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1 Dossier de Consultation Marché n 06_05 Appel d offres ouvert passé en application de l article 28 du code des marchés publics Cahier des charges et modalités de la consultation ACQUISITION D UN LOGICIEL DE GESTION DES MARCHES PUBLICS ET D UNE SOLUTION DE DEMATERIALISATION DES PROCEDURES DE MARCHES PUBLICS SOMMAIRE I. PRESENTATION DE L AFSSET... 2 II. REGLEMENT DE LA CONSULTATION Objet de la consultation Forme de la consultation Décomposition en lots Délai d exécution du marché Pièces contractuelles du marché Vérification et admission Maintenance Durée de validité des offres Présentation des offres Jugement des offres Conditions de remise des offres... 5 III. CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES... 6 LOT 1. LOGICIEL DE GESTION DES MARCHES PUBLICS Caractéristiques fonctionnelles du logiciel Spécifications techniques du logiciel Installation et mise en service du logiciel Maintenance du logiciel... 7 LOT 2. FORMATION DES UTILISATEURS... 7 LOT 3. SOLUTION DE DEMATERIALISATION DES MARCHES Services fonctionnels attendus Déroulement d une procédure dématérialisée... 8

2 I. Présentation de l AFSSET L Agence Française de Sécurité Sanitaire de l Environnement et du Travail (AFSSET) est un établissement public administratif de l Etat, réorganisé par l ordonnance du 1er septembre 2005, et par le décret n du 8 juin 2006, qui ont transformé l AFSSE, établissement initialement créé par la loi n du 9 mai 2001, en AFSSET. L AFSSET est placée sous la tutelle conjointe des ministres chargés de l environnement, de la santé et du travail. Elle a pour mission de contribuer à assurer la sécurité sanitaire dans les domaines de l'environnement et du travail et d'évaluer les risques sanitaires qu'ils peuvent comporter. A cette fin, elle procède ou fait procéder à toute expertise, analyse ou étude nécessaires, en prenant appui sur les services et établissements publics ainsi que sur les autres organismes compétents. Elle organise à cet effet un réseau permettant de coordonner les travaux d'évaluation des risques sanitaires menés par ces organismes dans les domaines qui relèvent de sa compétence. Pour réaliser sa mission, l AFSSET prend appui sur les services de l Etat et travaille avec un réseau de partenaires institutionnels et d organismes publics ou privés de recherche ou d expertise, d universités ou d autres établissements d enseignement supérieur, de collectivités territoriales. Elle établit aussi des relations étroites avec la communauté scientifique française et internationale, notamment en Europe. L'AFSSET est dirigée par le Docteur Michèle FROMENT-VEDRINE depuis avril 2002 et installée à Maisons-Alfort (Val-de-Marne) depuis décembre Le mandat de Madame Michèle FROMENT-VEDRINE a été renouvelé le 17 mai 2005 pour trois ans. Pour 2006 le budget de l Agence est de l ordre de 20 M, pour un effectif de 84 ETPT (équivalent temps plein travaillé). Les activités scientifiques de l AFSSET sont réparties au sein de quatre départements : expertises intégrées, risques société recherche, international outils scientifiques, santé travail. Pour évaluer les risques sanitaires, l Agence fait appel à l expertise collective externe, par l intervention de ses Comités d Experts Spécialisés (CES) ou de groupes de travail spécifiques à une thématique particulière. Elle accueille donc dans ses locaux de nombreux experts de provenances diverses. La Direction Générale de l AFSSET organise son système d expertise collective conformément aux exigences de la norme AFNOR NFX , «Qualité en expertise». Page 2 / 8

3 II. Règlement de la consultation 1. Objet de la consultation Le présent marché concerne l acquisition et la mise en place d un logiciel de gestion des marchés publics et d une solution de dématérialisation des marchés publics. 2. Forme de la consultation Le présent marché est passé en procédure adaptée en application des dispositions de l article 28 du code des marchés publics. 3. Décomposition en lots Le présent marché est constitué de trois lots. Les candidats peuvent répondre pour l un des lots, ou pour deux des lots ou pour les trois lots. Lot 1 : Fourniture, paramétrage et mise en place d un logiciel de gestion des marchés publics, et maintenance du logiciel. Lot 2 : Formation du personnel à l utilisation d un logiciel de gestion des marchés publics. Lot 3 : Prestation de service de dématérialisation des marchés publics 4. Délai d exécution du marché Les outils proposés doivent être en état d aptitude au bon fonctionnement (VABF) en octobre 2006 et de service régulier (VSR) avant le 31 décembre Les services de maintenance du lot 1 et de dématérialisation du lot 3 sont conclus pour une durée initiale de 3 ans à compter de la date de la notification du marché ou du lot, et peuvent être reconduits, par reconduction expresse, pour une nouvelle période de 3 ans soit une durée maximale de 6 ans. Le marché peut être dénoncé à tout moment par lettre recommandée avec accusé de réception moyennant un préavis de 6 mois. 5. Pièces contractuelles du marché Les pièces constitutives du marché sont les suivantes par ordre de priorité : L acte d engagement et ses annexes Le présent dossier de consultation L offre technique du candidat Sont en outre applicables dans le cadre de la présente consultation : Le cahier des clauses administratives générales (C.C.A.G.) applicables aux marchés publics de fournitures courantes et de services Le cahier des clauses techniques générales (C.C.T.G.) applicables aux marchés publics de fournitures courantes et de services Page 3 / 8

4 6. Vérification et admission Les opérations de vérification comprennent la vérification d aptitude au bon fonctionnement (VABF) et la vérification de service régulier (VSR). VABF La vérification d aptitude au bon fonctionnement permet de constater que les produits livrés présentent les caractéristiques qui les rendent aptes à remplir les fonctions précisées dans le CCP. La durée de cette vérification d aptitude est de 15 jours à compter de la mise en ordre de marche des matériels ou logiciels. A l issue de cette période, si la vérification est positive, le maître d ouvrage du marché signe le procès verbal de VABF. Si la vérification d aptitude est négative, le maître d ouvrage prend une décision d ajournement ou de rejet conformément aux dispositions de l article du C.C.A.G. VSR La vérification de service régulier permet de constater que le matériel et les logiciels fournis sont capables d assurer un service régulier dans les conditions normales d exploitation. Cette vérification s étendra sur une durée d au moins 3 mois. Le service régulier sera prononcé dans les conditions fixées à l article du CCAG. Admission L admission sera prononcée dans les conditions prévues à l article du C.C.A.G. 7. Maintenance Le présent marché comprend à la fois la prestation de fourniture et de mise en service du logiciel et la maintenance. La maintenance est assurée par le titulaire. Elle comprend : une assistance téléphonique, les mises à jour techniques du logiciel, les mises à jour réglementaires du logiciel. 8. Durée de validité des offres La durée de validité des offres est fixée à 120 jours à compter de la date limite de réception des offres. 9. Présentation des offres Tout candidat souhaitant concourir devra remettre un dossier complet comprenant les pièces suivantes : Les déclarations, certificats et attestations suivantes prévus à l article 45 du Code des marchés publics : Déclaration sur l honneur dûment datée et signée par le candidat pour justifier : a) Qu il satisfait aux obligations fiscales et sociales; b) Qu il ne fait pas l objet d une interdiction de concourir; c) Qu il n a pas fait l objet au cours des cinq dernières années, d une condamnation inscrite au bulletin nº2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux art. L324-9, L324-10, 341-6, L125-1, L125-3 du Code du Travail ; Lettre de candidature (de type DC4) Page 4 / 8

5 Si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés (de type DC5) ; Les renseignements permettant d évaluer les capacités professionnelles, techniques et financières du candidat (de type DC5) déclaration indiquant le chiffre d affaires et les effectifs du candidat, pour chacune des trois dernières années; liste des principales références des trois dernières années. Une offre technique décrivant les fonctionnalités et les performances du logiciel, le type de matériel à utiliser pour optimiser l utilisation du logiciel et les conditions de la maintenance corrective et évolutive, Une offre financière indiquant la décomposition du prix global forfaitaire et indiquant, s il y a lieu, les montants correspondant aux matériels, aux logiciels, aux services en distinguant installation, formation et maintenance. 10. Jugement des offres Les critères retenus pour le jugement des offres seront pondérés de la manière suivante : a) Valeur technique de l offre appréciée au regard de la conformité de la réponse aux fonctionnalités exigées, notamment en ce qui concerne la productivité des opérateurs et la sécurité juridique apportée à l agence par le système : 30% b) Ergonomie de la solution : 30%. c) Pertinence du service d aide à la mise en place proposé, dont paramétrage et formation : 20%. d) Prix : 20%. 11. Conditions de remise des offres Un avis d appel d offres ouvert a été publié au BOAMP auquel tout candidat peut répondre. La date limite de réception des offres est fixée au : Lundi 31 juillet 2006 à 16 heures. L avis indique que le présent cahier des charges est téléchargeable sur le site de l AFSSET. Les offres doivent être remises par l un et un seul des trois moyens suivants : Courrier recommandé avec AR Remise au siège de l AFSSET contre récépissé (de 9h30 à 16h) Envoi électronique sécurisé à l adresse suivante : La référence de la consultation à saisir est 06_05. Les candidats qui le souhaitent peuvent venir présenter leur logiciel à l AFSSET à l occasion d une réunion d une durée de 2 heures qui aura lieu au siège de l AFSSET à Maisons-Alfort, avant la date limite de réception des offres fixée ci-dessus. La date de cette réunion est à fixer en prenant rendez-vous avec Madame BADJI au Page 5 / 8

6 III. Cahier des clauses particulières Le présent CCP expose les attentes du maître d ouvrage en ce qui concerne le lot 1 relatif à la fourniture, à la mise en place, et à la maintenance d un logiciel de gestion des marchés publics, le lot 2 relatif à la formation des utilisateurs, et le lot fourniture d une solution de dématérialisation des marchés publics. Lot 1. Logiciel de gestion des marchés publics. Les objectifs généraux du lot 1 sont les suivants : Garantir le respect de la réglementation de la commande publique, Homogénéiser les documents, Assurer la confidentialité de l accès aux données, Optimiser le processus de passation des marchés en améliorant la productivité des opérateurs. Ce lot comprend la fourniture, l installation, le paramétrage, la mise en service, l assistance au démarrage, et la maintenance du logiciel. 1. Caractéristiques fonctionnelles du logiciel Le logiciel devra permettre : a) De gérer les différentes formes de marchés publics et d assurer une gestion sécurisée de l ensemble des procédures, b) Aux utilisateurs d exprimer toutes leurs demandes d achats dans le logiciel, c) De recenser les besoins de l ensemble des services en assurant un contrôle des seuils de procédures en fonction des demandes d achat recensées, d) D éditer des statistiques et tableaux de bord, e) De saisir, analyser et comparer les offres, d éditer des bordereaux de prix, f) De rédiger les pièces administratives des différents types de marchés publics, travaux, fournitures et services, g) De produire les pièces administratives du dossier de consultation des entreprises (DCE) : Acte d engagement (DC8) Cahier des Clauses Administratives Particulières Règlement de la consultation Documents simplifiés pour les MAPA Formulaires types (DC4, DC5, DC7, DC13, etc.) h) D enregistrer les caractéristiques de chaque marché, i) De consulter et d'éditer les marchés, et de connaître l'état d'avancement de la procédure, j) De préparer les avis d'appel public à la concurrence, k) De mémoriser les dates clés des différentes étapes de la procédure, y compris le renouvellement des marchés à la fin de validité de ceux-ci, l) De gérer les informations concernant les entreprises, m) De gérer les commissions d appel d offres et les jurys de sélection des offres, Page 6 / 8

7 n) D éditer les procès-verbaux de sélection, o) De suivre l exécution des marchés (délais, révisions, pénalités, avances, avenants ), p) D offrir une possibilité d interface avec un logiciel comptable de type PGI. q) D offrir une interface d administration afin de gérer des niveaux d habilitation correspondant à l organisation interne de l AFSSET. 2. Spécifications techniques du logiciel Le candidat précise dans son offre les informations techniques permettant de qualifier les pré-requis nécessaires à l installation et à l intégration de sa solution au sein de l environnement informatique de l AFSSET. 3. Installation et mise en service du logiciel L installation du logiciel, sur la plate forme matérielle fournie par le maître d ouvrage, est du ressort du titulaire du marché. Le titulaire de ce lot effectue toutes les opérations de paramétrage du logiciel nécessitées par l adaptation du logiciel aux spécificités et besoins du maître d ouvrage. Ces opérations de paramétrage du logiciel sont effectuées en présence du responsable informatique désigné parmi le personnel du maître d ouvrage afin d assurer un transfert de compétences dans les meilleures conditions possibles. Le titulaire fournit au responsable informatique une documentation technique décrivant ces opérations de paramétrage et de configuration d installation. Il fournit également toute documentation, en français et au format électronique, libre de droit de copie, à usage interne du maître d ouvrage, utile au bon usage et à la bonne compréhension de la solution mise en œuvre. Il assure la mise en service régulier du logiciel, après une assistance au démarrage. 4. Maintenance du logiciel Une proposition de contrat de maintenance doit être jointe dans l offre du candidat, comprenant la maintenance corrective, adaptative et évolutive. Une assistance technique sera mise en place par «hot line». Lot 2. Formation des utilisateurs Le titulaire de ce lot assure l ensemble des formations initiales des utilisateurs du logiciel marchés, ainsi qu à l utilisation de la solution de dématérialisation (lot 3). Le nombre d utilisateurs est estimé à une vingtaine environ la première année. Le responsable informatique bénéficie d un transfert de compétences spécifique lors des étapes d installation et de paramétrage du logiciel par le titulaire, portant sur les aspects techniques du logiciel (modifications de paramétrage, gestion des confidentialités et droits d accès, archivage électronique des fichiers, etc.). Le titulaire de ce lot fournit tous les supports de formation nécessaires en autant d exemplaires que de participants aux formations. Page 7 / 8

8 Le candidat à ce lot propose dans son offre le nombre de jours de formation nécessaires ainsi que le contenu et les modalités pédagogiques et techniques de la formation des utilisateurs jusqu à l évaluation des performances obtenues et l évaluation du formateur par les stagiaires. Il joint à son offre les CV des animateurs. Lot 3. Solution de dématérialisation des marchés Ce lot concerne la prestation de service de gestion dématérialisée des marchés publics, conformément à l article 56 du code des marchés publics. Dans le cadre de ce marché, le maître d ouvrage souhaite disposer d un service de gestion dématérialisée des marchés publics, capable de traiter environ 20 marchés formalisés et 50 marchés passés selon la procédure adaptée (MAPA) par an. Le lien avec le site internet de l agence devra être assuré. 1. Services fonctionnels attendus Le maître d ouvrage doit pouvoir utiliser tous les types de procédures formalisées et pouvoir lancer des consultations selon des procédures adaptées. 2. Déroulement d une procédure dématérialisée Le déroulement d une procédure de consultation dématérialisée doit permettre : Mise en ligne du DCE; Retrait du DCE par les candidats ; Echanges avec les candidats ; Dépôt des plis des candidats ; Retrait des plis par le maître d ouvrage ; Ouvertures des plis par le maître d ouvrage; La procédure dématérialisée doit assurer : l authentification des personnes publiques et des sociétés ; la sécurisation des transmissions et des accès ; la confidentialité des informations transmises, échangées et stockées ; l horodatage de toutes les actions menées ; l intangibilité des informations communiquées ; L ensemble des actions effectuées au cours des ouvertures des enveloppes doit être tracé et horodaté. Ces traces doivent être incontestables. Page 8 / 8

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