Désignation d un commissaire aux comptes pour la période de Lyon Tourisme & Congrès. Dossier de consultation

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1 Désignation d un commissaire aux comptes pour la période de Lyon Tourisme & Congrès Dossier de consultation

2 Le dossier de consultation est constitué de 5 parties : 1. Règlement de la consultation.. p3 2. Analyse et jugement des offres p5 3. cahier des charges. p6 4. déclaration du candidat.. p8 5. tableau d analyse.. p9 Ces 5 documents doivent être retournés signés et paraphés. Pouvoir adjudicateur Office du Tourisme Intercommunal du Grand Lyon désigné ci-après sous le nom de Onlylyon Tourisme & Congrès, représenté par son président en exercice. Place Bellecour Lyon, Tél : Procédure de passation Marché à procédure adaptée en application des dispositions de l ordonnance du 6 juin 2005 et sur le fondement de l article 9 du décret n du 30 décembre Forme du marché Marché sans minimum ni maximum au sens de l article 43 du décret n du 30 décembre 2005 pris en application de l ordonnance n du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics. Date limite de réception des offres : Date limite de réception des offres : 12 mai 2014 à 12h00 dans les locaux de ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS, bâtiment du Rectangle place Bellecour Lyon. Les plis reçus après cette date et après l heure limite ne seront pas ouverts et seront déclarés irrecevables. Les offres seront adressées : soit par voie postale en lettre recommandée avec accusé de réception, soit remises en mains propres contre récépissé (Les envois par Chronopost ou tout autre transporteur privé sont acceptés) à l adresse suivante : ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS Marché de désignation d un Commissaire aux Comptes Ne pas ouvrir Place Bellecour, Lyon soit adressées par voie électronique à l adresse suivante : Virginie Carton, Directrice Générale Adjointe vcarton@lyon-france.com Tel : Une réponse sera alors adressée en temps utile à tous les candidats ayant retiré le dossier de consultation. Votre contact pour tout complément d informations : Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les concurrents devront faire parvenir au plus tard 10 jours avant la date limite de remise des offres, une demande par mail à : vcarton@lyon-france.com Lyon Tourisme & Congrès - avril 2014 p 2

3 1) REGLEMENT DE LA CONSULTATION Le présent marché a pour objet la désignation d un commissaire aux comptes pour ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS pour les exercices 2014 à 2019 (6 exercices). Des précisions sur le fonctionnement de l association et ses données comptables et financières seront fournies sur demande comme : L organigramme Les comptes annuels de N et N-1 Les rapports d activités, morales et financières Le volume d opérations comptables Conformément aux règles de la profession le titulaire assurera les missions suivantes : l expression d'une opinion sur la régularité et la sincérité des comptes annuels et consolidés la vérification de la sincérité et de la concordance avec les comptes annuels des informations financières la prévention des difficultés de l'association dans le cas de la procédure d'alerte la révélation au Procureur de la République des faits délictueux dont il a eu connaissance l'émission d'attestations. la participation aux Conseils d administrations et à l Assemblée Générale. Pour former son opinion sur les comptes, le titulaire procèdera à un audit en appliquant les normes d'exercice professionnel. Ses contrôles sont faits par sondages, en fonction de son évaluation des systèmes comptables de LTC. Le titulaire a une obligation de moyens et non de résultat, son objectif est d'obtenir l'assurance raisonnable qu'aucune anomalie significative ne figure dans les comptes. La mission dite, générale, s'exerce tout au long de l'exercice et repose sur une démarche prévoyant des contrôles précis et la faculté de pouvoir intervenir à tout moment dans le cadre de sa mission permanente. Ainsi il pourra se faire communiquer sur place toutes les pièces qu'il estimera utiles, notamment livres, documents comptables et registres des procès-verbaux Durée de la consultation La présente consultation est lancée afin de passer un marché, pour une durée de 6 exercices à compter de la nomination par l Assemblée Générale du mois de juin Son exécution débutera à compter de cette date. Un planning d intervention sera établi avec le titulaire du marché Pièces à fournir par le candidat Le présent dossier de consultation est téléchargeable à l adresse suivante : Les candidatures, offres et tous documents et documentations présentés par les candidats doivent être rédigés en français. Les prix doivent être libellés en euros. Les candidatures et les offres doivent impérativement contenir les documents suivants dûment complétés sous la forme de 4 sous chemises ou enveloppes : Lyon Tourisme & Congrès - avril 2014 p 3

4 1ere sous-chemise comportant : Déclaration du candidat (attestation sur l honneur) dûment complétée et signée Tableau d analyse dûment complété et signé format xls Attestation d appartenance à la Compagnie Nationale des commissaires aux comptes Attestation d indépendance vis-à-vis de ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS et de ses dirigeants Attestations fiscales et sociales ou état annuel des certificats reçus ou attestation sur l honneur dûment datée et signée par le candidat justifiant qu il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales. En cas de redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés. 2de sous-chemise Présentation détaillée du cabinet indiquant notamment les éléments suivants : Taille du cabinet (personnel, chiffre d affaires) Références de clients comparables à ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS Références dans le secteur public et/ou Associatif Expérience juridique et fiscale dans le secteur public et associatif CV des intervenants 3ième sous-chemise : Compréhension des enjeux de la mission et des risques d audit appliquée à l association ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS Approche d audit Mémoire technique démontrant la bonne compréhension du besoin de ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS et décrivant les moyens mis en œuvre et les qualifications. 4ième sous chemise Honoraires : Taux horaire Volume horaire annuel décomposé en heures d intervention Le bordereau de prix signé et portant le cachet de l entreprise, il indiquera le coût journalier et décomposera ce prix par catégorie d intervenant. Le mémoire doit également obligatoirement indiquer un chiffrage estimatif du coût annuel basé sur les données fournies par ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS. Le mémoire devra comporter tous les éléments permettant de détailler le plus clairement l offre de prix. Le présent Règlement de consultation, l Echéancier, la Demande de prix complétée et la déclaration du candidat, devront être retournés à ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS, complétés, datés, signés et paraphés par les représentants qualifiés de l entreprise signataire du marché. Tout dossier incomplet sera considéré comme irrecevable. Il en sera de même pour les dossiers surchargés, raturés ou illisibles Modifications de détail au dossier de consultation ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS se réserve le droit d'apporter au plus tard 8 jours avant la date limite fixée pour la remise des offres, des modifications au dossier de consultation nécessaires au bon déroulement de la consultation ou à la bonne exécution future du marché. Ces modifications n altéreront pas les éléments substantiels du marché. Il informera alors tous les candidats ayant retiré un dossier de consultation, dans des conditions respectueuses du principe d égalité. Le délai de 8 jours est décompté à partir de la date à laquelle les candidats ont reçu les modifications en cause. Les concurrents devront répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. Lyon Tourisme & Congrès - avril 2014 p 4

5 Si, pendant l'étude du dossier par les concurrents, la date limite fixée pour la remise des offres est reportée, la disposition précédente est applicable en fonction de cette nouvelle date. Des précisions pourront être demandées au candidat : Soit lorsque l offre n est pas suffisamment claire et doit être précisée ou sa teneur complétée, Soit lorsque l offre paraît anormalement basse, Ou encore dans le cas de discordance entre le montant de l offre, d une part et les éléments ayant contribués à la détermination de ce montant, d autre part Délai de validité des offres Le délai minimum pendant lequel le soumissionnaire est tenu de maintenir son offre est de 120 jours à compter de la date limite de réception des offres Indemnités des candidats ayant remis une offre Il n est pas prévu de primes versées aux candidats Offre Négociation S agissant d une procédure adaptée, ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS se réserve la possibilité de négocier avec les candidats retenus pour qu ils ajustent au plus près du cahier des charges leur offre. Cette possibilité de négociation à la discrétion de ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS s entend dans le respect de l objet et de l économie générale du marché. 2) ANALYSE ET JUGEMENT DES OFFRES 2.1 Analyse des offres ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS s assurera que les offres comportent l ensemble des documents mentionnés à l Article 1.2 du présent règlement de consultation, tout dossier incomplet sera considéré comme irrecevable. 2.2 Critères d évaluation des offres : Les offres devront être conformes aux prescriptions mentionnées au présent cahier des charges et à l article 2 du présent règlement de consultation. Les offres retenues seront évaluées en fonction des critères de jugement retenus par ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS pondérés de la manière suivante : L offre économiquement la plus avantageuse sera appréciée en fonction des critères pondérés énoncés ci-après. Références du cabinet : 40 % Références de clients comparables à OnlyLyon Tourisme & Congrès Références et expériences juridique et fiscale dans le secteur associatif CV des intervenants Approche d audit Compréhension des enjeux de la mission et des risques d audit appliquée à ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS / méthodologie de travail (nombre d interventions, durée, date, méthodes de contrôle, ) 20 % Honoraires : 40 % Taux horaire Volume horaire annuel décomposé en heures d intervention Lyon Tourisme & Congrès - avril 2014 p 5

6 3) CAHIER DES CHARGES Le Cahier des charges fixe les conditions générales et techniques d exécution du marché. 3.1 Notification du marché Le candidat choisi sera prévenu par qu il a été retenu dans le cadre de cette consultation. Aucun travail ou prestation ne devra être commencé par le candidat sans ordre express de ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS, cet ordre résultera de l envoi d un bon de commande. 3.2 Délai d exécution L entreprise s engage à mettre à disposition le personnel nécessaire pour assurer la réalisation de l ensemble de la prestation afin de respecter scrupuleusement l échéancier prévisionnel de la mission. En cas de retard dans la réalisation des prestations, objet du marché, il sera fait application de pénalités de retard non libératoires fixées à 150 par jour calendaire de retard, sans mise en demeure préalable. 3.3 Aspects financiers Les prix sont réputés comprendre l ensemble des coûts relatifs à la réalisation de la prestation du présent marché. Ainsi les prix sont réputés comprendre notamment toutes charges fiscales, ou autre frappant obligatoirement la prestation. Les prix sont réputés comprendre l ensemble de la prestation. Les prix contractuels sur lesquels s engage le titulaire sont les prix hors taxes. La TVA appliquée est celle en vigueur à la date de notification du marché. Le prix est révisable annuellement, pour chaque nouvel exercice, en appliquant la formule suivante: P = Po x (SYNT / SYNT o) Po = prix indiqué dans l acte d engagement ou, pour les exercices suivant, prix de l année précédente. SYNT o = valeur de l indice SYNTEC à la date de notification du marché ou à la date de la révision précédente. SYNT = valeur de l indice SYNTEC au mois de révision 3.4 Sous-traitance Il est demandé aux candidats de bien vouloir faire savoir à ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS s ils sous-traitent leurs prestations. Dans l affirmative, les prestations concernées ainsi que le nom et les coordonnées du sous-traitant doivent nous être fournis. Dans tous les cas, une prestation ne pourra être sous-traitée sans accord préalable de ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS. 3.5 Modalités d Exécution - Intervention Pénalités Commande La commande sera passée au moyen d un bon de commande unique qui comportera les mentions suivantes : La date de la commande, L identité du prestataire, Le numéro de marché, La désignation de la prestation demandée, Lyon Tourisme & Congrès - avril 2014 p 6

7 Lorsque le titulaire estime que les prescriptions du bon de commande appellent des réserves de sa part, il doit, sous peine de forclusion, les présenter par écrit à ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS. Dans un délai de 8 jours suivant la réception du bon de commande. Tout dépassement du délai d exécution fixé pour chaque prestation dans le bon de commande entraîne de plein droit, au profit de ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS et sans mise en demeure préalable le règlement d une pénalité forfaitaire dans les conditions suivantes : Seul le bon de commande signé par Monsieur le Directeur de Onlylyon Tourisme & Congrès devra être exécuté. Il sera transmis au prestataire par courrier ou par mail Exécution du marché Le personnel du titulaire du marché possède les qualifications requises pour l exécution des tâches qui leur sont confiées. Le titulaire désigne en outre un responsable qui est l interlocuteur habituel du pouvoir adjudicateur Interventions Le cahier des charges planifie ses interventions conformément aux normes d exercice professionnel en liaison avec la direction Onlylyon Tourisme & Congrès. 3.6 Etablissements des factures La facturation se fera semestriellement à terme échu. 3.7 Paiement des factures Les sommes dues au titre du marché seront réglées par virement. Le délai global de paiement est fixé au maximum à 45 jours date de réception par ONLYLYON TOURISME & CONGRÈS de la facture du titulaire, sous réserve que celle-ci soit établie dans le respect des conditions définies à l article 5.6. Le défaut de paiement au terme des 45 jours susvisés ouvrira au titulaire droit au versement d intérêts moratoires alors en vigueur. 3.8 Assurance : Le titulaire devra justifier chaque année qu il dispose d une assurance responsabilité civile professionnelle. Lyon Tourisme & Congrès - avril 2014 p 7

8 4) ANNEXE 1 - DECLARATION DU CANDIDAT 1. Cas général Nom commercial et dénomination sociale de l unité ou de l établissement qui exécutera la prestation, adresses postale et du siège social (si elle est différente de l adresse postale), adresse électronique, numéros de téléphone et de télécopie, numéro SIRET : - Forme juridique du candidat individuel ou du membre du groupement (entreprise individuelle, SA, SARL, EURL, association, établissement public, etc.) : Personne(s) physique(s) ayant le pouvoir d engager le candidat individuel ou le membre du groupement : (Indiquer le nom, prénom et la qualité de chaque personne.) 2. Renseignements relatifs à la situation financière du candidat a. Chiffre d affaires hors taxes des trois derniers exercices disponibles : Exercice Chiffre d affaires global Part du chiffre d affaires concernant les travaux objet du marché b. Le candidat fait-il l objet d une procédure de redressement judiciaire ou d une procédure étrangère équivalente? (Cocher la case correspondante.) NON OUI (Dans l affirmative, joindre la copie du jugement correspondant.) c. Récapitulatif des pièces à fournir à l appui de la candidature Récapitulatif des pièces demandées qui doivent être fournies, en annexe du présent document, par le candidat pour justifier de ses capacités professionnelles, techniques et financières : La présente déclaration du candidat Certificat des organismes sociaux (URSSAF ET ASSEDIC) indiquant que la société est à jour de ses cotisations Les attestations ou déclarations suivantes : o Assurance responsabilité civile, o Attestation d inscription à la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes. Lyon Tourisme & Congrès - avril 2014 p 8

9 5) ANNEXE 2 : TABLEAU D ANALYSE Pièces à fournir OUI NON Commentaires Déclaration du candidat attestation d'appartenance CNCC Attestation d'indépendance vis à vis de LTC de ses dirigeants Attestations fiscales Redressement judiciaire Taille du cabinet Références de clients comparables à LTC Références dans le secteur public et /ou Associatif Expérience juridique et fiscale dans le secteur public et associatif CV des intervenants Compréhension des enjeux de la mission et des risques d audit appliquée à LTC Approche d audit Mémoire technique démontrant la bonne compréhension du besoin de LTC et décrivant les moyens mis en œuvre et la méthodologie de travail Taux horaire Volume horaire annuel décomposé en heures d intervention Le bordereau de prix signé et portant le cachet de l entreprise, il indiquera le coût journalier et décomposera ce prix par catégorie d intervenant. Le mémoire doit également obligatoirement indiquer un chiffrage estimatif du coût annuel basé sur les données fournies par LTC 1ère sous chemise 2ème sous chemise 3ème sous chemise 4ème sous chemise Lyon Tourisme & Congrès - avril 2014 p 9