Cahier des charges tenant lieu d acte d engagement

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1 CENTRE COMMUNAL D ACTION SOCIALE CHARLEVILLE-MEZIERES Marché Public de fournitures Marché sur procédure adaptée Cahier des charges tenant lieu d acte d engagement Nom et adresse officiels de l organisme acheteur Centre Communal d Action Sociale de Charleville-Mézières (08- Ardennes), 12 rue Bayard, Charleville-Mézières Représentant du pouvoir adjudicateur Monsieur le président du CCAS de Charleville-Mézières : Boris RAVIGNON Objet de la consultation Fourniture jouets, confiseries et chèques cadeaux Avis à la publication L avis de publicité a été a été effectué sur le site : à la date du : mardi 10 juin 2014 Remise des offres Date limite de réception des offres : le lundi 30 juin 2014 à midi. La présente consultation est lancée sous l emprise du code des marchés publics issu du décret n du 1 er Août

2 1. OBJET DE LA CONSULTATION La consultation porte sur la fourniture de jouets, confiseries et chèques cadeaux pour le CCAS de Charleville-Mézières. 1.1/ Descriptif des fournitures Dans le cadre du fonctionnement de son pôle Solidarité, le CCAS de Charleville- Mézières est amené pour le Noël des enfants à commander des jouets, confiseries et chèques cadeaux. Poste 1 : jouets voir bordereau annexe 1 Poste 2 : confiseries - voir bordereau annexe 2 Poste 3 : chèques cadeaux - voir bordereau annexe 3 Normes Les fournitures faisant l objet du marché doivent être conformes aux textes officiels, règlements, ou autres documents équivalents en vigueur. 1.2/ Commandes Les commandes seront passées par bons de commande au prestataire. 1.3/ Transport et livraison Le prix des marchandises s entend franco de port. Il est effectué aux risques et périls du prestataire. Le prestataire devra s adapter aux contraintes immobilières du lieu de livraison. Les livraisons devront être effectuées dans les lieux suivants à date précise en fonction du poste concerné : - Poste 1 JOUETS :Centre de Loisirs de La Francheville Route d Evigny LA FRANCHEVILLE Date : 2 ème quinzaine de septembre - Poste 2 CONFISERIES : Centre de Loisirs de La Francheville Route d Evigny LA FRANCHEVILLE Date : le 10 décembre Poste 3 CHEQUES CADEAUX : Trésorerie municipale 32 Cours Briand CHARLEVILLE MEZIERES Date : 2 ème quinzaine de novembre. Chaque livraison donnera lieu à des opérations de vérification quantitative et qualitative qui ont pour objet de contrôler la conformité entre la quantité livrée et la quantité indiquée sur le bon de commande et la conformité des fournitures ou des services exécutés avec les spécifications du marché. 2

3 Si la quantité fournie ou la qualité n est pas conforme aux stipulations du marché ou de la commande, la Personne publique exigera du titulaire, sans qu'il soit nécessaire de recourir à une mise en demeure écrite : - Soit de reprendre l'excédent fourni. Le titulaire supportera les frais occasionnés par l'enlèvement. - Soit de compléter la livraison. À l'issue des opérations de vérification, la personne publique prend une décision expresse d'admission, d ajournement, de réfaction ou du rejet. Les décisions d'admission avec ou sans réfaction sont prises sous réserve des vices cachés. 2/LE PRIX Les modalités des prix sont les suivantes : - Les prix sont appliqués aux quantités réellement livrées ou exécutées - Les prix sont indiqués TTC - Le marché est conclu à prix ferme pendant toute la durée du marché - Lorsque le fournisseur organise des opérations promotionnelles, il s engage à en faire bénéficier l établissement si ces opérations peuvent conduire à des prix inférieurs aux prix du marché. MONTANTS DU MARCHE Les montants minimum et maximum du marché sont de : Montant minimum : Montant maximum : TTC Poste 1 : JOUETS : TTC Poste 2 : CONFISERIES : TTC Poste 3 : CHEQUES CADEAUX : TTC TTC Poste 1 : : JOUETS : TTC Poste 2 : CONFISERIES : TTC Poste 3 : CHEQUES CADEAUX : TTC Ces montants sont donnés à titre indicatif 3/ L EXECUTION DU MARCHE 3.1/Durée du marché Les règles concernant la durée du marché ne peuvent en aucun cas être changées. La notification du marché sera réalisée par un courrier envoyé en accusé de réception. La date de notification est la date de réception du dit courrier. Le marché se terminera une fois la livraison effectuée et ce conformément aux différentes prescriptions du marché. 3

4 3.2/ Congés annuels du prestataire Si le prestataire est amené à prendre des congés et n est plus en mesure de fournir il devra en avertir le CCAS trois semaines avant la date de début des dits congés et proposer au CCAS une solution de remplacement (ex : sous-traitance à un autre prestataire). Le CCAS se réserve le droit de ne pas accepter cette solution de remplacement. En tout état de cause, cette période ne pourra excéder trois semaines. 3.3/ Clause de reconduction du marché Le marché ne prévoit pas de reconduction. 3.4/ Mode de règlement et de paiement a/ Présentation de la facture : La facture afférente au marché, comptera outre les mentions légales, les indications suivantes : - la désignation de la personne publique contractante : le CCAS de Charleville- Mézières - les noms, adresse et n Siret - le numéro de compte bancaire ou postal - la date de facturation - l objet de la facture - la nature de la prestation exécutée - le montant hors TVA de la prestation exécutée - le taux et le montant de la TVA - le montant total TTC des prestations exécutées - libellé en b/ Paiement Les prestations objet du marché seront rémunérées dans les conditions fixées par les règles de la comptabilité publique, après «service fait». Le paiement se fera par virement au moyen d un mandat administratif. Le CCAS de Charleville-Mézières se libérera des sommes dues au titre du marché en faisant porter, le montant de celles-ci au crédit du compte précisé ci-après: 4

5 Titulaire du compte : Banque : Guichet : Numéro de compte : (Joindre un R.I.B) Le délai global de paiement est fixé à 30 jours calendaires à dater de la réception de la facture acceptée sans réserve. Le dépassement du délai de paiement ouvre de plein droit et sans autre formalité, pour le titulaire du marché ou le sous-traitant, le bénéfice d intérêts moratoires, à compter du jour suivant l expiration de ce délai. Le taux de ces intérêts est égal à celui de l intérêt légal augmenté de deux points. Le versement d acomptes n est pas possible 4/ CONDITIONS DE LA CONSULTATION 4.1/ Procédure de passation La présente procédure est soumise aux règles du code des marchés publics résultant du décret n du 1 er août entré en vigueur le 1 er septembre La consultation est lancée suivant la procédure adaptée visée à l article 28 du Code des Marchés Publics. Il s agit d un marché à bons de commande émis par l établissement au fur et à mesure des besoins auprès d un des fournisseurs retenus à l issue de cette consultation Le marché est attribué, après avis d un jury, par le pouvoir adjudicateur (Monsieur le président du CCAS de Charleville-Mézières ou par délégation Madame la viceprésidente du CCAS de Charleville-Mézières). 4.2/ Structure de la consultation : La présente consultation fait l objet d un marché global composé des : Poste 1 : jouets Poste 2 : confiseries Poste 3 : chèques cadeaux Les candidats doivent répondre à l ensemble des 3 postes. 5

6 4.3/ Délai de modification de détail au Dossier de Consultation des Entreprises La personne publique se réserve le droit d apporter au plus tard 7 jours avant la date limite fixée pour la remise des offres, des modifications de détail au dossier de consultation. Ces modifications n altéreront pas les éléments substantiels du marché. Elle informera alors tous les candidats dans des conditions respectueuses du principe d égalité. Les candidats devront répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir n élever aucune réclamation à ce sujet. Si la date limite de remise des offres est reportée la disposition précédente est applicable en fonction d une nouvelle date. 4.4/ Délai de validité des offres Les candidats sont liés par les offres qu ils ont déposées jusqu à l expiration de leur délai de validité. Ils ne peuvent donc ni les retirer ni leur en substituer de nouvelles pendant ce délai. Le délai de validité des offres est fixé, pour la présente consultation, à 90 (quatrevingt dix) jours. La date de départ de ce délai est la date limite de réception des plis. 4.5/ Contenu du dossier de consultation Ce présent cahier des charges vaut acte d engagement 4.5.1/ Modalités de présentation des candidatures et des offres Il est rappelé que : - En respect des dispositions de l article 12 IV du code des marchés publics, les candidatures, les offres et l ensemble des pièces constitutives du projet de marché doivent être rédigées en langue française. - Le ou les signataires doivent être habilités à engager juridiquement le candidat. Le dossier à remettre par le candidat sera placé sous enveloppe cachetée qui contiendra : - le cahier des charges valant acte d engagement dûment rempli et signé par le candidat - pour faire son offre, le candidat remplira les bordereaux des annexes 1, 2 et 3. 6

7 Documents complémentaires à fournir par le candidat attributaire le marché ne pourra être attribué au candidat retenu que sous réserve que celui-ci produise dans le délai de 8 jours à compter de la notification de sa désignation par la personne publique : Les attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant qu il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales (Les entreprises nouvellement créées produiront utilement le récépissé de dépôt de déclaration auprès d un "Centre de formalités des entreprises"). Une déclaration sur l honneur dûment datée et signée datant de moins de six mois attestant, si le candidat emploie des salariés, que ces salariés sont employés régulièrement et qu il leur fournit des bulletins de paie comportant les mentions prévues par le code du travail ; Le marché ne peut être attribué au candidat dont l offre a été retenue que si celui-ci produit dans le délai imparti les certificats et attestations précitées. S il ne peut produire ces documents dans le délai imparti, son offre est rejetée. Le candidat suivant est alors sollicité pour produire les certificats et attestations nécessaires avant que le marché ne lui soit attribué /Modalités de transmission ou de remise des plis a/ Dispositions générales Les plis doivent être parvenus à la date et heure limites fixées Les dossiers qui seraient remis ou dont l'avis de réception serait délivré après la date et l'heure limites fixées ci-dessus ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus ; Il est rappelé que : - la totalité du dossier remis par les candidats devra être rédigée en langue française ; - Le ou les signataires doivent être habilités à engager juridiquement le candidat. Les candidats doivent choisir entre : - l envoi ou la remise de leur candidature et de leur offre sur un support papier ; - la transmission de leur candidature et de leur offre par la voie électronique. Toute transmission électronique peut être accompagnée de l envoi d une copie de sauvegarde sur support papier ou sur support physique électronique. Quel que soit le mode retenu, les plis doivent être parvenus à la date et heure limites fixées par le présent règlement soit le lundi 30 juin 2014 à midi. Les dossiers qui seraient remis ou dont l'avis de réception serait délivré après la date et l'heure limites fixées ci-dessus ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus ; 7

8 b/adresses électroniques de dépôt et c/ Modalités de présentation de l enveloppe extérieure (support papier ou support physique électronique) Les candidats transmettent leur candidature et leur offre sous pli cacheté extérieur. L'enveloppe extérieure porte les mentions suivantes : OBJET DE LA CONSULTATION : «NE PAS OUVRIR» Candidat :.. Les plis sont soit remis à l adresse ci-après contre récépissé soit envoyés à la même adresse par courrier recommandé avec avis de réception postal soit transmis à cette adresse par tout moyen permettant de déterminer de façon certaine la date et l'heure de réception. CCAS de Charleville-Mézières - Pôle Solidarité 12, rue Bayard Charleville-Mézières Horaires d ouverture des bureaux : De 8h à 12 h et de 13h30 à 17 h. Contact par téléphone : ou Contact par télécopie : / Attribution du marché En application des critères ci-dessous énoncés, classés en fonction de la pondération respective qui leur a été attribuée, le jury choisit l offre économiquement la plus avantageuse. Les offres inappropriées, irrégulières et inacceptables sont éliminées. Les autres offres sont classées par ordre décroissant. Monsieur le Président du CCAS se prononce au regard de ce classement. Il n y a pas d indemnités prévues aux candidats ayant remis une offre. Poste 1 : jouets Critères de jugement des offres Qualité (résistance des matériaux) Haut de gamme / bas de gamme Présentation des jouets et emballages cadeaux : Esthétique, quantité, nombre d accessoires Jouets «tendance» Reprise des jouets non distribués et emballage cadeau réalisé par le vendeur Pondération 8

9 Les jouets devront être présentés lors d une visite à l entrepôt. Chacun de ces critères se verra attribuer une note de 1 à 20. Critère de jugement des offres : - qualité du jouet : les matériaux utilisés seront pris en compte : épaisseurs des plastiques, qualité du bois pour les jouets en bois - présentation des jouets proposés : esthétique des jouets (poupons, montres sacs) quantité de pièces dans le jouet (cubes, dinettes complètes), nombre d accessoires (vêtements pour les poupons, poupées ) - «jouets actuels et tendance» : vu à la publicité, en vente dans tous les magasins de jouets. - Emballage cadeau réalisé par le vendeur : les jouets sont livrés emballés - Reprise des jouets non distribués : les jouets non retirés par les familles feront l objet d un retour au vendeur fin janvier. Poste 2 : confiseries Qualité gustative Critères de jugement des offres Pondération 10/20 50% Quantité (grammage) Présentation et assortiment Les sachets de confiseries devront être présentés lors d une visite à l entrepôt. Chacun de ces critères se verra attribuer une note de 1 à 20. Critère Qualité La Qualité de l offre sera analysée de la façon suivante : Dégustation - Afin d apprécier pleinement la qualité et présentation des produits élaborés par les candidats, une analyse de la composition du paquet et une dégustation seront faites et jugées par les membres du jury. 9

10 Poste 3 : chèques cadeaux Critères de jugement des offres Nombre d enseignes concernées sur Charleville-Mézières Personnalisation des chéquiers Utilisation limitée par rayon Reprise des chéquiers non distribués Pondération 10/20 50% 3/20 15% 2/20 10% Chacun de ces critères se verra attribuer une note de 1 à 20. Critère de jugement des offres : - Les chéquiers devront être utilisables dans la plupart des grandes enseignes présentes sur l agglomération de Charleville-Mézières. Elles devront concernées la grande distribution, les magasins de jouets, de sport, de mode, d audiovisuel, les parfumeries. - Les chéquiers seront édités à la convenance du C.C.A.S. (logo, adresse, mot de la Présidente...) - Les chéquiers non utilisés devront pouvoir être retournés et remboursés. 5. DOCUMENTS ET RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Pour obtenir tous les renseignements complémentaires administratifs et techniques qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront adresser une demande au service suivant : CCAS de Charleville-Mézières Pôle Solidarité 12, rue Bayard Charleville-Mézières Contact par téléphone : et Contact par télécopie : Adresse de messagerie : Horaires d ouverture des bureaux : De 8h à 12h et de 13h30 à 17h Les candidats devront faire parvenir leur demande au plus tard 8 jours ouvrés avant la date limite de remise des offres. Cette demande pourra être effectuée par lettre, télécopie, ou courriel. 10

11 Conformément aux dispositions de l'article 57-III du Code des Marchés publics, une réponse sera alors adressée à chacun des candidats ayant retiré un dossier de consultation au plus tard 6 jours ouvrés avant la date limite fixée pour la réception des offres. L'attention des candidats est attirée sur le caractère impératif de ces délais afin de permettre la transmission des renseignements à l'ensemble des concurrents dans le respect du principe d'égalité de traitement des candidats visé à l'article 1er du Code des Marchés Publics. Il ne sera donc pas apporté de réponse aux demandes de renseignements reçues moins de 8 jours ouvrés avant la date limite de remise des offres telle qu'indiquée en page de garde du présent règlement de la consultation. 6/ LE CONTRACTANT : ACTE D ENGAGEMENT 1/ Le candidat accepte les conditions du marché décrites dans le présent document et répond au marché global c est-à-dire sur l ensemble des 3 postes. (1) (2) Je soussigné, (1) Cochez cette case si vous répondez en tant que titulaire unique Nous soussignés, (2) Cochez cette case si vous répondez en tant que groupement Nom et Prénom : A compléter, au choix, selon la nature de l'entreprise Agissant en mon nom personnel Domicilié à : Téléphone : Ou Agissant pour le nom et pour le compte de la société : Intitulé complet et forme juridique de la Société Au capital de : Ayant son siège social à : Téléphone : Immatriculé(e) à l'insee : Numéro d'identité d'établissement (SIRET) : Code d'activité économique principale (APE) : Numéro d'inscription au registre du commerce et des sociétés ou répertoire des métiers : Ou 11

12 Nom et Prénom : Agissant pour le nom et pour le compte de la société : (2) Au capital de : Ayant son siège social à : Téléphone : Immatriculé(e) à l'insee : Numéro d'identité d'établissement (SIRET) : Code d'activité économique principale (APE) : Numéro d'inscription au registre du commerce et des sociétés ou répertoire des métiers : M'engage sans réserve, conformément aux stipulations des documents visés cidessus, à exécuter le marché dans les conditions ci-après définies. (3) Cochez cette case si vous répondez en tant que titulaire unique Nous engageons sans réserve, en tant que groupement, à exécuter le marché dans les conditions ci-après définies. (4) Cochez cette case si vous répondez en tant que groupement L'offre ainsi présentée ne me (nous) lie que si son acceptation m'est (nous est) notifiée dans un délai de 90 jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres. PARTIE RESERVEE AU(x) CANDIDAT(s) Fait en un seul original A Le Signature précédée de la mention manuscrite «lu et approuvé» (Cachet de l entreprise) Le candidat (Signature de la personne habilitée à représenter l entreprise) 12

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