1. Contexte général page Le compte auprès de la BCGE...page La procuration 2.2 Les accès e-banking 2.3 Le bon de retrait 2.

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1 1 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Enseignement primaire Direction générale MANUEL POUR LA TENUE DES COMPTES ÉCOLES COMPTES BCGE - TIERS UNIQUE 1. Contexte général page 2 2. Le compte auprès de la BCGE...page La procuration 2.2 Les accès e-banking 2.3 Le bon de retrait 2.4 Ordre quick 3. Tenue et classement de la comptabilité..page 3 4. Le journal comptable page Exemple de journal comptable 4.2 Comment tenir un journal comptable 4.3 Principales sources d'erreurs.page 4 5. Les justificatifs..page Classement et numérotation 5.2 Entrées fonds sur compte bancaire 5.3 Retrait en espèce 5.4 Versements aux enseignants.page Remboursements sur présentation tickets 6. Les relevés de banques page classement 6.2 bouclement fin d'année 7. La caisse..page 6 8. Les contrôles..page 7 9. Rappels...page 8

2 2 1. Contexte général Les établissements de l'enseignement primaire sont des institutions publiques et par conséquent soumis aux normes de la comptabilité publique. Le Département des Finances (DF) édicte des normes que la direction financière du DIP se charge de faire respecter. - Loi sur la gestion administrative et financière de l'etat de Genève (LGAF) D Loi sur la surveillance de la gestion administrative et financière et l'évaluation de politique publique D Directive départementale D.FIN.1.01 du La Direction générale de l'enseignement obligatoire (service finances et administration) de son côté, prend en compte les particularités de l'enseignement primaire : pas de personnel administratif dans les écoles, décentralisation, comptabilité tenue par des enseignants. Il est toutefois très important d'avoir une comptabilité bien tenue, sans quoi les aménagements obtenus risquent de disparaître (pot commun en particulier). 2. Le compte bancaire auprès de la BCGE Les comptes bancaires des écoles sont ouverts obligatoirement auprès de la Banque Cantonale de Genève. 2.1 La procuration : (annexe No 1) L'enregistrement des signatures auprès de la BCGE se fait à l'aide du formulaire "procuration". Le compte bancaire est un compte collectif à deux, ce qui signifie que pour toutes opérations bancaires il faut deux signatures valables. (Il est possible et même conseillé d'enregistrer au minimum trois signatures pour le bon fonctionnement du compte). A chaque modification, il faut remplir une nouvelle procuration qui annule et remplace la précédente (même lors du changement d'une seule signature). Toutes ces démarches doivent être effectuées auprès du service finances et administration de la DGEO. Etant donné que le processus de validation implique différents services et départements, il faut compter plusieurs semaines avant que les signatures soient validées à la BCGE. 2.2 Les accès e-banking: (annexe No 2) Il est possible d'obtenir des accès e-banking pour les comptes BCGE. Ces accès sont également collectifs à deux, il faut par conséquent un minimum de deux accès pour pouvoir faire des opérations sur le compte. Le formulaire est à demander auprès du service finances et administration de la DGEO. Vous recevrez ensuite votre code d'accès (mot de passe) ainsi qu'une carte grille. (attention, vous devez vous initialiser dans les 3 mois, sinon votre accès sera automatiquement bloqué. Déblocage en appelant la hotline e-banking. Ensuite votre accès est valable 2 ans jusqu'au renouvellement des cartes grilles). 2.3 Le bon de retrait : (annexe No ) Il s'agit d'un formulaire que vous pouvez obtenir sur Etidep. Ce document vous permet de retirer de l'argent à la banque (maximum F 5'000) sans déplacement de deux signataires. Une signature peut être apposée sur le document avant de le présenter au guichet, le deuxième signataire peut ainsi prélever seul la somme et ajouter sa signature devant le guichetier. Toutefois, pour les mouvements important (plus de F 1000), nous vous recommandons fortement de les effectuer à deux.

3 3 2.4 Ordre Quick : Il s'agit d'un document à demander à la BCGE par mail collectivites.publiquesdip@bcge.ch, ne pas demander au guichet. Ce document sera ensuite remis à la banque pour règlement de factures. Attention ce service est facturé F 2.50 par paiement. (Si vous avez les accès e-banking, il n'y a pas lieu d'utiliser les ordres Quick. 3. Tenue et classement de la comptabilité Afin de pouvoir assurer un bon suivi des opérations ayant lieu sur le compte de l'école, il est indispensable d'avoir un classement méthodique. Nous vous conseillons d'utiliser un classeur avec intercalaires et de réunir ainsi tous les documents indispensables. Journal comptable Relevés de banques mensuels (réconciliés) Justificatifs entrées et sorties de fonds par ordre chronologique (Caisse/Banque) Copies des formulaires de procuration et accès e-banking Rapports de contrôles : PV de caisse, rapports vérificateurs, rapports transmission comptabilité, rapports DGEO Directives D-DGEP (annexe No 6), manuel de formation et annexes. 4. Le journal comptable : Le journal comptable permet de noter tous les mouvements de banque et de caisse. C'est le document indispensable pour le suivi des comptes. 4.1 Exemple de journal comptable 4.2 Comment tenir un journal comptable : Vous trouverez un modèle de journal comptable annexé à la directive D-DGEP-04-06, et sur Etidep (avec en plus un modèle annoté).

4 4 Pour le remplir : Date de comptabilisation : Quand le mouvement a eu lieu No de justificatif : on numérote le justificatif et reporte le numéro sur le journal Destination-Motif : brève explication complète de l'entrée de fonds ou de la dépense (à qui-quoi-pourquoi) Montant de la transaction à noter dans les colonnes concernées : Caisse ou Banque (entrée ou sortie) et l'enveloppe de fond (entrée ou sortie). 4.3 Principales sources d'erreurs Lors des contrôles, nous avons pu relever parmi les erreurs les plus courantes : Report du solde faux : Le report du solde en début d'année n'est pas correct. Bien vérifier que le solde banque et solde caisse repris pour démarrer une nouvelle année soit identique au solde existant à la fin de l'année. Non-comptabilisation des intérêts bancaires au XXXX Réconciliation de la banque (laissez une ligne vide, dans l'attente des relevés de bouclement). Retrait en espèce non entré en caisse : Quand on retire une somme en espèce de la banque on la rentre automatiquement en caisse. Réception d'une lettre annonçant un versement (DIP, commune) : Le délai entre la réception de la lettre et le versement effectif de la somme sur le compte bancaire peut être long, ce qui perturbe la réconciliation entre comptabilité et avis bancaire. Dans ce cas, attendre que la somme arrive sur le compte puis écrire sur la lettre : "somme reçu le " et signer. Double comptabilisation ou non comptabilisation : Si on ne tient pas à jour régulièrement la comptabilité, on peut avoir de la peine à suivre les justificatifs ou perdre des justificatifs. 5. Les justificatifs 5.1 Classement et numérotation Chaque mouvement de fonds doit être justifié par une pièce comptable le justificatif doit être daté, signé, numéroté et classé par ordre chronologique. Si l'on reprend l'exemple de journal ci-dessus : 5.2 Entrées de fonds sur le compte bancaire Pour la pièce No 1 versement pot commun, indiquer le numéro de justificatif sur l'avis de versement, indiquer sur ce justificatif à quelle date les fonds ont été crédité sur le compte BCGE. 5.3 Retrait en espèce Pour la pièce No 3

5 5 Retrait BCGE, mettre le numéro de justificatif sur l'avis de retrait de la BCGE, indiquer la somme dans la colonne sortie BCGE (-) et entrée caisse (+). 5.4 Versements aux enseignants Pour la pièce No 10: Distribution d'un total de F 8' aux enseignants sur leur compte bancaire, Il est important d'avoir un tableau mentionnant : Exemple ci-dessous : Dates Noms enseignants et classe Compte bancaire IBAN Somme remise Signature enseignant Jocelyne DUPUIS (1E-2E) UBS CH F J. Dupuis Pierre Henry (1P) BCGE CH F P. Henry Etc. Total versé F 8' Signature teneur de compte et date Ce tableau servira de justificatif, il sera numéroté, classé et on annexera les ordres de paiement de banque (annexe No 4 tableau versement par banque). Dans le cas No 9 : la somme totale de F 1' n'est pas virée sur les comptes bancaires des enseignants mais distribuée en espèce, on aura alors une sortie de caisse. On procède de la même manière que pour la pièce No 10 avec un tableau récapitulatif, visé des enseignants et classé comme justificatif numéroté (annexe No 3 tableau versement par caisse). Important : nous vous rappelons que les justificatifs dépenses "classes" effectuées avec l'argent remis aux enseignants doivent être tenus à disposition par chaque enseignant et un contrôle peut avoir lieu. 5.5 Remboursements Pour le justificatif No 12 : Dans ce cas, l'enseignant M Brand remet son ticket d'achat au teneur de compte, qui rembourse les frais, M. Brand le signe. Le teneur de compte numérote ce justificatif, le classe et inscrit la sortie de caisse dans le journal. Une démarche identique peut être effectuée en remboursant sur le compte bancaire de l'enseignant, le teneur de compte annexera le justificatif à l'ordre de paiement (avis BCGE) et inscrira une sortie de la banque dans le journal.

6 6 Nous avons ainsi dans ce modèle de journal, plusieurs exemple d'entrées et de sorties de fonds. Dans le classeur nous devons retrouver tous les justificatifs datés, numérotés et signés. 6. Les relevés de banques 6.1 Pointage et classement des relevés de banque Les relevés de banque doivent être pointés mensuellement. Attention : pour les comptes qui ont des accès e-banking, les relevés de banques ne sont plus envoyés par courrier, il faut penser à les imprimer mensuellement. Procéder aux pointages des écritures mentionnées sur votre relevé bancaire : Vérifier que ceci correspond bien à votre journal comptable (pour vous aider, vous pouvez écrire le numéro de justificatif sur votre relevé bancaire, à côté de l'écriture concernée). Important : vérifier le solde indiqué sur votre relevé de banque en fin de mois, il doit correspondre au solde indiqué à la même date sur votre journal = réconciliation. (Une fois l'opération effectuée vous signez et datez le relevé de banque concerné). 6.2 Bouclement fin d'année XXXX Vous recevez par courrier l'avis de bouclement bancaire au XXXX, mentionnant le calcul des intérêts, les impôts anticipés et les intérêts nets. Pour les personne ayant les accès e-banking, il faut éditer ce relevé sur le netbanking, vous ne les recevrez pas par courrier. Il faut numéroter ce relevé bancaire et noter les intérêts nets sur le journal comptable. A nouveau bien vérifier que le solde du journal comptable est identique au solde indiqué sur le relevé bancaire (réconciliation). Une copie de l'avis de bouclement avec copie du décompte des intérêts, frais et impôts anticipés doit être envoyé à la DGEO, service finances et administration (avant le 20 janvier). 7. La caisse Nous vous rappelons les règles essentielles concernant la caisse : Avoir une caisse fermée à clé (ou code) un coffre scellé, c'est encore mieux. Eviter de garder de grosses sommes d'argent en caisse, privilégier plutôt les opérations par la banque. Vérifier régulièrement, au minimum une fois par mois, que le contenu de la caisse corresponde au solde indiqué sur le journal comptable.

7 7 8. Les contrôles 8.1 Contrôles vérificateur de compte Trimestriellement : Vérifie la tenue correcte de la comptabilité. Effectue une prise de caisse avec établissement d'un procès-verbal daté et signé (annexe No A) Annuellement : En fin d'année scolaire procède à une vérification complète de la comptabilité et signe le rapport annuel du vérificateur des comptes (annexe No ). 8.2 Contrôle des directeurs d'établissement Ponctuellement : assure la validité et l'exactitude du dossier transmis en cas de changement de teneur de compte et établi un bref rapport selon modèle (annexe No ). Une fois par année scolaire : Un PV de caisse sera fait à l'improviste par le directeur d'établissement qui va relever le contenu de la caisse et vérifier que le solde corresponde bien à celui indiqué sur le journal comptable mettre la date de la vérification et ce PV sera signé par le Dir-E et le teneur de compte (annexe No A). Un formulaire "liste contrôle caisse" devra également être complété. Cela induit un examen des écritures passées en comptabilité, et la vérification de la conformité des transactions selon le règlement D-DGEP (Une copie du PV et du formulaire sont classé dans le classeur de comptabilité, les originaux seront envoyés à la DGEO avec une copie du journal comptable annexé) (annexe No B ). Un rapport d'utilisation de la dotation DGEO (Pot commun) devra également être complété et envoyé à la DGEO. (annexe No ) 8.3 Contrôle DGEO Les comptes des écoles sont contrôlés par "échantillonnage" ou sur demande. Le contrôle effectué n'a aucunement un but de sanction mais sert à vérifier que tout est clairement répertorié, que les règlements sont respectés, ainsi l'école n'aura aucun souci en cas de contrôle demandé par la direction des finances (DIP) ou par l'icf (Inspection Cantonale des Finances). Après vérification, la DGEO établira un "rapport de contrôle" (annexe No 5) qui permettra de soulever les points qui peuvent être améliorés. Ce rapport doit être pris comme une aide à la tenue des comptes. Comme indiqué au chapitre No 1, "Il est important d'avoir une comptabilité bien tenue, sans quoi les aménagements obtenus risquent de disparaître (pot commun en particulier)".

8 8 9. Rappels Ecole - DGEO Septembre - rentrée des classes Mettre à jour les signatures - procuration et accès e-banking Janvier (avant le 20) Envoyer le relevé de bouclement du compte BCGE à la DGEO, (avec décompte intérêts et impôts anticipés), le journal au et un PV de caisse au Vous trouverez également en page 2 de la directive D-DGEP "Tenue de la comptabilité des établissements", un tableau récapitulatif des rôles et responsabilités de chaque acteur. Les Annexes mentionnées : 1 : Formulaire procuration BCGE (détails page 2) 2 : Formulaire netbanking BCGE (détails page 2) 3 : Tableau versements enseignants par caisse (détails page 5) 4 : Tableau versements enseignants par banque (détails page 5) 5 : Rapport de contrôle de la DGEO (détails page 7) 6 : Directive P-DGEP (détails page 3) P-DGEP : bon de retrait (détails page 2) P-DGEP A : Procès-verbal de prise de caisse (détails page 7) P-DGEP B : Formulaire "liste de contrôle caisse" (détails page 7) P-DGEP : Rapport annuel du vérificateur des comptes (détails page 7) P-DGEP : Rapport de transmission comptabilité école (détails page 7) P-DGEP : Rapport d'utilisation de la dotation DGEO (détails page 7) 7 : Modèle de justificatif