fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée, en particulier l'article 18 ;

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1 1/14 Comité sectoriel pour l'autorité Fédérale Délibération AF n 08/2013 du 7 mars 2013 Objet: Accès par la Direction du Logement du Ministère de la Région de Bruxelles-capitale aux données du SPF Finances pour l octroi des allocations et/ou primes au logement et le contrôle des subsides octroyés aux agences immobilières sociales (AF-MA / AF-MA ) Le Comité sectoriel pour l Autorité Fédérale ; Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après LVP), en particulier les articles 31bis et 36bis ; Vu l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée, en particulier l'article 18 ; Vu les demandes de la Direction du Logement du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale reçues le 21/03/2012 et le 22/10/2012; Vu les informations complémentaires reçues en date des 2, 10 et 25/05 derniers, des 3/07 et,22/10 derniers, des 6 et 17/12 derniers, et du 14/01, 20 et 27/02 derniers ;; Vu la demande d'avis technique et juridique adressée au Service public fédéral Fedict en date du 16/01/2013; Vu l'avis technique et juridique reçu le 06/02/2013;

2 Délibération AF 08/2013-2/14 Vu la décision du Comité en date du 7/02/2013 de suspendre le dossier afin d éclaircir la demande sur certains points avec la Direction du Logement du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale ; Vu le rapport du Président ; Émet, après délibération, la décision suivante, le 07/03/2013: I. OBJET ET CONTEXTE DE LA DEMANDE 1. La Direction du logement du Ministère de la Région de Bruxelles-capitale, ci-après dénommée «le demandeur», sollicite l autorisation d accéder via un service web de la banque-carrefour de la sécurité sociale à diverses données à caractère personnel du SPF finances afin d assurer la gestion des allocations et primes au logement ainsi que le calcul des subsides aux agences immobilières sociales.. II. EXAMEN DE LA DEMANDE A. RECEVABILITE 2. En vertu de l'article 36bis de la LVP, "toute communication électronique de données personnelles par un service public fédéral ou par un organisme public avec personnalité juridique qui relève de l'autorité fédérale, exige une autorisation de principe (du comité sectoriel compétent)". 3. Le SPF Finances, transmettra par voie électronique des données à la Direction du logement du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale par le service web de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale dans la mesure où d autres données sociales à caractère personnel (statut de handicapé, nombre d enfants à charge bénéficiant d allocations familiales, ) seront également sollicitées par le demandeur auprès de la Banque Carrefour de la sécurité sociale pour la même finalité. 4. Les données échangées constituent des données à caractère personnel dont dispose le SPF Finances. Le Comité est donc compétent pour se prononcer sur cette communication électronique. B. QUANT AU FOND 1. PRINCIPE DE FINALITÉ

3 Délibération AF 08/2013-3/14 5. L'article 4, 1, 2 de la LVP ne permet le traitement de données à caractère personnel que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et les données ne peuvent en outre pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités. Le Comité examine ci-après si ces principes essentiels sont respectés. 6. En l espèce, la Direction du logement du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale envisage d accéder par voie électronique à des données du SPF Finances en vue d assurer l'octroi des primes et allocations au logement dont la Région de Bruxelles-Capitale a la charge (allocation de déménagement et intervention dans le loyer, prime à la rénovation de l'habitat, prime à l'embellissement des façades) ainsi que pour le contrôle des subsides octroyés aux agences immobilières sociales. 7. A l aide de ces informations, la Direction du logement du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale vérifiera si les demandeurs de primes et/ou d allocations respectent les conditions légales d octroi requises. Elle procédera à des contrôles aléatoires de la véracité des informations transmises par les agences immobilières sociales dans le cadre du contrôle de subsides octroyés à ces dernières. Dans ce même cadre, elle vérifiera aussi si les revenus des locataires, présentés par l agence immobilière sociale comme percevant un revenu se situant sous le revenu d admission à un logement social, se situent bien sous ce plafond lorsque l agence immobilière sociale n a pas été en mesure de respecter son obligation de fournir les preuves de revenus de ces locataires 8. Le Comité estime que ces finalités sont déterminées et explicites et rappelle que les données demandées ne peuvent être traitées qu en vue de réaliser ces finalités. 9. L'article 4, 1, 2 de la LVP requiert également des finalités des traitements de données qu'elles soient légitimes. En l espèce, le Comité retient l'article 5 e) de la LVP énonçant qu'un traitement de données à caractère personnel peut être réalisé «lorsqu'il est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique, dont est investi le responsable du traitement ou le tiers auquel les données sont communiquées». 10. La base de légitimité du traitement de données du demandeur provient du Code du logement bruxellois 1. Il prévoit, en ses articles 127 à 131, la possibilité pour la Région de Bruxelles-Capitale d'octroyer aux ménages des primes à la rénovation, des aides à 1 Ordonnance de la Région de Bruxelles-Capitale du 17 février 2003 portant le Code bruxellois du logement

4 Délibération AF 08/2013-4/14 l'embellissement des façades, des aides au déménagement et des interventions dans le loyer d un nouveau logement. Quant aux subsides à accorder aux agences immobilières sociales, ceux-ci sont également prévus à l'article 91 du Code bruxellois du logement. Divers arrêtés 2 du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale organisent ces politiques en les liant notamment à des conditions de revenus dans le chef des ménages concernés. 11. Quant au SPF Finances, le traitement peut également apparaître légitime dans son chef au vu de sa mission de service public d'exécution de la politique en matière de gestion financière de l'etat fédéral et au vu de l'article 328 du Code d'impôts sur les revenus, lequel impose la prise de connaissance de la situation fiscale récente des personnes qui requièrent des services administratifs de l'etat des crédits, prêts, primes, subsides ou tous autres avantages basés directement ou indirectement sur le montant des revenus. 12. L accès par la Direction du logement du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale à des données traitées par le SPF Finances, via la banque-carrefour de la sécurité sociale, constitue également un traitement ultérieur de données du SPF Finances. Il convient donc d'analyser la compatibilité de la finalité poursuivie en l'espèce par le demandeur avec la finalité originaire poursuivie par le SPF Finances lors de la collecte des données auprès des contribuables, à savoir, l'établissement, le contrôle, la perception et de recouvrement des impôts. Cette analyse s'effectue notamment sur base des prévisions raisonnables des intéressés ou sur base des dispositions légales et réglementaires applicables. 13. A cet égard, le Comité relève que a. L'article 328 du Code d'impôts sur les revenus prévoit que "les services administratifs de l'etat [ ] ainsi que les sociétés, associations, établissements ou organismes ne peuvent accorder des crédits, prêts, primes, subsides ou tous autres avantages basés directement ou indirectement sur le montant des revenus ou sur des éléments intervenant dans la détermination de ces revenus, qu'après avoir pris connaissance de la situation fiscale récente du requérant. Cette situation est opposable au demandeur pour l'octroi desdits crédits, prêts, primes, subsides ou autres avantages." 2 Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 22 décembre 2004 instituant une allocation de déménagement-installation et d'intervention dans le loyer; Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 4 octobre 2007 relatif à l'octroi des primes à la rénovation de l'habitat; Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles- Capitale du 2 mai 2002 relatif à l'octroi de primes à l'embellissement des façades; Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 28 février 2008 organisant les agences immobilières sociales.

5 Délibération AF 08/2013-5/14 b. Depuis 2007, la notice explicative de la déclaration fiscale à l'ipp (Impôt des personnes physiques) envoyée par l'afer (Administration de la fiscalité des entreprises et des revenus) chaque année au contribuable comprend une clause d'information. Celle-ci informe de manière générale les contribuables notamment sur les catégories de destinataires auxquels le SPF Finances est amené à transmettre les données qu'il collecte et parmi ceux-ci, les administrations des Régions. c. Il ressort des divers Arrêtés organisant l'octroi des primes et subsides précités (voir note de bas de page n 2) que des informations relatives notamment aux revenus des ménages demandeurs, à leur qualité ou non de propriétaire foncier, au nombre de personnes à leur charge d un point de vue fiscal sont nécessaires pour la gestion de ces demandes de primes et/ou subsides. d. Ceci étant, cette réglementation prévoit généralement 3 une collecte directe de données auprès des personnes concernées en précisant que ces informations financières sont communiquées par le demandeur sur base de fiche de paie, de copie d avertissement-extrait de rôle, de déclaration sur l honneur ou d'attestations émanant d'organismes tels que le CPAS, l'office national des Pensions, un organisme de paiement d'allocations de chômage e. Selon les informations communiquées par le demandeur, la collecte indirecte d'informations auprès du SPF Finances pour la gestion des demandes de primes et/ou allocations au logement n'interviendra que pour les personnes concernées qui y auront explicitement consenti dans le formulaire de demande de prime. f. En ce qui concerne la gestion des subsides à allouer aux agences immobilières sociales, un pouvoir de contrôle des modalités d'application de l Arrêté précité du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 28 février 2008 est octroyé au Ministère de la Région de Bruxelles-capitale. 14. Au vu de ce qui précède, le Comité considère que les finalités poursuivies à l'origine par l'administration fiscale et celles poursuivies en l'espèce par le demandeur sont compatibles. 15. Dans la mesure où la plupart des Arrêtés précités du Gouvernement de Bruxelles-Capitale prévoient explicitement la collecte directe des données financières par le demandeur auprès 3 Seul l'arrêté du Gouvernement de Bruxelles-Capitale du 4 octobre 2007 relatif à la prime à la rénovation prévoit que le formulaire de demande de prime doit être accompagné d'une autorisation permettant à l'administration du logement d'utiliser les données du cadastre et du ministère des finances relatives au revenus ou à défaut, d'utiliser un extrait récent de matrice cadastrale et une copie d'avertissement extrait de rôle.

6 Délibération AF 08/2013-6/14 des personnes concernées (par le biais de remise d attestation, d extrait de matrice cadastrale, d avertissement extrait de rôle, ), le Comité recommande que ces Arrêtés 4 soient adaptés en conséquence (prévision explicite de la consultation par le demandeur des informations nécessaires auprès du SPF Finances pour la réalisation de la finalité précitée) afin d augmenter le niveau de prévisibilité des flux de données envisagés par le demandeur. 2. PRINCIPE DE PROPORTIONNALITÉ 2.1. Nature des données 16. Les traitements de données à caractère personnel nécessaires à la réalisation par tout organisme public de sa mission de service public doivent, en application de l article 4 1er 3 de la loi vie privée, porter sur des données adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont obtenues et pour lesquelles elles sont traitées ultérieurement. 17. La Direction du logement du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale souhaite un accès aux informations suivantes : 18. Pour la gestion des dossiers de demande d'allocation de déménagementinstallation et intervention dans le loyer (ADIL) : a. Les revenus, au sens de l Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles- Capitale du 26 septembre , des membres du ménage 6 du demandeur (les dits revenus étant ceux relatifs à l'avant-dernière année précédant celle de la demande), ainsi que le nombre de personnes à charge au sein du ménage concerné au cours de la même année. 4 Plus spécifiquement, art de l Arrêté précité du gouvernement de Bruxelles-Capitale du 28 février 2008 (AIS), article 13 l Arrêté précité du gouvernement de Bruxelles-Capitale du 2 mai 2002 (prime embellissement façades) et son Arrêté ministériel d exécution du 19/06/2002 (art.3), article 11 de l Arrêté précité du gouvernement de Bruxelles-Capitale du 22 décembre 2004 (ADIL). 5 Les revenus auxquels un accès est sollicité sont ceux visés à l article 2.11 de l AGB du 26 septembre 96 organisant la location des habitations gérées par la Société du Logement de la Région bruxelloise ou par les sociétés immobilières de service public : «Revenus : les revenus immobiliers ou mobiliers nets et le montant net imposable des revenus professionnels avant toute déduction majorés ou diminués des rentes alimentaires selon qu'elles sont reçues ou versées et des déductions effectuées au titre de frais de garde des enfants, telles que prévues dans le Code des impôts sur les revenus Les revenus visés sont établis sur base du code des impôts sur les revenus du pays dans lequel ils sont taxés. Les bourses d'études, octroyées à des membres du ménage n'ayant pas la qualité d'enfants à charge sont également considérées comme des revenus.) Sont également considérés comme revenus, le montant du minimum des moyens d'existence et les allocations pour personne handicapée» 6 Par membres du ménage, il convient, selon l'arrêté précité du 22 décembre 2004, d'entendre les personnes du même ménage partageant le même logement soit celles figurant dans la composition de ménage.

7 Délibération AF 08/2013-7/14 i. Pour pouvoir bénéficier de cette allocation ADIL, les revenus du ménage concerné ne peuvent pas dépasser un certain plafond, lequel est majoré d'un montant en fonction du nombre de personnes à charge (art. 7 de l Arrêté précité du Gouvernement de Bruxelles-Capitale du 22 décembre 2004 et art. 134 du Code du Logement). Les informations dont question au point a ci-dessus sont par conséquent pertinentes b. L'information si oui ou non un des membres du ménage concerné est titulaire de droit réel immobilier (propriétaire, emphytéote, usufruitier). i. Cette information est nécessaire sur base de l'article 8 de l Arrêté précité du Gouvernement de Bruxelles-Capitale du 22 décembre 2004 qui prévoit qu'une des conditions d'octroi de la prime est qu'aucune personne figurant sur la composition de ménage ne soit propriétaire, emphytéote ou usufruitier d'un bien immeuble affecté au logement ou à usage professionnel. 19. Pour ce qui concerne l octroi de la prime à la rénovation de l habitat : a. Les revenus (au sens de l article 1, 13 de l Arrêté précité du Gouvernement de Bruxelles-Capitale du 4 octobre 2007) 7 du ou des propriétaires ou copropriétaires occupants demandeurs de cette prime, de leur conjoint et de toute personne avec laquelle il cohabite (ces revenus étant ceux relatifs à la dernière année pour laquelle un avertissement extrait de rôle est disponible à la date d'introduction de la demande de la prime) ainsi que le nombre de personnes à charge au sens fiscal de ces personnes pour la même période. i. Au vu des l'article 10, 11 et 2,1 de l Arrêté précité du Gouvernement de Bruxelles-Capitale du 4 octobre 2007, le montant de la prime à la rénovation dépend du fait que les revenus du demandeur excèdent ou non euros ou euros, lesdits montants étant majorés de 5000 euros si le demandeur et son conjoint ou cohabitant sont âgés de moins de 35 ans à la date de la demande et de 5000 euros pour chaque personne à charge (article 10, 1 er et 11 de l Arrêté 4/10/2007). Les 7 Les revenus auxquels un accès est sollicité sont ceux visés à l article 1.13 de l AGB du 4/10/2007, à savoir, les revenus imposables globalement du propriétaire ou copropriétaire occupant et le cas échéant de son conjoint ou de toute personne avec laquelle il cohabite, en y ajoutant le cas échéant les revenus imposables distinctement et/ou les revenus des personnes visées à l'article 4 du Code des impôts sur le revenu 1992 qui ne sont pas assujetties à l'impôt des personnes physiques. Les revenus pris en compte sont relatifs à la dernière année pour laquelle un avertissement extrait de rôle est disponible, pour toutes les personnes visées au point 13 alinéa 1er du même article auprès du service public fédéral des finances à la date d'introduction de la demande de prime.

8 Délibération AF 08/2013-8/14 informations dont question au point a sont par conséquent pertinentes pour le calcul du montant de la prime à la rénovation. b. La nature du droit réel immobilier dont dispose le demandeur de prime à la rénovation sur le bien concerné i. Au vu des articles 1, 4 et 2 de l Arrêté précité du Gouvernement de Bruxelles-Capitale du 4 octobre 2007, seuls les titulaires de droits de propriété, d'usufruit ou de nue-propriété sur le logement pour lequel la prime est demandée sont en droit d'introduire une demande de prime à la rénovation. Il ressort par ailleurs des informations complémentaires du demandeur que les documents nécessaires au dossier administratif diffèrent en fonction du type de droits dont le demandeur dispose sur l immeuble concerné. c. En cas de copropriété sur l'immeuble concerné, la liste des copropriétaires, la nature de leurs droits immobiliers et les quotités qu ils possèdent. i. Cette information permettra au demandeur de vérifier que toutes les parts du logement pour lequel une prime à la rénovation est demandée appartiennent à des personnes qui remplissent les conditions rationae personae. L article 5 de l Arrêté précité prévoit en effet qu en cas de copropriété sur le logement pour lequel une prime à la rénovation est demandée, toutes les parts doivent appartenir à des personnes remplissant les conditions visées à l article 1er, 4, 5 et 6 de l Arrêté précité du Gouvernement de Bruxelles-Capitale du 4 octobre d. L information si oui ou non l'immeuble pour lequel la prime est demandée a été construit il y a plus de 30 ans. i. Sur base des articles 6 1 er et 1, 2 de l l Arrêté précité du Gouvernement de Bruxelles-Capitale du 4/10/2007 qui prévoient comme condition d octroi de la prime que le bâtiment ait plus de 30 ans, cette information est pertinente. 20. Pour ce qui concerne l octroi de la prime à l embellissement des façades : a. Les revenus (au sens de l article 1,21 de l Arrêté précité du Gouvernement de Bruxelles-Capitale du 2 mai 2002) 8 du demandeur sollicitant une majoration de la 8 Les revenus auxquels un accès est sollicité sont ceux visés l article 1.21 de l AGB du 02/05/2002, soit «les revenus imposables globalement du demandeur visé au 4 du même Arrêté et le cas échéant de son conjoint ou de toute personne avec laquelle il cohabite, de l'avant dernière année qui précède celle de la demande, en y ajoutant le cas échéant, pour la même période, les revenus imposables distinctement et/ou les revenus des personnes visées à l'article 4 du Code des impôts sur le revenu 1992 qui ne sont pas assujetties à l'impôt des personnes physiques.»

9 Délibération AF 08/2013-9/14 prime à l embellissement des façades; de son conjoint et de toute personne avec laquelle il cohabite (ces revenus étant ceux relatifs à l'avant-dernière année précédant celle de la demande) ainsi que le nombre de personnes à charge de ces personnes concernées pour la même période. i. Au vu de l article 9 de l Arrêté précité du Gouvernement de Bruxelles- Capitale du 2 mai 2002, les demandeurs de la prime à l embellissement de façade peuvent prétendre à une majoration de la prime lorsque leurs revenus n excèdent pas euros, ce montant étant augmenté de 2500 euros si le demandeur et son conjoint ou cohabitant sont âgés de moins de 35 ans à la date de la demande et de 2500 euros pour chaque personne à charge. Les informations dont question au point a sont par conséquent pertinentes pour le calcul du montant de la prime à la rénovation. b. La nature du droit réel immobilier dont dispose le demandeur de prime l'embellissement de façade sur le bien concerné i. Au vu des articles 1, 4 et 2 de l Arrêté précité du Gouvernement de Bruxelles-Capitale du 2 mai 2002, le fait d'être propriétaire, copropriétaires, ou titulaire d'un bail emphytéotique figure parmi les conditions à remplir dans le chef du demandeur. Selon les informations complémentaires du demandeur, les documents nécessaires au dossier administratif diffèrent en fonction du type de droits dont dispose le demandeur sur l immeuble concerné. c. L information si oui ou non l immeuble concerné par la demande de prime est affecté au moins au 2/3 au logement et si oui non il a été construit il y a plus de 25 ans. i. Au vu de l Arrêté précité du Gouvernement de Bruxelles-Capitale du 2 mai 2002, seul un immeuble dont deux tiers des niveaux au moins sont affectés au logement et qui a été construit de plus de 25 ans peut faire l'objet d'une demande de prime à l embellissement des façades. 21. Pour ce qui concerne le contrôle des subsides octroyés aux agences immobilières sociales (AIS) :

10 Délibération AF 08/ /14 a. Les revenus 9 (au sens de l article 2, 11 de l Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 26 septembre 1996 organisant la location des habitations gérées par la Société du Logement de la Région bruxelloise ou par des sociétés immobilières de service public) des ménages locataires d'agences immobilières sociales disposant de 20 logements ou plus, à propos desquels les agences immobilières sociale ont déclaré à la Direction du Logement qu ils disposaient de revenus se situant sous le revenu d admission à un logement social,(ces revenus étant ceux perçus l avant-dernière année précédant la date à laquelle la situation est arrêtée pour le calcul des subsides, soit le 30 septembre de l année précédant l année pour laquelle le subside est octroyé (A titre d exemple, les subsides 2012 sont octroyés sur base de la situation arrêtée au 30/09/2011, ce qui implique, pour la partie variable des subsides, de vérifier les revenus de 2009)). Le nombre de personnes à charge de ces ménages aux même(s) moment(s) est également demandé. L accès à ces deux informations est demandé sous forme agrégée à savoir que seule l information si oui ou non lesdits revenus perçus par le ménage concerné se situent sous le plafond de revenus fixé par l Arrêté précité du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale 2 mai 2002 soit mise à sa disposition. i. Il ressort de l article 12 3 de l Arrêté précité du Gouvernement de Bruxelles-Capitale du 28 février 2008 que le subside annuel à allouer aux agences immobilières sociale disposant de 20 logements ou plus comporte une partie variable dépendant notamment du fait que l'agence gère ou loue des logements loués par des locataires disposant de revenus se situant sous le revenu d'admission à un logement social 10. Le nombre de personnes à charge du ménage influence aussi le montant du revenu d admission à un logement social. Le Comité constate par ailleurs que la finalité pour laquelle le demandeur sollicite l accès à ces informations consiste non pas à octroyer de primes et/ou allocations mais à contrôler a posteriori les subsides octroyés aux agences immobilières sociales. Dans ce cadre, il procédera à des contrôles aléatoires de la véracité des informations transmises par les agences immobilières sociales. Il vérifiera aussi si les revenus des locataires, présentés par l agence immobilière sociale comme percevant un revenu se situant sous le revenu d admission à un logement social, se situent bien sous ce plafond lorsque l agence immobilière sociale n a pas été en mesure de respecter son obligation de 9 Les revenus auxquels un accès est sollicité sont ceux visés à l article 2, 11 précité de l Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 26 septembre 1996 organisant la location des habitations gérées par la Société du Logement de la Région bruxelloise ou par des sociétés immobilières de service public. 10 Voir pour cette notion l article 4 1 de l Arrêté précité du Gouvernement de Bruxelles-Capitale du 26 septembre 1996.

11 Délibération AF 08/ /14 fournir les preuves de revenus de ces locataires Par conséquent, le Comité constate le caractère pertinent de la communication de ces informations sous forme agrégée. 22. Au vu de ce qui précède, le Comité estime que les données auxquelles un accès est demandé sont adéquates, pertinentes et non excessives, et donc conformes à l article 4 1, 3 de la LVP, pour la réalisation des finalités poursuivies par le demandeur. En ce qui concerne les modalités de communication des informations relatives aux revenus (sous forme agrégée ou non), le Comité constate qu une différence justifie que seules les informations de revenus nécessaires à la 4ième finalité (contrôle des subsides aux AIS) soient communiquées sous forme agrégée. Dans le cadre de cette 4ème finalité, le demandeur doit uniquement connaître cette information agrégée pour apprécier a posteriori si le subside est justifié ou non. Dans le cadre des trois 1ères finalités, il s agit par contre de vérifier le respect des conditions d octroi par les demandeurs de primes et/ou allocations et ce en rapport direct avec ces derniers. En d autres termes, les traitements de données réalisés pour les 3 premières finalités visent à assurer la gestion opérationnelle des dossiers des personnes concernées à propos desquelles le demandeur consulte des données au SPF Finances, ce qui n est pas le cas du traitement de données réalisé pour la quatrième finalité La Direction du Logement doit en effet pouvoir disposer des informations de revenus brutes pour la réalisation des traitements pour les trois 1èrres finalités dans la mesure elles constituent des pièces justificatives pour sa comptabilité ainsi que des pièces nécessaires pour motiver sa décision administrative vis-à-vis des personnes concernées Délai de conservation des données 23. Le Comité rappelle que les données ne peuvent pas être conservées pour une durée excédant celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées (article 4, 1, 5 de la LVP). 24. D'après les informations fournies par le demandeur, les données seront conservées pendant le temps nécessaire à la gestion des dossier d octroi de primes, allocations et/ou subsides ainsi que pendant les dix années suivant la clôture du dossier sur base de l'article 40 de l'ordonnance organique de Bruxelles-Capitale du 23 mars 2006 portant les dispositions applicables au budget, à la comptabilité et au contrôle, lequel prévoit un délai de conservation des pièces justificatives limité à 10 ans. Il ressort des informations complémentaires communiquées par le demandeur qu il ne conservera pas les données consultées pour le contrôle des subsides aux agences immobilières sociales mais

12 Délibération AF 08/ /14 uniquement la preuve qu un contrôle a été réalisé. Le Comité en prend acte et constate que ce faisant, le responsable de traitement agit conformément à l'article 4, 1, 5 de la LVP. 25. Le Comité fait également remarquer qu'en pratique, il convient faire une distinction entre différents modes de conservation dans le temps. Le traitement d'un dossier en cours requiert une conservation de données de manière telle que celles-ci soient disponibles et accessibles normalement aux fonctionnaires chargés de la gestion du dossier. Dès qu'un dossier peut être archivé, le mode de conservation choisi ne doit conférer aux données qu'une disponibilité et une accessibilité limitées. Dès que la conservation n'est plus utile, les données ne peuvent plus être conservées sous une forme permettant l identification des personnes concernées Fréquence de l'accès et durée de l'autorisation 26. Les fréquences de consultation des données demandées varient en fonction des types de dossiers concernées. 27. Eu égard au fait que la vérification des conditions d octroi des primes et allocations et le calcul des subsides s effectue de manière systématique à l ouverture de chaque dossier de demande voire de renouvellement, le Comité constate que la fréquence des consultations des données auprès du SPF Finances ne peut pas être prédéterminée de manière fixe dans la mesure où cela dépend de la fréquence des demandes de primes, d allocations et/ou subsides laquelle ne peut être prévisible. 28. Le Comité estime donc qu'en vue de réaliser les finalités précitées, un accès permanent est approprié à la lumière de l'article 4, 1, 3 de la LVP. 29. Le Comité attire toutefois l attention du demandeur sur le fait que le respect du principe de finalité implique qu une consultation des données n intervienne que lorsque la gestion des dossiers d octroi de primes, allocations et/ou subsides le nécessite et ce en conformité avec leur cadre légal respectif. Le Comité insiste pour que le demandeur adopte des mesures organisationnelles et/ou techniques en vue d assurer le respect de ce principe et de rendre à cet égard possible un contrôle interne. 30. L'accès est demandé pour une durée indéterminée dans la mesure les missions du demandeur ne sont pas limitée dans le temps. 31. Le Comité constate donc qu'en vue d'accomplir les finalités énoncées, une autorisation d'une durée indéterminée est appropriée (article 4, 1, 3 de la LVP).

13 Délibération AF 08/ / Destinataires et/ou tiers auxquels des données sont communiquées 32. Le demandeur a précisé que les données seront uniquement traitées en interne par les gestionnaires de dossiers des demandes de primes et allocations concernées, par les gestionnaires en charge du calcul des subsides aux agences immobilières sociales et par leurs supérieurs hiérarchiques (coordinateurs, directeur) impliqués dans les tâches de validation. 33. A la lumière de la loi vie privée, le Comité ne voit aucune objection au fait que les personnes susmentionnées aient accès aux données pertinentes uniquement dans les limites des tâches et des compétences qui leur sont dévolues par la réglementation. 3. PRINCIPE DE TRANSPARENCE 34. Le Comité rappelle qu'un traitement de données loyal est un traitement qui se fait de manière transparente. L'obligation d'information au sens de l'article 9, 2 de la LVP constitue une des pierres d'angle d'un traitement transparent. 35. En l'espèce, les traitements de données envisagés seront effectués en vue de l'application de dispositions prescrites par ou en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance. En vertu de l'article 9, 2, deuxième alinéa, b) de la LVP, une dispense de l'obligation d'information s'applique dans une telle situation. Cette dispense n'empêche toutefois pas que le Comité puisse s'assurer de l'existence de garanties adéquates pour la protection des droits fondamentaux des personnes concernées. 36. En ce qui concerne le flux de données pour la gestion des dossiers de primes et/ou allocations précitées, il ressort de la demande que les personnes à propos desquelles des données sont traitées seront informées étant donné que les flux de données n interviendront que si elles y ont explicitement consenti dans le formulaire de demande de prime et/ou allocation 11. Le Comité souligne à ce sujet l importance d'informer adéquatement les personnes concernées (finalités pour lesquelles elles sont collectées, types de données collectées, l origine des données ). 37. En ce qui concerne les flux de données relatifs aux locataires d agences immobilières sociales pour le calcul des subsides à allouer à ces dernières, il ressort des renseignements 11 Ceux qui n'y consentent pas devront fournir eux-mêmes les documents justificatifs nécessaires.

14 Délibération AF 08/ /14 complémentaires du demandeur qu une clause d information spécifique à l attention des ménages locataires dont les revenus se situent sous le seuil du revenu d admission à un logement social sera insérée dans le contrat de bail type.. Dans l attente de l adaptation de la réglementation permettant d insérer cette clause d information dans le contrat de bail type, le Comité recommande au demandeur d informer les personnes concernées du présent traitement de données via les agences immobilières sociales au moyen d un courrier ou d une clause d information insérée dans les formulaires de demande de logements sociaux. 4. SÉCURITÉ 4.1. Au niveau du SPF Finances 38. Il ressort des documents communiqués par le SPF Finances qu il dispose d'un conseiller en sécurité de l'information ainsi que d'une politique de sécurité. Le Comité en prend acte Au niveau du demandeur 39. Il ressort des documents communiqués qu il dispose d'un conseiller en sécurité de l'information ainsi que d'une politique de sécurité. Le Comité en prend acte. PAR CES MOTIFS, le Comité autorise le demandeur et le SPF Finances à réaliser les traitements de données demandés moyennant la prise en considération des remarques exposées ci-avant (voir en particulier les points à 37) L Administrateur f.f., Le Président, (sé) Patrick Van Wouwe (sé) Willem Debeuckelaere