ARMEN vague 3 PC en coût complet Livrable long
Présentation de l équipe Catherine APELOIG Pro BTP Responsable du pôle "fonctions support en services sanitaires et médico-sociaux" Caroline BLANC - CHU MONTPELLIER Acheteur service informatique Damien CHRISMENT - CH de Redon Responsable SI LEADER Julien COMBIER - Hospices Civils de LYON Acheteur informatique, Direction des Achats Xavier STOPPINI CHU de Nice Chef régional d'exploitation Administrateur Système, Virtualisation, San, Expert UNI HA Groupe PC en coût complet Elsa FLEYFEL CH Thuir Cadre administratif MARRAINE Martine AUTRAN CH Gonesse Directrice du système d information Olivier MURET - CH Montauban Responsable technique Renaud MASSÉ - AP- HM Chef de Service Infrastructure Philippe LEMOINE - Centre Hospitalier de Sambre Avesnois Ingénieur - RSI Claude HERNAS - ACHAT (AP-HP) Expert au sein de la cellule expertise et conseils informatique et télécommunicatio ns ASSISTANT Daniel CABY - DGOS 1
Définition du PC en coût complet Poste de travail Le poste de travail informatique désigne les moyens matériels permettant d accéder à toutes les fonctionnalités d'une application du Système d Information Hospitalier ou du système d'exploitation par un utilisateur. PC Le PC est le matériel le plus utilisé. Il est la plupart du temps composé d une unité centrale, d un écran, d un clavier et d une souris. PC en coût complet Le coût complet d un PC regroupe les éléments suivants: Commande du PC Livraison du PC Stockage du PC Installation et mise en fonctionnement Maintenance du PC Recyclage du PC 2
Périmètre défini par le groupe Périmètre retenu Unité Centrale (Classique, PC avancé) PC Portable Client léger Ecran OS du poste Garantie des matériels Livraison Installation Stockage Migration d'un OS Gestion de parc Sécurité antivirale / physique (computrace) télédistribution Recyclage Processus de commande Accompagnement / mise en fonctionnement Assurance Station d'accueil, batterie Consommation d'énergie Financement / location Logiciels bureautique/messagerie, données bureautique Sauvegarde des données utilisateur Hors périmètre Infrastructure de virtualisation Mobilité TMM Périphériques Smartphones Panel PC Tablette MCA Chariots informatique / supports Mobilier / Ergonomie Connectivité (réseau) Imprimantes 3
L analyse en coût complet nécessite de décomposer la chaine de valeur du PC (1/2) Commande Livraison Stockage Installation Mise en fonctionne ment Maintenance Recyclage COMMANDE Expression du besoin coût de l'acheteur coût de la procédure marché coût de la commande Frais financiers STOCKAGE Taille du stock Durée de stockage Type de renouvellement (one shot, fil de l'eau) Perte de valeur due au stockage Perte de valeur de garantie coût du local Vol, sinistre dans le stockage. Inventaire global LIVRAISON coût de la livraison Type de livraison (in desk, on desk, en magasin) Délai Livraison groupée Livraison spécialisée (taille du camion, plage horaire) Conditionnement, emballage coût du recyclage du carton coût du carton pour le constructeur Livraison échelonnée. 4
L analyse en coût complet nécessite de décomposer la chaine de valeur du PC (2/2) Commande Livraison Stockage Installation Mise en fonctionne ment Maintenance Recyclage INSTALLATION ET MISE EN FONCTIONNEMENT Masterisation (interne ou externe) Post masterisation (jonction au domaine, ) coût de logiciel applicatifs et d'infrastructure Reprise des données Décartonnage Inventaire technique du poste Sauvegarde des données utilisateurs (espace disque, logiciel) Formation de l'utilisateur MAINTENANCE coût de garantie Helpdesk Déplacement des techniciens Prise de main à distance Spare Astreinte Évolution du poste (MAJ, migration d'os, évolutions applicatives) Consommation électrique Perte de données, récupération des données. Amortissement du poste coût de la 4eme et de la 5eme année RECYCLAGE Manutention Stockage Reforme de la gestion de parc Suppression physique des données coût de traitement du déchet. DEEE déjà payé 5
La recomposition des coûts externes d achat de PC est rendue très complexe par les imputations très variables des établissements Comptes CHU Nice COMPTES DESIGNATION Exploitation H6152540/H6151540 ENTRETIEN REPARATION MATERIEL INFORMATIQUE A Caractère Non Médical/ou à caractère Médical MAINTENANCE INFORMATIQUE A Caractère Non Médical/ou H6152610/H6151610 à caractère Médical H6284000 PRESTATIONS INFORMATIQUES H6062510 PETITS MATERIELS INFORMATIQUES + consommables imprimantes ( souris, cordon, etc,,, ) H6132510 Location informatique à caractère non médical Investissement H2051 LOGICIELS INFORMATIQUES H218321 MATERIEL INFORMATIQUE ( PC, Imprimantes, etc,,,) H2382804 AUTRES IMMOBILISATIONS CORPORELLES EN COURS Comptes BTP RMS Comptes BTP RMS Compte H60681 H62842 H218312103 H20511 Comptes AP-HP Les comptes 2183 Matériel de bureau et matériel informatique 60265 Fournitures de bureau et informatiques 60625 Fournitures de bureau et informatiques Intitulé Fournitures informatiques diverses Sous-traitance informatique Matériel informatique Logiciel Informatique Catégories Fourniture et livraison des matériels informatiques Fourniture et livraison des consommables informatiques Maintenance des postes de travail Comptes CH Redon COMPTES Exploitation H615254 H615261 H6284 H602652 Investissement H2051 H218321 DESIGNATION ENTRETIEN REPARATION MATERIEL INFORMATIQUE MAINTENANCE INFORMATIQUE TRAVAUX INFORMATIQUES FOURNITURES INFORMATIQUES ( souris, cordon, etc,,, ) LOGICIELS INFORMATIQUES MATERIEL INFORMATIQUE ( PC, Imprimantes, etc,,,) 6
Les coûts externes du PC représentent 147,4M dont 72% sont alloués aux logiciels et la maintenance Postulat: les coûts externes du PC sont composés des - coûts d achat du matériel et des licences - coûts de maintenance Investissement en matériel par PC Investissement en logiciels par PC Maintenance par PC Nombre de PC dans les ES 81,1 106,3 107,4 500 000 Décomposition du coût externe du PC Part des différents coûts externes dans les PC 53M 36% 41M 28% 36% 53M Investissement en PC Investissement en logiciels Maintenance Les logiciels et la maintenance représentent chacun 36% des coûts externes! Source: 3 CHU et 1 CH 7
Le PC est un segment qu il convient d étudier en coût complet: le matériel ne représente que 19% de son coût Evaluation du coût complet d un PC en hôpital acheté en groupement Commande 21% Livraison 1,7% Stockage 1,8% Installation et mise en fonctionnement 30,2% Maintenance 44,7% Recyclage 0,2% 499 40 42 707 1 045 5 Coût complet du PC: 2338 (hors coût d opportunité du à l inactivité et formation) Pour un segment comme le PC, la répartition des coûts est telle qu il convient de l étudier en coût complet Dans le coût de commande, le coût du matériel qui pèse environ 450 ne représente que 19% du coût complet! Un PC (garantie 3 ans site, 4Go de RAM, graveur, pentium G20) et un écran (22 pouces, 16/10) coûtent 450 8
PC administrés PC peu administrés PC non administrés Contenu des blocs Le coût de l utilisateur final est conséquent puisqu il peut représenter jusqu à 67% du coût complet du PC Matériel, logiciels et installations Matériel Maintenance matérielle Logiciels Maintenance logicielle Stockage Electricité/ chauffage/ clim Opérations informatiques Niveau 1, 2 et 3 Sécurité Gestion des ordis de bureau Administration Administration Gestion Formation utilisateurs Formation informatique Mise au rebut Coût de l utilisateur final - Maintenance Formation Réparation Indisponibilité Matériel, logiciels et installations 20,6% Opérations informatiques 9,8% Administration 2,6% Coût de l utilisateur final 67,0% Matériel, logiciels et installations 24,5% Opérations informatiques 11,4% Administration 3,3% Coût de l utilisateur final 60,8% Matériel, logiciels et installations 31,9% Opérations informatiques 12,9% Administration 4,5% Coût de l utilisateur final 50,7% Source: Desktop TCO - Etude Gartner Mars 2013 Dans cette étude comme dans la précédente nous pouvons voir que le coût de la maintenance représente une part très importante du coût complet du PC 9
Le nombre de PC a beaucoup augmenté ces dernières années et dépend de la taille de l établissement Nombre moyen de PC par type de structure Les CH1 ont un budget < 20M, les CH2 ont un budget compris entre 20M et 70M, les CH3 ont un budget > 70M. Source: Atlas des SIH 2013 - DGOS On observe une différence de 9 925% entre les ex Hôpitaux Locaux et les CHU! Focus sur un établissement : les HCL 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Evolution du nombre de PC achetés 2009 2010 2011 2012 2013 Source: DSI HCL On arrive à un pallier dans les CHU: moins de PC sont achetés. On passe de 3422 PC achetés en 2009 à 1851 en 2013 (malgré les queues de budget qui gonflent un peu 2012) 10
La loi de Moore devient de moins en moins exacte: l obsolescence des postes est moins rapide aujourd hui Comparaison loi de Moore processeurs INTEL Pendant près de 40 ans la loi s est avérée exacte mais elle se heurte aujourd hui à deux limites: - La miniaturisation a atteint ses limites -Le développement de l informatique verte est antinomique avec la course à la puissance A titre d illustration, on peut dire que depuis Windows Vista, les versions de l OS ne sont plus de plus en plus gourmandes! LOI DE MOORE «la quantité de transistors pouvant tenir sur une puce informatique doublera tous les deux ans» 11
96% des établissements utilisent la suite Microsoft Office, parmi eux une majorité utilise également open office Utilisation de la suite MS Office dans les établissements Utilisent MS Office N'utilisent pas MS Office Source: Atlas des SIH 2013 - DGOS 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Utilisation de la suite OPEN Office par type d'établissement CHU/R CH1 CH2 CH3 CHS CLCC ESPIC Autres privés Source: Atlas des SIH 2013 - DGOS La quasi-totalité des établissements utilisent la suite MS Office, seuls 4% des établissements se passent de la suite de Microsoft Ce qui ne les empêche pas d utiliser (au moins partiellement) une autre suite de bureautique! Ainsi 56% des CH au budget entre 20 et 70M utilisent également OPEN Office mais de manière très épisodique 12
Le marché des PC est un marché très oligopolistique avec un nombre limité de fabricants et de distributeurs Fabricants à l AP-HP Distributeurs à l AP-HP Pourcentage de répartition des PC de bureau par marque à l'ap-hp 2% 1,50% 3% 0,50% Hewlett 0 Packard 4% Compaq IBM Pourcentage de répartition par marque des clients 1,60 % légers à l'ap-hp 0,70 % 0,70 % Hewlett Packard NCD Distributeurs (fixe, portable, client léger, écran): Computacenter, Econocom, Inmac-Wstore, Stimplus, SCC 89% Lenovo Dell Autres 97% Compaq Autres Pourcentage de répartition par marque des Portables à l'ap-hp 5% 5% 5% 16% 69% Hewlett Packard Lenovo Samsung Dell Autres Pourcentage de répartition par marque des écrans à l'ap-hp Samsung 6% 2% 1% Philips 9% 23% 59% LG Hewlett Packard Dell Autres Contrairement à d autres segments, nous pouvons voir que le segment des PC est très concentré au niveau des fabricants ET distributeurs 13
Le client léger: une alternative au PC classique dont le choix ne repose pas sur les coûts directs Inconvénients du client léger Avantages du client léger Infrastructure d'hébergement (serveurs et stockage) Formation du personnel d'administration et complexité d'administration plus forte Licences client léger (plus TSE) Adaptation des parties clientes des applications Coût d'administration plus faible Matériels et OS des clients moins chers Indépendance de l'os poste : moins voire aucune migration des OS postes, peu de qualification des applications Mobilité des utilisateurs Consommation de bande passante plus faible (wan) Attention il vaut mieux parler de virtualisation des postes que simplement de client léger La différence de coût ne se fait pas sur le matériel Le choix du client léger n'est pas simplement une décision financière mais dépend du type d évolutivité voulu ou de considérations de sécurité 14
Il existe un CH qui pratique la location de PC aujourd hui avec des résultats plutôt satisfaisants malgré quelques limites: le CH de Briey Quelques éléments de contexte sur la pratique du CH de Briey Le CH de Briey loue PC et imprimantes en infogérance complète depuis neuf ans Ils paient entre 100 et 120 K par an pour l ensemble de la prestation Il y a 400 PC, 170 imprimantes, 50 portables et 70 clients légers Le renouvellement est fait tous les 3 ans Avantages de la location infogérance + A permis de maintenir un parc à jour avec une capacité d investissement bloquée + A permis d avoir un parc homogène et un OS homogène + A permis d avoir un parc récent car loué sur 3 ans Inconvénients de la location infogérance - Gros travail de renouvellement du parc tous les 3 ans - Ils ont mis des PC moins puissants pour réduire la facture (AMD) Pour pouvoir tirer des conclusions définitives il faudrait avoir le coût équivalent s il avait été acheté et maintenu par les soins du CH 15
Analyse de la pratique de location de PC: il s agit avant tout d une décision d ordre financier Inconvénients Perte de la propriété des PC. Le coût de location ne peut être supprimé Perte de la maitrise de la durée de vie du matériel Mise en place d un marché de location très peu répandu Difficulté de sortir de ce mode de gestion des PC Avantages Permet une externalisation de la dette, voire un accroissement de trésorerie («lease back») Permet une facturation à l usage et de lisser les dépenses Externalise et assouplit la gestion du parc de PC Supprime l effet «variable d ajustement» Le coût d acquisition est quasiment identique au coût de location Constat: la location est aujourd hui très répandue dans le privé Il existe très peu de références significatives dans le monde public 16
L analyse de la pratique d infogérance du parc de PC montre qu elle est principalement liée à des considérations de ressources humaines et de simplicité de gestion Inconvénients Avantages Perte des compétences informatiques Dépendance accrue d une société tierce Permet de s affranchir des contrats de maintenance et d assistance technique Permet une maitrise complète des couts Permet de recentrer les compétences informatiques sur le métier de l hôpital L infogérance est généralement mise en place pour pallier à des manques de personnel L impact financier est très difficile à mesurer (cout RH?) mais semble être neutre Ce type de prestation se déploie de plus en plus en raison des difficultés de recrutement et du recentrage des personnels sur le métier de l hôpital. 17
Des solutions open-source qui peuvent générer des gains existent même si parfois des difficultés dans la compatibilité avec le SIH apparaissent 1 2 «Business Model» du logiciel opensource Modèle de services et non de vente comme les logiciels propriétaires. Budgets davantage consacrés au développement de projets et l intégration de solutions plutôt qu aux maintenances et aux achats de licences. On les retrouve dans les comptes 615 ou 628 exploitation mais pas dans les comptes d investissement (classe 2) Types d OS open-source Existe pour PC ou client léger (Thinstation ou Raspbian utilisé sur les Raspberry Pi du CH de Montceau les Mines) Possibilité de recycler des pc faibles performances en clients légers avec ces distributions open sources 3 Gestion de parc et de télédistribution 4 de logiciels Types de solution de virtualisation open-source Possibilité de gérer ces éléments via une application web, open-source (GLPI) pour un coût de licence nul Il en existe principalement deux: Xen et KVM 18
Le choix d une procédure d achat basée sur un accord-cadre puis ses marchés subséquents a permis à l AP-HP de réaliser des gains de 435k Constat Les dépenses en acquisition de postes de travail à l AP-HP représentaient 1 965K Certaines difficultés pour gérer les variations de prix ou intégrer les innovations technologiques Plan d action Résultats Mise en place d un accord-cadre dont le critère est 100 % sur le prix pour plafonner les tarifs sur les 4 ans. Des marchés subséquents annuels pour remettre en concurrence, dont les critères sont 60 % sur le prix, et 40 % sur la qualité technique. Révision annuelle des montants plafonnés de l accord-cadre si la variation du cours Dollars/Euro dépasse les bornes de 5 %. Homogénéisation des produits par le choix de peu de modèles répondant à des configurations types précises : 2 types d Unité Centrale, 3 pour les écrans et les portables, et 2 pour les clients légers). Contrôle de conformité aux caractéristiques techniques minimum (ex: valeur Sysmark) Conditions de mise en œuvre - Fixer lors de l accord-cadre les typologies de chaque modèle devant répondre aux configurations minimum. - Chaque marché subséquent d une durée de 10 à 15 mois, rafraichit les caractéristiques techniques des modèles pour suivre les évolutions techniques. Le jugement des offres est sur le prix pour 60% et 40 % pour la qualité technique avec l obligation de répondre aux exigences minimum au risque de non-conformité. Le marché subséquent est une réponse à l obsolescence technique. Gain achat de 435 345 TTC ramenant le montant des dépenses en acquisition de postes de travail de 1 965 787 TTC à 1 530 442 TTC soit une économie de 22,15% Optimisation de la capacité à profiter des évolutions techniques Meilleure gestion des variations de prix pouvant être induites par l indice du cours de change des devises $ contre Gain de 435K soit 22% des dépenses d acquisition de postes de travail 19
Le choix d acheter une extension de garantie à 5 ans pour les PC a permis au CHU de Montpellier de réaliser des gains de 10K en deux ans Le CHU de Montpellier achète ses PC avec 3 ans de garantie. Il utilise le marché de maintenance UNIHA pour l infogérance de ses PC. Constat Pour les PC achetés depuis 2010, le niveau de maintenance demandé est N3 (pièces et main d œuvre comprises) sous garantie pour un montant de 23,09 HT par PC par an, En octobre 2013, la garantie de 3 ans de 619 PC est arrivée à échéance, le niveau de maintenance serait passé à N3 hors garantie pour un montant de 43,30 HT par PC par an. Plan d action Réflexion sur l achat d une extension de garantie de 2 ans supplémentaire pour ces machines afin de comparer si passer en niveau N3 hors garantie serait avantageux. Négociation auprès de DELL pour obtenir un tarif proche des tarifs UNIHA pour ces extensions (pas de possibilité d acheter ces extensions sur le marché en cours). Obtention d un tarif à 25 HT par PC. Résultats Montant sans extension = 619*(43,3*2) = 53 605,40 HT Montant avec extension = (619*25)+619*(23,09*2)= 44 960,42 HT Soit une économie de 9 544,48 HT sur deux ans Gain de 10K pour 10% du parc 20
L achat de licences MS Office adaptées à l institut de formation d aides soignants a permis au CH de Redon de réaliser des gains de 80% Constat Utilisation de licences MS Office standard en Open Gouv pour l'institut de formation d'aides soignants qui est dédié à l'enseignement pour un montant de 2 683,6 (soit 335,45 par licence) L institut de formation d aides soignants dispose de 8 PC sur 300 PC en tout dans le centre hospitalier: cela signifie qu il représente 2,7% des PC. Plan d action Vérification auprès de Microsoft des droits du centre hospitalier en termes d achat de licences à prix réduit. Achat de licences adaptées pour les 8 postes qui peuvent en disposer Résultats Achat de 8 licences MS Office education (66,15 TTC) au lieu de licences Open Gouv soit un gain de 2154,40 TTC (80% d'économie). Gain de 2,2K soit 80% par rapport au prix des licences MS Office Open Gouv 21
Le choix d une société spécialisée pour collecter les PC en vue du recyclage a permis aux HCL d économiser 100% des coûts de recyclage Constat Les coûts de recyclage représentaient 5 par PC aux HCL et ce en regroupant les PC par conteneur. Les postes de travail réformés sont enlevés sur les 5 sites des HCL gratuitement par la société PAPREC. Plan d action Le principe est simple, des caisses grillagées sont déposées et laissées sur les sites. Une fois remplies, la société PAPREC les reprend. Aucune prestation complémentaire n est proposée (manutention, perçage des disques, ) Résultats Ne pas payer deux fois le coût de recyclage du PC (DEEE) Cela permet d économiser également la gestion du recyclage (gestion des associations, transport, logistique ) soit 5 par poste de travail Gains de 5 par PC soit 100% des coûts de recyclage 22
Le choix de migrer 10% de son parc informatique sous Linux a permis à la Gendarmerie Nationale de réaliser des gains de 1,3M Constat 100% des 134 000.postes de la gendarmerie étaient achetés avec la licence Windows OEM pour un coût unitaire de 97 La gendarmerie a migré 10% de son parc informatique sous Linux Plan d action De nombreuses mesures ont été mises en œuvre afin de supprimer les adhérences avec Windows Le coût du changement est moindre du fait de la «webisation» des applications Résultats Gains de 97 par poste sur 13 400 postes de travail soit un gain total de 1,3M Les autres postes restent sur un OS Windows classique Gains de 1,3 M * source: ministère de l Intérieur 23
L adhésion à l accord AGIH a permis aux adhérents de réaliser des gains de l ordre de 25% sur les logiciels concernés Constat Les différents établissements achetaient leurs logiciels de manière standard, avec Microsoft en position de quasi monopole Rappel ARMEN vague 1 - logiciels La plupart des ES avait recours à des solutions à moindre coût et ne bénéficiait pas des services «premium» Plan d action Constitution d un Groupement de commandes AGIH (Achats Groupés d Informatique Hospitalière) sous l égide du GCS Uni HA comprenant plus de 250 membres Massification Conclusion d un accord cadre sur la quasi-totalité du catalogue des logiciels A l heure actuelle plus de 500 000 postes sont éligibles à l accord AGIH Résultats Les ES bénéficiant des termes de l accord AGIH bénéficient d une large gamme de services et de logiciels Microsoft Les gains par rapport à l achat de tous les services de manière indépendante sont de l ordre de 80% mais puisque la plupart des ES n achetaient pas toute la gamme de logiciels Microsoft, le gain moyen constaté serait plutôt de 25% Gains de l ordre de 25% sur le périmètre des logiciels concernés 24
L optimisation de la stratégie achat a permis aux adhérents UNIHA de réaliser des gains de 20% sur l ensemble des acquisitions PC/ écrans Constat Deux marchés de volume important avaient déjà permis de réaliser des gains importants (47% entre le premier et le deuxième marché) Nécessité de définir des nouveaux leviers d achat dans la stratégie pour au minimum maintenir le niveau de prix Dialogue avec les constructeurs amélioré en amont pour optimiser le marché Prise en compte dans le marché de la parité /$ dans la formule de révision de prix Plan d action Modification de la durée du marché (2 ans fermes reconductibles deux fois un an au lieu de 1 an reconductible 3 fois) Optimisation des spécifications techniques en collaboration avec les constructeurs: descriptif technique allégé et adapté aux gammes des constructeurs Une seule référence en PC fixe pour que le distributeur puisse stocker et répondre aux délais Résultats Gain global de 20% Evolution qualitative du matériel Gain global de 20% par rapport au marché précédent 25
L optimisation de l administration avec une gestion de parc centralisée au CH de Redon a permis un gain de 75% Constat Le déploiement d'un nouveau poste de travail prenait 4h. Il n'y avait pas de processus standard de déploiement des applications. Plan d action Mise en place de "master" et d'une solution de gestion de parc et télé-déploiement d'applications. Mise en place d'une centralisation des données utilisateurs. Le déploiement d'un nouveau poste s'effectue en moins d'une heure Résultats Les applications sont déployées de manière uniforme. La centralisation des données permet de faciliter la migration des données en cas de changement d'os et d'éviter de procéder à leur restitution en cas de panne du PC (puisqu'elles ne sont plus sur le PC). Gain de 75% des dépenses dans l administration des PC 26
Gain retenu Assiette retenue Opportunité de gains Opportunité 1: Mutualiser les achats de PC, logiciels et maintenance On peut constater des gains assez différents entre centrales d achat et au sein même de l UGAP (avec ou sans convention ) On retient le gain de l UGAP sans convention: 10% Cette opportunité concerne l intégralité du périmètre sauf les 90% de logiciels concernés par l AGIH On considère que l ensemble UNIHA + AP-HP représente 30% des PC en milieu hospitalier. De même on considère que l UGAP et le Resah idf représentent également 30%. Il reste 40% d établissements qui achètent seuls ou en petits groupements Assiette retenue = (147,4M - 90% x 53M ) x 100% x 40% = 40M Potentiel de Gain = 40M x 10% = 4M Cela représente 2,7% du périmètre des «PC en coût complet» 10% 40M 4M (2,7%) Conditions de mise en œuvre Il est important de vérifier la performance des petits groupements, en particulier par rapport à l UGAP, car ils sont en général moins performants. C est une mesure très simple à mettre en place et nécessitant assez peu de temps. Elle aura aussi pour avantage de simplifier le processus achat Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre 27
Gain retenu Assiette retenue Opportunité de gains Opportunité 2: Optimiser les techniques d achat dans le cadre d un groupement Deux exemples de bonnes pratiques qui ont généré des gains de: 22% pour l AP-HP et 20% pour UNIHA on enlève ce qui est du à la conjoncture pour rester prudent dans l hypothèse On suppose une partie de ces gains acquises mais il est toujours possible d aller chercher des gains en plus. Cette opportunité concerne l intégralité du périmètre mutualisé des achats de PC et maintenance Assiette retenue = 147,4M - (0,9 x 53M ) x 100% x 60% = 59,8M Potentiel de Gain = 59,8M x 15% = 8,8M Cela représente 6% du périmètre des «PC en coût complet» Gain retenu: 15% 15% 60M 8,8M (6%) Conditions de mise en œuvre Il faut vérifier la nature de marché la plus adaptée. L accord cadre avec marchés subséquents était très adapté pour l AP-HP mais ne le sera pas forcément pour tout le monde. Challenger les demandes pour arriver à des achats au plus proche du juste besoin est également une étape essentielle Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre 28
Gain retenu Assiette retenue Opportunité de gains Opportunité 3: Recourir à l accord AGIH/UNIHA pour acheter les logiciels Microsoft On suppose que les petits ES n'achètent pas la totalité des logiciels offerts par l'agih lorsqu ils ne bénéficient pas de cet accord. Nous retenons donc la fourchette basse de l'estimation Gain retenu: 25% Cette opportunité concerne la partie logiciels du périmètre soit 53M On considère que les logiciels offerts par l accord représentent 90% des logiciels du périmètre 50% des ES sont éligibles AGIH et n'y ont pas encore adhéré. Tous n'y ont pas intérêt du coup on prend une hypothèse prudente: 25% des ES y ont intérêt Assiette retenue = 53M x 90% x 25% = 12M Potentiel de Gain = 12M x 25% = 3M Cela représente 2% du périmètre des «PC en coût complet» 25% 12M 3M (2%) Conditions de mise en œuvre Il faut avant tout être éligible à l accord Signer la convention pour bénéficier ensuite de l accord et de tous les logiciels disponibles pour 97 /an/ poste L accord est susceptible d évoluer pour mieux s adapter aux besoins Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre 29
Gain retenu Assiette retenue Opportunité de gains Opportunité 4: Optimiser le «licencing» des produits Microsoft Les licences éducation sont en moyenne 80% moins chères que les licences classiques Gain retenu: 80% Cette opportunité concerne la partie logiciels du périmètre soit 53M On considère que les logiciels concernés représentent 90% des logiciels du périmètre Cela concerne les établissements qui n ont pas intérêt à adhérer à l accord AGIH (25%) et leur part de PC dédiés à la formation est estimée à 3% Potentiel de Gain = 0,4M x 80% = 0,3M Cela représente 0,2% du périmètre des «PC en coût complet» Assiette retenue = 53M x 90% x 25% x 3% = 0,4M 80% 0,4M 0,3M (0,2%) Conditions de mise en œuvre Il faut vérifier la part des PC qui sont dédiés à la formation pour savoir quelle part de licences étudiant peuvent être achetées. Pour un CHU, la limite était fixée à 15% Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre 30
Gain retenu Assiette retenue Opportunité de gains Opportunité 5: Optimiser la partie administration des PC (centralisation des données, meilleure gestion de la maintenance etc.) Réduction de 75% du temps de déploiement et du temps de migration (1 migration sur 5 ans) On considère que cela induit une réduction des coûts de 37,5% sur le déploiement et 37,5% sur la migration. Ces gains sont complémentaires et parfaitement cumulables Cette opportunité concerne la partie maintenance du périmètre soit 53M Concerne une partie de l'installation et maintenance. On considère que cela représente 40% de la maintenance On considère que ce sont une grande partie des petits et moyens établissements qui sont concernés (40%) Potentiel de Gain = 8,5M x (37,5% +37,5%) = 6,4M Cela représente 4,3% du périmètre des «PC en coût complet» Gain retenu: 75% Assiette retenue = 53M x 40% x 40%= 8,5M 75% 8,5M 6,4M (4,3%) Conditions de mise en œuvre C est tout ce qui permet d administrer le pc à distance: prise de main à distance, inventorier, déployer en masse les applications, paramétrer le poste pour l utilisateur, diminuer le stockage local des données Nécessité de mettre en place une infrastructure d administration Le gain est probablement minimisé car on ne l a calculé que sur le déploiement d un PC (on ne comptabilise pas le temps d inactivité, le déplacement de l agent..) Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre 31
Gain retenu Assiette retenue Opportunité de gains Opportunité 6: Adapter la durée de garantie achetée à la durée d utilisation du PC on constate des gains de 15,4 par poste au CHU de Montpellier. On suppose que ce cas de figure est assez classique et on retient le même gain: 1,5% de la maintenance Gain retenu: 1,5% Cette opportunité concerne la partie maintenance du périmètre soit 53M Assiette retenue = 53M Potentiel de Gain = 53M x 1,5% = 0,6M Cela représente 0,4% du périmètre des «PC en coût complet» 1,5% 8,5M 0,6M (0,4%) Conditions de mise en œuvre Au fur et à mesure du renouvellement du parc il faut acheter l extension de garantie à 5 ans. Cet achat est rentable dans tous les cas Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre 32
Gain retenu Assiette retenue Opportunité de gains Opportunité 7: Optimiser les coûts de recyclage on constate des gains de 5 par poste aux HCL Cela représente 100% de la partie recyclage. Ce coût peut donc être éliminé totalement Gain retenu: 100% Cette opportunité concerne la partie recyclage. Cette partie représente 0,2% du coût complet du PC Assiette retenue = 147,4M x 0,2% = 0,3M Potentiel de Gain = 0,3M x 100% = 0,3M Cela représente 0,2% du périmètre des «PC en coût complet» 100% 0,3M 0,3M (0,2%) Conditions de mise en œuvre Vérifier la disponibilité d un organisme pouvant prendre en compte le recyclage des PC Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre 33
Gain retenu Assiette retenue Opportunité de gains Opportunité 8: Migration l OS vers de l open-source Le coût moyen d une licence Microsoft Windows est de 75. Le coût moyen d une installation Linux est de 20. Le Gain est donc de 55 par poste. Gain retenu: 70% Cette opportunité concerne la partie logiciels su périmètre et empiriquement, l OS représente 1/6 du montant. On considère que cette migration est possible dans 100% des établissements pour 10% de leur parc. Assiette retenue = 53M x 1/6 x 10% = 0,3M Potentiel de Gain = 0,9M x 70% = 0,6M Cela représente 0,4% du périmètre des «PC en coût complet» 70% 0,9M 0,6M (0,4%) Conditions de mise en œuvre Définition d un socle commun pour les logiciels Suppression des adhérences des applications avec Windows Déterminer les communautés d'utilisateurs appropriés Accompagnement site par site (conduite du changement) Difficulté de mise en œuvre Rapidité de mise en œuvre 34
Enjeu = Valeur crée (en M ) Matrice enjeux efforts: les gains représentent 23,3M soit 15,8% du périmètre Opportunité 7 5 1) Mutualiser les achats de PC 6 1 2 2) Optimisation des techniques d achat dans le cadre d un groupement 5 3) Recourir à l accord AGIH pour acheter des logiciels Microsoft 4) Optimiser le «licensing» des produits Microsoft 5) Optimiser la partie administration des PC (centralisation des données meilleure gestion de la maintenance etc.) 6) Adapter la durée de garantie achetée à la durée d utilisation du PC 7) Optimiser les coûts de recyclage 8) Migrer l OS vers de l open-source 4 3 2 1 0 3 6 8 4 7 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Effort = Accessibilité et temps 35
Conclusion Le coût d acquisition du PC même s il ne représente que 19% du coût complet, peut être encore optimisé (groupements, centrales d achat, stratégie d achat ). Les établissements cités ont déjà travaillé sur ce sujet La maintenance du PC représente près de la moitié du coût complet, en cela l optimisation de l administration représente la source majeure de gains. Les autres pistes étudiées (client léger, location, infogérance ) ne sont pas suffisamment mises en œuvre ou chiffrables dans les établissements pour mesurer les gains potentiels. Ce sont des choix de stratégie de l établissement qui ont un impact qui va bien au-delà du coût complet. Le poste de travail est au cœur des organisations. Les évolutions technologiques permettent de proposer tous les jours de nouveaux terminaux. Ils pourront être adoptés dès lors qu ils répondront à des besoins de l organisation. Il n en demeure pas moins que nos conclusions restent valables dans ce contexte 36
Remerciements Etablissements du groupe Daniel Caby CH Annecy CH Briey CHU Bordeaux CH St. Denis Fabrice Cianni, DSIO Marraine AGIH Lenovo et Dell Econocom, Computacenter et SCC Citrix, VMWare et Systancia Paprec Spie infogérance services 37
Annexes 38
Comment arriver à une évaluation simple du montant du PC (en se focalisant sur les coûts externes) Tableau à remplir pour les établissements du groupe Investissement en PC (montant en K ) Investissement en logiciels (en K ) Maintenance (montant en K ) Nombre de PC de l ES -K -K -K - Rappel méthode Comment extrapoler au niveau national % gain = gains sur le coût complet Coûts externes Les gains sont calculés sur le coût complet mais on se rapporte aux coûts externes. Pour simplifier dans le cadre du PC, nous nous rapporterons aux 3 données du tableau cidessus On fait une moyenne par PC de l investissement matériel et logiciel et de la maintenance par établissement En combinant les données des établissements du groupe on arrive à un montant par PC moyen pour les 3 postes de dépense En multipliant ces chiffres par PC par le nombre de PC au global, nous aurons une estimation de la cartographie 39