CONVENTION DE MUTUALISATION DE SERVICES COMMUNS ET DE MISE A DISPOSITION DE LOCAUX

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1 CONVENTION DE MUTUALISATION DE SERVICES COMMUNS ET DE MISE A DISPOSITION DE LOCAUX La présente convention de mutualisation de services communs et de mise à disposition de locaux est passée entre: d une part, et d autre part. L association la Maison de la Nature et de l'environnement de l'isère (loi 1901), dénommée cidessous MNEI, dont le siège social sis 5 place Bir-Hakeim à Grenoble (Isère), représentée par son Président Monsieur Etienne Spanjaard, L association / l organisme..., représentée par son/sa Président(e), Monsieur/Madame., dont le siège social sis. (Isère), Rappel : l association / l organisme.... est adhérente à la MNEI et actuellement résidente, ou pas, dans les locaux de la MNEI. TITRE I : Article 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES Préambule Comme stipulé dans ses statuts, la MNEI a deux missions : 1. Diffuser la culture environnementale et la culture du développement durable auprès des citoyens, des collectivités, des administrations et des entreprises, principalement dans le département de l Isère, pour les aider à développer des comportements plus respectueux de l environnement et des équilibres écologiques, 2. Faciliter le fonctionnement et les relations des associations adhérentes en assurant, notamment, la gestion des locaux, la mise en commun de moyens et le développement de services. A ce titre la MNEI met à disposition des associations adhérentes des services communs afin de pouvoir répondre à la fois à leurs besoins et permettre la mise en œuvre des principes de mutualisation qui les rassemblent. Pour certaines de ses associations adhérentes, la MNEI met à leur disposition une partie des locaux dont elle a obtenu la jouissance auprès de la Ville de Grenoble dans le cadre d une convention triennale de mise à disposition et d occupation des locaux. Article 2 : Objet La présente convention a pour objet de formaliser le déploiement des relations fonctionnelles entre la MNEI et les associations ou organismes adhérents pour l utilisation de services communs et la mise à disposition de locaux.

2 TITRE II : DU DEVELOPEMENT DE LA MUTUALISATION Principes : La mise en commun de moyens et de services est un des axes forts de l objet statutaire de la MNEI. A ce titre la MNEI développe des services mutualisés qui, pour être pérennisés, doivent être utilisés le plus possible par les associations adhérentes. Dès lors que la MNEI propose un tel service, les associations s engagent à la consulter. Dans le même esprit la MNEI s engage à pratiquer des conditions techniques et financières aussi favorables que possible sans mettre en péril leur maintien à la MNEI. Ces conditions étant prises en concertation et validées en CA. Le choix de maintenir tel service mutualisé ou d en développer de nouveaux pourra se faire sur proposition d une association ou de l initiative de la MNEI et devra être analysé et validé par le CA. Article 3 : Liste des services et moyens mutualisés Les services et moyens mutualisés existants sont précisés à l article 8 «services à prix coutants». Article 4 : Les modalités et conditions de leur mise en œuvre Elles sont définies dans une convention spécifique par type de prestation. TITRE III : DE L UTILISATION DES SERVICES COMMUNS PAR LES ASSOCIATIONS ADHERENTES Article 5 : Identification des services communs à l attention des associations adhérentes de la MNEI Les associations ou organismes adhérents bénéficient de l usage de services communs délivrés par la MNEI. Ils sont de trois natures : 1. compris dans l adhésion, 2. vendus à prix coûtant sur la base d une tarification définie annuellement (Cf. Barème annuel des tarifs MNEI en annexe), 3. compris dans les charges Article 6 : Services communs compris dans l adhésion Les associations ou organismes adhérents bénéficient de l usage de services communs suivants : Achat et prêt de matériel audio-visuel, Achat et prêt de matériel événementiel, Achat et prêt de matériel bureautique, Mise à disposition d une cafétéria équipée, Accueil physique et téléphonique, Communication, relais d information, Services administratifs et fonctionnels de l association, Groupements d achats à tarifs préférentiels. Article 7 : Services à prix coûtant Les associations ou organismes adhérents bénéficient de l usage de services à prix coûtant suivants : Reprographie, Infographie, Comptabilité, Réalisation de mobiliers, Prestation de rénovation de locaux, Informatique, Communication, Ménage supplémentaire dans les locaux privatifs, Utilisation des salles de réunion pour les associations non résidentes. 2 /7

3 Article 8 : Services communs compris dans les charges Maintenance et réparations ascenseur, Fluides : eau, électricité, chauffage, Ménage des locaux privatifs, Ménage des parties communes, Maintenance, réparations des locaux et du matériel, Acheminement du courrier, Location machine à affranchir, Télé surveillance, Utilisation des salles de réunion pour les associations résidentes avec salariés, Utilisation du service CITE LIB sans abonnement. TITRE IV : DES OBLIGATIONS DES ASSOCIATIONS et ORGANISMES ADHERENTS Article 9 : Règlement Intérieur Chaque association ou organisme a pour obligation de faire prendre connaissance à ses salariés et bénévoles du règlement intérieur (consultable au service administratif de la MNEI et sur l Intranet du site Article 10 : Informer de la vie de leur association Les associations ou organismes adhérents ont l obligation de transmettre à la MNEI, chaque année les renseignements demandés : - Déclaration du changement ou du renouvellement des membres du Bureau et du Président. - Le nombre d adhérents déclarés au titre de l année précédente. Et de transmettre systématiquement tout changement survenant en cours d année. Article 11 : Logo Les associations ou organismes adhérents ont l obligation de faire apparaître le logo de la MNEI chaque fois qu elles ou qu ils y font référence. Article 12 : Assurance et conformité règlementaire Les associations ou organismes adhérents ont l obligation de disposer d une assurance de plusieurs types : - Garantie responsabilité civile et dommages aux biens (ses propres biens et ceux de la MNEI utilisés), - Garantie responsabilité liée aux risques d occupant, dégâts des eaux, incendie et vol et les risques liés à l utilisation des locaux privatifs et/ou des salles de réunion mis à leur disposition. Les associations et les organismes sont responsables du public qu elles accueillent. Ils sont garants des associations non adhérentes ou des collectifs, qui réservent en leur nom et à ce titre en assument l entière responsabilité. Ce type de réservation doit rester ponctuel, et il doit s effectuer dans un délai maximum de 15 jours avant la date pour laisser la disponibilité aux associations adhérentes, enfin, le nom de l association non adhérente doit aussi apparaître. L attestation annuelle d assurance est à remettre impérativement aux services fonctionnels de la MNEI, dans le cas contraire l association ou l organisme en cause devra en assurer les conséquences. Par ailleurs, en tant qu employeur, les adhérents (associations et organismes) s engagent à se mettre en conformité règlementaire au regard des attendus de la législation sociale en vigueur et plus particulièrement à l obligation de disposer d un DUER (Document Unique d Evaluation des Risque pour la santé) à jour. Pour information, dans le cas contraire, l assurance en Responsabilité Civile ne couvrirait que les risques «civils» (indemnisation des victimes) et non ceux «pénaux» (amendes, etc.). Il y aurait donc une déchéance de garantie partielle. 3 /7

4 Article 13 : Activités en partenariat avec la MNEI Dans l objectif de développer les fonctionnements collaboratifs entre les associations et organismes, objet statutaire de la MNEI, chaque association et chaque organisme adhérents s engagent à informer de ses événements la MNEI et à relayer les informations de la MNEI, à minima en mettant un lien vers le site Internet de la MNEI, sur le site de l association. TITRE V : DE LA MISE A DISPOSITION DE LOCAUX Article 14 : Locaux mis à disposition La convention triennale liant la Ville de Grenoble à la MNEI stipule : Une superficie totale de m², dont m² au 5 place Bir-Hakeim et de 264 m² au 16 rue Joseph Chanrion, étant précisé que les combles situés au 5 place Bir Hakeim sont interdits d accès et d utilisation par le propriétaire. La MNEI a capacité d accueillir des associations ou organismes qui ont à ce titre un statut d adhérent et / ou de résident Le statut ERP (Établissement Recevant du Public) des locaux, nécessite le respect des normes de sécurité en vigueur. De plus, aucun travaux ni intervention ne pourra être réalisé sans accord écrit de la Ville de Grenoble qui sera sollicitée par les services fonctionnels de la MNEI. Outre la maintenance générale du bâtiment en tant que propriétaire, la Ville de Grenoble prend en charge : L entretien de l installation de chauffage, L entretien et le renouvellement des extincteurs, L entretien des abords et des espaces verts. Les frais de fonctionnement à charge de la MNEI ; Consommations d eau, d électricité, de chauffage urbain, l entretien et la maintenance ascenseur, l entretien et le nettoyage des locaux et d une manière générale, les charges habituellement considérées comme locatives. Une participation forfaitaire annuelle de compensation des fluides est attribuée par la Ville de Grenoble à la MNEI pour un montant de TTC. L affectation de cette subvention est destinée aux dépenses des fluides, le reliquat éventuel de cette subvention est affecté aux charges supportées entièrement par la MNEI, le déficit éventuel est réparti dans les charges. Tous les autres frais de fonctionnement sont à la charge de la MNEI (cf. article 7). La MNEI porte aussi la responsabilité juridique de l utilisation du lieu. Article 15 : Éligibilité La mise à disposition d une partie des locaux privatifs dont la MNEI a la jouissance est exclusivement réservée aux associations ou organismes adhérents à jour de leur cotisation d adhésion. Les associations adhérentes et organismes adhérents bénéficiant de la mise à disposition de locaux sont dits «résidents». Article 16 : Réception, examen des demandes d affectation des surfaces En cas de possibilité de réaffectation des locaux, la MNEI doit le faire savoir à tous les adhérents. Les associations résidentes qui sont présentes doivent pouvoir se développer mais les associations ou organismes non résidents doivent aussi pouvoir intégrer les locaux de la MNEI. Les demandes sont réceptionnées par les services fonctionnels de la MNEI qui sera instruite en Bureau de la MNEI avant d être étudiée en réunion de Directeurs des membres résidents, organisée sous la responsabilité de celui (ou celle) de la MNEI. L objet de cette procédure est double : l analyse de la demande d hébergement de l association membre et l analyse de la répartition des locaux à cette date. La proposition d une nouvelle répartition des locaux est soumise au CA qui décide soit d entériner la nouvelle répartition proposée soit de la porter au vote de l AG. En cas d indécision, le critère de participation à la vie de la Maison sera déterminant, l association ou l organisme qui participe aux CA sera, par exemple, prioritaire sur celui qui n y participe pas. 4 /7

5 Article 17 : Participation aux frais d hébergement La MNEI répartit, à prix coûtant, la charge des frais de fonctionnement restant dus au prorata des m² privatifs mis à disposition des associations résidentes (bureaux, caves, lieux de stockage et d archivage).les associations non résidentes et les organismes non résidents contribuent aux frais de fonctionnement sur la base d un forfait annuel dont le montant est réévalué chaque année en fonction de l augmentation du coût de la vie (voir montant en annexe). La MNEI supporte sur son propre budget de fonctionnement, la participation au frais correspondant aux m² occupés par elle-même ainsi que toutes les autres surfaces non prises en charge par les associations hébergées (salles de réunion, couloirs, cafétéria, médiathèque, etc ). La participation aux frais d hébergement est calculée annuellement. Voir montant en annexe. Article 18 : Participation aux frais de réservation et d utilisation des salles de réunion Pour les associations et organismes adhérents non résidents, il est demandé une participation à l heure d occupation des salles. Cette contribution permet de mieux gérer les réservations et les réelles utilisations de salles. Voir tarif en annexe. Article 19 : Condition financière et modalité de règlement Le règlement de la participation au frais d hébergement s effectue par un appel de fond au deuxième trimestre sur la base de 40% de l année antérieure, au troisième trimestre à nouveau 40% et au premier trimestre de l année suivante régulation de l année écoulée (cf. règlement intérieur). TITRE VI : DE LA REVALORISATION TARIFAIRE Article 20 : Actualisation annuelle Afin de ne pas mettre en danger la MNEI, les tarifs des différents services mis à la disposition des associations et organismes adhérents et résidents seront actualisés annuellement. Une grille tarifaire présentant les différents barèmes de tarification sera présentée en CA chaque année pour validation. TITRE VII : MODALITE DE REGLEMENT Article 21 : Délai de paiement Les associations et organismes doivent s acquitter des montants dus à réception de leurs avis de paiement et au plus tard avec un délai de 30 jours. TITRE VIII : DUREE, DENONCIATION ET CADUCITE Article 22 : Durée La présente convention est signée pour une durée d un an renouvelable par tacite reconduction et jointe chaque année à la convocation de l AG pour information. Article 23 : Dénonciation La présente convention pourra être dénoncée par accord entre les parties à la condition expresse de le demander par écrit et de respecter un préavis de trois mois pleins. Le montant des soldes de participation respective de l association aux frais d hébergement sera calculé sur la base d un mois plein. Article 24 : Caducité La présente convention sera réputée caduque et donc sans objet pour deux raisons : 1. dès que la Ville de Grenoble, propriétaire du bâtiment, stipulera à la MNEI son souhait d en reprendre l usage ou ne renouvelle pas leur convention triennale, 2. En cas de dissolution ou liquidation de la MNEI. Le montant des soldes de la participation respective de l association aux frais d hébergement sera calculé sur la base de la date prévisionnelle de restitution des locaux ou du bâtiment. 5 /7

6 TITRE IX : DE L APPLICATION DE LA CONVENTION Article 25 : La convention est applicable à toute association et organisme membre de la MNEI laquelle s engage à respecter les termes de cette convention. Article 26 : La convention sera résiliée de plein droit avec l une des associations ou l un des organismes en cas de dissolution, de liquidation ou de perte du statut d association ou organisme adhérent à la MNEI. Le non respect de la convention pourra être considéré comme un motif grave de façon à être en conformité avec les statuts de la MNEI qui précisent les conditions de radiation de ladite association. Article 27 : La présente convention pourra être actualisée ou modifiée en fonction des décisions prises en CA, les modifications apportées seront présentées sous forme d annexe et validées en AG. Grenoble le, Pour la MNEI Pour l association adhérente («Bon pour accord») («Bon pour accord») Etienne Spanjaard Président Le (la) Président(e) 6 /7

7 ANNEXE A LA CONVENTION DE MUTUALISATION DE SERVICES COMMUNS ET DE MISE A DISPOSITION DE LOCAUX Tarifs applicables pour 2014 (révisés chaque année lors de l Assemblée générale) ARTICLE 7 : Tarifs des services à prix coutant Reprographie : 0,055 la copie noir et 0,300 la copie couleur Comptabilité : Bulletins de salaires (établissement du bulletin de paie, des bordereaux de cotisations trimestriels ou mensuels (URSSAF, ASSEDIC, Retraite ), formalités d embauche : 17,14 la fiche de paie pour un nouveau salarié, ensuite 11,43 la fiche de paie par salarié et par mois ; Solde de tout compte (établissement du solde de tout compte, établissement de l attestation ASSEDIC) : 17,14 en plus par salarié Autres travaux : 29 de l heure Informatique : Soumis à la signature d une convention pour bénéficier du service maintenance. Communication : 29 de l heure Infographie : 29 de l heure Ménage supplémentaire dans les locaux privatifs : 18,28 de l heure fournitures comprises Réalisation de mobiliers : coût des fournitures + 18,28 de l heure Prestation de rénovation de locaux : coût des fournitures + 18,28 de l heure ARTICLE 17 : La participation aux frais d hébergement est calculée annuellement. Pour information, la participation aux frais d hébergement est de : 44,12 /m² avec régularisation éventuelle en fin d année. La participation forfaitaire annuelle pour les associations non résidentes s élève à 80. ARTICLE 19 : Participation aux frais de réservation et d utilisation des salles de réunion : 2,00 de l heure 7 /7