AVIS D APPEL PUBLIC A LA CONCURRENCE VILLE DE FAGNIERES

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1 AVIS D APPEL PUBLIC A LA CONCURRENCE VILLE DE FAGNIERES 1) OBJET DUREE ET DISPOSITIONS GENERALES a. OBJET DU MARCHE Marché pour la souscription d'un contrat d'assistance à la maîtrise d'ouvrage concernant les contrats d assurance et composé de deux tranches : - Tranche 1 : renouvellement des contrats d assurances de la commune, - Tranche 2 : assistance technique et administrative à l exécution et au suivi de ces contrats. b. CONDITIONS RELATIVES AU MARCHE Marché à procédure adaptée (articles 28 du Code des marchés publics - règlement intérieur, délibération du conseil municipal du 28 janvier 2005). Publicité : tranche de à euros. Circuit décisionnel : tranche de à euros. c. DUREE DU MARCHE Voir C.C.P art 1-b 2) CONDITIONS DE LA CONSULTATION a. Délai de validité des offres : Le délai de validité des offres est fixé à 45 jours. Il court à compter de la date limite de remise des offres. Le marché est à prix fermes. b. Mode de règlement : Le règlement est par mandat administratif selon les délais en vigueur. 3) CONDITIONS DE PRESENTATION DES OFFRES a. Retrait du dossier de consultation : Le dossier de consultation des entreprises est : - à retirer sur le profil acheteur de la collectivité : lunion-legales.fr - sur le site des marchés publics de la collectivité : mairie-de-fagnieres.com - Remis à chaque candidat qui en fera la demande écrite par courrier ou mail. b. Connaissance du dossier : Le candidat devra, avant la remise de son offre, avoir pris connaissance de tous les éléments du dossier et apprécié les conditions d exécution. 4 rue du Général Dautelle Tél FAGNIERES Fax :

2 c. Conditions de présentation des offres : Les dossiers seront entièrement rédigés en français et les prix seront indiqués en euros, pour leurs montants HT et TTC. Le signataire doit être habilité à engager la société. Le dossier remis par le candidat sera placé sous enveloppe cachetée avec mention «ne pas ouvrir» et le titre du marché «marché AMO des contrats d assurances». Il comprendra les pièces suivantes : - Les documents suivants datés et signés par le candidat ou ses représentants qualifiés : - L acte d engagement DC3, - Le règlement de consultation, - Le CCP, - La lettre de candidature, modèle DC1 (non fourni), - La déclaration du candidat, DC2 (non fourni), ou une déclaration sur l honneur certifiant : o Avoir satisfait à l ensemble des obligations fiscales et sociales telles qu elle résulte du C.M.P, o Que le travail sera réalisé avec des salariés employés régulièrement au regard des articles L143-3, M143-5 et L620-3 du code du travail, o Que le candidat n a pas fait l objet au cours des 5 dernières années d une condamnation inscrite au bulletin n 2 du casier judiciaire, pour les infractions visées aux articles L324-9, L324-10, L341-6, L125-1 et L du code du travail. - Un certificat délivré par un organisme de qualification et de classification agréé par l Administration, - Les références techniques du candidat, - La liste des références des prestations similaires assurées par l entreprise (fournir les coordonnées d un responsable que la collectivité pourra contacter), - Une attestation d assurance couvrant les risques liés à l activité exercée, - L offre du candidat, - Note exposant la méthodologie employée et les moyens mis en œuvre. d. Conditions de remise des offres : Les enveloppes devront parvenir à l adresse de la mairie en plis recommandé ou contre avis de dépôt. Les dossiers qui seraient réceptionnés après la date et l heure fixées ci-dessus ne seront pas retenus et seront renvoyés à leurs auteurs. De même pour les plis non cachetés. 4 rue du Général Dautelle Tél FAGNIERES Fax :

3 4) CRITERE DE JUGEMENT DES OFFRES 1- prix pour 60% 2- valeur technique pour 40% valeur technique méthodologie proposée : sur 3 points détail de l'équipe et des moyens humains et techniques (pour la mission) : sur 3 points délai de réalisation : sur 4 points 5) RENSEIGNEMENTS Auprès de : Monsieur Jacquemin Emmanuel Directeur Général des Services - Tél ) DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES Le 28 mars heures, à la mairie de Fagnières, 4 rue du Général Dautelle FAGNIERES 4 rue du Général Dautelle Tél FAGNIERES Fax :

4 Mission de conseil et d assistance pour la négociation des marchés d assurance et l assistance technique et administrative des contrats d assurance Cahier des Clauses Particulières Identification de l acheteur Mairie de Fagnières 4, rue du Général Dautelle Fagnières Tél Fax Mail : Objet de la consultation Souscription d un contrat d assistance à la maitrise d ouvrage pour le renouvellement des contrats d assurance et leurs exécutions. Type de procédure MAPA (article 28 du Code des marchés publics - règlement intérieur, délibération du conseil municipal du 28 janvier 2005) Délai de remise des offres 28 mars 2013 à 12h00 Date d envoi de l avis à la publication 7 mars

5 1) OBJET DE LA CONSULTATION DU MARCHE-GENERALITES a. Objet du marché : Le présent marché est composé de deux tranches et a pour objet les prestations suivantes : Tranche 1 : La mission d'assistance à la maîtrise d'ouvrage pour le renouvellement des contrats d assurances de la commune. Ce contrat aura pour objet d'une part l'audit des risques de la commune et de son actuel dispositif d'assurances et d'autre part l'assistance dans les procédures de remise en concurrence et d'attribution de nouveaux contrats d'assurances (tels que précisés à l article 2-a). Tranche 2 : La mission d assistance technique et administrative à l exécution et au suivi de ces contrats. b. Durée du marché Tranche 1 : Le marché prend effet à compter de sa notification. Sa durée est fixée jusqu au 31 décembre Les missions seront exécutées en fonction d un planning qui sera défini après notification. Tranche 2 : Le marché est conclu pour une période identique à celle des futurs contrats d assurances, soit de 4 ans à compter du 1er janvier Il prendra fin le 31 décembre c. Pièces constitutives du Marché Les pièces constitutives du marché sont les suivantes par ordre de priorité : - L acte d engagement (A.E.) daté et signé (à fournir) et ses annexes, - Le règlement de consultation daté et signé, - Le présent cahier des clauses particulières (C.C.P) daté et signé. d. Pièces générales - Le cahier des clauses administratives générales (C.C.A.G.) en vigueur applicables aux marchés publics des assurances 2

6 2) INFORMATION TECHNIQUE a. Généralité aux deux tranches : La commune de Fagnières est titulaire des marchés d assurances : - Risques statutaires, - Dommages aux biens, - Responsabilité civile de la collectivité, - Véhicules à moteur et risques annexes, - Bris de machine, - Auto-mission, - Responsabilité civile et protection juridique des agents, - Protection juridique de la collectivité. Moyens : la réalisation des prestations décrites ci-après feront l'objet d'une collaboration entre l'assistance maître d'ouvrage et les fonctionnaires chargés de la gestion des contrats. Cette collaboration s'opèrera par la communication de tous les documents que l'amo jugera nécessaires à l'établissement des documents d'analyse et par la visite des sites ou des services dont la particularité ou l'importance nécessite un déplacement sur place. Un planning des missions sera réalisé à l'occasion de la première venue de l'amo dans les services de la commune de Fagnières. 3) DESCRIPTION DES MISSIONS a. Tranche 1 - contrat d'assistance à la maîtrise d'ouvrage pour le renouvellement des contrats d assurances de la commune. i. 1ère mission : Analyse des Risques Après collecte des données nécessaires à la circonscription des risques liés aux activités et aux propriétés de la commune de Fagnières, l'assistant réalisera une étude d'évaluation de ces risques qui fera l'objet d'un rapport écrit. ii. 2ème Mission : Analyse des Contrats en cours L'ensemble des contrats qui forment le dispositif d'assurances de la commune de Fagnières sera communiqué, sous la forme de copies, à l'assistant maître d'ouvrage qui devra en réaliser une analyse qui portera à la fois sur leur adéquation avec les risques préalablement évalués, sur leur coût et sur les points forts et les points faibles de leurs garanties, de leurs franchises. Cette analyse fera l'objet d'un rapport écrit à l'issu duquel l'assistant présentera un diagnostic de l'ensemble du dispositif d'assurance assorti de préconisations sur les éventuelles possibilités d'améliorations administratives et/ou techniques des contrats. Ce document devra bien sûr être établi en tenant à la fois compte des contraintes du Code des Marchés Publics et du Code des Assurances. 3

7 iii. 3ème Mission : Assistance à la réattribution de tout ou partie des marchés d'assurances - Détermination des marchés d'assurances concernés par la remise en concurrence, - Choix des procédures en fonction des besoins et des seuils, - montage et rédaction de toutes les pièces devant constituer le dossier de consultation, - rédaction des publicités, - assistance à l'analyse et négociation des offres et à l'attribution, - participation à la C.A.O, - vérification de l adéquation des contrats aux besoins de la collectivité, - assistance à la rédaction définitive des contrats. b. Tranche 2 - contrat d assistance technique et administrative à l exécution et au suivi de ces contrats En qualité de conseil, l'assistant maître d'ouvrage se tiendra prêt à répondre à la collectivité sur toute question écrite ou téléphonique portant sur les contrats en cours. Le prestataire contrôlera et assistera la collectivité à la mise en place d avenants et se chargera de toute nouvelle procédure en cas de résiliation ou modification des contrats en cours. Dans le cadre des dossiers de sinistres, l'assistant devra répondre à la collectivité sur toutes les questions d'ordre administratives ou techniques liées à la gestion des sinistres. Cette mission ne sera pas assimilée à une mission d'expertise. Ces 2 tranches ne sont pas dissociables au titre du présent marché. Celui-ci sera attribué dans sa globalité à un seul candidat. 4) PRIX DU MARCHE a. Détermination du prix Pour chacune des tranches : - les prestations faisant l objet du marché seront réglées par application des prix fixés par l acte d engagement. - Le marché est à prix fermes et non actualisables. 5) MODALITES DE REGLEMENT a. Modalités de règlement i. Tranche 1 : Les missions n 1, 2 et 3 feront l'objet d'un tarif global forfaitaire par mission. 4

8 Le règlement des missions n 1 et n 2 se fera après production des rapports d'analyse et sur présentation de la facture globale de ces 2 missions. Le coût global et forfaitaire de ces 2 missions (analyse des risques et analyse des contrats en cours) ne sera supporté qu'une seule fois par la collectivité contractante pendant la durée du marché qui le lie à l'assistant maître d'ouvrage. ii. Tranche 2 Le règlement de la mission se fera une fois par an, à réception de la facture correspondant au prix global annuel fixé. b. Facturation : Les factures afférentes au paiement seront établies en un original et 1 copie portant, outre les mentions légales, les indications suivantes : - le nom et adresse du créancier, - la date de facturation. - le numéro du compte bancaire ou postal tel qu il est précisé sur l acte d engagement, - la prestation exécutée, - le montant hors taxe du service en question, - le taux et le montant de la TVA, - le montant TTC, Les factures et autres demandes de paiement devront parvenir à l adresse suivante : Mairie de FAGNIERES 4 rue du Général Dautelle FAGNIERES c. Mode de règlement Les prestations, objet du présent marché, seront rémunérées dans les conditions fixées par les règles de comptabilité publique. Les sommes dues au titulaire seront payées dans un délai global de 30 jours à compter de la date de réception des factures. Le taux des intérêts moratoires sera celui de l intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts moratoires auront commencé à courir. 6) Résiliation du marché Chacune des parties a la faculté de dénoncer le contrat en respectant un préavis de 3 mois avant la date anniversaire de la prise d'effet. 5

9 Pour la mission de la tranche 2, la durée du contrat sera liée à la durée des contrats d assurances souscrits. Ainsi, la résiliation totale des contrats d assurances souscrits entrainera la résiliation d office du contrat d assistance technique et administrative à l exécution et au suivi de ces contrats, pour le même terme. De même, toute résiliation de un ou plusieurs contrats, quel qu en soit le motif, donnera lieu à un ajustement de la prestation annuelle en cas de non renouvèlement de ceux-ci. Dans ces deux cas, une régularisation de la facturation de la prestation annuelle sera appliquée au prorata-temporis. L Entreprise La Ville de Fagnières Le Maire, A.BIAUX A Le, 6

10 Mission de conseil et d assistance pour la négociation des marchés d assurance et l assistance technique et administrative des contrats d assurance Règlement de consultation Identification de l acheteur Mairie de Fagnières 4, rue du Général Dautelle Fagnières Tél Fax Mail : Objet de la consultation Souscription d un contrat d assistance à la maitrise d ouvrage pour le renouvellement des contrats d assurance et leurs exécutions. Type de procédure MAPA (article 28 du Code des marchés publics - règlement intérieur, délibération du conseil municipal du 28 janvier 2005) Délai de remise des offres 28 mars 2013 à 12h00 Date d envoi de l avis à la publication 7 mars

11 1) OBJET DE LA CONSULTATION DU MARCHE-GENERALITES a. Objet du marché : La ville de Fagnières souhaite renouveler ses marchés d assurances qui arrivent à terme au 31 décembre Ceux-ci sont au nombre de 8 : - Risques statutaires, - Dommages aux biens, - Responsabilité civile de la collectivité, - Véhicules à moteur et risques annexes, - Bris de machine, - Auto-mission, - Responsabilité civile et protection juridique des agents, - Protection juridique de la collectivité. Chacun présentent des garanties spécifiques. La commune veut procéder à une expertise de ses risques au regard des sinistres intervenus au cours des dernières années, de l évolution de ses compétences et de ses moyens. L objectif est de renégocier l ensemble de ses contrats pour le 1 er janvier Puis de conclure un contrat d assistance technique et administrative à l exécution et au suivi de ces contrats. a. Objet de la présente consultation Le présent marché comporte 2 tranches : - Tranche 1 : contrat d'assistance à la maîtrise d'ouvrage pour le renouvellement des contrats d assurances de la commune. - Tranche 2 : contrat d assistance technique et administrative à l exécution et au suivi de ces contrats. 2) MISSIONS DU PRESTATAIRE Les missions confiées au prestataire sont les suivantes : - Etude et analyse des risques : determination des besoins à satisfaire, - Analyse des contrats en cours et diagnostic de l'ensemble du dispositif d'assurance : L'analyse portera sur l'adequation des contrats avec les risques préalablement évalués, sur leurs coûts et sur les points forts et les points faibles des garanties et des franchises, - Préconisations pour la conclusion des nouveaux contrats : type de contrat à conclure, garanties à couvrir, choix de la procédure - Rédaction des pièces techniques et administratives relatives à la consultation des assureurs, - Assistance dans l'analyse des offres et les négociations avec les assureurs, 2

12 - Participation à la C.A.O, - Vérification de l'adéquation des nouveaux contrats, - Rédaction des contrats définitifs. L'étude et l'analyse des risques et des contrats en cours feront l'objet d'un rapport écrit. a. Tranche 1 : La présente consultation a pour objet de sélectionner un prestataire qui sera chargé de réaliser une étude des risques et une analyse du dispositif actuel afin d'établir des préconisations pour la conclusion des nouveaux marchés d'assurance. Le prestataire est de même chargé de la rédaction des pièces techniques relatives à la consultation à initier pour la conclusion des nouveaux contrats d'assurance et d assister la collectivité dans l organisation du marché public. Le prestataire assistera la collectivité dans l'analyse des offres présentées par les assureurs. b. Tranche 2 : Le prestataire assurera l assistance technique et administrative au suivi et à la gestion du dispositif contractuel : - Contrôle et assistance lors de la mise en place d avenants, - Suivi de l évolution des primes, - Analyse annuelle des statistiques fournies par l assureur, - Adaptation des contrats aux nouveaux risques et à la suite d évolutions législatives et réglementaires, - Nouvelle mise en concurrence des contrats pendant la durée du marché en cas de résiliation par un assureur, de hausse tarifaire excessive ou de modification des contrats. 3) DUREE DE LA MISSION Tel que défini par le C.C.P à l article 1-b. 4) DESCRIPTION DES OFFRES a. Composition de l équipe Les candidats devront présenter des références dans le domaine de la présente consultation. Seuls les candidats présentant des références pour l'ensemble des volets de la prestation seront admis. b. Prix et mémoire technique Le prix est global et forfaitaire. Les prix sont fermes et non actualisables. Le prix global et forfaitaire est réputé être tout type de dépenses confondues (notamment les frais administratifs et de collecte d informations, le coût d intervention des consultants prenant en compte l ensemble des charges de l équipe, les frais de déplacements et éventuellement d hébergement, quel 3

13 que soit le nombre de jours d interventions prévu, l envoi des documents). Le prix comprend toutes les charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation. La décomposition du prix doit impérativement respecter les éléments suivants : - Le candidat doit décomposer son offre selon les élements attendus dans le mémoire technique. - Le candidat doit préciser le montant HT de son offre. Le mémoire technique comprend : - la méthodologie proposée pour la réalisation de l ensemble de la mission, - le détail de l équipe d étude (curriculum vitae, ), - moyens humains et techniques mis en œuvre pour la réalisation de la mission en précisant le nombre de jours (ou d'heures) de chaque phase, - Le planning de réalisation de la mission et le nombre d'heures d intervention par type de consultants. Le candidat devra, sous peine de rejet de son offre, obligatoirement fournir les informations nécessaires à la compréhension de sa méthodologie de travail : répartition des moyens humains en distinguant les différentes catégories d'intervenants et le nombre d'heures selon les phases successives des missions, délai maximal de réalisation des différentes missions et /ou phases. 5) CRITERES DE JUGEMENT DES OFFRES 1- prix pour 60% 2- valeur technique pour 40% valeur technique méthodologie proposée : sur 3 points détail de l'équipe et des moyens humains et techniques (pour la mission) : sur 3 points délai de réalisation : sur 4 points L Entreprise La Ville de Fagnières Le Maire, A.BIAUX A Le, 4

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