STATUTS DU CENTRE DE CALCUL U.L.B. - V.U.B.

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1 STATUTS DU CENTRE DE CALCUL U.L.B. - V.U.B. La convention entre l'u.l.b. et la V.U.B. portant Statuts du Centre de Calcul U.L.B.-V.U.B. a été approuvée par le Conseil d'administration de l'u.l.b. du 11 décembre 1995, point I.2., annexe n 367 Section 1ère - Dénomination - Siège - Objet Article 1er - Dénomination - Siège administratif. Le Centre est dénommé " Centre de Calcul ULB-VUB - Rekencentrum VUB-ULB ". Dans les rapports avec les tiers, il peut être fait état de sa dénomination dans l'une ou l'autre langue seulement. Le Centre a son siège administratif à 1050 Bruxelles, avenue A. Buyl, 91. La correspondance doit être adressée à : Université Libre de Bruxelles Centre de Calcul - CP197 50, av. F.D. Roosevelt B-1050 BRUXELLES Vrije Universiteit Brussel Rekencentrum Pleinlaan 2 B-1050 BRUSSEL Article 2 - Objet du Centre. Le Centre assume les missions et exécute les tâches qui lui sont confiées par les deux institutions, selon les règles fixées par les présents statuts. Ses missions, exécutées dans le meilleur intérêt des universités et de leur politique scientifique, sont notamment : la gestion, l'entretien et l'utilisation du matériel informatique qui lui est affecté; la prise en charge de tâches de soutien logistiques aux utilisateurs définies par les institutions; la diffusion auprès des utilisateurs de l information relative au matériel et aux logiciels affectés au Centre, à l'exclusion de toute mission d'enseignement qui n'aurait pas expressément été approuvée par le Conseil de gestion; la gestion, l exploitation et le développement des réseaux de communications des deux institutions, soit actuellement RésULB (ULB) et VUBnet (VUB); l accomplissement de toutes tâches additionnelles proposées par chaque institution et approuvées par le Conseil de gestion; l accomplissement, à titre accessoire, de prestations au bénéfice de tiers, conformément aux dispositions légales, décrétales et réglementaires régissant les institutions universitaires de la Communauté française et de la Communauté flamande. 1

2 Section 2 - Gestion du Centre Article 3 - Délégations de pouvoirs. Dans les limites, sous les conditions et selon les modalités précisées ci-après, les institutions universitaires délèguent la gestion du Centre aux organes de celui-ci, soit le Conseil de gestion, le Bureau du Conseil de gestion, le Président et le Vice-président du Centre, le Directeur du Centre et le Comité consultatif des utilisateurs. Article 4 - Le Conseil de gestion. Le Centre est administré par un Conseil de gestion régi par les dispositions ci-après Composition. Le Conseil de gestion se compose de seize membres, soit: a. Le Recteur de l ULB ou son représentant; b. Le Recteur de la VUB ou son représentant; c. Six membres désignés par l ULB; d. Six membres désignés par la VUB; e. Un membre du personnel élu en leur sein par les membres du personnel de l ULB affectés au Centre; f. Un membre du personnel élu en leur sein par les membres du personnel de la VUB affectés au Centre. Les membres visés aux points c. et d. ci-dessus seront choisis par leur institution respective de manière à ce que soient impliqués tous les secteurs de la politique informatique de celle-ci. Le mandat des membres visés aux points c., d., e. et f. est de deux ans et renouvelable. Ces seize membres sont répartis en deux groupes, selon qu'ils représentent ou appartiennent à l ULB ou à la VUB. Le Directeur du Centre assiste aux réunions du Conseil de gestion avec voix consultative. Le Conseil de gestion entend le Président et le Vice-Président du Comité des Utilisateurs lors de sa plus prochaine séance après la réunion dudit Comité. Le délégué du Gouvernement près l ULB et le commissaire du Gouvernement près la VUB exercent auprès du Conseil de gestion, chacun pour ce qui le concerne, les prérogatives qui leur sont respectivement reconnues par les dispositions décrétales en vigueur. 2

3 4.2. Fonctionnement. 1. Le Conseil se réunit, sur la convocation de son Président, aussi souvent qu'il est nécessaire et au moins une fois par trimestre. La convocation contient l'ordre du jour de la réunion. Celui-ci est à tout le moins adressé à chacun des membres du Conseil, au Président du Conseil et au Recteur de chaque institution et, dans la mesure où la législation en vigueur le requiert, au délégué du Gouvernement près l'ulb et au commissaire du Gouvernement près la VUB, dans les délais prescrits. 2. Le Conseil délibère à la majorité simple des membres présents. En cas de parité des voix, la proposition soumise à délibération est rejetée. Par dérogation à l'alinéa précédent, toute délibération engageant des choix stratégiques ou déclarée telle par le Président ou le Vice-président du Conseil, n'est adoptée qu'autant qu'elle réunit la majorité des voix au sein de chacun des deux groupes visés au deuxième alinéa du point 4.1. ci-dessus Compétences. 1. Le Conseil de gestion prend toutes les décisions relatives à la gestion du Centre, à l'exception des décisions visées au point 2 ci-dessous. 2. Les décisions relatives aux budgets et aux comptes du Centre, aux cadres du personnel du Centre, affectant plus de 20% du budget du Centre ou engageant le Centre pour plus d une année, font l objet d'une proposition du Conseil de gestion aux Conseils d'administration des deux institutions, seuls habilités à engager celles-ci. 3. Les propositions de budget et de comptes du Centre sont élaborées par le Conseil de gestion à l attention des Conseil d administration des deux institutions. 4. Le Conseil de gestion élit en son sein son Président et son Vice-président, conformément à l article 5.1. ci-dessous. 5. Dans les limites des présents statuts, le Conseil de gestion fixe son règlement d ordre intérieur à la majorité qualifiée visée au dernier alinéa de l article 4.2. ci-dessus. Article 5 - Le Président et le Vice-président du Conseil de gestion Election. Le Président et le Vice-Président du Conseil de gestion sont élus au sein de celui-ci. Le Président est élu pour deux ans, le Vice-Président pour un an. Ils appartiennent chacun à l'un des groupes visés au deuxième alinéa de l article 4.1., littera c. ou d. en manière telle que : a. le Président et le Vice-Président n appartiennent pas à la même institution; 3

4 b. la Présidence soit alternativement assumée, à chaque renouvellement de mandat, par un membre du groupe ULB et par un membre du groupe VUB. A l'entrée en vigueur des présents statuts, le Président appartient au groupe ULB et le Vice-Président au groupe VUB. Le Président achève toutefois son mandat en cours, lequel vient à échéance le 31 décembre Lorsque le Président ou le Vice-Président quitte ses fonctions en cours de mandat pour quelque cause que ce soit, le Conseil de gestion pourvoit à son remplacement au sein du même groupe. Le remplaçant achève le mandat de son prédécesseur Attributions. Le Président préside les réunions du Conseil de gestion et du Bureau. Le Vice-Président se substitue à cet effet au Président empêché. Le Président et le Vice-Président sont, respectivement, chargés de représenter le Conseil de gestion auprès de l institution dont chacun d'entre eux relève. Le Président ou, à défaut, le Vice-Président, fait rapport à chaque réunion du Conseil de gestion, des activités du Bureau du Conseil. Sans préjudice des pouvoirs délégués au Directeur, tous actes engageant le Centre vis-à-vis des tiers dans la limite des délégations de pouvoirs conférées au Conseil de gestion sont signés par le Président et le Vice-président ou, à défaut de l'un d'entre eux, par un membre du Conseil de gestion appartenant au même groupe que le Président ou le Vice-Président empêché. Article 6 - Le Directeur du Centre Désignation. Le Directeur du Centre est désigné, de commun accord entre les deux institutions, par les Conseils d'administration de celles-ci. La fonction de Directeur est incompatible avec l exercice d autres charges absorbant une partie importante de son temps Attributions. Le Directeur du Centre en assume la gestion quotidienne et dispose de la signature afférente à cette fonction. 4

5 En outre, il exerce l autorité et assume les responsabilités de Chef de service vis-à-vis des membres du personnel du Centre, cette autorité lui étant expressément déléguée pour ce qui concerne le personnel de l institution dont il ne fait pas partie; il veille à la bonne exécution des tâches qu'il confie au personnel du Centre, ainsi qu à la qualité et à l efficacité des services fournis; il veille à la réalisation des objectifs définis par le Conseil et est chargé de l'exécution des décisions de celui-ci; il fixe le mode de fonctionnement du Centre dans les rapports de celui-ci avec les utilisateurs (heures d ouverture, règles de fonctionnement, conditions d accès, etc...); il formule au Conseil de gestion tous avis et recommandations relatifs au fonctionnement et à l équipement du Centre; il rend compte de sa gestion au Conseil de gestion et lui fait rapport sur l exécution du budget et sur l occupation du cadre du personnel. Le Directeur est assisté dans sa mission par trois collaborateurs qu il désigne sous le contrôle du Conseil de gestion. Ces collaborateurs sont plus particulièrement chargés, respectivement, des systèmes centraux, de RésULB et de VUBnet. Article 7 - Le Bureau du Conseil de gestion Composition. Le Bureau du Conseil de gestion se compose du Président et du Vice-Président. Le Directeur du Centre y siège avec voix consultative Attributions. Le Bureau : prépare et fixe l'ordre du jour des réunions du Conseil de gestion; établit le projet de budget annuel, le projet de comptes et le projet de cadre du personnel; assure le contrôle de la gestion quotidienne du Centre dans l intervalle séparant les séances du Conseil de gestion; prend toutes mesures urgentes, sous réserve de ratification par le Conseil de gestion, lors de sa plus prochaine séance. Article 8 - Le Comité des utilisateurs Missions. Le Comité des utilisateurs est un organe consultatif représentant les utilisateurs de chacune des deux institutions. Il représente les utilisateurs et se fait le porte-parole de leurs souhaits en ce qui concerne le 5

6 fonctionnement journalier du Centre et des réseaux. Il participe à la recherche des moyens les plus aptes à les satisfaire Composition. Chaque institution désigne huit membres du Comité. Leur mandat est de deux ans. Il est renouvelable. En cas de vacance d'un poste de délégué en cours de mandat, l institution dont relève le délégué désigne un remplaçant pour achever le mandat Présidence et Vice-Présidence. Le Comité désigne en son sein un Président et un Vice-Président, qui ne sont pas membres du personnel du Centre. Leur mandat est de deux ans. Le Président, le Vice-Président du Comité sont alternativement choisis parmi les représentants de l'une et de l'autre institution. Les alternances sont organisées en manière telle que le Président du Comité n appartient pas à la même institution que le Président du Conseil de gestion. Section 3 - Le fonctionnent du Centre Article 9 - Le personnel du Centre Cadre. Chaque institution fixe annuellement le cadre du personnel qu elle affecte au Centre. Les institutions se concerteront toutefois en vue de rechercher entre elles une répartition équitable du nombre d'équivalents temps-plein d'une part, des postes d'encadrement dans les différentes fonctions des différents niveaux, d'autre part. L'alinéa qui précède ne s'applique toutefois pas aux personnels respectivement affectés par chacune des institutions aux réseaux RésULB et VUBnet. Il y est également dérogé lorsqu'une des deux institutions décide, avec l'accord du Conseil de gestion, de confier au Centre des tâches supplémentaires ou spécifiques exigeant l'engagement de personnel supplémentaire Statut. Le personnel du Centre appartient soit au personnel administratif et technique de l'ulb, soit au personnel administratif et technique de la VUB. Chaque institution reste l'employeur des membres de son personnel affectés au Centre. Chaque membre du personnel affecté au Centre est placé à tous égard sous le régime de travail applicable aux membres du personnel de l institution dont il relève (procédures de recrutement, statut, échelles de traitement, etc...). 6

7 Article 10 - Règlement financier Prise en charge des dépenses et affectation des recettes. A l exception des dépenses de personnel et des dépenses relatives à la gestion, à l exploitation et au développement des réseaux RésULB et VUBnet, toutes les dépenses du Centre sont supportées à parts égales par les deux institutions, à moins qu'il en soit convenu autrement selon le cas d espèce, et notamment en cas de tâches additionnelles confiées au Centre par une des institutions. L affectation des libéralités perçues par chaque institution pour être affectées au Centre et celle des recettes éventuellement perçues par le Centre, en contrepartie des prestations qu'il assume à titre accessoire au bénéfice de tiers, sont décidées par le Conseil de gestion Budget et comptes. Chaque année, le Centre établit un projet de budget et fixe un projet de comptes pour l année écoulée. Le budget et les comptes sont soumis à l approbation des deux institutions, avant le 1er mai de chaque année. Le budget comporte nécessairement la location et l achat du matériel, les frais de maintenance et les frais d'exploitation. Le cadre et son occupation sont joints au budget pour information. Le budget et les comptes sont présentés de manière à permettre à chaque institution de satisfaire aux dispositions décrétales et réglementaires auxquelles elles sont soumises pour la présentation de leurs budget et comptes respectifs. Sans préjudice à toutes dispositions décrétales ou réglementaires, des transferts peuvent être opérés, en cours d exercice, entre les postes du budget. Le total des transferts décidés : par le Directeur du Centre ne peut excéder 1 % du budget annuel; par le Bureau du Conseil de gestion ne peut excéder 5 % du budget annuel; par le Conseil de gestion ne peut excéder 20% du budget annuel. Les transferts décidés par le Directeur et par le Bureau sont portés à la connaissance du Conseil de gestion lors de sa plus prochaine séance Gestion des comptes. Les comptes du Centre sont gérés alternativement par l'une et l autre institution, selon une périodicité à convenir entre elles. L institution qui ne gère pas les comptes créditera celle qui les gère d'un montant égal à un huitième du budget les 15 février, 15 mai, 15 août et 15 novembre. Article 11 - Biens affectés au Centre. Tous les biens (matériels, logiciels, équipements divers, etc.) affectés au Centre restent la propriété des institutions, aucun transfert d actif n'étant opéré en suite de la constitution et de la gestion du Centre. 7

8 Article 12 - Responsabilités. Les institutions assument conjointement toutes les responsabilités qui incombent au Centre. Sauf en cas de faute directement imputable à une institution ou à un de ses préposés, elles supportent une part égale de toutes réparations dues à des tiers pour quelque cause que ce soit. Les actions judiciaires impliquant le Centre, tant en demandant qu en défendant, sont conjointement intentées ou soutenues par les deux institutions, conformément à leurs statuts. Section 4 - Dispositions finales Article 13 - Durée. La présente convention est conclue pour une durée indéterminée. Chaque institution peut y mettre fin au 31 décembre de chaque année, moyennant un préavis notifié par lettre recommandée avec un préavis de douze mois. Article 14 - Dissolution. En cas de dissolution du Centre, chaque institution désigne un commissaire à la dissolution. Les commissaires, agissant de commun accord, apurent les dettes, négocient la dissolution ou le transfert des contrats en cours et restituent à chaque institution les éléments d actifs qui lui appartiennent en propre. Ils partagent ou réalisent les éléments d actifs communs et établissent les comptes de la dissolution, lesquels sont soumis aux Conseils d administration des institutions pour ratification. Article 15 - Langues. La présente convention est établie en langue française et en langue néerlandaise, chacune des deux versions faisant foi tant entre les parties que vis-à-vis des tiers. Article 16 - Litiges. Tout litige se rapportant à la présente convention, notamment quant à son existence, sa validité, son exécution, son interprétation ou sa dissolution sont de la compétence des tribunaux de Bruxelles. Université Libre de Bruxelles - Service du Greffe Dernière modification le 30 janvier 2001 Commentaires: greffe@admin.ulb.ac.be 8