Politique Révisé janvier 2007
TABLE DES MATIÈRES PRÉAMBULE... i Lexique... iii Chapitre 1 : Orientations municipales 1.1 Bilan des politiques adoptées par le Conseil... 1 1.2 Principes directeurs municipaux... 3 Chapitre 2 : Cadre d intervention du Service des loisirs et bibliothèques 2.1 Mission du Service des loisirs et bibliothèques... 4 2.2 Champ d intervention du Service des loisirs et bibliothèques... 4 2.3 Principes directeurs du Service des loisirs et bibliothèques... 5 2.4 Mandats du Service des loisirs et bibliothèques... 5 2.5 Type d intervention... 6 Chapitre 3 : La reconnaissance des organismes 3.1 Objectifs généraux... 8 3.2 Objectifs spécifiques... 9 3.3 Critères généraux de reconnaissance... 10 3.4 Procédure de demande de reconnaissance... 11 3.5 Classification des organismes éligibles à la reconnaissance... 12 3.6 Exigences relatives au statut de reconnaissance... 15 Chapitre 4 : Le soutien offert aux organismes reconnus par la Ville 4.1 Soutien professionnel... 17 4.2 Soutien financier... 18 4.3 Soutien physique... 20 4.4 Soutien technique... 29 4.5 Soutien matériel... 31
4.6 Soutien matériel spécifique au lave-auto... 33 4.7 Soutien transport... 35 4.8 Soutien information et publicité... 37 4.9 Soutien aux événements spéciaux... 44 ANNEXE I Exigences relatives au statut de reconnaissance... 46 ANNEXE II Politique de filtrage (Consentement à des vérifications par le Service de police)... 48 ANNEXE III Demande de reconnaissance... 51 ANNEXE IV Liste à jour des membres du Conseil d administration... 55 ANNEXE V Bilan financier... 56 ANNEXE VI États des revenus et dépenses... 57 ANNEXE VII Bilan des activités... 58 ANNEXE VIII Résolution demandant la reconnaissance de l organisme... 59 ANNEXE IX Demande d assistance financière... 60 ANNEXE X Inventaire des équipements disponibles pour les organismes reconnus... 63 ANNEXE XI Demande de locaux... 65 ANNEXE XII Demande de réservation terrains sportifs... 66
ANNEXE XIII Demande de réservation heures de glace... 68 ANNEXE XIV Demande de photocopies... 70 ANNEXE XV Demande de prêt d équipement... 71 ANNEXE XVI Demande de permis pour lave-auto... 72 ANNEXE XVII Demande de transport... 73 ANNEXE XVIII Demande d affichage urbain... 74 ANNEXE XIX Demande d affichage tableau lumineux... 75 ANNEXE XX Demande d autorisation et services pour la tenue d un événement spécial... 76 ANNEXE XX1 Politique du bénévolat... 81
PRÉAMBULE La notion de qualité de vie, associée à la richesse de la vie communautaire et à la vitalité municipale, a toujours été liée à la notion de loisir. À cet égard, le soutien aux organismes constitue une part importante de l intervention municipale pour contribuer au développement de l offre et de la qualité des activités de loisir sur le territoire de la Ville. Les organismes qui œuvrent au sein de la municipalité répondent à des besoins réels, mais ce grand nombre d organismes sportifs, culturels, récréatifs et communautaires oblige la municipalité à définir un partage clair des rôles afin de mieux soutenir les initiatives du milieu selon des priorités d intervention. Devant une hausse accrue des demandes de reconnaissance et de soutien, les organismes font actuellement face à une situation d iniquité : dans l offre de plateaux; dans le soutien financier; dans le soutien technique, logistique, et professionnel; dans les frais de résidents et de non-résidents non harmonisés; dans le statut de reconnaissance. Pour une économie de temps et de gestion, il faut comprendre la nécessité pour la structure administrative du Service des loisirs et bibliothèques de même que pour les élus municipaux de se doter d un processus de reconnaissance et de soutien aux organismes et de procéder à l appariement des pratiques et des politiques dans un contexte post-fusion. La reconnaissance La reconnaissance est le processus administratif par lequel certains organismes se font reconnaître par la municipalité. Ce processus a pour but de définir et de préciser le statut des organismes tel que reconnu par la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu. Ce statut conféré est essentiel pour avoir accès aux mesures de support. Il se veut un gage de démocratie et de saine gestion qui permet au citoyen de profiter des services offerts. De plus, il permet de déterminer les services que les organismes peuvent obtenir de la part de la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu pour la réalisation de leurs activités ou de leurs programmes tout en tenant compte des ressources humaines, logistiques, techniques et financières disponibles. Le processus de reconnaissance détermine les critères et exigences, les conditions de maintien et de révocation du statut et des modalités de gestion relatives à chaque catégorie d organisme. i
Les objectifs Cet intégration des modes d intervention auprès des organismes permettra d établir un nouveau cadre de relation municipal qui favorisera l équité en matière de soutien et qui servira à : Appuyer l offre de service des organismes dans une approche commune, équitable et transparente dans une perspective d amélioration de la qualité de vie des citoyens; Répondre aux besoins de la population par une modulation juste, équilibrée, proportionnelle d une offre de service au regard des ressources disponibles; Rendre accessible la reconnaissance et le soutien et optimiser les ressources disponibles pour les organismes oeuvrant sur le territoire de la Ville dans les domaines desservis par le Service des loisirs et bibliothèques; Harmoniser la façon d intervenir dans les domaines desservis par le Service des loisirs et bibliothèques ainsi que le processus d accès aux mesures de reconnaissance et de soutien aux organismes; Permettre aux intervenants et aux élus municipaux d appliquer, équitablement et en fonction des priorités de la Ville, la reconnaissance et le soutien aux organismes en fournissant un encadrement administratif précis et connu; Appuyer les efforts des bénévoles et répondre aux besoins des organismes associés à la pratique d activités de loisir; Exercer un leadership favorisant la concertation des intervenants. Présentation du document Ce guide a été conçu dans le but de fournir aux divers intervenants du loisir municipal, l information nécessaire à l obtention de la reconnaissance et du soutien de la part de la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu. Il représente un outil de référence pour les partenaires, les employés et les membres du Conseil municipal. Sa publication permettra d avoir une connaissance précise des règles et procédures qui régissent les relations entre les organismes concernés et la Ville de Saint-Jean-sur- Richelieu. L intervention proposée revêt un caractère opérationnel et implique un impact à court terme sur les usagers, les organismes, les partenaires et l organisation même du Service des loisirs et bibliothèques ainsi que sur le Conseil municipal. ii
LEXIQUE Activité : ensemble des actes organisées, structurées ou libres pouvant nécessiter l accès à des services associés aux pratiques de loisir. Adulte : toute personne physique âgée de 18 ans et plus. Aîné : toute personne physique âgée de 55 ans et plus. Enfant : toute personne physique âgée de moins de 18 ans. Équipement : ensemble du matériel nécessaire au développement d un champ d activité. Exigence : condition ou pré-requis à respecter. Famille : cellule de base de notre société et lieu d apprentissage et de socialisation des individus. Elle est constituée d au moins deux personnes qui entretiennent entre elles une relation intergénérationnelle et un lien d autorité parentale. Elle se traduit aujourd hui par différents types - le modèle traditionnelle père-mèreenfant(s), les familles monoparentales et les familles recomposées. (réf. Politique familiale). Initiation : L individu acquiert les connaissances et développe les habiletés et les aptitudes nécessaires à la pratique d une discipline sportive; l initiation est fondamentalement une démarche pédagogique qui doit favoriser l expression du jeu inhérent à la discipline. (réf. Regroupement loisir Québec, 1984). Organisme à but non lucratif : personne moral constituée, en vertu de la troisième partie de la Loi sur les compagnies. Organisme local : celui dont la mission couvre une partie ou la totalité de la ville de Saint-Jean-sur-Richelieu, dont l activité est habituellement réalisée sur le territoire de ladite municipalité et qui est composé d un minimum de 80% de citoyens de Saint-Jean-sur-Richelieu. Organisme régional : celui dont la mission couvre au moins la population de deux villes sur le territoire de la M.R.C. dont la Ville de Saint-Jean-sur- Richelieu et qui est composé d un minimum de 30% de citoyens de Saint-Jean-sur-Richelieu. Organisme reconnu : organisme qui est administrativement reconnu par résolution du Conseil municipal et qui a accès aux différents types de soutien. L obtention et le maintien de ce statut sont liés au respect d un certain nombre de critères. Organisme non reconnu : organisme qui ne possède pas de reconnaissance administrative et qui n a pas accès aux différents types de soutien. iii
Reconnaissance : processus administratif par lequel certains organismes se font reconnaître par la municipalité et constitue le pré-requis pour l obtention de services. Récréation : axée sur le jeu et sur le plaisir de participer à la pratique d une discipline sportive, la récréation répond davantage à l univers du jeu qu à celui de la performance. Les règles de l encadrement soutiennent de façon harmonieuse le déroulement du jeu tout en permettant le divertissement et le délassement des pratiquants à l intérieur des caractéristiques essentielles de la discipline (réf. Regroupement loisir Québec, 1984). Résident : toute personne physique ayant son domicile sur le territoire de la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu. Est également considérée comme résident toute personne physique, propriétaire d un immeuble ou locataire d un espace commercial situé sur le territoire de la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu. iv
CHAPITRE 1 ORIENTATIONS MUNICIPALES 1.1 Bilan des politiques adoptées par le Conseil La définition des paramètres de cette politique implique l adoption d orientations municipales qui caractériseront l intervention du Service des loisirs et bibliothèques. Dans une démarche antérieure, le Conseil municipal a produit et/ou adopté différents documents qui précisent les priorités suivantes : 1.1.1 Dans le Guide de la planification stratégique Améliorer l image distinctive de la Ville et de la région afin d en exploiter leur potentiel à sa juste valeur Poursuive, développer et augmenter la concertation et la cohésion entre tous les partenaires régionaux. Revitaliser le centre-ville de Saint-Jean-sur-Richelieu par l optimisation de son image de marque en tant que cœur vivant et dynamique de la région. 1.1.2 Dans la politique familiale Offrir une plus grande accessibilité aux sports, aux loisirs et aux activités culturelles Encourager la tenue d activités intergénérationnelles Intégrer la préoccupation envers les familles dans l organisation des activités et des événements sportifs, culturels et de loisirs Contribuer à faire en sorte que toutes les décisions de l administration municipale puissent être prises à la lumière des impacts sur la famille 1.1.3 Dans le plan d action relatif aux obstacles à l intégration des personnes handicapées Tenir compte de la réalité des personnes handicapées dans l organisation des loisirs municipaux Faciliter l intégration des personnes handicapées dans les programmes de loisirs Considérer les organismes communautaires comme des partenaires privilégiés et faciliter leur rôle par une meilleure reconnaissance Maintenir les liens avec les organismes communautaires pour les personnes handicapées 1
Faciliter l accréditation d organismes communautaires pour personnes handicapées Mettre à la disposition des organismes communautaires des salles accessibles, adaptées et à des prix abordables 1.1.4 Dans la politique culturelle Affirmer le rôle de la municipalité en matière d arts et de culture Consacrer, au sein de la structure administrative, des unités et ressources dédiées aux arts et à la culture pour ainsi confirmer l importance accordée à ces secteurs et favoriser la continuité de l intervention municipale Favoriser l accessibilité aux arts et à la culture pour tous les citoyens Se doter de stratégies favorisant l accessibilité des citoyens aux activités, aux événements et aux programmes d arts et de culture et favoriser l adhésion des intervenants et des organisateurs oeuvrant auprès du public à ces stratégies. Actualiser l offre déployée de façon à ce qu elle corresponde aux besoins, tendances et attentes de la population et soutenir les intervenants et organisation du milieu en ce sens. Mettre en valeur et promouvoir le milieu culturel artistique et patrimonial johannais Adopter des stratégies visant à assurer une meilleure vitrine pour les créateurs, artistes, artisans et travailleurs culturels ainsi que le patrimoine johannais. Soutenir la bonification du réseau de diffusion et favoriser la prestation des réalisations locales Initier et encourager les activités d animation, de communication, de promotion et de diffusion mettant l accent sur les arts, la culture et le patrimoine johannais. Soutenir le milieu des arts, de la culture et du patrimoine Se doter de politiques et de programmes de reconnaissance et de soutien destinés aux créateurs, artistes, artisans, travailleurs et organisations oeuvrant dans le domaine des arts, de la culture et du patrimoine 2
1.2 Principes directeurs municipaux Outre les orientations décrites précédemment, la Ville adopte les principes directeurs suivants : La Ville reconnaît que la vitalité municipale repose entre autre sur l offre de loisir comprenant la vie culturelle, sportive et communautaire; La Ville reconnaît que la qualité de vie du citoyen repose en partie sur la mise en commun de toutes les ressources dont dispose la communauté et sur une répartition équitable de celles-ci en fonction de la nature des besoins et des priorités établies; La Ville se reconnaît le statut de principal maître d œuvre en loisir et assume un rôle de soutien à la réalisation des projets de la communauté; La Ville reconnaît que le citoyen est le premier acteur du loisir municipal, qu il joue un rôle de premier plan et qu il se trouve au cœur de l organisation des loisirs au sein de son territoire; La Ville reconnaît que des actions du Service des loisirs et bibliothèques de même que de celles de l ensemble des intervenants et des organismes en matière de loisir, émergent une meilleure qualité de vie pour ses citoyens favorisant un rayonnement positif de la municipalité et un pouvoir d attraction; La Ville reconnaît le rôle du Service des loisirs et bibliothèques et de l ensemble des intervenants et des organismes en matière de loisir pour l émergence d une image distincte pour la municipalité. 3
CHAPITRE 2 CADRE D INTERVENTION DU SERVICE DES LOISIRS ET BIBLIOTHÈQUES 2.1 Mission du Service des loisirs et bibliothèques Le Service des loisirs et bibliothèques a pour mission de contribuer à l amélioration de la qualité de vie de l ensemble des citoyens en leur permettant de développer des habilités, d acquérir des connaissances et de se divertir par la pratique d activités de loisir et par l accès à des services et infrastructures. 2.2 Champ d intervention du Service des loisirs et bibliothèques Le Service des loisirs et bibliothèques oeuvrent auprès des champs d intervention : Culture Sport Communautaire récréatif Communautaire développement social (voir note) Note concernant le champ Communautaire développement social : L'intervention de la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu dans le domaine du développement social n'est pas définie. Le mandat actuel du Service des loisirs et bibliothèques est centré sur le loisir. Cependant, la pression grandit en raison du nombre croissant d'organismes en développement social qui sollicitent un soutien auprès des autorités municipales. Il faut ajouter que l'intersectorialité s'impose de plus en plus dans les pratiques, impliquant le décloisonnement des interventions et le développement de nouvelles approches, et ce, dans une vision globale du développement local. Lorsque l on parle de développement social nous faisons référence à ce qui touche la santé, les services sociaux, l éducation populaire, la défense des droits, l aide à la personne, etc. Ces organismes interviennent également dans divers domaines du ressort du gouvernement du Québec via différents réseaux, tel celui de la Santé et des services sociaux. Par ailleurs, contrairement aux organismes de loisir, ils ont accès dans certains cas à diverses formes de support financier, technique et professionnel provenant de différents organismes ou programmes gouvernementaux, desquels il faudra tenir compte dans le développement d'une politique de soutien à leur égard. Ainsi, il est décrété qu un statut quo sera en vigueur dans la reconnaissance et dans le soutien accordés aux organismes identifiés à ce champ d intervention jusqu à ce qu une démarche de réflexion et d analyse du milieu sociocommunautaire soit entreprise. Ce qui permettra d élargir le champ d intervention du Service des loisirs et bibliothèques afin d y inclure le support des organismes de développement social. Néanmoins, les demandes actuelles de ces organismes seront traitées au cas par cas sur la base de cette politique et de ses principes. 4
2.3 Principes directeurs du Services des loisirs et bibliothèques Le Service des loisirs et bibliothèques reconnaît le principe de la prise en charge autonome par le citoyen de l organisation de son loisir et favorisera prioritairement les projets émanant de la communauté johannaise. Il se reconnaît également un rôle de facilitation auprès des organismes, partenaires et mandataires en matière de loisir. Le Service des loisirs et bibliothèques se reconnaît un rôle d initiateur de projets ou d activités lorsque l offre est inexistante ou peu abordable et jugée nécessaire. Le Service des loisirs et bibliothèques reconnaît sa responsabilité dans la diversité et l accessibilité aux infrastructures et aux services pour tous les citoyens eût égard aux caractéristiques personnelles, économiques, éducatives, sociales et culturelles. Le Service des loisirs et bibliothèques reconnaît l importance de la mise en commun des ressources du milieu pour l amélioration de la qualité de vie des citoyens et compte soutenir prioritairement les actions et les projets favorisant les partenariats. Le Service des loisirs et bibliothèques se reconnaît un rôle de maître d œuvre en matière d animation et de gestion des bibliothèques. Le Service des loisirs et bibliothèques reconnaît son rôle dans l application des différentes politiques municipales actuelles et futures se rattachant à des responsabilités reliées aux pratiques de loisir. Le Service des loisirs et bibliothèques reconnaît la pratique initiation et récréation comme prioritaire dans chaque champ d intervention. 2.4 Mandats du Service des loisirs et bibliothèques Instaurer des mesures de consultation et de concertation dans le milieu. Privilégier le développement de partenariats avec les institutions publiques, les organismes du milieu, le secteur privé et les organismes complémentaires à ses champs d intervention pour assurer un accès élargi aux ressources et services. Offrir une programmation d activités qui répond à l évolution et à la pluralité des besoins des citoyens. Promouvoir le loisir favorisant la circulation et la diffusion de l information dans l ensemble du milieu de façon à créer une synergie entre les intervenants. 5
Planifier, développer, entretenir et opérer les infrastructures et les services requis dans la pratique du loisir en tenant compte des besoins identifiés provenant de l ensemble des citoyens et des organismes. Planifier, développer et gérer un réseau de bibliothèques municipales. Contribuer à l éclosion et à la pratique d une vie culturelle dynamique conformément à la politique culturelle. Contribuer au développement de la qualité de vie des jeunes, de la famille et des personnes handicapées conformément à la politique familiale et la Loi sur les personnes handicapées. Soutenir les initiatives des citoyens et du milieu pour leur contribution aux pratiques de loisir de la Ville. Valoriser l action bénévole. Assurer une saine gestion des ressources et des services reliés à la pratique de loisir. 2.5 Type d intervention La mise en œuvre du mandat du Service des loisirs et bibliothèques implique les types d intervention suivants en ordre de priorité : Priorité 1 : Soutien et développement Le Service des loisirs et bibliothèques apporte un soutien dans le cadre d une offre de service et de programmation reliée à ses champs d intervention et développe des projets en collaboration avec le milieu. Mode d action : Concertation Consultation Diffusion de l information Répartition de services professionnels, physiques, techniques et logistiques. Priorité 2 : Programmation Le Service des loisirs et bibliothèques est l initiateur de différentes offres de service et de programmation reliés à ses champs d intervention. Mode d action : Planification Organisation Réalisation 6
Diffusion de l information Répartition de services professionnels, physiques, techniques et logistiques. Priorité 3 : Coproduction Le Service des loisirs et bibliothèques partage des responsabilités reliées à l offre de service et de programmation des différents partenaires et organismes reliés à ses champs d intervention. Mode d action : Association avec des organismes ou programmes provinciaux et fédéraux Planification Organisation Réalisation Diffusion de l information Répartition de services professionnels, physiques, techniques et logistiques. 7
CHAPITRE 3 LA RECONNAISSANCE DES ORGANISMES Le processus de reconnaissance a pour but de définir et de préciser le statut des organismes qui sollicitent le soutien de la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu. Ce statut conféré est essentiel pour avoir accès aux mesures de support. En fait, il permet de déterminer les services que les organismes peuvent obtenir de la part de la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu pour la réalisation de leurs activités ou de leurs programmes tout en tenant compte des ressources humaines, logistiques, techniques et financières disponibles. Le statut de reconnaissance permet aux organismes de bénéficier d une reconnaissance officielle des autorités municipales pour leur contribution aux pratiques de loisir. Il leur procure une crédibilité et une valeur de marque sur le territoire par une identification formelle comme partenaire du Service des loisirs et bibliothèques pour leurs actions dans la communauté et pour leur apport à la vitalité municipale. 3.1 Objectifs généraux Rendre accessible la reconnaissance et le soutien et optimiser l utilisation des ressources disponibles pour les organismes oeuvrant sur le territoire de la Ville dans les domaines desservis par le Service des loisirs et bibliothèques. Harmoniser la façon d intervenir dans les domaines desservis par le Service des loisirs et bibliothèques ainsi que le processus d accès aux mesures de reconnaissance et de soutien aux organismes. Permettre aux intervenants et aux élus municipaux de faire des choix équitables, en fonction des priorités de la Ville en matière de reconnaissance et de soutien aux organismes en fournissant un encadrement administratif précis et connu de tous les intervenants. Appuyer les efforts des bénévoles et répondre aux besoins des organismes associés à la pratique d activités de loisir. Exercer un leadership favorisant la concertation de l ensemble des acteurs du milieu. 8
3.2 Objectifs spécifiques Déterminer les organismes à qui la Ville peut offrir une reconnaissance et un soutien en établissant une classification des organismes reconnus par la Ville. Établir le type et le niveau de soutien offert selon la classification de reconnaissance de l organisme. Définir les critères, exigences et procédures relatives à la reconnaissance de l organisme. Procéder à la signature d ententes de reconnaissance entre les organismes reconnus et le Service des loisirs et bibliothèques. 3.3 Critères généraux de reconnaissance La reconnaissance d un organisme par la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu implique des obligations aux deux parties. Note : Les critères suivants doivent apparaître dans chaque entente exception faite pour les organismes possédant le statut de mandataire et de partenaire. 3.3.1 Au niveau juridique Être un organisme à but non lucratif, incorporé en vertu de la troisième partie de la Loi sur les compagnies ou de bénéficier d un statut juridique en vertu de d autres instances légalement reconnues. Pour les organismes existants, un délai de six mois est accepté pour se conformer à ce critère, à partir de la date d entrée en vigueur de la politique par résolution du Conseil. Pour les nouveaux organismes, un délai de six mois est accepté pour se conformer à ce critère à partir de la date de demande de reconnaissance. Maintenir actif, auprès du Registraire des entreprises, son statut d organisme à but non lucratif. Respecter les exigences des lois, politiques et règlements municipaux, provinciaux et fédéraux. 3.3.2 Au niveau administratif Avoir son siège social à Saint-Jean-sur-Richelieu. Se conformer à des obligations de transparence dans son fonctionnement administratif soit : Détenir des règlements généraux à jour 9
Détenir un bilan des activités de l organisme Détenir des états financiers selon les principes comptables généralement reconnus Note : Dans certains cas, détenir un bilan vérifié peut être exigé lorsque le budget est supérieur à 100 000 $. Posséder une structure démocratique. Être régi par un Conseil d administration (CA) ouvert à tous les membres Avoir un membership ouvert sauf restriction par des règles fédératives ou gouvernementales Regrouper un minimum de 15 participants Avoir un minimum de 80% des administrateurs résidents de Saint-Jean-sur- Richelieu. Le cas échéant, être membre de la fédération encadrant la discipline et s engager à le demeurer. 3.3.1 Au niveau de l intervention Oeuvrer dans un des champs d intervention du Service des Loisirs et bibliothèques et correspondre aux orientations municipales. Offrir des activités ou des services qui sont cohérents avec les objets définis dans ses lettres patentes. Démontrer sa capacité de prise en charge et d autofinancement. Être accessible à la participation de la population de la Ville de Saint-Jean-sur- Richelieu. Privilégier la population de la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu. Tenir des activités sur le territoire de la Ville, sauf lorsque des lieux particuliers sont requis pour la pratique des activités des membres (tournois, compétitions, etc.). Pour les organismes sportifs, offrir obligatoirement une pratique de niveau initiation et récréation. 3.3.4 Au niveau de l unicité et de la pluralité de l action Éviter tout dédoublement d activités, de services ou d objectifs pouvant être offert par d autres organismes reconnus. Note : L application de la notion de dédoublement peut être différente selon le champ d intervention. À cet égard, la Ville se réserve un droit de regard qui est sans appel. 10
3.4 Procédure de demande de reconnaissance Note : Pour les organismes requérant le statut de mandataire et de partenaire, l ensemble de la procédure mènera à la signature d un protocole d entente négocié avec la direction du Service des loisirs et bibliothèques inspiré des critères et exigences de la présente politique. Compléter et acheminer le formulaire de demande Tout organisme répondant aux critères généraux de reconnaissance et désireux d être reconnu par la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu doit compléter le formulaire de demande prévu à cet effet et le faire parvenir à la direction du Service des loisirs et bibliothèques. Étude de la demande de reconnaissance et de soutien La direction du Service des loisirs et bibliothèques procédera à l étude du dossier de l organisme en fonction des principe généraux suivants: Autonomie de l organisme Ampleur de l offre de service Notoriété et rayonnement Pertinence des activités et des services Partenariat établi et concertation avec l ensemble du milieu Retombés dans la communauté Contribution à la vitalité et au dynamisme municipal Réponse de la demande Après étude de la demande, la Direction du Service des loisirs et bibliothèques transmet ses recommandations au Conseil municipal pour acceptation s il y a lieu. Toute acceptation ou refus se verra confirmé par écrit par le Service des loisirs et bibliothèques dans une lettre transmise à l organisme demandeur. Période de validité de la reconnaissance Le statut de reconnaissance demeure valide avec la satisfaction des critères et des exigences reliés à la reconnaissance de même que le respect des mises à jour du dossier de l organisme. 11
Révocation de la reconnaissance Tout organisme qui ne répond pas aux critères et exigences reliés à la reconnaissance verra son statut d organisme reconnu révoqué par le Conseil municipal sous recommandation du Service des loisirs et bibliothèques de même que tous les services auxquels il pouvait requérir auprès de la Ville de Saint-Jeansur-Richelieu. 3.5 Classification des organismes éligibles à la reconnaissance 3.5.1 Définition de la classification des organismes A- Type de clientèle Les organismes de catégorie jeune ou famille offrent des activités s adressant exclusivement à des personnes âgées de moins 18 ans ou qui offrent des activités s adressant à des personnes qui entretiennent entre elles une relation intergénérationnelle et un lien d autorité parentale (réf. Politique familiale). Les organismes de catégorie adulte offrent des activités s adressant exclusivement à des personnes âgées de 18 ans et plus. Les organismes de catégorie personne aînée offrent des activités s adressant à des personnes de 55 ans et plus. Les organismes de catégorie personne handicapée offrent des activités s adressant à des personnes ayant une déficience entraînant une incapacité significative et persistante et qui est sujette à rencontrer des obstacles dans l'accomplissement d'activités courantes (réf. Article 1 de la Loi assurant l exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale). B- Catégorie d organisme Les organismes culturels offrent des activités qui font appel aux capacités de création, de diffusion et de conservation des trois groupes de manifestation qu est l art, le langage et la technique. La culture comprend les arts visuels, les arts de la scène, le patrimoine, l histoire, la muséologie, les métiers d art, la littérature et les arts médiatiques. Les organismes sportifs offrent une pratique d activités physiques qui font appel à des aptitudes et habiletés physiques et techniques nécessitant un équipement et des installations spécifiques et qui s exercent sous la forme de compétition organisée suivant des règles reconnues. 12
Les organismes communautaires récréatifs offrent une pratique d activités de temps libre dans un but de divertissement, de détente, de plaisir et qui mettent en valeur la notion d hédonisme. Les organismes communautaire en matière de développement social regroupent l ensemble des approches et des façons de faire qui permettent aux citoyens de participer activement à la vie en société en améliorant leurs conditions de vie et en souscrivant au développement du potentiel des individus et de la collectivité. Les organismes mandataires sont des organismes qui par leur action offrent un service que le Service des loisirs et bibliothèques tient de façon importante à voir être offert à ses citoyens. Ces organismes peuvent être mandatés pour offrir une programmation ou pour développer un champ d activités. Le Service des loisirs et bibliothèques entend donner prépondérance à ces organismesmandataires et précisera sa forme de soutien par un protocole d entente signé par les deux parties. Il y référera toute personne souhaitant doubler leur action dans le milieu. Il s engage également à ne pas soutenir leur action mais plutôt à favoriser leur concertation et/ou leur fusion avec l organisme mandataire. Les organismes partenaires sont des acteurs sociaux concernés ou impliqués dans un projet identique et/ou d intérêt commun avec le Service des loisirs et bibliothèques visant une augmentation d efficacité et/ou de résultat visant une économie de ressources. Ces partenaires peuvent également œuvrer dans le domaine du financement des champs d intervention du Service des loisirs et bibliothèques ou des champs complémentaires à son action. 13
3.5.2 Tableau synthèse de la classification des organismes éligibles à la reconnaissance Pour jeune ou pour la famille Pour adulte Pour aîné Pour personne handicapée Mandataire Culturel Récréatif Communautaire Développement social Sport Partenaire Financement Autres. 14
3.6 Exigences relatives au statut de reconnaissance Les organismes reconnus doivent se conformer à des exigences générales lors de l octroi du statut de reconnaissance. Les organismes mandataires et partenaires doivent se référer aux exigences détaillées dans le protocole d entente. Un tableau synthèse est disponible en annexe I 3.6.1 Exigences générales Fournir une copie des lettres patentes de l organisme et des règlements généraux Fournir un bilan des activités Fournir des états financiers Note : Dans certains cas, détenir un bilan vérifié peut être exigé lorsque le budget est supérieur à 100 000 $. Accepter qu un représentant du Service des loisirs et bibliothèques assiste occasionnellement à titre d observateur aux réunions du CA Fournir une liste à jour des membres du CA Se conformer aux exigences spécifiques aux communications visuelles selon le point 3.6.3 de la présente politique. Faire connaître la date à l avance de l assemblée générale annuelle (AGA) ou assemblée spéciale à ses membres et à la Ville Informer la Ville de tout changement au CA, siège social et règlement généraux Fournir une résolution du CA engageant l organisme à respecter les critères et exigences reliés au statut de reconnaissance contenus dans la présente politique Fournir une copie du procès-verbal de l assemblée générale annuelle et des assemblées spéciales Fournir le bilan des activités de l organisme Se conformer à ce que les 80% des participants soient résidents de la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu 3.6.2 Exigences sur demande Fournir une copie des procès-verbaux Se conformer à remettre ou produire tout document ou rapport Fournir les coordonnées de ses membres ou participants Fournir la date et l ordre du jour des réunions du CA Détenir une police d assurance responsabilité civile dépendamment de la nature des activités 15
3.6.3 Exigences spécifiques aux communications visuelles Fournir le logo de l organisme au régisseur répondant dans un format usuel (format JPEG, couleur RGB). Installer à l entrée publique de son local principal, lorsqu il en a un, une affiche fournie par le Service des loisirs et bibliothèques spécifiant la mention «Organisme reconnu». Lors d événements spéciaux, apposer les affiches promotionnelles fournies par le Service des loisirs et bibliothèques faisant la promotion du soutien de la Ville. Apposer le pictogramme «Organisme reconnu» sur toutes ses publications écrites ainsi que sur son site Internet, le cas échéant. Se conformer aux règles graphiques lors de l utilisation du symbole «Organisme reconnu» : Ce logo occupera au moins le même espace que le plus important partenaire de l organisme (ex. : un commanditaire). Il doit être visible et lisible en proportion du format de l affiche. Cette publication peut être : une affiche, un dépliant, un feuillet publicitaire, un carton d invitation ou n importe quel support d information publicitaire faisant la promotion d une activité de l organisme. À cet égard, le Service des loisirs et bibliothèques peut en tout temps fournir à l organisme le Cahier des normes graphiques de la municipalité. 3.6.4 Exigence obligatoire et spécifique aux organismes oeuvrant auprès des jeunes et des personnes souffrant d une déficience intellectuelle Procéder à la signature et l application de l entente sur le filtrage des candidats appelés à œuvrer auprès des personnes vulnérables. Notes : Cette entente est disponible au Service de police. 16
CHAPITRE 4 LE SOUTIEN OFFERT AUX ORGANISMES RECONNUS PAR LA VILLE Ces différentes mesures de support sont disponibles selon une priorité établie à chacun des types de soutien et selon les ressources disponibles. Les délais de réponse des services offerts par le Service des loisirs et bibliothèques dépendent de la disponibilité du personnel, du volume des demandes et du délai d avis par le demandeur. Le Service des loisirs et bibliothèques fera tout en son pouvoir pour satisfaire le demandeur mais ne peut s engager à garantir le service demandé dans les délais demandés. En cas d incapacité pour le Service des loisirs et bibliothèques d offrir le service demandé ou de retard prévu, le demandeur sera avisé par le régisseur répondant. 4.1 Soutien professionnel 4.1.1 Clientèle concernée Le soutien professionnel est offert aux organismes à but non lucratif indépendamment de leur statut de même qu à l ensemble des citoyens requérants. Il est possible en tout temps d obtenir ce type de soutien pour la réalisation de leurs activités. 4.1.2 Nature du soutien professionnel Par ce soutien, le Service des loisirs et bibliothèques accompagne les organismes dans la réalisation de leurs activités en leur offrant des services conseils. Un organisme reconnu se voit assigné un régisseur qui agit à titre de répondant unique et par qui il achemine l ensemble de ses demandes adressées à la structure municipale. Les services conseils offerts portent notamment sur ; Consultation et concertation : la programmation le financement la communication, l information, la publicité et la promotion la gestion du personnel la résolution de problème la formation la conception, la planification et l organisation d activités ou événements 17
l administration et la comptabilité le budget aménagement d infrastructure la vie démocratique des organismes à but non lucratif : - l incorporation et les aspects légaux - la rédaction et les aspects légaux - le fonctionnement du CA - les procédures d assemblée Relation inter-services municipaux traitement des demandes des organismes Remerciement des bénévoles organisation de la soirée des bénévoles Note : Il est possible de consulter la Politique du bénévolat en annexe XXII 4.1.3 Procédure Pour les organismes reconnus, toute demande de soutien professionnel doit être acheminée auprès du régisseur responsable du dossier de l organisme et qui agit à titre de répondant unique pour la gestion de l ensemble des demandes adressées à la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu. Pour les autres organismes et citoyens, toute demande de soutien professionnel doit être adressée à la réception du Service des loisirs et bibliothèques situé au Centre culturel Fernand-Charest au 190, rue Laurier ou en composant le 450 357-2157. 4.2 Soutien financier 4.2.1 Nature du soutien financier Les demandes d assistance financière seront traitées par une éventuelle politique de soutien financier. Certains organismes feront l objet d un protocole d entente avec le Service des loisirs et bibliothèques détaillant l aide financière accordée. La reconnaissance d un organisme ne vient en rien garantir une assistance financière de la part de la Ville. 18
Actuellement, toutes les demandes seront traitées au cas par cas. Le Service des loisirs et bibliothèques utilisera son pouvoir de recommandation auprès du Conseil municipal pour les organismes à but non lucratif reconnus et non reconnus uniquement pour des événements ou projets spéciaux requérant un montant de plus de 1 000 $. Pour les activités régulières des organismes reconnus, le Service des loisirs et bibliothèques utilisera son pouvoir de recommandation lorsque le soutien demandé est non disponible au Service des loisirs et bibliothèques et que l assistance financière est jugée pertinente et essentielle. 4.2.2 Procédure Pour les organismes reconnus pour les projets ou événements spéciaux de plus de 1 000 $ : Remplir le formulaire «Demande d assistance financière» et le faire parvenir au régisseur répondant. L utilisation du courrier électronique est privilégiée, mais il est également possible de se présenter à la réception du Service des loisirs et bibliothèques au 190 rue Laurier, ou de télécopier ledit formulaire rempli au 450 357-2288. Après étude du dossier, le régisseur fera ses recommandations auprès du Conseil municipal et informera l organisme du résultat de la démarche. Pour les organismes non reconnus pour les projets ou événements spéciaux de plus de 1 000 $ : Remplir le formulaire «Demande d assistance financière» et le faire parvenir au chef de Division programmes et services. L utilisation du courrier électronique est privilégiée, mais il est également possible de se présenter à la réception du Service des loisirs et bibliothèques située au Centre culturel Fernand-Charest, 190 rue Laurier ou de télécopier le formulaire au 450 357-2288. Après étude du dossier, le chef fera ses recommandations auprès du Conseil municipal et informera l organisme du résultat de la démarche. Pour les projets ou événements spéciaux de moins de 1 000 $ : Les demandes doivent être adressées directement au bureau de Monsieur le Maire au 188, rue Jacques-Cartier Nord au Casier Postal 1025, J3B 7B2. 19
4.3 Soutien physique 4.3.1 Clientèle concernée Le soutien physique s adresse aux organismes reconnus, aux organismes à but non lucratif, non reconnus aux organismes privés et aux citoyens selon l ordre de priorité décrite au point 4.3.5. 4.3.2 Nature du soutien physique Par ce soutien, le Service des loisirs et bibliothèques met à la disposition des organismes un certain nombre de plateaux appartenant à la Ville de Saint-Jean-sur- Richelieu ou à ses partenaires selon les dispositions des protocoles d entente en vigueur et ce, pour une utilisation sur une base temporaire ou permanente. Le Service des loisirs et bibliothèques se réserve un droit de regard quant à l acceptation ou le refus de tout prêt ou location de plateaux. A- Définition de plateau Espace intérieur ou extérieur sur lequel il est possible d aménager des équipements permettant la réalisation d activités reliées au loisir B- Type de plateau Surface glacée : patinoire intérieure et patinoire extérieure Aréna municipal Colisée Isabelle-Brasseur etc Surface non glacée : espace de la patinoire intérieure Aréna municipal Colisée Isabelle-Brasseur Salle de spectacle : salle polyvalente équipée d une scène avec équipement d éclairage et de sonorisation Centre culturel Fernand-Charest Cuisine : local voué à la préparation de repas Centre culturel Fernand-Charest 20
Terrain sportif : espace extérieur réservé et aménagé pour la pratique d une activité sportive Surface multisport Terrain de soccer Terrain de tennis Terrain de jeux de fer Piste d athlétisme Terrain de balle Terrain de football Terrain de BMX Terrain de pétanque Local : salle permettant la réalisation des activités de l organisme Petite salle : moins de 50 m² pouvant servir à des fins divers Grande salle : plus de 50 m² pouvant servir à des fins divers incluant gymnase : local voué à la pratique d activité physique Bureau : local de superficie inférieure à 500 pi² destiné à des fins d administration (entreposage de la documentation, équipement de bureau, personnel d encadrement, etc.) Entrepôt : local destiné au rangement de matériel C- Type d utilisation Utilisation non permanente : prêt ou location de plateau comportant une confirmation écrite de réservation. Utilisation permanente : prêt ou location de plateau comportant un bail ou un protocole d entente. Ce type d utilisation peut se faire de façon exclusive ou non exclusive. D- Vocation des immeubles et des plateaux Il existe différentes vocations attribuées aux immeubles et aux plateaux : 1) Spécifique à une activité 2) Spécifique à un champ d intervention 3) Universelle Ces vocations serviront de lignes directrices dans l ordre de priorité d utilisation des plateaux. 21
Immeubles à vocation spécifique Pour le champ d intervention culturel Centre culturel Fernand-Charest (secteur Saint-Jean) Centre Ernest-Thuot (secteur Iberville) Bibliothèque et Édifice Tourin (secteur L Acadie) Pour le champ d intervention sportif Colisée Isabelle-Brasseur (secteur Saint-Jean) Aréna municipal (secteur Saint-Jean) Complexe sportif Claude-Raymond (secteur Saint-Jean) Pour le champ d intervention communautaire (secteur Saint-Jean) Centre des aînés johannais (secteur Saint-Jean) Centre Notre-Dame-de-Lourdes (secteur Saint-Jean) Chalet du parc J.-Paul-Beaulieu (secteur Saint-Jean) Bâtiment d appoint du parc-école Saint-Gérard (secteur Saint-Jean) Chalet du parc Joie-de-Vivre (secteur Saint-Jean) Chalet du parc Notre-Dame-de-Lourdes (secteur Saint-Jean) Bâtiment d appoint du parc Marquis-de-Montcalm (secteur Saint-Jean) Chalet des loisirs de L Acadie (secteur L Acadie) Bâtiment d appoint du parc René-Lévesque (secteur Saint-Jean) Immeubles universels L ensemble des immeubles sur le territoire de la ville autre que ceux mentionnées précédemment. 4.3.3 Conditions de réalisation A- Équipements concernés Seuls les équipements disponibles dans les plateaux prêtés ou loués sont mis à la disposition de l utilisateur. Cependant, pour les organismes reconnus le Service des loisirs et bibliothèques peut fournir du soutien matériel en fonction de la procédure décrite au point 4.5 du présent document. 22
B- Activités autorisées Toute activité reliée aux objectifs poursuivis par les organismes reconnus, par les autres organismes privés ou non et par les citoyens, et qui sont en accord avec les orientations du Service des loisirs et bibliothèques est autorisée. Le Service des loisirs et bibliothèques se réserve le droit d interdire la tenue de toute activité susceptible de causer des dommages ou pouvant porter atteinte à la sécurité, la quiétude ou à la moralité. La location de plateau pour toute activité générant des profits sera refusé aux organismes privés et aux citoyens (ex. : coût d entrée, tarification de cours, etc.) Le Service des loisirs et bibliothèques peut également interdire certains types d activités dans ses plateaux pour des raisons d affectation. En effet, la nature de l activité doit correspondre à la vocation ou la spécificité attribuée aux différents lieux. De plus, le Service des loisirs et bibliothèques peut émettre une interdiction pour des raisons de rationalisation des surfaces. Il est souhaitable de favoriser l utilisation optimale, équitable et efficiente des plateaux de manière à mettre en œuvre les priorités du Service des loisirs et bibliothèques et à éviter la perte d espace due à un usage excessif ou inadéquat. 4.3.4 Responsabilités et engagements Selon la Loi 444 sur le tabac, il est interdit de fumer dans tous les locaux communautaires et scolaires de la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu et la première responsabilité en regard à l application de cette loi incombe à l organisme utilisateur. Des sanctions s y rattachant sont mises en application par le Gouvernement du Québec depuis le 17 juillet 2000. L organisme utilisateur doit, pour des activités impliquant la consommation d alcool soit la vente ou le service, se procurer un permis auprès de la Régie des alcool, des courses et des jeux. Les frais relatifs à la SOCAN devront être acquittés par l organisme pour toute activité impliquant de la diffusion musicale. L organisme utilisateur doit, en tout temps, assurer la responsabilité des lieux requis et des personnes et se conformer aux normes de sécurité et aux règlements régissant leur utilisation. 23
L organisme utilisateur s engage à acquitter les frais de location et à remettre les lieux dans leur état d origine. L organisme utilisateur se tient responsable de tout dommage causé aux espaces alloués (propreté des lieux, bris, actes de vandalisme, incendie, etc.) propriété de la Ville et de ses partenaires et s engage à défrayer les dommages éventuels. À cet égard, tout dommage causé lors d une location ou d un prêt de plateau doit être signalé dans les meilleurs délais auprès du régisseur répondant. 4.3.5 Ordre de priorité d utilisation 1) La Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu En cas d activité jugée essentielle (ex. élections) et du 1 er juillet au 20 août en raison des activités du programme estival, la Ville se réserve la priorité d utilisation des plateaux. À la discrétion de la Direction du Service des loisirs et bibliothèques, il est possible de requérir un plateau ou de relocaliser les activités d un organisme. Cependant, tout sera mis en œuvre pour respecter les horaires des organismes. 2) Les organismes reconnus pour jeune, famille ou personne handicapée 3) Les organismes reconnus pour adulte, aîné 4) Les organismes à but non lucratif local 5) Les organismes à but non lucratif régional 6) Les organismes privés ou le citoyen L utilisation des plateaux par les organismes mandataires ou partenaires sera discuté dans le protocole d entente. 4.3.6 Tarification La location de plateaux est soumise à des coûts conformément à la tarification de la Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu. Certains services sont compris avec chaque location de salle et tout service complémentaire, s il est disponible, sera facturé. De plus, des frais de non utilisation, d annulation, de bris, de dommage et de malpropreté nécessitant un entretien hors norme pourront être facturés au locataire de plateau. 24
A- Programme de soutien aux activités jeunesses et familiales, En dépit du statut de reconnaissance d un organisme, ce dernier peut bénéficier des mesures de soutien physique pour la tenue d activité visant une clientèle à plus de 50% enfant. B- Programme de compensation à la localisation des activités régulières et des bureaux des organismes hors des bâtiments municipaux Il est à noter que seuls les coûts directs associés à la localisation de l organisme seront pris en note (chauffage, électricité, etc.) La Ville se réserve le droit de tenir compte de la situation financière de l organisme pour déterminer l accessibilité aux mesures compensatoires. Lorsqu il y a disponibilité des bâtiments municipaux pour les besoins de l organisme, un calcul sera effectué en tenant compte du coût entre la localisation de l organisme dans des bâtiments municipaux en comparaison avec les coûts de la localisation hors des bâtiments municipaux estimé par le Service des loisirs et bibliothèques. Lorsque le résultat de ce calcul est un coût moins élevé de localisation de l organisme dans les bâtiments municipaux, il n y aura aucune compensation de disponible. Lorsque le résultat de ce calcul est un coût plus élevé de localisation dans les bâtiments municipaux, l organisme est admissible à une compensation équivalente à la localisation de l organisme. Le montant accordé est sujet à approbation du Conseil municipal. En cas de non disponibilité des bâtiments municipaux pour les besoins de l organisme, le calcul de la compensation sera effectué en tenant compte du coût de la localisation hors des bâtiments municipaux estimé par le Service des loisirs et bibliothèques. Le montant accordé sera sujet à approbation du Conseil municipal. C- Programme de gratuité de la salle de spectacle du Centre culturel Fernand-Charest (Cabaret-théâtre Vieux-Saint-Jean) La Ville de Saint-Jean-sur-Richelieu possède annuellement vingt-et-une (21) gratuités de la salle de spectacle du Centre culturel Fernand-Charest qui sont 25