GUIDE DU MICROPORTEUR SUIVI BUDGETAIRE ET D ACTIVITE Mesure «appui aux microprojets» FSE 4-2.3

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1 GUIDE DU MICROPORTEUR SUIVI BUDGETAIRE ET D ACTIVITE Mesure «appui aux microprojets» FSE I. Contexte : Pourquoi, quand et comment réaliser le suivi budgétaire? II. Les modalités générales de prise en charge des dépenses 1. Pour effectuer vos règlements deux possibilités 2. Les mentions obligatoires sur toutes les factures III. Les modalités de prise en charge par poste de dépenses du bilan d exécution 1. Les dépenses de personnel 2. Les charges de fonctionnement 3. Les prestations externes 4. Les dépenses indirectes de fonctionnement 5. Les dépenses en nature 6. Rappel des dépenses non éligibles IV. Les modalités de comptabilisation des ressources du projet V. Rappel des obligations du porteur 1. Réaliser le microprojet 2. Respecter les dates de réalisation du microprojet 3. Respecter le plan de financement du budget prévisionnel 4. L obligation de publicité 5. Comptabilité séparée 6. Archivage VI.Annexes Annexe 1 : Modèle type de note de frais mensuel Annexe 2 : Fiche de temps mensuelle

2 I. Contexte : pourquoi, quand et comment réaliser le suivi budgétaire et d activités? 1. Pourquoi? La vérification de la réalisation de l action et l identification du parcours de chaque euro versé par les fonds européens imposent une procédure de suivi administratif et financier du projet. 2. Quand? Ainsi, à chaque étape du déroulement de votre microprojet, vous devez transmettre à AQUITAINE ACTIVE différents bilans d exécution : - bilan d exécution intermédiaire pour pouvoir recevoir l acompte à mi-parcours de votre projet (seul les projets de plus de 6 mois sont concernés) Cf. Article 5 de votre convention - bilan d exécution finale, à la clôture de votre microprojet pour obtenir le solde final 3. Comment? Suite à la signature de la convention, AQUITAINE ACTIVE réalisera une première avance à hauteur de 60% (pour les projets d une durée inférieure ou égale à 6 mois) ou 30% (pour les projets d une durée supérieure supérieur à 6 mois) du montant annuel prévu (sous réserve de disponibilité de fonds FSE). Bilan d exécution intermédiaire (pour les projets d une durée supérieur à 6 mois) Il est construit en trois volets : - Volet 1 Conditions de réalisation de l opération qui permet de mesurer la pertinence qualitative du projet - Volet 2 Dépenses réalisées - Volet 3 - Ressources mobilisées Le bilan d exécution devra être complété et signé par le responsable juridique de la structure porteuse ou par la personne ayant délégation pour la gestion de la mesure FSE Il devra être envoyé à AQUITAINE ACTIVE en version informatique (par mail) et en version papier (tamponné et signé). Ce bilan d exécution devra être accompagné d une copie de l ensemble des pièces justificatives jugées nécessaires (factures liées aux dépenses directes, bulletins de salaire, relevés de compte bancaire, rapport financier et d activité de la structure porteuse, ensemble des documents attestant de la réalisation de l action ). Un rendez-vous peut être pris avec le contrôleur de gestion dispositifs européens d AQUITAINE ACTIVE pour vous appuyer dans la réalisation du bilan d exécution, pour valider les éléments transmis, pour attester de la réalisation de l action et valider les éléments techniques, administratifs, comptables et financiers du microprojet lors d un contrôle de service fait. Après analyse complète du bilan d exécution lors du Contrôle de Service Fait (CSF), le virement de l acompte sera effectué (sous réserve de disponibilité de fonds FSE). Bilan d exécution final A la fin de la période de réalisation du projet, le processus sera le même pour rendre le bilan d exécution de la seconde période et le dernier virement (solde) sera réalisé après complète analyse du bilan d exécution finale (sous réserve de disponibilité de fonds FSE). Le montant du solde = Montant des dépenses contrôlées cumulées acompte - avance Les informations qui vont suivre sont là pour vous aider dans la gestion administrative et financière de la subvention FSE et des obligations qui vous incombent suite à son attribution.

3 II. Les modalités générales de prises en charge des dépenses 1. Pour effectuer vos règlements deux possibilités - DEPENSE PAYEE PAR LA STRUCTURE Dans le cas d une facture simple envoyée à votre structure ou payée en magasin, elle sera payée, soit par chèque soit par virement effectué depuis le compte sur lequel a été fait le virement de la subvention. - DEPENSE PAYEE PAR UNE PERSONNE SALARIEE OU BENEVOLE PAR SES PROPRES MOYENS DE PAIEMENT Dans le cas de petit montant ou de facture payée directement par un membre de la structure avec un moyen de paiement personnel, la refacturation à la structure devra être faite par le biais d une note de frais. Vous trouverez en annexe 1 un modèle type de note de frais ; une note de frais devra obligatoirement notifier le détail des factures, le récapitulatif du montant ainsi que le nom et la signature du déclarant. Les factures devront être attachées à la note de frais. 2. Les mentions obligatoires sur toutes les factures Les factures que vous faites parvenir en tant que justificatifs de dépenses doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires : - le nom complet, l adresse du client - le nom (raison sociale), l adresse, le numéro de SIRET et le code APE du fournisseur - la date de la facture - le numéro de la facture basé sur une séquence chronologique et continue - pour chacun des biens ou services vendus et/ou livrés : la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxe et la TVA - tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrable liés à cette opération - la date à laquelle l acompte est versé si elle est différente de la date de facture. A noter : les tickets de caisse ne font pas office de facture, ils ne sont pas acceptés comme preuve de justification d une dépense. III. Les modalités de prise en charge par poste de dépenses du bilan d exécution 1. Les dépenses de personnel Les salaires et charges du personnel travaillant sur le projet sont pris en charges. La part résiduelle du ou des contrats aidés est aussi prise en charge. - La mesure prend en charge le salaire brut et les charges sociales inscrits mensuellement sur le bulletin de salaire Pour justifier le temps passé, la personne devra renseigner son agenda quotidiennement. Ce document en version Excel vous est transmis et il devra être signé et il faudra édité le récapitulatif total de la période lors du dépôt du bilan d exécution. Cet agenda devra être conservé et une copie devra donc être fournie à AQUITAINE ACTIVE avec la copie du bulletin de paie correspondant.

4 La prise en charge des dépenses s effectue de la manière suivante : Nombre d heures dédiées au microprojet / nombre total d heures travaillées = X% Le document Excel «Etat récapitulatif des dépenses de personnel» vous aide à calculer le montant de ce poste de dépenses. - Dans le cas d une aide publique au poste : le montant des aides sera déduit du montant global. Le FSE prendra donc la part résiduelle qui reste à charge de la structure. Il faudra dans ce cas fournir une copie de l attribution de l aide au poste. - Dans le cas des Chèques Emploi Associatif : les justificatifs valables pour valider les dépenses sont l attestation d emploi renvoyée par l URSSAF et l attestation de prélèvement mensuel des charges sociales. - Dans le cas de la mise à disposition d un salarié par une autre structure, la dépense est éligible si une convention de mise à disposition est signée entre les deux structures. A noter : Pour chaque personne travaillant sur la mesure 4-2.3, les convocations aux réunions ainsi que les agendas de la période concernée devront être conservés comme justificatifs du travail réalisé. Lors du bilan intermédiaire, il faut renseigner dans un premier temps, l état récapitulatif du personnel avec les éléments des bulletins de salaires, les aides au contrat aidé perçues, et le nombre d heures collecté via l outil Excel Agenda Justificatifs de dépenses et d actions à fournir : contrat de travail, fiche de poste, attestation de paiement des cotisations sociales auprès des organismes sociaux (urssaf, pole emploi, prévoyance retraite ), agendas, convocation aux réunions et feuille d émargement 2. Les charges de fonctionnement a - Achats et fournitures Sont ici pris en charge le coût d achat de matériel spécifiquement lié à la mise en place du projet (exemple : l ordinateur ou le mobilier du salarié embauché pour le projet) non amortissables (valeur inférieure ou égale à 500 euros HT). b - Publication, communication Sont ici pris en charge le coût des impressions et copies D une façon générale, toute publication ou communication relative au projet financé devra faire mention du Fonds Social Européen et des Contre Parties Nationales; il est donc demandé au porteur de faire apparaître les logos sur les outils de communication réalisés ainsi que la mention «Projet soutenu par le Fonds Social Européen». Le contrôleur de gestion d Aquitaine active en charge du dossier demandera un exemplaire de chaque support. c - Locaux : locations, entretien Le justificatif proposé doit être une quittance de loyer ou facture du trésor public pour des locaux municipaux. d - Déplacements, missions (hors participants) Il s agit des frais de déplacement et de séjour (transport, hébergement) du personnel travaillant sur le projet ou de bénévole de la structure ; dans ce dernier cas, une attestation doit être rédigée pour justifier de l affectation du bénévole sur le projet (fonction).

5 Ces frais peuvent être payés directement par la structure ou faire l objet d un remboursement à la personne ayant avancé les frais (établissement d une note de frais avec justificatifs voir annexe 1). Plusieurs cas de figure pour les frais de déplacements : -> Si utilisation d un véhicule personnel Demande systématique de la carte grise du véhicule : le nom de la carte grise doit concorder avec le nom inscrit sur la note de frais. Si ce n est pas le même nom, une attestation du propriétaire de la voiture doit être fournie. Dans ce cas de figure, le remboursement des frais s effectue au barème fiscal kilométrique en vigueur dans la structure (ce barème devra être inférieur ou égal au barème fiscal en vigueur). -> Si utilisation d un véhicule loué Location ponctuelle : Coût pris en charge au frais réel pour l essence, ainsi que pour la location. Location longue durée : Coût pris en charge au frais réel ; clé de répartition calculée au prorata du nombre de kilomètres effectués dans le cadre du projet (appliquée aux frais d essence et de location). -> Autre moyen de déplacement : train, métro, bus,... Fournir une photocopie du titre de transport. e - Frais postaux Si la structure fait des publipostages, une copie de la liste des destinataires devra être annexée à la facture d achat de timbres et l objet du publipostage devra être indiqué. 3. Les prestations externes La subvention peut prendre en charge les frais de conseil juridique, d expertise technique ou financière, de comptabilité ou d audit, s ils sont directement liés au microprojet et nécessaires pour sa préparation ou sa mise en œuvre et prévus dans le budget prévisionnel. Il est impératif de consulter au minimum trois fournisseurs afin de garantir un choix objectif et de respecter le principe de mise en concurrence. A noter: La mesure «Appui aux microprojets» n a pas vocation à financer des microprojets dont le financement serait majoritairement consacré aux postes «prestations externes». 4. Les dépenses indirectes de fonctionnement Les dépenses indirectes sont toutes les dépenses qui sont indispensables au bon déroulement du microprojet mais qui ne peuvent faire l'objet d'une affectation directe. Les coûts indirects sont déterminés forfaitairement. La part des dépenses indirectes d un microprojet est établie à hauteur de 20% des dépenses directes justifiées, déduction faîtes des achats de prestations de services externalisées contribuant directement à la réalisation du microprojet. Dans le cas de l application de la forfaitisation de ces couts indirects de fonctionnement, un onglet dans «l Etat récapitulatif des dépenses de fonctionnement» permet de vérifier que la somme dédié par le sous mesure FSE 423 au financement des frais indirect ne SUR finance pas les dépenses réelles de l association. A noter : En cas d incertitude sur le caractère de certains coûts, il y a lieu d analyser le rattachement de la dépense au microprojet ; une dépense sera considérée comme directe si elle a pour objet principal la réalisation du projet. 5. Rappel des dépenses non éligibles - L achat d équipement amortissable et des biens immobilisés - Les frais financiers, bancaires (sauf frais d ouverture d un compte spécifique au projet) et intérêt d emprunt - La TVA récupérable

6 - La rémunération des fonctionnaires ne peut être prise en compte que dans les conditions prévues par le règlement CE 1685/2000 IV. Les modalités de comptabilisation des ressources du projet Pour justifier des ressources perçues, vous devez nous transmettre les éléments suivants : - le montant et les justificatifs des recettes effectuées dans le cadre de votre microprojet. - lorsque vous recevez des dons, le justificatif est une copie du «reçu de dons au oeuvres» (A noter avec ce reçu le donateur aura le droit de déduire une part du don qu il vous aura versé de ses impôts sur le revenu) Remarque générale pour la justification des dépenses et des ressources : il vous sera demandé de nous transmettre les relevés bancaires concernant les opérations du microprojet. Il est à ce titre préférable d ouvrir un compte bancaire spécifiquement dédié aux opérations du microprojet. V. Rappel des obligations du porteur 1. Réaliser le microprojet Le porteur de projet s engage à réaliser toutes les actions prévues dans le dossier en respectant les conditions budgétaires établies. Le porteur de projet doit informer AQUITAINE ACTIVE de toute modification de son projet. Les modifications aussi bien liées aux actions qu à la répartition budgétaire du projet pourront faire l objet d un avenant à la convention. 2. Respecter les dates de réalisation du microprojet Le microprojet doit se réaliser dans les dates indiquées dans la convention signée entre AQUITAINE ACTIVE et le porteur de projet. Uniquement les charges dues au titre de la période seront prises en compte par le FSE. En cas de modification de délai, AQUITAINE ACTIVE devra être prévenu avant l échéance du projet et un avenant à la convention sera réalisé. 3. Respecter le plan de financement du budget prévisionnel Les dépenses réalisées par le porteur de microprojet doivent respecter le plan de financement du budget prévisionnel, inclus dans la convention. Le porteur de projet s engage à faire remonter ses dépenses prises en charge ainsi que ses ressources, à différentes étapes du microprojet et à tout moment à la demande d AQUITAINE ACTIVE. 4. L obligation de publicité Le porteur de projet assure la publicité de la participation du Fonds Social Européen et des Contre Parties Nationales selon les dispositions prescrites par le règlement communautaire N 1828/2007 et la circulaire du premier ministre du 12 février 2007 relative à la communication sur les projets financés par l Union Européenne. Il s engage ainsi à informer le public concerné par les actions ainsi que tout intervenant dans le processus de réalisation du projet de la participation du FSE. Le porteur de projet s engage à afficher les logos du Fonds Social Européen et des Contre Parties Nationales dans les locaux de travail et dans les lieux où se déroulent les actions financées. Toute publication ou communication relative au projet financé devra faire mention du Fonds Social Européen et des Contre Parties Nationales. Il est donc demandé au porteur de projet d inscrire sur tout document diffusé dans leur environnement (ex : courrier, commande fournisseur, publication, communication, site internet ) la mention : «projet soutenu par le Fonds Social Européen» avec si possible le logo du FSE. Le logo vous sera fourni en version informatique par AQUITAINE ACTIVE.

7 Les productions élaborées par le porteur de projet ne répondant pas aux présentes obligations ne seront pas prises en charge par le FSE. Tout manquement aux obligations de publicité sera sanctionné forfaitairement. 5. Comptabilité séparée Lorsque le porteur de projet est un organisme ayant une autre activité, il devra tenir une comptabilité séparée des financements du projet et de son autre activité, pour cela il devra réaliser un bilan analytique pour l opération. De la même manière, il est préférable d ouvrir un compte bancaire spécifiquement dédié aux opérations liées à la subvention. 6. Archivage La structure porteuse peut être soumise à des contrôles de la part d AQUITAINE ACTIVE, la DIRRECTE, la DGEFP (le ministère est l autorité de Gestion du FSE en France) ou encore un contrôle de la part des autorités européennes. La structure porteuse doit donc s engager à conserver l ensemble des pièces justificatives relatives au projet (financières et preuves de réalisation du microprojet) durant un délai de 10 ans suivant la clôture du microprojet. VI. Annexes Annexe 1 : Note de frais mensuel Annexe 2 : Agenda mensuel des heures

8 ANNEXE I : Modèle type de note de frais mensuel Bénéficiaire Note de frais Nom Presage Période dépenses du au Fonction (Salarie/Bénévole) Puissance fiscale euros quand fait quoi avec qui où preuve pièces justificatives à joindre impérativement Date (jj/mm/aa) Evènement (précisez) Personnes rencontrées (nom, prénom, structure) Lieu (ville, département) Justificatif (2) Distance Barème parcourue allerretour (Km) appliqué (3) Montant retenu Frais de péage Autres frais (nature) Montant ( ) Frais de restauration (4) Frais de nuitée Sous totaux TOTAL (1) Pour les bénévoles, une lettre de mission expliquant son rôle au sein du projet et la nature du déplacement devra être fournie (2) Cet état récapitulatif doit être accompagné de tous les justificatifs permettant d'attester de la réalité de la mission et des dépenses encourrues (exemples: convocation, rapports, attestationou de confirmation de présence, feuilles d'émargement, factures, titres de transports, copie de la carte grise, etc...). (3) : Le barème fiscal est appliqué sous réserve de fournir copie de la carte grise du véhicule utilisé. (voir tableau onglet 1) - Si un barème est fixé dans votre convention collective, merci de le renseigner dans le premier onglet- (4): Le cas échéant, lister les convives (nom, prénom, structure) Montant total : - Date: Signature du président de l'association ou Signature du gérant de la coopérative

9 ANNEXE II : AGENDA MENSUEL Bénéficiaire : AGENDA MENSUEL DES HEURES MICRO-PROJET Presage : Nom du salarié Fonction du salarié DATE OBJET DE LA TACHE (information sur la tache réalisé, le participant ou du partenaire rencontré...) JUSTIFICATIF DISPOSITIF HEURE DEBUT HEURE FIN TEMPS PASSE Heures FSE 0:00:00 travaillées Heures totales structure 0:00:00 Date : signature et cachet de l'organisme :