les dernières livraisons. CAMION 1 CAMION 2 CAMION 3 Départ Arrivée Trouvez d abord le nombre de kilomètres parcourus pour chacune des livraisons. Calculez ensuite le coût de chacune des livraisons. Le montant facturé au client pour la livraison du camion 3 devrait être de 172,87 $. Fermez le classeur en l enregistrant sous le nom transport. Exercices supplémentaires Formation de base Excel 2003 Page 75 Rina Gagné, formatrice

83 E X E R C I C E 1 1 Ouvrez le classeur commissions contenu sur la disquette EXERCICES. Ce classeur servira à calculer le montant des commissions accordées aux vendeurs. Entrez la formule nécessaire pour obtenir le montant de la commission de 10 % de Jean Roy. Cette formule devra servir pour calculer tous les autres montants de commissions seulement en la copiant. Aucun ajustement d adresses ne devrait être nécessaire. Copiez cette formule pour obtenir le montant des autres commissions. Utilisez la méthode la plus rapide pour obtenir le total de chaque commission. Vous devriez avoir une commission de 582,80 $ pour le taux de 10 % et une commission de 874,20 $ pour le taux de 15 %. Fermez le classeur commissions en enregistrant les modifications. E X E R C I C E 1 2 L Association étudiante de votre école compte étudiants éligibles à voter. Des élections à la présidence se tiendront la semaine prochaine. Quatre candidats ont manifesté leur intention de briguer les suffrages. Préparez le classeur qui permettra de fournir les statistiques suivantes concernant l élection : Le nombre de votes obtenus par chacun des candidats. Le pourcentage de votes obtenus par chaque candidat. Le nombre total d étudiants qui ont exercé leur droit de vote. Le taux de participation des étudiants à l élection. Trouvez le raisonnement pour obtenir le nombre total d étudiants qui ont exercé leur droit de vote? Quel est le raisonnement pour obtenir le taux de participation à l élection? Quel est le raisonnement pour obtenir le pourcentage de votes obtenus par chaque candidat? Créez le classeur en inventant vos propres données sur les quatre candidats. Enregistrez le classeur sous le nom élections. Exercices supplémentaires Formation de base Excel 2003 Page 76 Rina Gagné, formatrice

84 B I B L I O G R A P H I E BENOÎT, Nicole, Microsoft Excel Gestion Nicole Benoît inc., Trois-Rivières, Office 2003, C est simple, Top 100 Trucs & Astuces, Wiley Publishing Inc., Hoboken, Weverka, Peter, Office en 1 pour les Nuls, First Interactive, Paris, 2003 Bibliographie Formation de base Excel 2003 Page 77 Rina Gagné, formatrice