Le Rôle et les services du syndic
La présente brochure a pour seul objectif de donner de l information sur le rôle et les services du syndic de l Ordre des comptables agréés du Québec. Elle ne vise pas à se substituer aux textes officiels ni à les interpréter. Les seuls textes officiels sont ceux publiés dans la Gazette officielle. Les personnes intéressées peuvent également consulter des versions administratives de la loi et des règlements sur le site Web de l Ordre à www.ocaq.qc.ca. Le masculin est utilisé dans le but de simplifier le texte. Rôle du syndic Le syndic de l Ordre des comptables agréés du Québec s assure que les comptables agréés (CA) respectent les dispositions du Code des professions, de la Loi sur les comptables agréés, du Code de déontologie des comptables agréés et des autres règlements de l Ordre. Le syndic veille à ce que les CA ne posent pas d actes dérogatoires à l honneur et à la dignité de la profession. Sa mission est de protéger le public. Lorsqu une personne croit qu un comptable agréé a enfreint une loi ou un règlement relatif à la profession, elle peut demander au syndic de l Ordre de déposer une plainte contre ce CA. Le syndic donne suite à cette demande et mène les enquêtes nécessaires. Le rôle et les pouvoirs du syndic sont définis dans le Code des professions, loi qui régit tous les ordres professionnels du Québec. Le syndic reçoit les plaintes contre un comptable agréé ou contre une personne qui était comptable agréé au moment où se sont produits les gestes reprochés. Ces gestes peuvent avoir été posés par le CA lui-même, par une personne travaillant sous sa supervision ou par une personne qui collabore avec lui dans l exercice de sa profession.
Types de recours Il existe trois principaux types de recours contre un comptable agréé : 1) les recours disciplinaires sont portés devant le Comité de discipline et permettent de sanctionner un CA ayant commis une infraction aux lois et aux règlements régissant la profession, notamment les normes professionnelles, le Code de déontologie des comptables agréés et les autres règlements adoptés par l Ordre; 2) les recours relatifs aux honoraires professionnels permettent de contester le montant d un compte d honoraires liés aux services professionnels rendus par un comptable agréé; 3) les autres recours judiciaires relèvent des tribunaux et permettent notamment d obtenir une réparation financière dans les cas où un comptable agréé aurait causé des dommages de nature civile (recours civil), ou de sanctionner la conduite d un CA qui aurait commis un acte de nature pénale ou criminelle (recours criminel). Seuls les recours disciplinaires et les recours relatifs aux honoraires sont du ressort du syndic. Les recours disciplinaires ne donnent pas lieu à une réparation financière ni à l imposition d une peine comme l emprisonnement. Les trois types de recours peuvent être intentés en même temps lorsque les circonstances s y prêtent. Étant donné qu il est tenu de par la loi de respecter un serment de discrétion, le syndic ne témoigne pas devant les tribunaux civils et criminels.
Recours disciplinaire Réception de la demande Si vous souhaitez qu une plainte soit portée contre un comptable agréé, vous devez fournir, par écrit, les informations suivantes au syndic : une description détaillée des faits et gestes reprochés; une chronologie fidèle des événements; toutes les pièces disponibles touchant les faits et gestes liés à votre demande (lettres, courriels, transcriptions de conversations téléphoniques, notes personnelles, etc.); le nom et les coordonnées de toute personne en mesure de corroborer vos dires, s il y a lieu. Il n y a pas de formulaire particulier à remplir, mais il est essentiel que vous donniez au syndic les informations les plus complètes et les plus précises possibles. Ces informations lui permettront de mener son enquête et d en arriver à une conclusion éclairée. Dans un premier temps, le syndic détermine si votre demande est recevable, c est-à-dire si les faits que vous décrivez peuvent effectivement constituer une infraction à la réglementation professionnelle que doit respecter le comptable agréé. Si tel est le cas, le syndic ouvre une enquête. Dans certains cas, le syndic peut juger que les gestes reprochés au comptable agréé appellent d autres types d intervention que le dépôt d une plainte devant le Comité de discipline. Par exemple, le syndic peut décider de communiquer directement avec le comptable agréé pour faire apporter les correctifs nécessaires. Il peut également vous fournir des exemples de lettres à adresser au CA afin de tenter de régler rapidement la situation. Un certain nombre de différends se règlent d ailleurs de cette façon, sans aucune autre intervention de la part du syndic.
Enquête du syndic L enquête vise à rassembler toutes les informations pertinentes afin d en arriver à une opinion éclairée quant aux faits reprochés. Il est essentiel que la personne qui a demandé la tenue de l enquête collabore pleinement avec le syndic et fournisse les informations nécessaires pour prouver ses allégations. Lors de l enquête, le syndic peut demander à cette personne des renseignements complémentaires et la rencontrer. Il communiquera également avec le CA afin de recueillir sa version des faits et ses explications. Les deux parties peuvent ainsi être interrogées plusieurs fois par le syndic. À intervalle régulier pendant l enquête, le syndic informe la personne qui a demandé la tenue de l enquête. Cependant, il ne peut révéler de détails sur celle-ci : toutes les informations recueillies demeurent confidentielles et aucune des parties n y a accès. Au cours de son enquête, le syndic peut proposer la conciliation déontologique à chacune des parties s il juge que cette démarche peut mener à la résolution du conflit.
Conciliation déontologique La conciliation est une façon de résoudre un conflit entre un comptable agréé et un client qui a demandé la tenue d une enquête. Cette approche peut être avantageuse pour les deux parties. En effet, la personne qui a demandé la tenue de l enquête est partie prenante dans la résolution de la situation à l origine de sa plainte, ce qui permet de mieux répondre à ses attentes. Pour le comptable agréé, une conciliation réussie signifie normalement que la plainte ne sera pas portée devant le Comité de discipline. S il n y a pas entente, si l une ou l autre des parties se retire du processus de conciliation ou si le syndic décide d y mettre fin, le traitement de la plainte suit le processus habituel. Le dossier est alors confié à un autre syndic qui n a pas eu accès aux renseignements relatifs à la conciliation. Résultat de l enquête Au terme de son enquête, le syndic peut décider : de ne pas retenir la plainte; d émettre un avertissement écrit à l endroit du comptable agréé; de déposer une plainte au Comité de discipline. Le syndic communique sa décision par écrit à la personne qui a demandé la tenue de l enquête. S il a décidé de ne pas retenir la plainte ou d émettre un avertissement à l endroit du comptable agréé, il informe la personne des motifs de sa décision. Cette dernière peut alors demander l avis du Comité de révision des plaintes. Lorsqu il a des motifs raisonnables de croire que la compétence professionnelle du comptable agréé ou la manière dont il exerce sa profession doit faire l objet d une vérification ou d une enquête, le syndic informe également le Comité d inspection professionnelle.
Comité de révision des plaintes Le Comité de révision a pour fonction de donner à la personne ayant demandé la tenue d une enquête un avis relativement à la décision du syndic de ne pas porter plainte devant le Comité de discipline. Pour obtenir un tel avis, la personne doit adresser une demande au secrétaire du Comité de révision dans les 30 jours de la date de la réception de la décision du syndic. La demande est examinée par un banc de trois personnes, dont un représentant du public. Le Comité de révision prend connaissance de l ensemble du dossier et, le cas échéant, il peut convoquer le syndic ainsi que la personne qui a demandé la tenue de l enquête. Il ne rencontre pas le comptable agréé visé par la plainte. Le Comité de révision rend son avis par écrit. Dans son avis, le Comité de révision peut : confirmer la décision du syndic de ne pas porter plainte devant le Comité de discipline. Dans un tel cas, la personne qui a demandé la tenue de l enquête peut elle-même déposer une plainte devant le Comité de discipline; suggérer au syndic de faire un complément d enquête; suggérer au syndic de référer le dossier au Comité d inspection professionnelle; conclure qu il y a lieu de porter plainte devant le Comité de discipline. Comme le Comité de révision ne peut pas porter lui-même la plainte, un syndic est chargé du dossier. Le Comité de révision communique sa conclusion à la personne qui a demandé la tenue de l enquête.
Porter plainte au Comité de discipline Le syndic qui décide, à la suite de son enquête, de déposer une plainte contre un comptable agréé devant le Comité de discipline, agit alors en qualité de plaignant. Dès lors, les parties en cause sont le syndic et le professionnel. Il incombe au syndic de préparer le dossier et de présenter la preuve devant le Comité de discipline. La personne qui a demandé la tenue de l enquête est informée du dépôt de la plainte, mais pas du détail des chefs d accusation. Le Comité de discipline peut également recevoir une plainte déposée par un plaignant privé. Dans ce cas, c est le plaignant qui a la responsabilité de préparer son dossier et de présenter sa preuve au Comité de discipline. Il doit en assumer les frais et il peut être assisté d un avocat. Pour entreprendre la procédure, le plaignant doit transmettre sa plainte au secrétaire du Comité de discipline. Une fois déposée auprès du secrétaire du Comité de discipline, la plainte appartient au Comité de discipline et ne peut être retirée qu avec l autorisation de celui-ci. Le rôle d audience du Comité de discipline est public, mais non les plaintes. Celles-ci deviennent cependant publiques lorsque l audition débute, à moins que le Comité de discipline ne déclare le huis clos. Le Comité de discipline est un tribunal administratif. Les causes sont entendues par un banc de trois personnes. Le président du Comité de discipline est un avocat nommé par le gouvernement. Les parties et les témoins cités devant le Comité ont le droit d être accompagnés par un avocat ou une autre personne de leur choix.
Le Comité peut imposer des sanctions qui vont de la réprimande à la révocation du permis, en passant par l amende, l imposition d un stage ou d un cours de perfectionnement, la limitation du droit d exercice ou la radiation temporaire ou permanente. Le Comité de discipline peut aussi juger que le professionnel n a commis aucune infraction. La décision du Comité de discipline peut faire l objet d un appel devant le Tribunal des professions par le syndic, le comptable agréé en cause ou, le cas échéant, le plaignant privé. Dans le cas où aucun appel n est porté devant le Tribunal des professions, le recours disciplinaire prend fin avec l expiration des délais d appel de la décision. Tribunal des professions L appel au Tribunal des professions débute par une requête signifiée aux parties et au secrétaire du Comité de discipline. Cette requête doit contenir un énoncé détaillé des motifs d appel et doit être produite dans les 30 jours de la signification de la décision du Comité de discipline. Le Tribunal des professions peut confirmer, modifier ou annuler la décision rendue par le Comité de discipline. Il peut rendre la décision qui, selon lui, aurait dû être rendue. Il peut également substituer une autre sanction à la sanction prise par le Comité de discipline.
Recours relatifs aux honoraires Conciliation des comptes Vous disposez de recours auprès de l Ordre lorsqu un différend portant sur les honoraires professionnels d un comptable agréé n a pas pu être réglé à l amiable. Vous pouvez, en effet, contester un compte d honoraires professionnels si vous estimez qu il dépasse le montant qui était prévu ou prévisible, si vous n êtes pas d accord avec les frais facturés, ou encore si vous le trouvez excessif par rapport aux services que vous estimez avoir reçus. Le syndic offre un service de conciliation des comptes d honoraires. Les plaintes ayant trait aux honoraires facturés par des CA sont reçues par le bureau du syndic et font l objet d un processus de conciliation par lequel on tente d amener les deux parties à s entendre. Il est possible de déposer en même temps une plainte déontologique et une demande de conciliation de compte d honoraires à l endroit d un comptable agréé. Les conditions suivantes doivent être respectées : le compte ne doit pas avoir été payé, ou s il l a été, que ce soit en totalité ou en partie, la demande de conciliation doit être présentée dans les 45 jours suivant la date de la réception du compte; aucune autre procédure judiciaire (devant la cour des petites créances, par exemple) ne doit être en cours. La demande relative à un compte d honoraires doit être déposée par écrit auprès du syndic. Elle doit être accompagnée des factures et de toute autre pièce justificative pertinente. Dans le cas d une succession, la demande est présentée par les liquidateurs. Lorsqu il reçoit une demande de conciliation relative à des honoraires, le syndic avise le comptable agréé concerné dans les trois jours qui suivent. Le comptable ne peut, dès lors, entreprendre d autres procédures judiciaires.
Le syndic recueille alors les informations pertinentes à la demande de conciliation d honoraires. Il faut cependant souligner que la conciliation d honoraires ne vise pas à évaluer la qualité du travail fait par le comptable agréé. S il y a entente à la suite du processus de conciliation, celle-ci est alors consignée par écrit. Le paiement qui en résulte est envoyé à l Ordre, qui le transmet au comptable agréé. Lorsque le processus de conciliation n aboutit pas à une entente, un rapport est soumis à la personne qui a demandé la conciliation. Ce rapport doit faire état du recours possible à l arbitrage et peut inclure une suggestion du syndic quant au montant des honoraires. Comité d arbitrage des comptes Lorsque aucune entente ne résulte de la conciliation, la personne qui l a demandée dispose de 20 jours à compter de la réception du rapport du syndic pour recourir à l arbitrage. Elle doit alors remplir le Formulaire de demande d arbitrage de compte et l adresser au secrétaire du Comité d arbitrage des comptes de l Ordre accompagné d une déclaration solennelle. Ce formulaire est transmis avec le rapport de conciliation. La déclaration solennelle doit être signée devant un commissaire à l assermentation ou une personne habilitée à recevoir des déclarations solennelles, un avocat ou un notaire par exemple. La demande d arbitrage est entendue par un banc composé de une ou de trois personnes, selon les montants en cause. Au moins dix jours avant la date de l audience, le secrétaire du Comité d arbitrage informe les parties, c est-à-dire le client et le comptable agréé, de la date, de l heure et du lieu de l audience ainsi que du nom des arbitres. Les deux parties doivent se présenter à l audience. Les arbitres peuvent maintenir ou diminuer les honoraires en litige. Les décisions rendues par le comité d arbitrage des comptes sont définitives, sans appel et elles lient les parties.
Ordre des comptables agréés du Québec Bureau du syndic Ginette Lussier-Price, FCA, syndic Guy Breton, FCA, syndic adjoint André Coupal, FCA, syndic adjoint Claude Maurer, CA, syndic adjoint Si vous désirez joindre le bureau du syndic pour une question de nature déontologique, communiquez avec : Thérèse Coutu au 514 982.4618 ou sans frais au 1 800 363.4688, poste 4618. Pour avoir recours au service de conciliation des comptes d honoraires, communiquez avec : Manon Vandal au 514 982.4643 ou sans frais au 1 800 363.4688, poste 4643. Les comptables agréés du Québec, 125 ans d excellence, rien de moins! 514 288.3256 1 800 363.4688 www.ocaq.qc.ca