Instructions standard pour les pays souhaitant adopter l initiative «Unis dans l action»

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1 Instructions standard pour les pays souhaitant adopter l initiative «Unis dans l action» Élaboré par le Groupe de haut niveau du GNUD 20 août 2013 Page 1 of 48

2 Table des matières Page 1. Introduction 3 2. Programme unique Cadre budgétaire commun et Fonds du Programme 19 «Unis dans l action» 4. Responsable unique Unité dans l action Unité dans la communication 43 Page 2 of 48

3 1. Introduction 1.1 Contexte A la suite du Sommet mondial de 2005, à l occasion duquel la nécessité de réformer le système des Nations Unies a été réaffirmée, le Secrétaire général des Nations Unies a mis en place, en 2006, le Groupe de haut niveau sur la cohérence de l'action du système des Nations Unies. Dans son Rapport intitulé «Unis dans l action», le Groupe a présenté une série de recommandations visant, entre autres choses, à renforcer les activités du système des Nations Unies en partenariat avec les gouvernements hôtes, et à les axer sur les résultats. Le Groupe a également recommandé d accélérer et d approfondir les réformes du système des Nations Unies, de manière à mettre en place des équipes de pays des Nations Unies unifiées (constituées de représentants des organismes spécialisés, des fonds et des programmes des Nations Unies et autres entités des Nations Unies accréditées dans un pays donné), ayant la capacité d aborder les questions transversales avec cohérence. En 2007, huit pays se sont portés volontaires pour expérimenter l initiative «Unis dans l action» et pour appliquer des approches novatrices de la cohérence dans les pays. Les pays participant au programme pilote étaient les suivants : Albanie, Cap-Vert, Mozambique, Pakistan, Rwanda, République- Unie de Tanzanie, Uruguay et Viet Nam. En 2010 et 2011, une évaluation a été conduite dans ces pays, sous la direction de leur gouvernement respectif. Une évaluation indépendante des enseignements tirés de la phase pilote de l initiative «Unis dans l action» a été réalisée en Parallèlement, ces approches novatrices ont été régulièrement examinées lors de conférences annuelles intergouvernementales de haut niveau sur l initiative «Unis dans l action», et l Assemblée générale les a ensuite accueillies favorablement dans ses résolutions 63/311 et 64/289 sur la cohérence du système des Nations Unies. Un nombre croissant de pays a ensuite rejoint les huit pays pilotes, en adoptant volontairement cette initiative. En outre, des représentants de 48 gouvernements ont participé à la dernière Conférence intergouvernementale de haut niveau qui s est tenue à Tirana en Albanie en Dans son programme d action sur cinq ans pour son second mandat, le Secrétaire général a appelé à lancer une initiative «Unis dans l action» de deuxième génération, mettant l accent sur la gestion et le suivi axés sur les résultats, de manière à renforcer la responsabilisation et à obtenir de meilleurs résultats. Dans sa résolution 67/226, à la section concernant l initiative «Unis dans l action» de l examen quadriennal complet, l Assemblée générale a «prié le système Nations Unies de faire fond sur les Page 3 of 48

4 bonnes pratiques et les enseignements tirés de la mise en œuvre de l initiative «Unis dans l action» dans plusieurs pays, et de consolider le processus en mettant clairement en évidence les éléments fondamentaux de chaque aspect de l initiative, sur la base des enseignements tirés, y compris en formulant des instructions standard pour permettre aux équipes de pays des Nations Unies de mener leurs travaux à bonne fin, dans les pays mettant en œuvre l initiative et dans ceux qui envisagent de le faire, et de rendre compte de ce processus et de l application des instructions standard au Conseil économique et social à l occasion de son débat consacré aux activités opérationnelles lors de ces sessions de fond». 1.2 Objectifs des présentes instructions standard Les objectifs des présentes instructions standard sont de : fournir aux équipes de pays des Nations Unies, aux gouvernements et autres parties prenantes et partenaires au niveau national, dans les pays qui demandent à adopter l initiative «Unis dans l action» un ensemble intégré de directives claires, simples et cohérentes à l échelle interne concernant la programmation, le rôle de chef de file, les activités opérationnelles, le financement et la communication des activités de développement menées dans les pays, en tenant compte du mandat et des règles et procédures des organismes des Nations Unies ; fournir des informations aux pays de programme qui envisagent d adopter l initiative «Unis dans l action», présentant simplement et clairement cette initiative ; et le cas échéant, définir et recommander les changements majeurs que devraient apporter les sièges des organismes aux politiques et procédures, en vue de réduire les coûts de transaction pour les gouvernements, les autres parties prenantes nationales, les partenaires de développement et les équipes de pays des Nations Unies, et d axer conjointement les efforts sur les résultats au niveau du pays. Les instructions standard offrent un juste équilibre entre flexibilité et normalisation, de sorte qu elles sont applicables et utiles à tous les organismes des Nations Unies opérant dans des contextes nationaux très différents, comme les pays à revenu inférieur ou les pays les moins développés et les pays à revenu intermédiaire, chaque pays ayant ses propres problèmes de développement, cadres réglementaires, capacités institutionnelles, et organismes des Nations Unies. Ces instructions font suite à l examen quadriennal complet qui «Constate que chaque fonds, programme ou organisme des Nations Unies Page 4 of 48

5 possède une expérience et des compétences propres, découlant de ses mandats et plans stratégiques, et souligne à ce sujet que les activités menées pour renforcer la coordination et la cohésion à l échelon national devraient tenir compte des mandats et rôles de chacun et permettre de mieux exploiter les ressources et les compétences uniques de tous les fonds, programmes et institutions spécialisées des Nations Unies»(paragraphe 18 de la Résolution sur l examen quadriennal complet A/Res/67/226). Nonobstant le contenu de ces instructions, le dispositif de responsabilisation qui existe entre les membres de l équipe de pays des Nations Unies et les institutions qu elle représente est pleinement maintenu. Les instructions standard font valoir que les équipes de pays des Nations Unies et les homologues nationaux devront adapter la mise en œuvre de l initiative «Unis dans l action» à leur propre contexte. Cette adaptation est importante aussi dans les pays en transition après un conflit, en particulier lorsque les principes d intégration s appliquent 1. Dans de telles situations, des activités coordonnées entre les secteurs du développement, humanitaire, sécuritaire et politique permettront d optimiser l impact de l action des Nations Unies. Et cela envoie aussi un message aux homologues nationaux et internationaux qui œuvrent de manière cohérente et solidaire pour le relèvement et la transition. Lorsqu un gouvernement demande à adopter l initiative «Unis dans l action» dans le pays, le Coordonnateur résident informe l équipe régionale du GNUD du souhait de l équipe de pays des Nations Unies, en consultant pleinement le gouvernement à propos des détails, de recourir aux instructions standard. L engagement du pays hôte dès la phase initiale de l initiative«unis dans l action», consistant par exemple en la désignation d une institution centrale de coordination au nom du gouvernement ou en des échanges d expériences/enseignements tirés avec des pays mettant en œuvre l initiative «Unis dans l action», sera appuyé par le système des Nations Unies. 1.3 Cadre/principes d élaboration des instructions standard Le cadre d élaboration des instructions standard repose sur un examen approfondi de toutes les analyses existantes de l initiative «Unis dans l action». Cela recouvre les résolutions pertinentes de 1 Conformément à la décision du Secrétaire général, le principe d'intégration s'applique lorsque le système des Nations Unies dispose d'une équipe de pays et d une mission multidimensionnelle de maintien de la paix/bureau politique, que la structure des institutions présentes soit ou non structurellement intégrée. La forme que prend l'intégration dans un pays donné est déterminée pour chaque contexte et tient compte de la nécessité de créer un espace humanitaire. Page 5 of 48

6 l Assemblée générale, notamment la résolution 67/226 relative à l examen quadriennal complet de 2012, et les rapports du Secrétaire général, ainsi que les documents finaux des Conférences intergouvernementales de haut niveau sur l initiative «Unis dans l action». Les conclusions et les recommandations d une évaluation indépendante et des évaluations menées par les pays participant au programmes pilote «Unis dans l action» ont été prises en considération, ainsi que d autres résultats et enseignements tirés des Coordonnateurs résidents et des équipes de pays des Nations Unies participant à la phase pilote, y compris les pays qui ont volontairement adopté cette initiative. Enfin, les mécanismes fonctionnels du GNUD et les réseaux du Comité de haut niveau sur la gestion (HLCM), les équipes régionales du GNUD et le personnel des Nations Unies ayant une expérience opérationnelle dans les pays, ont apporté leurs compétences et leurs connaissances. A l aide de ces directives, évaluations et consultations, six principes clés ont orienté l élaboration de ces instructions standard : 1. forte appropriation par les gouvernements et autres parties prenantes nationales 2 et direction des activités par les gouvernements nationaux ; 2. simplification et réduction importantes des coûts liés aux programmes, aux coûts de transactions liés aux activités opérationnelles et aux services pour les gouvernements, les autres parties prenantes nationales, les partenaires de développement et le système des Nations Unies, notamment en intégrant et en harmonisant davantage les processus opérationnels communs et ceux spécifiques aux organismes ; 3. habilitation des équipes de pays des Nations Unies, sous la direction du Coordinateur résident des Nations Unies, à répondre aux besoins nationaux, sur la base des bonnes pratiques et des expériences des pays mettant en œuvre l initiative «Unis dans l action», tant des pays participant au programme pilote que ceux ayant adopté volontairement l initiative ; 4. flexibilité permettant aux équipes de pays des Nations Unies d apporter des innovations ; 5. mouvement allant dans le sens de la réalisation commune de résultats et d une plus forte responsabilisation, notamment concernant des questions transversales comme les droits de l homme, l égalité des sexes et la viabilité environnementale ; 6. accent mis sur les valeurs et les normes communes du système Nations Unies. 2 Le Coordonnateur résident/l'équipe de pays des Nations Unies, et tous les organismes des Nations Unies concernés, doivent déterminer les moyens et le niveau d'engagement des parties prenantes nationales. Page 6 of 48

7 1.4 Permettre les actions et les décisions au niveau des sièges Au cours du processus d élaboration de ces instructions, plusieurs problèmes non résolus à propos des sièges se sont posés pour tous les piliers du soutien du système des Nations Unies aux pays mettant en œuvre l initiative «Unis dans l action». Ces problèmes sont exposés en détail à l annexe du présent document et nécessiteront un engagement et une action de la part des sièges, comme il conviendra. La rapidité avec laquelle les organismes procèderont au suivi et à l allocation de ressources en découlant sera déterminante pour le succès de la deuxième phase de l initiative «Unis dans l action». 3 En outre, si l on veut que ces instructions aient pour effet d accélérer les changements, il faut renforcer la gestion des changements et parvenir à une unité d action véritable dans toutes les structures et tous les lieux d intervention, et renforcer la vision commune et la culture de la collaboration axées sur les résultats. Les modalités de responsabilité mutuelle énoncées dans le cadre de gestion et de responsabilisation du système des Nations Unies pour le développement et des coordonnateurs résidents devront être pleinement mises en œuvre afin que tout le personnel adhère pleinement à une identité commune des Nations Unies. Les normes les plus élevées de capacités à diriger et une formation en gestion doivent être garanties. Il faut aussi investir davantage dans le perfectionnement du personnel, l échange d informations, les enseignements tirés et les meilleures pratiques dans tout le système, la formation et les opportunités communes d apprentissage continu. 1.5 Mise en œuvre, suivi et évaluation des instructions standard et rapport les concernant Le Président du GNUD peut charger le Groupe consultatif du Sous-Secrétaire général de diriger la mise en œuvre des instructions standard. Il est essentiel de fournir des directives et des ressources visant spécifiquement le soutien des pays mettant en œuvre l initiative «Unis dans l action», des coordonnateurs résidents, des membres de l équipe de pays des Nations Unies, des hauts responsables des organismes dans des pays clés, et des positions régionales et des sièges pour garantir le succès de la prochaine phase de l initiative «Unis dans l action». Le perfectionnement des instructions standard en 2013 sera orienté par l expérience du terrain et une rétroaction permanente des coordonnateurs résidents, des équipes de pays des Nations Unies, du 3 Le terme «organisme» fait référence aux organismes spécialisés ainsi qu'aux fonds et programmes des Nations Unies. Page 7 of 48

8 personnel dans les pays, des équipes régionales du GNUD, du Groupe du GNUD pour le Sous-Secrétaire général, les mécanismes fonctionnels du GNUD, les réseaux du Comité de haut niveau sur la gestion et autres parties prenantes pertinentes des Nations Unies. Dans sa résolution 67/226 sur l examen quadriennal complet, l Assemblée générale a invité le système des Nations Unies «à aider les pays de programme qui ont adopté l initiative «Unis dans l action» en proposant un ensemble de mesures d appui» et à faire rapport concernant les instructions standard au Conseil économique et social lors de sa session de fond consacré aux activités opérationnelles. Page 8 of 48

9 Unis dans l action : Interrelations entre les piliers de soutien de l'onu aux pays mettant en œuvre l'initiative «Unis dans l'action» Gouvernement du pays de programme Responsable unique* Coordonnateur résident et équipes de pays des Nations Unies Results Group Groupe axé sur les résultats Équipe de gestion des opérations Groupe de la communication dans les pays Comité directeur conjoint pays/nations Unies Cadre budgétaire commun Cadre budgétaire commun à moyen terme Programme unique PNUAD Unité dans l'action perating as One Stratégie relative aux modalités de fonctionnement Finance et audit Locaux communs Unité dans la communication Stratégie commune de communication Stratégie commune de mobilisation des ressources Fonds du programme «Unis dans l action» et mécanisme d'allocation de fonds Plans de travail annuels ou semestriels communs des groupes axés sur les résultats Suivi Ressources humaines Transport et logistique Achats Pol. harmonisée transferts fonds TCI Outils communs Messages et plaidoyer communs Rapport unique des Nations Unies sur les résultats dans les pays * Les principaux éléments sont : cadre de gestion et de responsabilisation, Code de conduite de l'équipe de pays des Nations Unies et cadre de responsabilité mutuelle des présidents et membres des groupes axés sur les résultats, des équipes de gestion des opérations et des groupes de la communication dans les pays. Page 9 of 48

10 2. Programme unique 2.1 Buts Le Programme unique rassemble tous les membres de l équipe de pays des Nations Unies, à la lumière d une stratégie unique élaborée au niveau national ; celle-ci tire parti de toutes les compétences des Nations Unies et garantit l application d une approche pleinement intégrée de l équipe de pays des Nations Unies vers la réalisation de résultats de développement avec cohérence. Les résultats découlant du Programme unique sont mesurables et chiffrés. Le Programme unique apporte des bénéfices importants, dans la mesure où il garantit le regroupement de toutes les compétences et expériences du système des Nations Unies, des partenaires nationaux et internationaux au sein des programmes de pays des Nations Unies ; facilite l application systématique de principes normatifs de programmation dans la formulation, la mise en œuvre, le suivi et l évaluation du programme ; et assure un alignement étroit sur les priorités nationales de développement. Il permet aussi aux pays de programme d accéder plus facilement aux mandats et aux ressources des organismes non-résidents. Dans les pays en transition, c est aussi un instrument qui assure une meilleure cohérence entre les missions des Nations Unies (lorsqu elles existent). Le Programme unique contribue à une plus forte appropriation nationale et direction des activités par le gouvernement, à une meilleure transparence, à la réduction des doublons, à une meilleure cohérence dans la planification, et à renforcer la réalisation des résultats et l établissement des rapports connexes, notamment concernant des problèmes de développement transversaux. Il conviendrait, lorsque c est faisable, d harmoniser et d aligner les documents programmatiques propres aux institutions sur le PNUAD. 2.2 Principaux éléments Le Programme unique requiert les éléments mentionnés ci-après. D autres éléments peuvent être ajoutés pour l adapter au contexte particulier des pays. Dans certains cas, des suggestions sont proposées. Page 10 of 48

11 1. Le Plan-cadre des Nations Unies pour l'aide au développement (PNUAD) 4, sur lequel se fonde le Programme unique, est un cadre de résultats stratégique à moyen terme qui décrit la vision et la réponse communes du système des Nations Unies en ce qui concerne les priorités et les résultats à l échelle nationale, sur la base des principes normatifs de programmation, et définit la façon dont l équipe de pays des Nations Unies contribuera aux résultats de développement, à partir d une analyse/évaluation des besoins du pays et des avantages comparatifs du système des Nations Unies. Lorsque les principes d intégration s appliquent, le PNUAD peut être combiné avec un cadre stratégique intégré, et devrait bien mettre en évidence les objectifs stratégiques de l ensemble des organismes des Nations Unies présents 5, en tenant compte des objectifs et des interventions humanitaires, 6 et en s attachant particulièrement à la protection de l espace humanitaire, tel que garanti et reconnu. 2. Le PNUAD définit les effets que le système des Nations Unies et ses partenaires doivent produire dans un délai de trois à cinq ans, en tenant dûment compte de l importance d harmoniser autant que possible le calendrier et la durée du cycle de planification au niveau national. Le PNUAD comprend une matrice de résultats au niveau effet et une annexe juridique contenant les éléments déjà prescrits dans le plan d action pour la mise en œuvre des programmes de pays des fonds et programmes, et dans le plan d action relatif au PNUAD. Le gouvernement, les parties prenantes nationales, l équipe de pays des Nations Unies peuvent décider d ajouter des extrants à la matrice de résultats, à condition que les extrants proposés ajoutent de la valeur. D une manière générale, il est préférable de maintenir les résultats du PNUAD à un haut niveau, afin que le PNUAD reste un document stratégique et inclusif. 3. Le PNUAD s aligne pleinement sur les priorités nationales et le cycle national de développement, ou sur les principales initiatives nationales pour le développement, lorsqu il n y a pas de programme national unifié. Le PNUAD contribue à une meilleure appropriation 4 Directives les plus récentes relatives au PNUAD : Processus d'élaboration du PNUAD (2010). 5 L expression «organismes des Nations Unies présents» recouvre les organismes présents dans un pays et les organismes non-résidents ayant des activités dans le pays, comme les organismes régionaux. 6 Dans les situations humanitaires, les organismes du système des Nations Unies devraient se regrouper et s organiser eux-mêmes conformément à l'approche par secteur du Comité permanent inter-institutions (IASC), sauf dans le cas des situations de réfugiés où c est le HCR qui est chargé d'assurer la fonction principale coordination. Page 11 of 48

12 nationale grâce au processus participatif d élaboration de la matrice de résultats, aux processus participatifs cohérents de coordination des pays et du système des Nations Unies, et à l alignement du PNUAD sur les cycles nationaux de planification. 4. Dans les phases initiales de transition, où les cycles de programmation sont généralement moins longs, le PNUAD devrait s aligner sur un cycle plus court, sans couvrir nécessairement une période de trois à cinq ans. 5. Le PNUAD fait un partage clair des activités entre les gouvernements et les partenaires de développement, ainsi qu au sein du système des Nations Unies. La matrice de résultats du PNUAD fait office de cadre de responsabilité mutuelle, et indique les organismes qui contribueront à chaque effet, (et à chaque extrant, le cas échéant). Dans les pays en transition, les priorités nationales de développement peuvent comprendre des priorités liées à la paix et à l édification de l État, celles-ci devant être bien mises en évidence dans le PNUAD, même si elles sont mises en œuvre par d autres acteurs des Nations Unies. 6. Des directives stratégiques et une surveillance sont assurées par l intermédiaire d un Comité permanent conjoint pays/nations Unies avec la participation de toutes les parties prenantes nationales, comme prévu dans les lignes directrices relatives au PNUAD du GNUD. 7 Dans les pays en transition, et selon la configuration de la présence des Nations Unies, il faudra s attacher à établir des liens entre les processus de développement, humanitaires, sécuritaires et politiques. Lorsqu il existe un Fonds pour la consolidation de la paix, les organismes des Nations Unies, le gouvernement et les partenaires internationaux devraient examiner la faisabilité d établir un organe commun pour superviser les ressources allouées à ce Fonds et son utilisation. 7. Le PNUAD guide la planification conjointe et complète des activités du système des Nations Unies et le suivi des résultats. Sauf exceptions 8, le PNUAD met en évidence les activités 7 Dans les lignes directrices relatifs au PNUAD du GNUD, «les parties prenantes» désignent les gouvernements, dont les ministères d'exécution ; les partenaires sociaux, dont les organisations de travailleurs et d'employeurs ; les autres partenaires de développement pertinents dans le contexte du pays ; la société civile ; et les organisations non-gouvernementales (ONG). 8 Les exceptions sont généralement les activités spécifiques (par exemple, appui à des biens publics mondiaux comme les campagnes de vaccination ; initiatives de normalisation dans des secteurs donnés, etc.). Selon la vision commune de l'équipe de pays des Nations Unies, les organismes des Nations Unies sont susceptibles de mener les activités dans les pays qui ne sont pas couvertes par le cycle programmatique complet du PNUAD. Page 12 of 48

13 programmatiques, opérationnelles et de communication de tous les organismes, fonds et programmes des Nations Unies œuvrant dans les pays. Les effets du PNUAD sont opérationnalisés et traduits en des extrants concrets, mesurables et assortis de délais, et en des plans d action annuels/semestriels par l intermédiaire du groupe axé sur les résultats (voir plan(s) de travail conjoint(s) ci-dessous). Les groupes axés sur les résultats font office de dispositifs de coordination. Chaque groupe est présidé par un chef de secrétariat des organismes au nom de l équipe de pays des Nations Unies. Les groupes axés sur les résultats ont pour objet de contribuer à la réalisation d effets spécifiques du PNUAD, par le bais d un processus coordonné et commun de planification, mise en œuvre, suivi et évaluation. Chaque groupe établit un plan de travail conjoint permanent, en définissant des extrants à court terme (d une période d un à deux ans), qui contribuera à la réalisation des effets, des indicateurs de performance, du partage des activités et du cadre budgétaire prévus dans le PNUAD. Tous les groupes axés sur les résultats appliquent les mêmes outils et normes de gestion axée sur les résultats approuvés par le GNUD (et mis au point à partir d évaluations pertinentes réalisées dans le cadre des indicateurs de performance approuvés). Pour réduire au maximum les coûts de transaction pour tous les partenaires concernés, les plans de travail conjoints des groupes axés sur les résultats devront en principe faire office d instrument unique de planification des activités, et remplacer les plans des organismes, sauf lorsque les gouvernements exigent un plan de travail de l organisme et/ou du ministère (d exécution) et/ou si le plan de travail conjoint ne peut pas être signé par tous les organismes au cours de la période approuvée. Il se peut que la structure de gouvernance de certains organismes spécialisés ne leur permette pas de remplacer leurs programmes de pays et leurs plans de travail dans certains secteurs et domaines thématiques. 8. Le rapport annuel des Nations Unies des résultats dans les pays, qui couvre les résultats programmatiques, opérationnels, de communication et financiers, sur la base des domaines de résultats et des extrants établis par le groupe axé sur les résultats, présente toutes les informations sur les activités communes du système des Nations Unies pour le développement dans un pays, ainsi que la contribution du système des Nations Unies à l agenda national pour le développement. En principe, le rapport annuel des Nations Unies Page 13 of 48

14 sur les résultats dans les pays devrait remplacer les rapports exigés de chaque fonds et programmes. Ce rapport devrait inclure les activités réalisées par tous les fonds, programmes et organismes spécialisés. Toutefois, cela ne doit pas empêcher les organismes spécialisés d établir leur propre rapport, selon ce que prévoit leur structure de gouvernance. 9. L équipe de pays des Nations Unies et les partenaires doivent réaliser au moins une évaluation au cours du cycle du PNUAD, en principe l avant-dernière année du cycle. Au titre de l apprentissage et de la responsabilisation, l évaluation a pour objectif d améliorer la qualité des programmes actuels et futurs des Nations Unies, la coordination et de renforcer les partenariats. 2.3 Mises en œuvre Le Coordonnateur résident des Nations Unies oriente l équipe de pays des Nations Unies tout au long du processus de programmation, en vue de définir un ensemble de résultats stratégiques se fondant sur les priorités nationales, les objectifs de développement convenus au niveau international, ainsi que sur la capacité et les avantages comparatifs du système Nations Unies. Analyse par pays et avantages comparatifs du des Nations Unies L analyse par pays doit éclairer la phase de planification stratégique du PNUAD. L équipe de pays des Nations Unies examine les analyses existantes, notamment l évaluation des cycles précédents, et détermine s il y a lieu de faire une analyse complémentaire. L équipe de pays des Nations Unies détermine ses avantages comparatifs, de préférence par une évaluation indépendante couvrant une analyse de l adéquation et des capacités de l équipe à la lumière des activités normatives et opérationnelles liés aux priorités des besoins de développement, ainsi que des activités des autres acteurs de développement. Dans les pays en transition, faisant face à des circonstances particulières ou dans lesquels les principes d intégration s appliquent (et/ou dans des contextes humanitaires), cet exercice devrait faire partie intégrante de l analyse conjointe prescrite de la présence globale des Nations Unies. 9 9 Voir décision 2008/24 du Secrétaire général sur l'intégration et sa décision 2012/1 sur les circonstances particulières, demandant une évaluation, une analyse et un processus de planification conjoints de la présence globale des Nations Unies dans ces pays. Page 14 of 48

15 PNUAD Planification stratégique à moyen terme Sur la base du plan national pour le développement, l analyse de pays et les avantages comparatifs des organismes des Nations Unies, l équipe de pays des Nations Unies fixe les priorités stratégiques et fait un partage des activités relativement à la programmation et à la mise en œuvre, en tenant compte du principe d inclusion. Dans les pays en transition, les priorités nationales pour le développement peuvent inclure des priorités visant à la paix et à l édification de l État. Tous les organismes des Nations Unies présents devraient participer au processus de planification et, en particulier dans les pays en transition, il conviendrait de créer des liens entre le PNUAD et les cadres stratégiques intégrés, s ils existent, et d examiner les possibilités d établir un processus et un document uniques. 10 Le PNUAD peut être approuvé et signé par le gouvernement entre janvier et mai de l année précédant la mise en œuvre. Il est soumis aux organes directeurs des organismes des Nations Unies, lorsqu il faut obtenir l approbation en juin/juillet pour permettre d approuver le PNUAD au mois de septembre précédant sa mise en œuvre en janvier de l année qui suit. Si le PNUAD s aligne sur le cycle budgétaire allant de juillet à juin, le PNUAD sera présenté au Conseil d administration pour approbation en janvier de l année de mise en œuvre. Mise en place du Comité permanent conjoint pays/nations Unies Les principaux éléments sont les suivants : participation inclusive (ministères d exécution, équipe de pays des Nations Unies, mission des Nations Unies le cas échéant et telle que jugé nécessaire, en consultation avec les membres de l équipe de pays des Nations Unies, autres parties prenantes prévues dans les lignes directrices relatives au PNUAD du GNUD (2010); le Comité est coprésidé par le Coordonnateur résident et le ministère national de coordination du gouvernement ; Le mandat du Comité permanent est élaboré et approuvé conjointement par le gouvernement du pays hôte et le système des Nations Unies, et définit les rôles et 10 Voir les exemples d'haïti, du Libéria et d autres pays dans lesquels le PNUAD et le cadre stratégique intégré constituent un processus unique regroupé dans un document unique. Page 15 of 48

16 responsabilités, les membres, ainsi que les mécanismes d approbation et de règlement des différends ; dans les pays où des mécanismes de coordination de l aide existent déjà, le Comité permanent conjoint pays/nations Unies devra être intégré dans l architecture existante ; le Comité permanent devrait examiner et confirmer l orientation stratégique et l ensemble des priorités de financement du Programme unique, et assurer une surveillance et un appui de haut niveau ; le Comité permanent se réunit en principe une à trois fois par an avec le Bureau du Coordonnateur résident qui fait office de secrétariat, conjointement avec les homologues correspondant au gouvernement ; il est tenu de communiquer des informations à l équipe de pays des Nations Unies. Par ailleurs, en fonction du contexte national, les équipes de pays des Nations Unies devraient envisager sérieusement d établir des Sous-Comités permanent au niveau national en lien avec les groupes axés sur les résultats, afin de remplacer les comités permanents et les conseils de surveillance spécifiques aux projets. Groupes axés sur les résultats et plan(s) de travail conjoints(s) Les groupes axés sur les résultats sont des dispositifs mis en place pour contribuer à la réalisation d effets spécifiques du PNUAD, par un processus coordonné et commun pour la planification, la mise en œuvre, le suivi et l évaluation. Ces groupes sont définis lors de la phase de planification stratégique à moyen terme et sont alignés sur le Programme unique formulé dans la matrice de résultats du PNUAD. Chaque groupe est dirigé par un chef de secrétariat d organismes désigné qui est aussi membre de l équipe de pays des Nations Unies ; il est chargé d orienter les approches conjointes visant à la réalisation de résultats, ainsi que du suivi et du compte rendu des activités dans un cadre harmonisé et coordonné. Le responsable est habilité à agir au nom de l équipe de pays des Nations Unies, il n agit pas en tant qu organisme responsable mais assure des fonctions de coordination et de chef de file au nom du système des Nations Unies. Les autres points importants sont les suivants : à l aide des mêmes outils et normes de gestion axée sur les résultats, chaque groupe axé sur Page 16 of 48

17 les résultats élabore un plan de travail conjoint de un à deux ans à titre permanent et indique les extrants à court terme, les indicateurs de performance généralement utilisés et les références de performance propres au contexte, les rôles et les responsabilités respectifs, et le cadre budgétaire exigé ; les plans de travail conjoints font office d instrument unique de planification des activités, et remplacent, si possible, les plans de chaque organisme, guident et justifient les résultats cohérents obtenus par le système des Nations Unies pour le développement ou l ensemble des organismes des Nations Unies présents dans les pays lorsque les principes d intégration s appliquent, en particulier dans les domaines d activité communs de l équipe de pays des Nations Unies et des missions des Nations Unies. Cela est valable sauf si les gouvernements et d autres parties prenantes nationales exigent un plan de travail de l organisme et/ou du ministère (d exécution) et/ou si le plan de travail conjoint ne peut pas être signé par tous les organismes au cours de la période approuvée. Ce processus ne doit pas empêcher la planification et la programmation des activités propres aux organismes, selon ce que prévoit leur structure de gouvernance ; ces plans de travail conjoints au niveau du groupe axé sur les résultats sont signés par le gouvernement, dans la mesure du possible. En principe, les ministères d exécution qui sont partenaires programmatiques devraient en être signataires. Lorsque le gouvernement exige un plan annuel de travail de l organisme, celui-ci devrait être signé par les ministères partenaires concernés ; pour garantir une cohérence programmatique et une relation entre les programmes, et pour faciliter l établissement de rapports et le suivi budgétaire, le Bureau du Coordonnateur résident consolidera l ensemble des extrants et des informations budgétaires mis au point par les groupes axés sur les résultats («matrice des résultats des programmes communs») sous la forme d un document final consolidé comprenant le cadre budgétaire commun ; toutes les ressources du système des Nations Unies (comprenant les ressources de base et les ressources complémentaires, et les écarts de financement) seront présentées dans les plans de travail ; et les membres de l équipe de pays des Nations Unies qui dirigent les groupes axés sur les résultats, et les membres de l équipe de pays des Nations Unies qui participent à ces groupes Page 17 of 48

18 doivent rendre compte à l équipe de pays des Nations Unies et au Coordonnateur résident des résultats obtenus, conformément à ce qui a été conjointement approuvé et dans le plein respect du cadre de gestion et de responsabilisation. Ces membres sont aussi toujours responsables au nom de leurs organismes respectifs de leurs contributions aux activités du système des Nations Unies au niveau national. Les membres de l équipe de pays des Nations Unies qui dirigent les groupes axés sur les résultats ont la capacité et la responsabilité de guider la mise en œuvre concertée et d éliminer les goulets d étranglement, afin d obtenir des résultats alignés sur les effets du PNUAD. Suivi, établissement de rapports et évaluation Les groupes axés sur les résultats seront orientés par des mandats communs, l un des principaux éléments étant leur rôle actif dans le processus de suivi au niveau extrant. Les groupes axés sur les résultats entament activement un processus de suivi et adaptent régulièrement leurs plans afin d éliminer les goulets d étranglement identifiés dans le domaine du développement et de s attacher aux questions fondamentales, de manière à contribuer à la réalisation des résultats de développement national le plus efficacement possible. Les rapports porteront sur les progrès accomplis pour éliminer les goulets d étranglement dans le domaine du développement (annuellement ou plus fréquemment), ainsi que sur les extrants et les effets. Les membres désignés de l équipe de pays des Nations Unies qui dirigent les groupes axés sur les résultats rendent compte des résultats à deux niveaux :(a) contribution aux progrès de développement (à l aide du cadre commun d évaluation des résultats au niveau effet, on détermine la responsabilité collective de l équipe dans les résultats obtenus) et (b) attribution, en d autres termes, on détermine la responsabilité individuelle de chaque organisme à l égard des activités/extrants réalisés, à l aide du suivi des résultats au niveau extrants, tels que formulé dans les plans annuels de travail conjoints. Les groupes axés sur les résultats respectifs contribueront au rapport annuel des Nations Unies sur les résultats dans les pays (couvrant la programmation, les budgets, les opérations et la communication), qui intègre le rapport sur le Fonds du programme «Unis dans l action» et met en évidence la contribution collective du système des Nations Unies pour le développement aux différents aspects de l agenda national pour le développement, et aux progrès du pays dans ce Page 18 of 48

19 domaine. Il est important de noter que : le rapport annuel des Nations Unies sur les résultats dans les pays est élaboré par les groupes axés sur les résultats respectifs, notamment ceux chargés des opérations et de la communication, le rapport étant ensuite consolidé par le Bureau du Coordonnateur résident. Ce rapport se fondera sur les domaines liés aux effets auxquels contribue chaque groupe axé sur les résultats ; le rapport annuel des Nations Unies sur les résultats dans les pays servira à l examen annuel du Programme unique, des opérations et de la communication. Cet examen annuel éclairera l élaboration du prochain cycle des plans de travail des groupes axés sur les résultats ; des annexes de chaque organisme tirées du rapport des Nations Unies sur les résultats dans les pays pourraient être intégrées à ce rapport, de manière à répondre aux exigences d établissement de rapports imposés par les Conseils exécutifs/organes directeurs, si nécessaire ; et une évaluation indépendante finale sera conduite l avant-dernière année du cycle. Cette évaluation portera sur la contribution de chaque groupe axé sur les résultats, notamment en matière d opérations et de communication, aux résultats obtenus dans le cadre du Programme unique, et sera prise en compte dans le prochain cycle de programmation. 3. Cadre budgétaire commun et Fonds du programme «Unis dans l action» 3.1 Buts Le cadre budgétaire commun et le Fonds du programme «Unis dans l action» ont été adoptés par tous les pays participant au programme pilote. Ces éléments ont contribué à aligner les activités opérationnelles du système Nations Unies sur les plans et priorités au niveau national, en intégrant toutes les activités programmatiques prévues et chiffrées du système Nations Unies. L évaluation indépendante de l initiative «Unis dans l action» faire ressortir en particulier que : le cadre budgétaire commun est une innovation majeure qui permet aux équipes de pays des Nations Unies de présenter toutes les activités programmatiques prévues et chiffrées en un seul document, et contribue à un meilleur soutien du système Nations Unies ; Page 19 of 48

20 le Fonds du programme «Unis dans l action» catalyse une vision inclusive de l engagement du système des Nations Unies, regroupant un large éventail d organisations ; et la mobilisation conjointe des ressources est une innovation majeure pour tous les pays qui adoptent l initiative «Unis dans l action». L évaluation indépendante de l initiative «Unis dans l action» fait ressortir également que le cadre budgétaire commun et le Fonds du programme «Unis dans l action» contribuent à : renforcer l appropriation nationale grâce à une meilleure transparence et flexibilité offertes aux gouvernements qui disposent, dans le cadre du Fonds du programme «Unis dans l action», de fonds non ou peu réservés. Cette flexibilité leur permet de faire appel à l expertise et au soutien du système des Nations Unies dans des domaines novateurs, et de s assurer de la participation d organismes non-résidents et d organismes étant peu représentés dans les pays, lorsque des compétences sont nécessaires ; réduire les doublons et la fragmentation, grâce à un meilleur processus de planification et une concurrence moindre pour obtenir des fonds ; et obtenir de meilleurs résultats (grâce, entre autres facteurs, à l introduction du critère d allocation de fonds en fonction des performances par le Fonds du programme «Unis dans l action»), principalement sur des questions transversales. Le cadre budgétaire commun et le Fonds du programme «Unis dans l action» sont considérés comme des outils importants pour faire rapport aux gouvernements et aux donateurs, promouvoir des ressources qui sont «moins réservées, et mieux prévisibles que les formes de ressources autres que les ressources de base» et motivées par les besoins du programme. Il facilite également la mobilisation cohérente des ressources par le Coordonnateur résident et l équipe de pays des Nations Unies pour mettre en œuvre les activités chiffrées et approuvées relevant des domaines de résultats prévus par les plans de travail du Programme unique. 3.2 Principaux éléments Cadre budgétaire commun à moyen terme Le cadre budgétaire commun à moyen terme (trois à cinq ans) 12, appuyant le Programme 11 Ressources disponibles : Note d'orientation sur le cadre budgétaire commun Page 20 of 48

21 unique, les opérations et la communication, est conçu en tant qu outil de planification et de gestion à la disposition de l équipe de pays des Nations Unies, offre une vue d ensemble des sources requises, disponibles et escomptées de financement, ainsi que tout écart de financement dans l exécution du Programme unique. Ce cadre sert aussi de base pour établir les priorités de financement, mobiliser les ressources en vue de combler les écarts de financement et d allouer les ressources (dans le cas du Fonds du programme «Unis dans l action»). 2. Le Comité permanent conjoint pays/nations Unies (voir la section sur le Programme unique) fixe l ensemble des priorités de financement pour le Programme unique. Opérationnalisation et gestion Les éléments importants sont entre autres les suivants : 3. Le Fonds du programme «Unis dans l action» est un mécanisme facultatif mais recommandé pour compléter les modalités de gestion des fonds de base et des fonds complémentaires des organismes, à la lumière du principe selon lequel la programmation détermine le financement. 4. Les responsabilités approuvées par le Coordonnateur résident, les groupes axés sur les résultats, l équipe de pays des Nations Unies et le Bureau du Coordonnateur résident dans l élaboration et la gestion du budget, ainsi que pour la mobilisation et l allocation des ressources ; 5. Le cadre budgétaire commun annuel tel qu approuvé, la source conjointe des informations financières sur les ressources disponibles et le financement escompté, qui sert aussi de base à la mobilisation conjointe des ressources et à l allocation des ressources dans le cadre du Fonds du programme «Unis dans l action»(s il y a lieu) ; 6. Une stratégie conjointe de mobilisation des ressources qui garantit une approche cohérente des activités d appel de fonds dans les pays, coordonnée par un mécanisme inter-institutions, sous la direction du Coordonnateur résident, qui représente les intérêts de tous les 12 Pendant les phases initiales de transition, lorsque les cycles nationaux de programmation sont généralement moins longs, le PNUAD (et par conséquent, le cadre budgétaire en découlant) devrait s aligner sur un cycle plus court, sans couvrir nécessairement une période de trois à cinq ans. Page 21 of 48

22 organismes ; la mobilisation conjointe des ressources sera accompagnée de la mobilisation des ressources propres à chaque institution. Suivi, établissement de rapports et évaluation 7. Le suivi du cadre budgétaire commun et du Fonds du programme «Unis dans l action» relève du mécanisme de suivi et d établissement de rapports du Programme unique et des plans de travail conjoints. Les groupes axés sur les résultats, l équipe chargée de la gestion des opérations et le groupe de la communication dans les pays rendent compte de la mobilisation et de l allocation des ressources, à la lumière de leurs plans de travail respectifs. 3.3 Mises en œuvre Budgétisation stratégique à moyen terme Définir un cadre budgétaire commun Dans le cadre du PNUAD (voir la section sur le Programme unique), définir un cadre budgétaire commun, comprenant une estimation des sources de financement disponibles et escomptées pour chaque domaine de résultats (englobant les groupes axés sur les résultats, le groupe de la communication dans les pays et les groupes axés sur les résultats de l équipe de gestion des opérations). Ce cadre budgétaire commun est une estimation pour l ensemble du cycle de programmation et sera ensuite actualisée, révisé et détaillé dans les plans de travail annuels conjoints des groupes axés sur les résultats, de l équipe de gestion des opérations et du groupe de la communication dans les pays. Le processus devrait être aussi léger que possible, compte étant tenu des éléments suivants (a) un chiffrage précis au niveau effet est problématique ;(b) les budgets des organismes sont déterminés différemment ; et (c) un chiffrage précis et la définition des besoins de financement ne peuvent souvent se faire que sur une base annuelle/semestrielle. Le cadre budgétaire commun comprendra (a) une estimation des contributions des organismes, ventilées par ressources de base et ressources complémentaires ;(b) les contributions du gouvernement ; et (c) l écart de financement. Lorsque d autres acteurs des Nations Unies (Commission de consolidation de la paix, Fonds pour la consolidation de la paix Page 22 of 48

23 missions des Nations Unies) sont présents, le cadre budgétaire commun devrait, le cas échéant, faire apparaître ces autres ressources. Les ressources de base et les ressources complémentaires des organismes restent sous l autorité de chaque organisme, mais elles sont mises en évidence, font l objet d un suivi et d un compte rendu au niveau de l équipe de pays des Nations Unies par le biais du cadre budgétaire commun, et sont communiquées annuellement à l échelle du système des Nations Unies, en fonction des cycles d établissement de rapports des organismes. La budgétisation et la gestion axée sur les résultats permettent de présenter les besoins en ressources avec réalisme. Le cadre budgétaire commun devrait clairement indiquer quelles sont les ressources disponibles et déterminer les écarts de financement, en vue du futur processus de mobilisation des ressources. La budgétisation faite par les groupes axés sur les résultats/organismes devrait être réaliste concernant deux points :(a) les ressources nécessaires à la réalisation des extrants devraient être chiffrées aussi précisément que possible ; et (b) le niveau de réalisation visé par les ressources devrait être adapté au contexte du pays, aux sources de financement potentielles (comprenant les sources non traditionnelles) et à la capacité à dépenser. Dans les pays où s applique le principe d intégration, le cadre budgétaire commun présente les contributions faites par la mission des Nations Unies aux domaines couverts. Dans les pays en transition où des activités humanitaires sont en cours, le cadre budgétaire commun devrait être harmonisé avec les processus et instruments humanitaires applicables, de manière à assurer une continuité et une cohérence entre l assistance humanitaire et l aide au développement. S accorder sur des principes visant à appuyer la mobilisation cohérente des ressources avec transparence et flexibilité Conformément au Code de conduite de l équipe de pays des Nations Unies (voir la section sur le responsable unique), s accorder sur les principes clés régissant une stratégie conjointe de mobilisation des ressources au niveau national, les mesures d appel de fonds de chaque organisme complétant la mobilisation conjointe des ressources. Page 23 of 48

24 Toutes les activités conjointes de mobilisation des ressources doivent être conformes aux politiques des organismes dans ce domaine, en évitant les éventuels conflits d intérêts découlant des activités des organismes visant à fixer un cadre normatif. Opérationnalisation et gestion 13 S accorder sur les principaux rôles et responsabilités Au sein du Comité permanent conjoint pays/nations Unies, l équipe de pays des Nations Unies, sous la direction du Coordonnateur résident des Nations Unies, détermine, dans le cadre de ses principales responsabilités de direction du Programme unique (voir la section sur le responsable unique) des pays mettant en œuvre l initiative «Unis dans l action», une approche stratégique conjointe de la budgétisation et de la mobilisation des ressources pour appuyer les priorités du programme. Le Coordonnateur résident est chargé de diriger la mobilisation conjointe des ressources et de gérer le Fonds du programme «Unis dans l action» avec transparence. Lorsque l on ne parvient pas à un consensus sur l allocation à dégager du Fond du programme «Unis dans l action», le Coordonnateur résident propose des modalités d allocation de fonds, en gardant à l esprit qu il faut mettre pleinement en œuvre le cloisonnement des fonctions, conformément à la résolution relative à l examen quadriennal complet (Paragraphes 130, 130 (a), 141)) 14. Les mandats, les capacités et les avantages comparatifs des organismes au sein de l équipe de pays des Nations Unies, ainsi que les performances de chaque organisme dans la mise en œuvre des plans de travail des groupes axés sur les résultats, seront pris en compte lors du processus d allocation de ressources. Les groupes axés sur les résultats (voir la section sur le Programme unique) déterminent les 13 Ressources disponibles : Guidance on Common Budgetary Framework Guidelines on Establishing, Managing and Closing MDTFs, including One Funds Standard SAA and MOU Protocol on the Administrative Agent for MDTFs, One Funds, Joint Programmes UNDG-WB Post-Crisis Operational Annex 14 La description de poste du Coordonnateur résident est disponible à Description---UNDG-Approved.doc Page 24 of 48

25 besoins en ressources, les ressources disponibles et les écarts de financement pour leurs plans de travail conjoints respectifs. Le Bureau du Coordonnateur résident suit et actualise le cadre annuel budgétaire commun, sur la base des informations et des mises à jour relatives aux ressources mobilisées/dépensées communiquées par les groupes axés sur les résultats respectifs. Lorsqu un Fonds du programme «Unis dans l action» est établi, le Bureau du Coordonnateur résident fait office de secrétariat pour ce Fonds au niveau national. Définir le cadre annuel budgétaire commun Dans le cadre des plans de travail conjoints élaborés par les groupes axés sur les résultats (voir la section sur le Programme unique), chaque groupe axé sur les résultats définit les besoins annuels en ressources, les contributions des organismes par extrant (ressources de base et complémentaires), ainsi que l écart annuel de financement, en tant que contribution au cadre annuel budgétaire commun. Les besoins en ressources pour chaque groupe axé sur les résultats doivent être établis annuellement par le membre de l équipe de pays des Nations Unies qui dirige le groupe axé sur les résultats, dans le cadre du plan de travail conjoint. Le cadre annuel budgétaire commun est suivi et consolidé par le Bureau du Coordonnateur résident pour tous les groupes axés sur les résultats (voir la section sur le Programme unique). L équipe de pays des Nations Unies suit régulièrement et conjointement les progrès obtenus à la lumière du cadre budgétaire commun, y compris en ce qui concerne les nouvelles promesses faites par les membres de l équipe de pays des Nations Unies individuellement. Établir un mécanisme de gestion du Fonds Le contexte national et la nature du programme définiront les modalités de gestion des fonds. Le Fonds du programme «Unis dans l action» est facultatif mais il est recommandé pour compléter les modalités de gestion des ressources de base et des ressources complémentaires des organismes. Les points importants sont entre autres les suivants : Après avoir évalué la viabilité financière par l analyse de l environnement des donateurs, des Page 25 of 48

26 besoins programmatiques et des coûts de transaction, ainsi que la viabilité d autres méthodes de financement possibles, les équipes de pays des Nations Unies ont la possibilité d établir un Fonds du programme «Unis dans l action» pour compléter les modalités de gestion des ressources de base et des ressources complémentaires des organismes.15 Les contributions au Fonds du programme «Unis dans l action» devraient de préférence être non affectées et pluriannuelles. Néanmoins, étant donné le contexte actuel de financement, il conviendrait de permettre une affectation des contributions avec souplesse au niveau secteur/thématique/effet (en ce qui concerne les contributions strictement affectées, d autres mécanismes de financement devraient être envisagés). La structure du Fonds du programme «Unis dans l action» devrait être définie au plus haut niveau possible de résultats (c est-à-dire, au niveau effet ou extrant du programme). Les processus d allocation du Fonds devraient être approuvés, harmonisés et axés sur les performances, ce dernier élément renforçant la responsabilité des organismes de produire des résultats avec les ressources allouées. Des critères harmonisés de performances amélioreront l axe mis sur les résultats et l allocation des ressources avec transparence. Au sein de l équipe de pays des Nations Unies, un accord doit être conclu sur le rôle du gouvernement dans la direction stratégique du Fonds du programme «Unis dans l action», ainsi que dans les processus d allocation des ressources par l intermédiaire du Comité permanent conjoint pays/nations Unies, éléments qui seront dûment communiqués au gouvernement. Dans les pays en transition, le Fonds du programme «Unis dans l action» devrait prendre en compte et s aligner sur les ressources fournies par l intermédiaire de la mission des Nations Unies, le Fonds pour la consolidation de la paix et les mécanismes de financement humanitaires. Cela permettra une meilleure transparence des ressources gérées et mises en œuvre par le système des Nations Unies dans le pays. 15 Le Fond du programme «Unis dans l action» est établi et géré conformément aux directives actuelles du GNUD sur l'établissement, la gestion et la clôture du Fonds d'affectation spéciale multidonateurs/fonds du programme «Unis dans l action», comprenant l'application obligatoire d'instruments juridiques, dont les procédures administratives normalisées (signées par le Coordonnateur résident en tant que signataire à part entière, l agent administratif et les donateurs), le Mémorandum d'accord (signé par le Coordonnateur résident en tant que signataire à part entière, l'agent administratif et les organisations des Nations Unies participantes) et le mandat. Dans les pays en transition, l'annexe opérationnelle GNUD-Banque mondiale devrait être prise en considération, étant donné ses répercussions sur la gouvernance et la structure du Fonds. Page 26 of 48

27 Dans tous les pays, mais plus particulièrement dans les pays à revenu intermédiaire, il faudrait envisager de quantifier les ressources nationales/les contributions gouvernementales fournies par l intermédiaire du Fonds du programme «Unis dans l action» ou autres mécanismes conjoints de financement. S accorder sur une approche cohérente de la mobilisation conjointe de ressources Les éléments importants à prendre en compte sont entre autres les suivants : La cartographie des priorités des donateurs et les méthodes de financement sont établies de manière à mettre clairement en évidence les possibilités de mobilisation des ressources au niveau national, y compris les possibilités de recourir au Fond du programme «Unis dans l action». Si l équipe de pays des Nations Unies le décide, sur la base des principes convenus lors de la planification à moyen terme, une stratégie conjointe de mobilisation de ressources est élaborée. Le système des Nations Unies fait actuellement face à des difficultés croissantes pour mobiliser les ressources nécessaires au niveau national. Les stratégies conjointes de mobilisation de ressources doivent être adaptées au pays, elles doivent être flexibles et pragmatiques, en envisageant de nouvelles sources de financement et nouveaux partenariats. Cette stratégie garantira que la mobilisation conjointe de ressources conduite par le Coordonnateur résident pour combler l écart de financement identifié s accompagnera de mesures individuelles de mobilisation de ressources par les organismes, ce qui garantira la transparence et l efficacité de la coordination inter-institutions des efforts de mobilisation de ressources. Les membres de l équipe de pays des Nations Unies qui dirigent les groupes axés sur les résultats et qui sont membres de ces groupes participent activement à la mobilisation conjointe de ressources, et celle propre au organisme, pour appuyer la réalisation des résultats découlant de leurs plans de travail conjoints. Les efforts stratégiques de mobilisation des ressources tout au long de l année, plutôt que de se fonder sur un programme/projet, portent sur les effets du PNUAD, sous la direction du Coordonnateur résident/groupes axés sur les résultats ; avoir une vue d ensemble des Page 27 of 48

28 ressources nécessaires permettra de réduire de manière importante les coûts de transaction pour les gouvernements, les donateurs et le système Nations Unies. Les informations sur les nouvelles ressources mobilisées ou sur tout changement intervenant dans les ressources escomptées doivent être communiquées en temps utile au Coordonnateur résident/bureau du Coordonnateur résident, afin de procéder à un suivi et à une actualisation réalistes du cadre budgétaire commun. Le Coordonnateur résident Informera également l équipe de pays des Nations Unies, y compris les organismes non-résidents, des possibilités de financement. Suivi et établissement de rapports Le cadre annuel budgétaire commun servira de base au suivi régulier de la situation liée au financement, tant en ce qui concerne l établissement des priorités visant à l allocation des fonds, que les progrès accomplis par rapport aux cibles convenues de mobilisation des ressources. L examen du cadre budgétaire commun fera partie de l exercice annuel d examen du Programme unique. L équipe de pays des Nations Unies procédera activement au suivi et adaptera continuellement les stratégies d appel de fonds et de gestion afin d éliminer les goulets d étranglement identifiés et de s attacher aux priorités et aux écarts de financement les plus importants du programme. Les groupes axés sur les résultats respectifs élaboreront un rapport annuel des Nations Unies des résultats dans les pays (comprenant des données programmatiques, financières, liées aux opérations et à la communication (voir la section sur le Programme unique), intégrant le rapport sur le Fonds du programme «Unis dans l action» et mettant en évidence la contribution collective au système des Nations Unies pour le développement dans le pays, et à l agenda national pour le développement. Le rapport sera consolidé par l agent administratif 16 (pour le Fonds du programme «Unis dans l action») et par le Bureau du Coordonnateur 16 Les rôles et responsabilités de l'agent administratif, ainsi que les procédures visant à déléguer les fonctions d'agent administratif depuis le siège au niveau national figurent dans le Protocol on the Administrative Agent for Multi Donor Trust Funds and Joint Programmes, et le Fonds du programme «Unis dans l action» Page 28 of 48

29 résident (pour le système Nations Unies). Le rapport annuel des Nations Unies des résultats dans les pays, comprenant des annexes propres organismes si nécessaire, sera utilisé par chaque organisme des Nations Unies, comme il conviendra. L agent administratif sera chargé de communiquer des données financières consolidées sur le Fonds du programme «Unis dans l action», à l aide des contributions des organismes. 4. Responsable unique 4.1 Buts Le pilier Responsable unique est fondamental pour positionner stratégiquement le soutien du système des Nations Unies aux pays vers la réalisation de leurs objectifs de développement, et c est un facteur déterminant qui permettra aux équipes de pays des Nations Unies de travailler ensemble (par exemple, pour la programmation et l allocation de ressources). Dans le cadre du pilier Responsable unique, le Coordonnateur résident et l équipe de pays des Nations Unies œuvrent sous une direction unique. La direction unique contribue à réduire les coûts de transaction 17, les doublons, la fragmentation et la concurrence pour obtenir des fonds ; cela renforce le dialogue stratégique sur le développement et le positionnement du système des Nations Unies auprès des autorités du pays hôte au plus haut niveau, améliore la capacité d adopter des approches stratégiques, tout en jouant rôle central dans l avancement du programme de réformes et en constituant un facteur déterminant pour la collaboration entre les équipes de pays des Nations Unies de travailler en ce qui concerne la programmation et l allocation de ressources. Le Coordonnateur résident renforce le rôle de chef de file stratégique de l équipe de pays des Nations Unies, en présentant une vision cohérente du système des Nations Unies aux partenaires de développement et en exploitant les avantages comparatifs de l équipe de pays. Le Coordonnateur résident est le chef de l équipe de pays des Nations Unies et joue un rôle central dans la coordination des activités opérationnelles du système des Nations Unies pour le 17 Selon l'évaluation indépendante de l'initiative «Unis dans l'action», de l'avis des gouvernements, en particulier des ministères du gouvernement central, les coûts de transaction ont été réduits. Cela est principalement dû à la consolidation des missions des sièges et des bureaux régionaux, et aux piliers Responsable unique et Une seule voix qui ont permis de réduire le nombre de réunions et de processus de planification faisant double emploi. Les donateurs dans les pays ont aussi indiqué parfois avoir réduit leurs coûts de transaction. Page 29 of 48

30 développement au niveau national, exécutées en faveur des priorités nationales et du renforcement des capacités. En qualité de représentant désigné par le Secrétaire général à qui il doit faire rapport, le Coordonnateur résident plaide efficacement en faveur des valeurs fondamentales, normes, principes et activités du système Nations Unies. Il fait office d interlocuteur principal de l équipe de pays des Nations Unies auprès du chef d Etat ou du gouvernement. Dans le cas de missions intégrées, le rôle du Coordonnateur résident est conforme à la Note d orientation du Secrétaire général de janvier 2006 sur les missions intégrées : clarifier le rôle, les responsabilités et le pouvoir du Représentant spécial du Secrétaire général et du Représentant spécial adjoint du Secrétaire général/coordonnateur résident/coordonnateur humanitaire, en gardant à l esprit que la structure de chaque cadre est propre au contexte de chaque pays. Tout aussi important que le pilier Responsable unique, les membres de l équipe de pays des Nations Unies doivent avoir le pouvoir décentralisé qui leur permette de prendre des mesures appropriées, lorsqu ils œuvrent au nom de l équipe de pays dans le cadre de l agenda du Programme unique approuvé. Les membres de l équipe de pays des Nations Unies habilités collaborent avec le Coordonnateur résident pour prendre des décisions conjointes concernant les activités programmatiques et les questions financières, et ils dirigent et participent ensemble aux groupes axés sur les résultats pour conduire le processus d élaboration et de mise en œuvre du programme conjoint. Le Coordonnateur résident et les membres de l équipe de pays des Nations Unies prennent des décisions dans le respect de la vision, du rôle, des responsabilités et de responsabilité mutuelle énoncés dans les politiques et instruments pertinents, notamment le cadre de gestion et de responsabilisation. L équipe de pays des Nations Unies garantit la participation pleine et entière de toutes les autres entités des Nations Unies actives dans un pays donné, eu égard au processus décisionnel qui a lieu sur des questions stratégiques et programmatiques. Les organismes non-résidents sont membres de l équipe de pays des Nations Unies, et à ce titre, ils sont clairement tenus de participer au processus commun de planification et de mise en œuvre. Le Coordonnateur résident s assure que les intérêts des organismes non-résidents sont convenablement représentés et, en les consultant pleinement, agit en leur nom comme il convient. 4.2 Principaux éléments Page 30 of 48

31 Principales responsabilités du Coordonnateur résident 18 La responsabilité du Coordonnateur résident s exerce sous la forme de la responsabilité et de l autorité que lui ont conférées les résolutions pertinentes de l Assemblée générale, en conformité avec le cadre de gestion et de responsabilisation pleinement mis en œuvre, y compris le cloisonnement des fonctions, avec les principales responsabilités suivantes : 1. diriger l équipe de pays des Nations Unies et coordonner les activités opérationnelles du système Nations Unies pour le développement, et assurer l alignement de l assistance fournie sur les stratégies nationales pour le développement, ainsi qu une cohérence dans les opérations menées par les membres de l équipe de pays des Nations Unies ; 2. si une aide humanitaire internationale est nécessaire, et qu il n y a pas de fonction séparée de coordination humanitaire, diriger et coordonner les interventions des membres de l équipe de pays des Nations Unies et des acteurs humanitaires concernés. Si un Représentant spécial du Secrétaire général est désigné, le Coordonnateur résident/coordonnateur humanitaire fera en principe office de Représentant spécial adjoint du Secrétaire général sous l entière autorité de ce dernier, et sera chargé de coordonner l aide humanitaire et pour le développement, y compris pour le relèvement rapide et à plus long terme, dans le cadre d accords consultatifs conclus entre le Coordonnateur résident/l équipe de pays des Nations Unies ; 3. diriger l équipe de pays dans l élaboration stratégique du Programme unique et en particulier, prendre la décision finale concernant les axes stratégiques et l allocation de fonds depuis le Fonds du Programme «Unis dans l action» et des ressources découlant des axes fixés, lorsque l équipe de pays des Nations Unies n est pas parvenue à un consensus ; 4. proposer aux membres des équipes de pays des Nations Unies, y compris aux organismes nonrésidents, le cas échéant, et en consultant pleinement les gouvernements, les autres parties prenantes nationales, comme prévues par les lignes directrices du GNUD 2010 relatives au PNUAD, et en consultant les organismes spécialisés, fonds et programmes, y compris dans le cadre du Programme unique établi :(a) les amendements qu ils faut apporter aux projets et aux programmes, afin de les mettre en conformité avec le Programme unique, sans préjudice du processus d approbation passant par les organes directeurs ; et, (b) les modifications du 18 Pour consulter la liste complète des responsabilités, voir la description de poste du Coordonnateur résident des Nations Unies à Page 31 of 48

32 Programme unique si l on détermine que certaines activités ne sont plus alignées sur la stratégie générale du système des Nations Unies pour le développement visant à répondre aux besoins, priorités et défis nationaux du pays de programme concerné ; 5. promouvoir les valeurs et les normes communes du système des Nations Unies ; 6. superviser les activités des groupes axés sur les résultats du Programme unique, et en être réciproquement responsable devant les représentants de l équipe de pays des Nations Unies, de manière à garantir la réalisation de tous les résultats du Programme unique. Les Coordonnateurs résidents consolident les résultats du plan de travail conjoint du groupe axé sur les résultats et en font rapport au gouvernement ; 7. gérer le Bureau du Coordonnateur résident ; et 8. assurer la mise en œuvre et le respect du cadre de gestion et de responsabilisation, du Code de conduite de l équipe de pays des Nations Unies, du mécanisme de règlement des différends des équipes de pays des Nations Unies 19, et d autres politiques et instruments pertinents du GNUD. Principales responsabilités des équipes régionales du GNUD et des sièges des organismes 20 Sur la base de la décentralisation appropriée du pouvoir par les sièges, l équipe de pays des Nations Unies est habilitée à prendre des décisions sur des questions programmatiques et financières relevant des activités de programmation, comme convenues avec les autorités nationales et exigées par l examen quadriennal complet. En collaboration avec le GNUD au niveau mondial, les sièges des organismes et les équipes régionales du GNUD, les équipes de pays des Nations Unies mettent pleinement en œuvre le cadre de gestion et de responsabilisation, en assumant les principales 19 Le mécanisme de règlement des différends de l'équipe de pays des Nations Unies ne s'applique qu'aux différends relatifs aux processus communs de l'équipe de pays des Nations Unies, comme les services communs, la programmation commune, les programmes conjoints, et les fonds associés, qui devraient être réglés en premier lieu à l'amiable au niveau du pays. La solution envisagée doit être acceptable toutes les parties aux différents et devrait passés par un processus interne, juste et équitable. Voir Resolution-Mechanism---UNDG-Approved.doc 20 Pour consulter la liste complète des rôles et responsabilités de l'équipe de pays des Nations Unies, veuillez consulter la Note d'orientation relative aux relations de travail avec l'équipe de pays des Nations Unies. Veuillez noter que dans les pays où le principe d'intégration s'applique, la présence des Nations Unies englobe les missions des Nations Unies (secrétariat). Page 32 of 48

33 responsabilités suivantes : 9. habiliter et appuyer le Coordonnateur résident dans son rôle de Responsable unique ; 10. être responsable des résultats du Programme unique, en jouant un rôle de chef de file des groupes axés sur les résultats, les membres de l équipe de pays des Nations Unies ayant les mêmes responsabilités à l égard de l ensemble de l équipe de pays des Nations Unies et du Coordonnateur résident, pour ce qui est de réaliser les résultats conjoints approuvés, de mobiliser des ressources en faveur du Programme unique et d obtenir les résultats propres à leurs organismes ; et 11. respecter le cadre de gestion et de responsabilisation, le Code de conduite de l équipe de pays des Nations Unies, les mécanismes de règlement des différends des équipes de pays des Nations Unies et autres politiques et instruments pertinents du GNUD. Principales responsabilités des équipes régionales du GNUD et des sièges des organismes La clé de la réussite du pilier Responsable unique repose sur l engagement et l appui de l équipe régionale du GNUD et des sièges des organismes, comme convenus dans les politiques et instruments clés du GNUD : 12. les responsables et les équipes régionales du GNUD garantissent le plein respect du cadre de gestion et de responsabilisation, y compris en assurant la délégation adéquate et harmonisée des responsabilités aux membres de l équipe de pays des Nations Unies ; 13. les équipes régionales du GNUD fournissent un appui technique cohérent au Coordonnateur résident et à l équipe de pays des Nations Unies, des conseils et un appui de qualité pour le Programme unique, et assurent la gestion des performances et l intervention en cas de difficultés dans des situations nationales complexes ; 14. le système des Nations Unies veillent à ce que les Coordonnateurs résidents et les représentants des organismes de haut niveau disposent des compétences requises pour assumer leurs responsabilités de chef de file et s acquitter efficacement de toutes les tâches découlant de leurs fonctions dans le contexte de l initiative «Unis dans l action», par exemple une expérience confirmée et des capacités à faire avancer le programme de réforme ; 15. les responsables et les équipes régionales du GNUD ont la responsabilité de guider un Page 33 of 48

34 changement culturel visant à établir le même type d appui à l initiative «Unis dans l action» dans l ensemble de leurs organismes respectifs, et de fournir des orientations et un appui politiques cohérents ; 16. les entités des Nations Unies renforcent leurs pratiques et leurs politiques de gestion des carrières, en vue de couvrir les besoins du système de Coordonnateurs résidents, reconnaissent et rétribuent les représentants des organismes des Nations Unies pour leur rôle actif et constructif de chef de file, et tous les hauts responsables des Nations Unies qui adoptent le Programme unique, le pilier Unité dans l action, le cadre budgétaire commun, le Fonds du programme «Unis dans l action» et le pilier Unité dans la communication, et encouragent le tutorat et le jumelage entre les pays mettant en œuvre l initiative «Unis dans l action»; 17. le GNUD assure une formation et un appui intégré au Coordonnateur résident et aux représentants de l équipe de pays des Nations Unies, afin de les aider à répondre conjointement aux besoins, priorités et défis des pays de programme et à répondre aux exigences du système des Nations Unies pour le développement ; 18. les responsables et les équipes régionales du GNUD renforcent la capacité des Bureaux des Coordonnateurs résidents, comme indiqué dans le paragraphe concerné de l examen quadriennal complet. 4.3 Mise en œuvre Les quatre phases de mise en œuvre sont les suivantes : assurer une direction efficace de l équipe de pays des Nations Unies, en promouvant l inclusion et en faisant office d interlocuteur principal avec le chef d État ou le gouvernement pour appuyer l équipe de pays des Nations Unies, ses membres et les résultats du PNUAD, en collaboration avec des représentants des organismes lorsque des questions spécifiques aux organismes sont débattues 21 ; 21 Conformément à la Note d'orientation du GNUD sur les relations de travail avec le Coordonnateur résident et l'équipe de pays des Nations Unies (1999), le gouvernement n'a pas la prérogative d'appeler les représentants de chaque organisme, et les représentants des organismes ont toujours la possibilité d'accéder directement aux Chefs d'etat/gouvernement et à tous les ministères centraux et ministères et organismes d'exécution concernés, à Page 34 of 48

35 mettre en place un Comité directeur conjoint pays/nations Unies, coprésidé par l organe de coordination du gouvernement et le Coordonnateur résident, ou intégrer ce Comité dans les mécanismes nationaux de coordination déjà en place ; mettre intégralement en œuvre le cadre de gestion et de responsabilisation (tel qu il a été articulé dans le plan de mise en œuvre, la description de poste du Coordonnateur résident et la Note d orientation relative au Coordonnateur résident et les relations de travail de l équipe de pays des Nations Unies) ; Code de conduite de l équipe de pays des Nations Unies, approuvé par l équipe de pays des Nations Unies, pour faciliter la collaboration et garantir la définition claire des normes, rôles, responsabilités et responsabilisation de ses membres dans l exercice de leurs fonctions au sein de l équipe de pays des Nations Unies, comprenant l évaluation réciproque des performances et le règlement des différends ; dans les pays où le principe d intégration s applique, le Code de conduite de l équipe de pays des Nations Unies devrait aussi couvrir la mission des Nations Unies, notamment les éléments du programme des missions dans les pays, lorsque le cadre stratégique intégré et le PNUAD sont combinés ou se recoupent ; tout le personnel des Nations Unies devrait respecter l approche commune des activités humanitaires et s organiser par secteur selon l approche du Comité permanent interinstitutions ; s accorder sur le mandat relatif au rôle des membres de l équipe de pays des Nations Unies qui dirigent les groupes axés sur les résultats et qui y participent ; assurer une direction stratégique, en particulier concernant les questions transversales, en exploitant les avantages de l équipe de pays des Nations Unies, en mettant en commun les compétences disponibles, et en coordonnant les principales responsabilités conformément aux mandats et aux capacités des organismes ; obtenir un accord sur des principes communs de mobilisation de ressources et une stratégie commune, faisant ressortir la responsabilité du Coordonnateur résident de diriger l équipe de propos de questions relevant de leur mandat. En cas de crise, les représentants de chaque organisme peuvent aussi collaborer directement avec les hauts responsables gouvernementaux, lorsque nécessaire. p. 3 Page 35 of 48

36 pays des Nations Unies, dans le cadre de la mobilisation des ressources et de la gestion du Fonds du programme «Unis dans l action» lorsqu il existe ; et 19. obtenir un accord pour détacher des experts au Bureau du Coordonnateur résident lorsque c est nécessaire et faisable. 5. Unité dans l action 5.1 Buts La qualité de l appui aux activités opérationnelles est essentielle à la qualité de l exécution du programme. Le pilier Unité dans l action est un modèle de gestion qui offre aux équipes de pays des Nations Unies une description générale de l appui opérationnel commun stratégique et rentable pour la mise en œuvre du Programme unique, en exploitant les capacités opérationnelles existantes des organismes et en consolidant la fourniture de services. Les opérations communes se fondent sur les capacités et les besoins locaux, et laissent toute latitude d adopter une approche localisée, réaliste et modulable pour s adapter aux besoins et exigences de chaque pays. Le caractère modulable de cette approche permet d ajuster l élaboration de la stratégie des activités opérationnelles communes aux priorités et aux ressources dont disposent l équipe de pays des Nations Unies/l équipe de gestion des opérations. Les membres de l équipe de pays des Nations Unies sont invités à rejoindre l équipe de gestion des opérations au niveau national, en ayant conscience que les règles et procédures de chaque organisme continueront de s appliquer tant que les pratiques opérationnelles ne seront pas pleinement harmonisées à l échelle mondiale. Parallèlement à la formulation du Programme unique, l équipe de gestion des opérations habilitée 22, dirigée en principe par un représentant des organismes (chef de secrétariat d organisme) au nom de l équipe de pays des Nations Unies, met au point une vision et une stratégie des opérations communes (modulables et établies par ordre de priorités) pour appuyer la mise en œuvre du Programme unique, dans le but de : renforcer les résultats de développement en reliant plus étroitement le Programme et les 22 «Habilitée» dans ce contexte signifie que l'équipe de gestion des opérations a un statut plus élevé (et les responsabilités correspondantes) dans le cadre de l'initiative «Unis dans l action», qui équivaut à celui du groupe axé sur les résultats du Programme unique, présidé par l'un des membres de l'équipe de pays des Nations Unies (qui doit être chef de secrétariat d'un organisme), et s'assure que des ressources financières, politiques et humaines suffisantes sont disponibles pour appliquer efficacement la stratégie relative aux modalités de fonctionnement. Page 36 of 48

37 activités opérationnelles découlant de la mise en œuvre du programme ; renforcer la réputation du système Nations Unies en tant que partenaire stratégique, cohérent, efficace et rentable, et unis dans l action ; réduire les coûts opérationnels en réduisant les coûts monétaires et de main-d œuvre, grâce à des économies d échelle, à la simplification des procédures et à la réduction des doublons dans les transactions et processus opérationnels du système des Nations unies ; accroître la qualité des services opérationnels, tant pour les organismes résidents que nonrésidents, en reliant plus étroitement les mesures programmatiques du système des Nations Unies dans le cadre du Programme unique ; et améliorer la transparence et la responsabilisation en vue de la réalisation de résultats opérationnels conjoints, en améliorant les dépenses relatives au suivi et les progrès. Dans les pays le principe d intégration où s applique, les opérations communes devraient, lorsque c est faisable et approprié, intégrer la mission des Nations Unies afin de promouvoir l utilisation la plus efficace et efficiente des ressources et des avantages du système des Nations Unies dans le pays. 5.2 Principaux éléments L équipe de pays des Nations Unies élabore la stratégie relative aux modalités de fonctionnement visant à la réalisation des objectifs du Programme unique. L élaboration de cette stratégie permet à l équipe de pays des Nations Unies de définir et d établir par ordre de priorités les capacités opérationnelles et les services existants qui doivent être harmonisés, mis en commun ou conjointement renforcés au profit du Programme unique. En fonction des résultats de développement à réaliser, la stratégie relative aux modalités de fonctionnement couvre certains voire tous les domaines fonctionnels mentionnés ci-après : 1. achats communs ; 2. logistique et transport communs ; 3. TIC communs ; 4. RH communs ; 5. audits communs ; 6. finances communes ; Page 37 of 48

38 7. politique harmonisée concernant les transferts de fonds (HACT); et 8. locaux communs. La portée de la stratégie relative aux modalités de fonctionnement et le nombre de domaines fonctionnels dans lesquels l équipe de pays des Nations Unies choisit de s engager sont déterminés par une analyse rigoureuse et étayée par des documents des besoins locaux ; la capacité de mise en œuvre de l équipe de gestion des opérations (caractère modulable) ; la faisabilité économique ; et l aptitude de la stratégie à réduire les coûts opérationnels pour tous les organismes, fonds et programmes participants. 5.3 Mise en œuvre Planification stratégique (stratégie relative aux modalités de fonctionnement) 23 La stratégie relative aux modalités de fonctionnement est une extension logique du Programme unique qui présente une approche commune de l appui de l équipe de pays des Nations Unies aux opérations et à la mise en œuvre des programmes. Dans les pays où le principe d intégration s applique, en particulier s il s agit de missions structurellement intégrées, la stratégie relative aux modalités de fonctionnement devrait être élaborée en collaboration avec la Division de l appui à la mission. L équipe de pays des Nations Unies attribue à l équipe de gestion des opérations et à la stratégie relative aux modalités de fonctionnement le rang de moteur stratégique essentiel de l exécution efficace des programmes. Pour reconnaître ce rang, l équipe de gestion des opérations est présidée par un membre de l équipe de pays des Nations Unies, par rotation le cas échéant. L équipe de pays des Nations Unies, avec l appui de l équipe de gestion des opérations, conduisent une analyse opérationnelle une fois par cycle du Programme unique, afin d établir les services par ordre de priorité à la lumière des critères visant à la réalisation d un fort impact opérationnel, d effets positifs et de contribution à la réputation d efficacité du système des Nations Unies dans les opérations. 23 Lignes directrices pour la stratégie relative aux modalités de fonctionnement : UNDG Toolkit-Draft Guidance- Business Operations Strategy Page 38 of 48

39 L équipe de pays des Nations Unies, avec l appui de l équipe de gestion des opérations, mettent au point une matrice de résultats et le budget relatifs aux pratiques opérationnelles communes s alignant sur le cycle du Programme unique, reflétant les effets/extrants convenus et les besoins en financement, et définissant clairement les rôles et les responsabilités des membres de l'équipe de gestion des opérations. Les décisions finales reviennent à l équipe de pays des Nations Unies et l équipe habilitée de gestion des opérations est responsable des résultats auprès de l équipe de pays des Nations Unies. Le cadre de suivi et d évaluation, doté des principaux indicateurs de performance, permet de suivre la qualité des pratiques opérationnelles et les progrès accomplis dans ce domaine ; Sur la base de la stratégie relative aux modalités de fonctionnement, l équipe de pays des Nations Unies, avec l appui de l équipe de gestion des opérations, mettent au point des plans de travail annuels et des budgets annuels communs pour l équipe de gestion des opérations qui peuvent être gérés dans le cadre d un compte commun de services. Achats communs 24 L équipe de pays des Nations Unies : recourt au maximum aux accords à long terme conjoints (LTA), négociés en fonction du volume commun des besoins en achats spécifiques pour le système des Nations Unies, en exploitant si possible des LTA conclus aux niveaux régional et mondial 25 ; veille à ce que les achats communs au niveau du pays soient réalisés par l organisme ayant la capacité et le mandat technique pour l approvisionnement et les services concernés (suivant les modalités d exécution par l organisme chef de file) ; se sert d outils et d instruments harmonisés pour réduire le coût des achats, et harmonise les processus d achats, en recourant à une instance commune d examen, à une terminologie commune, à des documents d appel d offres communs, à des contrats standards communs, à 24 Lignes directrices relatives aux achats communs : Common UN Procurement at the Country Level (v.2.0). 25 Des listes des LTA existant aux niveaux des sièges et régional peuvent être consulté sur le site UN Global Market Place. Page 39 of 48

40 des clauses générales communes issues de la base de données des contrats avec des prestataires au niveau local, et à du matériel de formation commun en matière d achats. Transport et logistique communs 26 L équipe de pays des Nations Unies : recourt au maximum aux accords communs pour le transport du personnel, au covoiturage et à la gestion commune du parc automobile et à des accords de maintenance, le cas échéant. Dans les pays où le principe de transition s applique, il conviendra de prendre en compte les avantages et les capacités de la mission des Nations Unies qui participera à ces accords ; met en œuvre des conditions harmonisées pour le déplacement du personnel et des partenaires une fois que le Comité de haut niveau sur la gestion aura publié des lignes directrices ; et conclut des accords communs, y compris la possibilité d externaliser les services de voyages (billets, services d accueil, transport du personnel, etc.). TIC communes 27 L équipe de pays des Nations Unies : met en œuvre des solutions TIC harmonisées au niveau des bureaux de pays, comme indiqué dans les lignes directrices relatives à l initiative «Unis dans l action» concernant les TIC au niveau du pays, en apportant des améliorations opérationnelles aux opérations de TIC, notamment dans le secteur de l informatique verte, de la sécurité des TIC, de la connectivité, de l appui et de l infrastructure, en coordination avec le groupe de référence du GNUD chargé des TIC. en coordination avec le groupe de référence du GNUD chargé des TIC, traduit les problèmes 26 Lignes directrices relatives à la logistique et au transport : Making policies work for Sustainable Travel (2012) Sustainable Travel in the UN (2010): 27 Lignes directrices relatives aux TIC : Guidelines for Delivering as One in ICT at the Country Level, February Page 40 of 48

41 opérationnels de l équipe de pays des Nations Unies en des solutions harmonisées de TIC qui soient conformes aux normes de chaque organisme en matière de TIC ; et met en place des groupes d études sous la direction de l équipe de gestion des opérations, lorsque nécessaire, pour s assurer d un engagement interdisciplinaire entre le Groupe d études sur les TIC et les autres groupes liés aux opérations et aux programmes (par exemple, groupe sur les achats, les équipes pour le financement des ressources humaines et les programmes relevant du Programme unique), afin de veiller à ce que les solutions de TIC respectent les exigences techniques et opérationnelles. Opérations communes pour les ressources humaines L équipe de pays des Nations Unies : collabore dans les domaines du recrutement du personnel, entre autres les suivants :(a) définition commune des avis de vacances de postes, la forme de ces avis et les contacts avec les médias ;(b) harmonisation des descriptions de poste et des grades hiérarchiques ;(c) aptitude à présélectionner les candidats et/ou à recommander ceux provenant d autres organismes, afin d identifier des candidats et d éviter les activités de ressources humaines qui font double emploi ; et (d) externalisation commune pour vérifier les références ; utilise des fichiers/bases de données communs pour le recrutement de consultants et du personnel recruté sur le plan national, et utilisation d une base de calcul commune pour déterminer la rémunération des consultants individuels, selon les taux conjointement approuvés à partir du marché local dans ce domaine ; s assure que les responsabilités des membres de l équipe de gestion des opérations, dans le contexte de l application de la stratégie relative aux modalités de fonctionnement, sont reflétées dans l évaluation de leurs performances, y compris concernant les contributions du chef de l équipe de gestion des opérations, qui est aussi membre de l équipe de pays des Nations Unies ; applique des prestations harmonisées pour le personnel sur le terrain, une fois que le Comité de haut niveau sur la gestion aura publié des directives sur ce point ; met en place des possibilités communes de formation et d apprentissage et une formation Page 41 of 48

42 conjointe du personnel (stratégie relative aux modalités de fonctionnement, assurance de la qualité et gestion de projet, etc.) ; et utilise le modèle normalisé d examen/évaluation des capacités du système Nations Unies pour préparer un nouveau cycle de Programme unique/pnuad. Audits communs Une fois que les méthodes d audit auront été harmonisées entre les organisations, les services d audit interne des organisations des Nations Unies participant à la programmation conjointe pourront procéder à un audit interne unique, exécuté au nom de toutes les organisations participant à l audit, conformément à un cadre convenu entre les services d audit interne. Dans le contexte du Programme unique, et compte tenu du transfert des plans de travail conjoint au niveau groupe axé sur les résultats, qui remplacent les plans de travail/documents de projets propres à chaque organisme, les hauts responsables et le Conseil d administration des organisations et de l équipe de pays des Nations Unies contribuent à un audit interne unique des plans de travail annuels conjoints au niveau du pays, conduit par les services d audit interne des organisations du système des Nations Unies à la suite d une planification axée sur les risques. Politique harmonisée concernant les transferts de fonds (HACT) 28 Dans le contexte de la formulation du Programme unique et de la définition des capacités nécessaires, les organismes adoptent une approche harmonisée pour l évaluation des risques, les transferts de fonds et le renforcement des capacités des partenaires, en vue de garantir que les fonds seront utilisés avec un bon rapport coût/efficacité. Les organismes qui appliquent cette politique utilisent exclusivement les instruments recommandés par le cadre HACT pour gérer les décaissements de fonds aux partenaires d exécution, et pour en rendre compte. 28 Lignes directrices relatives à la Politique harmonisée concernant les transferts de fonds (HACT) : Framework for Cash Transfers to Implementing Partners(2005). Page 42 of 48

43 Locaux et présence sur le terrain communs 29 Lorsque les circonstances extérieures le permettent, en gardant à l esprit les aspects sécuritaires, les organismes des Nations Unies partagent les locaux aux niveaux national et provincial, dès lors que ce type d arrangements est rentable. 30 Dans les pays en transition, en particulier s il y a une mission des Nations Unies, l établissement de locaux communs aux niveaux national et provincial devrait se faire en tenant compte des questions sécuritaires, ainsi que de la possibilité d une colocation avec la mission. Dans les pays où les principes d intégration s appliquent, il faudra envisager la possibilité d une colocation avec les missions présentes, en particulier au niveau sous-national. 6.1 Buts 6. Unité dans la communication Le pilier Unité dans la communication assure la transmission de messages cohérents du système des Nations Unies. Ce pilier permet d améliorer la qualité du dialogue avec le gouvernement du pays hôte et les autres parties prenantes nationales, d accroître les activités de plaidoyer et de mettre en avant les résultats obtenus par le système des Nations Unies au niveau du pays. Le pilier Unité dans la communication est essentiel pour assurer un positionnement stratégique clair et cohérent du système Nations Unies et sa vision au niveau du pays ; mettre au point des messages et les politiques communs ; étendre le rayonnement du système Nations Unies en mettant les efforts en commun ; appuyer la communication relative aux avantages comparatifs du système des Nations Unies dans le pays, auprès des parties prenantes tant internes qu externes ; éviter les messages faisant double emploi, les incohérences et la fragmentation. Cela implique de mettre au point des 29 Lignes directrices relatives aux locaux communs : Site Internet GNUD - Common Premises. 30 Certains organismes sont hébergés par des ministères d'exécution en particulier et/ou autres entités gouvernementales ; dans de telles situations, on peut privilégier ces arrangements rentables sur les arrangements pour les «locaux communs». Page 43 of 48

44 messages communs et une communication conjointe sur des questions d importance majeure, lorsque le système des Nations Unies est actif dans le pays. Le pilier Unité dans la communication améliorera l efficience et l efficacité des messages et des produits de communication communs, en mettant les compétences et les ressources en commun. Il jouera aussi un rôle important dans l appui créé pour mettre en œuvre avec succès l initiative «Unis dans l action» avec les partenaires externes et le personnel des Nations Unies. Bien qu il n y ait pas de mécanismes de travail du GNUD ni de directives approuvées par le GNUD pour contribuer au pilier Unité dans la communication, l importance de ce pilier a été fortement renforcée par l évaluation indépendante de l initiative «Unis dans l action», ce pilier ayant été institué dans tous les pays mettant en œuvre l initiative «Unis dans l action». Quelques directives ont été élaborées à des fins de communication conjointe du système des Nations Unies par le groupe des communications des Nations Unies. 6.2 Principaux éléments Les éléments importants du pilier Unité dans la communication sont les suivants : 1. élaboration de messages communs de plaidoyer par l équipe de pays des Nations Unies sur les positions clés du système des Nations Unies concernant des questions de développement au niveau national et autres sujets auxquels participe le système des Nations Unies ; 2. mise en place d un groupe de la communication dans les pays qui doit rendre compte à l équipe de pays des Nations Unies et au Coordonnateur résident, dirigé par un membre de l équipe de pays des Nations Unies ou le Coordonnateur résident ; 3. mise en place des règles de base pour orienter la participation du système Nations Unies au pilier Unité dans la communication et pour assurer la mise au point de messages communs à l intention de l équipe de pays des Nations Unies/missions des Nations Unies, comme il convient. Les règles de base devraient reconnaître que les messages communs devraient être transmis avec cohérence par tous les membres de l équipe de pays des Nations Unies ou le porte-parole désigné ; (Remarque: l Unité dans la communication ne signifie pas qu une seule personne (par exemple, le Coordonnateur résident) s exprime ou agit en tant que porte-parole de l équipe de Page 44 of 48

45 pays des Nations Unies. Garantir un message cohérent relève de la responsabilité conjointe de tous les membres de l équipe de pays des Nations Unies. L équipe de pays peut décider de désigner le Coordonnateur résident ou un autre membre de l équipe de pays en tant que porte-parole sur une question particulière ; et pour conduire les initiatives de communication et de plaidoyer dans des domaines d activité sectoriels/thématiques en fonction des mandats et des compétences techniques. 4. mise en place d un système de responsabilité mutuelle et de règlement des différends dans le cadre de la communication conjointe et des messages communs. Ce système devrait aussi préciser les rôles et les responsabilités des centres d information des Nations Unies (s ils existent dans le pays). Dans les pays où une opération de maintien de la paix /politique multidimensionnelle est en place, le système devrait couvrir le Département de l information publique/groupe de la communication de la mission et la répartition des activités entre le Représentant spécial du Secrétaire général et le Coordonnateur résident, conformément à la Note d orientation du Secrétaire général de 2006 ; 5. mise en place d un mécanisme pour renvoyer les questions régionales/transnationales et sensibles vers l équipe régionale du GNUD pour avis et orientations lorsque nécessaire ; pour demander que les communications soient diffusées au niveau régional si et lorsque nécessaire ; et assurer l harmonisation des messages principaux du pays avec ceux des sièges des organismes ; 6. recours à une identité visuelle commune bien établie pour les produits et communications communs du système Nations Unies, en conformité avec les lignes directrices relatives à l identité visuelle des Nations Unies, mais sans effacer l identité de chaque organisme au sein de l équipe de pays des Nations Unies/missions des Nations Unies et du pays ; 7. élaboration de stratégies conjointes de communication, comprenant des communications en cas de crise et des messages conjoints relevant du Programme unique. Ces stratégies devraient définir clairement les objectifs qui contribueront aux messages de plaidoyer communs et aux effets du PNUAD convenus de l équipe de pays des Nations Unies ; et 8. élaboration de produits standards conjoints de communication qui seront régulièrement Page 45 of 48

46 actualisés. On peut citer à titre d exemple, sans toutefois s y limiter, la création d un site Internet du bureau de pays des Nations Unies et un rapport annuel sur les résultats. 6.3 Mise en œuvre Ces instructions standard se fondent sur l expérience pratique des programmes pilotes et autonomes exécutés dans le cadre de l initiative «Unis dans l action», car il n y avait pas de directives du GNUD avant la formulation de ces instructions. Il conviendrait donc que le groupe de la communication dans les pays, sous la direction d un membre de l équipe de pays des Nations Unies, et en consultant les membres de l équipe de pays des Nations Unies chargés des groupes axés sur les résultats et le Coordonnateur résident, élabore et mette en œuvre des stratégies, plans et activités conjoints de communication. Cela devrait comprendre, entre autres, les éléments suivants : stratégies communes de communication, et messages conjoints dans le cadre du Programme unique. Ces stratégies devraient définir clairement les objectifs visant à appuyer les messages de plaidoyer commun et les effets du PNUAD. Ces stratégies devraient couvrir la communication visant des publics cibles, couvrant le gouvernement, la société civile, les médias et le public en général, ainsi que les donateurs, les autres partenaires de développement et le personnel des Nations Unies. Cela peut recouvrir un large éventail de supports de communication adaptés à la réalisation des objectifs fixés dans ce domaine, par exemple, le matériel imprimé, audio, vidéo, l Internet et les médias sociaux, ainsi que des manifestations médiatiques en directe ; produits communs de communication pour mettre en avant les résultats obtenus par l équipe de pays des Nations Unies, et faire passer les messages communs de plaidoyer de l équipe de pays des Nations Unies et les positions importantes liées aux défis nationaux à relever en matière de développement. À titre d exemple, on peut citer la création d un site Internet commun et un rapport annuel sur les résultats ; Page 46 of 48

47 suivi régulier et évaluation annuelle des activités communes de communication ; saisie et partage des enseignements tirés des activités tant communes que spécifiques aux organismes, afin de contribuer à améliorer la gestion des connaissances au niveau du pays et aux efforts de gestion des connaissances au niveau mondial. Pour contribuer à l élaboration d instructions standard relevant du pilier Unité dans la communication, et pour garantir la mise en œuvre des activités du groupe de la communication dans les pays, il incombe aux organismes de veiller, si possible, à ce que des ressources humaines et financières suffisantes soient disponibles pour assurer la mise au point de messages cohérents. Cette contribution devrait se faire sous la forme de temps et de ressources prévues par les structures des organismes existantes dans cet objectif, y compris au niveau régional et des sièges, afin d appuyer les activités communes de communication sans générer de coûts additionnels pour l équipe de pays des Nations Unies. Il faut veiller en particulier à la viabilité financière et à la répartition équitable de la charge de travail, ainsi qu au partage des coûts liés à la communication entre les membres de l équipe de pays des Nations Unies, étant donné qu elles n ont pas toutes les mêmes capacités de communication. Par conséquent, le mécanisme de coordination pour le pilier Unité dans la communication devrait être léger, modulable et souple pour garantir sa viabilité. Le Bureau du Coordonnateur résident devrait, lorsque c est faisable, fournir un appui administratif aux activités du groupe de la communication dans les pays, et contribuer à assurer la cohérence entre les piliers Unité dans la communication, Programme unique et Responsable unique. Les membres de l équipe de pays des Nations Unies peuvent consulter ou demander l assistance des équipes régionales du GNUD/sièges dont ils relèvent lorsque nécessaire, notamment pour gérer des questions sensibles. Les membres de l équipe de pays des Nations Unies continueront de participer aux activités de communication propres à chaque organisme, par exemple pour élaborer et appliquer les stratégies, politiques, messages et produits des organismes, tout en maintenant leur propre identité. Les messages propres aux organismes devraient être cohérents avec les positions communes convenues et compléter les efforts communs de l équipe de pays des Nations Unies/missions des Nations Unies. Page 47 of 48

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