T A B L E D E S M A T I È R E S CHAPITRE I NOTIONS DE BASE...1 CHIFFRIER ÉLECTRONIQUE...1 CONFIGURATION DE WINDOWS...2 LANCEMENT D EXCEL...2 VOLET OFFICE...3 DÉSACTIVER LE VOLET OFFICE... 3 AFFICHER LE VOLET OFFICE... 3 UTILISER LES DIFFÉRENTS VOLETS OFFICE... 3 ENVIRONNEMENT EXCEL...4 AJOUTEZ UNE CALCULATRICE... 7 SORTIE D EXCEL...8 CHAPITRE II PREMIERS PAS AVEC EXCEL...9 CONTENU D UNE CELLULE...9 OUVRIR UN DOCUMENT...10 ENTRÉE DE DONNÉES...10 SÉLECTION DU SENS DU DÉPLACEMENT DU POINTEUR DE CELLULE...10 VALIDATION D UNE ENTRÉE...11 ANNULATION D UNE ENTRÉE NON VALIDÉE...11 ENTRÉE D UN LIBELLÉ...11 ENTRÉE D UN NOMBRE...12 GESTION DES CLASSEURS...13 SUPPRESSION D UN CLASSEUR...14 ÉDITION DE DONNÉES...14 MODIFICATION DIRECTE DES DONNÉES...14 REMPLACEMENT DU CONTENU D UNE CELLULE...15 Table des matières Formation de base Excel 2003 I Rina Gagné, formatrice
T A B L E D E S M A T I È R E S EFFACEMENT DU CONTENU D UNE CELLULE...15 EFFACEMENT DU FORMAT SANS EFFACER LE CONTENU...15 EFFACEMENT DU CONTENU ET DU FORMAT DE LA CELLULE...16 ANNULATION D UNE OPÉRATION...16 RAPPEL D UNE OPÉRATION ANNULÉE...16 DÉPLACEMENT DU POINTEUR DANS LE TABLEUR...17 DÉFILEMENT DE LA FEUILLE DE CALCUL...17 SÉLECTION DE CELLULES...17 AUTOMATISMES POUR L ENTRÉE DES DONNÉES...19 ACTIVATION DE L ENTRÉE SEMI-AUTOMATIQUE DE TEXTE...19 VISUALISATION DE LA LISTE DES ENTRÉES SEMI-AUTOMATIQUES...20 SÉLECTION D UNE PLAGE POUR L ENTRÉE DES DONNÉES...20 SÉRIE INCRÉMENTÉE...21 RECOPIE INCRÉMENTÉE DE MOIS OU DE PÉRIODES...21 INCRÉMENT D UNE SÉRIE...21 CRÉATION D UNE LISTE PERSONNALISÉE...22 MODIFICATION D UNE LISTE PERSONNALISÉE...22 SUPPRESSION D UNE LISTE PERSONNALISÉE...22 COPIE / DÉPLACEMENT DE DONNÉES...23 COPIE DE DONNÉES...23 COPIE DE DONNÉES À L AIDE DE LA POIGNÉE DE RECOPIE...24 DÉPLACEMENT DE DONNÉES...24 DÉPLACEMENT DE DONNÉES À L AIDE DE LA SOURIS...24 PRESSE-PAPIERS OFFICE...25 UTILISATION DU PRESSE-PAPIERS D OFFICE...25 CHAPITRE III FORMULES DE CALCUL... 26 ENTRÉE D UNE FORMULE...26 RAISONNEMENT AVANT L ÉLABORATION D UNE FORMULE...26 VISUALISATION RAPIDE DU RÉSULTAT D UN CALCUL...27 Table des matières Formation de base Excel 2003 II Rina Gagné, formatrice
T A B L E D E S M A T I È R E S UTILISATION DU BOUTON SOMME AUTOMATIQUE...27 INSERTION DIRECTE D UNE FORMULE...28 INSERTION D UNE FORMULE PAR POINTAGE DE CELLULES...29 INSERTION D UNE FORMULE AVEC LA FONCTION SOMME...29 UTILISATION DES ÉTIQUETTES DANS LES FORMULES...30 REPÉRAGE DES CELLULES LIÉES À UNE FORMULE...30 PRIORITÉS DE CALCUL...31 TYPES DE RÉFÉRENCES...31 RÉFÉRENCE RELATIVE...32 RÉFÉRENCE ABSOLUE...32 RÉFÉRENCE MIXTE...33 AJOUT AUTOMATIQUE DE FORMULES...33 RETRAIT DE L AFFICHAGE DES VALEURS ZÉRO (0)...34 AFFICHAGE DES FORMULES PLUTÔT QUE DES RÉSULTATS...34 COPIE DU RÉSULTAT DES FORMULES...35 REPORT DU CONTENU D UNE CELLULE...35 INSERTION ET SUPPRESSION DE LIGNES OU DE COLONNES...36 INSERTION DE LIGNES OU DE COLONNES...36 BOUTON OPTIONS D INSERTION...36 SUPPRESSION DE LIGNES OU DE COLONNES...37 QUELQUES RACCOURCIS CLAVIER...37 COMMENTAIRE...37 INSERTION D UN COMMENTAIRE...37 MODIFICATION D UN COMMENTAIRE...38 SUPPRESSION D UN COMMENTAIRE...38 AFFICHAGE DES COMMENTAIRES...38 EXERCICE 1...39 EXERCICE 2...39 Table des matières Formation de base Excel 2003 III Rina Gagné, formatrice
T A B L E D E S M A T I È R E S EXERCICE 3...40 CHAPITRE IV MISE EN FORME DES DONNÉES... 41 OUTILS DE MISE EN FORME...41 POLICES DE CARACTÈRES ET ATTRIBUTS...42 CHOIX DE POLICE PAR DÉFAUT...42 MODIFICATION DE LA POLICE POUR LE CLASSEUR EN COURS...42 APPLICATION D ATTRIBUTS AUX CARACTÈRES...42 APPLICATION D UNE MISE EN FORME DE CARACTÈRES EN UNE OPÉRATION...43 FORMAT D AFFICHAGE DES VALEURS...43 ATTRIBUTION D UN FORMAT À UNE CELLULE...43 ALIGNEMENT...46 ALIGNEMENT GAUCHE, DROIT OU CENTRÉ...46 RETRAIT DES DONNÉES...47 CENTRAGE SUR PLUSIEURS COLONNES...47 FUSION DE CELLULES...48 JUSTIFICATION DU CONTENU DES CELLULES...48 AFFICHAGE DU TEXTE SUR PLUSIEURS LIGNES DANS UNE MÊME CELLULE...48 RÉPÉTITION DU CONTENU D UNE CELLULE...49 ORIENTATION D UNE DONNÉE...49 ALIGNEMENT VERTICAL DES DONNÉES...50 BORDURES...50 APPLICATION D UNE BORDURE...50 AFFICHAGE DE LA BARRE D OUTILS BORDURES...50 OBTENTION D UN PLUS GRAND CHOIX DE BORDURES...51 MODIFICATION D UNE BORDURE...51 REMPLISSAGE...52 HAUTEUR DES LIGNES...52 MODIFICATION DE LA HAUTEUR DES LIGNES...52 Table des matières Formation de base Excel 2003 IV Rina Gagné, formatrice
T A B L E D E S M A T I È R E S RETOUR À LA HAUTEUR STANDARD...53 LARGEUR DES COLONNES...53 MODIFICATION DE LA LARGEUR DES COLONNES...53 ADAPTATION DE LA LARGEUR D UNE COLONNE À SA DONNÉE LA PLUS LONGUE...54 DÉFINITION D UNE LARGEUR STANDARD...54 STYLES...54 APPLICATION D UN STYLE...54 MODIFICATION D UN STYLE...55 CRÉATION D UN STYLE...55 CRÉATION D UN STYLE À PARTIR DU FORMAT D UNE CELLULE...56 COPIE RAPIDE D UNE MISE EN FORME...56 SUPPRESSION D UN STYLE...57 MISE EN FORME AUTOMATIQUE...57 EXERCICE 4...58 EXERCICE 5...59 EXERCICE 6...60 CHAPITRE V - MISE EN PAGE ET IMPRESSION... 61 APERÇU AVANT IMPRESSION...61 ZONE D IMPRESSION...62 SAUT DE PAGE...63 SAUT DE PAGE HORIZONTAL...63 SAUT DE PAGE VERTICAL...63 SUPPRESSION D UN SAUT DE PAGE MANUEL...63 SAUT DE PAGE HORIZONTAL ET VERTICAL...64 VISUALISATION DE TOUTES LES PAGES DE LA FEUILLE ACTIVE...64 IMPRESSION...65 FORMAT DE PAGE...65 Table des matières Formation de base Excel 2003 V Rina Gagné, formatrice
T A B L E D E S M A T I È R E S FORMAT DU PAPIER ET ORIENTATION...66 ÉCHELLE D IMPRESSION...66 MARGES ET CENTRAGE DU TABLEUR...67 MODIFICATION DES MARGES...67 CENTRAGE DU TABLEUR DANS LA PAGE...67 EN-TÊTE OU PIED DE PAGE...67 CRÉATION D UN EN-TÊTE OU D UN PIED DE PAGE...68 SUPPRESSION D UN EN-TÊTE OU D UN PIED DE PAGE...68 PERSONNALISATION D UN EN-TÊTE OU D UN PIED DE PAGE...68 POSITION DE L EN-TÊTE OU DU PIED DE PAGE...69 OPTIONS DE LA FEUILLE DE CALCUL...70 RÉPÉTITION DE COLONNES OU DE LIGNES SUR TOUTES LES PAGES...70 AUTRES OPTIONS D IMPRESSION...71 MODÈLES...72 CRÉER UN MODÈLE...72 UTILISER UN MODÈLE...72 EXERCICE 7...73 EXERCICE 8...74 EXERCICES SUPPLÉMENTAIRES... 75 EXERCICE 9...75 EXERCICE 10...75 EXERCICE 11...76 EXERCICE 12...76 BIBLIOGRAPHIE... 77 Table des matières Formation de base Excel 2003 VI Rina Gagné, formatrice
CHAPITRE I NOTIONS DE BASE C H I F F R I E R É L E C T R O N I Q U E Un chiffrier électronique, aussi appelé Tableur, est une feuille de calcul, un tableau qui se construit, se développe et fournit automatiquement des résultats mathématiques à l aide de formules. Un chiffrier se compose de lignes et de colonnes dans lesquelles s alignent des titres et des nombres qui sont mis en relation pour obtenir un résultat précis. Totaux obtenus à l aide de formules Un chiffrier électronique est un outil de traitement de données qui est entre autres utilisé pour : Effectuer des simulations à caractère numérique. Calculer automatiquement et rapidement. Gérer des budgets, des inventaires, des statistiques, etc. Dans un chiffrier électronique, les résultats découlant de formules se calculent automatiquement. Si vous modifiez une donnée, le logiciel ajuste tous les résultats en rapport avec cette donnée. Les erreurs de calcul sont ainsi éliminées et les mises à jour sont instantanées. Notions de base Formation de base Excel 2003 Page 1 Rina Gagné, formatrice
C O N F I G U R A T I O N D E W I N D O W S Dans les exemples et les exercices de la formation, nous emploierons le clavier français et appliquerons le système international d unités de mesure métrique. Excel se réfère aux options sélectionnées dans Windows pour déterminer certains paramètres par défaut, par exemple l affichage d un nombre, des unités de mesure et de la date. Voici les paramètres que vous devez retrouver sur votre poste de travail lorsque vous travaillez dans Excel. Pour accéder à cette fenêtre, cliquez sur Démarrer/Paramètres/Panneau de configuration/options régionales L A N C E M E N T D E X C E L Pour lancer Excel, vous devez sélectionner Démarrer/Programmes/Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2003 ou si un raccourci a été ajouté sur le bureau, cliquez deux fois sur l icône. Lancez Excel 2000. Si la fenêtre d Excel n occupe pas la totalité de votre écran, cliquez sur le bouton situé à droite de la barre de titre. Ce bouton est alors remplacé par le bouton. Notions de base Formation de base Excel 2003 Page 2 Rina Gagné, formatrice
V O L E T O F F I C E Il est possible de désactiver l affichage par défaut du volet Office de sorte qu il n apparaisse plus au démarrage d un programme Office. Dans la majorité des logiciels Office, ce volet s affiche par défaut et occupe un espace important à l écran. Il est bien sûr facile de masquer le volet d un clic sur son bouton Fermer, mais on peut aussi désactiver son affichage. Ancré sur le bord droit de la fenêtre, le volet Accueil facilite l ouverture ou la recherche d un fichier. Si vous n avez pas besoin des fonctions du volet Accueil, vous pouvez configurer le programme pour ne plus l afficher au démarrage. Par défaut, le volet Office est ancré sur le bord droit de la fenêtre du programme, mais vous pouvez le déplacer par glissement. Placez le pointeur dans l angle supérieur gauche du volet. Lorsque le pointeur se transforme en croix avec quatre flèches, cliquez et faites glisser le volet pour le déplacer. Ensuite, pour ancrer le volet, double-cliquez dans l angle supérieur gauche. DÉSACTIVER LE VOLET OFFICE 1. Cliquez «Outils, Options». 2. Cliquez sur l onglet «Affichage». 3. Cliquez l option «Volet Office au démarrage» pour la désactiver et cliquez sur OK. Au démarrage suivant du logiciel, le volet Office n apparaît plus. AFFICHER LE VOLET OFFICE 1. Cliquez «Affichage, Volet Office», vous pouvez aussi utiliser le raccourci Ctrl + F1. 2. Le volet Office apparaît. UTILISER LES DIFFÉRENTS VOLETS OFFICE Cliquez sur l en-tête du volet pour sélectionner les différents volets offerts. Notions de base Formation de base Excel 2003 Page 3 Rina Gagné, formatrice
E N V I R O N N E M E N T E X C E L La fenêtre d Excel présente trois parties : le panneau de commandes, la feuille de calcul et la barre d état. Panneau de commandes Feuille de calcul Barre d état Le panneau de commandes affiche les éléments suivants : La barre de titre contient le menu système d Excel, le nom de l application, le nom du classeur (fichier) ainsi que les boutons permettant le contrôle des fenêtres. La barre de menus contient tous les menus disponibles dans Excel. Les barres d outils permettent d activer rapidement des options sans passer par les menus. Excel a créé différentes barres d outils servant à des applications précises. Les barres d outils «Standard» et «Mise en forme» sont affichées par défaut. Elles peuvent se présenter côte à côte au haut de la fenêtre ou l une sous l autre. Toutes les barres d outils peuvent être enlevées de l écran ou déplacées. Elles peuvent également être personnalisées afin d y ajouter les boutons les plus souvent employés comme dans toutes applications Windows. Notions de base Formation de base Excel 2003 Page 4 Rina Gagné, formatrice
La barre de formule contient la zone Nom, le bouton Zone Nom, le bouton Insérer une fonction et la zone de Données. La feuille de calcul occupe la partie centrale de l écran. Elle affiche les entrées et le résultat des calculs. Une feuille de calcul entière est formée de 256 colonnes identifiées par les lettres A à IV et de 65 536 lignes identifiées par les nombres 1 à 65 536. Un tableur peut contenir jusqu à 255 feuilles de calcul. Par défaut, Excel en offre 3. Identificateur ou En-tête de colonne Identificateur ou En-tête de ligne Curseur de défilement Cellule active Boutons de défilement des feuilles Onglets de feuille Curseur de défilement La feuille de calcul contient les éléments suivants : Barres de défilement horizontale et verticale : Elles permettent de visualiser les parties non visibles de la feuille de calcul. Curseurs de défilement horizontal et vertical : Ils entraînent une visualisation des parties cachées de la feuille de calcul par un glissement de ceux-ci. Pour défiler rapidement les lignes et les colonnes, maintenez la touche MAJ enfoncée lors du glissement du curseur. Onglets de feuille : Ils affichent le nom de chaque feuille. Les caractères gras identifient la feuille active. Boutons de défilement des feuilles : Ils permettent de défiler les onglets de feuille qui ne sont pas visibles. Notions de base Formation de base Excel 2003 Page 5 Rina Gagné, formatrice
Cellule : Une feuille de calcul est constituée de cellules représentées par des rectangles. Une cellule est une case située à l intersection d une colonne et d une ligne. Un cadre entoure la cellule active. Adresse : Une adresse de cellule, aussi appelée Référence, est la position occupée par cette cellule dans la feuille de calcul. Une adresse est composée de la lettre identifiant la colonne et du numéro de la ligne. Excel affiche sur la barre de formule l adresse correspondant à la cellule pointée. Le rectangle mis en évidence s appelle Pointeur de cellule. Excel pointe toujours une cellule à la fois. Lors de l entrée dans le programme, le pointeur est placé dans la cellule A1. Plage : Une plage, aussi appelée Champ ou Bloc, est un rectangle de cellules. Une plage peut contenir une seule ou plusieurs cellules adjacentes, un rang, une colonne, une partie de rang ou de colonne, plusieurs rangs et colonnes, situés dans une même feuille ou dans plusieurs feuilles. La barre d état donne des indications concernant la commande sélectionnée ou l opération en cours. Elle contient les informations suivantes : Indicateur de mode : Informe du mode actif. Le message Prêt vous avise qu Excel est en attente d une action. Indicateur d état : Signale que les touches MAJ et NUM (verrouillage des nombres) sont actuellement enfoncées. Les menus contextuels sont des menus qui s affichent lorsque vous appuyez sur le bouton droit de la souris. Les options offertes dans le menu varient en fonction de la position du pointeur de la souris. Pour annuler l affichage d un menu contextuel, cliquez à l extérieur du menu ou appuyez sur la touche Échap. Les menus déroulants sont des menus qui s affichent lorsque vous sélectionnez une option de la barre des menus. Certaines options d un menu déroulant affichent ellesmêmes un menu appelé Sous-menu. Pour quitter un menu déroulant sans qu aucune option ne s exécute, cliquez dans une zone vide de l écran. Voici les différents symboles pouvant se retrouver dans les menus. Affiche une boîte de dialogue Option non disponible Indique une option activée Conduit à un sous-menu Bouton représentant l option Raccourci de l option Notions de base Formation de base Excel 2003 Page 6 Rina Gagné, formatrice
Les menus déroulants n affichent pas en totalité les options qu ils regroupent. Seules les options de base du menu s affichent; les autres options qu ils regroupent sont cachées. Le bouton à la fin d un menu déroulant indique que des options supplémentaires sont disponibles. Pour afficher en permanence les options des menus, sélectionnez «Affichage, Barres d outils, Personnaliser» et activez l onglet «Options». Activez «Toujours afficher les menus dans leur intégralité». Activez le bouton. Les options de base et les options cachées des menus déroulants s affichent maintenant en permanence. Les boîtes de dialogue apparaissent lors de l utilisation des options suivies de points de suspension. Elles permettent à l utilisateur de saisir des informations ou de faire des choix à l aide d onglets, de cases à cocher, de boutons radio, de zones de texte, de listes et de boutons de commande. AJOUTEZ UNE CALCULATRICE Vous pouvez ajouter dans la barre d outils un accès vers une calculatrice, ce qui vous permet de vérifier le résultat de certains calculs. Un clic sur le bouton ouvre la calculatrice de Windows, dans laquelle vous taperez les chiffres à l aide des boutons chiffrés ou du pavé numérique du clavier. La calculatrice se révèle utile en diverses circonstances. Elle peut servir à vérifier un total avant d entrer les valeurs dans le tableau. 1. Cliquez sur «Outils, Personnaliser» et activez l onglet «Commandes». 2. Choisissez Outils dans la liste des Catégories. 3. Dans la liste des Commandes, sélectionnez Personnaliser ( ) et faites glisser l icône pour la déposer dans la barre d outils voulue. 4. Le bouton Calculatrice s ajoute à la barre d outils, cliquez avec le bouton droit de la souris sur cette icône et tapez Calculatrice dans le champ Nom pour remplacer Personnaliser. 5. Appuyez sur Entrée. Le bouton change de nom. Cliquez Fermer. 6. Cliquez le bouton Calculatrice. La calculatrice de Windows apparaît. Notions de base Formation de base Excel 2003 Page 7 Rina Gagné, formatrice
S O R T I E D E X C E L Sélectionnez «Fichier, Quitter» ou cliquez sur le bouton de fermeture droite de la barre de titre de l application. situé à la Si des données non enregistrées sont inscrites dans la feuille de calcul ou si un changement quelconque s est produit, Excel présente une boîte de dialogue. Activez le bouton ou le bouton selon que vous désirez enregistrer ou non les modifications. Notions de base Formation de base Excel 2003 Page 8 Rina Gagné, formatrice
CHAPITRE II PREMIERS PAS AVEC EXCEL Dans ce chapitre, nous apprendrons à entrer des données, à gérer vos classeurs, à déplacer le pointeur dans la feuille de travail, à sélectionner des cellules, à déplacer et à copier des données. C O N T E N U D U N E C E L L U L E Une cellule peut contenir deux types d élément : Un libellé ou une valeur. Une cellule peut recevoir une entrée de 1 à 32 000 caractères. LIBELLÉ Un libellé est une chaîne de caractères ou une combinaison de nombres, de caractères et de lettres. Par défaut, un libellé est affiché à gauche dans la cellule. Aucune opération mathématique n est possible avec un libellé. Par exemple, il est impossible d additionner des numéros de téléphone ou des numéros d assurance sociale. Un libellé peut être alphabétique, numérique ou alphanumérique. VALEUR Une valeur est une entrée permettant d effectuer une opération mathématique. Une valeur peut prendre la forme d un nombre, d une date ou d une formule. Un nombre est un chiffre ou une suite de chiffres contenus dans une cellule. Un nombre peut afficher un séparateur de milliers et un séparateur de décimales, s il y a lieu. Il peut être accompagné, par exemple, du signe de dollar ( $ ) ou du symbole de pourcentage ( % ). Par défaut, un nombre négatif s affiche précédé du signe moins ( - ). Une formule est une instruction de calcul entrée dans une cellule. Une formule sert à effectuer une opération ou une suite d opérations faisant appel à des fonctions mathématiques ou logiques. Une formule doit être précédée d un opérateur mathématique, par exemple du signe plus (+) ou du signe d égalité (=), pour qu Excel ne la confonde pas avec un libellé. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 9 Rina Gagné, formatrice
O U V R I R U N D O C U M E N T Excel propose différentes façons d ouvrir un document. Le menu Fichier/Ouvrir permet toujours d accéder à un document mais Excel vous propose d autres moyens plus rapides. Le menu Fichier : Le document sur lequel vous avez travaillé se trouve peut-être en bas du menu Fichier. Si c est le cas, cliquez sur son nom ou appuyez sur la touche correspondant à son numéro d ordre. Le bouton Mes documents récents, de la boîte de dialogue Ouvrir : Cliquez dessus pour accéder à la liste des trois dernières douzaines de dossiers et de documents que vous avez ouverts. Double-cliquez sur un dossier pour voir son contenu ou doublecliquez sur un document pour l ouvrir. Le volet Office : La liste des derniers fichiers ouverts se trouve en bas du volet dans la zone Ouvrir. Le panneau Démarrer : Cliquez sur le bouton Démarrer de Windows et choisissez Documents. La liste des 15 derniers documents ouverts (avec Excel mais aussi avec d autres programmes) apparaît. Choisissez un document Excel dans cette liste; Excel est démarré automatiquement. E N T R É E D E D O N N É E S Excel détermine automatiquement si la donnée est un libellé ou une valeur. Dès l entrée d une donnée, Excel remplace sur la barre d état l indicateur de mode Prêt par l indicateur de mode Entrer. SÉLECTION DU SENS DU DÉPLACEMENT DU POINTEUR DE CELLULE 1. Sélectionnez «Outils, Options» et activez l onglet «Modification». 2. Activez l option «Déplacer la sélection après validation». 3. À l option «Sens», sélectionnez le sens du déplacement du pointeur de cellule et activez le bouton. Chaque appui sur la touche ENTRÉE déplacera le pointeur dans le sens spécifié. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 10 Rina Gagné, formatrice
VALIDATION D UNE ENTRÉE Après avoir tapé une donnée dans une cellule, vous devez valider son entrée en utilisant une des méthodes suivantes : Appuyez sur la touche ENTRÉE; le pointeur se déplace d une cellule dans le sens du déplacement spécifié à l option «Déplacer la sélection après validation». Appuyez sur une flèche de directivité; le pointeur se déplace d une cellule dans le sens indiqué par la flèche. Cliquez sur le bouton situé à gauche sur la barre de formule; le pointeur demeure dans la cellule. ANNULATION D UNE ENTRÉE NON VALIDÉE Avant de valider une entrée, appuyez sur la touche ÉCHAP ou cliquez sur le bouton d annulation situé sur la barre de formule. ENTRÉE D UN LIBELLÉ 1. Déplacez le pointeur dans la cellule désirée. 2. Tapez le libellé et validez. Si le libellé est plus grand que la largeur de la cellule, celui-ci s affiche en entier lorsque la cellule de droite est vide. Si cette cellule contient une donnée, la suite du libellé n est pas visible mais toujours présent dans sa cellule. Pour afficher un libellé sur deux lignes dans une cellule, appuyez sur les touches ALT + ENTRÉE pour créer un changement de ligne volontaire. À ce moment, Excel augmente automatiquement la hauteur de la cellule. La largeur de la colonne n est pas modifiée. Dans la cellule B3, tapez «Gestion» et validez; le libellé s aligne à gauche dans la cellule. En B4, tapez «Chiffrier électronique» et validez; ces mots occupent deux cellules. Déplacez le pointeur en C4 et remarquez, à l aide de la zone de Données sur la barre de formule, que cette cellule ne contient aucune donnée puisque le libellé appartient à la cellule B4. En C4, tapez «Efficacité» et validez; le libellé de la cellule B4 n apparaît plus en entier. Déplacez le pointeur en B4 et remarquez que le libellé est toujours présent dans la cellule; la zone de Données l affiche en entier. Plus tard, vous apprendrez à élargir les colonnes pour permettre l affichage complet du contenu de la cellule. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 11 Rina Gagné, formatrice
En B5, tapez «Microsoft», appuyez sur les touches ALT + ENTRÉE et tapez «Office 2003» et validez; le libellé s affiche sur deux lignes. Sélectionnez «Fichier, Fermer» et activez le bouton enregistrer vos essais. pour fermer le classeur sans Cliquez sur le bouton pour créer une nouvelle fenêtre de classeur. ENTRÉE D UN NOMBRE 1. Déplacez le pointeur dans la cellule désirée. 2. Tapez le nombre suivi du symbole % ou du signe de $, s il y a lieu. Validez. Remarquez qu Excel n ajoute pas d espace entre le nombre et le signe de pourcentage même si vous employez la barre d espacement. Il n affiche pas non plus les décimales non significatives; vous apprendrez plus tard à les faire afficher. En A1, tapez «25» et validez; le nombre s aligne à droite dans la cellule. En A2, tapez «25 %» et validez; Excel ne présente aucune espace avant le symbole de pourcentage. En A3, tapez «1250$» et validez; Excel ajoute automatiquement le séparateur de milliers et une espace avant le signe de dollar. Il reconnaît automatiquement le format Monétaire. Déplacez le pointeur en A3 et remarquez que, dans la zone de Données, seul le nombre s affiche. En A4, tapez «45,50» et validez; Excel affiche «45,5»; les décimales non significatives ne sont pas affichées. En A5, tapez «1289» et validez; le nombre s affiche sous forme d entier sans espace comme séparateur de milliers. En A6, tapez «1 1/4» et validez; le nombre s affiche sous forme de fraction. En A7, tapez «567892345678» sans espace et validez; le nombre s affiche dans le format Scientifique soit «5,67892E+11». Sélectionnez «Fichier, Fermer» et activez le bouton enregistrer vos essais. pour fermer le classeur sans Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 12 Rina Gagné, formatrice
G E S T I O N D E S C L A S S E U R S Pour conserver vos données, il est nécessaire de les enregistrer. Nous vous conseillons fortement de créer des dossiers pour assurer une meilleure gestion de vos fichiers. L ouverture, la fermeture et l enregistrement des fichiers avec Excel s effectuent comme dans toutes autres applications de Windows à l aide du menu «Fichier» ou à l aide des boutons de la barre d outils «Standard». Lorsque plusieurs classeurs sont ouverts, pour les fermer en une seule opération, maintenez la touche MAJ enfoncée et sélectionnez «Fichier, Fermer tout». Cliquez sur le bouton pour créer un nouveau classeur. En A1, entrez «Votre nom». Pour fermer le classeur en l enregistrant sous le nom essai, sélectionnez «Fichier, Fermer» et activez le bouton. À l option «Enregistrer dans», à l aide du bouton, déroulez la liste cachée et sélectionnez l unité d enregistrement désirée. Dans le cadre de la formation, je vous demande d enregistrer vos fichiers dans le dossier «Mes documents/excel». Si vous enregistrez vos classeurs dans un dossier, dans la zone de liste, double-cliquez sur le dossier désiré. Le nom de l unité ou du dossier d enregistrement doit apparaître dans la case «Enregistrer dans». Tapez «essai» dans la case «Nom du fichier» et cliquez sur le bouton de la case «Type de fichier» pour visualiser les différents formats d enregistrement. Sélectionnez «Classeur Microsoft Excel (*.xls)» et activez le bouton. Ouvrez le fichier essai à l aide de la liste affichée au bas du menu «Fichier». En A2, entrez «2006». Cliquez sur le bouton pour enregistrer le classeur essai en cours de travail. Fermez le classeur essai. À l aide du bouton, créez un nouveau classeur. En A1, entrez «Le nom de votre localité». Fermez le classeur en l enregistrant sous le nom essai2. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 13 Rina Gagné, formatrice
SUPPRESSION D UN CLASSEUR 1. Assurez-vous que le classeur à supprimer est fermé. 2. Sélectionnez «Fichier, Ouvrir». 3. Dans la zone de liste, sélectionnez le ou les classeurs à supprimer. Pour sélectionner plusieurs fichiers consécutifs, cliquez sur le premier fichier à supprimer, maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur le dernier fichier. Pour sélectionner plusieurs fichiers non consécutifs, cliquez sur chacun des fichiers en maintenant la touche CTRL enfoncée. 4. Appuyez sur la touche SUPPR et confirmez la suppression. Activez le bouton pour revenir à la feuille de travail. Supprimez les classeurs essai et essai2 en une opération. É D I T I O N D E D O N N É E S Excel offre deux possibilités pour éditer ou corriger le contenu d une cellule : la modification directe ou le remplacement total. Lorsque des corrections sont apportées au texte d une cellule, le contenu de la cellule est remplacé, mais le format attribué à la cellule demeure le même. Une procédure spécifique doit être appliquée pour effacer le format. Un format est une mise en forme appliquée à une cellule de façon à en modifier l apparence. Par exemple, le fait d ajouter un signe de dollar à un nombre donne à ce nombre un format Monétaire. MODIFICATION DIRECTE DES DONNÉES 1. Déplacez le pointeur dans la cellule à modifier. 2. Cliquez deux fois dans la cellule ou appuyez sur la touche F2. Un point d insertion clignotant apparaît dans la cellule et l indicateur de mode Modifier s affiche sur la barre d état. 3. Effectuez les modifications à l aide des flèches de directivité, des touches SUPPR ou ARR et validez. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 14 Rina Gagné, formatrice
Cliquez sur le bouton pour créer un nouveau classeur. En A1, entrez «Apprentissage». En A2, entrez «100 $». En A3, entrez «25 %». Déplacez le pointeur en A1 et appuyez sur la touche F2. Modifiez le contenu de la cellule A1 en ajoutant le libellé «d Excel 2003». Enregistrez ce classeur sous le nom essai en le conservant à l écran. REMPLACEMENT DU CONTENU D UNE CELLULE 1. Déplacez le pointeur dans la cellule désirée. 2. Entrez directement les nouveaux caractères et validez. Le contenu de la cellule est remplacé, mais le format attribué à la cellule, s il y a lieu, demeure le même. Le pointeur en A2, entrez «Microsoft» et validez. Pour vérifier que seul le contenu de la cellule A2 a été remplacé et que le format Monétaire est demeuré actif, en A2, entrez le nombre «50» et validez; Excel affiche automatiquement le signe de dollar correspondant au format Monétaire de la cellule. Enregistrez le classeur essai à l aide du bouton. EFFACEMENT DU CONTENU D UNE CELLULE 1. Déplacez le pointeur dans la cellule à effacer. 2. Appuyez sur la touche SUPPR ou sélectionnez «Édition, Effacer, Contenu». Effacez le contenu de la cellule A1. Enregistrez le classeur essai. EFFACEMENT DU FORMAT SANS EFFACER LE CONTENU 1. Déplacez le pointeur dans la cellule dont le format est à effacer. 2. Sélectionnez «Édition, Effacer, Formats». À l aide de la touche SUPPR, effacez le contenu de la cellule A2. En A2, entrez «100» pour remarquer qu Excel a conservé le format. Effacez uniquement le format de la cellule A2; le signe de dollar ( $ ) n est plus affiché. Enregistrez le classeur essai. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 15 Rina Gagné, formatrice
EFFACEMENT DU CONTENU ET DU FORMAT DE LA CELLULE 1. Déplacez le pointeur dans la cellule à effacer. 2. Sélectionnez «Édition, Effacer, Tout». Effacez le contenu et le format de la cellule A3; la cellule est maintenant vide de données. En A3, entrez «10»; le signe de pourcentage ( % ) ne s affiche pas puisque le format a été effacé. Fermez en enregistrant le classeur essai. ANNULATION D UNE OPÉRATION La plupart des opérations effectuées dans un tableur peuvent être annulées. Pour annuler une opération, sélectionnez «Édition, Annuler» ou cliquez sur l icône du bouton affiché sur la barre d outils «Standard». Répétez cette procédure pour annuler les opérations précédentes. Pour annuler plusieurs actions consécutives : 1. Cliquez sur l icône du bouton pour dérouler la liste des dernières actions effectuées; la plus récente action apparaît en tête de liste. 2. Sélectionnez l action à partir de laquelle vous désirez annuler les opérations. Toutes les actions précédant celle sélectionnée s annulent. Le nombre d opérations sélectionnées est indiqué au bas de la liste déroulante. 3. Notez bien que dès qu on enregistre un classeur, Excel ne garde plus en mémoire les dernières opérations effectuées. RAPPEL D UNE OPÉRATION ANNULÉE Pour rappeler une opération annulée, cliquez sur l icône du bouton affiché sur la barre d outils «Standard» ou sélectionnez «Édition, Rétablir». Pour rappeler plusieurs opérations annulées : 1. Cliquez sur l icône du bouton pour dérouler la liste des actions annulées. 2. Sélectionnez l action à partir de laquelle vous désirez rappeler les opérations annulées. Toutes les actions précédant celle sélectionnée se rétablissent. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 16 Rina Gagné, formatrice
DÉPLACEMENT DU POINTEUR DANS LE TABLEUR Pour déplacer le pointeur dans le tableur, cliquez directement dans la cellule désirée, utilisez les flèches de directivité ou les raccourcis suivants : CTRL + CTRL + FIN CTRL + Flèches de directivité Pour déplacer le pointeur dans la première cellule de la feuille active. Pour déplacer le pointeur dans la dernière cellule occupée de la feuille active. Pour déplacer le pointeur dans le sens de la flèche, d un groupe de cellules occupées à un autre en évitant les cellules vides. Pour déplacer le pointeur au début de la ligne. DÉFILEMENT DE LA FEUILLE DE CALCUL 1. Cliquez sur les boutons de défilement situés aux extrémités des barres de défilement ou glissez le curseur de défilement. 2. Cliquez dans la cellule désirée pour y déplacer le pointeur. SÉLECTION DE CELLULES Lorsque la plage sélectionnée doit recevoir plusieurs commandes, il est préférable de la cerner avant de donner la première commande. Ainsi, la plage restera cernée, prête à recevoir les autres commandes. Au moment de la sélection d une plage de cellules, la zone «Nom» affichée à gauche sur la barre de formule indique le nombre de lignes et de colonnes cernées. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 17 Rina Gagné, formatrice
SÉLECTION AU CLAVIER À LA SOURIS Cellule Déplacez le pointeur dans la cellule. Cliquez dans la cellule. Cellules consécutives Cellules non consécutives Ligne Lignes consécutives Lignes non consécutives Colonne Colonnes consécutives Colonnes non consécutives Feuille Déplacez le pointeur dans la première cellule à cerner. Maintenez la touche MAJ enfoncée et, à l aide des flèches de directivité, déplacez le pointeur sur la dernière cellule à cerner. Pointez la première cellule à cerner et glissez jusqu à la dernière cellule. Pointez la première cellule de la première plage à cerner et glissez jusqu à la dernière cellule. Relâcher. Maintenez la touche CTRL enfoncée et cernez la deuxième plage. Cliquez sur son numéro d identification. Cliquez sur le numéro d identification de la première ligne et glissez pour cerner les autres lignes. Cliquez sur le numéro d identification de la première ligne. Maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur les autres lignes. Cliquez sur sa lettre d identification. Cliquez sur la lettre d identification de la première colonne et glissez pour cerner les autres colonnes. Cliquez sur la lettre d identification de la première colonne. Maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur les autres colonnes. Cliquez à l intersection des identifications de lignes et de colonnes. Pour annuler une sélection, appuyez sur une flèche de directivité ou cliquez dans une cellule. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 18 Rina Gagné, formatrice
Ouvrez le classeur prévisions budgétaires contenu sur la disquette EXERCICES. Sélectionnez la colonne B. Sélectionnez la ligne 3. Sélectionnez la feuille entière. Sélectionnez la plage A1:B4. Sélectionnez les plages non consécutives A5:C9 et D7:F11. Sélectionnez les lignes 16 à 22. Sélectionnez les lignes 3, 8 et 16. Sélectionnez les colonnes A et H. Annulez la sélection. Fermez le classeur prévisions budgétaires sans enregistrer les modifications. A U T O M A T I S M E S P O U R L E N T R É E D E S D O N N É E S Excel offre différents automatismes qui facilitent l entrée des données. La fonction de saisie semi-automatique et la sélection d une plage sont des exemples de ces automatismes. Grâce à la fonction de saisie semi-automatique, Excel mémorise les libellés tapés dans des cellules consécutives d une même colonne et se réfère à ces libellés pour compléter automatiquement une entrée. Lorsque Excel complète une entrée, il affiche automatiquement le reste de l inscription dans la cellule. Si le libellé inséré correspond à celui désiré, validez. Sinon, poursuivez sa saisie. La sélection d une plage facilite l entrée des données puisque le pointeur se déplace uniquement à l intérieur de cette plage. ACTIVATION DE L ENTRÉE SEMI-AUTOMATIQUE DE TEXTE 1. Sélectionnez «Outils, Options» et activez l onglet «Modification». 2. Activez l option «Saisie semi-automatique des valeurs de cellule». 3. Activez le bouton. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 19 Rina Gagné, formatrice
VISUALISATION DE LA LISTE DES ENTRÉES SEMI- AUTOMATIQUES 1. Déplacez le pointeur sur une donnée déjà inscrite dans la colonne. 2. Affichez le menu contextuel à l aide du bouton droit de la souris. 3. Sélectionnez «Liste déroulante de choix»; Excel présente les entrées semi-automatiques mémorisées dans un encadré. 4. Si désiré, sélectionnez un libellé pour remplacer la donnée de la cellule. SÉLECTION D UNE PLAGE POUR L ENTRÉE DES DONNÉES 1. Cernez la plage de cellules qui recevra les données. 2. Entrez les données en validant à l aide de la touche TAB ou de la touche ENTRÉE; Excel déplace automatiquement le pointeur à l intérieur de la sélection dans le sens du déplacement spécifié. 3. Lorsque toutes les données sont tapées, annulez la sélection. Pour reculer le pointeur dans une sélection, appuyez sur les touches MAJ + ENTRÉE ou sur les touches MAJ + TAB. Dans un nouveau classeur, sélectionnez la plage A1:C4 et entrez les données ci-dessous. N annulez pas la sélection. Remarquez que le pointeur s est uniquement déplacé à l intérieur de la sélection. Appuyez sur les touches MAJ + ENTRÉE autant de fois que nécessaire pour déplacer le pointeur en B4 et modifier la donnée pour «17 ans». Fermez le classeur sans enregistrer vos essais. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 20 Rina Gagné, formatrice
S É R I E I N C R É M E N T É E Excel crée automatiquement une série d entrées comme une liste de nombres, de mois et de dates. La série de données est basée sur le contenu initial de la cellule source. La série peut être incrémentée ou décrémentée selon que l incrément est positif ou négatif. Un incrément est un intervalle demandé entre chaque élément de la liste. RECOPIE INCRÉMENTÉE DE MOIS OU DE PÉRIODES 1. Entrez la valeur de départ dans une cellule. 2. Pointez la poignée de recopie de la cellule de départ; le pointeur se transforme en. 3. Glissez jusqu à la dernière cellule désirée. Ouvrez le classeur série contenu sur la disquette EXERCICES et, à l aide de la poignée de recopie, complétez la série de mois de C1 à H1. Complétez la série de dates de B13 à B18. Complétez la série de jours de C13 à C18. Complétez la série de tests de D12 à H12. Enregistrez le classeur série. INCRÉMENT D UNE SÉRIE 1. Entrez la première valeur dans une cellule. 2. Dans une cellule adjacente, entrez la deuxième valeur incrémentée. 3. Cernez les deux cellules. 4. Glissez la poignée de recopie jusqu à la dernière cellule désirée. Dans le classeur série, entrez «1005» en A13 et «1010» en A14. Créez une série incrémentée de «5» de A13 à A18. Créez une série incrémentée de «1» de A2 à A11. Fermez le classeur série en enregistrant les modifications. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 21 Rina Gagné, formatrice
CRÉATION D UNE LISTE PERSONNALISÉE 1. Entrez les données de la liste et cernez celles-ci. Sélectionnez «Outils, Options» et activez l onglet «Listes pers.». 2. Activez le bouton ; la liste personnalisée s ajoute aux listes existantes. 3. Activez le bouton. Cette liste sera disponible dans tous les classeurs. Dans un nouveau classeur, entrez dans la plage A1:F1, les libellés suivants : «Matricule, Nom, Prénom, Âge, Statut, Profession». Créez, à partir de ces données, une liste personnalisée. Déplacez le pointeur en A5 et tapez le mot «Statut». Utilisez la recopie incrémentée pour afficher la liste contenant le mot «Statut» dans les cellules A5 à F5. Utilisez la recopie incrémentée pour afficher la liste contenant le mot «Statut» dans les cellules A5 à A10. Fermez le classeur sans enregistrer vos essais. MODIFICATION D UNE LISTE PERSONNALISÉE 1. Sélectionnez «Outils, Options» et activez l onglet «Liste pers.». 2. Dans la zone «Listes personnalisées», sélectionnez la série désirée. 3. Apportez les modifications appropriées dans la zone «Entrées de la liste». Activez le bouton. Ouvrez un nouveau classeur. Dans la liste personnalisée créée à l exemple précédent, modifiez le mot «Statut» pour le mot «État civil» et revenez à la feuille de calcul. Entrez le mot «Matricule» et exécutez la procédure de recopie incrémentée pour constater le résultat; la liste n affiche plus le mot «Statut», mais bien le mot «État civil». Fermez le classeur sans enregistrer vos essais. SUPPRESSION D UNE LISTE PERSONNALISÉE 1. Sélectionnez «Outils, Options» et activez l onglet «Liste pers.». 2. Dans la zone «Listes personnalisées», sélectionnez la série désirée. 3. Activez le bouton et confirmez la suppression. Activez le bouton. Supprimez la liste personnalisée créée précédemment débutant par «Matricule». Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 22 Rina Gagné, formatrice
C O P I E / D É P L A C E M E N T D E D O N N É E S La copie ou le déplacement de données peut s effectuer d un emplacement à un autre à l intérieur d une même feuille, dans une feuille différente ou encore dans un autre tableur. COPIE DE DONNÉES 1. Cernez la plage à copier. 2. Sélectionnez «Édition, Copier» ou cliquez sur le bouton de la barre d outils «Standard». Une reproduction de la plage source se place dans le Presse-papiers de Windows. La cellule source s entoure de pointillés. 3. Déplacez le pointeur dans la cellule qui recevra la copie ou cernez ces cellules. Si la plage source est composée d une seule cellule, déplacez le pointeur dans la cellule cible ou cernez les cellules dans lesquelles vous désirez obtenir des copies. Si la plage source est composée de plusieurs cellules, déplacez le pointeur dans la première cellule de la plage cible. 4. Sélectionnez «Édition, Coller» ou cliquez sur le bouton de la barre d outils «Standard». Si la plage cible contient déjà des données, celles-ci seront remplacées. 5. Appuyez sur la touche ÉCHAP pour annuler le scintillement de la cellule source; le contenu du Presse-papiers de Windows se vide. Pour copier des données, vous pouvez également utiliser le menu contextuel. Ouvrez le classeur voyageurs contenu sur la disquette EXERCICES et copiez le contenu de la cellule C2 en C5. N annulez pas le scintillement de la cellule source pour conserver le contenu du Presse-papiers. Collez à nouveau le contenu du Presse-papiers en C6. Collez le contenu du Presse-papiers dans la plage C7:C10. À l aide de la touche ÉCHAP, videz le contenu du Presse-papiers; le bouton n est plus disponible. Copiez le contenu de la plage C2:C4 à partir de la cellule C5; Excel détermine automatiquement la taille de la plage cible et remplace les données existantes par celles du Presse-papiers. Effacez le contenu de la plage C7:C10. Enregistrez le classeur voyageurs. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 23 Rina Gagné, formatrice
COPIE DE DONNÉES À L AIDE DE LA POIGNÉE DE RECOPIE 1. Cernez la plage à copier. 2. Pointez la poignée de recopie jusqu à ce que le pointeur se transforme en. 3. Glissez jusqu à la dernière cellule désirée. Dans le classeur voyageurs, à l aide de la poignée de recopie, copiez la plage C5:C6 dans la plage C7:C10. Enregistrez le classeur voyageurs. DÉPLACEMENT DE DONNÉES 1. Cernez la plage à déplacer. 2. Sélectionnez «Édition, Couper» ou cliquez sur le bouton de la barre d outils «Standard». 3. Déplacez le pointeur dans la cellule désirée et sélectionnez «Édition, Coller» ou cliquez sur le bouton de la barre d outils «Standard». Pour déplacer les données, vous pouvez également utiliser le menu contextuel. Toujours dans le classeur voyageurs, déplacez les données de la colonne C dans la colonne D. Enregistrez le classeur voyageurs. DÉPLACEMENT DE DONNÉES À L AIDE DE LA SOURIS 1. Cernez la plage à déplacer. 2. Pointez le cadre de la sélection; le pointeur se transforme en.. 3. Glissez à la position désirée. Toujours dans le classeur voyageurs, déplacez les données des colonnes A et B d une colonne vers la droite. Déplacez les trois colonnes du tableur d une colonne vers la gauche. Enregistrez et fermez le classeur voyageurs. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 24 Rina Gagné, formatrice
P R E S S E - P A P I E R S O F F I C E Microsoft Office a créé son propre Presse-papiers. Celui-ci peut contenir jusqu à 24 éléments. L utilisateur peut choisir de coller l un ou l autre des éléments du Pressepapiers Office ou encore la totalité de son contenu, dans chacune des applications Office. Avec Excel, pour que les éléments coupés ou copiés se retrouvent dans le Presse-papiers Office, le volet Presse-papiers doit être affiché avant d exécuter la copie ou le déplacement. UTILISATION DU PRESSE-PAPIERS D OFFICE 1. Activez le volet Office en sélectionnant «Affichage/Volet Office». Affichez dans ce volet le volet Presse-papiers. 2. Coupez ou copiez l élément désiré à l aide des boutons ou de la barre d outils «Standard», du menu ou des touches de raccourci; une copie de cet élément s insère dans le Presse-papiers. ATTENTION : Lorsque l élément coupé ou copié est une formule, Excel insère plutôt dans le Presse-papiers Office le résultat de la formule. 3. Pour coller un élément du Presse-papiers Office, déplacez le pointeur dans la cellule appropriée et cliquez sur cet élément. Pour coller tout le contenu du Presse-papiers Office, cliquez sur le bouton. À ce moment, Excel colle les plages les unes à la suite des autres. Dès que vous collez un élément à partir du Presse-papiers Office, cet élément remplace le contenu du Presse-papiers Windows. Pour vider le contenu du Presse-papiers Office, cliquez sur le bouton du volet Presse-papiers. À ce moment, le contenu du Presse-papiers Windows se vide également. Premiers pas avec Excel Formation de base Excel 2003 Page 25 Rina Gagné, formatrice
CHAPITRE III FORMULES DE CALCUL E N T R É E D U N E F O R M U L E Une formule doit toujours débuter par le signe = ou +; ce signe la distingue d un libellé. Elle se compose également de l adresse des cellules servant au calcul et des instructions de calcul. Dans notre formation, nous emploierons le signe = pour distinguer la formule d un libellé. Les opérateurs mathématiques suivants servent dans les calculs de base : + (addition) - (soustraction) * (multiplication) / (division) Excel offre différentes méthodes pour l entrée d une formule reliée aux calculs de base : Utilisation du bouton. Entrée de la formule directement dans la cellule. Pointage de cellules. Utilisation de la fonction SOMME. Utilisation des étiquettes de ligne ou de colonne. ATTENTION : Le message #DIV/0! apparaît lorsque, dans la formule, une division réfère à une cellule vide ou à une cellule contenant la valeur zéro (0). RAISONNEMENT AVANT L ÉLABORATION D UNE FORMULE Avant de composer une formule, il est important de raisonner la situation ou le problème. Une fois le raisonnement correctement posé, l élaboration de la formule devient plus facile. Prenons l exemple du tableur de la page suivante permettant d obtenir le montant épargné. Pour trouver ce montant, il faut soustraire du salaire le montant dépensé pour la nourriture et le transport. Ce raisonnement doit se transformer en une formule qui, en langage Excel, fait référence aux adresses des cellules contenant le salaire, la nourriture et le transport. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 26 Rina Gagné, formatrice
Pour réaliser le calcul du tableur ci-contre, la formule a été insérée en D3. La formule pourrait aussi s écrire =A3-(B3+C3) VISUALISATION RAPIDE DU RÉSULTAT D UN CALCUL 1. Cernez les cellules faisant partie d un calcul. 2. Visualisez le résultat affiché à droite sur la barre d état. ATTENTION : Si la barre d état n affiche pas le résultat attendu, affichez le menu contextuel de la barre d état et sélectionnez l option désirée. Ouvrez le classeur exemples contenu sur la disquette EXERCICES. Affichez le menu contextuel de la barre d état et sélectionnez l opération mathématique SOMME. Cernez la plage B5:B8; le résultat de la somme «33» s affiche sur la barre d état. Modifiez la sélection pour ne cerner que la plage B6:B7; maintenant, le résultat «11» s affiche sur la barre d état. Cernez la plage C5:C8 et visualisez le résultat de la moyenne; celle-ci est de «259,46 $». Enregistrez le classeur. UTILISATION DU BOUTON SOMME AUTOMATIQUE La fonction SOMME est, de loin, la plus sollicitée. C est sans doute la raison pour laquelle Microsoft a doté la barre d outils «Standard» d une commande intitulée Somme automatique. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 27 Rina Gagné, formatrice
Un double clic insère et valide spontanément une fonction SOMME qui agit sur les valeurs situées au-dessus (ou à gauche). Si, au lieu d un double clic, vous faites un simple clic, Excel n ancre pas la fonction dans la cellule mais se borne à vous faire une suggestion de plage. Acceptez-la ou refusez-la. Notez encore que quelques autres fonctions de base (comme MIN et MAX) sont disponibles dans le menu déroulant lié à cette icône Somme automatique ( ). 1. Déplacez le pointeur au bas ou à droite d une série de données. 2. Cliquez sur le bouton de la barre d outils «Standard». 3. S il y a lieu, modifiez la plage suggérée et validez; Excel calcule la somme de la plage cernée. Pour calculer rapidement, en une même opération, la somme de plusieurs plages de données, cernez ces plages en incluant une cellule vide et cliquez sur le bouton. Dans le classeur exemples, déplacez le pointeur en B10 et cliquez sur le bouton automatiquement la fonction intégrée SOMME dans cette cellule. ; Excel insère Remarquez l encadré clignotant qui indique la plage contenue dans la formule. Excel a inclus dans celleci, la cellule B9. Validez; le résultat «33» s affiche. Cernez la plage B5:B9 et cliquez sur le bouton l addition «33» en B9. ; Excel insère automatiquement le résultat de Remarquez que le résultat en B10 s est ajusté puisque la cellule B9 est contenue dans la formule de B10. Cernez la plage B5:G8 et cliquez sur le bouton dernière cellule vide de la plage. ; Excel affiche la somme de chacun des calculs dans la Annulez cette opération puisque le résultat affiché ne correspond pas à celui désiré. Enregistrez le classeur exemples. INSERTION DIRECTE D UNE FORMULE 1. Déplacez le pointeur dans la cellule devant recevoir le résultat du calcul. 2. Entrez la formule en la faisant précéder du signe =. Formules de calcul Formation de base Excel 2003 Page 28 Rina Gagné, formatrice