Cahier des charges. Location et entretien d une machine à affranchir et de ses périphériques

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1 Cahier des charges Location et entretien d une machine à affranchir et de ses périphériques Fournitures spécifiques à la machine à affranchir et ses périphériques Lot unique MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE VILLE DE NICE Direction des Services de la Direction Générale DATE LIMITE DE REMISE DES OFFRES Le «voir avis d appel public à la concurrence» à 16 heures, terme de rigueur Les réponses seront à envoyer à l adresse suivante : MAIRIE DE NICE Bureau central du courrier 9 rue Saint-François de Paule Nice cedex 4 avec la mention suivante : «Ne pas ouvrir avant la commission d ouverture des plis». 1

2 Sommaire I PARTIE ADMINISTRATIVE ARTICLE 1 OBJET DU MARCHE DISPOSITIONS GENERALES 1.1 OBJET DU MARCHE 1.2 MODE DE CONSULTATION 1.3 DECOMPOSITION EN LOTS 1.4 JUSTIFICATION A PRODUIRE QUANT AUX QUALITES ET CAPACITES DU CANDIDAT 1.5 CRITERE DE CHOIX DES OFFRES ARTICLE 2 PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE 2.1 PIECES PARTICULIERES 2.2 PIECES GENERALES ARTICLE 3 DUREE DU MARCHE RECONDUCTION RESILIATION 3.1 DUREE 3.2 RECONDUCTION 3.3 CONDITIONS DE RESILIATION ARTICLE 4 DEFINITION DE LA PRESTATION MODALITES EXECUTION 4.1 DEFINITION DES PRESTATIONS 4.2 QUANTITE DES FOURNITURES 4.3 COMMANDES 4.4 LIEU ET DELAIS DE LIVRAISON ARTICLE 5 OPERATIONS DE VERIFICATION ET DECISIONS APRES VERIFICATION TRANSFERT DE PROPRIETE ARTICLE 6 PENALITES DE RETARD ARTICLE 7 MODE DE DETERMINATION DES PRIX 7.1 PRIX HT ET TTC DE LA LOCATION ENTRETIEN DE LA MACHINE A AFFRANCHIR 7.2 PRIX HT ET TTC DES FOURNITURES SPECIFIQUES A LA MACHINE A AFFRANCHIR ET SES PERIPHERIQUES 7.3 AJUSTEMENT DES PRIX DES FOURNITURES ARTICLE 8 CLAUSES DE SAUVEGARDE ARTICLE 9 PAIEMENTS 9.1 MODE DE REGLEMENT 9.2 INTERETS MORATOIRES 9.3 FACTURATION 9.4 ACCEPTATION ET PAIEMENT DES SOUS-TRAITANTS 2

3 II PARTIE TECHNIQUE ARTICLE 10 NORMES ARTICLE 11 CARACTERISTIQUES TECHNIQUES III PROPOSITION VALANT ACTE D ENGAGEMENT ARTICLE 12 COCONTRACTANT(S) ARTICLE 13 UNITE MONETAIRE ARTICLE 14 PAIEMENTS ARTICLE 15 PROPOSITION DU CANDIDAT 3

4 I PARTIE ADMINISTRATIVE ARTICLE 1 OBJET DU MARCHE DISPOSITIONS GENERALES 1.1 Objet du marché Le présent marché concerne : - d une part, la location et l entretien d une machine à affranchir et ses périphériques pour l expédition des courriers de la Ville de Nice, - d autre part, l achat des fournitures spécifiques nécessaires à ladite machine et ses périphériques. 1.2 Mode de consultation Il s agit d un marché à procédure adaptée passé selon l article 28 du Code des Marchés Publics. 1.3 Décomposition en lots Le marché comporte un lot unique qui comprend : - location et entretien préventif et curatif d une machine à affranchir et ses périphériques. marché à prix ferme, définitif et non actualisable. - achat et livraison des fournitures de la machine à affranchir, agréées par la Poste, spécifiques à la machine et ses périphériques, fournies par le prestataire, détaillés comme suit :. montant minimum annuel : HT TTC,. montant maximum annuel : HT TTC. La personne publique est engagée pour le montant minimum correspondant à la durée du marché à savoir un an et le titulaire du marché à concurrence du montant maximum correspondant à la durée du marché à savoir un an. 1.4 Justifications à produire quant aux qualités et capacités du candidat - La lettre de candidature (imprimé DC4) ; - La déclaration du candidat (imprimé DC5) ; - Si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés à cet effet ; - Une déclaration sur l honneur dûment datée et signée par le candidat pour justifier : a) qu il a satisfait aux obligations sociales et fiscales b) qu il n a pas fait l objet d une interdiction de concourir c) qu il n a pas fait l objet, au cours des cinq dernières années, d une condamnation écrite au bulletin n 2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux articles L , L , L , L et L du Code du Travail. Le candidat est informé qu en cas d attribution provisoire du marché, celui-ci devra fournir en outre dans un délai de cinq jours : a) les pièces mentionnées à l article R du Code de Travail, b) les attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant qu il a satisfait à ses obligations fiscales. 4

5 1.5 Critères de choix des offres Critère unique : Le prix de la location et entretien préventif et curatif de la machine à affranchir et de ses périphériques ainsi que l'achat de ses consommables spécifiques à ladite machine. Il est précisé que les offres ne seront déclarées conformes et analysées que si elles respectent les exigences détaillées à l'article 4.1 du présent cahier des charges. ARTICLE 2 PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE 2.1 Pièces particulières pour le lot unique - Documentation commerciale de la machine et de ses périphériques. - Le présent cahier des charges valant Acte d Engagement, complété, daté et signé. - D.D.E.D. (Devis Descriptif Estimatif Détaillé) pour l'achat des consommables : à compléter. - B.P.U. (Bordereau de Prix Unitaire) : à compléter. 2.2 Pièces générales Les documents applicables étant ceux en vigueur lors de l exécution du marché, il s agit : - du Cahier des Clauses Administratives Générales de Fournitures Courantes et de Prestations de Services, - de l ensemble des textes législatifs et réglementaires s appliquant dans le cadre du présent marché. ARTICLE 3 DUREE DU MARCHE RECONDUCTION RESILIATION 3.1 Durée Le présent marché est exécutoire dès sa notification au titulaire. Le marché est conclu pour une période d UN AN à compter de sa notification au titulaire et pourra être renouvelé 2 fois, par reconduction expresse, pour une même durée selon les modalités prévues à l article 3.2 ci-après, sans que la durée totale puisse excéder 3 ans. 3.2 Reconduction La reconduction du marché est expresse. La Ville de Nice adressera au titulaire du marché un courrier en recommandé avec accusé de réception précisant son souhait de reconduire le marché au plus tard 3 mois avant la date d échéance du marché. Le titulaire du marché dispose à compter de la lettre de reconduction d un délai de 15 jours pour confirmer ou non la demande de reconduction du marché par lettre recommandée avec avis de réception ou télécopie. Faute de réception par la Ville de ladite lettre ou télécopie dans le délai susvisé, le titulaire est réputé avoir accepté la reconduction, ce que le titulaire reconnaît expressément. 5

6 3.3 Conditions de résiliation Les différents cas de résiliation sont prévus au Cahier des Clauses Administratives Générales (C.C.A.G.) Fournitures Courantes et de Services. ARTICLE 4 DEFINITION DE LA PRESTATION MODALITES EXECUTION 4.1 Définition des prestations Conformément aux dispositions de l article 6 du code des marchés publics, le matériel ou les prestations proposés devront répondrent aux normes en vigueur et tout particulièrement aux normes indiquées ci-dessous. Certification : A.F.A.Q. (Association Française pour l'assurance Qualité) ISO 9001 (International Standard Organisation) Version 2000 Certification : A.Q. (Assurance Qualité) Poste 2 Version 2000 La qualité de la maintenance doit comprendre au minimum : - un entretien préventif (maintenance préventive) comportant au minimum une visite par trimestre, - une maintenance corrective et curative avec une intervention rapide en cas de panne, dans un délai de 12 heures maximum après appel téléphonique et confirmation de l appel par fax. Cette maintenance préventive et curative sera effectuée exclusivement par les techniciens du titulaire du marché. Chacune des prestations susvisées comprendra les déplacements du technicien, la main d œuvre et le remplacement des pièces. Un rapport d intervention sera établi à chaque visite préventive ou curative. Les techniciens seront en mesure d assurer auprès des agents opérateurs une formation à l'utilisation de cette machine. La machine dite intelligente de «haut volume» qui doit traiter plus d un million de plis par an comprendra au moins : - un alimentateur permettant d associer différents formats d enveloppes, - une vitesse avec pesée supérieure à plis/heure, - une vitesse sans pesée supérieure à plis/heure, - un bac de réception de grande capacité supérieur à 500 plis, - une épaisseur d enveloppes acceptée de 0 à 17 mm, - une technologie d impression par jet d encre, - l intégration de mentions postales (lettre, Ecopli ), - la mémorisation des empreintes ou des flammes postales, - un lecteur code barre avec douchette, - les périphériques connectables permettant au moyen d un logiciel de gestion :. le contrôle et l analyse des dépenses, 6

7 . le suivi journalier des dépenses,. l édition mensuelle de la preuve des dépôts,. le calcul des statistiques par catégorie (coût, nombre de plis, poids), - une imprimante permettant à la demande l édition des données, - une balance 30 kg avec calculatrice et pesée différentielle. 4.2 Quantité des fournitures spécifiques Les consommables agréés par la Poste, fournitures utilisées pour la machine à affranchir, à savoir : - rouleaux d'étiquettes autocollantes, - cartouches d encre pour la machine à affranchir et pour l imprimante connectée, - bombes dépoussiérantes, seront fournis par la société. Les besoins de la Ville de Nice en fournitures seront détaillés dans le D.Q.E. non-contractuel. Ces quantités sont indiquées à titre d estimation et ne peuvent en aucun cas engager la Ville de Nice. Les quantités seront fixées selon les besoins de la Ville de Nice, lesquelles peuvent varier chaque année. Le titulaire ne pourra présenter aucune réclamation quelque soit l importance des variations. 4.3 Commandes La commande sera faite au moyen d un bon de commande semestriel en ce qui concerne la location et l entretien de la machine à affranchir et de ses périphériques. Le premier bon de commande sera adressé par le service du courrier dès notification du marché. Les commandes des fournitures spécifiques de la machine à affranchir et de ses périphériques se feront au moyen de bons de commande au fur et à mesure des besoins. Le premier bon de commande sera adressé par le service du courrier au titulaire du marché. La personne habilitée à signer les bons de commande est l Adjoint au Maire délégué au service ayant émis le bon de commande. La Ville de Nice notifiera les bons de commande par télécopie. Le délai de livraison prévu à l article 4.4 du présent document prendra effet dès le lendemain du jour de réception du bon de commande par le titulaire du marché sauf stipulation contraire indiqué dans le bon de commande. Toute fourniture livrée sans bon de commande établi par la Ville de Nice sera refusée et le titulaire sera mis en demeure, conformément aux stipulations du C.C.A.G. Fournitures Courantes et de Services, de reprendre ladite fourniture. Chaque bon de commande comportera : - le nom et l adresse du titulaire du marché, - la référence du marché, - la date d émission du bon de commande, - le lieu et les délais de livraison, 7

8 - la désignation de la fourniture, - le prix forfaitaire semestriel HT en ce qui concerne la location et l'entretien de la machine à affranchir et de ses périphériques, - le prix forfaitaire semestriel TTC, - la quantité, - le prix unitaire HT pour les fournitures, - le prix total HT pour les fournitures, - le taux et le montant de la TVA, - le nom et l adresse du service du courrier où le titulaire devra adresser la facture. Ordonnateur : Monsieur le Maire de la Ville de Nice Comptable Public Assignataire des Paiements : Monsieur le Trésorier Principal de NICE-MUNICIPALE 4, rue Gabriel Fauré NICE CEDEX 1 Pour la location et l'entretien de la machine à affranchir et de ses périphériques : Imputation : 2D Chapitre : 011 Compte : 6135 Fonctions : Pour les fournitures de la machine à affranchir et de ses périphériques : Imputation : 2D Chapitre : 011 Compte : Fonctions : Lieu et délais de Livraison Le fournisseur devra assurer la livraison et la mise en place de la machine à affranchir et ses périphériques à l adresse suivante : Bureau Central du Courrier 9 rue Saint-François de Paule Nice cedex 4 L installation se fera dès notification du marché. La livraison des fournitures se fera à l'adresse indiquée ci-dessus. Le délai de livraison sera de 48 heures après transmission du bon de commande. ARTICLE 5 OPERATIONS DE VERIFICATION ET DECISIONS APRES VERIFICATION TRANSFERT DE PROPRIETE Ces opérations seront faites conformément aux dispositions prévues au C.C.A.G. Fournitures Courantes et de Services. 8

9 ARTICLE 6 PENALITES DE RETARD Les pénalités de retard sont celles prévues au C.C.A.G. Fournitures Courantes et de Services. ARTICLE 7 MODE DE DETERMINATION DES PRIX 7.1 Prix HT et TTC de la location entretien de la machine à affranchir Le prix HT et TTC de la location, entretien préventif et curatif de la machine à affranchir et de ses périphériques connectables est ferme, définitif et non actualisable. La facturation sera semestrielle. 7.2 Prix HT et TTC des fournitures spécifiques à la machine à affranchir et ses périphériques Les prix HT et TTC des fournitures spécifiques de la machine à affranchir et de ses périphériques à savoir : - rouleaux d'étiquettes autocollantes, - cartouches d encre pour la machine à affranchir et pour l imprimante connectée, - bombes dépoussiérantes, seront ajustables aussi bien à la hausse qu à la baisse. Les fournitures feront l objet d une facture séparée après émission de bons de commande en fonction des besoins de la Ville de Nice. 7.3 Ajustement des prix des fournitures Le prix des fournitures sera ajusté en fonction de l'évolution du prix HT catalogue sous réserve du respect des dispositions prévues à l article 8. A chaque ajustement du prix des fournitures, le titulaire du marché fournira obligatoirement par lettre recommandée avec AR le catalogue fournisseur mis à jour, avec la date de mise en application. ARTICLE 8 CLAUSES DE SAUVEGARDE La Ville de Nice se réserve le droit de résilier sans indemnité avec préavis de 8 jours la partie non exécutée du marché, si la variation du prix catalogué est telle que l application du nouveau prix se traduirait par une augmentation du montant total HT de plus de 10 %. ARTICLE 9 PAIEMENTS 9.1 Mode de règlement Le paiement s effectuera par mandatement administratif suivant les règles de la comptabilité publique et celles prévues par le Code des Marchés Publics. Le délai maximum de paiement est de 45 jours. Le comptable assignataire chargé du paiement est Monsieur le Trésorier Principal de Nice- Municipale. 9

10 9.2 Intérêts moratoires Conformément à l article 96 du Code des Marchés Publics, il est ici précisé que le dépassement du délai de paiement ouvre de plein droit et sans autres formalités pour le titulaire du marché ou le sous traitant, le bénéficie d intérêts moratoires à compter du jour suivant l expiration du délai mentionné à l article 9.1 du présent document, le taux desdits intérêts moratoires est le taux d intérêt légal en vigueur à la date de laquelle les intérêts moratoires ont commencé à courir, augmenté de deux points. 9.3 Facturation Le paiement s effectuera sur présentation d une facture établie en un seul original et deux copies adressées à : MAIRIE DE NICE Bureau Central du Courrier 9 rue Saint-François de Paule Nice cedex 4 En ce qui concerne la location, l'entretien de la machine à affranchir et de ses périphériques connectables, la facturation sera semestrielle. En ce qui concerne les fournitures spécifiques de la machine à affranchir et de ses périphériques, la facturation se fera sur la base des bons de commande établis par le service du courrier. Les factures comporteront impérativement les renseignements suivants : - le nom et l adresse du créancier, - le numéro d immatriculation SIRET de la société, - le numéro de la facture et date d établissement, - la dénomination et le n de référence du marché, - la date de notification du marché, - le numéro et la date du bon de commande, - l intitulé et les références complètes du compte à créditer tel qu il est précisé à l acte d engagement, - la quantité livrée pour les fournitures, - le prix unitaire HT, - le montant et le taux de la TVA, - le montant TTC (en chiffre et en lettres). La première facture devra impérativement être accompagnée d un RIB ou d un RIP. En cas de changement de relevé d identité bancaire ou postal en cours d exécution du marché, le titulaire s engage à en informer la Ville de Nice par courrier auquel sera joint le nouveau relevé. En cas de groupement, les entreprises composant ce dernier s engagent expressément à ouvrir un compte bancaire ou postal au nom du groupement. 10

11 Après notification du marché, lesdites entreprises devront adresser un courrier RAR signé par l ensemble des représentants dûment habilités des entreprises membres du groupement demandant le paiement des prestations effectuées sur le compte du groupement. Il convient de joindre un RIB ou RIP dudit groupement Acceptation et paiement des sous-traitants Les conditions afférentes à l acceptation et au paiement des sous-traitants sont celles fixées aux articles 112 à 116 du Code des Marchés Publics ainsi qu à l article 2.3 du C.C.A.G. Fournitures Courantes et de Services. 11

12 II PARTIE TECHNIQUE ARTICLE 10 NORMES Conformément aux dispositions de l article 6 du code des marchés publics, le matériel ou les prestations proposés devront répondrent aux normes en vigueur et tout particulièrement aux normes indiquées ci-dessous. Certification : A.F.A.Q. (Association Française pour l'assurance Qualité) ISO 9001 (International Standard Organisation) Version 2000 Certification : A.Q. (Assurance Qualité) Poste 2 Version 2000 ARTICLE 11 CARACTERISTIQUES TECHNIQUES DU LOT UNIQUE Pour toute la durée du contrat et ses reconductions la machine reste propriété de la société. La société procèdera à son installation à l adresse indiquée ci-dessus article 4.4. L installation devra avoir lieu dès délivrance par la Poste des autorisations administratives nécessaires. La société assurera les démarches nécessaires auprès de la Poste. La qualité de la maintenance comprendra : - un entretien préventif (maintenance préventive) comportant au minimum une visite par trimestre, - une maintenance corrective et curative avec une intervention rapide en cas de panne, dans un délai de 12 heures maximum après appel téléphonique et confirmation de l appel par fax. Cette maintenance préventive et curative sera effectuée exclusivement par les techniciens du titulaire du marché. Chacune des prestations susvisées comprendra les déplacements du technicien, la main d œuvre et le remplacement des pièces. Un rapport d intervention sera établi à chaque visite préventive ou curative. Les techniciens seront en mesure d assurer auprès des agents opérateurs une formation à l'utilisation de cette machine. 12

13 III PROPOSITION VALANT ACTE D ENGAGEMENT ARTICLE 12 CONTRACTANT (S) Je soussigné (Nom, Prénom, Qualité) :... (Nous soussignés).... agissant en vertu des pouvoirs qui m (nous) ont été conférés au nom et pour le compte de (intitulé complet de la société ou de chaque société dans le cas de plusieurs sociétés) : agissant en tant que mandataire : du groupement solidaire du groupement conjoint pour l ensemble des entrepreneurs groupés qui ont signé la lettre de candidature (modèle DC 4 en ce qu il est conforme aux stipulations du nouveau Code des Marchés Publics). Il est ici précisé que : - le groupement est conjoint lorsque chacun des prestataires membres du groupement s engage à exécuter la ou les prestations qui sont susceptibles de lui être attribuées dans le marché, - le groupement est solidaire lorsque chacun des prestataires membres du groupement est engagé pour la totalité du marché. Il est ici précisé que : Dans les deux formes de groupement, conformément à l article 51 du Code des Marchés Publics, l un des prestataires membres du groupement, désigné dans le présent acte d engagement comme mandataire, représente l ensemble des membres, vis-à-vis de la personne responsable du marché et coordonne les prestations des membres du groupement. Il est ici rappelé, conformément audit article 51 «qu un même prestataire ne peut pas être mandataire de plus d un groupement pour un même marché». 13

14 CAPITAL SOCIAL : ayant son siège social à (adresse complète et numéro de téléphone de la société) immatriculée Numéro INSEE.... Numéro SIRET (14 chiffres).. m'engage (nous engageons) dans le cadre du présent marché sans réserve, conformément aux stipulations de ce document, à exécuter les prestations demandées par la Ville de Nice, l offre ainsi présentée ne me (nous) liant toutefois, que si son acceptation m est (nous est) notifiée dans un délai de 120 jours à compter de la date limite de remise des offres. ARTICLE 13 UNITE MONETAIRE L unité monétaire demandée par la Ville de Nice est l EURO. ARTICLE 14 PAIEMENTS La Ville de Nice se libèrera des sommes dues au titre du présent marché en faisant porter le montant au crédit en compte ouvert au nom de : - NOM et RAISON SOCIALE - BANQUE, CENTRE DE CHEQUES POSTAUX, TRESOR PUBLIC (dénomination et adresse et RIB) 14

15 ARTICLE 15 PROPOSITION DU CANDIDAT - Le coût forfaitaire de la location, entretien préventif et curatif de la machine à affranchir et de ses périphériques connectables pour une année s élève à un montant de HT, soit TTC. - Le coût pour une année des fournitures spécifiques agréées par la Poste et compatibles avec la machine à affranchir et ses périphériques tel qu il découle des prix du Bordereau de Prix Unitaire (BPU) multiplié par les quantités non-contractuelles indiquées au Devis Descriptif Estimatif Détaillé (DDED) s élève à un montant de HT, soit TTC. Fait en un seul original Date, cachet et signature de la société Mention manuscrite "Lu et approuvé" CADRE RESERVE A L ADMINISTRATION Est acceptée la présente offre pour valoir acte d'engagement A NICE, le Notification au cocontractant le. 15