Comment remplir le dossier de demande subvention?

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1 Comment remplir le dossier de demande subvention? Ville de Suresnes année 2015 Le dossier de demande de subvention est à déposer en 3 exemplaires avant le 5 décembre 2014 Au service Vie Associative 6 rue du Clos des Eermites Suresnes Pour toute information complémentaire : Véronique GAMBARINI Responsable du service Vie Associative Tél : Mail : Sommaire du guide A. Pièces à joindre au dossier de demande de subvention B. Présentation du dossier de demande de subvention Présentation de votre association : Fiche n 1.1 et 1.2 Description des activités de l association : Fiche n 2 Budget global de votre association : Fiche n 3.1, 3.2, 3.3 et 3.4 Déclaration sur l honneur : Fiche 4 C. Modalités d instruction d une demande de subvention

2 A. PIECES A JOINDRE AU DOSSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION Toute demande de subvention ne pourra être prise en considération que lorsqu elle sera dûment complétée et accompagnée de l ensemble des documents cités ci-dessous. Pour les demandes de subvention supérieures à euros, vous devez joindre à la demande de subvention les documents ci-dessous : 1. Un exemplaire des statuts déposés ou approuvés de l association, s ils ont été modifiés depuis le dépôt de la demande initiale 2. Un relevé d identité bancaire, portant une adresse correspondant à celle du n SIRET 3. Le rapport du commissaire aux comptes pour les associations qui en ont désigné un, notamment celles qui ont reçu annuellement plus de euros de dons ou de subventions. 4. Le plus récent rapport d activité approuvé 5. Le compte de résultat et le bilan de l association du dernier exercice clos certifiés par le Président (vous pouvez vous appuyez sur la fiche 3.3 et 3.4) 6. Dans le cas où votre budget respecte la nomenclature du plan comptable associatif 1, vous pouvez, au lieu de renseigner les fiches 3.1 et 3.2, joindre les documents budgétaires suivants en annexe du dossier de subvention : - Le budget prévisionnel et réalisé en cours 2014 de l association (pour les associations en année civile) - Le budget prévisionnel 2014/2015 ou 2015 de l association Pour les demandes de subvention inférieures ou égales à euros, vous devez joindre à la demande de subvention les documents ci-dessous : 1. Un exemplaire des statuts déposés ou approuvés de l association, s ils ont été modifiés depuis le dépôt de la demande initiale 2. Un relevé d identité bancaire, portant une adresse correspondant à celle du n SIRET 3. Le compte de résultat et le bilan de l association du dernier exercice clos certifiés par le Président 4. Le plus récent rapport d activité approuvé 5. Dans le cas où votre budget respecte la nomenclature du plan comptable associatif 6, vous pouvez, au lieu de renseigner les fiches 3.1 et 3.2, joindre les documents budgétaires suivants en annexe du dossier de subvention : - Le budget prévisionnel en cours 2014 de l association (pour les associations en année civile) - Le budget prévisionnel 2014/2015 ou 2015 de l association B. PRESENTATION DU DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION Ce guide précise et explique certaines rubriques du dossier de demande de subvention. Si vous ne trouvez pas réponse à vos questions, vous pouvez contacter le service Vie Associative de la Ville de Suresnes. 1. PRESENTATION DE VOTRE ASSOCIATION 1. Fiche 1-1 Cette fiche recense les informations générales sur votre association. Adhérents personnes morales : Une personne morale est un groupement doté de la personnalité juridique. Le droit français distingue les personnes morales de droit public (l'état, les collectivités territoriales, les établissements publics, etc.) et les personnes morales de droit privé (les entreprises, les groupements d'intérêt économique, les associations, etc.) Identités et adresses des structures relevant du secteur marchand avec lesquelles l association est liée : Le secteur marchand est constitué des services payants, par opposition au secteur non marchand dont les services sont fournis gratuitement ou à des prix qui ne sont pas économiquement significatifs. Il 1 Règlement n du 16 février 1999 du Comité de la réglementation comptable relatif aux modalités d'établissement des comptes annuels des associations et fondations homologué par l'arrêté du 8 avril 1999 (J.O n 103 du 4 mai 1999 page 6647). Page 2 sur 6

3 convient de détailler ici les structures avec lesquelles l association entretien des relations de partenariat, sponsoring, mécénat, etc. 2. Fiche 1-2 Cette fiche recense les informations administratives et juridiques sur votre association. Numéro Siret : Ce numéro permet d'identifier les associations. L'institut National de la Statistique et des Études Économique (INSEE) attribue un numéro unique à chaque association qui en fait la demande. Votre association doit avoir un numéro SIRET si : - Elle touche des subventions des collectivités ou de l'etat, - Elle emploie du personnel salarié, - Ses activités génèrent de la TVA ou de l'impôt social. Si vous n avez pas de numéro Siret, il vous faut le demander à la direction régionale de l INSEE. Cette démarche est gratuite. Il suffit d'adresser votre demande d'immatriculation par courrier à la direction régionale de l Insee compétente pour votre département (Insee Ile-de-France, 7 rue Stephenson, Saint-Quentin-en-Yvelines cedex - Tél. : ) en joignant une copie des statuts de votre association et une copie de l extrait paru au journal officiel (ou à défaut le récépissé de dépôt des statuts en préfecture). Ce numéro est valable d'une année sur l'autre. Vous trouverez une lettre type de demande d immatriculation sur le site Numéro RNA ou à défaut celui du récépissé en préfecture : Lors de la déclaration de l'association, la préfecture procède à son inscription dans le répertoire national des associations (RNA). Cette inscription donne lieu à une première immatriculation sous la forme d'un numéro RNA, composé d'un W suivi de 9 chiffres. À savoir : les numéros Waldec attribués antérieurement au RNA (avant le 31 décembre 2009) ont automatiquement été requalifiés comme numéros RNA. Une association peut exister sans être déclarée. Mais elle doit l'être pour devenir une personne morale et avoir la capacité juridique, c'est à dire, par exemple, pour ouvrir un compte bancaire, demander des subventions, posséder des immeubles, soutenir une action en justice. Vous trouverez plus d informations sur la déclaration en préfecture sur le site Agréments : Un agrément constitue une forme de relation privilégiée qu'un ministère entretient avec une association. Il est obligatoire pour certaines activités ; pour d autres, il permet simplement de bénéficier d un certain nombre d avantages. En contrepartie, les associations agréées sont soumises à un contrôle de l administration. Rapport d un commissaire aux comptes : Toute association recevant annuellement plus de euros de subventions publiques (d une ou plusieurs collectivités publiques) doit obligatoirement nommer un commissaire aux comptes et assurer la publicité de ces comptes et du rapport du commissaire au compte au Journal Officiel, conformément à l article L612-4 du code de commerce ou au décret n du 21 mars Adhérent : Personne qui s engage librement pour mener une action non salariée, de gestion, en direction de l association en dehors de son temps professionnel et familial. Cette adhésion donne des droits : un adhérent peut ainsi profiter des services de l association. A noter que l'adhésion d'un membre peut être soumise à certaines conditions ainsi qu'à une procédure d'adhésion éventuellement prévus dans les statuts. Certaines associations conditionnent l adhésion par le paiement d une adhésion, mais ceci n a rien d obligatoire aux termes de la loi de Cotisation annuelle : La cotisation est la contribution financière que peut demander une association à tout ou partie de ses membres afin d'équilibrer ses comptes. Elle n'est pas systématique : certaines associations n'en demandent pas. Le moment auquel le versement d'une cotisation doit être effectué est fixé par les statuts (ou par le règlement intérieur qui les précise). Il en va de même pour la détermination de la fréquence à laquelle le versement doit avoir lieu. Bénévole : Personne participant à l'organisation d'une activité d'intérêt général ou au fonctionnement d'une association de façon désintéressée, c'est-à-dire en échange d'aucune rémunération ou autre contrepartie. Nombre de salariés en équivalent temps plein travaillé (ETPT) : Les ETPT correspondent aux effectifs physiques pondérés par la quotité de travail des agents. A titre d exemple, un agent titulaire dont la quotité Page 3 sur 6

4 de travail est de 80 % sur toute l année correspond à 0,8 ETPT, un agent en CDD de 3 mois, travaillant à 80 % correspond à 0,8 * 3/12, soit 0,2 ETPT. Salaires annuels bruts les plus élevés : Le salaire brut correspond à l'intégralité des sommes perçues par le salarié au titre de son contrat de travail, avant toute déduction de cotisations obligatoires. 2. PRESENTATION DES ACTIVITES DE L ASSOCIATION La fiche 2 décrit les activités au titre desquelles vous sollicitez une subvention de la ville. Elle permet à la Ville de Suresnes d évaluer la pertinence des activités et la cohérence avec les actions de la municipalité. Description des activités de l association : Cette rubrique vous permet de remplir les activités générales de votre association. Merci d indiquer la date ou la périodicité, le lieu, le nombre de bénéficiaires potentiellement concernés et, le cas échéant, le tarif. Bilan des activités de l association en 2014 : Cette rubrique vous permet de faire le bilan sur l année 2014 (ou sur l année scolaire ). - Merci d indiquer les activités récurrentes en précisant les évolutions par rapport aux années précédentes et d évaluer si les objectifs fixés ont pu être atteints (nombre de bénéficiaires concernés finalement, nouvelles activités mises en œuvre ou non, etc.) - Merci d indiquer les projets spécifiques à 2014 Descriptions des activités et des projets pour l année 2015 : Cette rubriquer vous permet de présenter vos activités pour 2015 et les projets ou pistes d amélioration que vous envisagez. Indicateurs afin d évaluer les objectifs : Merci de présenter les indicateurs que vous retenez afin d évaluer à la fin de l année prochaine si les objectifs que vous avez fixés auront été atteints. Les indicateurs peuvent prendre la forme de statistiques (nombre de bénéficiaires, nombre d actions réalisées), de questionnaires de satisfaction, etc. Pour plus d informations sur les démarches d évaluation, vous pouvez vous reporter au guide l évaluation issu de la circulaire 1 er décembre 2000 relative aux conventions pluriannuelles d objectifs entre l Etat et les associations, publié le 23 août Ce guide est accessible sur le site : 3. BUDGET DE L ASSOCIATION Il n existe pas d obligations légales générales imposant à toutes les associations de tenir une comptabilité selon la loi Néanmoins, dès que l association entre dans la vie publique, elle est obligée de tenir, au minimum, un type de comptabilité, en application du code des impôts et du commerce ou dans la nécessité de justifier l utilisation d une subvention. Il existe un plan comptable des associations adopté par le Conseil National de la Comptabilité, qui présente une nomenclature que les associations devant établir des comptes annuels doivent appliquer. Ce plan comptable est accessible notamment sur le site : Si vous souhaitez davantage d informations sur la comptabilité des associations, vous pouvez vous rendre notamment sur les sites suivants : Informations générales sur le renseignement des fiches 3-1, 3-2, 3-3 et 3-4 : Vous pouvez renseigner directement ces 4 fiches ou bien joindre en annexe ces documents si votre budget respecte la nomenclature du plan comptable associatif. Le total des charges (dépenses) doit toujours être égal au total des produits (recettes). Concernant les financements demandés auprès d autres financeurs publics, il est rappelé que les indications sur ces financements valent déclaration sur l honneur et tiennent lieu de justificatifs. Les contributions volontaires en nature sont des contributions effectuées à titre gratuit. Elles peuvent se matérialiser sous forme de - Contributions en travail (Bénévolat, mises à disposition de personnes, etc.) Page 4 sur 6

5 - Contributions en biens (Marchandises obtenues gratuitement, dons en nature, etc.) - Contributions en services (Mises à disposition de locaux et matériels, fourniture gratuite de moyens de transport, etc.) Le plan comptable des associations prévoit a minima une information (quantitative ou, à défaut, qualitative) dans l annexe et une possibilité d inscription en comptabilité, mais en engagements «hors bilan» et «au pied» du compte de résultat. Dans le compte de résultat, il est donc possible de valoriser ces contributions volontaires en nature en les inscrivant au crédit des comptes 87 et parallèlement au débit des comptes Fiche 3-1 et 3-2 Un budget se définit comme la prévision des charges (les dépenses) et des produits (les recettes) pour l exercice à venir. Il est généralement établi pour un an et il traduit en termes financiers l ensemble des projets de l association. La fiche 3.1 présente le budget 2014 en cours prévisionnel et réalisé. Cette fiche doit être renseignée uniquement par les associations fonctionnant en année civile. - Les associations demandant une subvention inférieure à euros sont invitées à ne remplir que la colonne «montant primitif». - Les associations demandant une subvention supérieure à euros doivent remplir le montant primitif 2014 ainsi que le réalisé du budget au 30/09/2014 La fiche 3.2 présente le budget 2015 ou Elle doit être renseignée par toutes les associations. 2. Fiche 3-3 et 3-4 Les fiches 3.3 et 3.4 concernent les comptes financiers 2013 ou 2013/2014 de l association. Ces fiches doivent être renseignées si votre association n a pas encore envoyé ses comptes validés à la Ville de Suresnes. Il est rappelé qu en application de la loi n relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec l administration, les associations doivent fournir leurs derniers comptes et annexes approuvés dans les six mois suivant la fin de l exercice pour lequel la subvention a été attribuée. Le compte de résultat : Il dresse un panorama de l ensemble des dépenses et recettes liées au fonctionnement de l association sur une année. Le compte de résultat concerne uniquement l exercice en cours (une charge est donc intégrée même si son règlement n a lieu qu à l exercice suivant). Le bilan : Le bilan est une photographie du patrimoine de l association à la date de la clôture de l exercice. Il présente l actif (ce que possède l association) et le passif (ce que doit l association). 4. DECLARATION SUR L HONNEUR Concernant le montant de la subvention : Si, à partir de 2014, votre association versera à la Ville de Suresnes un loyer en contrepartie de la mise à disposition d un local à titre exclusif et permanent, vous êtes invités à augmenter la subvention que vous demandez du montant du loyer qui vous a été communiqué par la Ville de Suresnes. C. MODALITES D INSTRUCTION DES SUBVENTIONS L octroi d une subvention est accordé par le Conseil Municipal. Elle est versée selon le principe de l intuitu personae, c est-à-dire directement à l association qui en a fait la demande. Elle ne peut être redistribuée pour tout ou partie et doit être utilisée pour concourir à l objet validé par le Conseil Municipal. Il est rappelé que l attribution d une subvention ne constitue pas un droit pour les associations remplissant les conditions pour l obtenir ; les collectivités publiques ont un pouvoir discrétionnaire pour accorder ou refuser cette aide. Une association ne peut exiger le versement d une subvention même si elle en a antérieurement bénéficié. 1. DE L INSTRUCTION AU VOTE DE LA SUBVENTION Réception de la demande : Les demandes de subvention doivent être transmises au service de la Vie Associative en 3 exemplaires avant le 5 décembre Le service Vie Associative réceptionne Page 5 sur 6

6 les demandes et s assure qu elles sont complètes. Le cas échéant, il est demandé aux associations de rajouter des pièces manquantes. Instruction de la demande : Le service Vie Associative, le service Budget - Contrôle de gestion et les services gestionnaires concernés procèdent à une instruction technique, juridique et financière des demandes de subvention. Les remarques issues de ces premières instructions sont transmises aux élus concernés, qui au vu des éléments, rendent un avis d opportunité et décident de donner une suite favorable ou non à la demande. Dans le cas où l'avis est positif, la demande de subvention est soumise au vote du Conseil Municipal. Versement de la subvention : Après le vote du Conseil Municipal, un courrier de notification, signé de Monsieur le Maire, est adressé à l'association. Dans ce courrier figure également le montant des aides indirectes accordées par la Ville de Suresnes au titre de l année précédente. Les aides indirectes sont constituées des facilités accordées à titre gratuit par les collectivités publiques (mise à disposition de locaux, de personnel ou de matériel, etc.). Les services financiers procèdent ensuite au versement d'un acompte ou de la totalité de la subvention votée en fonction de l'importance de la somme attribuée. 2. ET APRES? Pour toutes les subventions octroyées : Une fois la subvention versée, l association doit rendre compte de l utilisation de la subvention. En effet, l article L du Code général des collectivités territoriales précise que : «Toute association, œuvre ou entreprise ayant reçu une subvention peut être soumise au contrôle des délégués de la collectivité qui l'a accordée. Tous groupements, associations, œuvres ou entreprises privées qui ont reçu dans l'année en cours une ou plusieurs subventions sont tenus de fournir à l'autorité qui a mandaté la subvention une copie certifiée de leurs budgets et de leurs comptes de l'exercice écoulé, ainsi que tous documents faisant connaître les résultats de leur activité.» Pour les subventions supérieures à certains montants : D autres obligations légales s appliquent en fonction notamment du montant de la subvention accordée : - Dans le cas d une subvention supérieure à euros ou représentant plus de 50 % du budget de l'association, le Code général des collectivités territoriales précise que les comptes certifiés de l association peuvent être communiqués aux élus municipaux et à toute personne intéressée (article L du CGCT). - Dans le cas d une subvention supérieure à euros, l'article 10 de la loi n du 12 avril 2000 et l'article 1er du décret n du 6 juin 2001 prévoient qu une convention doit être conclue entre l'autorité administrative qui attribue la subvention et l association. L association doit alors établir un compte rendu financier pour justifier du bon emploi de cette subvention dans les six mois suivant la fin de l'exercice pour lequel elle a été attribuée. - Toute association recevant au moins euros de subventions publiques (d une ou plusieurs collectivités publiques) doit obligatoirement nommer un commissaire aux comptes et assurer la publicité de ces comptes et du rapport du commissaire au compte au Journal Officiel, conformément à l article L612-4 du code de commerce ou au décret n du 21 mars Page 6 sur 6