MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT SUPERIEUR DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE UNIVERSITE DE CARTHAGE Intitulé du Projet: '' Renforcement des Capacités de Planification, de Gestion et de Suivi de l Université de Carthage et de ses Etablissements '' TERMES DE REFERENCE DE L ACTION PAQ-SP Conception et Mise en Place d une Solution Informatique de Planning et de Gestion intégrée des enseignements 1. LE CONTEXTE Dans le cadre de l'accord de prêt n 7392-TN entre le Ministère de l'enseignement Supérieur, de la Recherche Scientifique et de la Technologie (MESRST) et la Banque Internationale pour la Reconstruction et le Développement en vue de Contribuer au financement du Projet d'appui à la Qualité (PAQ), l Université de Carthage a bénéficié d'une allocation pour la mise en œuvre de son projet d'amélioration de la capacité de gestion (PAQ-CG) intitulé '' Renforcement des Capacités de Planification, de Gestion et de Suivi de l Université de Carthage et de ses Etablissements ''. L'Université de Carthage dispose d un grand volume de données administratives et financières qui touchent plusieurs domaines et catégories : enseignants-chercheurs, personnels administratif et technique, étudiants, équipements, bâtiments et budget. Affichant la volonté de s'assurer d'un bon fonctionnement des processus internes de ses établissements, l'université veut structurer ces données afin de pouvoir optimiser leur utilisation. L idée d'un point de vue conceptuel est de ne plus raisonner en entités indépendantes (étudiants, enseignants, salles ), mais de se concentrer sur les liaisons entre ces entités. Ainsi, il est possible de stocker un volume important d informations connexes, synthétisées par des relations, dans une même base de données sur laquelle on peut appliquer des requêtes et des opérations d algèbre relationnelle pour en extraire des informations. 1
Certes, il existe des relations entre les différentes données que l université détienne, mais il serait plus simple de commencer par les relations directes et apparentes qui lient le plus grand volume d informations, pour cela, on peut penser à l enseignement comme la relation autour de laquelle s articulent la plupart des données (le profil enseignant, l étudiant, le plan d étude, la salle de cours, les effectifs ). Cette relation est bien décrite dans les emplois du temps préparés par les établissements d enseignement supérieur et de la recherche scientifique au début de chaque année universitaire. A cet effet, la conception d'une solution informatique intégrée qui permettrait aux établissements de faire leurs emplois du temps, d'avoir des statistiques précises sur les différentes formations et d'avoir l'information en temps réel sur les heures supplémentaires des Enseignants-Chercheurs en vue de permettre à l'université d assurer les conditions optimales d amélioration de ses performances. Ainsi, l idée est de développer une solution informatique intégrée qui donne la possibilité aux établissements relevant de l Université, de concevoir leurs emplois du temps, ainsi que d'introduire et de mettre à jour sur une base de données centralisée à l'université les dossiers administratifs des enseignants-chercheurs et les différentes données pédagogiques des établissements. 2. LES OBJECTIFS (OU DESCRIPTION DE LA MISSION) L objet de cette action consiste à confier à un Bureau d'etudes sélectionné (une société de services et d ingénierie informatique, un bureau ou un cabinet d études dans les TIC, ou un groupement de consultants) la mission de concevoir et de développer une solution informatique, basée sur les technologies web libre (possibilité d utiliser des CMS), permettant d informatiser de manière intégrée la planification des cours, le suivi des enseignements et la gestion pédagogique des différents établissements de l Université de Carthage. Cette solution sera structurée en modules : - Gestion des enseignants (profils, dossiers administratifs, charges horaires, recrutements, promotions, heures supplémentaires, heures de vacation, ) - Gestion des étudiants (données statistiques, ) - Gestion des emplois de temps : ce module permettra aux établissements la conception des emplois du temps (en fonction des vœux enseignants, effectifs, groupes, taux d occupation des salles...) - Gestion des formations (maquette, conformité des plans d'études.) Ces modules sont reliés entre eux par une base de données unique, partagée et accessible en temps réel. Cette BD centralisée permettra la capitalisation par l'université des informations pédagogiques nécessaires pour chaque établissement (plan d'études, effectifs, groupes, occupation salles, dossiers administratifs des enseignants, état des heures, des absences, etc.). 2
Une fois tous les emplois du temps sont saisis sur une base de données centralisée, l Université sera capable de : - Extraire des données statistiques concernant le corps enseignant, - Extraire des données statistiques concernant les étudiants, - Calculer la charge horaire de chaque établissement et définir d une façon exacte et optimisée ses besoins en termes de contractuels et de vacataires, - Définir les postes à ouvrir pour le recrutement et la promotion des enseignants, - Editer automatiquement les arrêtés des heures supplémentaires et des heures de vacation, - Vérifier la conformité des programmes enseignés avec les plans d études définis par les commissions sectorielles (LMD), - Calculer le taux d occupation des salles d enseignements, et avoir une visibilité nette sur les projets d extension dans les établissements, - Définir exactement la capacité d accueil de chaque établissement. Non seulement la disponibilité de toutes ces données aide énormément l Université à définir sa stratégie de point de vue recrutement, constructions et prévisions budgétaires, mais encore elle permet aux différents services de l Université de disposer d un outil leur permettant d avoir un accès rapide à l information et leur offrant une meilleure visibilité ainsi qu une performance supérieure dans le traitement des dossiers. L'alimentation de la base de données se fera principalement au niveau des établissements. Grâce à la nouvelle application, l'université de Carthage devrait avoir la main pour consulter et mettre à jour les données notamment administratives et financières. L'outil présente également une solution de gestion et de suivi de la planification et de la gestion pédagogique. i) Sécurité : Un système de contrôle d accès par authentification robuste doit être mis en place pour sécuriser la solution développée ainsi que les données relatives à chaque établissement. Les échanges de données et l authentification des utilisateurs doivent être sécurisés par des certificats de l ANCE. Deux niveaux d authentification sont requis: Au niveau administrateur: C est une authentification avec différents niveaux d administration et de sécurité puisqu il existe deux types d administrateurs : - Un administrateur "Université'' qui a tous les privilèges d'administration ; - Un administrateur " Etablissement" qui a tous les privilèges d administration au niveau de l'établissement de l'enseignement Supérieur ; - L administrateur de chaque établissement ne doit pas avoir accès aux données de sécurité de l autre établissement. 3
- Des responsables de mise à jour des données relatives à chaque établissement. Au niveau utilisateur : Un droit d accès «utilisateur» limité au droit de lecture est accordé au niveau utilisateur via authentification personnalisée (code d'accès). ii) Phases de la mission : La mission comporte essentiellement 5 étapes : Phase 1 : Etude préliminaire : - Analyse approfondie des besoins et des attentes - Benchmarking des solutions similaires ; - Schématisation/ Modélisation des processus actuels (processus au niveau de l université) à informatiser. - Modélisation des processus cibles qui devront être configurés dans la solution - Identification des services et outils à offrir au niveau du logiciel/ liste des fonctionnalités recherchées. - Arrêter/Convenir d un planning des étapes à réaliser (liste des étapes avec éventuellement un diagramme Gantt) tout en mentionnant sur le diagramme les acteurs et les responsables, le temps alloué ainsi que le budget pour la réalisation de chaque étape du projet. - Plan d opération global y compris l organisation d un atelier de réflexion avec les intervenants pour l analyse des besoins. Phase 2 : Conception de la solution - Spécification détaillée de la solution informatique; - Spécification des options techniques (technologies et environnement de développement); - Définition de la structure détaillée ; - Définition des sections et compartiments du progiciel (services à fournir, supports, forum, membres, etc.) - Conception de la charte graphique, maquettage (spécification de l interface) - Développement du Template de la solution - Démonstration et validation - Test des interfaces de la solution par des utilisateurs clés Phase 3 : développement de la solution Il est à préciser qu avant de passer à la conception de la charte graphique, la structure de navigation de la solution devrait être présentée et validée par l Université. Par la suite et avant d entamer le développement du Template, la charte graphique sera validée par l Université. Une fois le Template de la solution validé par l Université, il est soumis à un audit de sécurité conformément à la législation en vigueur. Le bureau de consulting est appelé obligatoirement à rectifier les failles de sécurité signalées dans le rapport de l auditeur. 4
Phase 4 : Lancement du système & formation : Il s agit à cette étape d'accompagner l Université et ses établissements dans la mise en place et l'utilisation de la solution développée. Avant d entamer une étape, il faut que l étape précédente soit validée par l Université. Le prestataire doit décrire d une façon détaillée sa méthodologie de mise en œuvre. Un atelier de formation est à prévoir afin de familiariser les utilisateurs potentiels. Phase 5 : Assistance technique et maintenance Le prestataire est appelé à assurer une assistance technique après le lancement officiel de la solution pendant 6 mois dont la période sera fixée sur la base d'un commun accord entre l'université de Carthage et le prestataire. - Répondre aux appels téléphoniques, contacts, déplacements sur le lieu, - Correction des éventuelles anomalies rencontrées. - Réception définitive. 3. LES RESULTATS ATTENDUS Au terme de cette phase, le titulaire de la mission arrêtera la version finale de la solution qu'il devra remettre à l'université de Carthage. Le tableau suivant montre les livrables par étape : Etapes 1 Etude préliminaire 2 Conception de la solution et Démonstration 3 Développement de la solution 4 Lancement du système/solution Formation Livrables Atelier de Réflexion (1 matinée dans les locaux de l'université de Carthage) Rapport de spécification détaillée de la solution Document de structure de navigation Charte graphique du logiciel Template (Gabarit) du logiciel La version pré-finale de la solution, prête pour lancement Documents d'utilisation mise en place et accompagnement à l'utilisation du progiciel Atelier de formation (3 jours) 5 Assistance technique Procès verbal (PV) de la réception définitive 5
4. LES DELAIS DE REALISATION Le délai global de réalisation de la mission est estimé à 6 mois (hors délais de validation et d'assistance technique). Ce délai correspond au cumul des délais impartis pour chacune des 4 phases antérieures à l'assistance technique. Le fournisseur doit proposer un planning détaillé d implantation et de mise en œuvre ainsi qu un chronogramme par phase et par intervenant. L Université mettra à la disposition du prestataire toutes les informations et la documentation disponibles nécessaires à l accomplissement de la mission. Le prestataire retenu travaillera en étroite collaboration avec les membres du comité de suivi et d exécution du projet à l'université. 5. LE PROFIL DU PRESTATAIRE Le Bureau d'etudes (Société de Services en ingénierie informatique) doit être un spécialiste attestant d'une bonne expérience professionnelle et justifiant de solides références dans le développement de logiciels. Disposer d'une expérience similaire, notamment dans le secteur de l enseignement supérieur et de la recherche scientifique est fortement appréciable. Il est également souhaité que le bureau d'études ait connaissance du contexte local (missions accomplie en Tunisie, participation à des actions antérieures en Tunisie, etc.). Par ailleurs, le(s) prestataire(s) intervenants doit (vent) justifier des qualifications générales suivantes : - Un chef d équipe/ingénieur informatique: Ingénieur, Bac + 5, 10 ans d expérience - Un gestionnaire connaissant le milieu universitaire - Un Ingénieur spécialiste en développement spécifique : Ingénieur, Bac + 5, 5 ans d expérience. - Un Infographiste : Technicien en multimédia, Bac + 3, 5 ans d expérience. 6. LE DOSSIER DE MANIFESTATION D'INTERET Les Bureaux d'etudes intéressés doivent fournir les informations indiquant qu ils sont qualifiés pour exécuter les services (références concernant l'exécution de contrats analogues, expérience dans des formations similaires, disponibilité des connaissances nécessaires parmi le personnel, etc.). Particulièrement, les bureaux d'études doivent fournir au moment du dépôt de leurs dossiers de manifestation d'intérêt les pièces suivantes : - Une lettre de manifestation d'intérêt au nom du Président de l'université ; - Les termes de référence et du dossier de présélection dûment signés et paraphés ; 6
- Une fiche de renseignements administratifs ; - Les références du bureau dans des projets similaires réalisés durant les cinq dernières années (joindre les pièces justificatives) ; - Pour les bureaux qui manifestent leur intérêt collectivement, le chef de file doit être désigné obligatoirement et la forme de la coopération prévue (groupement, sous-traitance, autres formes) doit être précisée. Il faut dans ce cas inclure dans le dossier : Une déclaration d intention de coopération ou un acte de groupement doit être inclus dans le dossier. - Toute autre information et/ou documentation pertinente relative aux qualifications et compétences professionnelles du bureau (brochures, références concernant l exécution de contrats analogues, expérience dans des conditions semblables, disponibilité des connaissances nécessaires parmi le personnel, etc.). 7. LA SELECTION DES DOSSIERS La sélection du Bureau d'etudes sera faite conformément à la méthode fondée sur les qualifications des Consultants (QC) définie dans les Directives «Sélection et Emploi de Consultants par les emprunteurs de la Banque Mondiale, Edition mai 2004, mises à jour en octobre 2006 et en Janvier 2011». La sélection des dossiers de candidature sera effectuée au siège de l Université de Carthage, par une commission de dépouillement qui se compose des membres du comité de pilotage du projet PAQ. La commission évaluera les candidatures et établira une liste restreinte des Bureaux d'etudes qui ont répondu à l'avis de manifestation d'intérêt en fonction de leurs qualifications au regard de la nature de la mission et désignera le profil ayant les qualifications et références les plus adéquates pour la mission. Le Bureau d'etudes présélectionné sera invité à soumettre une proposition technique et financière détaillée, puis à négocier le marché. En cas d'accord suite aux négociations, le Bureau d'etudes sera désigné attributaire de la mission et appelé à signer le contrat. En cas de désaccord, l'université passera au Bureau d'etudes classé 2 ème dans la liste restreinte. Dès la conclusion des négociations, et après signature du contrat, l'université avisera les autres soumissionnaires de la liste restreinte qu'ils n'ont pas été retenus. Il est important de noter que le Bureau d'etudes retenu ne sera pas autorisé à changer le personnel clé à moins que les deux parties conviennent que ce remplacement est indispensable à la réalisation des objectifs de la mission. Si tel n'est pas le cas, et s'il est établi que le Bureau d'etudes a inclus dans la proposition une personne sans s'être assuré de sa disponibilité, ce dernier pourra être disqualifié. 7
8. LES DONNEES ET MOYENS FOURNIS L'Université de Carthage mettra à la disposition du Prestataire toutes les données nécessaires pour le bon déroulement de la mission. En outre elle facilitera le contact et la prise de rendez-vous avec les premiers responsables de l'université et de ses établissements Le Prestataire est tenu de mobiliser par ses soins les moyens logistiques primordiaux pour sa propre utilisation. Le transport et l'hébergement du personnel du Prestataire seront à sa charge. 9. LES CONFLITS D'INTERETS Les Consultants en conflit d intérêts, c'est-à-dire qui auraient un intérêt quelconque direct ou indirect au projet ou qui sont en relation personnelle ou professionnelle avec la Banque ou le Ministère doivent déclarer leurs conflits d intérêts au moment de la transmission de la lettre d intention pour la mission. En particulier, tout fonctionnaire exerçant une fonction administrative doit présenter les autorisations nécessaires pour assurer la formation. 8
ANNEXE 1 Répartition des établissements de l'université de Carthage Groupe 1 Ecoles d Ingénieurs Sciences et Technologie (5 établissements) Ecole Polytechnique de Tunisie (EPT) Institut National des Sciences Appliquées et de la Technologie (INSAT) Ecole Supérieure des Statistiques et d'analyse de l'information (ESSAI) Ecole Nationale d'ingénieurs de Bizerte (ENIB) Ecole Supérieure de Communication de Tunis (SUP' COM) Groupe 2 Ecoles d Ingénieurs & Etablissements de Recherche (7 établissements) Institut National Agronomique de Tunis (INAT) Ecole Supérieure des Industries Agroalimentaires de Tunis (ESIAT) Ecole Supérieure d'agriculture de Mateur (ESAM) Ecole Supérieure d'agriculture de Mograne (ESAMO) Institut Supérieur de Pêche et Aquaculture de Bizerte Institut National de la Recherche Agronomique de Tunis (INRAT) Institut National de la Recherche en Génie Rural, Eaux et Forêts (INGREF) Groupe 3 Sciences & Technologie (9 établissements) Faculté des Sciences de Bizerte (FSB) Institut Supérieur des Sciences Appliquées de Mateur (ISSAM) Ecole Supérieure de Technologie et d'informatique (ESTI) Institut Supérieur des Technologies de l'environnement, de l'urbanisme et du Bâtiment (ISTEUB) Institut Supérieur des Sciences et Technologies de l'environnement de Borj Cédria (ISSTEBC) Institut Préparatoire aux Etudes Scientifiques et Techniques (IPEST) Institut Préparatoire des Etudes d'ingénieur de Nabeul (IPEIN) Institut Préparatoire des Etudes d'ingénieur de Bizerte (IPEIB) Institut Supérieur des Etudes Préparatoires en Biologie- Géologie de Soukra (ISEPBG Soukra) Groupe 4 Economie, Gestion, Droit & Services (7 établissements) Institut des Hautes Etudes Commerciales Carthage (IHEC) Institut des Hautes Etudes Touristiques Sidi Dhrif (IHET) Faculté des Sciences Economiques et de Gestion de Nabeul (FSEGN) Institut Supérieur de Commerce et Comptabilité de Bizerte (ISCCB) Institut Supérieur des Cadres de l'enfance (ISCE) Faculté des Sciences Juridiques, Politiques et Sociales de Tunis (FSJPST) Institut National du Travail et des Etudes Sociales (INTES) Groupe 5 Architecture, Arts & Métiers (3 établissements) Ecole Supérieure de l'audio-visuel et du Cinéma Gammarth (ESAC) Ecole Nationale d'architecture et d'urbanisme (ENAU) Institut Supérieur des Beaux Arts de Nabeul (ISBAN) Groupe 6 Langues (2 établissements) Institut Supérieur des Langues de Tunis (ISLT) Institut Supérieur des Langues Appliquées et Informatique de Nabeul (ISBAN) 9