POLITIQUE ET RÈGLES ADMINISTRATIVES SUR LES CONDITIONS DES CONTRATS DE LA COMMISSION

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1 POLITIQUE ET RÈGLES ADMINISTRATIVES SUR LES CONDITIONS DES CONTRATS DE LA COMMISSION Vice-présidence à l administration Direction de la programmation budgétaire et de la gestion contractuelle Octobre 2008

2 Politique de la Commission de la santé et de la sécurité du travail sur les conditions de ses contrats Introduction La Commission de la santé et de la sécurité du travail (la Commission) a adopté la présente politique pour définir les orientations qu elle applique aux demandes d acquisition ou de louage de biens ou de services ainsi qu à la disposition de biens meubles excédentaires. Cette politique énonce la portée, les principes et les objectifs généraux de ces orientations qui guident le processus contractuel. Portée La présente politique s'applique à la Commission pour tous les contrats qu elle doit conclure en vue de l acquisition ou du louage de biens, meubles et immeubles, ou de services ainsi que pour la disposition de biens meubles excédentaires. Elle respecte les accords de libéralisation des marchés publics conclus par le gouvernement du Québec et applicables à la Commission. L application et le suivi de cette politique sont confiés à la Direction de la programmation budgétaire et de la gestion contractuelle de la Commission. Principes La Commission s engage à ce que des règles administratives soient mises en place afin que son processus d acquisition respecte, dans l esprit de la politique gouvernementale sur les marchés publics, les principes suivants : Équité : Les règles administratives utilisées par la Commission dans son processus d acquisition reçoivent une application uniforme de façon à ce que chacun des fournisseurs bénéficie d un traitement égal.

3 Transparence : Saine concurrence : Objectivité : Éthique : Le processus d acquisition permet aux fournisseurs d accéder facilement à l information afin de connaître les règles administratives applicables, les critères d évaluation de leurs offres et les résultats de cette évaluation. Ce processus d acquisition est appliqué avec la plus grande rigueur et une totale impartialité. Le processus d acquisition met en concurrence le plus large bassin possible de produits et de fournisseurs afin d'obtenir des produits et services de qualité, aux meilleures conditions possible. Des mécanismes d évaluation sont mis en place pour assurer un traitement objectif des offres. Le processus d acquisition respecte les règles d'éthique et de discipline de la Commission. Promotion du français : La Commission s engage, dans tout son processus d acquisition, à promouvoir l usage du français dans le respect de sa Politique en matière de langue. Développement économique et technologique : Développement durable et environnement : Dans toute la mesure permise par les accords de libéralisation des marchés publics, la Commission favorise l'utilisation des technologies québécoises et contribue, dans la mesure du possible, au développement économique du Québec et de ses régions. La Commission s engage, dans tout son processus d acquisition, à tenir compte des orientations gouvernementales en matière de développement durable et d environnement.

4 Objectifs L'objectif général de cette politique est de satisfaire adéquatement les besoins de la Commission pour la réalisation de sa mission, dans le respect des principes précédemment décrits. En corollaire, l application de ces principes doit permettre à la Commission, d une part, de combler ses besoins dans les meilleurs délais et aux meilleures conditions et, d autre part, de gérer efficacement son pouvoir d achat. De plus, la Commission se fixe l objectif de s assurer d acquérir des produits sécuritaires en accord avec sa mission de promouvoir la santé et la sécurité du travail.

5 PRÉAMBULE Les présentes règles administratives complètent la Politique de la Commission de la santé et de la sécurité du travail sur les conditions de ses contrats. Elles sont diffusées au personnel de la Commission ainsi qu'à toute personne qui en fait la demande. Elles encadrent le processus d acquisition ou de louage de biens (meubles et immeubles) ou de services ainsi que la disposition des biens meubles excédentaires. La Commission tient compte dans son processus d acquisition lors de l achat ou de la location de biens et services, de leur accessibilité aux personnes handicapées. La Commission met en place des contrôles relatifs au montant de tout contrat et de toute dépense supplémentaire qui s y rattache, plus particulièrement lorsqu il s agit d un contrat conclu de gré à gré. La Commission s engage également à respecter les principes de sa Politique de la Commission de la santé et de la sécurité du travail sur les conditions de ses contrats pour tout contrat dont le montant est inférieur au seuil d appel d offres public. La Direction de la programmation budgétaire et de la gestion contractuelle a la responsabilité de voir à l'application de ces règles.

6 TABLE DES MATIÈRES CHAPITRE I DISPOSITIONS GÉNÉRALES...1 SECTION I CHAMP D APPLICATION...1 SECTION II LOI APPLICABLE...1 SECTION III DÉFINITIONS...2 CHAPITRE II - MODALITÉS ET AUTORISATIONS...5 SECTION I AUTORISATION REQUISE...5 SECTION II POUVOIRS D ADJUDICATION...7 CHAPITRE III - MODES DE SOLLICITATION...8 SECTION I APPEL D OFFRES...8 SECTION II CAS D EXCEPTION À L APPEL D OFFRES...9 SECTION III CONTRATS DONT LE MONTANT EST INFÉRIEUR AU SEUIL D APPEL D OFFRES PUBLIC...11 SECTION IV ACQUISITION OU LOCATION DE BIENS IMMEUBLES...11 SECTION V DISPOSITION DE BIENS MEUBLES EXCÉDENTAIRES...12 SECTION VI CONTRAT À COMMANDES OU À EXÉCUTION SUR DEMANDE...13 SECTION VII CONTRAT MIXTE...14 SECTION VIII PROPOSITIONS NON SOLLICITÉES...14 SECTION IX ACQUISITIONS LIÉES À DES ENTENTES GOUVERNEMENTALES...15 SECTION X PUBLICATION DES APPELS D OFFRES...16 SECTION XI RÈGLES DE SOLLICITATION...16 SECTION XII ASSURANCE-QUALITÉ ET DÉVELOPPEMENT DURABLE...18

7 CHAPITRE IV - MÉTHODE D ANALYSE ET D ÉVALUATION DES OFFRES ET D ADJUDICATION DES CONTRATS...19 SECTION I CONFORMITÉ ET ADMISSIBILITÉ DES OFFRES...19 SECTION II ÉVALUATION DES SOUMISSIONS...20 SECTION III ÉVALUATION DES OFFRES DE SERVICES...20 SECTION IV TRANSMISSION DES RÉSULTATS...22 SECTION V COMITÉ DE SÉLECTION...23 SECTION VI COORDONNATEUR DE COMITÉS DE SÉLECTION...23 SECTION VII MEMBRES DU COMITÉ DE SÉLECTION...24 CHAPITRE V RÈGLEMENT DE DIFFÉRENDS...25 CHAPITRE VI - ÉVALUATION DU RENDEMENT DES FOURNISSEURS...26 SECTION I ÉVALUATION...26 SECTION II MÉTHODE D ÉVALUATION...26 SECTION III SANCTIONS LORS D UN RENDEMENT INSATISFAISANT...26 CHAPITRE VII DIVERS...27 SECTION I RAPPORTS À PRODUIRE...27 SECTION II DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES...27 ANNEXE I CONDITIONS ET MODALITÉS D ÉVALUATION DE LA QUALITÉ EN VUE D UNE ADJUDICATION SELON LE PRIX LE PLUS BAS...28 ANNEXE II CONDITIONS ET MODALITÉS D ÉVALUATION DE LA QUALITÉ EN VUE D UNE ADJUDICATION SELON LE PRIX AJUSTÉ LE PLUS BAS OU SELON LA NOTE FINALE POUR LA QUALITÉ LA PLUS ÉLEVÉE...29

8 Application. Exemption. CHAPITRE I DISPOSITIONS GÉNÉRALES SECTION I CHAMP D APPLICATION 1. Les règles administratives sur les conditions des contrats s appliquent à tous les centres de responsabilité de la Commission et concernent : 1 les contrats d acquisition de biens; 2 les contrats de travaux de construction; 3 les contrats de services de nature technique et professionnels; 4 les contrats d acquisition ou de location de biens immeubles; 5 les contrats de disposition des biens meubles excédentaires. 2. Les présentes règles ne s appliquent pas aux contrats suivants : 1 les contrats conclus dans le cadre d une entente de coopération financée en tout ou en partie par un organisme de coopération internationale, si l entente comporte des règles pour la conclusion de ces contrats; 2 les contrats conclus en situation d urgence lorsque la sécurité des personnes ou des biens est en cause, sauf les dispositions prévues aux articles 10 et 77; 3 les contrats conclus à titre de mandataire d un tiers. SECTION II LOI APPLICABLE Loi applicable. 3. Les présentes règles administratives complètent la Politique de la Commission de la santé et de la sécurité du travail sur les conditions de ses contrats adoptée en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité du travail (L.R.Q., c. S-2.1). Page 1 sur 30

9 SECTION III DÉFINITIONS Interprétation. 4. Dans les présentes règles, on entend par : Accord intergouvernemental : un accord visant l accès aux marchés publics conclu entre le gouvernement du Québec et un autre gouvernement; Appel d offres : une procédure d appel à la concurrence entre plusieurs fournisseurs, les invitant à présenter une soumission ou une offre de services en vue de l obtention d un contrat; Commission : la Commission de la santé et de la sécurité du travail; Contrat d acquisition de biens : un contrat d achat ou de location de biens meubles, lequel doit, s il y a lieu, inclure les frais d installation, de fonctionnement ou d entretien des biens; Contrat de travaux de construction : un contrat conclu pour des travaux de construction visés à la Loi sur le bâtiment (L.R.Q., c. B-1.1) pour lesquels le fournisseur doit être titulaire de la licence requise en vertu du chapitre IV de cette loi; Contrat de services de nature technique : un contrat de services autre qu un contrat de services professionnels; Contrat de services professionnels : un contrat de services qui doit être exécuté par des professionnels ou sous la responsabilité de ceux-ci, en considérant qu un professionnel est une personne ayant une formation sanctionnée par un diplôme de niveau universitaire de premier cycle reconnu par le ministre de l Éducation ou l équivalent et, dans le cas où le domaine d activité est à exercice exclusif, inscrite au tableau d un ordre professionnel régi par le Code des professions (L.R.Q., c. C-26); Contrat à commandes : un contrat par lequel la Commission peut effectuer des acquisitions de biens, avec un ou plusieurs fournisseurs, à des prix ou selon un mode d établissement de prix convenus à l avance, suivant des modalités et des conditions déterminées, pour une période précise et au fur et à mesure de ses besoins; Page 2 sur 30

10 Contrat à exécution sur demande : un contrat par lequel la Commission peut effectuer des demandes de services (demandes d exécution) ou réaliser des travaux de construction, avec un ou plusieurs fournisseurs, à des prix ou selon un mode d établissement de prix convenus à l avance, suivant des modalités et des conditions déterminées, pour une période précise et au fur et à mesure de ses besoins; Contrat mixte : un contrat qui comporte à la fois de l acquisition de biens, de services ou de travaux de construction; Établissement : un lieu où le fournisseur exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau; Fournisseur : une personne morale ou physique ou une société, à l exception d un organisme public au sens de l article 3 de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1), d un ministère ou d un organisme d un autre gouvernement, d un conseil de bande, d un Fonds au bénéfice des personnes incarcérées constitué en vertu de l article de la Loi sur les services correctionnels (L.R.Q., c. S-4.01) ou d une personne morale à but non lucratif autre qu un centre de travail adapté; Montant estimé du contrat : la dépense totale estimée du contrat en incluant celle estimée pour la reconduction; Montant du contrat : le montant inscrit au contrat en tenant compte des reconductions; Offre de services : une offre présentée par un fournisseur en vue de l obtention d un contrat de services professionnels ou une soumission évaluée en vertu de l article 49; Président : le président du conseil d administration et chef de la direction de la Commission; Prix : un prix forfaitaire, un prix unitaire, un taux, un pourcentage ou une combinaison de ces éléments; Page 3 sur 30

11 Proposition non sollicitée : une offre de services professionnels présentée par un fournisseur, de sa propre initiative, afin de satisfaire ou de tenter de satisfaire un besoin de la Commission; Soumission : une offre présentée par un fournisseur qui consiste à soumettre exclusivement un prix pour la réalisation d un contrat autre que des services professionnels; Taux : le montant établi sur une base horaire, journalière, hebdomadaire ou mensuelle pour un bien, un service ou une personne affectée à la réalisation d un contrat. Page 4 sur 30

12 CHAPITRE II - MODALITÉS ET AUTORISATIONS SECTION I AUTORISATION REQUISE Avant l émission de l appel d offres. 5. L émission d un appel d offres doit être autorisée par le président ou une personne qu il désigne dans les cas suivants : 1 la durée du contrat à adjuger est supérieure à trois (3) ans. Dans le cas d un contrat à commandes ou à exécution sur demande, le président ou la personne qu il désigne ne peut toutefois autoriser un contrat dont la durée prévue est supérieure à cinq (5) ans, incluant tout renouvellement; 2 les conditions du contrat sont différentes de celles qui lui sont applicables en vertu des présentes règles. Avant la conclusion du contrat. 6. La conclusion d un contrat doit être autorisée par le président ou une personne qu il désigne dans les cas suivants : 1 le montant d un contrat d acquisition de bien est de $ ou plus et une seule soumission conforme a été reçue; 2 le montant d un contrat de travaux de construction ou de services de nature technique est de $ ou plus et une seule soumission conforme a été reçue; 3 à la suite d une évaluation de la qualité, un seul fournisseur a présenté une offre de services acceptable; 4 un contrat, dont le montant est de $ ou plus, est attribué à une personne morale à but non lucratif, autre qu un centre de travail adapté, à moins d avoir fait l objet d un appel d offres public. Motif de supplément. 7. Sous réserve de l article 8, la Commission peut accorder un supplément au montant payable pour l exécution d un contrat dans l un ou l autre des cas suivants : 1 une modification est requise au contrat pour en assurer sa réalisation, mais sans en changer la nature; Page 5 sur 30

13 Supplément. Politique et règles administratives sur les conditions des contrats de la Commission 2 il y a une variation du montant sur lequel doit s appliquer un pourcentage déjà établi ou une variation d une quantité pour laquelle un prix unitaire ou un taux a été convenu; 3 des salaires payables sont modifiés en vertu d une loi ou d un décret. 8. Un supplément au montant payable pour l exécution d un contrat, autre qu à un contrat de services juridiques ou bancaires, doit être autorisé par le président ou une personne qu il désigne, dans les cas suivants : Contravention. 1 le montant initial du contrat est inférieur à $ et le supplément ou le total des suppléments se chiffre à plus de 25 % du montant initial du contrat; 2 le montant initial du contrat est de $ ou plus et le supplément ou le total des suppléments s élève au-delà de la plus élevée des deux valeurs suivantes, soit $, soit 10 % du montant initial du contrat. 9. À moins d une autorisation du président ou d une personne qu il désigne, aucun paiement ne peut être effectué à l égard d un contrat qui a été conclu en contravention avec les dispositions des présentes règles. Situation d urgence. 10. Aucun paiement en exécution d un contrat conclu en situation d urgence, alors que la sécurité des personnes ou des biens est en cause, ne peut être effectué sans l autorisation du président ou de la personne qu il désigne. Page 6 sur 30

14 SECTION II POUVOIRS D ADJUDICATION Pouvoir général. Obligation. 11. Les unités administratives de la Commission ont le pouvoir de conclure des contrats dont les montants estimés sont sous les seuils suivants : Au-delà des seuils. Pouvoir spécifique $ pour un contrat d acquisition de biens; $ pour un contrat de services de nature technique; $ pour un contrat de travaux de construction ou de services professionnels. Chaque unité administrative a l obligation d informer la Direction de la programmation budgétaire et de la gestion contractuelle de tous les contrats octroyés en vertu de ce pouvoir. Toute demande d acquisition à partir de ces seuils doit être traitée par la Direction de la programmation budgétaire et de la gestion contractuelle. 12. Les unités administratives suivantes de la Commission ont le pouvoir de conclure des contrats pour leurs propres besoins, et ce, quels que soient les montants : la Direction des services juridiques pour des services juridiques; la Direction générale des ressources humaines en matière de services professionnels d'avocats dans le domaine des relations de travail; la Direction de la prévention-inspection (centre de documentation et de l audiovidéothèque) pour la souscription aux abonnements, journaux, périodiques, revues, monographies, collections, encyclopédies, etc.; les directions régionales en matière de services professionnels de formation répondant aux besoins de réadaptation. Obligation. Chaque unité administrative a l obligation d informer la Direction de la programmation budgétaire et de la gestion contractuelle de tous les contrats octroyés en vertu de ce pouvoir. Page 7 sur 30

15 CHAPITRE III - MODES DE SOLLICITATION SECTION I APPEL D OFFRES Seuils d appel d offres. 13. Sous réserve des articles 12 et 17, un contrat ne peut être conclu que s il a été précédé d un appel d offres, sauf lorsque les montants estimés des contrats sont sous les seuils suivants; Sollicitation d un prix $ pour un contrat d acquisition de biens; $ pour un contrat de travaux de construction, de services de nature technique ou de services professionnels. 14. Un prix doit être sollicité lorsque l appel d offres de services est utilisé. Malgré le premier alinéa, un prix peut ne pas être sollicité dans les cas suivants : 1 lorsqu il s agit d un contrat de services pour la réalisation d une campagne de publicité; 2 lorsqu il existe un tarif pris en vertu d une loi ou approuvé par le gouvernement du Québec ou par le Conseil du trésor et que le contrat concerné n est pas assujetti à un accord intergouvernemental. Appel d offres public. 15. Lorsqu un appel d offres est requis, il s effectue par appel d offres public. Fractionnement. La Commission peut toujours utiliser l appel d offres public même si elle n y est pas tenue. 16. Nul ne peut scinder ou répartir ses besoins ou apporter une modification à un contrat existant dans le seul but d éluder l obligation de recourir à la procédure d appel d offres public ou de se soustraire à toute autre obligation découlant des présentes règles. Page 8 sur 30

16 Exceptions. SECTION II CAS D EXCEPTION À L APPEL D OFFRES 17. L émission d un appel d offres n est pas requise dans l un ou l autre des cas suivants : 1 un contrat est attribué à un contractant autre qu un fournisseur au sens de l article 4; 2 il n existe qu un fournisseur ayant un établissement au Québec ou, lorsqu un accord intergouvernemental est applicable, au Québec ou dans une province ou un territoire visé par cet accord qui, après une recherche sérieuse et documentée, est le seul à pouvoir répondre aux spécifications requises et à posséder les qualifications nécessaires à la réalisation du contrat; 3 le fait de contracter avec un fournisseur autre que celui ayant fourni un bien meuble, un service ou ayant réalisé des travaux de construction risquerait d annuler les garanties existantes sur ce bien, ce service ou ces travaux; 4 il n y a pas de concurrence possible étant donné qu un seul fournisseur est en mesure de présenter une offre à des conditions économiques avantageuses, parce que le fournisseur détient un droit d auteur ou de propriété lui procurant un avantage significatif par rapport à d autres fournisseurs potentiels; 5 un contrat est attribué à un fournisseur qui est le seul possible en tenant compte du respect d un droit exclusif, tels un droit d auteur ou un droit fondé sur une licence ou un brevet, ou de la valeur artistique ou muséologique du bien ou du service requis; 6 il s agit d un contrat qui concerne l acquisition de livres ou l acquisition d un document qui fait l objet du dépôt prescrit par la Loi sur bibliothèque et archives nationales du Québec (L.R.Q., c. B-1.2); 7 il s agit d un contrat de services juridiques, de services financiers ou bancaires; 8 la Commission effectue elle-même le placement directement dans un média; Page 9 sur 30

17 9 un contrat de services professionnels est confié au concepteur original des plans et devis pour des travaux d adaptation, de modification ou de surveillance et les plans et devis de construction originaux sont réutilisés; 10 un contrat de services professionnels est confié au concepteur des plans et devis pour la surveillance de travaux; 11 un contrat de services professionnels est confié au concepteur des plans et devis ou à celui qui a effectué la surveillance des travaux pour la défense des intérêts de la Commission eu égard à une réclamation soumise aux tribunaux de droit commun ou à une procédure d arbitrage; 12 un contrat de services relatif à des activités de formation ou de servicesconseils en formation est attribué à un établissement d enseignement privé qui dispense les services éducatifs visés aux paragraphes 4 et 8 de l article 1 de la Loi sur l enseignement privé (L.R.Q., c. E-9.1); 13 un contrat de services professionnels relatif à des activités d étude ou de recherche est attribué à un établissement d enseignement de niveau universitaire identifié à l article 1 de la Loi sur les établissements d enseignement de niveau universitaire (L.R.Q., c. E-14.1); 14 il s agit d un contrat de services qui concerne l engagement d un enquêteur, d un conciliateur, d un négociateur ou d un arbitre dans le domaine des relations de travail, d une personne devant agir à titre de témoin expert devant un tribunal, d un médecin ou d un dentiste en matière d évaluation médicale liée à leur spécialité; 15 il s agit d un contrat lié à un événement protocolaire pour des services d hébergement, de restauration, de location de salles ou de croisières, sauf lorsqu un accord intergouvernemental est applicable; 16 lorsque le président estime qu il lui sera possible de démontrer, compte tenu de l objet du contrat et dans le respect des principes énoncés dans la Politique de la Commission de la santé et de la sécurité du travail sur les conditions de ses contrats, qu un appel d offres public ne servirait pas l intérêt public ou celui de la Commission. Page 10 sur 30

18 SECTION III CONTRATS DONT LE MONTANT EST INFÉRIEUR AU SEUIL D APPEL Modes de sollicitation sous les seuils. D OFFRES PUBLIC 18. L adjudication ou l attribution par la Commission d un contrat dont le montant estimé est inférieur au seuil d appel d offres public doit être effectuée dans le respect des principes des présentes règles. Afin d assurer la saine gestion d un tel contrat, la Commission doit notamment évaluer la possibilité de procéder par appel d offres public ou sur invitation. 19. Lorsque la Commission utilise l appel d offres sur invitation, elle invite un minimum de trois fournisseurs œuvrant dans le même secteur d activité et ayant un établissement au Québec. La Commission doit effectuer une rotation parmi les fournisseurs auxquels elle fait appel ou recourir à de nouveaux fournisseurs lorsque le secteur d activité le permet. 20. L invitation et les offres peuvent se faire verbalement ou par tout autre moyen d échange. Un relevé écrit des gestes posés et des faits accomplis doit cependant être conservé. SECTION IV ACQUISITION OU LOCATION DE BIENS IMMEUBLES Règle générale. 21. Une demande de soumissions pour l'acquisition ou la location de biens immeubles se fait par appel d'offres public. Négociation de gré à gré. 22. Une négociation de gré à gré peut être faite : lorsqu'il s'agit du renouvellement prévu au contrat existant; lorsque suite à un appel d'offres public, aucune ou une seule proposition est reçue; lorsque le projet concerne un ajout d espace ou un agrandissement à un bien immeuble ou à un espace que la Commission détient déjà sous bail; lorsque, dans le cas d'un projet de location, la durée du bail n'excède pas un an et que l'estimation budgétaire est inférieure à $; lorsqu'il s'agit de la location d'espace de stationnement. Page 11 sur 30

19 Niveau décisionnel. Définition. 23. Un contrat d'achat de biens immeubles ou un bail ne peut être conclu sans avoir obtenu l'approbation précisée au Règlement de régie interne de la Commission de la santé et de la sécurité du travail. SECTION V DISPOSITION DE BIENS MEUBLES EXCÉDENTAIRES 24. Aux fins de la présente section, on entend par acquéreur une personne, une société ou une coopérative, à l'exception d'un organisme public au sens de l'article 3 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) ou d'un organisme à but non lucratif autre qu'une entreprise adaptée au sens du paragraphe a de l'article 1 de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (L.R.Q., c. E-20.1). Bien meuble excédentaire. 25. Aux fins de la présente section, on entend par bien meuble excédentaire tout bien qui n est plus utile à la Commission et dont la valeur de revente excède les frais estimés pour sa disposition. Règles d application. 26. Sous réserve de l article 27, la disposition de bien meuble excédentaire doit s'effectuer par appel d'offres sur invitation. La Direction de la programmation budgétaire et de la gestion contractuelle invite au moins trois (3) acquéreurs à soumettre exclusivement un prix pour faire l'acquisition d'un bien meuble excédentaire ou d'un regroupement de tels biens. Le contrat de vente est adjugé à l'acquéreur qui a présenté la soumission conforme ayant le prix le plus élevé. Cas d exemption à l appel d offres. 27. La disposition de bien meuble excédentaire peut, dans les cas suivants, s'effectuer sans appel d'offres : 1 elle est faite par voie d'échange contre un bien de même nature dans le cadre d'une acquisition effectuée conformément aux présentes règles; Page 12 sur 30

20 2 un seul acquéreur est intéressé à l'acquérir; 3 la disposition s'effectue en faveur d'un organisme autre qu'un acquéreur et la valeur marchande estimée du bien à disposer est inférieure à $; 4 la disposition des équipements reliés à la micro-informatique s'effectue gratuitement en faveur d'une commission scolaire au bénéfice d'une école dispensant l'enseignement de niveaux primaire ou secondaire ou en faveur d'un établissement d'enseignement privé dispensant l'enseignement de niveaux primaire ou secondaire ou en faveur d un organisme autre qu un acquéreur; 5 la disposition s'effectue par l'intermédiaire d'un ministère ou d'un organisme public dans le cadre d'une vente aux enchères. SECTION VI CONTRAT À COMMANDES OU À EXÉCUTION SUR DEMANDE Contrat à commandes. 28. La Commission peut solliciter des soumissions qui visent à retenir un ou des fournisseurs, selon des conditions préalablement établies, en vue de l obtention éventuelle de contrats spécifiques (contrat à commandes), à des prix ou selon un mode d établissement de prix convenus à l avance, suivant des modalités déterminées, pour une période précise et au fur et à mesure des besoins. Le document d appel d offres doit préciser également les modalités suivant lesquelles un ou des fournisseurs sont retenus et les modalités d adjudication des commandes. Page 13 sur 30

21 Contrat à exécution sur demande. 29. La Commission peut solliciter des offres qui visent à qualifier un ou des fournisseurs, selon des conditions préalablement établies, en vue de l obtention éventuelle de contrats spécifiques (contrat à exécution sur demande), à des prix ou selon un mode d établissement de prix convenus à l avance, suivant des modalités déterminées, pour une période précise et au fur et à mesure des besoins. Le document d appel d offres doit préciser également les modalités suivant lesquelles un ou des fournisseurs sont qualifiés et les modalités d adjudication des demandes d exécution. SECTION VII CONTRAT MIXTE Contrat mixte. 30. Un contrat mixte doit être conclu conformément aux règles applicables à l objet représentant la plus grande partie du montant estimé du contrat. Si le contrat inclut des frais d installation, de fonctionnement ou d entretien d un bien, ces frais sont considérés comme des éléments compris dans la partie relative à l acquisition de biens. SECTION VIII PROPOSITIONS NON SOLLICITÉES Propositions non sollicitées. 31. Lorsqu elle reçoit une proposition non sollicitée, la Commission doit : 1 s assurer qu elle ne correspond pas à un projet qu elle a déjà entamé ou qui a déjà été entamé par un autre ministère ou organisme, qu elle s inscrit dans la réalisation de sa mission et qu elle contribue directement à la réalisation d un objectif qu elle poursuit; 2 en évaluer le niveau de qualité en considérant notamment sa faisabilité, sa rentabilité et son opportunité. 32. À la suite de l évaluation effectuée à l égard d une proposition non sollicitée, le président ou une personne qu il désigne avise le fournisseur de la recevabilité de sa proposition et, dans la négative, des raisons justifiant sa non-recevabilité. Page 14 sur 30

22 33. La Commission doit, pour assurer la réalisation d une proposition non sollicitée ayant fait l objet d un avis favorable du président ou d une personne qu il désigne, procéder comme suit : 1 lorsque la proposition n est pas suffisamment précise pour que des fournisseurs potentiels puissent proposer d en effectuer la réalisation à un prix forfaitaire, la Commission attribue, sans appel d offres, au fournisseur qui a présenté cette proposition un contrat ayant pour but de lui permettre de la préciser, à la condition que ce contrat soit d un montant inférieur à $ et que le fournisseur garantisse que sa proposition deviendrait suffisamment précise pour être réalisée à un prix forfaitaire; 2 lorsque la proposition soumise est ou devient suffisamment précise pour permettre à des fournisseurs potentiels de présenter un prix forfaitaire pour en effectuer la réalisation, la Commission procède à un appel d offres de services. Malgré l article 14, l appel d offres visé au paragraphe 2 du premier alinéa doit prévoir l obligation pour les fournisseurs de présenter un prix forfaitaire en vue de l obtention du contrat. En outre, l offre conforme la plus basse est déterminée après avoir soustrait 7 % du prix soumis par le fournisseur ayant présenté la proposition non sollicitée ayant fait l objet de l avis favorable, à la condition que ce fournisseur n ait pas eu à préciser sa proposition en application du paragraphe 1 du premier alinéa. Une proposition non sollicitée qui a fait l objet d un avis favorable ne peut être de nouveau présentée par un fournisseur à un autre ministère ou organisme, à moins que la Commission informe le fournisseur qu elle ne sera pas réalisée. SECTION IX ACQUISITIONS LIÉES À DES ENTENTES GOUVERNEMENTALES Ententes gouvernementales. 34. Conformément à la Loi sur la santé et la sécurité du travail (L.R.Q., c. S-2.1), la Commission peut conclure avec le gouvernement, un de ses ministères ou un de ses organismes une entente lui permettant d'obtenir des ressources ou services dont bénéficie le gouvernement, ce ministère ou cet organisme. Page 15 sur 30

23 SECTION X PUBLICATION DES APPELS D OFFRES Diffusion de l avis. 35. L appel d offres public s effectue au moyen d un avis diffusé dans un système électronique d appel d offres approuvé par le gouvernement ou tout autre moyen respectant les principes énoncés dans la Politique de la Commission de la santé et de la sécurité du travail sur les conditions de ses contrats. Contenu de l avis. 36. L avis doit comporter les renseignements concernant les biens, les services ou les travaux de construction requis et il doit indiquer les conditions applicables à la réception des offres ainsi que celles applicables en vertu des articles 46 et 47. Délai de réception. Addenda. L avis doit, le cas échéant, préciser que la Commission peut refuser de considérer une offre en application de l article 75 et mentionner que le contrat visé par l appel d offres constitue une exception prévue à un accord intergouvernemental. 37. Le délai de réception des offres se calcule à compter de la date de la première publication de l appel d offres et il ne peut être inférieur à quinze (15) jours lorsque l appel d offres vise un contrat assujetti à un accord intergouvernemental. 38. La Commission peut modifier ses documents d appel d offres si elle transmet un addenda aux fournisseurs concernés par l appel d offres. Si la modification est susceptible d avoir une incidence sur les prix, l addenda doit être transmis au moins sept (7) jours avant la date limite de réception des soumissions ou des offres de services; si ce délai ne peut être respecté, la date limite de réception des soumissions ou des offres de services doit être reportée d autant de jours qu il en faut pour que ce délai de sept (7) jours soit respecté. SECTION XI RÈGLES DE SOLLICITATION Règles de sollicitation. 39. La Commission doit prévoir, dans le document d appel d offres, les conditions d admissibilité des offres et d adjudication du contrat, la description sommaire des biens ou services requis, le contrat à être conclu, s il y a lieu, les règles de Page 16 sur 30

24 réception, d ouverture, de conformité et d évaluation des offres incluant les critères d évaluation retenus ainsi que la pondération applicable conformément à l annexe II. Contrats de travaux de construction. 40. Dans le cas des contrats de travaux de construction, une garantie de soumission est exigée par la Commission lorsque le montant estimé du contrat est de $ ou plus et peut être exigée dans les autres cas. Clause de réserve. Lorsqu une garantie de soumission est exigée, l entrepreneur doit également fournir, avant la conclusion du contrat, une garantie d exécution ainsi qu une garantie des obligations de l entrepreneur pour gages, matériaux et services. 41. De plus, la Commission doit indiquer dans le document d appel d offres, la mention qu elle ne s engage à accepter ni la plus basse, ni aucune des offres reçues. Ouverture et publication des résultats. 42. La Commission ouvre les soumissions ou offres de services en présence d un témoin à la date fixée dans les documents d appel d offres. Francisation. 43. La Commission n accorde aucun contrat à un fournisseur ayant un établissement au Québec qui, durant une période de six (6) mois, emploie cinquante (50) personnes ou plus et qui est assujetti au chapitre V du titre II de la Charte de la langue française (la francisation des entreprises), si ce fournisseur ne possède pas l une ou l autre des pièces suivantes délivrées par l Office québécois de la langue française : une attestation d inscription délivrée depuis moins de trente (30) mois; une attestation d application d un programme de francisation; un certificat de francisation. De plus, aucun contrat ne peut être conclu avec un fournisseur dont le nom apparaît sur la liste des fournisseurs non conformes au processus de francisation établi par l Office québécois de la langue française. Page 17 sur 30

25 SECTION XII ASSURANCE-QUALITÉ ET DÉVELOPPEMENT DURABLE Assurance-qualité. 44. La Commission peut considérer l apport d un système d assurance de la qualité, notamment la norme ISO 9001 : 2000 pour la réalisation d un contrat. Elle précise alors l exigence requise dans les documents d appel d offres. Développement durable. 45. La Commission peut considérer l apport d une spécification liée au développement durable et à l environnement pour la réalisation d un contrat. Elle précise alors l exigence requise dans les documents d appel d offres. Si l imposition d une telle exigence réduit indûment la concurrence, la Commission doit permettre à tout fournisseur de présenter une soumission ou une offre de services et accorder à celui qui répond à l exigence prévue au premier alinéa, une marge préférentielle d au plus 10 %. Dans ce dernier cas, le prix soumis par un tel fournisseur est, aux seules fins de déterminer l adjudicataire, réduit du pourcentage de marge préférentielle prévu, et cela, sans affecter le prix soumis aux fins de l adjudication du contrat. Le pourcentage de marge préférentielle qui sera appliqué doit être indiqué dans les documents d appel d offres. Page 18 sur 30

26 CHAPITRE IV - MÉTHODE D ANALYSE ET D ÉVALUATION DES OFFRES ET D ADJUDICATION DES CONTRATS SECTION I CONFORMITÉ ET ADMISSIBILITÉ DES OFFRES Rejet automatique. 46. Les conditions relatives à la conformité des offres doivent faire état des cas qui entraînent automatiquement le rejet de l offre, notamment : Conditions d admissibilité. 1 l absence de l un ou l autre des documents requis; 2 l absence de signature d une personne autorisée sur un document devant être signé; 3 toute rature ou correction apportée aux prix soumis et non paraphée par la personne autorisée, lorsqu applicable ; 4 toute offre conditionnelle ou restrictive; 5 le non-respect de l endroit, de la date et de l heure limites fixés pour la réception des offres; 6 le non-respect de toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d appel d offres comme entraînant le rejet automatique d une soumission. 47. Les conditions d admissibilité exigées d un fournisseur pour la présentation d une soumission ou d une offre de services sont les suivantes : 1 posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires; 2 avoir un établissement au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable; 3 satisfaire à toute autre condition d admissibilité prévue dans les documents d appel d offres. Malgré le paragraphe 2 du premier alinéa, lorsque la concurrence est insuffisante, la Commission peut rendre admissible tout fournisseur qui a un Page 19 sur 30

27 établissement dans un territoire non visé par un accord intergouvernemental applicable, à la condition qu elle en fasse mention dans les documents d appel d offres. Le défaut d un fournisseur de respecter l une de ces conditions le rend inadmissible. SECTION II ÉVALUATION DES SOUMISSIONS Adjudication du contrat. 48. Dans le cadre d un appel de soumissions, le contrat est adjugé au fournisseur qui présente l offre conforme comportant le prix le plus bas, à la suite de l application des modalités de calcul prévues dans les documents d appel d offres. En cas d égalité, le contrat est adjugé par tirage au sort parmi ces fournisseurs et en présence d un témoin. Soumissions comportant une évaluation de la qualité. 49. Malgré l article 48, la Commission peut décider d évaluer le niveau de qualité d une soumission; elle sollicite alors un prix et une démonstration de la qualité en fonction de critères d évaluation prédéterminés. La Commission doit prévoir dans les documents d appel d offres les règles d évaluation de la qualité des soumissions, incluant les critères d évaluation retenus et, le cas échéant, leur poids respectif. Le prix et la démonstration de la qualité doivent être présentés séparément afin de permettre l application de l article 54. En plus des cas prévus à l article 46, les conditions de conformité doivent indiquer que le défaut de respecter cette exigence entraîne le rejet automatique d une soumission. SECTION III ÉVALUATION DES OFFRES DE SERVICES 50. Les membres du comité de sélection évaluent la qualité des offres de services conformes au moyen d une grille élaborée par la Commission. Appel d offres avec prix. 51. La Commission évalue la qualité conformément aux dispositions de l annexe I ou de l annexe II, selon le cas. 52. Lorsqu une évaluation est fondée sur l atteinte du niveau minimal de qualité, la Commission doit appliquer les conditions et modalités d évaluation prévues à l annexe I et adjuger le contrat au fournisseur qui a soumis le prix le plus bas. Page 20 sur 30

28 53. Lorsqu une évaluation est fondée sur la mesure du niveau de qualité suivie du calcul du rapport qualité-prix, la Commission doit appliquer les conditions et modalités d évaluation prévues à l annexe II et adjuger le contrat au fournisseur qui a soumis le prix ajusté le plus bas. 54. Les offres de services sont évaluées par un comité de sélection constitué à cette fin par la Commission. Le comité procède à l évaluation de la qualité, et ce, sans connaître le prix soumis. Évaluation des offres en deux étapes. 55. Lorsque l appel d offres de services prévoit que l évaluation s effectue en deux étapes, la première étape consiste en un appel d offres de services sans prix par lequel le comité de sélection retient un certain nombre de fournisseurs qui seront invités à poursuivre à la deuxième étape. À la deuxième étape, la Commission invite les fournisseurs retenus à présenter uniquement un prix ou une démonstration de la qualité, et le cas échéant, un prix. La méthode de qualification des fournisseurs, les modalités d attribution pour chacune des étapes ainsi que le nombre de fournisseurs à retenir doivent être spécifiés dans le document d appel d offres. Appel d offres sans prix. 56. Dans le cadre d un appel d offres de services où un prix n est pas sollicité, le contrat est adjugé au fournisseur dont l offre conforme a obtenu le plus haut pointage; en cas d égalité des résultats, le contrat est adjugé par tirage au sort parmi ces fournisseurs et en présence d un témoin. Négociation du prix. 57. La Commission peut, à la suite d un appel d offres, négocier le prix soumis avec le seul fournisseur ayant présenté une soumission conforme ou une offre de services conforme et acceptable, lorsque ce prix est supérieur au montant estimé du contrat. La nature et la portée du mandat ne peuvent en aucun cas être modifiées. Page 21 sur 30

29 SECTION IV TRANSMISSION DES RÉSULTATS Publication du résultat d un appel d offres public. 58. À la suite d un appel d offres public, la Commission rend public par un moyen approprié le résultat de l appel d offres, soit le nom de l adjudicataire et le prix soumis par celui-ci, dans les quinze (15) jours suivant l adjudication du contrat. S il s agit d un contrat à commandes impliquant plusieurs fournisseurs, la Commission publie le nom des fournisseurs et leur prix total respectif. S il s agit d un contrat à exécution sur demande impliquant plusieurs fournisseurs, la Commission publie le nom des fournisseurs. Si le contrat comporte des listes de prix dont l ampleur ou la configuration ne permet pas une publication intégrale, la Commission indique la façon d obtenir les renseignements relatifs à ces résultats. Transmission des résultats au soumissionnaire. 59. Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l annexe I s applique, sont : 1 la confirmation de l acceptation ou non de sa soumission ou de son offre de services; 2 le nom de l adjudicataire et le prix soumis par celui-ci. Les renseignements transmis au soumissionnaire, dans le cas où l annexe II s applique, sont : 1 la confirmation de l acceptation ou non de sa soumission ou de son offre de services; 2 sa note pour la qualité, son prix ajusté et son rang en fonction des prix ajustés, le cas échéant; 3 le nom de l adjudicataire, sa note pour la qualité, le prix qu il a soumis et le prix ajusté qui en découle. Reddition de compte publique. 60. La Commission doit publier, au moins semestriellement, au moyen d un avis diffusé dans un système électronique d appel d offres approuvé par le gouvernement, ou tout autre moyen, la liste des contrats comportant une dépense supérieure à $ et conclus de gré à gré ou à la suite d un appel Page 22 sur 30

30 d offres sur invitation sauf s il s agit d un contrat portant sur une question de nature confidentielle. 61. La liste prévue à l article 60 doit contenir au moins les renseignements suivants : 1 le nom du fournisseur, le titre, la date et le montant du contrat; 2 s il s agit d un contrat conclu de gré à gré comportant une dépense supérieure au seuil d appel d offres public, les cas d exception prévus à l article 16 en vertu de laquelle le contrat a été attribué. SECTION V COMITÉ DE SÉLECTION Composition du comité de sélection. 62. L évaluation des offres de services s effectue par un comité de sélection composé d un coordonnateur et d au moins trois membres, dont au moins un doit être externe à la Commission. Choix des membres du comité de sélection. 63. Le président ou la personne qu il désigne nomme le coordonnateur et les membres d un comité de sélection. Il doit s assurer de l absence de liens d autorité entre les membres du comité ainsi que de l absence de conflits d intérêts des membres avec les fournisseurs. De plus, il doit assurer la rotation des personnes qu il désigne pour agir comme membres de ces comités. SECTION VI COORDONNATEUR DE COMITÉS DE SÉLECTION Coordonnateur. 64. Le coordonnateur de comités de sélection doit être un employé de la fonction publique québécoise et posséder les habilités requises lui permettant d assumer cette fonction. Rôle du coordonnateur. 65. Le coordonnateur de comités de sélection doit s assurer que le choix du fournisseur respecte les principes de la Politique de la Commission de la santé et de la sécurité du travail sur les conditions de ses contrats. Il s assure de l application des principes d éthique, d intégrité, de neutralité et de confidentialité dans le processus d évaluation et de sélection de fournisseurs, et ce, selon le Guide sur l éthique et la discipline de la Page 23 sur 30

31 Commission de la santé et de la sécurité du travail ou L Éthique dans la fonction publique québécoise. Il s engage solennellement à œuvrer en l absence de conflits d intérêts et doit assurer la confidentialité des délibérations. SECTION VII MEMBRES DU COMITÉ DE SÉLECTION Responsabilités. 66. Les membres du comité de sélection sont responsables d évaluer avec impartialité et équité la qualité des offres de services des fournisseurs. Engagement solennel. 67. Les membres du comité de sélection s engagent solennellement à œuvrer en l absence de conflits d intérêts et doivent assurer la confidentialité des délibérations. Ils doivent exécuter leur mandat conformément au Guide sur l éthique et la discipline de la Commission de la santé et de la sécurité du travail ou L Éthique dans la fonction publique québécoise. Page 24 sur 30

32 CHAPITRE V RÈGLEMENT DE DIFFÉRENDS Règlement de différends. 68. Tout différend qui se produit lors de l exécution ou à la suite d un contrat peut être tranché au moyen d un recours judiciaire ou, s il existe une convention d arbitrage, par voie d arbitrage. On entend par «convention d arbitrage» un contrat par lequel la Commission s engage avec un cocontractant à soumettre un différend né ou éventuel à la décision d un ou de plusieurs arbitres, à l exclusion des tribunaux. 69. Un différend soumis à l arbitrage est tranché selon les dispositions contractuelles et les règles de droit applicables au cas d espèce. 70. Toute décision arbitrale est finale et sans appel. Page 25 sur 30

33 Évaluation. CHAPITRE VI - ÉVALUATION DU RENDEMENT DES FOURNISSEURS SECTION I ÉVALUATION 71. La Commission doit consigner dans un rapport l évaluation d un fournisseur dont le rendement est considéré insatisfaisant. SECTION II MÉTHODE D ÉVALUATION Transmission du rapport. Délai. 72. La Commission doit compléter son évaluation au plus tard soixante (60) jours après la date de la fin du contrat et transmettre au fournisseur un exemplaire de l évaluation, sauf dans le cas d un contrat de construction pour lequel le délai doit être calculé à compter de la date d expiration de la garantie d exécution ou, à défaut de telle garantie, de la date de la fin des travaux. Cependant, pour un contrat de nature répétitive ou comportant plusieurs livraisons successives, le rapport de rendement peut être fait avant la fin du contrat. 73. Le fournisseur peut, dans un délai de trente (30) jours suivant la réception du rapport constatant le rendement insatisfaisant, transmettre par écrit à la Commission tout commentaire sur ce rapport. Décision finale. 74. Dans les trente (30) jours suivant l expiration du délai prévu à l article 73 ou suivant la réception des commentaires écrits du fournisseur, selon le cas, le président ou la personne qu il désigne maintient ou non l évaluation effectuée et il en informe le fournisseur. À défaut de procéder dans le délai prescrit, le rendement du fournisseur est considéré satisfaisant. SECTION III SANCTIONS LORS D UN RENDEMENT INSATISFAISANT 75. La Commission peut refuser tout fournisseur qui, au cours des deux (2) années précédant la date d ouverture des soumissions, a fait l objet d une évaluation de rendement insatisfaisant, a omis de donner suite à une soumission ou à un contrat, ou a fait l objet d une résiliation de contrat en raison de son défaut d en respecter les conditions. Page 26 sur 30

34 CHAPITRE VII DIVERS SECTION I RAPPORTS À PRODUIRE Rapport annuel. 76. La Direction de la programmation budgétaire et de la gestion contractuelle doit transmettre au président, au moins une fois par année, un rapport sur les contrats que la Commission a conclus, indiquant le nombre et le montant total de ces contrats, ainsi que tout autre renseignement pouvant être requis. Le rapport visé doit couvrir les activités réalisées au cours d un exercice financier et doit être transmis au plus tard dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la fin d un tel exercice. Reddition de compte au président. 77. La Direction de la programmation budgétaire et de la gestion contractuelle doit faire rapport au président, au moins une fois par année, des cas où son autorisation ou celle de la personne qu il a désignée a été donnée en vertu des présentes règles. SECTION II DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES 78. Les procédures d adjudication de contrats entreprises avant la date de l entrée en vigueur des présentes règles administratives se poursuivent conformément aux dispositions en vigueur à la date du début des procédures d adjudication. 79. Tout contrat en cours à la date de l entrée en vigueur des présentes règles administratives est continué et poursuivi conformément aux dispositions des présentes règles administratives à moins qu il n y ait incompatibilité avec une disposition du contrat en cours, auquel cas cette dernière prévaut. 80. Les dispositions des présentes Règles administratives sur les conditions des contrats» remplacent celles adoptées le 21 mars 2006 et entrent en vigueur le 6 octobre Page 27 sur 30