DIRECTIVE APPLICATION DES DISPOSITIONS REGLEMENTAIRES EN MATIERE DE DELEGATION DES COMPETENCES. Version et date : version 3, 1 er septembre 2015

Transcription

1 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des ressources humaines DIRECTIVE APPLICATION DES DISPOSITIONS REGLEMENTAIRES EN MATIERE DE DELEGATION DES COMPETENCES Direction des ressources humaines D.RH Activités/Processus : Gestion administrative du personnel Entrée en vigueur : 1 er décembre 2008 Date d'approbation du SG : 1er décembre 2008 Version et date : version 3, 1 er septembre 2015 Remplace la version 2, du 2 mars 2011 Responsable de la directive : Directrice adjointe des ressources humaines I. Cadre 1. Objectif(s) 1. Préciser les modalités d'organisation et d'application au sein du DIP des nouvelles dispositions réglementaires en matière de délégation des compétences. 2. Permettre aux différentes directions générales et aux services d'avoir une vision claire des processus de responsabilités et de signature des actes relevant de la gestion de l'ensemble du personnel (personnel administratif et technique PAT, et personnel enseignant PE). B 5 05 C Champ d application Cette directive s'applique à l'ensemble des collaborateurs et collaboratrices impliqué-e-s dans la gestion des ressources humaines en tant que cadre ou de relais RH. 3. Personne de référence Direction des ressources humaines : directrice adjointe des ressources humaines 4. Documents de référence Loi générale relative au personnel de l'administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (LPAC) Loi sur l'instruction publique (LIP) B Règlement d'application de la loi générale relative au personnel de l'administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (RPAC) B Règlement sur les cadres supérieurs de l'administration cantonale (RCSAC) B Règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire ne relevant pas des hautes écoles (RStCE) Arrêté départemental du 1er octobre 2008 DRH Rue de l'hôtel-de-ville Genève Tél. +41 (22) Fax +41 (22)

2 Page : 2/5 II. Directive détaillée RAPPEL DES PRINCIPES DE LA DELEGATION DES COMPETENCES L'article 1A du RPAC (B ) et l'article 1B du RStCE (B ) désignent les autorités compétentes en matière d'actes de gestion RH concernant les différentes catégories de personnel. Le détail des différents actes figure dans les tableaux annexés. 1. PRINCIPES GENERAUX 1.1 Le Conseil d'etat est l'autorité compétente pour tout acte concernant les secrétaires généraux et les directeurs et directrices générales. 1.2 Le ou la conseiller-ère d'etat est l'autorité compétente pour l'engagement des cadres supérieur-e-s (sauf SG et DG cités en 1.1) et de ses collaborateurs et collaboratrices les plus proches. Il peut déléguer sa compétence par arrêté départemental : - au ou à la secrétaire général-e pour les directions de support et les services rattachés; - aux directeurs ou directrices générales pour les services qui leur sont rattachés; dans le respect des modalités d'organisation précisées au point 3.2 de cette directive. 1.3 Le ou la conseiller-ère d'etat est l'autorité compétente pour tout acte concernant les fonctionnaires sous sa responsabilité. 1.4 Le ou la secrétaire général-e, le ou la directrice générale est l'autorité compétente pour tout acte concernant le personnel administratif et technique non nommé (employé-e-s, auxiliaires, agent-e-s spécialisé-e-s et stagiaires). 1.5 La direction de l'établissement scolaire de rattachement est l'autorité compétente pour le personnel enseignant non nommé. 2. DISPOSITIONS PARTICULIERES 2.1 L'engagement et l'augmentation du taux d'activité peuvent être soumis à l'accord du ou de la secrétaire général-e, par délégation du ou de la chef-fe de département, au sens des articles 1A al 4, 2ème phrase, du règlement B et 1B al 2 des règlements B , dans la mesure où ces actes impactent le budget en postes ou en francs. 2.2 Demeurent réservées les compétences spécifiques prévues par la loi et les règlements. Ainsi ces derniers maintiennent la compétence du Conseil d'etat en matière de suppression de poste, d'ouverture d'une enquête administrative, d'une suspension provisoire durant l'enquête, d'une révocation ou d'un retour au statut d'employé-e et, pour les fonctionnaires PAT, de résiliation des rapports de service pour cause d'invalidité ou de maladie, levée de l'obligation de travailler. 2.3 Pour l'ensemble des points présentés ci-dessus, l'autorité compétente agit d'entente avec l'office du personnel de l'etat pour le PAT, par l'intermédiaire de la direction des ressources humaines du DIP, et d'entente avec les services du personnel enseignant.

3 Page : 3/5 3. AUTORITES COMPETENTES ET FILIERES RH Il est important de distinguer : L'autorité compétente désignée par les dispositions légales et réglementaires est celle qui a la responsabilité et dont le nom figure sur les différents actes administratifs (arrêtés ou courriers). Les acteurs métiers : compte tenu du principe de décentralisation, il appartient aux fonctions RH du département, quel que soit le niveau et la fonction, de soutenir et conseiller les autorités compétentes, de garantir et promouvoir la gestion du personnel dans le respect des lois, règlements et directives. Ainsi, tout acte de gestion concernant le personnel doit être préalablement visé par la fonction RH dans le cadre de la décentralisation déjà en vigueur. 4. MODALITES D'APPLICATION AU DIP 4.1 Pour les actes de la compétence du Conseil d'etat, la direction des ressources humaines du DIP (DRH-DIP) prépare le dossier pour le Conseil d'etat, l'acte est toutefois préparé par l'office du personnel de l'etat. La plupart des actes concernant le statut du fonctionnaire sont de la compétence du ou de la chef-fe du département à l'exception des augmentations et diminutions de taux d'activité. Les RH-DG et les directeurs et directrices des services du personnel enseignant ont la responsabilité de préparer les courriers qui lui sont soumis en respectant les modèles établis. Les coordonnées nominatives du RH-DG de référence ainsi que son visa figurent sur l'acte. 4.2 Validation des courriers du personnel nommé- Signature par le ou la conseillerère d'etat. Concernant le PAT, les courriers (tout acte de gestion du personnel fonctionnaire) sont validés par la DRH-DIP (décentralisation de niveau 1 ou 2) ou les services RH des directions générales (décentralisation de niveau 3) qui adressent les documents au secrétariat du ou de la conseiller-ère d'etat pour signature. Concernant le personnel enseignant, les directeurs et directrices des services du personnel enseignant valident les courriers (tout acte de gestion du personnel fonctionnaire) et transmettent les actes au secrétariat du ou de la conseiller-ère d'etat pour signature. 4.3 Délégation de compétences au-à la secrétaire général-e et aux directeurs et directrices générales Cadres supérieur-e-s Par arrêté départemental du 1er octobre 2008, l'engagement des cadres supérieur-e-s du département sous réserve des modalités fixées par cette directive, a été délégué au- à la secrétaire général-e et aux directeurs généraux. Définition : le règlement sur les cadres supérieur-e-s de l administration cantonale (B , art. 2) définit les cadres supérieur-e-s par leur niveau de responsabilité comme suit : «sont nommés en qualité de cadres supérieur-e-s les fonctionnaires appelé-e-s, par leurs responsabilités hiérarchiques ou fonctionnelles, à préparer,

4 Page : 4/5 proposer ou prendre toute mesure ou décision propre à l élaboration et à l exécution des tâches fondamentales de pouvoir exécutif». Ce n est que dans un deuxième alinéa que le règlement fait mention de la classe de traitement : «leur fonction se situe à compter de la classe 23 de l échelle fixée par la loi concernant le traitement». La procédure suivante ne concerne que les cadres supérieur-e-s avec des responsabilités hiérarchiques ou fonctionnelles de niveau de direction d entité (direction d établissement ou de service en référence à l arrêté du 3 mars 2008 du CE relatif à l organisation harmonisée des départements) et ceux dont la fonction implique des activités et responsabilités stratégiques (une liste des fonctions sera établie par la DRH en collaboration avec chaque DG). L engagement des cadres supérieur-e-s définis ci-dessus s'effectue selon le processus suivant : - accord du ou de la conseiller-ère d'etat sur la nécessité de repourvoir le poste; - mise au concours du poste par la direction générale en collaboration avec le RH- DG concerné; - démarche de recrutement en collaboration avec la DRH-DIP; - annonce préalable adressée au ou à la conseiller-ère d'etat avant le choix d engagement en collaboration avec la DRH-DIP; - signature des contrats par la SG ou les DGx pour les cadres de leur entité respective; - suivi du dossier administratif individuel effectué au niveau de la direction générale; - communication relative à la désignation de la ou du cadre supérieur en collaboration avec la DRH. Pour certaines fonctions de cadres supérieur-e-s sans responsabilités de direction (médecin-dentiste, juriste 3, ingénieur-e système 3, etc.) il n y a pas d annonce préalable. Le processus de recrutement est piloté par les RH-DG. Principes généraux pour le personnel administratif et technique Tout engagement financier concernant le personnel permanent ou de durée déterminée, doit être préalablement validé par le ou la conseiller-ère d'etat (postes et francs). Les demandes sont adressées à la DRH-DIP, elles sont préavisées par le-la secrétaire général-e. Les actes concernant les catégories de personnel employé-e-s, auxiliaires, agent-e-s spécialisé-e-s et stagiaires sont de la responsabilité du-de la secrétaire général-e, respectivement des directeurs et des directrices générales qui veillent au respect des disponibilités budgétaires qui leur sont accordées en postes et en francs. Une fois l'accord obtenu, le poste peut être repourvu selon les modalités suivantes : - l'annonce et le processus de recrutement sont effectués par la hiérarchie directe en collaboration avec les fonctions RH des entités concernées; - les différents actes sont de la responsabilité du-de la secrétaire général-e, des directeurs généraux pour les collaborateurs et les collaboratrices de leur entité respective. Ils ont la possibilité de confier une signature par ordre aux RH-DG. Personnel enseignant - le processus de recrutement s'effectue au niveau des directeurs et directrices d établissements scolaires/d écoles;

5 Page : 5/5 - les directions générales sont chargées du respect de l'enveloppe budgétaire (postes et francs) qui leur est accordée en début d'année scolaire pour l'engagement du personnel enseignant. Modalités organisationnelles - Visa RH : Pour tous les courriers, les coordonnées nominatives du RH et son visa figurent sur le courrier, attestant la responsabilité engagée par rapport au respect des lois, règlements et directives en matière de gestion du personnel et afin de faciliter son identification auprès des collaborateurs et collaboratrices. Le pied de page indique les coordonnées du service RH afin de permettre au ou à la collaboratrice de pouvoir contacter directement la personne de référence pour toute information en lien avec sa situation contractuelle. Les autres directives restent en vigueur pour tout autre acte RH non traité dans le présent texte. La direction des ressources humaines du DIP reste à disposition pour toute information complémentaire. III. Annexes Annexe 1 : Arrêté départemental du 1 er octobre 2008 Annexe 2 : Tableau délégation des compétences B Annexe 3 : Tableau délégation des compétences B