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1 Ce modèle doit se trouver sous le répertoire C:\Users\toto\AppData\Roaming\Microsoft\Templates EN BLANC AVANT IMPRESSION»»» Version : Date du livrable : Mars Pour rafraîchir le numéro de version, sélectionner la bulle au centre de la page et faire F9. Mozaïk finances Nouveautés et améliorations de la version Juillet 2015

2 Table des matières 1 Modifications légales Mise à jour des apparentés Améliorations fonctionnelles CàR Paiements accélérés Factures et paiements à la même date Consolidation vers Dofin Écritures séparées par mois Accès rapide pour créer un centre-projet Sécurité Copier un rôle de sécurité Correction d anomalies Consolidation vers DOFIN Description trop longue d un paiement Deux consolidations en même temps La politique de confidentialité sur la classification de facturation Client sans mode de paiement Paramétrage par département souche en cours d utilisation PILOTAGE - Fonction Compte à payer Montants affichés dans la grille des factures fournisseur en attente Compensation des créances fiscales complètement compensée Compensation obtenir le NAS du fournisseur Capitalisation Juillet 2015

3 Mozaïk-Finances Modifications légales Mise à jour des apparentés 1 Modifications légales 1.1 Mise à jour des apparentés Ajustements dans la liste des apparentés selon les spécifications du MEESR. Nous avons mis à jour les apparentés de tous les environnements via un script exécuté lors de l installation de la nouvelle version. Vous n avez donc aucune action à apporter pour ces modifications. GRICS, juillet

4 Améliorations fonctionnelles CàR Paiements accélérés Factures et paiements à la même date Mozaïk-Finances 2 Améliorations fonctionnelles 2.1 CàR Paiements accélérés Factures et paiements à la même date Fonctionnement original Lorsqu un paiement accéléré était saisi, Mozaïk-Finances initialisait la date de la facture à la date du jour. Cela causait des problèmes lorsque l on saisissait des paiements accélérés de façon rétroactive. Fonctionnement amélioré Il est maintenant possible de choisir (dans les «Préférences Mozaïk-Finances») si l on initialise la date des factures de paiements accélérés en blanc (pour forcer la saisie de cette date) ou à la date du jour. Chemin : Fichier Outils Options Onglet Préférences Mozaïk-Finances De plus, après avoir validé la facture, il n est plus possible de modifier la date dans la ligne du journal des paiements. Si la date n est pas la bonne, on doit supprimer la ligne et recommencer. Dans le cas des paiements accélérés seulement, supprimer la ligne du journal des paiements annule aussi la facture qui lui est associée. 4

5 Mozaïk-Finances Améliorations fonctionnelles Consolidation vers Dofin Écritures séparées par mois 2.2 Consolidation vers Dofin Écritures séparées par mois Lorsque l on exécute la consolidation «Consolider [Exporter vers Dofin]», celle-ci va maintenant séparer les écritures par mois en fonction de la date de comptabilisation des écritures inscrites dans Mozaïk. Un fichier sera créé pour chaque mois qui aura des transactions. À titre d exemple, j ai créé plusieurs factures et encaissements qui sont sur plusieurs mois. Lorsque j ai exécuté la consolidation, voici le nombre de fichiers qui se sont créés et que j aurai à imputer dans Dofin en partant du numéro le plus bas : Chaque fichier contient, à l intérieur, une date dans le haut (voir image ci-dessous, l information en jaune) et il est obligatoire d imputer ces transactions dans Dofin avec une date de comptabilisation qui est dans le même mois que la date présente dans le fichier. Si votre date de comptabilisation de Dofin n est pas dans le bon mois, un message d erreur vous sera affiché et le traitement ne se complètera pas. GRICS, juillet

6 Améliorations fonctionnelles Accès rapide pour créer un centre-projet Mozaïk-Finances 2.3 Accès rapide pour créer un centre-projet Il est maintenant possible de créer un centre-projet à partir de l écran des factures financières. Que ce soit lors de la saisie d un paiement accéléré ou lors de la création d une facture financière. Désormais, il ne sera plus nécessaire d interrompre la saisie du paiement accéléré pour créer un centre-projet. 6

7 Mozaïk-Finances Améliorations fonctionnelles Accès rapide pour créer un centre-projet Pour que les utilisateurs aient accès à cette fonctionnalité dans l écran des factures financières, un rôle devra leur être attribué : Mozaïk-Finances Création de centre-projet. Chemin : Administration du système Courant Utilisateurs Utilisateurs Double-cliquer sur l utilisateur souhaité Dans la section Rôle de l utilisateur, cliquer sur le bouton Affecter des rôles. Appuyer sur CTRL-G pour appeler les champs de recherche et inscrire le terme de recherche *centre*. Cocher le rôle Mozaïk-Finances Création de centre-projet. Cliquer sur le bouton OK. Afin que les changements prennent effet, l utilisateur devra fermer et rouvrir Mozaïk. GRICS, juillet

8 Améliorations fonctionnelles Sécurité Copier un rôle de sécurité Mozaïk-Finances 2.4 Sécurité Copier un rôle de sécurité Il est maintenant possible de copier un rôle de sécurité existant afin de pouvoir plus facilement personnaliser la sécurité en fonction des besoins. On peut maintenant dupliquer un rôle à partir de l'écran «Administration du système Paramétrage Sécurité Rôles de sécurité». 8

9 Mozaïk-Finances Correction d anomalies Consolidation vers DOFIN 3 Correction d anomalies 3.1 Consolidation vers DOFIN Description trop longue d un paiement Lorsque l'on inscrivait une description trop longue dans le journal des paiements (CAR), celle-ci était reportée intégralement dans le fichier de consolidation ce qui décalait les caractères suivants et rendait le fichier invalide pour Dofin. Maintenant, lorsque la description est trop longue, elle est tronquée dans le fichier de consolidation Deux consolidations en même temps Une erreur pouvait se produire si deux utilisateurs démarraient la consolidation en même temps. Par exemple, une personne pouvait consolider les immobilisations et une autre pouvait consolider les comptes à recevoir, et ce, en même temps. Nous avons donc corrigé la situation en permettant à une seule personne, à la fois, d exécuter cette action. Un message d erreur nous apparaît lorsque l on tente de lancer la consolidation s il y en a déjà une en cours de processus. GRICS, juillet

10 Correction d anomalies La politique de confidentialité sur la classification de facturation Mozaïk-Finances Si une erreur survient pendant le transfert et que le traitement demeure en cours malgré le fait que personne ne l utilise, il faut aller blanchir l information qui verrouille l écran de consolidation. Chemin : Administration du système Paramétrage GRICS Autres paramètres La valeur du champ «Id de session de l utilisateur qui fait une consolidation vers Dofin» doit être enlevée et laissée en blanc. À faire seulement s il n y a personne qui exécute la consolidation afin d éviter les risques d erreur qui pourraient se produire s il y avait deux traitements simultanés. 3.2 La politique de confidentialité sur la classification de facturation Nous avons dû, à la suite d une anomalie lors la dernière livraison, désactiver la politique de confidentialité sur la classification de facturation. Cette politique a été corrigée et le système applique maintenant les règles de confidentialité en tenant compte de la section «Classification de facturation». 10

11 Mozaïk-Finances Correction d anomalies Client sans mode de paiement 3.3 Client sans mode de paiement Une erreur se produisait si un paiement accéléré était fait pour un client dont le mode de paiement n était pas spécifié dans sa fiche. Le champ «Mode de paiement» est maintenant rendu disponible dans la fiche de la facture et il sera obligatoire de le compléter, si celui-ci est absent, lors d un paiement accéléré seulement. Le message d erreur suivant est affiché lorsque l on souhaite entrer les lignes de la facture sans avoir préalablement complété la donnée «Mode de paiement» dans le cas d un paiement accéléré seulement. GRICS, juillet

12 Correction d anomalies Paramétrage par département souche en cours d utilisation Mozaïk-Finances 3.4 Paramétrage par département souche en cours d utilisation Lors de l utilisation de l écran Paramétrage par département utilisé afin de créer plus rapidement les groupes de souches, une erreur se produisait au niveau de la souche : celle-ci demeurait en statut En cours d utilisation. Ce qui empêchait toute modification de la souche. Cette anomalie a été corrigée. Chemin : Administration du système Paramétrage Société GRICS Paramétrage par département De plus, une validation sur la donnée Compte bancaire a été ajoutée afin de s assurer que la longueur est comprise entre 7 et 12 caractères. 12

13 Mozaïk-Finances PILOTAGE - Fonction Compte à payer Montants affichés dans la grille des factures fournisseur en attente 4 PILOTAGE - Fonction Compte à payer 4.1 Montants affichés dans la grille des factures fournisseur en attente Plusieurs montants ont été ajoutés à la grille de la liste des factures fournisseur en attente : Le montant de la facture avant taxes Le montant de TPS Le montant de TVQ Le total de la facture avec taxes Ces informations sont disponibles dans les écrans suivants : Facture fournisseur en attente Factures fournisseur qui me sont affectées Factures fournisseur affectées aux files d'attente auxquelles j'appartiens 4.2 Compensation des créances fiscales complètement compensée Il est maintenant possible de compenser totalement le montant d un paiement à un fournisseur. Si la compensation couvre le total du paiement, un chèque sera émis au montant de 0 $ dans le journal de paiement. Les chèques ayant un montant à 0 ne seront pas retournés à Dofin lors de la consolidation. Si le paiement est un dépôt direct, il ne sera pas inclus dans le fichier à transmettre à la banque. Dans le dossier du fournisseur, nous y retrouverons la facture compensée et une note de crédit contenant la référence vers le # du chèque envoyé au MRQ. 4.3 Compensation obtenir le NAS du fournisseur Le NAS du fournisseur sera maintenant compris dans le fichier de compensation transmis au MRQ afin de pouvoir traiter la demande pour un particulier. GRICS, juillet

14 PILOTAGE - Fonction Compte à payer Capitalisation Mozaïk-Finances 4.4 Capitalisation Associer les éléments d une facture à un code d immobilisation Jusqu à maintenant, il fallait enregistrer un code d'immobilisation pour tout ce qui était capitalisable. L'association se fait maintenant automatiquement comme dans Dofin. Un code d'immobilisation est automatiquement associé à chaque ligne de facture dont le compte de grand livre correspond à une relation «Compte de grand livre Code d'immobilisation» établie pour la capitalisation des dépenses des factures de comptes à payer. Chemin : Immobilisations Paramétrage Relations entre les codes d immobilisations et Grand livre Dans le chiffrier, un numéro d immobilisation est associé à une combinaison «Département Allocation Compte principal Centre-Projet». Les caractères de remplacement «*» et «?» sont permis. Comme dans DOFIN, une validation est effectuée afin d assurer qu une seule immobilisation puisse être associée à une combinaison «Département Allocation Compte principal Centre- Projet». Une même immobilisation peut apparaître à plusieurs reprises si plusieurs postes comptables doivent y être associés. Un centre-projet en blanc signifie que seules les transactions sans centre-projet seront retenues. Un astérisque signifie que seules les transactions avec un centre-projet quelconque seront retenues. Pour récupérer toutes les transactions d un poste comptable avec ou sans centreprojet, il faut donc insérer les deux lignes. 14

15 Mozaïk-Finances PILOTAGE - Fonction Compte à payer Capitalisation Inclure les factures à capitaliser dans la proposition d acquisition La proposition d'acquisition propose les lignes de factures pour lesquelles une relation entre Compte de Grand livre Code d'immobilisation pour la capitalisation a été trouvée afin de permettre la capitalisation des dépenses des factures de Comptes à payer. Si une nouvelle relation est ajoutée à l activité Relations entre les codes d immobilisations et Grand livre, la proposition d acquisition offrira les factures correspondant à cette nouvelle relation. La proposition d'acquisition considère autant les codes d'immobilisations dont le modèle de valeur a le statut «Pas encore acquise» que ceux ayant le statut «Ouvert(e)». Intervalle de dates : Seules les transactions qui ont des dates de comptabilisation à l intérieur de l intervalle de dates spécifiées sont insérées dans le journal. GRICS, juillet

16 PILOTAGE - Fonction Compte à payer Capitalisation Mozaïk-Finances Proposition d acquisition Faire le lien avec la facture d origine Il est possible de faire le lien entre une ligne de la proposition d'acquisition et de sa facture d'origine afin de faciliter la vérification d'une dépense à capitaliser. En sélectionnant l option Afficher les détails du menu contextuel affiché en cliquant sur le numéro de la facture, celle-ci est affichée dans le format standard d'une facture validée. Les factures d'origine qui peuvent être consultées sont celles dont le département responsable est autorisé à l utilisateur qui fait la proposition d'acquisition. 16

17 Mozaïk Gestion administrative Soutien : (514) Option 2 : Finances Option 3 : Ressources humaines Courriels : mozaik-finances@grics.ca et mozaik-rh@grics.ca Site Internet : Zone client : , rue Sherbrooke Est Bureau 300, 3 e étage Montréal (Québec) H1V 3R9 17