Cahier des charges du secrétaire municipal et administrateur des finances municipales (les définitions personnelles se rapportent aux deux sexes)

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1 1 Commune municipale Cahier des charges du secrétaire municipal et administrateur des finances municipales (les définitions personnelles se rapportent aux deux sexes) I. GENERALITES 1. Bases légales, prescriptions fondamentales Loi sur les communes du 16 mars 1998 ; Ordonnance sur les communes du 16 décembre 1998 ; Ordonnance de direction sur la gestion financière des communes du 23 février 2005 ; Recueil des règlements d organisation sur la caisse de compensation du canton de Berne ; Autres lois et arrêtés de la Confédération et du canton de Berne applicables aux communes et leurs différents services ; Règlement d organisation de la commune. 2. Objectifs de la fonction et des prestations Le secrétaire municipal dirige l administration municipale et doit, sur la base des directives et des instructions du Conseil municipal, gérer les affaires de façon rationnelle. Le secrétaire municipal exerce la fonction de secrétaire du Conseil municipal, de l Assemblée municipale et d éventuelles commissions. Il est le chef de l administration municipale. Il est responsable de la liquidation appropriée et ponctuelle des décisions des autorités et des commissions sur la base des instructions données par leurs présidents. Il est responsable de la même façon de toutes les autres tâches qui relèvent de ses obligations. Il veille au bon ordre des services administratifs, à la conservation et au classement systématique de tous les documents. Le secrétaire municipal représente la commune vis-à-vis des autorités et des tiers dans toutes les affaires qui ne sont pas attribuées au Conseil municipal ou à d autres commissions.

2 2 L administrateur des finances municipales dirige et organise le service financier de manière indépendante, économique et proche de la population, avec pour objectif l accomplissement des tâches déléguées par les lois, les ordonnances, les règlements et les décisions des organes compétentes, tout en tenant compte des directives du Conseil municipal. 3. Pouvoir de décision / compétence financière Le secrétaire municipal/administrateur des finances dispose de tous pouvoirs de décision dans le cadre des tâches qui lui sont dévolues, dans la mesure où elles ne relèvent pas de la compétence du Conseil municipal ou d une autre autorité municipale. Le secrétaire municipal/administrateur des finances a notamment : L obligation de prendre les dispositions requises par l administration et de donner les ordres nécessaires au bon fonctionnement du service ; La fonction d entreprendre les démarches préliminaires avec les autorités, les instances officielles et les particuliers ; Un droit de proposition lors de l engagement du personnel communal et des apprentis ; Après en avoir délibéré avec le maire ou le conseiller du dicastère, le pouvoir de trancher sur des questions de relations avec l application du règlement de service du personnel communal ; L obligation de respecter les moyens financiers accordés pour les dépenses ; il peut notamment régler les achats du matériel de bureau et du petit mobilier pour autant qu ils aient été budgétisés ; 4. Autorités supérieures / subordination a) autorités supérieures Le maire, les conseillers et les présidents de commissions compétentes. b) postes subordonnés L ensemble du personnel communal. 5. Droit de signature Conjointement avec le maire ou le vice-maire, le secrétaire municipal/administrateur des finances signe valablement pour le Conseil municipal, la commune ou les commissions. Il signe les ordres de paiement, collectivement à deux, avec le maire ou le vice-maire. La double signature est requise également pour les paiements par informatique. Le secrétaire municipal/administrateur des finances dispose du droit de signature individuelle pour les tâches exécutives de l administration municipale.

3 3 6. Horaire de travail Les heures de travail sont fixées par le Conseil municipal. Le secrétaire municipal est tenu d assister à des séances, également hors des heures ordinaires de travail. Tâches générales II. TÂCHES PRINCIPALES (Secrétaire municipal) 1. Soutien et conseils au maire, aux conseillers et aux présidents des commissions dans l accomplissement de leurs tâches Préparation des dossiers et documentation ; Orientation périodique sur les tâches de l administration. 2. Conduite de l administration municipale Diriger l administration de manière à ce qu elle exécute ses tâches de façon appropriée tout en faisant preuve de promptitude et d efficacité ; Etude des dispositions légales applicables aux communes (Confédération, canton, commune) et transmission aux commissions et employés responsables. 3. Apprentis Responsable de la formation des apprentis de l administration sur la base du dossier de formation et des prestations de la branche administration publique. 4. Tâches dans le secrétariat Diriger les travaux préparatoires pour les assemblées municipales, les séances du Conseil municipal et de certaines commissions ; Rédiger les procès-verbaux du Conseil municipal, des assemblées municipales et d éventuelles commissions ; Exécuter la correspondance de l assemblée municipale, du Conseil municipal et de certaines commissions ; Etablir les dossiers pour les assemblées et les votes aux urnes ; Exécuter et surveiller la réalisation des décisions de l assemblée municipale, du Conseil municipal et de certaines commissions ; Rédiger les règlements, prescriptions et directives communaux ; Organiser la procédure d approbation de décisions, règlements et tarifs ; Publier les assemblées, décisions et mises à l enquête de règlements ou de plans dans les délais impartis; Organisation des votations et élections aux urnes Organiser le travail de l administration communale ; Tenir le registre des homologations et l état des testaments ; Tenir le registre des autorités et du personnel ; Tenir le contrôle des horaires de travail et des absences du personnel ; Préparation des communiqués de presse.

4 4 5. Oeuvres sociales Collaborer avec le service social régional ; 6. Instruction publique Assurer la liaison entre les organes scolaires, le Conseil municipal et l administration municipale ; 7. Administration des locaux communaux Tenir le contrôle des locaux mis à disposition par le Conseil municipal ou l administration ; Etablir les factures et le travail administratif y relatif. 8. Contrôle des habitants et des étrangers, registre des électeurs Diriger le Contrôle des habitants et des étrangers ; Organiser le bureau de vote ; 9. Constructions Diriger le service des constructions et de la planification selon les dispositions légales ; Réceptionner et traiter les demandes de permis de construire ; Engager la procédure de l octroi des permis de construire et organiser les tâches de surveillance de la police des constructions. Régler les tâches administratives se rapportant au réseau des routes publiques et aux installations publiques telles que l école, places de sport, ; Administrer les immeubles communaux ; Etablir les statistiques de la construction. 10. Police locale Exécuter les tâches administratives se rapportant au : service des inhumations ; bureau des objets trouvés ; III. TÂCHES PRINCIPALES (administrateur des finances municipales) 1. Tenue des livres comptables Enregistrer régulièrement tous les faits comptables ; Contrôler les pièces justificatives originales ; - quant à leur contenu formel (dates, émetteur du document, adresse à laquelle les prestations ont été fournies, détail de ces prestations, montant) ;

5 5 - quant au calcul de la facturation proprement dite des prestations (en particulier les factures des fournisseurs), y compris le calcul des déductions éventuelles (rabais et escomptes) ; - quant aux visas à apposer (organe compétent) avant leur paiement ; Contrôler et apposer les imputations comptables sur les pièces justificatives originales ; Payer les engagements de la commune ; Comptabiliser toutes les pièces justificatives ; Classer les pièces justificatives et les dossiers. 2. Administration du patrimoine et des engagements financiers Administrer le patrimoine financier selon les directives du Conseil municipal ; Administrer les disponibilités d entente avec le Conseil municipal ; - planifier la trésorerie ; - placer les disponibilités ; - convertir les engagements bancaires ; Assurer le service financier des engagements (intérêts et amortissements) ; Administrer le portefeuille des papiers-valeurs, y compris les avoirs fondés sur une simple reconnaissance de dette et procéder à l encaissement des coupons échus, au contrôle des échéances aux nouveaux placements. 3. Planification financière Etablir le plan financier à moyen terme ; Actualiser le plan financier à moyen terme en l adaptant aux données nouvelles ; Apprécier l évolution future de la situation financière de la commune et faire des propositions visant à moyen terme au maintien de l équilibre des comptes communaux. 4. Budget Etablir le projet du budget annuel en tenant compte des données fournies par le plan financier actualisé et des propositions des responsables de dicastères et des directives cantonales; Participer aux délibérations concernant les projets de budgets ; Participer aux délibérations du Conseil municipal et de l assemblée municipale concernant le budget ; Tenir périodiquement le contrôle budgétaire ; Déclencher les demandes de crédits complémentaires. 5. Compte annuel Etablir le compte annuel de manière complète ; Participer aux délibérations du Conseil municipal et de l assemblée municipale concernant les comptes.

6 6 6. Impôts Gérer tout le service des impôts conformément aux dispositions légales et réglementaires, notamment : Etablir le registre des contribuables sur la base du contrôle des habitants et des étrangers, du registre des valeurs officielles, du registre de l assurance immobilière et de celui des entreprises ; Tenir le registre des valeurs officielles ; Contrôler les revendications d impôts des et aux communes bernoises ; Tenir le contrôle des scellés. 7. Facturation (débiteurs) Etablir les factures pour : Les taxes immobilières, les taxes d exemptions du service de défense (directement par le système Nesko) ; Les taxes uniques et annuelles fondées sur des règlements communaux (p. ex. taxes de chiens, taxes annuelles d eau et d épuration, taxes des ordures ) ; Les revenus fonciers (loyers, fermages, rentes foncières) ; Les intérêts et les amortissements échus sur les titres et avoirs. 8. Perception des recettes Encaisser dans les délais impartis tous les revenus échus (factures débiteurs, subventions cantonales ou de tiers, mandats de perceptions, etc.) ; Administrer les débiteurs et le contentieux (rappels, affaires litigieuses ; mesures en matière de poursuites, production lors de procédures d inventaires publics et de faillites) ; Proposer l engagement d un procès à l organe communal compétent. 9. Décomptes et statistiques Etablir annuellement la demande de remboursement de l impôt anticipé porté en déduction sur les revenus des avoirs et titres de la commune ; Etablir le budget et décompte annuel des œuvres sociales à l intention de la Direction cantonale de la prévoyance sociale ; Etablir les décomptes provisoires et finaux en vue de la perception des subventions (à remettre sans délai à l autorité compétente) ; Etablir toute statistique relevant de la gestion financière. 10. Salaires Enregistrer et administrer les données nécessaires à l établissement des salaires ; Calculer les salaires sur les bases des décisions prises par l organe compétent ; Verser les salaires dans le délai imparti ;

7 7 Etablir l ensemble des statistiques et des décomptes relevant de la comptabilité des salaires (AVS, AC, assurance accident, assurance maladie, caisse de retraite, etc.) ; Etablir les attestations de salaires ; Etablir la correspondance avec la caisse de retraite (inscription des nouveaux assurés, mutations, sorties de caisse, etc.) ; Calculer et payer les jetons de présence. 11. Assurances Administrer et surveiller le portefeuille des polices d assurance de la commune ; Apprécier périodiquement si la couverture des risques est suffisante et complète ; Liquider les sinistres ; Etablir les décomptes nécessaires à la facturation des primes annuelles ; Etablir la correspondance avec les compagnies d assurances. 12. Agence AVS Assurer la suppléance de l Agence AVS. IV. DIVERS 1. Relations avec le public Assurer la liaison entre l administration/les autorités et le public (téléphone, guichet aux heures d ouverture, ) ; Accueillir le public, le conseiller et l aider en respectant les impératifs de l administration. 2. Autres tâches Conserver les actes constitutifs et surveiller leur utilisation conforme à l affectation fixée ; Etablir et actualiser l inventaire de l ensemble des biens mobiliers de la commune ; Administrer les immeubles. 3. Charges particulières Le secrétaire municipal/administrateur des finances est tenu, en plus des tâches mentionnées ci-dessus, d exécuter les charges particulières ordonnées par les instances auxquelles il est subordonné qui entrent dans le cadre de sa fonction ou qui sont commandées par les impératifs de l administration. 4. Octroi de renseignements, devoir et droit d information En tenant compte de la loi sur la protection des données et de la loi sur l information du public, le secrétaire municipal/administrateur des finances

8 8 fournit des renseignements de manière objective et exacte, notamment en ce qui concerne les dossiers mis à l enquête. Les intéressés doivent être renseignés sur la base des prescriptions, directives et arrêtés ; Le concept d information du Conseil municipal doit être appliqué ; Tenir le contrôle des publications dans les feuilles officielles. 5. Collaboration et coordination Le secrétaire municipal/administrateur des finances assure la liaison et coordonne les tâches de l administration municipale. Il veille à orienter de manière suivie les autres collaborateurs. L organisation interne définit les tâches confiées ou déléguées aux collaborateurs. 6. Développement, examen du système Le secrétaire municipal/administrateur des finances est tenu d examiner de manière systématique le travail de l administration municipale, d élaborer des concepts susceptibles d améliorer et de rendre plus performant l exécution des travaux. 7. Secret de fonction Le secrétaire municipal/administrateur des finances est tenu de garder le secret sur les affaires dont il a connaissance de par sa fonction et qui, en raison de leur nature ou en vertu des dispositions légales particulières, ne doivent pas être divulguées. Il veille à l application de la loi sur la protection des données. 8. Formation/perfectionnement Le Conseil municipal s engage à tout mettre en œuvre pour assurer la formation du secrétaire municipal/administrateur des finances pour l exécution de ses tâches. Le secrétaire municipal/administrateur des finances est tenu de suivre les cours de perfectionnement et les séances d information nécessaires à l exécution de ses tâches. 9. Entrée en vigueur Le présent cahier des charges a été approuvé par le Conseil municipal lors de sa séance du 26 janvier 2015 et entre en vigueur de suite. Le secrétaire municipal/ AU NOM DU CONSEIL MUNICIPAL administrateur des finances Le Président Le Secrétaire E. Klopfenstein R. Greub