REGLEMENT INTERIEUR EN APPLICATION DES STATUTS DE L'ASSOCIATION ACCUEIL & PROMOTION Le présent Règlement Intérieur a pour but de compléter et définir certains points des Statuts relatifs au fonctionnement de l'association. ARTICLE 3 - MOYENS D ACTION Création, modification, fermeture d établissements ou de services Les décisions concernant les établissements, institutions et services (création, modification, fermeture) font l objet d une étude préalable par les services du siège social. Cette étude est soumise à Avis des commissions ad hoc Décision du bureau Validation par le conseil d administration Ratification par l assemblée générale. Communication Toutes formes de communication institutionnelle est de la responsabilité du bureau (conférences de presse, manifestations ). L information relative au fonctionnement normal des établissements & services est de la responsabilité du directeur d établissement, sous le contrôle du directeur général. En cas d incident grave, la communication relève du bureau, par l intermédiaire du président. Conseil d Administration du 14 décembre 2010 Les outils de communication médias, supports numérique & papier (logo, site internet, prospectus, documents institutionnels, 12 1
plaquettes, panneau.) sont délégués à la mission communication de la direction générale. Il pourra être fait appel à des compétences professionnelles externes. Les outils sont communiqués à la commission Vie associative et validés par le conseil d administration. ARTICLE 5 Election des représentants des membres adhérents Pour les secteurs d activité Résidences jeunes & Résidences sociales et médico-sociales, les présidents des conseils de la vie sociale élisent leur représentant parmi eux. La Direction générale est en charge de l organisation de cette élection. Pour des raisons de simplification, le vote par correspondance est admis. Pour le secteur tourisme social, le représentant est coopté par deux administrateurs, membres actifs de l association. NOTE GENERALE Les Statuts et le Règlement Intérieur doivent être mis à la disposition des adhérents. Ceux-ci doivent attester de la prise de connaissance de ces documents en signant leur adhésion à l association. Le Présent Règlement Intérieur a été adopté en Conseil d Administration du -et sera présenté en communication lors de la prochaine Assemblée Générale Ordinaire. STATUTS ARTICLE 7 & 9 ASSEMBLEES GENERALES Le présent article a pour but de préciser les modalités de convocations à l assemblée générale ordinaire. Une convocation écrite, précisant l ordre du jour et les résolutions, sera adressée aux membres désignés à l article 7 des statuts deux semaines auparavant. Les informations relatives à l Assemblée Générale seront affichées pour information, dans les établissements et/ou tout autre support. Les décisions sont prises à la majorité des votants présents ou représentés. Le vote par procuration est admis. 2 11
tion et au directeur administratif de lui fournir toutes explications ou justifications qu il jugerait nécessaires à l accomplissement de sa mission. Il dispose de la délégation de signature sur tous les comptes bancaires. LE ROLE DU DIRECTEUR GENERAL Conformément aux règles définies dans les statuts de l'association, le Directeur Général est chargé de la Direction de tous les établissements et services du ressort de l'association, dans le cadre des décisions prises par le Conseil d'administration. Il informe le Président de l'évolution et des particularités de fonctionnement des différentes structures. Par décision du Conseil d'administration, il a délégation de signature pour tous les comptes bancaires, opérations postales, et documents officiels autorisés par la réglementation. Le Document Unique de Délégation (DUD) précise les missions & les domaines de compétences du Directeur Général. LE ROLE DES CADRES FONCTIONNELS & DIRECTEURS ETABLISSEMENTS Les subdélégations et les missions relatives aux cadres fonctionnels et directeurs d établissement sont précisés dans les Documents Uniques de Délégation respectifs. En cas de vote par bulletin secret, sont pris en compte les votes pour, contre, blanc ou nul. En cas de vote à main levée, sont pris en compte pour, contre et abstention. ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT ARTICLE 12 CONSEIL D ADMINISTRATION Le Conseil d Administration est en charge de la mise en œuvre des orientations générales de l Assemblée Générale et fixe les axes de l activité annuelle. Il délègue au bureau l exécution des décisions. Le Conseil d administration surveille et contrôle l action du bureau. Le bureau rend compte au Conseil d Administration chaque début d année de sa mission et reçoit du conseil d administration sa lettre de mission pour l exercice à venir. Le Conseil d Administration met en place des commissions spécifiques. Ces commissions ont un rôle d expertise et de contrôle dont les avis seront une aide à la décision : du bureau du conseil d administration dans l exercice de leur mission respective. Le bureau & le conseil d administration utilisent l avis motivé des commissions. Il adopte le procès-verbal du Conseil d Administration précédent, dont chacun de ses membres reçoit un exemplaire. Dans le cadre des orientations et des budgets ratifiés par l'assemblée Générale, il décide de : 10 3
l'achat des immeubles, l échange, l aliénation, la constitution & main levée des hypothèques, et la signature de baux & conventions. Le conseil d administration valide la création, modification ou suppression d'activités. Après avis de la commission Vie Associative, il élabore les projets de modifications des statuts à présenter en assemblée générale extraordinaire. Il établit les modifications au présent règlement intérieur, suivant nécessité. Le conseil d administration embauche, sur proposition du Bureau, le directeur général et a autorité pour gérer son contrat de travail. Réunions Le mode de vote est le même que pour l assemblée générale : les décisions sont prises à la majorité des votants présents ou représentés. Le vote par procuration est admis. En cas de vote par bulletin secret, sont pris en compte les votes pour, contre, blanc ou nul. En cas de vote à main levée, sont pris en compte pour, contre et abstention. ARTICLE 14 BUREAU Dans le cadre de la mission d administration générale de l association qui lui confiée, Le Bureau a également pour fonction de valider le recrutement et les éventuels licenciements des directeurs d établissements et cadres du siège social. 4 grave ou d extrême urgence et en rend compte ultérieurement en bureau et au conseil d administration il signe tous les documents officiels au nom de l association et donne certaines délégations précisées dans les Documents Uniques de Délégations en application de l article 15 des statuts, il peut donner délégation à un administrateur ou à un membre salarié pour toutes démarches dans les conditions suivantes : En fonction de la compétence spécifique du mandataire Compte tenu de la disponibilité du mandataire En fonction de la situation géographique habituelle du mandataire. LE ROLE DES VICE PRESIDENTS En l absence du président, ils assument dans leur intégralité les responsabilités du président dans l ordre de leur nomination. Ils reçoivent du président certaines délégations spécifiques. LE ROLE DU SECRETAIRE Avec le président, le secrétaire prépare l ordre du jour des assemblées générales, des conseils d administration et bureaux en collaboration avec le directeur général. Le secrétaire valide le procès-verbal ou le relevé de décisions. Il est chargé de l authentifier. Lors de l assemblée générale, il vérifie le quorum et les pouvoirs ainsi que la tenue de la réunion. LE ROLE DU TRESORIER Le trésorier préside la commission financière. Il pourra demander au directeur général, au contrôleur de ges- 9
La commission financière procède à l étude de faisabilité de création, extension ou transformation d établissement ou de service, ainsi que les projets de fusion/absorption. LE ROLE DU PRESIDENT En complément des attributions stipulées dans les différents articles des statuts, le présent règlement intérieur précise les responsabilités du Président. Le président joue un rôle primordial d animateur et d organisateur vis à vis de l ensemble des administrateurs dans un souci de fonctionnement efficace du bureau, du conseil d administration et de l assemblée générale. Il assure une coordination entre les administrateurs et les cadres de direction salariés de l association dans un souci de bonne harmonisation, des relations et afin d éviter les éventuels litiges ; il arbitrera ceux-ci le cas échéant. Le président est président de droit des Institutions de Représentation du Personnel. Il donne délégation au directeur général. Il reçoit du conseil d administration certaines délégations spécifiques : il prépare l ordre du jour des conseils d administration et bureaux en collaboration avec le secrétaire et le directeur général il représente l association auprès des administrations et organismes sur le plan national, régional, départemental et local, avec pouvoir de délégation il suscite la réflexion au niveau des différentes structures de l association avec le directeur général il étudie les particularités rencontrées dans les affaires courantes avec le directeur général il peut prendre des décisions au nom du bureau et du conseil d administration pour toutes affaires revêtant un caractère 8 le Bureau se réunit à la demande du Président, ou de deux de ses membres, en fonction des nécessités. En cas d urgence, il peut se réunir sur convocation au moyen de tout support. Le quorum requis est d'au moins 4 membres. Il délibère valablement avec la présence obligatoire du Président ou d'un Vice- Président. Composition - Modalités de vote Le mode de vote est le même que pour l assemblée générale et le conseil d administration : les décisions sont prises à la majorité des votants présents ou représentés. Le vote par procuration est admis. En cas de vote par bulletin secret, sont pris en compte les votes pour, contre, blanc ou nul Election au bureau : Lors de l élection d un nouveau président, le doyen d âge est nommé président de séance pour la durée de l élection de celuici et le plus jeune désigné scrutateur. Le Président élu prend sa fonction pour l'élection du reste du bureau. Il présente les candidatures au Conseil d'administration. Le Directeur Général participe aux réunions de travail du Bureau avec une voix consultative. Le secrétariat est assuré par l attaché de direction. Peuvent être invités, avec voix consultative, sur proposition du Président ou du Directeur Général en fonction de l'ordre du jour : 5
a) les directeurs d'établissements b) les collaborateurs directs du Directeur Général c) tout expert. LE ROLE DES COMMISSIONS Les commissions ont un rôle d expertise et de contrôle, dont les avis seront une aide à la décision du Bureau et du Conseil d administration dans leurs missions respectives. Chaque commission doit être composée au minimum de 2 à 3 membres du Bureau, dont le président de l association, et 2 à 4 membres du Conseil d Administration. La commission élira son président en dehors des membres du Bureau, sauf pour la commission financière présidée de droit par le trésorier. Le Directeur Général participe aux réunions de travail des commissions. Le secrétariat est assuré par l attaché de direction. Participeront en fonction de la spécificité de la commission : a) les directeurs d'établissements b) les collaborateurs directs du Directeur Général, dont le Directeur administratif et le Contrôleur de gestion c) tout expert. Les commissions se réunissent autant que nécessaire sur simple convocation. COMMISSION VIE ASSOCIATIVE La commission Vie associative veille à la mise en œuvre, à l adaptation et à l évolution du projet associatif. Elle valide les modalités pratiques de fonctionnement des établissements conformément à la législation en vigueur. Elle veille à l application des statuts et du règlement intérieur et à leur évolution. Elle peut être saisie par le Conseil d administration ou le Bureau sur tout sujet relevant de sa compétence. COMMISSION FINANCIERE Par délégation, la commission financière étudie : les budgets prévisionnels de chaque établissement, service et du siège social, les résultats de comptes d exploitation le résultat consolidé. Lors d une réunion de synthèse, le commissaire aux comptes présente sa mission de contrôle à la commission financière, à laquelle se joignent le contrôleur de gestion et le directeur administratif. Elle soumet ses conclusions et préconisations au conseil d Administration. Elle prend acte du compte de résultat consolidé contrôlé par le commissaire aux comptes et prend en compte ses recommandations & prescriptions. 6 7