Règlement d ordre intérieur

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1 Cercle Astronomique Mosan ASBL Siège social: Chemin Saint Martin n 4 à 5500 Dinant Règlement d ordre intérieur modifié par l Assemblée générale du 03/01/2014 Ce règlement vient en complément des statuts de l ASBL et en résume les points demandant une attention régulière en cours d'année.. Article 1 : Relations du Cercle Astronomique Mosan avec d autres organisations Le Cercle Astronomique Mosan, en abrégé CAM, peut être membre ou partenaire de diverses associations. Article 2 : Invitation de personnes non associées Le Conseil d administration peut sans voix délibérative et à titre de consultation uniquement inviter toute personne non associée à toute Assemblée ou réunion. Tout membre effectif est libre d inviter son conjoint ou compagnon ou ses parents pour un mineur à assister sans droit de vote à l Assemblée générale. Article 3 : Registre des membres Le Conseil d administration tient un registre des membres et communique une fois par an au greffe du tribunal de commerce la liste des membres effectifs comme exigé par la loi sur les ASBL. Article 4 : Administrateurs Le Conseil d administration peut proposer à l Assemblée générale la démission de tout administrateur ayant deux absences non excusées au cours de l année ou qui entraverait volontairement la réalisation de l objet social de l association ou dont les manquements pourraient compromettre le respect des obligations légales ou statutaires. Le Conseil d administration peut modifier la composition du Comité à tout moment, étant entendu que les postes sont réservés aux seuls administrateurs. Les modifications apportées à la composition du Comité doivent être communiquées au greffe du tribunal de commerce comme stipulé par les statuts. La fonction d administrateur est exercée à titre gratuit. Tous les membres du Comité doivent avoir une adresse mail fonctionnelle. 1

2 Article 5 : Réunion et convocation du Conseil d administration Le Conseil d administration se réunira au minimum une fois par trimestre et prendra notamment connaissance d un rapport du Trésorier sur la situation financière de l association et d un rapport du Président sur l état d avancement du plan d'action; un PV sera dressé et une copie sera remise à chaque administrateur. La convocation sera établie et envoyée par la poste ou courriel 15 jours ouvrables avant la réunion. L ordre du jour des séances sera établi par le Président ou, à défaut, par le Viceprésident ou le Secrétaire ou, en dernier ressort, l'administrateur le plus âgé. Il comportera obligatoirement les sujets souhaités par les membres administrateurs qui les transmettront huit jours ouvrables avant la réunion. Tout point supplémentaire sera soumis à l approbation du Conseil d administration. Les différends éventuels seront traités lors de réunions de travail à l exclusion de tout autre forme. Article 6 : Délégations Le Trésorier a tout pouvoir pour les actes financiers dont les montants sont inférieurs à 1000 par opération. En l'absence du Trésorier, le Président a tout pouvoir pour les actes financiers dont les montants sont inférieurs à 1000 par opération. Conjointement le Trésorier et le Président ont tout pouvoir pour les actes financiers dont les montants sont inférieurs à 2500 par opération. Le Comité a tout pouvoir pour les actes financiers dont les montants sont égaux ou supérieurs à Article 7 : Comptabilité L ASBL tiendra une comptabilité simplifiée. Les comptes annuels sont établis par le Trésorier et sont constitués des documents suivants : un état des dépenses et des recettes une annexe reprenant les informations obligatoires définies dans l AR du 26/6/2003 un état du patrimoine selon un schéma minimum fixé par l AR du 26/6/2003 Article 8 : Cotisations La cotisation comprend : - l'affiliation au CERCLE ASTRONOMIQUE MOSAN - l'abonnement au bulletin d'information «L' Univers du Namurois» - l'assurance «dommages corporels» au bénéfice des membres de l'asbl Le montant des cotisations est fixé par le Conseil d administration.à 20 pour une cotisation d'étudiant (sur présentation de la carte d'étudiant) 30 pour un cotisation individuelle 35 pour une cotisation familiale (1 seul bulletin, accès gratuits aux activités) 50 ou plus pour les membres protecteurs Une réduction de 5 est accordée aux membres qui acceptent la version numérique du bulletin envoyée par courriel et renoncent à la version papier 2

3 L'invitation à payer la cotisation est transmise dans le courant du mois de novembre.. Le payement doit intervenir au plus tard le 2 janvier de l'année qui suit.. Article 10 : Rôles et responsabilités des membres du Comité..Le Président représente l association à l égard des tiers et est notamment en charge des activités suivantes : définition du programme d activités (observations, ateliers, formations, exposés, entretien du site et des équipements, activités extérieures...) présentation et suivi d'un plan d'action avec actualisation au moins 1 fois par trimestre établissement du budget avec le Trésorier payement des fournisseurs en l absence du Trésorier relations avec les autres clubs d'astronomie, la presse et les tiers en général présidence de l Assemblée générale, des réunions du Conseil d administration et du Comité établissement de l ordre du jour des réunions du Conseil d administration et de l Assemblée générale signature des documents officiels conformément aux statuts (procès-verbaux ) rapport d activité trimestriel au Conseil d administration établissement de l ordre du jour et animation des réunions du cercle coordination générale Excepté pour les missions qui lui sont expressément attribuées par les statuts, le Président peut déléguer certaines missions à des administrateurs ou à des membres effectifs. L'organigramme précisant les responsabilités de chacun sera proposé au Conseil d'administration pour approbation.. Le Vice-président remplace le Président absent. Le Trésorier est en charge des activités suivantes : gestion financière : livre de caisse, facturiers d entrée et de sortie déclaration d impôt formalités pour l acquittement des précomptes et taxes diverses payement des fournisseurs gestion des comptes bancaires établissement des comptes annuels (dépôt au greffe du tribunal du commerce par les soins du Secrétaire) établissement du budget avec le Président archivage des documents financiers rapport trimestriel sur la situation financière au Conseil d administration Le Trésorier veille à ce que le Président puisse assurer la continuité des payements en son absence 3

4 Le Secrétaire est en charge des activités suivantes : tenue du registre des membres et des administrateurs envoi des convocations aux diverses réunions du Comité, du Conseil d administration et de l Assemblée générale contrôle de la régularité des décisions (qualité des membres, quorum ) rédaction des procès-verbaux des réunions du Comité, du Conseil d administration et de l Assemblée générale signature et archivage des documents officiels conformément aux statuts dépôt des actes prévus par la loi au greffe du tribunal compétent rédaction des procès-verbaux des réunions ordinaires du cercle Le courrier est délivré au siège social de l'asbl. Article 11: Réunions Sauf indication contraire dans la convocation, les réunions de l'assemblée générale, du Conseil d'administration et du Comité se tiennent au siège opérationnel de l'asbl: Observatoire Copernic, plateau de Herbuchenne à 5500 Dinant. Les réunions mensuelles consacrées aux observations, ateliers., informations.. ont lieu le premier vendredi du mois sauf férié au même endroit et débutent à 19H30. Les réunions du Comité ou du Conseil d'administration ont lieu séparément. Article 12: Bulletin L'association édite un bulletin bimestriel intitulé «L' Univers du Namurois». Le contenu d'un article publié n'engage que son auteur qui veillera tout spécialement au respect du droit de propriété des extraits de textes, données, ou images insérés dans l'article.. L' auteur communique son article dans le format spécifié (type de fichier, police, taille des caractères pour les titres, sous-titres...). Un sous-comité composé d'un ou de plusieurs membres désignés par le Conseil d'administration, est chargé de relire les articles avant édition. Ce sous-comité se réserve le droit de corriger les fautes d'orthographe éventuelles ou de refuser un article qui pourrait nuire à la réputation du cercle ou, plus généralement, ne serait pas en ligne avec les statuts. Art 13: Format des fichiers informatiques échangés entre membres Tous les fichiers annexés aux courriels échangés entre les membres du CAM sont au format pdf. Article 14: Renseignements divers Siège social : Chemin Saint Martin n 4 à 5500 Dinant Siège opérationnel : Observatoire Copernic, plateau de Herbuchenne à 5500 Dinant N d'entreprise: Compte bancaire : BE Internet : Messagerie : info@cam-asbl.be 4

5 Art 15 : Assurances Le cercle a souscrit une assurance combinée RC et dommages corporels auprès de la société AG INSURANCE Police n 949/03/66,324,989 Pour l'asbl, Président 5