Politique de gestion. 5. Déboursés Il doit y avoir deux signataires sur les chèques, dont au moins un membre du conseil d administration.

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1 TROCCA Table Régionale des Organismes Communautaires Chaudière - Appalaches Politique de gestion Voici une liste de points jugés importants pour la gestion de l organisme. La plupart se rapportent à la comptabilité même mais certains concernent les administrateurs, la direction et les relations de l organisme avec son environnement. Quelques administrateurs sont mandatés pour examiner en détail ces points, juger de leurs pertinences et superviser la mise en place, s il y a lieu. 1. Revenus de subventions Toutes correspondances afférentes aux subventions (récurrentes ou non) doivent être présentées au conseil d administration. Pour la signature d ententes de subventions, le conseil peut les signer ou autoriser, par voie de résolution, un membre de la direction. 2. Revenus de dons L organisme peut recevoir des dons mais ne peut émettre de reçus officiels pour fin d impôt puisqu il n est pas reconnu comme un organisme de charité. 3. Comptes recevables S il y a lieu, une liste détaillée des comptes recevables et de leur âge est présentée au conseil d administration à chacune des réunions, liste correspondant à la fermeture du mois le plus récent. 4. Mauvaises créances Toutes les mauvaises créances doivent faire l objet d une approbation par le conseil d administration et être dûment noté aux procès-verbaux. 5. Déboursés Il doit y avoir deux signataires sur les chèques, dont au moins un membre du conseil d administration. le 25 avril

2 Les signatures sur les chèques doivent être apposées en présence de toutes les pièces justificatives y afférentes. Sur les pièces justificatives, on doit retrouver les évidences suivantes : Approbation de la facture par un membre de la direction Vérification des additions Référence d écriture au système comptable pour fins d imputation Annulation de la pièce justificative par l approbation sur la facture par le 2 e signataire membre du conseil d administration Numéro de chèque indiqué sur la facture Les factures présentées ne doivent pas inclure d éléments personnels Aucune copie de factures, originaux seulement. Le paiement des factures des fournisseurs se fait une fois par mois pour maintenir au minimum la charge administrative. Les chèques en blanc sont maintenus dans un lieu sûr accessible seulement à ceux autorisés à préparer et/ou à signer des chèques. 6. Créditeurs et comptes payables Une liste détaillée des comptes payables doit être soumises au conseil d administration à chacune des réunions. 7. Petite caisse Les dépenses payées par la petite caisse doivent être maintenues au minimum car celles-ci ne sont approuvées pour paiement que par la personne responsable de la petite caisse. Les dépenses payées par la petite caisse sont traitées lorsque toute la somme affectée est dépensée. Les pièces justificatives afférentes doivent être présentées au même moment. 8. Salaires et vacances Tous les salaires doivent faire l objet d une approbation annuelle par le conseil d administration, de même que tout ajustement. Le tout doit être noté aux procès-verbaux. Chaque employé complète une feuille de temps hebdomadaire. L approbation des feuilles de temps peut être faite par la direction ou le conseil d administration. le 25 avril

3 Les vacances annuelles des employés doivent faire l objet des mêmes approbations que les salaires. Les salaires sont payés par dépôt-direct en fréquence hebdomadaire. Le traitement des paies est effectué par l entreprise effectuant la comptabilité. 9. Frais de repas et déplacements Ces frais doivent être réclamés en complétant un formulaire standard. Lequel est accompagnés des pièces justificatives pertinentes selon la tarification suivantes : Déjeuner : 9,00 $ Dîner : 12,50 $ Souper : 18,00 $ Kilométrage : 0,41 $ / km Le remboursement se fait une fois par mois ou au deux semaines par dépôtfournisseurs transmit par système comptabilité via Desjardins. Le dépôtfournisseur est effectué par l entreprise effectuant la comptabilité si, et seulement si les dépenses sont initialisées par les membres désignés du CA. 10. Capitalisation Toute dépense excédant $ doit être autorisée par le conseil d administration. On entend par capitalisation l achat d équipement, de mobilier, d ajouts à une bâtisse ou de réparations majeures. 11. T.P.S. et T.V.Q. Une codification comptable détaillée sur toutes les pièces justificatives (déboursés) doit permettre de s assurer que toutes les taxes que l organisme est en droit de récupérer le sont. Un rapport de taxes détaillé est imprimé pour visualisation de la demande. La direction et le conseil d administration s assurent qu une demande de remboursement des taxes est faite deux fois par année. 12. Budget d opérations Un budget annuel d opération doit être préparé par la direction et soumis pour fin d approbation au conseil d administration. Idéalement ce budget doit être préparé avant le début d un nouvel exercice financier ou dès que les montants des subventions sont confirmés. le 25 avril

4 13. Contrôle de la suite numérique des chèques La numérotation des chèques est respectée et ordonnée sur système comptable de façon à rassurer les signataires que la suite numérique est respectée et que tous les chèques émis font l objet des contrôles prévus. 14. Cartes de crédit de fournisseurs L inventaire des cartes de crédit doit être fait annuellement et les états de comptes présentés au conseil une fois par mois. 15. Contributions et cotisations à d autres organismes Toutes contributions (dons en argent, achat de billets ou autres) doivent être préalablement approuvées par le conseil d administration. Il en est de même pour les cotisations. 16. Livres des minutes Toutes les décisions du conseil d administration doivent être consignées dans le livre des minutes. 17. États financiers mensuels Les états financiers mensuels doivent être générés au cours du mois suivant, comprenant les données mensuelles et les données cumulatives de la période financière en cours. Ils doivent être accompagnés des données comparatives (résultats de l exercice précédent et budget) et préparés sur une base d exercice. 18. Rapports financiers De façon systématique, à chaque mois, les rapports financiers suivants doivent être produits : Bilan en date de fin de mois comptabilisation au bilan des subventions à recevoir, assurance payés d avance (s il y a lieu) État des résultats : comptabilisation mensuelle et cumulative depuis le début de l exercice financier. Liste des transactions comptabilisées pour la période mensuelle. L âge des comptes rapport fournisseur, en date de fin de mois le 25 avril

5 À chaque séance du conseil d administration, ces rapports seront présentés de sorte que les administrateurs puissent accumuler, en cours d année, les rapports des douze mois d opération. Les transactions comptables complètes incluant les états financiers mensuels pour l année d exercice financier doit être à la disposition des membres du CA. 19. Tenue de livres Tout au long de l année, les registres comptables doivent être à jour. 20. Transmission des documents Les documents requis doivent être transmis aux administrateurs cinq jours ouvrables avant les séances du conseil d administration afin de leur laisser le temps pour en prendre connaissance. 21. Séances du conseil d administration À moins de s être excusés au préalable, on considère que les administrateurs seront présents et préparés pour la séance du conseil d administration pour laquelle le quorum est ainsi assuré. Sauf en situation exceptionnelle, on compte également sur leur présence pour la durée complète de la séance et sur leur diligence pour effectuer et faire rapport des suivis qui leur reviennent. 22. Représentations du conseil d administration Les administrateurs sont en fonction pendant les séances du conseil d administration. Si des représentations sont requises entre temps, le conseil d administration désigne ses représentants en fonction du besoin en favorisant autant que possible la participation de tous les administrateurs. Lorsque des représentations ont lieu à l Agence de la santé et des services sociaux, le président et la directrice sont désignés d office pour y assister. Il est bienvenu que le représentant du conseil d administration de l Agence qui représente le milieu communautaire soit également présent. Enfin, à tour de rôle, les autres administrateurs peuvent participer selon leur disponibilité. 23. Relations avec les membres et les partenaires La directrice générale est le porte-parole de l organisation et il est de son ressort de s occuper des relations avec les membres et les partenaires dans les différents dossiers. En situation exceptionnelle, le président peut devenir le porte parole d office. le 25 avril

6 Dans le cas où des administrateurs sont interpellés individuellement par des membres ou des partenaires à propos de sujets concernant la TROCCA, ils doivent avoir le réflexe de référer leur interlocuteur à la direction générale de l organisme. 24. Évaluation de la performance du conseil d administration Dans le but de maximiser ses pratiques et son efficacité, le conseil d administration procède annuellement à sa propre évaluation selon un processus et au moyen d outils convenus au préalable. le 25 avril

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