De la bonne gouvernance des associations" Article édité et mis en une par la rédaction Afficher / Masquer la tooltip Les associations, au même titre que les entreprises, doivent être régies par des règles de bonne gouvernance. Les explications de Jean-Michel Huet, directeur associé chez BearingPoint. REUTERS/Jose Manuel Ribeiro Les associations, au même titre que les entreprises, doivent être régies par des règles de bonne gouvernance. Les explications de Jean-Michel Huet, directeur associé chez BearingPoint. Les associations sont, comme les entreprises, régies par des règles de bonne gouvernance. L'instance suprême est l'assemblée générale qui, à la différence des entreprises, ne suit pas la règle censitaire "une action = une voix" mais un pur système démocratique où "un membre = une voix". Ce principe d'égalité entre individus ne doit pas masquer que la gouvernance des associations, au niveau notamment du conseil d'administration, est un enjeu prédominant et avec, pour beaucoup d'associations, une maturité qui doit se renforcer.
Le conseil d'administration d'une association est un lieu de gouvernance essentiel. "L'Institut Français des Administrateurs (IFA) estime que des réserves de progrès résident dans le jeu collectif des acteurs, mais également dans le bon fonctionnement et le bon travail du conseil d'administration, qui demeure la clef de voûte de la bonne gouvernance", notait Daniel Lebègue, Président de l'ifa lors d'une conférence sur le sujet de la gouvernance associative. Tout comme nous avions évoqué la professionnalisation des bénévoles dans le travail opérationnel de l'association, le même phénomène se dessine autour de la gouvernance. Cette tendance se note à trois niveaux. Dans la composition des conseils d'administration -qui ne sont pas une assemblée d'amis-, mais bel et bien, une instance de gouvernance. A ce titre, les associations matures doivent ouvrir leur conseil à des administrateurs qui ne sont pas membres de ladite association, sur le modèle des administrateurs indépendant des entreprises. Un certain formalisme doit être respecté, avec notamment une couverture assurantielle des administrateurs, une délégation claire et écrite des délégations de pouvoir et un suivi sérieux des conflits d'intérêts concernant les administrateurs (conventions réglementées, par exemple). Ces éléments classiques en entreprises sont souvent négligés en association alors que c'est un pivot de la gouvernance. Le travail des administrateurs: il s'agit bien d'une instance de définition de la stratégie, de suivi du respect du projet associatif et de contrôle stricte et bienveillant. Le conseil d'administration n'est pas une instance de gestion mais bien de gouvernance. Dans le jeu des délégations du conseil, une particularité des associations par rapport aux entreprises, est le rôle du bureau. Emanation du conseil, composé de 4 à 6 membres généralement, le bureau est l'instance exécutive de l'association, instance à plusieurs pour rappeler la dimension collective d'une association. Si dans les fondations ce schéma est classique et opérationnel, il est parfois plus fou dans les associations. Là encore c'est la logique de délégation qui en cause. Un conseil, plus nombreux, plus stratégique, ayant du recul, doit déléguer à ce sous-ensemble les pouvoirs de gestion plus quotidiens. Pour
que cela fonctionne dans le respect des règles de bonne gouvernance, ce bureau devra avoir les bonnes délégations et le cas échéant les bon contrepouvoir (notamment sur le suivi des flux financiers). La bonne articulation entre les trois instances que sont assemblée générale, conseil d'administration et bureau est la condition sine qua non d'une bonne gouvernance qui doit allier souplesse -nous sommes dans le monde du bénévolat- et rigueur -l'appel à cotisation ou à don entraîne une obligation de sincérité et d'honnêteté dans la gestion des moyens. Une bonne formalisation et le respect de règles classiques de bonne gouvernance sont à suivre par les associations, surtout celles dont la taille rend incontournable l'irréprochabilité des actes de gestion.
Fiche pratique n 6 Association Les règles de bonne gouvernance: un préalable à la transparence Les dirigeants des organismes sans but lucratif et à forte activité doivent pouvoir s appuyer, pour exercer leurs fonctions, sur une organisation efficace et transparente. Pour disposer d une organisation performante, il convient de mettre en place des règles dites de «bonne gouvernance» adaptées à la nature des organisations et de leurs missions. Les règles de bonne gouvernance sont l ensemble des règles permettant à un organisme de fonctionner durablement conformément à son objet, et en toute transparence, vis-à-vis de son environnement direct, qu il s agisse des adhérents, des usagers ou encore de donateurs. Principes de bonne gouvernance La charte de déontologie Lorsque les dirigeants de l association décident d adopter une charte de déontologie, celle-ci fixe les principes de bonne conduite de l association. Rédigée et mise en oeuvre par le conseil d administration, elle couvre les différentes activités de l association et notamment ses relations avec les tiers (donateurs et prospects,bénéficiaires de l aide ou du soutien de l association, organismes gouvernementaux français et étrangers, etc.). Lorsque qu il existe un organe de contrôle interne, il veille au respect des règles de gouvernance et de la charte de déontologie par les dirigeants et les principaux collaborateurs. Il fait part de son avis au conseil. Une stricte séparation des pouvoirs Dans le cas d associations disposant d administrateurs élus (bureau, conseil d administration, assemblée générale) et d une direction générale composée de salariés, la séparation des rôles entre élus (au rôle politique) et salariés (au rôle technique), doit être formalisée Formaliser le rôle du président et du directeur Rédiger une charte du bénévole Rédiger un règlement intérieur en complément des statuts Le projet associatif clair et défini L association doit définir ses orientations, sa vision, ses valeurs et ses missions de façon compréhensible et cohérente. L ensemble est rappelé dans ses communications. L adoption d un plan stratégique Le conseil d administration doit adopter une stratégie, qu il présente sur des documents de communication et de sensibilisation interne, et organiser le suivi formalisé de ce plan stratégique dans les services. La direction générale doit présenter au conseil d administration, annuellement, un rapport sur l exécution du plan. La transparence administrative Il faut que les missions et l activité de l association concordent avec les statuts et l objet social. Les statuts doivent être disponibles au siège de l association, mais également facilement accessibles aux tiers (Internet ou autre mode). Les autorisations d agrément doivent être à jour. Une organisation formalisée
Un manuel de procédures internes permet d identifier qui fait quoi et comment. Ces procédures peuvent être contrôlées par le commissaire aux comptes (voir détail ci-après). La gestion désintéressée de l association L association est administrée à titre bénévole par des personnes n ayant aucun intérêt direct ou indirect aux résultats de son exploitation. Les administrateurs peuvent s appuyer sur une direction, composée de salariés qualifiés, qui auront pour tâche de mettre en oeuvre le projet porté par les dministrateurs. L association ne procède à aucune distribution directe ou indirecte de bénéfices. Les activités de nature commerciale et à caractère lucratif sont marginales et encadrées. Elles sont cantonnées dans un secteur comptable ou une filiale. Les activités non lucratives sont largement prédominantes. Les frais remboursés aux dirigeants sont limités et ne doivent pas constituer des rémunérations indirectes déguisées. Ils sont appuyés de piècejùstificatives et sont soumis à une procédure interne de contrôle qui inclut un contrôle du comité d audit, s il existe. Sont écartées notamment les dépenses somptuaires et celles engagées hors de l activité sociale. La rémunération des directeurs salariés n est pas excessive. Le cumul d un emploi rémunéré et d une fonction élective est soumis à conditions.,. attribution d une fonction salariée à un administrateur nécessite un accord spécifique du CA. Sa mission doit être définie et distincte de ses fonctions électives. La réalité de la mission salariale d un administrateur fait l objet d un contrôle par le CA ou le comité spécialisé nommé à cet effet. Les organes de gouvernance et de direction Une assemblée générale informée et active Il n est pas nécessaire qu une association ait beaucoup de membres pour être bien gouvernée.le quorum est fixé pour toutes les assemblées par les statuts. Le cumul des procurations est limité. L association sollicite activement la participation de ses membres à l assemblée générale et les convoque suffisamment longtemps à l avance pour que le quorum soit habituellement atteint à la première convocation.les documents relatifs à l ordre du jour (comptes annuels et rapports, texte des résolutions, liste des candidats connus) doivent être adressés ou mis à disposition des membres dans le délai prévu par les statuts,ou à défaut, dans un délai raisonnable avant l assemblée. L association peut en apporter la preuve.dans les associations de plus de 50 membres, le vote à distance par correspondance ou Internet est organisé pour permettre l expression de tous. Les nominations d administrateur font l objet d une information préalable avec profession de foi des candidats. Un scrutin séparé par candidat est organisé. Il n y a pas de vote de liste bloquée, mais le président ou le conseil peut exprimer un soutien. Le secrétariat des assemblées est assuré formellement le proçès-verbal retrace les débats. Il est signé par le bureau, reporté sur les registres, et les formalités éventuelles à la préfecture sont effectuées dans les délais légaux. Pour un conseil d administration efficace Le conseil veille à un certain renouvellement de ses membres qui sont élus par l assemblée selon les principes suivants Le nombre de mandats successifs est limité Une limite d âge est instaurée pour tout ou partie du conseil d administration Certains administrateurs sont missionnés pour favoriser, solliciter, apprécier des candidatures Les candidats sont sollicités pour leurs compétences diversifiées, leur disponibilité et leur adhésion aux valeurs Le conseil d administration se réunit suffisamment souvent pour assurer ses missions. Les administrateurs doivent être assidus et effectuer les tâches prévues entre les réunions. Idéalement, les travaux du conseil devraient comprendre chaque année L examen de la stratégie,
Le contrôle et la recherche de l efficacité et de la transparence, L examen des comptes et de l emploi des fonds, L analyse du compte-rendu de mission des différents comités. Les réunions du conseil d administration doivent être précédées, pour une bonn& information, de l envoi plusieurs jours à l avance d un dossier de référence sur les questions à l ordre du jour. Le conseil d administration nomme et organise des comités spécialisés chargés de préparer en groupe des décisions importantes ou sensibles. Ces petits groupes d administrateurs, comités d administrateurs ou comités spécialisés, préparent et éclairent les décisions du conseil ou du président. II peut s agir de commissions spécialisées (scientifique, stratégique, financière) qui peuvent être composées d administrateurs et de personnalités qualifiées. Proposition d un questionnaire d autodiagnostic sur l état de la gouvernance dans l association Ce type de questionnaire d évaluation de la transparence de la gestion pourrait être intégré aux contrats de versement de subvention par une collectivité publique, comme condition impérative pour être gestionnaire de fonds publics. Il s agirait alors pour la collectivité de faire valider les informations fournies par le président de l association par un professionnel indépendant. Une proposition de questionnaire est élaborée ci-après. Elle vise à permettre à la collectivité de mieux appréhender l organisation du pouvoir de décision et de gestion dans la structure associative (transparence indispensable à la confiance accordée par la collectivité), à sécuriser l emploi des fonds qu elle acceptera de verser alors, dans la confiance de la bonne utilisation des deniers publics. La certification des comptes Les comptes annuels de l association sont audités en vue de leur certification par le commissaire aux comptes dans les six mois suivant la clôture de l exercice social (voir ci-dessus partie relative au commissaire aux comptes).
Les clés d une bonne gouvernance (avril 2014) Lorsqu une association sollicite un agrément ministériel (environnement, éducation populaire, jeunesse et sport, famille ) l État lui impose, en contrepartie, de se doter d une bonne gouvernance. L association doit alors répondre à trois critères : avoir un objet d intérêt général, une transparence financière et un fonctionnement démocratique. Un objet d intérêt général On dit d une association qu elle exerce une activité d intérêt général lorsqu elle ne réserve pas ses activités à ses seuls membres mais qu elle est ouverte à tous sans discrimination. En d autres termes, elle ne doit donc pas fonctionner au profit d un cercle restreint de personnes (exemples : associations d anciens combattants ou d anciens élèves). Au-delà, l activité doit être principalement non lucrative et présenter une utilité sociale en fournissant des besoins insuffisamment pris en compte par le secteur marchand ou en répondant à ces besoins dans des conditions différentes du secteur marchand appréciées au travers de la règle des «4 P» : o produit proposé ; o public visé ; o prix pratiqué ; o absence de publicité. Par ailleurs, l intérêt général implique que la gestion de l association soit d une part bénévole et d autre part désintéressée au sens fiscal du terme. L association doit être gérée et administrée à titre bénévole par des personnes n ayant aucun intérêt direct ou indirect dans les résultats de l activité. Les bénéfices générés par l activité associative ne doivent pas non plus être distribués de manière directe ou indirecte, et ce sous quelque forme que ce soit. En outre, les membres et leurs ayants droit ne doivent pas avoir été déclarés attributaires d une part quelconque de l actif, sous réserve du droit de reprise de l apport. Bon à savoir Les associations dont l objet consiste en la défense des intérêts matériels et moraux de leurs membres ne présentent pas un caractère d intérêt général. Rép. min. à D. Boisserie, JOAN Q du 2 nov. 2010, n o 82534 Une transparence financière La transparence financière d une association suppose tout d abord que les comptes de l association soient accessibles à tous les membres. En effet, par définition, la transparence financière est la manière dont l organisation rend compte de la réalisation de sa mission sociale et de sa gestion au moyen de toutes données chiffrées. Ainsi, à titre d exemple, lorsqu une association perçoit plus de 153 000 de subventions ou de dons ouvrant droit aux donateurs à avantage fiscal, les comptes de l association doivent être publiés au Journal officiel et certifiés par un commissaire aux comptes. Le fait de prévoir dans les statuts la possibilité de rémunérer certains dirigeants ou de faire certifier les comptes en l absence de toute obligation légale représente également une garantie de transparence financière.
Bon à savoir La Charte du don en confiance définit la transparence financière au regard de l engagement suivant : «Les organisations membres s engagent à donner au public, et particulièrement à leurs donateurs et adhérents, une information fiable, loyale, précise et objective [et] à ce que toute communication quels qu en soient la forme et l objet [ ] respecte les dispositions suivantes : [ ] ne comporter aucune inexactitude, ambiguïté, exagération, oubli de nature à tromper le public ; n utiliser que des informations précises, vérifiées et représentatives de la réalité.» Un fonctionnement démocratique Tout d abord, pour qu il y ait fonctionnement démocratique au sein de l association, il est nécessaire que les instances statutaires se réunissent régulièrement et qu elles soient régulièrement renouvelées. L objectif étant que les décisions prises par l association émanent d un organe collégial et de procéder à l élection de nouveaux dirigeants ou de reconduire les anciens. Ensuite, le fonctionnement démocratique d une association passe par le fonctionnement de l assemblée générale. Cette instance élit les membres de l instance dirigeante : membres du conseil d administration (directement) et du bureau (directement ou indirectement par le biais des administrateurs). L important étant que les membres fassent confiance aux dirigeants et se reconnaissent en eux. Enfin, le fonctionnement démocratique d une association doit être synonyme de transparence de la gestion. Il s agit notamment pour l association de communiquer suffisamment à l avance à ses membres, par tout moyen approprié établi dans le règlement intérieur ou les statuts, les documents sur lesquels ils seront amenés à se prononcer (documents comptables et rapports annuels). Les statuts ou le règlement intérieur doivent également déterminer les modalités de déroulement des différents votes. Pour en savoir plus : Lien vers Circulaire du 18 janvier 2010 relative aux relations entre les pouvoirs publics et les associations : conventions d objectifs et simplification des démarches relatives aux procédures d agrément. Notre guide Maitriser son fonctionnement / Les instances statutaires. Notre guide Créer son association / Les associations agréées. Juris Éditions pour le Crédit Mutuel
Gouvernance dans le milieu associatif : de nouveaux schémas d adaptation Auteur : Paula Canal le 22 août 2014 dans Accompagnement des associations, Ressources Humaines, Stratégie et modèle économique - No comments La gouvernance est un élément clé pour la survie des associations. Dans le contexte actuel où les changements internes sont liés aux évolutions politiques et économiques externes, les associations doivent réfléchir à quelle est la gouvernance la plus appropriée pour elles. Nous avons pu assister à la conférence «Un nouveau schéma de la gouvernance dans le milieu associatif» au Forum National des Associations et Fondations, coordonnée par IN EXTENSO et avec la participation des experts de l Agence du Don en Nature et de UNIOPSS. Lors du débat, les intervenants ont discuté des réponses à apporter aux besoins des associations relatifs à l adaptation de leur gouvernance «pour faire face aux risques de mise en responsabilité et à la complexité de gestion des associations»[1]. «Les espèces qui survivent sont celles qui s adapteront aux changements»[2] Lors des dernières années, de profonds changements dans l environnement des associations se sont produits : les sociétés ont changé et les demandes auxquelles les associations doivent répondre se sont transformées également; le système économique mondial de croissance est remis en cause et aujourd hui l importance de l économie sociale et solidaire augmente; le financement public a diminué et les ressources et les moyens pour accéder à ce financement ont baissé. Face à ces évolutions, les associations sont poussées à la professionnalisation et à la restructuration de leur fonctionnement interne. Aujourd hui, il existe une tendance aux regroupements des structures et à la mutualisation des moyens. En effet, principalement en raison des difficultés économiques de ces dernières années, plusieurs associations se sont mutualisées avec l objectif de mettre conjointement en œuvre des activités fonctionnelles ou des activités de support. Pour ce faire et pour minimiser les risques, il est nécessaire que les dirigeants aient définis et accordés au préalable les dimensions politique, fiscale, financière et humaine du projet. La professionnalisation du secteur est une autre transformation qui renvoie à la fois la structure interne et à la gestion des ressources humaines. L association doit trouver des professionnels adéquats pour chaque domaine et établir clairement quels sont leurs rôles fonctionnels et leurs responsabilités dans l organisation. La création d un organigramme et la formalisation des obligations et des droits, des relations entre les membres, de la réglementation interne apparaît être une travail de première nécessité. Quelle est la gouvernance adaptée? Une bonne gouvernance est celle qui reflète les rôles de la pyramide inversée des organes de direction : Le niveau le plus haut et le plus large de la pyramide correspond à la place de l Assemblée Générale [AG] dont la tâche est de donner les grandes orientations (la politique générale et les directives) au Conseil d Administration [CA]. L AG a également des fonctions de contrôle. Au milieu de la pyramide, se trouve le Conseil d Administration. Son rôle est de mettre en œuvre des directives générales et de contrôler l exécution des
actions. Enfin, dans le niveau le plus bas et le plus étroit de la pyramide se trouve le Bureau ou Comité qui exécute des actions définis par le CA et est chargé de l affectation et de la répartition des tâches. La séparation des pouvoirs est importante car à chaque positionnement dans la pyramide correspond un rôle différent. En dehors de cette pyramide se situent la Direction Technique et les autres salariés qui ne doivent pas assurer la direction de l association, mais doivent effectuer l exécution finale des directives approuvées par l Assemblée Générale. Pour assurer l efficacité de ce modèle, son articulation avec les aspects clefs de la gouvernance est indispensable. Les voici énoncés, par ordre d importance décroissante : 1. Partager une vision politique sur l évolution de son environnement à 5/10 ans. 2. Bien évaluer la confiance et le respect qu il doit y avoir entre le/a Président(e), et le/a Directeur/trice Générale(e). 3. Le courage, la patience et la persévérance, car il y a des défis difficiles à relever et des risques à prendre. 4. Pas de démarche politique quelle qu elle soit sans un réel dialogue entre l ensemble des partenaires. La communication dans une période de changement est essentielle et doit être prioritaire. 5. La participation : l ensemble des instances participantes doivent se sentir parties prenantes et acteurs du changement. 6. Oser revoir le projet associatif : valeurs, stratégie et actions. 7. Savoir accueillir les nouveaux arrivants. 8. Réaliser une évaluation annuelle. Tout compte fait, la gouvernance est une question essentielle pour les associations. La gouvernance doit permettre de s adapter aux changements organisationnels, eux-mêmes amplifiés par les évolutions de l environnement de l association, des évolutions autant économiques que politiques et sociales.
Dossier pratique : Préconisations pour une bonne gouvernance Préconisations pour une bonne gouvernance (Dossier réalisé par Frédérique SIDRAT, Directeur Conseil Juridique In Extenso Ile de France) Le temps des assemblées générales bat son plein. C est le moment de vérifier que l organisation juridique de votre association répond à vos besoins et relève d une bonne gouvernance. L association est une convention régie par les principes généraux du droit applicables aux contrats et aux obligations, conformément aux dispositions de l article 1er de la loi du 1er juillet 1901 et des articles 1101 et suivants du Code civil. À chaque étape de la vie d une association, il existe des obligations et contraintes en termes notamment de formalisme juridique qu il convient de connaître, maîtriser et respecter. Organisation juridique Les statuts Ni la loi ni la réglementation n imposent à une association à l exception de celles soumises à des statuts types ou à une réglementation particulière (associations reconnues d utilité publique, associations sportives, de chasse et de pêche ) d insérer dans ses statuts des règles spécifiques. En conséquence, la liberté contractuelle prévaut lors de la rédaction du contrat d association qui fixe, librement, ses règles de gouvernance et notamment : les modalités de sa représentation à l égard des tiers ; la composition, les règles de compétence, de convocation et de fonctionnement de ses organes. La loi impose seulement aux fondateurs, dans la déclaration préalable déposée en préfecture, que soient mentionnés les noms, professions, domiciles et nationalités de ceux qui sont chargés de son administration. 1/ 6 In Extenso juillet 2012
Les dirigeants Les dirigeants d une association, dont le président et les administrateurs, sont ses mandataires. Sauf clause contraire, ils ne sont pas tenus d être membres de l association. Ils peuvent être des personnes physiques ou des personnes morales, elles-mêmes représentées par une personne physique dénommée «représentant permanent». L assemblée générale Aucun texte n impose l obligation périodique de consultation des membres, sauf pour certaines associations réglementées et pour l approbation de certaines décisions telles que notamment : l approbation des comptes ; la décision de solliciter la reconnaissance d utilité publique ; la nécessité d apporter la preuve de la gestion démocratique ; la dévolution des biens de l association en cas de dissolution volontaire, en l absence de précision dans les statuts. Il est important que les statuts déterminent précisément le domaine de compétence, les modalités de convocation, de quorum, de majorité et, d une manière générale, de tenue des assemblées générales. Il s agit de l organe délibérant et souverain représentatif des membres de l association qui doit pouvoir prendre ses décisions de manière démocratique dans le respect de règles prédéterminées. Le respect d un certain formalisme (tel que la tenue d un registre ou d une feuille de présence qui seront signés par les membres assistant à l assemblée et par les mandataires ayant reçu pouvoir à cet effet) permettra de ménager des éléments de preuve dans l éventualité d une contestation ultérieure. Ces dispositions s appliquent également pour les séances du conseil d administration. Il est important de noter qu en cas d incidence sur l orientation des votes, les délibérations de l assemblée générale prises de manière irrégulière sont annulables. Le conseil d administration L opportunité, pour une association, de se doter d un conseil d administration réside notamment dans sa volonté de voir adopter certaines décisions de manière collégiale. Le fonctionnement du conseil est également librement déterminé par les statuts ou le règlement intérieur et il est essentiel que les fondateurs se soient attachés, lors de la rédaction du contrat d association, à établir de manière précise son mode de fonctionnement en prévoyant notamment le nombre d administrateurs, leur mode de désignation ou de renouvellement, la durée de leurs fonctions, son domaine de compétence, ses modalités de convocation, de quorum, de majorité et, d une manière générale, de tenue de ses séances. Toute décision adoptée par le conseil dans des conditions irrégulières est également annulable. Le bureau La création d un bureau ainsi que la désignation d un président, vice-président, trésorier ou secrétaire ne sont pas obligatoires, sauf réglementation spécifique. Leur mise en place doit s accompagner, dans les statuts ou le règlement intérieur, d un descriptif de leurs attributions et compétences. 2/ 6 In Extenso juillet 2012
Étant précisé qu une association (sauf réglementation spécifique) peut n être dotée que d un bureau et ne pas instituer de conseil d administration. Le règlement intérieur Il n est pas obligatoire, pour une association, sauf réglementation particulière, d établir de règlement(s) intérieur(s). Lorsqu elle décide volontairement de s en doter, l organe désigné dans les statuts comme ayant tous pouvoirs à cet effet dispose d une totale liberté de rédaction dans le respect des stipulations statutaires. Le règlement intérieur a très souvent pour finalité de compléter et préciser les statuts et notamment dans ses stipulations relatives aux modalités et règles de fonctionnement de la gouvernance. Il peut également avoir pour finalité d instituer tel ou tel comité aux compétences particulières en fonction des activités de l association. Le règlement intérieur peut être rédigé par l un des organes de l association puis être soumis à l agrément de l assemblée générale, ce qui implique cependant une nécessité de consulter cette dernière lors de chaque modification. Sauf cas particuliers, le règlement intérieur ne fait l objet d aucune mesure de publicité. Il n est donc pas opposable aux tiers. Formalisme juridique La liberté contractuelle dont bénéficie le contrat d association n enlève rien aux obligations et contraintes en termes de formalisme notamment juridique et fiscal auxquelles elles sont assujetties. Il appartient aux dirigeants de les connaître et de les respecter, leur non-respect pouvant emporter des conséquences fâcheuses non seulement pour l association mais également à leur égard. Constitution et reconnaissance de la personne morale La personnalité juridique de l association est acquise dès le dépôt en préfecture (du lieu du siège de l association) d une déclaration de constitution accompagnée des statuts constitutifs et de la délibération désignant les dirigeants et de la publication au journal officiel des associations. La personnalité juridique conférera à l association la possibilité de contracter, d obtenir des subventions, recueillir des dons manuels, legs (pour celles reconnues d utilité publique) ou subventions, jouir de droits patrimoniaux et d ester en justice. À défaut de personnalité juridique, l association n a pas de capacité distincte de celle de ses membres et : les biens acquis par elle, sont la propriété indivise des fondateurs ; les contrats signés n engagent que le représentant du groupement qui les a signés ; l association en tant que telle ne peut obtenir réparation d un préjudice. Ces formalités de publication sont donc primordiales et toute irrégularité est sanctionnée pénalement par une amende de 1 500, le double en cas de récidive, encourue par ceux qui sont chargés de l administration de l organisme. Modification des 3/ 6 In Extenso juillet 2012
Modifications des statuts Au cours de la vie de l association, ses membres peuvent être amenés à modifier les statuts et/ou le règlement intérieur. Les modifications statutaires obéissent à un certain formalisme et doivent faire l objet d une publicité à l effet de les rendre opposables aux tiers. Elles doivent, en outre, être consignées sur un registre spécial relié côté et paraphé par la personne habilitée à représenter l association. Les modifications statutaires doivent y être portées avec indication de la date des récépissés de déclarations modificatives. Ce registre spécial doit, également, comporter les modifications de dirigeants, les nouveaux établissements créés, le changement d adresse du siège social, les acquisitions ou aliénations des immeubles de l association (article 5 de la loi du 1er juillet 1901). Les autorités administratives ou judiciaires peuvent demander la présentation de ce registre en cas de contrôle au siège de l association. Les personnes chargées de l administration de l association encourent une amende de 1 500 en cas de non-respect des dispositions légales. Par ailleurs, outre une amende, l absence de déclaration ou une déclaration incomplète pourrait entraîner la suppression ou le non-renouvellement d une subvention. Rémunération des dirigeants Hormis certaines dispositions législatives et réglementaires particulières qui imposent aux dirigeants d association d exercer gratuitement leurs fonctions, il est possible de rémunérer un ou plusieurs dirigeants sans perdre le caractère de gestion désintéressée. Deux situations sont possibles : la rémunération brute mensuelle totale versée à chaque dirigeant, de droit ou de fait, n excède pas les 3/4 du SMIC ; application du dispositif de l article 261-7 1 d du CGI aux organismes d intérêt général qui disposent de ressources financières propres supérieures à 200 000. Toutefois, il est obligatoire de respecter un certain formalisme. Toutefois, il est obligatoire de respecter un certain formalisme : 1) Les statuts doivent contenir des modalités relatives : à la transparence financière ; à la possibilité de rémunérer les dirigeants ; au fonctionnement démocratique (notamment élection régulière et périodique des dirigeants, contrôle effectif de la gestion par ses membres). 2) La rémunération doit : avoir été régulièrement décidée par l organe délibérant à la majorité des deux tiers, le dirigeant concerné ne prenant pas part au vote ; être la contrepartie effective à l exercice d un mandat, plafonnée au temps passé et comparable à des rémunérations pratiquées dans le secteur d activité de l association ; être inscrite dans l annexe aux comptes annuels et dans le rapport spécial du commissaire aux comptes en tant que convention réglementée. 4/ 6 In Extenso juillet 2012
3) Les comptes annuels doivent être certifiés par un commissaire aux comptes. 4) Le montant minimal des ressources propres hors financements publics doit être d au moins : - 200 000 pour pouvoir rémunérer un premier dirigeant ; - 500 000 pour rémunérer deux dirigeants ; - 1 000 000 pour rémunérer trois dirigeants (barème fixé par le CGI). 5) Cette situation doit être notifiée au commissaire aux comptes qui la «constate». 6) La rémunération ainsi versée ne peut dépasser trois fois le plafond de la Sécurité Sociale. Elle est calculée au prorata du temps passé. 7) Les organismes qui rémunèrent leurs dirigeants doivent établir une déclaration spéciale dans les 6 mois qui suivent la clôture de l exercice au titre duquel la rémunération a été perçue, auprès des services fiscaux du département du siège. Le non-respect de ce formalisme peut entraîner une remise en cause de la gestion désintéressée de l association et son assujettissement aux impôts commerciaux. Répartition des pouvoirs La délégation de pouvoirs est le principal instrument de limitation du risque pénal des dirigeants d associations. Le délégataire doit être pourvu de l autorité, de la compétence et des moyens nécessaires pour veiller à la stricte et constante application de la réglementation. La délégation doit être certaine et exempte d ambiguïté. L écrit n est pas obligatoire, mais vivement conseillé pour en faciliter la preuve. Il est important de bien préciser la nature des obligations confiées au délégataire, les conditions d exercice de sa mission notamment en matière d information et de reddition de comptes et enfin, la durée de la délégation et les conditions de sa révocation. Le délégataire doit avoir été précisément informé de l objet de la délégation et des obligations qui en résultent et l accepter. Pour qu une délégation accordée par un employeur à un salarié soit qualifiée, il convient notamment que le délégataire dispose de connaissances techniques et juridiques correspondant aux prescriptions qu il est chargé de faire appliquer, d une certaine indépendance, d un pouvoir de décision, de moyens financiers et disciplinaires suffisants. Les subdélégations sont également admises, c est-à- dire la faculté pour le titulaire d une délégation de transférer à une autre personne une partie des pouvoirs qui des pouvoirs qui lui ont été délégués. 5/ 6 In Extenso juillet 2012
Conclusion Nous attirons particulièrement votre attention sur la vigilance que doivent apporter les fondateurs à la rédaction du contrat d association et le cas échéant du règlement intérieur. Les dirigeants doivent s y rapporter constamment, ainsi qu à la législation et la réglementation en vigueur, afin de s assurer d un parfait fonctionnement des organes de l association et du respect du formalisme notamment juridique auquel ils sont astreints, sous peine de conséquences dommageables non seulement pour cette dernière mais également pour eux-mêmes. Révisez régulièrement vos statuts pour vous assurer que ses dispositions correspondent bien à ce qui est pratiqué. Nous observons très souvent que les activités de l association ont évolué mais que l objet social n a jamais été revisité. Ne faites figurer dans les statuts que des dispositions générales d organisation de la gouvernance, un règlement intérieur pouvant apporter plus de précisions dans le fonctionnement de l association. Organisez votre gouvernance et les relations internes de sorte qu il y ait transparence et aucun chevauchement sur le terrain entre les décisions des dirigeants bénévoles, dirigeants salariés, salariés et bénévoles. Ne vous mettez pas de pression dans l organisation de votre gouvernance. Posez-vous les questions suivantes : Ai-je besoin d un bureau et d un conseil d administration? Ai-je besoin d un quorum pour les tenues des assemblées? pour les décisions simples des assemblées? 6/ 6 In Extenso juillet 2012