ROTARY CLUB DE SAINT VINCENT DE TYROSSE MAREMNE, LANDES OCEANES RÈGLEMENT INTÉRIEUR Article 1 : COMITE DU CLUB Il comprend : Le Président en exercice Le Vice-Président (président sortant Past président) L e Président élu Le Président nommé (si désigné) Le Secrétaire, le Trésorier, le chef du Protocole. Leurs adjoints respectifs siègent au comité en l absence de leur titulaire. Article N 2 : ELECTION DU PRESIDENT ET DES MEMBRES DIRIGEANTS L élection a lieu lors de l assemblée générale qui est convoquée avant le 31 décembre de chaque année. Il peut y avoir plusieurs candidats et la désignation se fait alors au scrutin majoritaire. Le candidat élu prend alors le titre de président élu et devient membre du comité. Ce dernier peut proposer un candidat à sa propre succession qui prendra le titre de président nommé. L élection a lieu à bulletin secret. Désignation du comité : Il est présenté par le Président élu lors de l assemblée générale et approuvé par les membres présents. Article 3 : FONCTIONS DES DIRIGEANTS Le Président : Il préside les réunions statutaires et celles du comité. Il coordonne la vie du club et remplit toute les missions lui incombant Le Président élu et le Président nommé : Ils sont membres du comité et participent à l animation du club en effectuant toutes les missions que le Président ou le comité peuvent leur confier. Ils préparent leur année de présidence (N+1 et N+2). Le Vice président : En l'absence du Président, c'est lui qui préside les réunions du club et du comité et remplit toutes les autres missions incombant à ce dernier. Le Secrétaire : Il tient à jour la liste des membres. 1
Il enregistre les présences aux réunions, envoie les convocations et rédige les comptes-rendus des réunions sous forme de bulletins hebdomadaires. Il assure les liaisons administratives avec le R.I. et le district à savoir les effectifs, les admissions, les démissions, les rapports mensuels d assiduité. Il prépare les déclarations à déposer à la Préfecture à savoir : statuts, règlement intérieur, modifications s il y a lieu et liste des dirigeants. Le Trésorier : Il a la responsabilité des comptes du club Il présente le rapport financier annuel lors de l Assemblée Générale annuelle. Il procède au règlement par chèque ou virement, des factures et sommes dues par le club. Il effectue la collecte des cotisations, règle les taxes au Rotary International et au district et le montant de l abonnement obligatoire à la revue LE ROTARIEN selon les modalités définies par le Rotary et l association de la revue. Il établit des reçus pour les dons versés au club et assure la tenue de la comptabilité selon les règles propres aux associations de type 1901. A l expiration de son mandat, il transmet les comptes à son successeur et au président. Il fournit également l inventaire des biens du club en précisant leur localisation. Le Protocole : Il est chargé de l ordonnancement des réunions, de l accueil des visiteurs, de l organisation des repas dans le cadre du budget approuvé par le comité. Il a un rôle important dans l amitié entre les membres du club. Article N 4 : LES REUNIONS 1 - L assemblée générale : Elle se tient au siège du club sur décision du comité tel qu indiqué à l Article 2 du présent règlement. L ordre du jour prévoit obligatoirement l élection du futur président et la désignation du futur comité et statue sur l approbation des comptes du club. 2 - Les réunions statutaires : elles ont lieu chaque semaine, le jeudi à 19 heures, au siège du club en règle générale. Elles peuvent être délocalisées chez un rotarien ou en un autre lieu sur décision du comité. Ces changements, lorsqu ils auront lieu, devront être signalés en temps utile. A noter aussi qu il peut y avoir, pour des raisons exceptionnelles, suppression d une réunion. Présences aux réunions : sont considérés comme présents les membres en règle à l exception des membres d honneur et de tout membre excusé conformément à l article N 8 des statuts du club. 3 - Quorum des assemblées et réunions : il est du tiers de l effectif lors des réunions statutaires et du deux tiers pour l assemblée générale annuelle, sauf dispositions particulières. 4 - Réunions de comité : les réunions de comité ont lieu bimestriellement suivant le calendrier fixé par le Président. Celui-ci, à son initiative ou à la demande de deux membres du comité, peut convoquer des réunions supplémentaires qui doivent être annoncées officiellement. Chaque réunion fait l'objet d'un compte rendu adressé aux membres du club. 5 - Le Quorum est constitué par la majorité des membres du comité. 6 - Procurations : Le vote par procuration est admis mais chaque votant ne peut disposer que de deux pouvoirs. 2
7 - Délibérations : L adoption des décisions se fera à la majorité simple des membres présents ou représentés dans le cas où le quorum est atteint, sauf dispositions particulières. En cas d égalité des voix, celle du Président est prépondérante. Mode de scrutin : Les votes ont lieu à main levée sauf si un membre demande un vote à bulletin secret. L élection du Président a lieu à bulletin secret. Article 5 : COTISATION 1 La cotisation est fixée chaque année par l assemblée générale. Elle peut être, à cette occasion, confirmée, augmentée ou diminuée. 2 - La cotisation annuelle comporte : la taxe de district, la taxe per capita, le coût des apéritifs et des repas statutaires ainsi que les frais de fonctionnement du club. Elle est fixée lors de l Assemblée Générale. Elle est payable, soit mensuellement, soit trimestriellement, soit semestriellement. 3 - Les repas des invités du club sont payés sur place. 4 - Les repas des conjoints et autres participants sont payés directement auprès du restaurateur. 5 - La facture du magazine LE ROTARIEN donne lieu à une facture séparée. Article 6 : LES QUATRE DOMAINES D ACTION Ils forment le cadre pratique de la politique d action du club. Il s agit de : l action intérieure ; l action professionnelle ; l action d intérêt public ; l action internationale. Les activités du club relèvent de chacun de ces quatre domaines d action. Article 7 : LES COMMISSIONS Elles sont chargées de mener à bien les objectifs annuels et à long terme du club en fonction des quatre domaines d action. Le Président, le vice-président et le président élu assurent, ensemble, la continuité et la succession. Dans un souci de cohérence et de continuité, il est recommandé de nommer les membres responsables pour des mandats de trois ans. 1 - La commission de l effectif Elle est chargée de développer une stratégie de recrutement et de fidélisation des membres. 2 - La commission communication et image publique Elle veille au bon fonctionnement du club et à entretenir une bonne image en faisant plus particulièrement connaître à l'extérieur, les actions menées. 3 - La commission des actions Elle planifie et monte des actions d intérêt social, publique, humanitaire, éducatif et professionnel répondant aux besoins locaux, nationaux ou mondiaux. 3
4 - La commission de la Fondation Rotary Elle favorise un soutien financier des actions internationales et de la fondation et cherche à participer activement à ses programmes. 5 - La commission Jeunesse Elle est chargée de participer aux programmes de développement de l'action jeunesse du R.I. et de soutenir les actions du club vers la jeunesse. D autres commissions peuvent être nommées en fonction des besoins. Le Président est membre de droit de toutes les commissions et jouit des mêmes privilèges que tout autre membre. Les attributions de chaque commission sont déterminées par le présent règlement ou par le Président ou par le comité du club. Sauf mandat spécifique du comité, aucune décision n est prise par les commissions sans approbation préalable du comité. Chaque responsable de commission est chargé de l'organisation des réunions et des activités de cette dernière. Il supervise et coordonne le travail et rend compte des activités de sa commission au comité du club. Article N 8 : ADMISSION DES MEMBRES 1 - Le nom d'un Rotariable proposé par un membre actif est soumis par écrit au comité par le secrétaire du club. Il peut s'agir d'un ancien Rotarien ou d'un membre en provenance d'un autre club. Cette candidature est strictement confidentielle. Préalablement, le candidat devra participer au minimum à deux réunions du club et, éventuellement, à un repas statutaire avec son conjoint. 2 - Le comité vérifie que le candidat répond aux critères d éligibilité et de classification des statuts du club. 3 - Le comité examine cette candidature dans les 30 jours de sa réception et charge le secrétaire du club d'informer le Rotarien parrainant le candidat de sa décision. 4 - Si celle-ci est favorable, le candidat est alors informé des objectifs du Rotary ainsi que des prérogatives et responsabilités qui découlent de la qualité de Rotarien ; le candidat est ensuite invité à soumettre une demande d'admission et autorise que son nom et la classification sous laquelle il est proposé, soient annoncés au club. 5 - Si aucune objection écrite d'un membre actif ne parvient au comité dans les 7 jours de la publication de cette candidature, le candidat s'acquitte de sa cotisation telle que prévu au présent règlement et est alors considéré comme régulièrement élu. En cas d'opposition argumentée, la question est soumise à un vote lors de la réunion statutaire du club suivante et selon les modalités ci-après : a) le vote se fait à bulletin secret ; b) le quorum des membres actifs participant au vote doit être des deux tiers de l'effectif du club; c) un membre peut se faire représenter par un autre membre actif en lui donnant un pouvoir, dans les conditions fixées par l'article 4-6 du présent règlement. d) si la candidature obtient deux tiers des voies favorables elle est retenue. Les objections fondées sur le sexe, la couleur de peau ou la religion ne seront pas prises en considération. 6 Le président organise la cérémonie d'intronisation du nouveau membre, lui remet sa carte de membre et lui fournit la documentation nécessaire. D'autre part, le président ou le secrétaire du club transmet les 4
coordonnées du nouveau membre au R.I. Le président lui assigne un parrain (sil n'en a pas déjà un) pour faciliter son intégration et le fait participer à une action ou lui confie certaines responsabilités. 7 Le club peut accepter, conformément aux statuts du Rotary Club, toute candidature comme membre d'honneur soumise par le comité du club. Article 9 : ELIGIBILITE DES MEMBRES D'HONNEUR Les membres d'honneur issus du club sont élus par le comité pour une durée de 3 ans renouvelables. Cette disposition ne s'applique pas à des personnes méritantes extérieures au club que le comité déciderait d'honorer en les nommant membre d'honneur. Article 10 : FINANCES Le trésorier dépose les fonds du club dans une banque désignée par le comité. Les factures visées par le président ou un membre du comité qu'il aura désigné, sont payées exclusivement au moyen d'un chèque ou virement signé par l'un de ceux dont la signature est déposée à la banque. Les sommes inférieures à 50 euros pourront être payées en liquide en cas de nécessité. Une vérification complète de toutes les opérations financières du club est effectuée chaque année par deux commissaires aux comptes désignés par le président parmi les membres actifs ne faisant pas partie du comité, ou par toute personne qualifiée, conformément aux exigences fiscales des Associations loi 1901. L exercice financier débute le premier juillet pour finir le 30 juin. L'encaissement des cotisations se fait mensuellement, trimestriellement ou semestriellement. Le paiement au Rotary International et au District des taxes et de l'abonnement au Rotarien est effectué le premier juillet et le premier janvier de chaque année, sur la base du nombre de membres inscrits. (Pour les membres admis en cours de semestre, les abonnements à la publication officielle sont payables à réception de la facture du R.I) L'abonnement au Rotarien pour l'année est réglé le premier juillet. Au début de chaque exercice, le comité arrête un budget prévisionnel qui est soumis à l'approbation des membres lors de l'assemblée générale. Article 11 : ORDRE DU JOUR DES REUNIONS Il comporte : la présentation des invités. La communication des correspondances reçues par le club. Le compte-rendu des réunions de comité, s'il y a lieu. Les questions en suspens. Les questions diverses. L'annonce ou l'exposé des conférences statutaires ou de tout autre programme. La clôture de la séance. Article 12 : AMENDEMENTS 5
Le présent règlement peut-être modifié au cours d'une réunion statutaire du club où le quorum des deux tiers de l'effectif est atteint, par un vote à la majorité des deux tiers des membres présents, à la condition toutefois que les membres aient été avisés par écrit ou courrier électronique du projet d'amendement au moins dix jours avant la dite réunion. Pour être apportée au présent règlement, une modification ou addition doit être compatible avec les statuts types du Rotary club et les statuts et règlements intérieurs du Rotary International. Article 13 : ENTREE EN VIGUEUR Le présent règlement est adopté le 07 février 2013 Le Président Serge CLOSIER 6