Guide de présentation du courrier électronique. Microsoft Outlook Préparé par : Patrick Kenny

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1 Guide de présentation du courrier électronique Microsoft Outlook 2010 Préparé par : Patrick Kenny 5 décembre 2011

2 Table des matières Adresse courriel, nom de domaine et compte des employés :... 4 Liste des comptes qui font partie du Campus de Shippagan :... 4 Espace disponible de la boîte aux lettres :... 4 Taille des annexes et extensions refusées... 4 Transfert du contenu de GroupWise à Outlook :... 4 Archivage :... 5 Liste de distribution :... 5 Téléphone intelligent et agenda électronique :... 5 Ouverture de logiciel / Nom d utilisateur et mot de passe :... 6 Différence entre l interface de GroupWise et d Outlook :... 7 Ajustement de l affichage par défaut... 8 Version Web Ajouter les paramètres d affiche :... 9 Le Ruban : Créer un nouveau message : Insertion d une pièce jointe Recherche rapide du destinataire Bottin : Activation de l affichage de l option Cci» (Cci est CM ou copie masquée de GroupWise)» : Création d une Signature : Groupe et liste de distribution Version Outlook Web App Light Ajouter un contact du carnet d adresses réseau à un groupe ou une liste de distribution Version Outlook Web App Light Règle de courrier Courrier indésirable : Notification de remise : Mandataire (envoi de courriel à tous les étudiants) : Impression : Calendrier et partage des calendriers :... 30

3 Paramétrer le mode lecture de l agenda Paramétrer le mode lecture et écriture de l agenda Périodicité (rendez vous répétitif) : Réponses automatiques (absence prolongée) Désactivation du message d absence : Activation de la confirmation de lecture du destinataire par défaut : Activation de la confirmation de lecture du destinataire manuelle : Procédure pour vider la cache : Procédure pour récupérer des éléments effacés de la poubelle : Procédure pour obtenir des informations sur la taille de votre boîte aux lettres :... 44

4 Adresse courriel, nom de domaine et compte des employés : Pendant la transition et la migration du nouveau système d Outlook tous les comptes de courriel seront créés en utilisant le Toutefois, les nomenclatures et continueront d être fonctionnelles. Cette transition fut obligatoire, car le nouveau système de courriel d'outlook est maintenant le service offert à tous les employés de l'université de Moncton. Ceci comprend les divers organismes situés sur les campus ou affiliés avec l'université qui utilisent la messagerie. Liste des comptes qui font partie du Campus de Shippagan : o L Université de Moncton, Campus de Shippagan : o L Université de Moncton, campus de Shippagan site de Bathurst; o Le centre international d apprentissage du français ; o Institut de recherches sur les zones côtières (IRZC); o Le Pavillon aquacole; o Tous les autres comptes qui font partie du Campus de Shippagan. Espace disponible de la boîte aux lettres : Le nouveau courriel offre un espace de stockage de 3.5 GB par utilisateur. Cette capacité est d environ 10 fois supérieure aux anciens comptes de GroupWise. Taille des annexes et extensions refusées Outlook gère le poids des courriels et des annexes en deux catégories : le courriel interne et le courriel externe. Courrier interne (tous les contacts qui font partie du bottin.) La taille maximale d un courriel interne, incluant la pièce jointe, est de 40 Meg. Courrier externe : (contact qui ne fait pas partie du bottin). La taille maximale d un courriel, incluant l annexe pour les gens de l externe, est de 15 Meg. Les pièces jointes qui incluent des fichiers de format exécutable comme «EXE, zip. Bat. etc.» sont automatiquement effacées par le filtre du pourriel pour les contacts externes. Toutefois, les fichiers.zip sont acceptés pour les gens de l interne. Transfert du contenu de GroupWise à Outlook : Le contenu de votre compte GroupWise sera automatiquement transféré dans le nouveau compte Outlook. La structure comprend les éléments suivants : o o o o o Les courriels; La structure des dossiers et l armoire; Le calendrier; Les contacts (incluant les groupes qui ont été créés de façon individuelle); Les tâches. 4

5 Lors de la migration certains évènements ont été remarqués : o o o Il est possible que vous ayez plus d un calendrier; Toutes les tâches qui ont été effectuées et non supprimées sont de retour comme des tâches actives; Les règles que vous avez configurées ne sont plus présentes. Il est fortement recommandé de faire une vérification du contenu d Outlook après le transfert. En cas de problèmes ou d éléments manquants, veuillez m en aviser le plus tôt possible. Patrick Kenny Archivage : La fonction d archivage n est plus disponible dans Microsoft Outlook 2010 mais les archivages stockés à partir de GroupWise sont transférables dans la boîte aux lettres. Le poids total des archives est additionné et comptabilisé dans l espace alloué de 3.5 GB par compte. Le transfert des archives se fait par l entremise des services informatiques. Liste de distribution : Les listes de distribution pour rejoindre les divers services et les différentes catégories d employés restent identiques au format actuel. Vous pouvez vous référer au lien ci dessous : ti/node/160 Téléphone intelligent et agenda électronique : La nouvelle messagerie permettra de configurer des téléphones intelligents et des agendas. Cette fonction est disponible pour la majorité des appareils compatibles avec Outlook (iphone, ipod, ipad, les divers produits Android, les BlackBerry, etc. Tous les usagers désirant avoir accès aux services devront communiquer avec les services informatiques pour l activation de la fonction. Patrick Kenny

6 Ouverture de logiciel / Nom d utilisateur et mot de passe : Veuillez inscrire votre mot de passe. Il s agit du même que celui de GroupWise. 6

7 Différence entre l interface de GroupWise et d Outlook : GroupWise Outlook 1 Boîte aux lettres 2 Nouveau message (envoi du courriel) 3 Courriel (lecture du courriel) 4 Carnet d adresses 5 Agenda 7

8 Ajustement de l affichage par défaut 1. Choisir l onglet Affichage ; 2. Sélectionner Changer l affichage; 3. Choisir l option Unique ; 4. Choisir l option Volet de lecture; 5. Cliquer sur Inactif. Voici le nouvel affichage : 8

9 Version Web Ajouter les paramètres d affiche : Par défaut Microsoft Outlook version Web utilise deux fonctions d affichage qui peuvent causer certains soucis. Les fonctions d affichage sont les suivantes: «Utiliser Conversation» o Le courriel se divise par sections et s affiche sous forme de conversation «Volet de Lecture» o Le volet de lecture affiche automatiquement un aperçu du courriel. Pour désactiver ces fonctions, vous devez : 1. Ouvrir le logiciel Microsoft Outlook,version Web à partir de l adresse suivante : 2. Chosir «OUTLOOK SHIPPAGAN» 2 3. Cliquer sur le menu «Affichage» 3 9

10 4. Enlever le crochet de l option «Utiliser conversations» 5. Cocher «inactif» à partir du menu «Volet de Lecture»

11 Le Ruban : 1 2 Le ruban est la nouvelle structure du menu et des commandes. Le ruban est composé de deux parties. Les onglets (1) et les groupes (2). Chaque menu ou section des commandes est identifié par un onglet. Les onglets principaux sont : Accueil, Envoyer/recevoir, Dossier, Affichage (1), Les commandes sont ensuite regroupées par groupe(2) selon leurs fonctions dans l'onglet du ruban. Voici une liste des fonctions de base : Nouveau Message : 1. Permet de créer un nouveau courriel. Nouveaux éléments : 2. Regroupe des raccourcis pour les fonctions suivantes : o Message électronique o Rendez vous o Contact o Tâche Ignorer : 3. Déplace les messages actuels et futurs de la conversation sélectionnée vers le dossier «Éléments supprimés». Courrier indésirable : 4. Marque les éléments sélectionnés comme courrier indésirable ou empêche les éléments envoyés par ces expéditeurs, le domaine de cet expéditeur, le groupe ou liste de diffusion d être marqués comme indésirables. Supprimer : 5. Supprime cet élément. 11

12 Répondre : 6. Répond à l expéditeur de ce message. Répondre à tous : 7. Répond à l expéditeur et à tous les destinataires de ce message. Transférer : 8. Transfert cet élément à une autre personne incluant le contenu du message et les annexes. Réunion : 9. Crée une demande de réunion à partir de ce message électronique. Carnet d adresses : 10. Ouvre le Carnet d adresses pour rechercher des noms, des numéros de téléphone et des adresses de messagerie. Créer un nouveau message : Pour créer un nouveau message vous devez sélectionner l onglet «Accueil» et cliquer le bouton «Nouveau message électronique». 12

13 Insertion d une pièce jointe Pour insérer une pièce jointe, vous devez : Composer un nouveau message électronique en appuyant sur le bouton «Nouveau message électronique»; Cliquer sur le bouton «Joindre un fichier». Recherche rapide du destinataire Outlook ne propose pas l option de recherche rapide comme GroupWise. Auparavant lorsque vous inscriviez le nom d une personne, des choix s offraient par défaut et vous n aviez pas à écrire le nom du destinataire avec la structure Outlook ne propose qu un seul choix à partir d un menu déroulant pour les contacts à qui vous avez déjà envoyé un courriel. Pour remédier à cette situation, vous pouvez : Écrire les 3 premiers caractères d un destinataire et appuyer sur la commande Ctrl + K Cette fonction effectue une recherche parmi les noms et les prénoms du bottin. 13

14 Bottin : Le bottin est maintenant une fonction réseau. Tous les employés des divers services de l'université de Moncton, incluant les organismes situés sur les campus ou affiliés avec l'université de Moncton, y sont accessibles. Il est aussi possible d y retrouver une description complète de la majorité des employés. Les informations disponibles sont les suivantes : o Nom ; o Prénom; o Titre de l emploi; o Numéro de téléphone; o Emplacement; o Services; o Adresse de courriel. Pour accéder au bottin, vous devez : 1. Créer un nouveau courriel en appuyant sur «Nouveau message électronique»; 2. Cliquer sur le bouton «À»;

15 3. Choisir le nom de contact à partir de la liste; (La liste affichée pour le bottin de l UdeM est celle qui fait partie de l option «Liste d adresses globale») Choisir la catégorie dont le destinataire fait partie en sélectionnant l option désirée. Par défaut lorsque vous faites un double clic sur le nom de la personne, le nom du destinataire sera automatiquement inséré dans la section À >; 4.1. À > Destinataire du courriel Cc > Si vous ajoutez le nom d un destinataire à la zone Cc (copie carbone) d un message électronique, cette personne recevra une copie du message envoyé et les autres destinataires seront au courant Cci > Si vous ajoutez le nom d un destinataire à la zone Cci (copie carbone invisible) d un message électronique, cette personne recevra une copie du message envoyé mais les autres destinataires vont ignorer qu il y avait une personne en Cci et que cette dernière a aussi reçu une copie du message. Activation de l affichage de l option Cci» (Cci est CM ou copie masquée de GroupWise)» : Cci affiche le champ «Cci». Cette fonction vous permet d ajouter des noms de personnes qui recevront le même message mais discrètement. Dans le champ Cci, les noms des personnes ne seront pas visibles par les autres destinataires. 5. Créer un nouveau message ; 6. Choisir l onglet «options» et cliquer sur l icône «Cci». 15

16 Création d une Signature : Pour créer une signature, vous devez : 1. Cliquer sur «fichier» et «options»; 1 2. Cliquer «Courrier»; 3. Ensuite sur «Signature»; 16

17 Dans la nouvelle fenêtre cliquer sur le bouton«nouveau»; 5. Taper un nom pour la signature; (Ceci est le nom de la règle et non le contenu de la règle) Rédiger l information de la signature; 7. Sélectionner le nom de vos règles à partir du menu déroulant «Nouveaux messages»

18 Groupe et liste de distribution Version Outlook Web App Light Cette option n est pas un groupe, mais elle vous permet de gérer et de créer une liste de contacts à partir de la version Web d Outlook. Une fois la liste créée, vous serez en mesure de sélectionner des contacts individuellement ou de tous les sélectionner de façon automatique. Voici les étapes à suivre : 1. Pour ce faire, il faut se rendre à l adresse suivante : 2. Choisir Courriel pour les membres du personnel «OUTLOOK SHIPPAGAN» ; 3. Cocher la case «Utiliser Outlook Web App Light» et entrer votre nom d utilisateur et votre mot de passe. À noter : si vous avez fait une faute de frappe par mégarde lorsque vous avez rédigé le nom d utilisateur ou le mot de passe, le crochet de l option «Utiliser Outlook Web App Light» se désactivera automatiquement et vous devrez le cocher à nouveau; 18

19 4. Cliquer sur le menu «Contacts» et sur l option «gérer les dossiers de contacts»; 5. Dans la section «nom du dossier :», rédiger le nom de votre groupe et cliquer «Créer»; 19

20 6. Cliquer sur le menu qui affiche le nom du groupe que vous venez de créer; 7. Cliquer sur «Nouveau contact»; 7 6 J ai divisé la fenêtre en deux sections par manque d espace. Voici les champs obligatoires pour la création d un nouveau contact : Prénom Nom Courriel Afficher comme Les autres champs sont optionnels. 20

21 8. Une fois les champs remplis, appuyer sur «Enregistrer et fermer»; 9. Pour créer d autres contacts, répéter les étapes à partir du point 6. Une fois votre liste complétée, vous devez : 1. Cliquer sur le nom du groupe que vous avez créé à partir du menu «Contacts». Vous avez deux options : a. Cocher les contacts voulus de façon individuelle. b. Cocher la boite située au dessus de la liste des contacts pour sélectionner tous les contacts automatiquement. 2. Une fois le choix complété, cliquer sur l icône «Envoyer un courrier électronique». 1 b. 1 1 a. 21

22 3. La liste des contacts s affiche automatiquement dans la section «À» du courriel. Vous pouvez rédiger votre courriel et appuyer sur «Envoyer». 22

23 Ajouter un contact du carnet d adresses réseau à un groupe ou une liste de distribution Version Outlook Web App Light 1. Appuyer sur l icône «Carnet d adresses»; 2. Rédiger le nom du contact; 3. Cocher le nom de la personne; 4. Appuyer sur le bouton «Ajouter aux contacts»; Les informations du contact s affichent, cliquer sur «enregistrer et fermer»; 5 23

24 6. Cliquer l option «Déplacer»; 6 7. Choisir votre groupe à partir du menu déroulant et appuyer sur «Déplacer»; 7 8. Le contact fait désormais partie du groupe. 24

25 Règle de courrier Il est possible de configurer Outlook pour qu il déplace automatiquement le courriel d un destinataire dans un dossier spécifique. 1. Cliquer avec le bouton droit de la souris (right clic) sur le courriel que vous voulez déplacer; 2. Choisir Règles / Toujours déplacer ; 3. Sélectionner le dossier de destination ou créer un nouveau dossier à l aide du bouton «Nouveau»; 4. Nommer votre dossier et sélectionner son emplacement; 5. Cliquer sur OK. Courrier indésirable : Il est possible de bloquer les courriers d un expéditeur. Les courriels entrant de l expéditeur seront automatiquement déplacés dans le dossier «Courrier indésirable». Voici les étapes : 25

26 1. Cliquer avec le bouton droit (right clic) sur le courrier que vous désirez bloquer; 2. Choisir l option «Courrier indésirable et «Bloquer l expéditeur» Notification de remise : 1. Sélectionner et ouvrir un courriel à partir des «Éléments envoyés»; 1 2. Ensuite, cliquer sur «Fichier». Il faut utiliser le menu Fichier qui est dans la fenêtre du courriel et non celui du menu principal du logiciel Outlook; 3. Choisir «Ouvrir la notification de remise»; 26

27 Cette opération ouvre votre navigateur Web par défaut. Ensuite, entrer votre nom d usager et votre mot de passe; 5. Vous pourrez désormais consulter le rapport de remise. 27

28 4 5 28

29 Mandataire (envoi de courriel à tous les étudiants) : La fonction «mandataire» vous permet d envoyer un courriel à tous les étudiants. 1. Lorsqu un compte de courriel reçoit les droits de mandataire, un nouveau compte s affiche dans Outlook par défaut. Voici en exemple le compte mandataire qui se nomme «CIME». 2. Pour composer un courriel avec les comptes mandataires vous devez : a. Créer un nouveau message électronique. Pour ce faire cliquer sur «Nouveau message électronique»; b. Cliquer le bouton «De» et choisir l option «autre adresse de messagerie»; c. Écrire le nom complet du mandataire avec le format suivant : S Les mandataires sont des comptes 3. Cliquer à nouveau sur le «De» et sélectionner le compte mandataire; 4. Lorsque le courriel du mandataire s affiche, ceci signifie que le mandataire est actif. 2 a. 1 2 b. 2 c

30 Impression : 1 2 Calendrier et partage des calendriers : Outlook vous offre la possibilité d accéder à un calendrier. Vous pouvez également partager votre calendrier avec les utilisateurs du logiciel Outlook de l UdeM. 1. Pour accéder à votre calendrier, cliquer sur le bouton «Calendrier». 2. Pour activer les calendriers partagés, cocher tout simplement la case située en dessous de «Mes calendriers». 2 1 Partage du calendrier : Voici les étapes pour partager un calendrier avec un ou plusieurs usagés d Outlook : 30

31 1. À partir du menu calendrier, sélectionner l onglet «Accueil» et choisir l option «Partager le calendrier» ; 1 2. Sélectionner les destinataires à partir du bottin en utilisant le bouton «À». L option du partage d agenda est seulement disponible aux gens qui font partie du bottin de l UdeM; 3. Il est également possible de demander l accès au courriel du destinataire à partir de la même fenêtre. L option «Autoriser le destinataire à afficher votre calendrier» est activée par défaut; Dès que le partage de l agenda est soumis, le destinataire reçoit un avis par courriel; 4 5. À partir du courriel reçu, cliquer sur l option «Ouvrir ce Calendrier»; 31

32 5 6. Cocher la case située en dessous du menu «Calendrier partagé». 6 32

33 Paramétrer le mode lecture de l agenda À partir de la fenêtre calendrier, sélectionner l onglet «Accueil» et cliquer sur le bouton «Autorisations du calendrier». Sélectionner le nom du destinataire à partir du menu «Autorisations d accès». À partir de menu «Lecture» choisir une option parmi les suivantes : o Mode «Disponibilité» : Le mode «Disponibilité uniquement», affiche tout simplement un titre «Occupé(e)» sans donner aucun détail. 33

34 Mode «Disponibilité, objet, lieu» : o Donne droit à une description du rendez vous mais vous n avez pas accès au contenu à l intérieur du rendez vous. Toutefois, le système vous permet de faire la demande à l utilisateur. S il vous dit oui, un courriel sera envoyé au destinataire en lui demandant s il veut partager son agenda. Mode «Tous les détails» : o Vous avez droit à tous les détails du rendez vous. 34

35 Paramétrer le mode lecture et écriture de l agenda 1. Sélectionner le nom du destinataire à partir du menu «Autorisations d accès»; 2. Choisir le niveau d autorisation à partir du menu déroulant. 1 2 NIVEAU D'AUTORISATION Propriétaire Éditeur principal Éditeur Auteur de publication Auteur Collaborateur Relecteur Personnalisé ACTIONS AUTORISÉES Créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments et fichiers, et créer des sous dossiers. Comme propriétaire du dossier, vous pouvez modifier les niveaux d'autorisation dont bénéficient les autres personnes sur ce dossier (ne s'applique pas aux délégués). Créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments et fichiers, et créer des sous dossiers. (Ne s'applique pas aux délégués.) Créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments et fichiers. Créer et lire les éléments et fichiers, créer des sous dossiers ainsi que modifier et supprimer les éléments et fichiers que vous créez (ne s'applique pas aux délégués). Créer et lire les éléments et fichiers ainsi que modifier et supprimer les éléments et fichiers que vous créez. Uniquement créer des éléments et des fichiers. Le contenu du dossier ne vous est pas accessible (ne s'applique pas aux délégués). Uniquement lire les éléments et les fichiers. Effectuer les activités définies par le propriétaire du dossier (ne s'applique pas aux délégués). 35

36 Périodicité (rendez vous répétitif) : Il est possible de créer un évènement avec une périodicité. 1. Créer un événement (Rendez vous, Tâches, Réunion, etc.) et cliquer sur Périodicité dans le groupe Options; 2. Choisir la périodicité et les informations et cliquer sur OK. 36

37 Réponses automatiques (absence prolongée) Lors d une absence prolongée, il est possible de créer une règle pour répondre automatiquement aux courriers entrant. 1. Aller dans l onglet «Fichier / Informations /et le bouton Réponses automatiques»; 1 2. Cliquer sur «Envoyer des réponses automatiques»; et sélectionner une date de début de fin; 3. Entrer le message de réponse pour les gens «Au sein de mon organisation»

38 4. L option «En dehors de mon organisation» est optionnelle. Pour désactiver l option, cliquer sur l onglet «En dehors de mon organisation» et décocher l option «Envoyer une réponse automatique aux personnes étrangères à ma société». 4 Désactivation du message d absence : Une fois de retour au bureau, désactiver votre message d absence en cliquant sur : «Ficher» / «Informations» / «Désactiver». 38

39 Activation par défaut de la confirmation de lecture du destinataire : La confirmation de lecture vous avise que le destinataire a ouvert le courriel. Toutefois, le destinataire a le choix d accepter ou de refuser l avis de confirmation de lecture. En cas de refus, l avis de confirmation n aura pas lieu. Voici les étapes pour configurer l avis de confirmation pour tous vos courriels : 1. Le menu «Fichier» / «Options»; 2. Sélectionner le bouton «Courrier» et cocher la case «Confirmation de lecture indiquant que le destinataire a consulté le message». Cette option est située dans la section «Suivi». 39

40 Le destinataire du courriel recevra un avis lors de l ouverture de celui ci tel que montré cidessous. Une fois la demande acceptée, l expéditeur recevra un avis du destinataire. Ce dernier a le choix d accepter ou de refuser la demande. En cas de refus l expéditeur ne sera pas avisé que le destinataire a consulté le courriel. Le courriel est composé d un court résumé avec les éléments suivants : Nom du destinataire; Objet; Date d envoi et date de lecture. 40

41 Activation manuelle de la confirmation de lecture du destinataire : La confirmation de lecture avise l expéditeur que le destinataire a ouvert le courriel. Toutefois, le destinataire a le choix d accepter ou de refuser l avis de confirmation de lecture. En cas de refus, l avis de confirmation n apparaîtra pas. Voici les étapes à suivre pour personnaliser l avis de confirmation de lecture : Composer un nouveau message électronique en appuyant sur le bouton «Nouveau message électronique»; Avant l envoi du courriel, cliquer sur l onglet «Options» et cocher l option «Demander un accusé de lecture». Cette procédure n est pas sauvegardée par défaut dans les réglages. Au besoin, il vous faudra répéter ces étapes pour l envoi d un nouveau courriel. Procédure pour vider la cache : La fonction «vider la cache» permet d effacer automatiquement tous les choix de courriel qui apparaissent par défaut lorsque vous rédigez le courriel d un utilisateur. Avant : Après : Pour vider la cache, vous devez : 41

42 Cliquer sur «Fichier»; Options; Courrier; À partir de la section «Envoi des messages», cliquer sur «Vider la liste de saisie semiautomatique» et cliquer sur «oui». 42

43 Procédure pour récupérer des éléments effacés de la poubelle : À partir de la barre du menu principal, cliquer sur : «Dossier», ensuite sur «Récupérer les éléments supprimés». Sélectionner le courriel que vous désirez récupérer; Cliquer sur l icône «Récupérer les éléments sélectionnés», le courriel s affichera à nouveau à son emplacement initial. Note : les courriels effacés de la poubelle sont envoyés dans une autre poubelle qui est cachée et ils y restent 14 jours avant d être complètement effacés (vous y retrouverez tous les courriels effacés depuis 14 jours). Pour accéder aux courriels effacés, vous devez tout simplement les récupérer. 43

44 Procédure pour obtenir des informations sur la taille de votre boîte aux lettres : Cliquer avec le bouton droit «right clic» sur le compte (votre courriel) dans la section de gauche; Sélectionner «Propriétés du fichier de données» Cliquer sur le bouton «Taille du dossier» et vérifier la taille à partir de la section «Données sur serveur». Votre espace total est de KB. 44

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