DE CENTRALISE FACTURE CRE ATION

Transcription

1 DE CENTRALISE FACTURE CRE ATION Cliquer sur «facturation décentralisée» Double cliquer sur «facture» Page 1 sur 24

2 Cliquer sur «nouveau» Page 2 sur 24

3 À noter : Les champs qui sont en jaune doivent obligatoirement être complétés. Entité externe : Inscrire le # de client et retour (le nom apparaîtra). Page 3 sur 24

4 Si nous n avons pas le # du client, cliquer sur Inscrire un de mots composant le client dans l onglet «Recherche» et cliquer ensuite sur «rechercher». Page 4 sur 24

5 Choisir le nom du client désiré et cliquer sur «OK» Noter : si le client désiré n apparaît pas dans cette fenêtre, envoyer un courriel au SRF à Jacinthe Bergeron (jacinthe_bergeron@uqac.ca) avec toutes les informations pertinentes afin que le client demandé soit créé. Important : si vous avez choisi un client inactif, vous aurez l avis que la valeur saisie est invalide. Vérifier pour trouver le # actif pour ce client (ex : CSSS de Chicoutimi : # 2447 est inactif mais le # 2571 est actif). Page 5 sur 24

6 Cliquer sur pour choisir l adresse désirée. S assurer que l adresse choisie est à l attention de la bonne personne, s il y a lieu et faire «OK» Le numéro d adresse choisie apparaîtra. Faire ensuite «enter» ou «Tab». Noter : si l adresse désirée n apparaît pas dans cette fenêtre, envoyer un courriel à Jacinthe Bergeron (jacinthe_bergeron@uqac.ca) avec toutes les informations pertinentes afin que l adresse reliée au client désiré soit créée. Page 6 sur 24

7 À la question : «Voulez vous changer l adresse de facturation», cliquer sur «Oui» ce qui indique au système que l on veut avoir la même adresse pour la facture que pour l état de compte. On peut aussi vérifier l adresse donnée pour la facture dans l onglet «Autres détails». Référence : inscrire le # de référence s il y a lieu (bon de commande, # d activité, bon de travail, etc). Cette information est très utile lorsqu on doit faire une recherche par # d activité ou autre). Page 7 sur 24

8 Inscrire le # de requérant pour votre secteur soit le responsable du budget. Si oublié, cliquer sur. À «Rech. 0%», inscrire le nom du responsable du budget (ex. ruel) et cliquer sur «Rech». Le numéro du requérant apparaîtra. S il en apparaît plus d un, se positionner sur celui désiré et cliquer sur «OK» Page 8 sur 24

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10 Fonds : Inscrire le fonds correspondant à l UBR de la facturation. Description : Dans cette section, inscrire toute la description s il n y a pas de PSA ou compléter partiellement si on veut utiliser le PSA pour énumérer des items. Inscrire le montant. À noter : Dès que l on a complété la partie du haut (champs jaunes), on peut déjà enregistrer l information qui est entrée (le # du document apparaîtra à ce moment) ou bien le faire à la fin lorsque la ventilation et le PSA, s il y a lieu, seront complétés. Page 10 sur 24

11 PSA : Signifie Produit Service Activité Item : Attribuer le numéro pour l item (001, 002, ). PSA : Cet onglet sert à aller chercher un PSA déjà créé (n est pas disponible dans vos applications). Si on utilise le PSA seulement pour ajouter de l information, ne rien inscrire dans cet espace et passer directement à la description. Description : Se positionner sur la ligne de description, avec le bouton droit de la souris, cliquer sur «éditer». L écran éditeur apparaîtra. Y inscrire l information requise. Lorsque terminé, cliquer sur «OK». Noter que le texte apparaîtra en continu sur 1 seule ligne à l écran mais sera imprimé correctement sur la facture. Indiquer le prix unitaire, la quantité ainsi que le code de taxe correspondant à la demande de facturation ( ). Codes taxes : cliquer sur pour avoir le choix ou 001 = TPS et TVQ inclus dans le montant 002 : TPS et TVQ en sus du montant 003 : Aucune TPS et aucune TVQ 008 : TPS en sus et aucune TVQ Cliquer sur «ventilation» Page 11 sur 24

12 Ventilation : Taper l UBR et le compte. Séparer les 2 par un point (ex : ) et faire un retour. S il n y a pas de CBS, le reste de la ventilation s inscrira automatiquement. S il y a un ou plusieurs un CBS, le message «La saisie du champ (financement) est obligatoire». Avec le bouton droit de la souris, cliquer sur «liste des valeurs». L écran imputation apparaîtra. Compléter chaque ligne (financement, CBS, U.A. et Fds en utilisant les ou en tapant l information requise. Lorsque terminé, cliquer sur «OK». Montant inscrit : Inscrire le montant correspondant à la ligne de ventilation. Montant total si 1 seule ventilation. Taxes: cliquer sur pour avoir le choix ou 001 = TPS et TVQ inclus dans le montant 002 : TPS et TVQ en sus du montant 003 : Aucune TPS et aucune TVQ 008 : TPS en sus et aucune TVQ Lorsque la saisie est terminée, faire «enregistrer» (disquette en haut de l écran). À cette étape, l état est encore à l état «initial» car on a seulement enregistré l information. Par contre, le système aura généré un # de document mais pas un # de facture. Prendre en note le # du document. Page 12 sur 24

13 Annexer le document dont on s est servi pour effectuer la facturation ainsi que les pièces qui seront jointes à la facture s il y a lieu (trombone situé sous Vérification fin.) Noter : mettre le document que vous voulez attacher sur un partage réseau ou sur une clé USB. Page 13 sur 24

14 Pour visualiser la facture : Cliquer sur «Formulaire». À la fenêtre : Lancement de la requête immédiatement, faire «OK». Il apparaîtra «La requête a été soumise avec succès». Cliquer sur «OK». Cliquer ensuite sur «Outils» et sur «état des requêtes» Page 14 sur 24

15 Cliquer sur «Rafraîchir» si la ligne est à l état «en attente» (en jaune) ou à l état «en cours» (en vert). Il faut rafraîchir jusqu à ce que la ligne devienne blanche. Cliquer ensuite sur «Sortie» Page 15 sur 24

16 Faire la vérification d usage (nom, adresse, description, montant). Fermer cette fenêtre (X en haut à droite) et retourner dans l écran de la facture pour faire les corrections s il y a lieu. Page 16 sur 24

17 Ensuite, mettre la facture à l état complété. Très important : Il faut toujours que la facture soit à l état complété sinon elle ne pourra pas être approuvée. Cliquer sur «Action» ensuite dans le cycle d événement, cliquer sur «Complété» Page 17 sur 24

18 Inscrire un message à l approbateur dans l espace «Commentaire» Cocher «Requérant» ou «Approbateur» selon le cas et cliquer sur «Confirmer». Par la suite, l approbateur avisera Jacinthe Bergeron au SRF que la facture doit être reportée. C est seulement à ce moment que le # de la facture sera généré. Page 18 sur 24

19 L état est passé d initial à complété. Pour entrer une autre facture, fermer cette page, cliquer sur le + vert (en haut). L information précédente s effacera et une nouvelle page sera disponible pour une nouvelle facturation. Page 19 sur 24

20 Lorsque la facture est reportée par le SRF, retourner dans la consultation des factures et interroger avec le # du document noté au préalable (même façon de procéder que pour une recherche de facturation) et l ouvrir. À remarquer que la facture est maintenant à l état «Reporté» et qu elle a un # de facture (ex : ) sous le # du document (ex : ). Procéder maintenant à l impression de la facture (même façon que lorsqu on veut visualiser le document avant de le compléter). À noter : Si un document a été refusé et que l on doit faire une correction, remettre celui ci à l état initial (faire «action» et «retour initial»). Lorsque corrigée, la remettre à l état «complété» et la retourner pour approbation. Page 20 sur 24

21 Par contre, s il y a plusieurs factures qui ont été reportées, vous pouvez les demander en bloc pour l impression. Pour ce faire, à la page d accueil, cliquer dans «listes et rapports» et ensuite, double cliquer dans «formulaire réimpression de factures» Page 21 sur 24

22 Inscrire la période et les # des documents (on mettre 000 à la fin du # de document) et faire «OK» dans le tableau «Paramètre» et «OK» dans le tableau «Formulaire». Lorsque vous irez consulter l état des requêtes, toutes les factures demandées vont se suivre dans la même requête. Page 22 sur 24

23 Imprimer la facture et l expédier. Page 23 sur 24

24 Si vous devez l expédier par courrier électronique, cliquer sur «Fichier», «Joindre à un message électronique» et sur «joindre» à droite. Page 24 sur 24