EXCEL & XLCubed 10 raisons d en faire l assise de votre Managed Self-Service BI
Préambule Excel au centre de la solution Si vous manipulez des rapports et tableaux de bord en somme des données - vous connaissez déjà Microsoft Excel comme 750 millions d autres utilisateurs. Aujourd hui, la quantité de données produites et disponibles croît de manière exponentielle, grâce aux réseaux sociaux, aux automates, aux systèmes de gestion, aux résultats de sondages, etc. Tout est devenu mesurable. Par conséquent, en parallèle, il en est de même pour les besoins en matière d exploitation, d analyse, de visualisation, de partage et de communication de ces données c est le domaine de la «Business Intelligence (BI)». Longtemps réservée aux départements Informatique, la Business Intelligence a aujourd hui prouvé sa valeur. Pour être produite, la BI a longtemps nécessité des outils complexes et couteux, mais ces dernières années auront vu l arrivée de nouveaux outils alliant simplicité et puissance. Aujourd hui, la demande pour la «Business Intelligence» connaît une véritable explosion, provoquée à la fois par les besoins et demandes des utilisateurs et par la démocratisation des outils eux même. XLCubed est l un de ces outils, unique dans la mesure ou il transforme l outil favori de tous Microsoft Excel - en un véritable outil frontal BI tant pour l analyse, que pour la visualisation des données, le «reporting «opérationnel et les tableaux de bord. EXCEL & XLCubed Whitepaper page 2
«Managed Self-Service BI» L approche agile de la BI, ou le «Managed Self-Service BI», est une réponse organisationnelle aux demandes toujours croissantes des utilisateurs. Elle est aussi une reconnaissance que les besoins utilisateurs, en matière de BI, seront mieux exprimés et souvent mieux répondus directement par les utilisateurs eux-mêmes. Cependant, pour maximiser la valeur créée et optimiser l efficience des solutions, Evolusys croit que l autonomie des utilisateurs finaux doit tout de même être encadrée et supportée par le service informatique, ou pour les organisations les plus matures, un centre d expertise BI (CEBI). Identification des besoins Identification des solutions Confirmation de l'existence des composants requis Imagination -> Support CEBI Création -> Self-Service Utilisateur Création Itérations jusqu'à résultat final Tableaux de bord / Rapports Validation technique de la solution Mise en place de la sécurité Transport vers production Communication utilisateurs Diffusion / Partage -> Support CEBI Figure 1 - Processus Managed Self-Service BI L encadrement : L encadrement se situera à deux niveaux, en amont pour l identification des solutions répondant à un besoin (données, processus, outils) mais aussi en aval du travail fait par l utilisateur, au moment de la mise à disposition des données vers le reste de l organisation. Avec Excel et XLCubed, cette problématique est résolue par la mise en place de processus simples et efficaces, en relation avec la publication des rapports et tableaux de bord sur le serveur web. Le support : Le support passe par la mise à disposition des utilisateurs de sources de données performantes, complètes et fiables. Le plus souvent, ces sources de données prendront la forme de magasins de données («Data Marts»), comportant une couche sémantique importante. L exploitation de ces sources de données sera rendue possible par des outils tels que XLCubed, lesquels proposent une interface intuitive et performante avec un minimum de formation pour la prise en mains. EXCEL & XLCubed Whitepaper page 3
Raison #1 Peu importe la qualité de vos outils BI, vos utilisateurs souhaiteront exporter les données vers Excel C est un constat que nous avons fait après avoir travaillé avec nombre d utilisateurs, qu ils soient Analyste d affaire, Contrôleur financier, Contrôleur de gestion, Gestionnaire ou Responsable des Ventes. Excel est leur outil de productivité, point final. L exploitation des données de l entreprise avec Excel, enrichi de XLCUBED, permet d en tirer le maximum. La combinaison est simplement logique : Analyse des données dans Excel et design des rapports et tableaux de bord avec XLCUBED. Prenons un exemple concret : Nous devons faire une analyse des ventes sur 500 clients dont j ai reçu la liste, avec les chiffres de ventes de 200 produits classifiés en 20 souscatégories et 5 ans d historique mensuel. J ai également un budget des ventes avec lequel j aimerais calculer les écarts. Dans ce genre de situation, l utilisation d un cube OLAP va permettre de restituer les données de façon instantanée. XLCUBED permet d associer le cube avec ses propres listes et permet d ajouter ses propres données au modèle si celles-ci ne se trouvent pas dans le cube. Dans le cas de Budget ou de Planification, on peut également prévoir très facilement un système de saisie pour ajuster ces chiffres au fil des mois, par un mécanisme de fenêtre glissante. Les données vitales restent centralisées mais mon analyse ad-hoc reste locale et je ne dois pas impliquer le département Informatique pour ce type de besoin. Je peux publier mon analyse sur un intranet à partir d un clic de souris. Raison #2 Au revoir Tableau croisé dynamique, bienvenue Grille Analytique Dimensionnelle Force est de constater que le concept de tableau croisé dynamique a mal vieilli et même s il fait encore l affaire pour des besoins basiques, il montre vite ses limites. XLCUBED a introduit le concept de Grille Analytique Dimensionnelle, celle-ci se distingue par des fonctionnalités avancées de sélection sur les dimensions, de visualisation, de calculs et d interactivité. Les sélections sur les dimensions sont cruciales en analyse multidimensionnelle. Elles vous permettent d effectuer sans peine des analyses de type Pareto, ABC, de sélectionner les clients ou produits répondant aux critères de votre problématique métier. Les visualisations dans les grilles prennent la forme de micrographiques qui trouvent leur source directement sur le cube OLAP. Egalement, l utilisateur a le choix entre différentes représentations pour une flexibilité dans la construction de tableaux de bord. Vos propres calculs peuvent être injectés dans la grille via une simple formule Excel. Ces formules Excel sont traduites par XLCUBED en MDX, le langage natif du cube. Interactivité : Tous les composants XLCUBED peuvent être pilotés par des filtres et des cellules Excel et le composant grille n y échappe pas. Il ajoute un degré supplémentaire d interactivité dans la mesure où un clic sur une cellule peut piloter un ou plusieurs autres composants. EXCEL & XLCubed Whitepaper page 4
Raison #3 Visualiser aide à comprendre Excel permet de faire des graphiques simples à partir de série de chiffres. L analyse visuelle interactive va plus loin et apporte un supplément indéniable dans la communication ou la mise en lumière de faits. Dans XLCUBED, trois moyens supplémentaires sont offerts pour vous aider à comprendre, de façon visuelle. Matrices de graphes : Les matrices de graphes permettent de répéter à l écran le même graphes en lignes et colonnes, de façon juxtaposée et ainsi de comparer les résultats entre eux selon des axes différents. Par exemple, l analyse évolutive de la marge peut-être pratiquée de façon simultanée par produit et par territoire sur différents graphes apparaissant en même temps à l écran et profitant des même possibilités d interaction que les autres composants XLCUBED. TreeMaps : Les TreeMaps permettent de représenter une dimension (produits, clients, ) de façon graphique sous forme de rectangle, une première mesure définit l aire du rectangle et une seconde, la couleur. L intérêt de ce type de visualisation est de mettre comparer deux dimensions non corrélées, et ainsi apprécier rapidement les éléments importants et les exceptions. EXCEL & XLCubed Whitepaper page 5
Cartes géographiques : Les cartes géographiques permettent de représenter les données sur une carte à l aide de points (taille, latitude, longitude) ou encore à l aide de remplissage surfacique de régions, de pays ou de territoire. Le composant de carte utilise les fonds de carte Google maps et permet d être interfacé avec les autres composants de XLCUBED. Optionnellement, les fonds de cartes propres à votre entreprise peuvent être utilisés. Raison #4 Le mode formule, la liberté Le mode formule, c est ce dont rêvent les financiers et les contrôleurs de gestion. Ce mode permet de construire un rapport cellule par cellule, en allant chercher dans la source de données les différents éléments dont on a besoin, le plus souvent en calant sur les entêtes de colonnes et de lignes pour piloter les requêtes. C est l outil rêvé pour la construction d états asymétriques et dynamiques. Raison #5 Le «Look and Feel» Le formatage des rapports et des tableaux de bord est un sujet plus complexe qu il n y paraît. Tout d abord Excel, par nature, n impose aucun cadre mais plutôt un canevas absolument libre, contrairement à la plupart des autres outils de «reporting». Chaque élément peut non seulement être formaté adéquatement, même dynamiquement avec le formatage conditionnel mais ces enrichissements graphiques sont transposés fidèlement sur le web ainsi qu à l impression. Liberté maximale, «Pixel Perfect» EXCEL & XLCubed Whitepaper page 6
Raison #6 Publier en dynamique Quelques clics et c est publié. Le serveur web XLCUBED permet de consulter et d interagir avec les solutions XLCUBED directement à partir d un simple navigateur. Les rapports sont dynamiques, sécurisés, toujours connectés à leur source de données. Mais le serveur peut faire plus comme offrir une interface de construction de rapport, automatiser la production de rapports et l envoi par email, s intégrer dans un portail existant SharePoint ou autre, Raison #7 La Mobilité L application ipad, iphone ou Android n est peut-être pas la plus ludique du marché quand on considère les applications mobiles uniquement. Mis à part cela, elle effectue le travail Avec Excel, nous publions notre rapport sur le serveur XLCUBED, nous allons en réunion muni de notre tablette et nous retrouvons notre rapport dans l application XLCUBED sur tablette. Le gain se situe surtout au niveau pratique, vitesse d exécution et surtout pas de coûts supplémentaire pour avoir quelque chose sur une tablette. Pas de serveur à alimenter d une façon précise avec des fichiers formatés comme ci ou comme cela. Ce que je fais en Excel, je le retrouve sur ma tablette. EXCEL & XLCubed Whitepaper page 7
Raison #8 De office 97 à 2013, de SQL 2000 à 2012 Si vous n avez pas encore Office 2013, pas de panique. XLCUBED est compatible avec toutes les versions d Excel depuis 97 jusqu à 2013. Pareil pour SQL server de Analysis Services 2000 à 2012 incluant les modèles tabulaires (DAX) et les sources relationnelles. Pour les versions Excel 2010 et 2013, XLCUBED peut aussi utiliser PowerPivot comme source de données. Raison #9 La courbe d apprentissage Un avantage indéniable du point de vue utilisateur est de se retrouver dans un environnement qu il connaît déjà. L apprentissage de 80% des fonctionnalités de XLCUBED peut se faire en une journée de formation. Viennent se greffer également, des vidéos qui expliquent, pas à pas, toutes les facettes du produit. Raison #10 Le prix C est le nerf de la guerre, XLCUBED est très compétitif dans un rapport 1 à 5 par rapport à ses compétiteurs direct tout en offrant plus de possibilités. Pourquoi? XLCUBED se repose sur une des solutions existantes : pas besoin pour lui de réinventer un moteur vectoriel ou multidimensionnel, il utilise celui de l offre BI de Microsoft SQL Server que vous avez probablement déjà. Pas besoin non plus de réinventer entièrement une interface utilisateur, nous sommes dans Excel. Le prix tient compte de ce fait, mais maximise aussi les investissements que l on a fait sur la suite Microsoft. Par ailleurs, le modèle de licence est extrêmement simple ; l add-in Excel est par poste de travail et l utilisateur web par accès concurrent. EXCEL & XLCubed Whitepaper page 8
XLCubed, s inscrit parfaitement dans la logique Managed selfservice, avec un composant Excel pour la création et un composant Web* pour la diffusion * supporte aussi SharePoint et ios / Android XLCubed est compatible avec toutes les versions d Excel depuis Office XP jusqu à Office 2013. Et de SQL Server 2000 à SQL Server 2012 multidimensionnel et tabulaire. XLCubed, ajoute des types de graphiques essentiels et interactifs, intégrant les derniers développements dans le monde de la visualisation de données XLCubed, propose deux modes de réalisation de solutions: le mode grille qui permet de créer rapidement des rapports et tableaux de bords dynamiques et un mode cellule-par-cellule, pour les besoins asymétriques et pixel-perfect XLCubed, peut croiser et relier différentes sources de données relationnelles, cubes, tabulaires, dans un seul rapport / tableau de bord. EXCEL & XLCubed Whitepaper page 9
XLCubed Excel Edition Utilise toutes les fonctionnalités de SSAS dans Excel Self Service Reporting & analyse ad(hoc pour l utilisateur métier Slice and dice dynamique en mode grille Reporting libre en mode formule Graphique de type sparklines pour les dashboards Graphique de type Small Multiple pour l exploration des données Planning et Budgeting à l aide du writeback avancé Support Office XP à 2010 Support Analysis Services 2000 à 2012 Tabular / DAX!! XLCubed Web Edition Aucune installation client (pas de plugin 100% web) Les rapports construits en Excel sont publiés sur un portail web : 100% même look-and-feel Reporting ad-hoc et interactif directement depuis le web Accès mobile Design en Excel, déploiement sur iphone/ipad et Androïd Les rapports web sont accessibles avec un navigateur EXCEL & XLCubed Whitepaper page 10
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Ils ont déjà fait confiance à XLCubed Le logiciel est dorénavant disponible en français. Pour plus d information ou pour une démonstration gratuite appelez : Agent officiel XLCubed pour le Québec Au 514 217 2940 Ou écrivez nous à logiciels@dwbiexpert.com EXCEL & XLCubed Whitepaper page 12