Etude Comparative entre Alfresco Share et MS SharePoint STARXPERT AUTEUR DATE 4 OCTOBRE 2011 VERSION 1.0

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1 Etude Comparative entre Alfresco Share et MS SharePoint AUTEUR DATE 4 OCTOBRE 2011 STARXPERT VERSION 1.0 StarXpert 2011 STARXPERT Siège social : 100, rue des Fougères Lyon Tel info@starxpert.fr

2 Sommaire 1 Introduction SharePoint Les raisons de la popularité de SharePoint Les points faibles de SharePoint Critiques des utilisateurs envers SharePoint Modèles de Licences Microsoft Alfresco Share Les raisons de la popularité d'alfresco Share Les avantages d'alfresco Share Intégration d'alfresco Share avec SharePoint Modèles de Licences Alfresco Conclusion...7

3 1 Introduction ÉTUDE COMPARATIVE ENTRE ALFRESCO SHARE ET MS SHAREPOINT VERSION 1 Comparer SharePoint et Alfresco n'est pas aisé car les deux solutions sont très différentes. C'est néanmoins la tâche à laquelle tout DSI doit s'atteler lors d'un projet de Gestion de Contenu d'entreprise. Aussi ce document se propose d'examiner les arguments en faveur de chaque solution. 2 SharePoint Les fonctionnalités de SharePoint 2010 couvrent de multiples domaines : business intelligence, collaboration et gestion de contenu, auxquels les utilisateurs peuvent accéder depuis un portail, une simple recherche, un formulaire ou un workflow, lesquels sont contenus dans un framework.net. Microsoft défini SharePoint comme étant une plate-forme de gestion de l'information et de la collaboration pour l'entreprise et le Web. Les composants de SharePoint sont : Microsoft SharePoint Server 2010 et Microsoft SharePoint Foundation 2010, disponibles depuis mai 2010 SharePoint Online Cloud service, qui fait partie de Office 365 service SharePoint Foundation est la version gratuite de SharePoint. SharePoint Foundation 2010 permet de : collaborer aisément et efficacement : il s'agit d'une plate-forme de collaboration et d'une fondation sur laquelle on peut construire des applications Web. SharePoint Foundation 2010 comporte des éléments tels que blogs, wikis, espaces et bibliothèques de documents. Déployer et gérer une infrastructure : SharePoint Foundation fournit des outils permettant d'accroître la productivité des administrateurs, de surveiller le bon fonctionnement du système et de gérer la performance du serveur. SharePoint 2010 apporte de nettes améliorations par rapport aux versions précédentes. SharePoint 2010 a connu une adoption rapide de la part des entreprises. 2.1 Les raisons de la popularité de SharePoint Forte pénétration des produits Microsoft dans les entreprises. Forte intégration avec les produits Microsoft : Office, Exchange, Project, Lync, Dynamics ERP Interface similaire aux autres applications Microsoft (le ribbon ) Coût d'installation faible de SharePoint Foundation Relative facilité d'emploi Couverture fonctionnelle suffisante pour beaucoup d'entreprises Nombreuses applications tierces et connecteurs disponibles Couverture médiatique importante

4 2.2 Les points faibles de SharePoint Coût de licence gratuit ne veut pas dire coût total de possession faible : SharePoint présente de nombreux coûts cachés et se révèle au final cher à déployer et à faire fonctionner Les données sont stockées dans des serveurs SQL, ce qui implique une forte dépendance envers d'autres produits. Les besoins matériels (serveurs) sont importants, et augmentent avec la montée en charge SharePoint implique une politique du tout Microsoft, sans possibilité d'intégrer des produits concurrents moins coûteux SharePoint a tendance a se développer de manière empirique au sein des entreprises SharePoint a tendance a être utilisé pour tout faire, y compris pour des fonctionnalités qui ne sont pas les siennes. La prolifération d'applications tierces rend alors le système difficile à gérer. 2.3 Critiques des utilisateurs envers SharePoint SharePoint était censé remplacer le serveur de fichiers classique, or c'est rarement le cas ROI de SharePoint : coût élevé pour un produit censé être gratuit SharePoint requiert de nombreuses applications tierces pour pouvoir répondre aux besoins des utilisateurs SharePoint 2010 ne résout pas tous les problèmes rencontrés avec SharePoint 2007 La mise à jour vers SharePoint 2010 s'avère très pénible Les capacités de SharePoint en matière d'archivage, de record management, de WCM, de BPM et de workflow sont limitées. De plus, SharePoint pose des problèmes techniques et de montée en charge dans le cas de déploiements décentralisés ou de taille importante. 2.4 Modèles de Licences Microsoft Les fonctionnalités avancées de SharePoint ne sont disponibles que dans la version payante. Par ailleurs, le modèle de licences de Microsoft est compliqué. En effet : Il existe deux versions du produit : standard ou enterprise. Il existe différents programmes de licences : Open Value, Open Licence, Select, Enterprise Agreements, Campus Agreements, Souscription ou Licence Perpétuelle. SharePoint nécessite deux types de licence : Licence Server et CAL (Client Access Licence, en version Core ou Enterprise) Il est possible d'acheter une licence ou de la Software Assurance.

5 3 Alfresco Share Alfresco Share est une solution collaborative de gestion de contenu. Alfresco Share permet aux membres d'équipes virtuelles d'enregistrer, de partager et de rechercher des informations contenues dans un entrepôt Alfresco ou d'échanger avec un expert. Alfresco supporte de nombreux types de documents y compris aux formats PDF, ODF (OpenOffice, LibreOffice...) et Microsoft Office. Les documents stockés dans Alfresco sont versionables, classés selon des méta-données, supportant les recherches simples ou avancées, et consultables selon les droits des utilisateurs. Les membres d'un projet peuvent communiquer par des fonctionnalités de collaboration moderne : , wiki, blogs, flux rss. Alfresco Share est hautement personnalisable pour répondre aux besoins des utilisateurs. Alfresco Share est déployé dans de nombreuses entreprises en France et dans le monde. 3.1 Les raisons de la popularité d'alfresco Share Prix avantageux Coût d'exploitation, sans investissement initial en licences d'utilisation : le modèle de souscription d'alfresco permet aux clients d'installer un outil de collaboration au sein de l'entreprise sans avoir à investir en licences d'utilisation, contrairement au modèle traditionnel. Réutilisation des matériels et logiciels : l'architecture ouverte d'alfresco permet aux entreprises de tirer partie de leurs investissements existants en matériels et en logiciels. Rapidité de mise en œuvre, permettant de répondre rapidement aux besoins des utilisateurs : Alfresco permet de développer rapidement des applications dont les composants utilisent des scripts peu complexes et basés sur les standards, contrairement aux applications propriétaires. Les entreprises ne sont plus enfermées dans une technologie propriétaire ni soumis aux coûts de maintenance dictés par l'éditeur. 3.2 Les avantages d'alfresco Share Alfresco est Open Source Respecte les standards Innovation perpétuelle Évite d'être enfermé dans une technologie propriétaire Modèle de licence simple Alfresco permet plusieurs choix Standards ouverts : s'intègre aux autres logiciels sans connecteurs Environnements multiples : Unix/Java & Windows/.NET Choix du Système d'exploitation, de la base de données, du Middleware Environnements clients multiples Compatible avec les outils existants, tels que Microsoft Office Alfresco facilite la personnalisation Nombreuses APIs

6 Définitions basées sur le modèle XML Aspects Standard J2EE mufti-vendeur et technologies ouvertes Profite des compétences internes en JavaScript et REST Alfresco a une architecture supportant la montée en charge Peut utiliser l'infrastructure de l'entreprise Stockage basé sur un système de fichiers Meilleure montée en charge, performance et gestion aisée Pas de limite de taille de fichiers Le choix d'alfresco est facile Possibilité d'essayer la version community avant d'acheter les licences enterprise Modèle de licence simple coût particulièrement avantageux pour les déploiements concernant de nombreux utilisateurs La licence couvre toutes les fonctionnalités Support téléphonique inclus 3.3 Intégration d'alfresco Share avec SharePoint Alfresco supporte nativement les protocoles Microsoft existants, en exposant les rouages internes de son entrepôt à travers CIFS et WebDAV. Alfresco étend ces protocoles en traitant les fichiers en interne comme des espaces sur lesquels des actions peuvent être effectuées. Par exemple, ce qui apparaît à un utilisateur comme un simple fichier ou entrepôt est en fait un espace qui sauvegarde automatiquement et de façon transparente un document et le converti au format PDF. Alfresco est le premier système de gestion de contenu d'entreprise a implémenter les protocoles Microsoft Office et Windows SharePoint Services en tant que serveur compatible. Du point de vue du serveur, les fonctionnalités du nouvel espace de travail du document fonctionnent de la même manière qu'avec SharePoint par un protocole de réponse à une requête basée sur SOAP, sur HTTP ou HTTPS. Les utilisateurs habitués à SharePoint retrouvent le même usage, sauf que le serveur est celui d'alfresco au lieu de SharePoint. Les entreprises ont alors le choix de la solution, et peuvent utiliser les protocoles de SharePoint avec un serveur Linux en backend. Étant donné qu'il supporte nativement le protocole SharePoint, MS Office fonctionne directement avec l'entrepôt distant Alfresco d'une manière habituelle aux utilisateurs. 3.4 Modèles de Licences Alfresco De même qu'avec SharePoint 2010 Foundation, il existe une version sans coût de licence : Alfresco Community. Alfresco Share est également disponible en version supportée : la version Enterprise.

7 4 Conclusion SharePoint est largement déployé dans les entreprises Cependant, SharePoint Foundation ne suffit pas pour répondre aux besoins des utilisateurs, en dehors de cas d'usages simples SharePoint est cher comparé à Alfresco, en particulier pour les déploiements importants Alfresco est un produit performant, simple d'utilisation, hautement personnalisable, avec tous les avantages d'une solution open source Alfresco supporte le protocole SharePoint et représente une véritable alternative à SharePoint