SYNDICAT DES AVOCATS ET NOTAIRES DE LA FONCTION PUBLIQUE SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.00 SIÈGE SOCIAL RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE (adopté le 14 mars 1986) (amendé le 30 mai 1986, Art. 22.00) (amendé le 11 janvier 1987, Art. 23.00) (amendé le 15 août 1990, Art. 22.00) (amendé le 13 juin 2007, Art. 17.00) 1.01 Le siège social du Syndicat est situé dans la Ville de Québec, à l adresse déterminée de temps à autre par résolution du Comité exécutif. 1.02 À moins que soit votée une résolution contraire à ce qui suit, le siège social du Syndicat est habituellement situé à l adresse de bureau du président en fonction. SECTION II SÉANCES DU COMITÉ EXÉCUTIF 2.00 LIEU DES RÉUNIONS 2.01 Le Comité exécutif tient ses réunions au siège social ou à tout autre endroit au Québec que détermine le président. 3.00 CONVOCATION 3.01 Le président convoque Ies réunions du Comité exécutif soit par écrit au moins trois (3) jours à I'avance, soit de vive voix au par téléphone au mains vingt-quatre (24) heures avant la réunion. 3.02 En cas d'urgence, les réunions peuvent être convoquées par téléphone sans délai à condition que tous les membres du Comité exécutif en aient été informés. 3.03 Si tous les membres sont présents, une réunion spéciale peut avoir lieu sans aucun avis préalable. 3.04 Le président est tenu de convoquer une réunion du Comité exécutif sur demande écrite de trois (3) des membres de ce Comité et, s'il n'accède pas à cette demande dans les 72 heures de sa réception, ces membres peuvent convoquer eux-mêmes cette réunion par avis écrit transmis à tous les autres membres du Comité au moins deux (2) jours francs avant la date fixée pour la tenue de la réunion.
4.00 RENONCIATION 4.01 Un membre peut toujours renoncer à l avis de convocation relatif à une réunion. Cette renonciation peut être faite par écrit avant ou après la réunion à laquelle l'avis aurait dû se rapporter et elle tient lieu, quant au membre qui la signe, d'avis de convocation. 4.02 La présence d'un membre du Comité à une réunion ou partie de réunion constitue de la part de ce membre une renonciation à tout avis de convocation qui aurait dû ou pu être donne relativement à cette réunion ainsi qu un consentement à la continuation de cette réunion pour discuter des affaires qui y sont présentées. 5.00 ORDRE DU JOUR 5.01 L'ordre du jour d une réunion du Comité exécutif est établi par le président, ou, dans le cas d'une réunion convoquée conformément à l article 3.04 par les membres qui convoquent la réunion, et soumis aux membres au début de chaque réunion. Les membres peuvent, par résolution, y apporter des modifications avant qu'il ne soit adopté. 6.00 PROCÉDURE 6.01 Le président, ou, exceptionnellement, la personne qui peut être désignée par les membres du Comité dans le cas d'une réunion convoquée conformément à l'article 3.04, conduit les délibérations suivant les procédures usuelles régissant les modes de délibération d'un conseil d'administration. 6.02 Seuls les membres du Comité exécutif peuvent assister aux délibérations. Cependant, Ie Comité exécutif peut inviter, lors d'une réunion, toute personne dont il juge la participation utile. 7.00 VOTE 7.01 Les décisions du Comité sont prises à la majorité des voix des membres présents. Ie vote est donné verbalement mais il peut être pris au scrutin secret lorsque demande par deux (2) membres. 7.02 Le président a un droit de votre prépondérant en cas d'égalité des voix. 7.03 Le vote par procuration est prohibé. 8.00 PARTICIPATION PAR TÉLÉPHONE 8.0 I Toute réunion du Comité exécutif peut être tenue par téléphone conférence. De même, un membre du Comité exécutif peut, avec le consentement de tous les membres présents à une réunion du Comité exécutif, que ce consentement soit donné avant, pendant ou après la réunion, participer à une assemblée du Comité exécutif à l aide du téléphone. Ce membre est en pareil cas réputé assister à la réunion.
9.00 RÉSOLUTION TENANT LIEU D'ASSEMBLEE 9.01 Les résolutions écrites, signées de tous les membres habiles à voter sur ces dernières lors des réunions du Comité exécutif ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces réunions. Une telle résolution est conservée avec les procès-verbaux des délibérations du Comité exécutif. 10.00 AJOURNEMENT 10.01 Le président, ou la personne qui préside la réunion, peut, avec le consentement des membres présents à une réunion du Comité exécutif, ajourner toute réunion des membres à une date et dans un lieu qu'il détermine, sans qu'il soit nécessaire de donner un nouvel avis de convocation aux membres. 10.02 Lors de la reprise de la réunion, Ie Comité exécutif peut valablement délibérer conformément aux modalités prévues lors de l'ajournement, pourvu qu'il y ait quorum. Les membres constituant le quorum lors de la réunion initiale ne sont pas tenus de constituer Ie quorum lors de fa reprise de cette réunion. S il n'y a pas quorum à la reprise de la réunion, celle-ci est réputée avoir pris fin à la réunion précédente où I'ajournement fut décrété. SECTION III DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES 11.00 SECRÉTAIRE 11.01 Le secrétaire du Syndicat agit à titre de secrétaire des réunions du Comité exécutif. 11.02 En cas d'absence du secrétaire, Ie Comité désigne une autre personne pour Ie remplacer provisoirement. 12.00 CERTIFICATION DES PROCÈS-VERBAUX 12.01 Outre le président, le secrétaire peut certifier les procès-verbaux, il peut également certifier les extraits des procès-verbaux, les documents et copies qui émanent du Syndicat ou qui font partie de ses archives. 13.00 CONTENU DES PROCÈS-VERBAUX 13.01 Les procès-verbaux des réunions du Comité exécutif portent la signature du secrétaire. Ils sont rédigés d'une façon succincte mettant en relief les sujets discutés et ils contiennent un exposé sommaire des délibérations ainsi que le texte des résolutions adoptées lors de chacune des réunions. Le nombre des votes «pour», «contre» et «abstention» est indiqué sur demande.
14.00 CONTRATS 14.01 Les contrats et autres documents qui engagent le Syndicat, exception faite des chèques, billets et autres effets de commerce, sont signés par le président et le secrétaire. Le Comité exécutif peut, par ailleurs, autoriser par résolution spéciale, toute personne à signer tout document au nom de la corporation. 15.00 EFFETS DE COMMERCE 15.0 I Les cheques, billets et autres effets de commerce tirés sur le compte de la corporation sont signés par le président et le trésorier. Les chèques ou autres effets de commerce acceptés ou endossés au nom de la corporation sont signés par le président ou le trésorier; ces derniers peuvent également endosser seuls les effets de commerce pour fins de dépôt au compte de la corporation. 16.00 DÉPÔTS 16.01 Les fonds de la corporation sont déposés au crédit de la corporation auprès de la CAISSE POPULAIRE DES FONCTIONNAlRES, succursale du Complexe «G», ou à toute autre institution financière située à Québec, déterminée de temps à autre par résolution des membres du Comité exécutif. 17.00 NATURE DES DEPÔTS 17.01 Le président et le trésorier décident, après consultation du Comité exécutif, de la nature des dépôts pouvant être effectués par l association. Ces dépôts, quelle qu'en soit la nature, doivent toujours être garantis en totalité par la Régie de l'assurance-dépôts du Québec ou la Société d'assurance-dépôts du Canada. (Article modifié le 13 juin 2007) 17.02 Malgré le paragraphe 17.01, les dépôts faits au fonds de grève et de négociation peuvent faire l objet de placements par un comité de placement qui doit respecter les obligations de l administrateur du bien d autrui relativement aux règles des placements présumés sûrs. Les placements doivent respecter la politique de placement approuvée par le Comité exécutif. Le comité de placement doit faire rapport régulièrement au Comité exécutif et sa gestion est soumise à la vérification du vérificateur comptable nommé par l assemblée des membres. (Article adopté le 13 juin 2007) 18.00 LES COMITÉS 18.01 II appartient au Comité exécutif de former les comités permanents ou ad hoc qu'il juge appropriés. Le Comité désigne les titulaires dans le cas des comités permanents ou les responsables et les membres dans le cas des comités ad hoc, et, pour ces derniers, il en détermine les pouvoirs, le mandat et le terme. Les membres des comités permanents sont nommés pour un (1) an, leur mandat est renouvelable.
18.02 Les comités permanents sont ceux sur: l'assurance collective, la santé et la sécurité au travail: les relations professionnelles et les demandes de révision. Les autres comités sont des comités ad hoc. 18.03 Le président du Syndicat est membre d office de tous les comités. 18.04 Le titulaire d un comité fait rapport de son mandat au président et, à la demande de ce dernier, il prépare un rapport écrit de ses activités. Ce rapport est remis au Comité exécutif par le président lequel rend compte des activités de ce comité. 18.05 Le responsable d'un comité est nommé parmi les membres du Comité exécutif et il doit rendre compte des activités du comité qu'il supervise. Il doit également fournir un rapport écrit sur demande du Comité exécutif. 18.06 Les membres d un comité ad hoc, Incluant le responsable, déterminent eux-mêmes la procédure de leurs travaux et font un procès-verbal de leurs réunions. 18.07 Les recommandations de tout comité sont soumises au Comité exécutif, lequel est seul juge de leurs applications. 19.00 FRAIS DES COMITÉS 19.01 Les frais de titulaires de comités permanents doivent être préalablement approuvés par le président. Ces frais sont remboursés sur production des pièces justificatives. 19.02 Les frais des membres de comités ad hoc doivent être préalablement approuvés par le responsable d'un tel comité nommé au sein de l exécutif. Ces frais sont remboursés sur production de pièces justificatives. 20.00 REPRÉSENTANTS MANDATÉS 20.01 II appartient en principe au Comité exécutif de désigner au besoin les personnes devant agir à titre de représentants du Syndicat. Ces personnes peuvent être choisies aussi bien à l intérieur qu à l extérieur des effectifs du Syndicat. Le Comité exécutif détermine les pouvoirs, le mandat et le terme de ces représentants. 20.02 Toutefois, en cas d'urgence ou d opportunité de tels représentants peuvent être désignés et mandatés par le président suivant son seul jugement. 21.00 FRAIS DE REPRÉSENTANTS MANDATÉS 21.01 Les frais de déplacement des représentants mandatés par Ie président ou le Comité exécutif leur sont remboursés sur production des pièces justificatives lorsqu'ils sont encourus à I'occasion de réunions d'organismes, commissions ou comités, à moins que ces frais ne soient à la charge de ces organismes, commissions ou comités ou à la charge de I'employeur.
22.00 FRAIS ET DEPENSES DES MEMBRES DU COMITÉ EXÉCUTIF 22.01 Les frais encourus par les membres du Comité exécutif, dans l'exercice de leurs fonctions, leur sont remboursés sur production des pièces justificatives lorsqu'ils sont encourus expressément et exclusivement pour les fins du Syndicat. 22.02 Sous réserve de ]'article 22.03, toute dépense envisagée par I'un ou l'autre des membres du Comité exécutif, à I'exception des frais de déplacement, de repas et de logement, est soumise à l'approbation du Comité exécutif avant d être engagée. (Article modifié le 30 mai 1986) 22.03 Les dépenses courantes, jusqu'à concurrence d'une somme maximale de cinq cents dollars (500,00 $) et les dépenses dans Ie cadre de la négociation des conditions de travail jusqu'à concurrence d'une somme de deux mille dollars (2 000,00 $) peuvent être faites par Ie président sans autorisation préalable du Comité exécutif. (Article modifié Ie 15 août 1990) 23.00 ALLOCATION DE DÉPENSES 23.01 Les membres du Comité exécutif reçoivent une allocation de dépenses. L'allocation de dépenses est déterminée par résolution adoptée de temps à autre par le Comité exécutif et tient lieu de compensation pour les frais d'usage de l'automobile personnelle et tous les autres frais non compensables encourus dans l exécution des fonctions. Aucune réclamation de frais de kilométrage d'un membre n'est de ce fait acceptable à moins qu elle ne fasse suite à un déplacement à l extérieur de la région immédiate de son port d'attache. Toute résolution votée par le Comité exécutif conformément à la présente disposition devient caduque à la date de l assemblée générale annuelle. Malgré ce qui précède, les frais d'utilisation d'automobile du président lui sont remboursés suivant ce qui est prévu à la directive 5-74 concernant les Règles sur les frais de déplacement des fonctionnaires. (Modification adoptée le 11 janvier 1987) 24.00 MODALITÉS APPLICABLES POUR LE REMBOURSEMENT DES FRAIS 24.01 Les frais de déplacement et de repas sont en principe établis et remboursés sur la base de la directive 5-74 concernant les Règles sur les frais de déplacement des fonctionnaires, laquelle s'applique mutatis mutandis avec ses amendements. Cependant, ces frais pourront excéder ce qui est prévu à ladite directive, et il appartiendra au trésorier de décider du remboursement. En cas de litige, la question sera décidée par le Comité exécutif. 24.02 Quant aux frais de logement, ils ne peuvent excéder Ie taux préférentiel accordé aux employés du gouvemement du Québec par les hôteliers.
25.00 AVANCE SUR FRAIS 25.01 Des avances sur frais peuvent être octroyées sur demande faite au président ou au trésorier, avec l'accord des deux. 26.00 REMBOURSEMENTS 26.01 Le trésorier est responsable du contrôle de tous les frais et dépenses et il doit s'assurer d'obtenir les pièces justificatives pertinentes avant de procéder au remboursement ou au paiement des comptes Ie cas échéant. 26.02 Les remboursements doivent être effectués avec diligence, au plus tard dans les quinze (15) jours de la réception d'une demande conforme à cet effet. 26.03 Le trésorier fait rapport, de temps à autre ou sur demande de l'exécutif, de l'état de ces frais et dépenses, de façon détaillée si requis. SECTION IV DISPOSITIONS FINALES 27.00 AMENDEMENTS 27.01 Le présent règlement de régie interne peut être amendé, révoqué ou remplacé par résolution de la majorité des membres du Comité exécutif.