LA COMPTABILITÉ DU COMITÉ D ENTREPRISE : DE NOUVELLES OBLIGATIONS DE TRANSPARENCE À PARTIR DU 1 er JANVIER 2015

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1 Groupement des Métiers de l Imprimerie DÉCEMBRE 2014 NOTE N 24 LA COMPTABILITÉ DU COMITÉ D ENTREPRISE : DE NOUVELLES OBLIGATIONS DE TRANSPARENCE À PARTIR DU 1 er JANVIER 2015 (Loi n du 5 mars 2014, JO du 6 mars) La loi formation et démocratie sociale du 5 mars 2014 a instauré un véritable dispositif de tenue et de contrôle de la comptabilité des comités d'entreprise, qui diffère selon l'importance des CE. L'ensemble de ces règles entreront en application pour les exercices ouverts à compter du 1 er janvier 2015, sauf en ce qui concerne l'établissement de comptes consolidés et la certification des comptes de gros CE qui entreront en application pour les exercices ouverts à compter du 1 er janvier Les décrets fixant les règles pratiques et les seuils d'application ne sont pas encore parus, de même que les normes de l Autorité des normes comptables applicables aux CE. I- LES OBLIGATIONS COMPTABLES DU COMITÉ D ENTREPRISE JUSQU AU 1 er JANVIER 2015 Jusqu'à cette date, le CE n'a pas d'obligations formelles pour la tenue de sa comptabilité dans la mesure où il n'est pas assujetti au plan comptable général. En pratique, si les sommes dont dispose le comité atteignent un montant relativement important, le comité a déjà le plus grand intérêt à tenir une comptabilité suivie et régulière de ses ressources et de leur utilisation, qui facilitera la rédaction des comptes rendus de gestion. A) L OBLIGATION POUR LE COMITÉ D'ÉTABLIR DES COMPTES RENDUS DE GESTION 1) Le compte rendu annuel de gestion À la fin de chaque année, le comité d'entreprise fait un compte rendu détaillé de sa gestion financière, qui est porté à la connaissance du personnel de l'entreprise par voie d'affichage.

2 Ce compte rendu doit indiquer, notamment : - d'une part, le montant des ressources dont le comité dispose pendant l'année ; - d'autre part, le montant des dépenses assumées par lui, soit pour son propre fonctionnement, soit pour celui des oeuvres sociales dépendant de lui ou des comités interentreprises auxquels il participe. Chaque institution sociale doit faire l'objet d'un budget particulier. C'est généralement le trésorier du comité d'entreprise qui se charge de cette mission. 2) Le compte rendu de fin de mandat En fin de mandat, les membres du comité sortant rendent compte au nouveau comité de leur gestion. Ils lui remettent tous documents concernant l'administration et l'activité du comité. Même si aucun délai légal n'est prévu, ce compte rendu de fin de mandat est généralement présenté au cours de la première réunion du comité d'entreprise. Cette présentation peut se dérouler de la manière suivante : - le trésorier sortant, qui aura été convié à la réunion s'il n'est plus membre du nouveau comité expose à celui-ci la situation financière du comité d'entreprise budget par budget et répond aux éventuelles demandes d'éclaircissements des membres du CE ; - s'il n'y a aucune difficulté particulière, le nouveau comité approuve les comptes et donne quitus à l'ancien CE. B) LE DROIT D'ACCÈS DE L'EMPLOYEUR ET DES MEMBRES DU CE AUX DOCUMENTS COMPTABLES DU COMITÉ En tant que président du comité d'entreprise, l'employeur a accès à tout moment aux archives et aux documents comptables du CE, comme les autres membres. Il a été jugé à cet égard qu il est recevable à en demander en justice la communication par ceux qui les détiennent effectivement au sein du comité. II- L ÉTABLISSEMENT ET LE CONTRÔLE DES COMPTES DU COMITÉ D'ENTREPRISE À COMPTER DU 1 er JANVIER 2015 Tous les comités d'entreprise devront tenir une comptabilité, mais l'étendue des obligations et contrôles dépend de l'importance du comité. La loi du 5 mars 2014 a dégagé trois types de CE : les petits, les moyens et les gros. 2

3 Ces seuils seront fixés par décret, mais d après les travaux parlementaires ils devraient être les suivants : - petits CE : comités dont les ressources annuelles ne dépassent pas euros ; - moyens CE : comités qui, à la clôture d'un exercice, ne dépassent pas au moins 2 de ces trois seuils : 50 salariés en équivalent temps plein ; 1,55 million d'euros de bilan et 3,1 millions d euros de ressources ; - gros CE : comités qui, à la clôture d'un exercice, dépassent au moins 2 des 3 seuils cidessus. A) LA TENUE DES COMPTES 1) Les petits CE pourront tenir une comptabilité ultra-simplifiée Cela impliquera : - la tenue d'un livre de compte retraçant chronologiquement les montants et l'origine des dépenses qu'ils réalisent et des recettes qu'ils perçoivent ; - l établissement une fois par an d'un état simplifié portant sur des informations complémentaires relatives à leur patrimoine et à leurs engagements en cours. Le contenu et les modalités de présentation de cet état seront définis par un règlement de l'autorité des normes comptables (ANC) (à paraître). 2) Une comptabilité simplifiée et le recours à un expert-comptable pour les CE moyens Les CE de taille moyenne : - pourront adopter une présentation simplifiée de leurs comptes, selon des modalités fixées par un règlement de l'autorité des normes comptables (à paraître), et n'enregistrer leurs créances et leurs dettes qu'à la clôture de l'exercice ; - devront confier la mission de présentation des comptes annuels à un expert-comptable. Le coût de cette mission sera pris en charge par le CE sur sa subvention de fonctionnement. 3) Une comptabilité normale et une certification des comptes pour les gros CE Les gros CE : - seront soumis aux obligations comptables définies à l'article L du Code de commerce. Leurs comptes annuels devront être établis selon des modalités définies par un règlement de l'autorité des normes comptables (à paraître) ; - devront nommer au moins un commissaire aux comptes et un suppléant distincts de ceux de l'entreprise (deux si le CE doit établir des comptes consolidés) qui certifiera les comptes. Le coût de la certification des comptes sera pris en charge par le CE sur sa subvention de fonctionnement. 3

4 Par exception, ces règles entreront en application pour les exercices ouverts à compter du 1 er janvier Dans tous les cas, qu il soit petit, moyen ou gros, le comité fournira des informations sur les transactions significatives qu'il aura effectuées. Elles figureront dans le rapport qualitatif annuel. Les comptes annuels ainsi que les pièces justificatives sont conservés pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice auquel ils se rapportent. B) LES RAPPORTS 1) Le rapport d'activité et de gestion Le comité d'entreprise établira, selon les modalités prévues par son règlement intérieur, un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l'analyse des comptes par les membres élus du comité d'entreprise et les salariés de l'entreprise. Lorsque le comité établit des comptes consolidés, le rapport portera sur l'ensemble constitué par le comité et les entités qu'il contrôle. Le contenu du rapport sera déterminé par décret (à paraître) et variera selon l'importance du comité. Ce rapport sera présenté lors de la réunion propre à l'approbation des comptes par les élus. NB : ce rapport, qui se substituera sans doute au compte-rendu annuel de la gestion financière du CE existant, sera plus précis et plus détaillé. En outre il présentera des informations qualitatives et pas seulement quantitatives. 2) Le rapport sur les conventions passées entre le CE et l un de ses membres Le trésorier du CE ou, le cas échéant, le commissaire aux comptes présentera un rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personnes interposées, entre le comité d'entreprise et l'un de ses membres. Ce rapport sera présenté aux membres élus du CE lors de la réunion spécifique à l'approbation des comptes. 4

5 C) L ARRÊTÉ ET L APPROBATION DES COMPTES 1) Les comptes annuels arrêtés par des membres élus du CE selon le règlement intérieur Les comptes annuels du comité d'entreprise seront arrêtés, selon des modalités prévues dans son règlement intérieur, par des membres élus du comité d'entreprise désignés par lui au sein de ses membres élus. Les documents ainsi arrêtés seront mis à la disposition, le cas échéant, du ou des commissaires aux comptes. NB : le texte ne visant que les membres élus, il semble que l'employeur et les représentants syndicaux soient exclus de l'arrêté des comptes. Le trésorier devenant obligatoire dans tout CE, il est logique qu'il soit partie à cette procédure d arrêté des comptes et même qu il la dirige. Il faudra également penser à revoir le règlement intérieur du comité pour y ajouter les modalités d'arrêté des comptes. 2) L approbation des comptes par les élus Les comptes annuels seront approuvés par les membres élus du comité d'entreprise réunis en séance plénière. La réunion au cours de laquelle les comptes seront approuvés portera sur ce seul sujet. Elle fera l'objet d'un procès-verbal spécifique. Les membres du CE chargés d'arrêter les comptes devront communiquer les comptes annuels et le rapport d'activité et de gestion aux membres du comité au plus tard 3 jours avant la réunion d'approbation des comptes. Le comité d'entreprise portera à la connaissance des salariés de l'entreprise, par tout moyen, ses comptes annuels et le rapport d'activité et de gestion. D) UNE COMMISSION DES MARCHÉS OBLIGATOIRE POUR LES GROS CE 1) Les modalités de mise en place et de fonctionnement Le règlement intérieur du comité d'entreprise fixera les modalités de fonctionnement de la commission, le nombre de ses membres, les modalités de leur désignation et la durée de leur mandat. Toutefois, les membres de la commission des marchés devront être désignés par le CE parmi ses membres titulaires. 5

6 2) L intervention obligatoire de la commission des marchés Pour les marchés dont le montant est supérieur à un seuil fixé par décret (à paraître), le comité d'entreprise déterminera, sur proposition de la commission des marchés, les critères retenus pour le choix des fournisseurs et des prestataires du comité d'entreprise et la procédure des achats de fournitures, de services et de travaux. NB : d'après les travaux parlementaires, le seuil d'intervention obligatoire de la commission des marchés serait fixé à ou euros. La commission des marchés choisira les fournisseurs et les prestataires du CE. Elle rendra compte de ses choix, au moins une fois par an, au comité d'entreprise, selon des modalités déterminées par le règlement intérieur du CE. En outre, la commission des marchés devra établir un rapport d'activité annuel qui sera joint en annexe du rapport d'activité et de gestion. E) LA PROCÉDURE D'ALERTE DU COMMISSAIRE AUX COMPTES Lorsque le commissaire aux comptes du comité d'entreprise relèvera, à l'occasion de l'exercice de sa mission, des faits de nature à compromettre la continuité de l'exploitation du comité d'entreprise, il disposera d'un droit d'alerte dans les conditions suivantes : a) il informera le secrétaire et le président du comité d'entreprise des faits de nature à compromettre la continuité de l'exploitation du CE qu'il aura relevés, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'état (à paraître) ; b) à défaut de réponse du secrétaire dans un délai fixé par décret en Conseil d'état (à paraître) ou si cette réponse ne lui permet pas d'être assuré de la continuité de l'exploitation du CE, le commissaire aux comptes établira un rapport spécial et invitera l'employeur, par un document écrit dont la copie sera transmise au président du tribunal de grande instance compétent et aux membres du comité d'entreprise, à réunir le comité d'entreprise afin que ce dernier délibère sur les faits relevés ; c) en l'absence de réunion du comité d'entreprise dans le délai prévu, en l'absence de convocation du commissaire aux comptes ou si, à l'issue de la réunion du comité d'entreprise, le commissaire aux comptes constate que les décisions prises ne permettent pas d'assurer la continuité de l'exploitation, il informera de ses démarches le président du tribunal de grande instance et lui en communiquera les résultats ; 6

7 d) dans un délai de six mois à compter du déclenchement de la procédure d'alerte, le commissaire aux comptes pourra reprendre le cours de la procédure au point où il avait estimé pouvoir y mettre un terme lorsque, en dépit des éléments ayant motivé son appréciation, la continuité de l'exploitation du comité d'entreprise demeure compromise et que l'urgence commande l'adoption de mesures immédiates. Par exception, ces règles entreront en application pour les exercices ouverts à compter du 1 er janvier