Etat de la mise en oeuvre des recommandations du Commissaire aux Comptes

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1 ORGANISATION MONDIALE DE LA SANTE COMMISSION DE VERIFICATION DES COMPTES DU CONSEIL EXECUTIF Septième réunion Point 2.1 de l ordre du jour provisoire EBAC7/2 30 décembre 2002 Etat de la mise en oeuvre des recommandations du Commissaire Rapport du Commissaire INTRODUCTION 1. A sa deuxième réunion les 11 et 12 mai 2000, la Commission de Vérification des Comptes a demandé que soit établie une vue d ensemble sous forme de tableau des recommandations du Commissaire indiquant l ancienneté des recommandations, l état d avancement de leur mise en oeuvre et, le cas échéant, les observations du Secrétariat. A sa troisième réunion, 1 la Commission a demandé que ce type de rapport soit systématiquement présenté à l avenir. Une vue d ensemble mise à jour sous forme de tableau, présentée en annexe au présent document, est donc soumise à l examen de la Commission. PRESENTATION 2. La vue d ensemble sous forme de tableau se divise en deux parties : la première comprend les recommandations relatives à l exercice et la deuxième indique l état d avancement de la mise en oeuvre des recommandations concernant l exercice La présentation du tableau a été modifiée afin de refléter plus clairement la position du Secrétariat sur chacune des recommandations. L état d avancement de la mise en oeuvre et le calendrier prévu sont également indiqués s il y a lieu. Lorsque la recommandation n est pas acceptée ou ne l est que partiellement, le Secrétariat fournit des éléments pour étayer sa position. Le Commissaire a apporté d autres observations lorsqu il l a jugé utile. Il faut espérer que cette présentation révisée et plus succincte facilitera la lecture du document. 4. La Commission notera qu il n est pas indiqué pour chacune des recommandations à qui incombe la responsabilité de la mise en Le Secrétariat a indiqué que les recommandations formulées par le Commissaire constituent une responsabilité institutionnelle de la direction générale. 1 Document EBAC3/2.

2 EBAC7/2 OBSERVATION D ENSEMBLE DU COMMISSAIRE AUX COMPTES 5. Dans l ensemble, il est satisfaisant de constater que la plupart des recommandations formulées ont été acceptées par le Secrétariat et qu elles ont déjà été mises en oeuvre ou sont en train de l être comme indiqué dans le tableau ci-dessous. Exercice Nombre total de recommandations Recommandations acceptées et mises en oeuvre Recommandations acceptées et en cours de mise en oeuvre ou constamment mises en oeuvre Recommandations non acceptées ou mises en oeuvre de façon inadéquate D autres observations ont été fournies dans le tableau concernant les cas où le Secrétariat a indiqué qu il n appliquera pas une recommandation ou les cas où la recommandation a été appliquée de manière inadéquate. 7. Il ressort d une analyse des recommandations relatives à la vérification des comptes de l exercice que les recommandations concernaient pour la plupart l amélioration des contrôles généraux. En raison de la nature de ces questions, il est admis que la mise en oeuvre devra peut-être s effectuer sur une plus longue période. Toutefois, le Secrétariat est instamment invité à continuer de vouer une attention prioritaire à ces recommandations ainsi qu aux autres recommandations concernant les systèmes et la technologie d information et de communication. SUIVI DE LA MISE EN OEUVRE DES RECOMMANDATIONS 8. Les éléments sur l état d avancement de la mise en oeuvre ont été réunis en novembre 2002 sur la base des réponses fournies par le Secrétariat. Il est rappelé à la Commission que si le Commissaire aux Comptes suit normalement la mise en oeuvre des recommandations qu il a formulées, le temps que prend ce travail de suivi est conditionné par une série de facteurs, ce qui explique que les observations du Secrétariat figurant dans le tableau n ont pas nécessairement été vérifiées par le Commissaire aux Comptes. 9. La Commission est invitée à noter que, conformément aux plans de vérification du Commissaire pour , des examens de suivi sont prévus concernant la vérification informatique des contrôles généraux au Siège ; la vérification de la gestion de trésorerie au Siège ; la vérification informatique des contrôles généraux au Bureau régional de l Europe ; et l examen de la fonction de vérification intérieure. CONCLUSION 10. La Commission est invitée à prendre note de l état d avancement de la mise en oeuvre des recommandations du Commissaire. 2

3 ANNEXE ETAT D AVANCEMENT DE LA MISE EN OEUVRE DES RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES PREMIERE PARTIE. RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES RELATIVES A L EXERCICE Note de gestion du 14 juin 2002 sur les constatations découlant de la vérification finale concernant l exercice effectuée au Siège Systèmes et technologie de l information et de la communication Les efforts sur les questions fondamentales de la stratégie et des compétences en matière de technologie de l information ainsi que de la gouvernance de la technologie de l information doivent être poursuivis en priorité pour que l investissement considérable dans le domaine de la technologie de l information permette d aider au maximum l OMS à atteindre ses objectifs de manière efficace, efficiente et économique. est en cours en et sera poursuivie lors des exercices suivants. Gestion des connaissances Les initiatives déjà prises par le Secrétariat pour gérer de manière efficace les connaissances considérables dont il dispose doivent être poursuivies plus avant en tant qu activité prioritaire à l échelle de l Organisation entière. Politique de prévention des fraudes et d action en cas de fraude Une politique structurée et globale de prévention des fraudes et d action en cas de fraude doit être mise au point, appliquée et constamment réexaminée. Code d éthique et de conduite est en cours en et sera poursuivie lors des exercices suivants. est en cours et devrait être achevée d ici fin La mise au point d un code d éthique pour le personnel doit bénéficier d un rang de priorité élevé pour être achevée à la date prévue. devrait être achevée en janvier 2004, sous réserve de l approbation du Conseil exécutif. EBAC7/2

4 4 Application du Statut et du Règlement du Personnel Des mesures de contrôle supplémentaires doivent être mises en oeuvre pour garantir l application du Statut et du Règlement du Personnel. Comptes personnels La procédure de recouvrement des avances et de gestion des comptes personnels à long terme doit être réexaminée. Virements entre sections de la résolution portant ouverture de crédits Un format type de demande de modification des affectations budgétaires destiné à tous les Départements et bureaux régionaux doit être mis au point et appliqué. Les virements sujets à l autorisation du Directeur général doivent être traités séparément pour faciliter le rapprochement avec l Etat IV et respecter le Règlement financier. Allocations de crédits Il faut examiner les différences relevées entre un bureau régional et la base de données générale pour garantir que cette dernière soit exacte à tout point de vue lors de la clôture. Il convient de rappeler aux bénéficiaires d allocations de crédits l importance du contrôle des allocations de crédits et de l application des Règles de Gestion financière à cet égard. Engagements non réglés Il faut continuer de mettre l accent sur les mesures déjà prises pour assurer l examen approfondi dans les délais des engagements concernant aussi bien le budget ordinaire que les fonds extrabudgétaires, comme moyen important de contrôle de la gestion financière. Recommandation acceptée et mise en oeuvre en juillet Recommandation acceptée ; mise en oeuvre d ici fin Recommandation acceptée et mise en Recommandation acceptée et mise en oeuvre au 31 décembre Recommandation acceptée et mise en EBAC7/2 Annexe

5 5 Subventions pour les dépenses locales Le groupe de travail sur les dépenses locales doit achever ses travaux dans un délai raisonnable et les recommandations concernant les améliorations à apporter au dispositif concernant les dépenses locales doivent être mises en oeuvre en priorité à l échelle de l Organisation entière. En attendant, des mesures doivent être prises à l échelle de l Organisation entière pour que les dispositions actuelles du Manuel de l OMS concernant les limites maximales des subventions pour les dépenses locales soient entièrement respectées. Bourses d études Il faut continuer de mettre l accent sur les efforts de suivi consentis par les bureaux de pays et les bureaux régionaux qui constituent un aspect crucial du programme des bourses d études et il faut continuer de prendre et d appliquer les mesures visant à accroître la proportion des rapports soumis. Inventaire des immobilisations Un inventaire de tous les avoirs immobilisés prévu par les Règles de Gestion financière doit être établi. Inventaire du matériel durable La procédure suivie pour l enregistrement, l évaluation et le contrôle doit être profondément remaniée et rationalisée compte tenu des besoins actuels ; des lignes directrices appropriées doivent être établies pour assurer le respect d une série de principes de base à l échelle de l Organisation entière. Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici fin Recommandation acceptée, en cours de mise en oeuvre dans le cadre de l appui aux Régions. Les résultats font l objet d un suivi constant. Les informations figurant au grand livre sont jugées suffisantes. Il sera procédé à un autre examen d ici mars Si les procédures actuelles sont jugées adéquates, des améliorations seront incorporées au nouveau projet mondial de technologie de l information. Mise en oeuvre d ici fin Il faut se féliciter d un nouvel examen, car des améliorations peuvent et doivent être apportées à cet égard. Il est reconnu qu un nouveau système de technologie de l information permettra d apporter des améliorations ; toutefois, il y aurait lieu de prendre des mesures dans l intervalle pour améliorer les procédures actuelles et assurer une pratique cohérente dans l ensemble de l Organisation. Annexe EBAC7/2

6 6 Comptes bancaires Les rapprochements bancaires doivent être effectués à la fin de chaque mois comme le prévoit le Manuel de l OMS ; les différents postes doivent être examinés et les mesures correctrices prises dans les délais voulus. Le préparateur doit signer les rapprochements bancaires et une personne indépendante doit vérifier de manière approfondie les rapprochements et les certifier conformes à l examen. Comptes d avance a) Les procédures prévues pour la limite des comptes d avance doivent être approfondies par souci de cohérence, pour présenter équitablement les soldes des comptes d avance et des engagements non réglés et pour fournir des informations fiables dans les relevés financiers. b) Il faut procéder à un examen à l échelle de l Organisation entière du groupe des signataires de tous les comptes d avance et autres comptes bancaires pour vérifier que les pratiques actuelles sont encore appropriées et que des pouvoirs spécifiques sont donnés pour une signature unique. On passera périodiquement en revue les signataires des comptes bancaires et des comptes d avance. Plans de travail Tous les plans de travail doivent faire l objet d un examen approfondi par les responsables de la planification pour garantir le respect intégral des lignes directrices. Les Groupes ayant besoin de conseils supplémentaires doivent demander sans retard une formation en cours d emploi. Recommandation acceptée et mise en a) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre fin mars b) Recommandation acceptée et mise en oeuvre en est en cours. Les rapports sur les exceptions sont désormais disponibles. Note de gestion du 8 avril 2002 sur les constatations découlant de la vérification effectuée au Bureau régional de la Méditerranée orientale en janvier-février 2002 Comptes personnels Des mesures plus urgentes doivent être prises pour le règlement des soldes dus depuis longtemps sur les comptes personnels. Recommandation acceptée et mise en EBAC7/2 Annexe

7 7 Bourses d études a) La mise en oeuvre de l étude de suivi rapide sur les bourses d études et les voyages d étude de l OMS doit bénéficier d un rang de priorité élevé pour que les rapports sur les bourses d études soient surveillés de manière efficace et que des mesures de suivi appropriées soient prises pour obtenir les rapports particulièrement en retard. b) Des mesures doivent être prises pour que les administrations sanitaires nationales soumettent les avis favorables prévus en même temps que les formules de demande au Bureau régional. c) Tous les avis concernant l octroi de bourses doivent être signés conformément aux dispositions du Manuel de l OMS et munis des délégations d autorité applicables. Contrats à court terme a) Les mesures nécessaires doivent être prises pour que l offre d emploi et la notification d acceptation soient signées par l intéressé et par le Bureau régional avant le début du contrat ou au commencement du contrat et pour que ces documents soient classés de manière appropriée. b) Une appréciation des services doit être effectuée pour tous les membres du personnel à court terme à la fin du contrat et l on s y référera avant tout renouvellement. Formation Le Bureau régional doit mettre au point une stratégie d ensemble de formation du personnel, comprenant une formation théorique, des programmes de tutorat et des programmes de développement personnels visant à renforcer les compétences techniques et les compétences de base. Pour mettre au point cette stratégie de formation, il faudra tenir dûment compte des objectifs de développement individuels définis au cours du processus de gestion des résultats. a) Recommandation acceptée et mise en oeuvre en octobre 2002 b) Recommandation acceptée et mise en oeuvre en avril c) Recommandation acceptée et mise en a) Recommandation acceptée et mise en b) Recommandation acceptée et mise en Recommandation acceptée ; la mise en oeuvre devrait être achevée en décembre Annexe EBAC7/2

8 8 Gestion des activités Des plans de travail doivent être mis au point pour toutes les activités entreprises par les bureaux régionaux et de pays, quelle que soit la source des fonds. Les dépenses liées aux traitements doivent être prévues dans le système de gestion des activités conformément aux lignes directrices émises à cet égard. Comptes bancaires a) Les rapprochements bancaires doivent être examinés par un responsable indépendant de haut niveau et signés et datés pour attester de l examen. b) Les décaissements non réglés depuis longtemps doivent faire l objet de recherches constantes et au besoin d une contre-passation. Comptes d avance On enquêtera sur les difficultés rencontrées par certains bureaux et des mesures appropriées devront être prises pour faciliter la présentation des comptes d avance par ces bureaux dans de meilleurs délais. Dépenses locales Les relevés de compte fortement en retard devront continuer de faire l objet d un suivi permanent. Recommandation acceptée et mise en a) Recommandation acceptée et mise en b) Recommandation acceptée et mise en Recommandation acceptée. Une solution a été mise en oeuvre en octobre Recommandation acceptée. Mise en oeuvre en cours sur une base permanente. Note de gestion du 6 février 2002 sur les constatations découlant de la vérification effectuée au Bureau régional du Pacifique occidental en octobre 2001 Comptes d avance Les niveaux approuvés des comptes d avance doivent être réexaminés sur la base du niveau d activité dans les différents bureaux régionaux et des antécédents concernant les paiements effectués par l intermédiaire de ces comptes. Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici fin EBAC7/2 Annexe

9 9 Gestion des ressources humaines Les cartes de congé doivent être correctement remplies avant d être approuvées par les supérieurs hiérarchiques. Le membre du personnel et son supérieur hiérarchique doivent signer les cartes de congé. Inventaire du matériel durable a) La valeur des articles doit être indiquée dans les comptes d inventaire conformément à la politique comptable prescrite. Recommandation acceptée et mise en a) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre interviendra dans le cadre du remplacement au niveau mondial du système d appui à l information administrative et financière. b) Les articles vendus doivent être retirés des comptes d inventaire. b) Recommandation acceptée et mise en c) Les numéros de série des articles doivent figurer dans les comptes d inventaire pour faciliter leur identification. d) Les codes d articles doivent être reflétés correctement sur tous les articles figurant dans les comptes d inventaire afin de faciliter leur identification. Bourses d études a) Les frais d études non réglés doivent être réexaminés et, en l absence d une demande d indemnisation, les montants doivent être restitués. c) Recommandation acceptée et mise en d) Recommandation acceptée et mise en a) Recommandation acceptée et mise en b) Le rapport de retraçage doit être régulièrement mis à jour. b) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre prévue à la fin de Il convient toutefois de noter qu il reste difficile d amener tous les boursiers à présenter des rapports. c) Des mesures appropriées doivent être prises pour assurer le suivi en cas de rapports non soumis afin que le programme des bourses d études puisse être évalué et suivi de manière efficace. c) Voir ci-dessus. a) Le remplacement du système d appui à l information administrative et financière étant un projet à long terme, des mesures doivent être prises dans l intervalle pour veiller à une évaluation correcte des stocks. Annexe EBAC7/2

10 10 Dépenses a) Les notifications des allocations de crédits doivent être approuvées et signées par la personne désignée. b) Il faut continuer de mettre l accent sur l examen en temps voulu et approfondi des engagements, aussi bien en ce qui concerne le budget ordinaire que les fonds extrabudgétaires, en tant qu aspect important du contrôle de la gestion financière. Subventions pour les dépenses locales a) La politique qui consiste à fournir une avance de 100 % au titre des subventions pour les dépenses locales doit être réexaminée. Dans les cas où les relevés des dépenses sont très en retard, il faudra peut-être envisager des mesures plus sévères comme la suspension d autres avances. a) Les notifications des allocations de crédits sont délivrées conformément aux plans d action qui sont approuvés par le responsable ou directeur du programme concerné, ainsi que par le Comité du Programme. Il est estimé que cette procédure est adéquate et n appelle aucune approbation ou signature supplémentaire. b) Recommandation acceptée et mise en L examen des engagements non réglés est une activité permanente. On mettra cependant davantage l accent sur cette question dans la mesure où l on disposera des ressources nécessaires en personnel. a) Les activités entreprises par l intermédiaire des subventions pour les dépenses locales font partie de la coopération technique avec l OMS et ne se dérouleraient pas sans l appui financier de l OMS. Le retrait partiel d une partie de l avance peut entraîner la non-exécution d activités programmatiques importantes. La suspension d autres avances constitue une option qui sera examinée plus avant. Il s agit d un problème permanent et l on s efforce de concilier les impératifs d un contrôle financier adéquat et la mise en oeuvre de l activité programmatique. a) Les allocations de crédits doivent être conformes aux plans d action ; toutefois, la délivrance des allocations de crédits relève du fonctionnaire du budget et des finances qui doit dûment signer les notifications d allocation pour attester de son approbation. a) Le groupe de travail sur les dépenses locales doit notamment s occuper de la question des avances de 100 % et des relevés des dépenses très en retard. Le Secrétariat a noté que la mise en oeuvre devrait être achevée à fin EBAC7/2 Annexe

11 11 b) La direction doit veiller à ce que le versement des subventions s inscrive dans les limites prévues par le Manuel de l OMS ou à ce que l approbation du Directeur général a été obtenue en cas de dépassement. Comptes créanciers et débiteurs Les efforts faits pour régler les postes en retard depuis longtemps doivent être poursuivis de façon à ce que les comptes des bureaux régionaux à la fin de l exercice financier soient exacts et de façon à réduire dans toute la mesure possible les pertes potentielles de l Organisation. Mise en oeuvre, surveillance et évaluation des programmes a) Les données sur la surveillance technique et financière doivent être reflétées dans les rapports de surveillance. b) Les plans de travail doivent continuer d être affinés en indiquant des étapes. A mesure que l information concernant les fonds extrabudgétaires devient disponible, le processus de planification intégrée doit être suivi pour réviser les plans de travail. Les besoins de formation spécifique concernant les concepts de gestion fondés sur les résultats et de planification intégrée doivent être entièrement évalués et une stratégie appropriée mise au point. c) Il faut mettre davantage l accent sur l évaluation des programmes dans les pays et élaborer une stratégie à cet égard pour l exercice Les procédures d évaluation pour doivent être clairement définies et intégrées aux plans de travail dès que possible. b) L approbation concernant l accroissement de la limite a été obtenue dans les cas visés. Il faut espérer que les modifications proposées à apporter aux définitions des subventions pour les dépenses locales permettront d atténuer ce problème à l avenir. est maintenue. En novembre 2002, il restait peu de problèmes à régler. a) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est en cours pour l exercice b) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre se poursuit en permanence. c) Recommandation acceptée et mise en Annexe EBAC7/2

12 12 Note de gestion du 31 octobre 2001 sur les constatations découlant de la vérification effectuée au Bureau régional de l Asie du Sud-Est en septembre-octobre 2001 Comptes bancaires Les postes rapprochés doivent être examinés et suivis, et les problèmes réglés en temps voulu. En outre, le livre de caisse doit être rapidement mis à jour pour refléter correctement les dépenses au cours de la période correspondante. Ressources humaines a) Chaque département doit tenir les états de présence comme le prévoit le Manuel de l OMS. Un haut responsable doit examiner les états de présence régulièrement. L examen doit être attesté par la signature de l examinateur. b) La date à laquelle le congé a été demandé et la date à laquelle le congé a été approuvé doivent être indiquées dans la colonne «remarques» sur la carte des congés. En outre, le supérieur hiérarchique doit signer dans la colonne «approbation». c) Un rapport d appréciation des services doit être établi à l expiration des contrats des consultants à court terme. Ce rapport doit être conservé dans le dossier de l employé concerné. Le contrat du consultant à court terme ne doit pas être renouvelé tant que l appréciation n a pas été effectuée et reçue par le département du personnel. d) La structure du département de la gestion des systèmes d information doit être réévaluée en tenant compte des risques liés à l engagement de personnel d appui clé à court terme. se poursuit et les comptes sont actuellement à jour. a) La pertinence de la question est reconnue ; elle sera traitée dans le cadre du projet global sur les congés et la gestion du temps de travail en b) Recommandation acceptée. Voir ci-dessus. c) Recommandation acceptée en partie. Si l affectation du consultant à court terme est prolongée avec le même mandat, une appréciation des services n est pas demandée à ce stade. La mise en oeuvre est en cours. d) Recommandation acceptée et en cours de mise en oeuvre en tant qu activité constante. c) En vertu des principes de bonne pratique, il convient d évaluer les services du personnel à court terme avant de prolonger les contrats. Un processus d appréciation abrégé pourrait être indiqué dans la situation évoquée. EBAC7/2 Annexe

13 13 Dossiers de référence Les contrôles concernant les amendements aux dossiers et tableaux de référence doivent être examinés et mis en oeuvre pour tous les systèmes en opération au Bureau régional. Inventaire Les comptes récapitulatifs d inventaire concernant les bureaux des représentants de l OMS doivent être conservés au Bureau régional. Ces comptes doivent être rapprochés de ceux conservés dans les bureaux des représentants de l OMS sur une base périodique. Tous les deux ans, il faut procéder à une vérification matérielle portant sur tout l inventaire du Bureau régional conformément au Manuel de l OMS. Une norme doit être fixée pour consigner les précisions dans les comptes d inventaire. Le mobilier doit également y figurer. Un rang de priorité élevé doit être accordé à l informatisation afin de rationaliser l enregistrement des articles, ainsi que la protection et l évaluation des stocks de la Région. Engagements non réglés Il faut continuer à mettre l accent sur les mesures déjà prises pour assurer l examen approfondi et en temps voulu des engagements liés aussi bien au budget ordinaire qu aux fonds extrabudgétaires en tant qu élément important du contrôle de la gestion financière. Subventions pour les dépenses locales a) La politique qui consiste à fournir une avance de 100 % aux subventions pour les dépenses locales doit être réexaminée. Dans les cas où les relevés des dépenses sont particulièrement en retard, il faudra envisager des mesures plus strictes comme, par exemple, la suspension des nouvelles avances. Recommandation acceptée. Toutefois, les dossiers de référence ne peuvent être modifiés qu au Siège. Le Bureau régional les vérifie avant le téléchargement. La mise en oeuvre est en cours. Recommandation acceptée en grande partie. Des efforts sont déjà en cours pour informatiser la tenue des comptes. Le mobilier n y figure pas toutefois, car telle n est pas la politique de l Organisation (Manuel VI.6.55). La mise en oeuvre est en cours. est en cours. a) Recommandation acceptée en partie. Des avances de 100 % se justifient parfois, mais dans des situations limitées, le plus souvent en ce qui concerne les journées de vaccination antipoliomyélitique dont les fonds sont retenus lorsque des relevés de dépenses n ont pas été fournis à temps. La mise en oeuvre se poursuit de manière constante. La politique de l Organisation pour ce qui est d inventorier le mobilier doit être clarifiée, car elle n est pas appliquée de manière cohérente dans l ensemble de l Organisation. Les relevés financiers font figurer le mobilier dans la description des stocks de biens durables. a) Le groupe de travail sur les dépenses locales doit notamment s occuper de la question des avances de 100 % et des relevés de dépenses particulièrement en retard. Le Secrétariat a noté que la mise en oeuvre devrait être achevée d ici fin Annexe EBAC7/2

14 14 b) La direction doit veiller à ce que le versement des subventions pour les dépenses locales respecte les limites fixées dans le Manuel ou que l approbation du Directeur général est obtenue pour dépasser ces limites. Comptes créanciers et comptes débiteurs Il faut poursuivre les efforts visant à apurer les postes non réglés depuis longtemps pour que les comptes du Bureau régional soient exacts à la fin de l exercice et que les pertes éventuelles subies par l Organisation soient réduites dans la mesure du possible. Mise en oeuvre, suivi et évaluation des programmes a) Le Directeur régional doit formellement approuver les plans de travail sur la finalisation. Les plans de travail approuvés doivent être distribués à toutes les parties intéressées. b) Les plans de travail doivent continuer à être affinés et améliorés. A cet égard, il convient d évaluer pleinement les besoins de formation spéciale aux concepts de gestion fondée sur les résultats et de planification intégrée et de mettre en place une stratégie appropriée. Les données de surveillance technique et financière doivent être reflétées dans les rapports de suivi établis tous les six mois. c) A mesure que l information sur les fonds extrabudgétaires devient disponible, le processus de planification intégrée doit être suivi pour la révision des plans de travail. d) Il faut mettre davantage l accent sur l évaluation des programmes dans les pays et une stratégie doit être établie à cet égard pour le présent exercice. Le processus d évaluation pour l exercice suivant doit être clairement défini et intégré dès que possible aux plans de travail. b) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est constante. est constante. a) Recommandation acceptée et mise en b) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre fin c) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre constante. d) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre constante. EBAC7/2 Annexe

15 15 e) Un groupe spécial au niveau de la direction doit élaborer un plan de projet détaillé pour la mise en oeuvre de l ensemble des fonctions offertes par le système de gestion des activités pour la Région dans son ensemble. Il faut un engagement ferme concernant le règlement des problèmes qui subsistent pour que le système AMS soit utilisé dès le début de l exercice e) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre constante. Note de gestion du 3 juillet 2001 sur les constatations découlant de la vérification intérimaire concernant l exercice effectuée au Siège en janvier-mars 2001 Fonds extrabudgétaires a) Pour déterminer le niveau réel des dépenses administratives et des dépenses d appui liées à l augmentation des ressources extrabudgétaires, des précisions supplémentaires sont nécessaires sur les dépenses encourues pour pouvoir évaluer dans quelle mesure la tendance est durable. b) Il est proposé d envisager un système intégré, destiné à consigner les données sur les contributions volontaires et auquel les unités techniques, les Unités d appui administratif et les services de mobilisation des ressources et les services financiers auraient accès, afin d améliorer l efficacité dans ce domaine. c) Il faudrait envisager d élargir le libellé de la politique de comptabilisation des contributions en nature comme indiqué dans le rapport financier et les états financiers vérifiés afin de refléter la politique d évaluation effective en vigueur. Opérations budgétaires, financières et apparentées a) Des mesures appropriées doivent être prises pour que tous les engagements internes traités soient autorisés et datés de manière appropriée. b) Des contrôles améliorés doivent être mis en oeuvre pour que les contrats soient signés en temps voulu par toutes les parties concernées. a) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici fin b) Recommandation acceptée. Des systèmes intérimaires ont été mis en oeuvre ; la mise en oeuvre devrait être achevée d ici fin 2005 grâce aux nouveaux systèmes de gestion mondiaux. c) Recommandation acceptée et mise en a) Recommandation acceptée et mise en oeuvre en septembre b) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre par le nouveau système qui sera déployé d ici juin Annexe EBAC7/2

16 16 c) Le Secrétariat doit veiller à ce que les procédures d examen systématique des soldes des comptes personnels soient introduites et maintenues sur le long terme. d) Des lignes directrices uniformes pour la méthode et le maintien des délégations de pouvoirs, y compris des délégations temporaires, doivent être établies pour assurer la responsabilité comptable conformément à l article des Règles de Gestion financière. En outre, l utilisation du courrier électronique comme moyen de délégation de pouvoirs doit être examinée attentivement compte tenu du risque lié à l accès non autorisé et/ou partagé au courrier électronique. e) Le processus de révision du Manuel doit être réexaminé pour faire en sorte que les utilisateurs puissent suivre convenablement les révisions effectuées. Inventaire Des principes directeurs types doivent être élaborés pour aider les points focaux à vérifier les stocks. Une fois cette vérification accomplie, le point focal concerné doit soumettre un rapport signé à l unité de l Inventaire précisant ses conclusions concernant les acquisitions, les éliminations ou les articles égarés. Gestion des ressources humaines a) Des mesures améliorées doivent être mises en oeuvre pour assurer le respect du Statut et du Règlement du Personnel. En particulier, pour les nouveaux engagements, on veillera à obtenir et à classer tous les documents requis. b) Il convient d envisager la mise en oeuvre d un système de congés et d aménagement du temps de travail, qui pourrait être intégré aux systèmes existants concernant les ressources humaines et les traitements, afin de rationaliser l enregistrement des états de présence et des congés et d améliorer les contrôles dans ce domaine. c) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre d ici juin d) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre interviendra à l occasion de l examen de la délégation de pouvoirs qui sera achevée en e) Recommandation acceptée et mise en Recommandation acceptée. Des principes directeurs ont été émis à l intention du personnel concerné. a) Recommandation acceptée et mise en oeuvre en juillet b) Recommandation acceptée. Ce problème sera traité dans le cadre du projet de système de gestion mondial (à partir du début 2003). EBAC7/2 Annexe

17 17 c) Des mesures doivent être prises d urgence pour assurer que les appréciations prévues des services soient effectuées pour tous les membres du personnel. En outre, avant que les augmentations à l intérieur de la classe ne soient accordées, les services du membre du personnel concerné devront avoir été certifiés satisfaisants. d) Des contrôles plus stricts doivent être appliqués pour que tous les contrats à court terme soient établis de manière appropriée et les documents nécessaires obtenus avant l entrée en fonctions ou le jour même de l entrée en fonctions. En outre, il faudra envisager d examiner les règles régissant les contrats à court terme pour prévoir une appréciation des services à la fin du contrat. Planification, exécution et surveillance des programmes a) Des mesures doivent être prises en vue d un meilleur respect des principes directeurs pour la planification opérationnelle. En outre, tous les Groupes doivent appliquer le module des résultats escomptés du système de gestion des activités de façon à bien suivre leurs programmes sur une base continue. b) Chaque unité responsable doit appliquer les procédures nécessaires pour l examen régulier et systématique et l approbation des opérations concernant des engagements rejetés et non liés. c) Des mesures appropriées doivent être appliquées pour déterminer de manière régulière si la répartition en pourcentage du temps de travail effectuée au cours de la planification reflète bien le temps effectivement consacré aux différentes tâches et pour apporter au besoin les ajustements nécessaires. c) Recommandation acceptée ; mise en oeuvre en d) Recommandation acceptée ; mise en oeuvre en a) Recommandation acceptée ; mise en oeuvre en juin b) Recommandation acceptée. La mise en oeuvre est en cours et se poursuivra de manière permanente. c) Recommandation acceptée. La situation est examinée périodiquement. Note de gestion du 2 juillet 2001 sur les constatations découlant de la vérification effectuée au Bureau régional de l Afrique en mai-juin 2001 Délégations de pouvoirs Les délégations de pouvoirs dans le cadre de la Région doivent être réexaminées et, le cas échéant, révisées. Il convient de les centraliser pour plus de commodité. Recommandation acceptée et entièrement mise en Annexe EBAC7/2

18 18 Comptes d avance Une validation du montant payé au moment où la question est traitée dans le bureau de pays doit être envisagée dans le cadre des ajustements et améliorations à apporter au système. Dépenses a) L examen approfondi et en temps voulu des engagements de dépenses, concernant aussi bien le budget ordinaire que les fonds extrabudgétaires, doit continuer à être considéré comme un moyen important de contrôle de la gestion financière. b) L adéquation des dispositions prises en matière de responsabilité concernant les activités des journées nationales de vaccination doit être réexaminée. Il faut, par exemple, s occuper de la présentation des rapports financiers en temps voulu, de la responsabilité concernant l examen des rapports financiers, et de l examen et de l approbation des dépassements de crédits. c) Une personne indépendante doit examiner les données obtenues du système de base de données concernant les traitements du personnel à court terme pour vérifier la validité et l exactitude. En outre, la possibilité de mettre en oeuvre pour les traitements un système particulier pour le personnel à court terme, avec des contrôles nécessaires, doit être envisagée. Subventions pour les dépenses locales a) Des outils de gestion doivent être appliqués pour assurer que le versement des subventions pour les dépenses locales respecte les limites fixées dans le Manuel ou que l approbation du Directeur général est obtenue pour régulariser la situation en cas de dépassement. Recommandation acceptée. L intégration au logiciel informatisé des comptes d avance sera achevée d ici au 30 juin a) Recommandation acceptée. L examen des engagements intervient sur une base régulière et constante et les rectifications sont rapidement apportées. b) Recommandation acceptée ; devrait être entièrement respectée d ici juin c) Recommandation acceptée et mise en a) Recommandation acceptée et mise en EBAC7/2 Annexe

19 19 b) L information figurant sur la base de données des subventions pour les dépenses locales doit être rapprochée du système d informations financières pour assurer que toutes les subventions pour les dépenses locales ont été correctement enregistrées. Les avances non réglées doivent être indiquées sur le rapport de situation afin de faciliter l examen de cette question. Achats et fournitures Un rang de priorité élevé doit être accordé à la mise en oeuvre d un système d achat informatisé amélioré. Il faudra envisager attentivement les systèmes d achat déjà utilisés dans les autres bureaux régionaux avant de mettre sur pied un tel système dans le Bureau régional. Ressources humaines a) Les efforts doivent être intensifiés afin de mettre au point un programme de formation stratégique propre à assurer l efficacité du développement et de la formation du personnel. Des mesures intérimaires et d autres options doivent être envisagées, comme l utilisation de l appréciation des services des membres du personnel pour définir les besoins de formation. b) Des recommandations types sur l appréciation des services doivent être établies et appliquées d une manière générale quel que soit le type de contrat d engagement. En outre, l administration doit appliquer des mesures formelles pour qu il soit tenu compte des services accomplis avant de prendre la décision de renouveler un contrat d engagement. b) Recommandation acceptée et mise en Recommandation acceptée et mise en a) Recommandation acceptée. Mise en oeuvre prévue d ici juin b) Recommandation acceptée et déjà en cours de mise en oeuvre par le système de gestion et de développement des services du personnel. Annexe EBAC7/2

20 20 Rapport de gestion du 19 février 2001 concernant un examen de la fonction de vérification intérieure des comptes de l OMS effectué en janvier-février 2001 Recommandations de haut niveau Il faut que soient précisées la nature et l étendue de l assurance demandée, ainsi que les autres services consultatifs possibles que le Directeur général, la Commission de Vérification des Comptes et l administration attendent du Bureau de la vérification intérieure des comptes et de la surveillance. De plus, il faut se donner les moyens de faire en sorte que les structures chargées de la bonne gestion et de la surveillance suivent l évolution des meilleures pratiques adoptées au plan international. Les activités de vérification intérieure des comptes depuis l évaluation des risques au niveau des services au contrôle de la gestion des Départements, en passant par la réalisation d études individuelles, le compte rendu et le suivi doivent être effectuées au minimum conformément aux Normes de l Institut des Auditeurs internes. Simultanément, des efforts doivent être faits pour recenser les meilleures pratiques qui ne sont pas encore incorporées dans les Normes de l Institut et les appliquer. Recommandation acceptée et mise en Les nouvelles Normes de pratiques professionnelles de la vérification intérieure mises au point par l Institut des Auditeurs internes ont été adoptées pour être appliquées dans le cadre du système des Nations Unies par les représentants des services de vérification intérieure des comptes des organisations des Nations Unies et des institutions multilatérales de financement à leur trente-troisième réunion annuelle (New York, 2002). Les dispositifs existants ont été réexaminés et les modifications conformes aux nouvelles Normes ont été apportées. Recommandation acceptée. Les améliorations conformes aux nouvelles Normes de l Institut ont été apportées. Note de gestion du 20 octobre 2000 sur les constatations découlant de la vérification effectuée au Bureau régional de l Europe en septembre-octobre 2000 Engagements a) La direction régionale et celle du Siège doivent activement rechercher si un échelonnement plus favorable des paiements serait possible concernant les programmes d aide humanitaire financés par la Commission européenne. a) Recommandation acceptée et mise en EBAC7/2 Annexe