Messagerie, contacts, notes, tâches et calendrier. Outlook. Version 1.2 Août 2014 Jacqueline Frey

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1 Messagerie, contacts, notes, tâches et calendrier Outlook Version 1.2 Août 2014 Jacqueline Frey

2 TYPOGRAPHIE MENU, COMMANDE, ONGLETS, OPTIONS. ETC : PREMIÈRE LETTRE DE L ÉLÉMENT EN MAJUSCULE SYMBOLE > : DANS LES PROCÉDURES À SUIVRE LE SYMBOLE > EST UTILISÉ POUR SÉPARER LE NOM DU MENU DE CELUI DE LA COMMANDE NOM DES TOUCHES AU CLAVIER : EN ENCADRÉ

3 Table des matières Page I RÉGLAGES D INTERFACE 1 Choisir le dossier de démarrage 1 Régler l affichage de l interface 2 Réduire les volets 2 Généralités à propos des personnalisations 2 Stockage en local ou sur le serveur? 2 LA MESSAGERIE 3 Personnaliser l'interface 3 Régler les options d'affichage de la liste des messages 3 Afficher les messages en tant que conversation 4 Lire et traiter des messages 5 Régler l avertissement lors de la réception des messages 5 Message lu/non lu 5 Créer un dossier de recherche des messages non lus 5 Régler les options de lecture automatique 6 Visualiser les pièces jointes 6 Visualiser les messages contenant des images 7 Répondre à un message 7 Renvoyer un message 7 Régler les options de réponses et de transfert 8 Transférer un message 8 Transférer un message en tant que pièce jointe 8 Organiser une réunion suite à un message reçu 8 Définir un expéditeur comme étant indésirable 9 Ignorer une conversation 10 Indiquer un suivi 11 Traiter un suivi 12 Afficher et traiter les rappels 12 Créer un dossier de recherche pour le suivi 13 Créer des catégories de couleurs 14 Affecter une catégorie 14 Imprimer un message 16 Supprimer un message 16 Récupérer un message supprimé 16 Vider le dossier Éléments supprimés 16 Récupérer des messages supprimés après vidage de la corbeille 16

4 Page II Table des matières Composer et mettre en page un nouveau message 17 Insérer une annexe à un message 18 Insérer un élément à un message 18 Rédiger des messages en format HTML ou en format texte 18 Utiliser un thème ou du papier à lettre 19 Insérer des éléments graphiques ou un tableau 19 Ajouter un rappel à un message 19 Créer une action rapide à partir d un modèle existant 20 Créer une nouvelle action rapide 20 Créer et insérer une signature 21 Vérifier l orthographe 21 Régler les options de message 22 Différer la rédaction d'un message / Rédiger un brouillon 22 Différer l'envoi d'un message 22 Acheminer les réponses à une autre adresse 22 Demander un accusé de réception ou de lecture 23 Demander un accusé de réception ou de lecture pour tous les messages 23 Répondre aux demandes de confirmation de lecture 23 Rappeler un message envoyé par erreur 23 Paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau 24 Rechercher des messages 25 Rechercher rapidement des messages 25 Effectuer une recherche plus ciblée 25 Ajouter des critères de recherche 25 Filtrer rapidement des messages 26 Faire de l ordre dans sa boîte 27 Connaître la taille des dossiers 27 Créer des dossiers de classement 27 Créer une règle de message 28 Attribuer une stratégie de rétention à un dossier 29 Attribuer une stratégie de rétention à des messages 30 Nettoyer un dossier - supprimer les messages redondants 32 Enregistrer un message 33 LES CONTACTS 34 Créer un contact 34 Créer un contact de la même société 35 Créer un contact à partir d'un message reçu 35 Créer un groupe de contacts 35 Ajouter un compte LDAP 36

5 Table des matières Page III Gérer les contacts à double 38 Créer et mettre en forme une carte de visite 38 Envoyer sa carte de visite 39 Gérer les contacts 40 Modifier un contact 40 Modifier l'affichage des contacts 40 Classer les contacts 40 Modifier le classement des contacts 40 Envoyer un message électronique à un contact 40 Envoyer un message électronique à un groupe de contact 41 Organiser une réunion avec un contact 41 Définir un rappel pour un contact 41 Transférer une fiche contact 42 Imprimer des contacts 42 Supprimer un contact 42 Rechercher un contact 42 Utiliser un modèle de recherche 43 Importer des contacts 44 Visualiser les contacts par date d'importation (création) 45 Fusionner ou exporter des contacts 46 Fusionner avec Word 46 Exporter une liste de contacts partielle 47 LES NOTES 49 Créer une note 49 Modifier et configurer des notes 49 Modifier le texte d'une note 49 Modifier l affichage des notes 49 Modifier la couleur d'une note 49 Modifier l'organisation des notes 50 Supprimer une note 50 Déplacer ou transférer des notes 50 Déplacer une note dans un module d'outlook 50 Transférer une note en pièce jointe 51 LES TÂCHES 52 Créer une tâche 52 Modifier et traiter une tâche 53 Terminer une tâche 53

6 Page IV Table des matières Modifier l'affichage des tâches 53 Ajouter une colonne 54 Afficher la Barre des tâches 55 Afficher toutes les tâches 55 Modifier les options des tâches 55 Transformer une tâche en tâche privée 56 Supprimer une tâche 56 Imprimer des tâches 56 Les tâches périodiques 56 Créer une tâche périodique 56 Ignorer une occurrence d'une tâche périodique 57 Attribuer un nouveau nom à une tâche périodique 57 Terminer une tâche périodique 57 Créer une tâche dont les occurrences sont basées sur sa date de réalisation 57 Modifier la date d'échéance d'une tâche 58 Supprimer la périodicité 58 Supprimer une tâche périodique 58 Trier des tâches 59 Trier manuellement des tâches 59 Trier des tâches et enregistrer le nouvel ordre de tri 60 Assigner une tâche 60 Répondre à une demande de tâche 61 LE CALENDRIER 62 Généralités 62 Les rendez- vous 62 Les réunions 62 Les événements 62 Affichage du calendrier 62 Afficher le calendrier sous forme de liste 62 Afficher la météo 63 Choisir l'horaire de travail 63 Modifier la couleur d affichage du calendrier 63 Supprimer l'option de rappel par défaut 63 Modifier l échelle de temps - ajouter un fuseau horaire 64 Afficher les tâches à côté du calendrier 64 Afficher les tâches quotidiennes sous le calendrier 64 Créer un nouveau rendez- vous 64 Déplacer un rendez- vous 65 Copier un rendez- vous 66

7 Table des matières Page V Créer un rendez- vous périodique 66 Supprimer un rendez- vous 66 Imprimer le calendrier - régler les options d impression 67 Créer une réunion 68 Régler les options du calendrier et du planificateur de réunion 69 Convertir un rendez- vous en réunion 69 Donner suite à une demande de réunion 69 Obtenir des statistiques 70 Supprimer automatiquement des demandes de réunion 70 Proposer une nouvelle heure pour une réunion 71 Interdire les contre- propositions d'horaire 71 Créer un événement 71 Créer un événement annuel (par ex. anniversaire) 72 Partager ou envoyer son calendrier 72 Transformer un rendez- vous en rendez- vous privé 72 Partager son calendrier 1 ère méthode 73 Partager son calendrier 2ème méthode 73 Partager son calendrier via le web 75 Envoyer un calendrier par courrier électronique 76 Ouvrir le calendrier d'un autre utilisateur 77 Ouvrir le calendrier suite à une invitation 77 Afficher plusieurs calendriers 78 Régler l'affichage des calendrier 79 Créer ou afficher des calendriers supplémentaires 79 Créer un calendrier supplémentaire vide 79 Les groupes de calendriers 80 Créer un groupe de calendriers 80 Afficher un groupe de calendriers 80 Supprimer un groupe de calendriers 80 Rechercher dans un calendrier 81 La délégation 82 Généralités 82 Désigner une personne comme délégué 82 Modifier les autorisations d un délégué 83 Supprimer les autorisations 83

8 Page VI Table des illustrations Figure 1 - Fenêtre de démarrage Outlook Aujourd'hui 1 Figure 2 - Options / Dossier de démarrage 1 Figure 3 - Barre de navigation 1 Figure 4 - Options / Personnalisation des volets 2 Figure 5 - Galerie de clés de tri 3 Figure 6 - Boutons du groupe Réorganisation 4 Figure 7 - Option d'avertissement de réception de nouveaux messages 5 Figure 8 - Exemple de dossiers de recherche 5 Figure 9 - Options du volet de lecture 6 Figure 10 - Onglet Outils pièce jointe 6 Figure 11 - Bandeau d'alerte 7 Figure 12 - Boîte de dialogue Centre de gestion de la confidentialité 7 Figure 13 - Onglet Accueil / Groupe Répondre 7 Figure 14 - Options Réponses et transferts 8 Figure 15 - Boîte de dialogue Expéditeurs bloqués 9 Figure 16 - Ignorer la conversation 10 Figure 17 - Options du bouton Assurer un suivi 11 Figure 18 - Boîte de dialogue Personnaliser un suivi 11 Figure 19 - Fenêtre des rappels 12 Figure 20 - Boîte de dialogue nouveau dossier de recherche 13 Figure 21 - Zone des Favoris 13 Figure 22 - Boîte de dialogue Catégories de couleurs 14 Figure 23 - Exemple de catégories dans le calendrier 15 Figure 24 - Exemple de catégories dans le dossier tâches 15 Figure 25 - Option du dossier Éléments supprimés 16 Figure 26 - Choix du format des messages 18 Figure 27 - Onglet Insertion (extrait) 19 Figure 28 - Fenêtre de rappel 19 Figure 29 - Galerie des actions rapides 20 Figure 30 - Boîte de dialogue nouvelle action rapide 20 Figure 31 - Boîte de dialogue créer une signature 21 Figure 32 - Options du vérificateur orthographique 21 Figure 33 - Options d'enregistrement automatique 22 Figure 34 - Options de remise des messages 22 Figure 35 - Options Accusé de lecture / Réception 23 Figure 36 - Options de confirmation de lecture 23 Figure 37 - Boîte de dialogue Rappeler ce message 23 Figure 38 - Boîte de dialogue réponses automatiques (absence du bureau) 24 Figure 39 - Onglet Outils de recherche / Groupe Étendue (extrait) 25 Figure 40 - Onglet Outils de recherche 25 Figure 41 - Options des résultats de recherche 26 Figure 42 - Options du bouton Filtre de courrier 26 Figure 43 - Boîte de dialogue Créer un dossier 27 Figure 44 - Boîte de dialogue créer une règle 28 Figure 45 - Boîte de dialogue Propriétés du dossier 29 Figure 46 - Liste des délais de rétention 30

9 Table des illustrations Page VII Figure 47 - Options du bouton Nettoyer 32 Figure 48 - Options de nettoyage de conversation 32 Figure 49 - Barre de navigation 34 Figure 50 - Fenêtre de nouveau contact 34 Figure 51 - Zone d'information sur l'expéditeur 35 Figure 52 - Fenêtre Nouveau groupe de contacts 35 Figure 53 - Boîte de dialogue Ajouter un compte 36 Figure 54 - Boîte de dialogue Annuaire LDAP 36 Figure 55 - Onglet Rechercher LDAP 37 Figure 56 - Boîte de dialogue Carnet d'adresses 37 Figure 57 - Boîte de dialogue Contact en double détecté 38 Figure 58 - Boîte de dialogue Modifier la carte de visite 39 Figure 59 - Galerie d'affichage des contacts 40 Figure 60 - Options de classement des contacts 40 Figure 61 - Boîte de dialogue Rappel personnalisé 41 Figure 62 - Paramètres d'impression 42 Figure 63 - Boîte de dialogue Mappage des champs 44 Figure 64 - Galerie des affichages 45 Figure 65 - Boîte de dialogue fusion des contacts 46 Figure 66 - Boîte de dialogue assistant import et export 47 Figure 67 - Barre de navigation 49 Figure 68 - Options d'affichage des icônes 49 Figure 69 - Boîte de dialogue Affichage du format des icônes 50 Figure 70 - Options de copie 50 Figure 71 - Barre de navigation 52 Figure 72 - Fenêtre Nouvelle tâche 52 Figure 73 - Exemple de liste des tâches 52 Figure 74 - Galerie des options d'affichage des tâches 53 Figure 75 - Sélecteur de champs 54 Figure 76 - Options des tâches 55 Figure 77 - Boîte de dialogue Périodicité de la tâche 56 Figure 78 - Boîte de dialogue Assigner une tâche 60 Figure 79 - Choix d'affichage du calendrier 62 Figure 80 - Options des horaires de travail 63 Figure 81 - Options rappels par défaut 63 Figure 82 - Option Nouveau fuseau horaire 64 Figure 83 - Navigateur de dates 64 Figure 84 - Liste des disponibilités 65 Figure 85 - Boîte de dialogue Périodicité du rendez- vous 66 Figure 86 - Boîte de dialogue Imprimer / Paramètres d'impression 67 Figure 87 - Boîte de dialogue Mise en page 67 Figure 88 - Boîte de dialogue Organiser une réunion 68 Figure 89 - Boîte de dialogue Options du calendrier 69 Figure 90 - Fenêtre de Publication de calendrier 75 Figure 91 - Boîte de dialogue Envoyer un calendrier par courrier électronique 76 Figure 92 - Boîte de dialogue Ouvrir ce calendrier 77

10 Page VIII Table des illustrations Figure 93 - Calendriers partagés 77 Figure 94 - Affichage de calendriers en mode côte à côte - disposition verticale 78 Figure 95 - Affichage des calendriers en mode Superposition - disposition verticale 78 Figure 96 - boîte de dialogue Options Outlook 79 Figure 97 - Zone Mes calendriers 79 Figure 98 - Zone Groupe de calendriers 80 Figure 99 - Résultats de recherche 81 Figure Boîte de dialogue Autorisation aux délégués 82

11 OUTLOOK 2013 MESSAGERIE, CONTACTS, NOTES, TÂCHES ET CALENDRIER RÉGLAGES D INTERFACE CHOISIR LE DOSSIER DE DÉMARRAGE Par défaut à l'ouverture du logiciel, Outlook affiche votre Boîte de réception. Si vous utilisez les autres fonctionnalités telles que le calendrier ou la liste des tâches, vous pourriez modifier la vue au démarrage afin d'obtenir une vision d'ensemble de vos activités de la semaine, telles que les rendez- vous (y.c. privés), anniversaires, séances, tâches et messages non lus : FIGURE 1 - FENÊTRE DE DÉMARRAGE OUTLOOK AUJOURD'HUI Allez dans l onglet Fichier > Options > Options avancées FIGURE 2 - OPTIONS / DOSSIER DE DÉMARRAGE Cliquez sur Parcourir et choisissez le nom de votre boîte aux lettres Au bas de l'interface d'outlook, vous trouvez une barre de navigation vous permettant d'accéder aux différentes fonctionnalités du logiciel : FIGURE 3 - BARRE DE NAVIGATION

12 Page 2 Outlook 2013 RÉGLER L AFFICHAGE DE L INTERFACE Utilisez les boutons de l onglet Affichage pour définir quelle zone doit être affichée et à quel endroit de l interface L'apparence du volet de lecture et de la barre de navigation peut être personnalisée en allant dans l onglet Fichier > Options > Options avancées : FIGURE 4 - OPTIONS / PERSONNALISATION DES VOLETS RÉDUIRE LES VOLETS Pour réduire ou développer un volet, cliquez sur la flèche GÉNÉRALITÉS À PROPOS DES PERSONNALISATIONS Au fur et à mesure que vous utiliserez Outlook, vous serez amené à en modifier son interface afin qu'elle réponde à vos besoins. En plus de ces réglages "cosmétiques", vous allez utiliser des fonctionnalités telles que les signatures, le gestionnaire d'absence du bureau, les catégories, etc Il est bon de savoir que certaines de ces personnalisations sont enregistrées en local et d'autres sur le serveur. Si les personnalisations sont enregistrées sur le serveur, vous les retrouverez lorsque vous ouvrez une session sur un autre ordinateur ou lorsque vous ouvrez votre boîte aux lettres sur owa.unil.ch. STOCKAGE EN LOCAL OU SUR LE SERVEUR? Exemples de personnalisations Local Serveur Régler la taille des zones de l'interface Ajouter / masquer des colonnes Modifier le classement global des contacts Modifier les polices de rédaction Créer et appliquer des catégories Placer des indicateurs Créer des règles Régler le gestionnaire d'absence Créer des signatures Créer des groupes de calendriers

13 Outlook 2013 Page 3 LA MESSAGERIE Cliquez sur le bouton Courrier dans la barre de navigation pour atteindre votre boîte aux lettres Les dossiers par défaut de la messagerie sont les suivants : Boîte de réception : contient tous les messages reçus Brouillons : vous permet de stocker les messages en cours de rédaction ou éventuellement les messages servant de modèles Éléments envoyés : contient une copie de tous les messages envoyés Éléments supprimés : contient tous les éléments supprimés Boîte d envoi : stocke les messages qui n'ont pas pu être envoyés (par ex. lors d un travail hors connexion) Courrier indésirable : stocke les messages dont vous avez bloqué l'expéditeur Flux RSS : stocke les news liées aux abonnements que vous avez conclus sur des sites proposant cette prestation IL EST BIEN ENTENDU POSSIBLE D AJOUTER AUTANT DE DOSSIERS DE CLASSEMENT SOUHAITÉS À LA LISTE DES DOSSIERS. PERSONNALISER L'INTERFACE RÉGLER LES OPTIONS D'AFFICHAGE DE LA LISTE DES MESSAGES Placez votre souris sur l'une des bordures et glissez dans le sens souhaité pour effectuer le redimensionnement des zones Dans l'onglet Affichage > groupe Réorganisation > choisissez la clé de tri FIGURE 5 - GALERIE DE CLÉS DE TRI La flèche de cette galerie permet d accéder à des options supplémentaires, dont l affichage des messages dans des groupes Utilisez les boutons du groupe Réorganisation pour modifier l ordre de tri, ajouter des colonnes et développer/réduire le regroupement des messages

14 Page 4 Outlook 2013 Utilisez le bouton Aperçu du message pour visualiser une ou plusieurs lignes de texte des messages (ou aucune ligne) FIGURE 6 - BOUTONS DU GROUPE RÉORGANISATION AFFICHER LES MESSAGES EN TANT QUE CONVERSATION Dans l'onglet Affichage > groupe Messages > cochez l option Afficher en tant que conversation si vous souhaitez que les sujets soient regroupés par sujet (comme dans les forums de discussion sur le Web). Lorsque vous cochez cette option, Outlook vous demande si vous souhaitez appliquer cet affichage au dossier en cours ou à toutes les boîtes aux lettres REMARQUEZ LA PRÉSENCE DU BOUTON PARAMÈTRES DE CONVER- SATION DONNANT ACCÈS À DES OPTIONS SUPPLÉMENTAIRES LIÉES À LA PRÉSENTATION DES CONVERSATIONS.

15 Outlook 2013 Page 5 LIRE ET TRAITER DES MESSAGES RÉGLER L AVERTISSEMENT LORS DE LA RÉCEPTION DES MESSAGES Allez dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier : FIGURE 7 - OPTION D'AVERTISSEMENT DE RÉCEPTION DE NOUVEAUX MESSAGES Par défaut à l arrivée d un nouveau message, le dossier Boîte de réception change d'apparence (en gras) et affiche entre parenthèses le nombre de messages non lus. MESSAGE LU/NON LU Cliquez sur le message souhaité Dans l onglet Accueil > groupe Indicateurs > cliquez sur le bouton Non lu/lu CRÉER UN DOSSIER DE RECHERCHE DES MESSAGES NON LUS Dans le volet des dossiers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Dossiers de recherche > Dossiers de recherche Choisissez Courrier non lu FIGURE 8 - EXEMPLE DE DOSSIERS DE RECHERCHE À l aide d un cliquer- glisser, déplacez ce dossier de recherche dans la zone des Favoris SI VOUS SOUHAITEZ SUPPRIMER UN DOSSIER DE LA ZONE DES FAVORIS, CLIQUEZ SUR LE DOSSIER EN QUESTION AVEC LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS ET CHOISISSEZ LA COMMANDE SUPPRIMER DU DOSSIER FAVORIS.

16 Page 6 Outlook 2013 RÉGLER LES OPTIONS DE LECTURE AUTOMATIQUE Par défaut, si vous cliquez sur un message puis sur un autre (changement de sélection), Outlook considère que le 1er message est lu et l ouvre automatiquement. Pour modifier ce paramètre, allez dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier Cliquez sur le bouton Volet de lecture Désactivez ensuite les options qui vous semblent inutiles; en l'occurrence Marquer l'élément comme lu lors du changement de sélection FIGURE 9 - OPTIONS DU VOLET DE LECTURE VISUALISER LES PIÈCES JOINTES Ouvrez le message dont vous souhaitez prévisualiser la pièce jointe Cliquez sur l icône de la pièce jointe dans le message Si souhaité, utilisez les boutons de l onglet Outils Pièce jointe pour gérer la pièce jointe : FIGURE 10 - ONGLET OUTILS PIÈCE JOINTE Pour afficher à nouveau le texte du message, cliquez sur le bouton Message

17 Outlook 2013 Page 7 VISUALISER LES MESSAGES CONTENANT DES IMAGES Pour protéger votre machine, Outlook empêche le téléchargement automatique des images contenues dans un message. Pour afficher les images, cliquez sur le bandeau d'alerte : FIGURE 11 - BANDEAU D'ALERTE Pour afficher les images du message ouvert, cliquez sur Télécharger les images dans le menu contextuel Pour régler les paramètres d'affichage des images, cliquez sur Modifier les paramètres de téléchargement automatique : FIGURE 12 - BOÎTE DE DIALOGUE CENTRE DE GESTION DE LA CONFIDENTIALITÉ RÉPONDRE À UN MESSAGE Sélectionnez le message dans la liste des messages Dans l'onglet Accueil > groupe Répondre > cliquez sur les boutons Répondre ou Répondre à tous : FIGURE 13 - ONGLET ACCUEIL / GROUPE RÉPONDRE RENVOYER UN MESSAGE Allez dans Éléments envoyés > ouvrez le message à renvoyer > cliquez sur le bouton Action > Renvoyer ce message. IL NE S'AGIT PAS D'UNE REDIRECTION, LE MESSAGE AINSI RENVOYÉ COMPORTERA VOTRE ADRESSE .

18 Page 8 Outlook 2013 RÉGLER LES OPTIONS DE RÉPONSES ET DE TRANSFERT Aller dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier > Réponses et transferts : FIGURE 14 - OPTIONS RÉPONSES ET TRANSFERTS Choisissez si vous souhaitez : Ouvrir les réponses et les transferts dans une nouvelle fenêtre Fermer la fenêtre du message d'origine Inclure ou non le texte d'origine dans la réponse ou le transfert TRANSFÉRER UN MESSAGE Cliquez sur le message à transférer Dans l'onglet Accueil > groupe Répondre > cliquez sur le bouton Transférer Indiquez l'adresse de messagerie du destinataire puis cliquez sur le bouton Envoyer TRANSFÉRER UN MESSAGE EN TANT QUE PIÈCE JOINTE Cliquez sur le message à transférer Dans l'onglet Accueil > groupe Répondre > cliquez sur le bouton Plus > Transférer en tant que pièce jointe Indiquez l'adresse de messagerie du destinataire puis cliquez sur le bouton Envoyer ORGANISER UNE RÉUNION SUITE À UN MESSAGE REÇU Cliquez sur le message reçu Dans l'onglet Accueil > groupe Répondre > cliquez sur le bouton Réunion Indiquez l'emplacement et les heures de début et de fin, puis cliquez sur le bouton Envoyer

19 Outlook 2013 Page 9 DÉFINIR UN EXPÉDITEUR COMME ÉTANT INDÉSIRABLE Cliquez sur le message à traiter Dans l'onglet Accueil > groupe Supprimer > cliquez sur le bouton Courrier indésirable Dans le menu du bouton, choisissez la commande Bloquer l expéditeur; les messages déjà reçus et les futurs messages de cet expéditeur seront dorénavant déplacés dans le dossier Courrier indésirable REMARQUEZ QUE VOUS NE POUVEZ PAS BLOQUER UN EXPÉDITEUR TRAVAILLANT DANS LA MÊME ENTREPRISE QUE VOUS. FIGURE 15 - BOÎTE DE DIALOGUE EXPÉDITEURS BLOQUÉS PAR LA SUITE, SI VOUS REGRETTEZ D'AVOIR AJOUTÉ UN EXPÉDITEUR AUX INDÉSIRABLES, CLIQUEZ SUR LE BOUTON COURRIER INDÉSIRABLE ET CHOISISSEZ LA COMMANDE OPTIONS DU COURRIER INDÉSIRABLE. ALLEZ ENSUITE DANS L ONGLET EXPÉDITEURS BLOQUÉS ET SUPPRIMEZ L ADRESSE DE LA LISTE. REMARQUEZ QUE LES MESSAGES DÉJÀ PRÉSENTS DANS LE DOSSIER COURRIER INDÉSIRABLE NE SONT PAS RE- DÉPLACÉS DANS VOTRE BOÎTE DE RÉCEPTION.

20 Page 10 Outlook 2013 IGNORER UNE CONVERSATION Cette option permet de déplacer automatiquement dans le dossier Éléments supprimés les messages possédant le même objet (mais provenant de plusieurs expéditeurs différents). Sélectionnez le message en question Dans l onglet Accueil > groupe Supprimer > cliquez sur le bouton Ignorer FIGURE 16 - IGNORER LA CONVERSATION Confirmez en cliquant sur le bouton Ignorer la conversation ; les messages présents dans la Boîte de réception ainsi que les futurs messages (réponses) traitant du même sujet seront déplacés dans le dossier Éléments supprimés PAR LA SUITE, SI VOUS REGRETTEZ D'AVOIR IGNORÉ UNE CONVER- SATION, ALLEZ DANS VOTRE DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS, CLIQUEZ SUR LA CONVERSATION IGNORÉE ET CLIQUEZ SUR LE BOUTON IGNORER > ARRÊTER D'IGNORER LA CONVERSATION. LA CONVERSATION EST ALORS REPLACÉE DANS VOTRE BOÎTE DE RÉCEPTION.

21 Outlook 2013 Page 11 INDIQUER UN SUIVI Cliquez sur le message pour lequel vous souhaitez indiquer un suivi Dans l'onglet Accueil > groupe Indicateurs > cliquez sur le bouton Assurer un suivi Choisissez parmi les options de la liste : FIGURE 17 - OPTIONS DU BOUTON ASSURER UN SUIVI FIGURE 18 - BOÎTE DE DIALOGUE PERSONNALISER UN SUIVI REMARQUEZ QUE L'UTILISATION DES INDICATEURS "TRANSFORME" LES MESSAGES EN TÂCHES; IL EST DONC NORMAL DE LES RETROUVER DANS LA LISTE DES TÂCHES.

22 Page 12 Outlook 2013 TRAITER UN SUIVI Afin d'éviter des rappels intempestifs, il est nécessaire d'indiquer à Outlook que vous avez effectué le suivi d'une tâche sur un message. Cliquez sur l'indicateur afin de marquer la tâche comme étant faite AFFICHER ET TRAITER LES RAPPELS Allez dans l'onglet Affichage > groupe Fenêtre > cliquez sur le bouton Fenêtre des rappels : FIGURE 19 - FENÊTRE DES RAPPELS Sélectionnez le rappel, choisissez de le répéter dans X minutes ou faites- le disparaître définitivement; pour traiter plusieurs rappels à la fois, sélectionnez- les avec la touche Maj SI VOS MESSAGES OU TÂCHES APPARAISSENT ÉCRITS EN ROUGE DANS LA LISTE DES MESSAGES OU LA LISTE DES TÂCHES CELA SIGNIFIE QUE VOUS AVEZ OMIS D'INDIQUER À OUTLOOK QUE LE TRAVAIL A ÉTÉ FAIT OU QUE VOUS AVEZ "LOUPÉ" L'ÉCHÉANCE INDIQUÉE.

23 Outlook 2013 Page 13 CRÉER UN DOSSIER DE RECHERCHE POUR LE SUIVI Dans le volet des dossiers, cliquez sur Dossiers de recherche avec le bouton droit de la souris > Dossier de recherche Choisissez Courrier avec indicateur de suivi FIGURE 20 - BOÎTE DE DIALOGUE NOUVEAU DOSSIER DE RECHERCHE À l aide d un cliquer- glisser, déplacez ce nouveau dossier de recherche dans la zone des Favoris : FIGURE 21 - ZONE DES FAVORIS Par la suite, allez dans le dossier Pour le suivi dans vos Favoris, donnez suite au message (autrement dit indiquez que le travail a été fait) en cliquant sur l'indicateur CETTE DERNIÈRE ACTION A POUR EFFET DE SUPPRIMER L ALIAS DU MESSAGE DANS LE DOSSIER DE RECHERCHE POUR LE SUIVI ET DE PLACER UNE COCHE VERTE SUR L ORIGINAL SITUÉ DANS LA BOÎTE DE RÉCEPTION. L ÉVENTUELLE SUPPRESSION DU MESSAGE ORIGINAL CONTENU DANS LA BOÎTE DE RÉCEPTION ENTRAÎNE LA SUPPRESSION DE SON ALIAS DANS LE DOSSIER POUR LE SUIVI ET INVERSEMENT.

24 Page 14 Outlook 2013 CRÉER DES CATÉGORIES DE COULEURS Par défaut, Outlook propose des catégories de couleurs permettant de classer les différents éléments d'outlook (messages, rendez- vous, tâches, contacts ) afin de les identifier aisément, de les rechercher, de les filtrer L'intérêt réside dans le fait que vous allez pouvoir personnaliser ces catégories afin qu'elles répondent à vos besoins. Pour créer des catégories, allez dans l'onglet Accueil > groupe Indicateurs > bouton Classer > Toutes les catégories Utilisez les boutons Nouveau, Renommer, Supprimer pour gérer vos catégories : FIGURE 22 - BOÎTE DE DIALOGUE CATÉGORIES DE COULEURS AFFECTER UNE CATÉGORIE Une fois les catégories créées, il ne vous reste plus qu'à les affecter aux différents éléments d'outlook. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément à catégoriser > commande Classer > choisissez une catégorie Pour catégoriser un élément ouvert, cliquez sur le bouton, puis sélectionnez une catégorie

25 Outlook 2013 Page 15 FIGURE 23 - EXEMPLE DE CATÉGORIES DANS LE CALENDRIER FIGURE 24 - EXEMPLE DE CATÉGORIES DANS LE DOSSIER TÂCHES

26 Page 16 Outlook 2013 IMPRIMER UN MESSAGE Sélectionnez dans la liste le ou les messages que vous souhaitez imprimer à l'aide des touches Ctrl ou Maj Dans l onglet Fichier > choisissez la commande Imprimer > choisissez les paramètres (Tableau ou Mémo) Si souhaité, cliquez sur le bouton Aperçu et utilisez les boutons de réglages d aperçu en bas à droite de l interface SUPPRIMER UN MESSAGE Sélectionnez le ou les messages à l'aide des touches Ctrl ou Maj Cliquez sur le bouton Supprimer. Le message transite alors dans le dossier Éléments supprimés où vous pouvez encore le récupérer POUR SUPPRIMER DÉFINITIVEMENT UN MESSAGE SANS LE FAIRE TRANSITER DANS LE DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS, SÉLECTIONNEZ LE FICHIER À SUPPRIMER ET APPUYEZ SUR MAJ + DELETE. RÉCUPÉRER UN MESSAGE SUPPRIMÉ Allez dans le dossier Éléments supprimés Sélectionnez le message que vous voulez récupérer Faites- le glisser dans le dossier souhaité VIDER LE DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS Automatiquement (non recommandé) : Allez dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Options avancées : FIGURE 25 - OPTION DU DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS RÉCUPÉRER DES MESSAGES SUPPRIMÉS APRÈS VIDAGE DE LA CORBEILLE Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Éléments supprimés > choisissez Récupérer les éléments supprimés Sélectionnez les éléments à récupérer et cliquez sur le bouton, lesquels sont alors replacés dans le dossier Éléments supprimés; remarquez que cela n'est possible que dans un délai de 30 jours

27 Outlook 2013 Page 17 COMPOSER ET METTRE EN PAGE UN NOUVEAU MESSAGE Dans l'onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nouveau message électronique Tapez l'adresse de messagerie du destinataire; il est possible d indiquer plusieurs destinataires les uns après les autres en les séparant par un point- virgule (par défaut la virgule n'est pas autorisée) LA SAISIE SEMI- AUTOMATIQUE FAITE PAR OUTLOOK TIENT COMPTE DE LA FRÉQUENCE ET DE LA DATE D'ENVOI DES MESSAGES. LES PERSONNES AUXQUELLES VOUS AVEZ LE PLUS FRÉQUEMMENT ENVOYÉ DES MESSAGES ET LE PLUS RÉCEMMENT APPARAISSENT TOUJOURS EN TÊTE DANS LA LISTE DE NOMS SUGGÉRÉS. VOUS POUVEZ SUPPRIMER UNE ADRESSE CONTENUE DANS CETTE LISTE À L AIDE DE LA PETITE CROIX SITUÉE EN FACE DE L ADRESSE. DANS LA ZONE A, UTILISEZ LE RACCOURCI CLAVIER CTRL + K POUR VÉRIFIER SI LA PERSONNE EST PRÉSENTE DANS LE CARNET D'ADRESSE GLOBAL DE L'ENTREPRISE OU DANS VOS CONTACTS. SI ELLE S'Y TROUVE, OUTLOOK COMPLÈTE L'ADRESSE AUTOMATIQUEMENT. ou cliquez sur le bouton "A" et sélectionnez les destinataires, sachant que : A = le ou les destinataires reçoivent le message original Cc = les destinataires reçoivent une copie du message Cci = les destinataires reçoivent une copie invisible. Les autres destinataires (sous A: et Cc:) ne peuvent pas savoir que vous avez envoyé une copie du message à ces personnes Si vous souhaitez enlever une personne dans ces zones, cliquez sur la personne et appuyez sur la touche Delete SI LE CHAMP CCI N'EST PAS VISIBLE, ALLEZ DANS L'ONGLET OPTIONS > GROUPE AFFICHER LES CHAMPS ET CLIQUEZ SUR LE BOUTON CCI.

28 Page 18 Outlook 2013 INSÉRER UNE ANNEXE À UN MESSAGE Dans l onglet Message > groupe Inclure > cliquez sur le bouton Un fichier Allez chercher le fichier sur votre disque dur (si vous désirez joindre plusieurs fichiers, sélectionnez- les à l'aide des touches Maj ou Ctrl) puis cliquez sur le bouton Insérer Le fichier apparaît alors au bas de votre message ou dans la zone Joint située en- dessous de l'objet, selon le format de rédaction du message (HTML, Texte brut, Texte enrichi) INSÉRER UN ÉLÉMENT À UN MESSAGE Dans l onglet Message > groupe Inclure > cliquez sur le bouton Un élément > par ex. Éléments Outlook Choisissez si vous souhaitez insérer l'élément en tant que texte dans le message ou en tant que pièce jointe CETTE FONCTIONNALITÉ PERMET NOTAMMENT D'ENVOYER À VOS COLLÈGUES UNE LISTE DE DISTRIBUTION (GROUPE DE CONTACTS) QUE VOUS AURIEZ CRÉÉE ET QUE VOUS SOUHAITEZ GÉNÉREUSEMENT METTRE À LEUR DISPOSITION. À LA RÉCEPTION DE VOTRE MESSAGE, VOS COLLÈGUES N'AURONT PLUS QU'À GLISSER CETTE LISTE DE DISTRIBUTION DANS LE DOSSIER PERSONNES POUR LA RÉCUPÉRER. RÉDIGER DES MESSAGES EN FORMAT HTML OU EN FORMAT TEXTE Dans Outlook, les messages que vous rédigez peuvent être en trois formats soit Texte brut, Texte enrichi ou HTML. Le choix du format par défaut s effectue dans l onglet Fichier > Options > catégorie Courrier : FIGURE 26 - CHOIX DU FORMAT DES MESSAGES

29 Outlook 2013 Page 19 UTILISER UN THÈME OU DU PAPIER À LETTRE Si vous décidez d envoyer des messages en format HTML, vous pouvez les agrémenter d'images de fond et de papier à lettre : Allez dans l'onglet Accueil > bouton Nouveaux éléments > Message en utilisant INSÉRER DES ÉLÉMENTS GRAPHIQUES OU UN TABLEAU Cliquez sur l'onglet Insertion > utilisez les boutons Tableau, Image ou Images clipart, Formes, SmartArt ou Graphique FIGURE 27 - ONGLET INSERTION (EXTRAIT) AJOUTER UN RAPPEL À UN MESSAGE Dans ce cas- là, le rappel est destiné aux personnes recevant votre message. Ceux- ci verront l'icône indiquant que le message est accompagné d'un rappel et que ce rappel a été placé par l'expéditeur du message (et non par eux- mêmes). PAR COURTOISIE, OUTLOOK FAIT LA DISTINCTION ENTRE L'INDICATEUR ET L'INDICATEUR. EN EFFET, L'INDICATEUR NE TRANSFORME PAS LE MESSAGE EN TÂCHE. VOS DESTINATAIRES NE RETROUVERONT DONC PAS VOTRE MESSAGE DANS LEUR DOSSIER TÂCHES. Dans l'onglet Message > groupe Indicateurs > cliquez sur le bouton Assurer un suivi > Ajouter un rappel Indiquez que l'indicateur est destiné aux destinataires du message Indiquez le libellé, la date et l'heure du rappel : FIGURE 28 - FENÊTRE DE RAPPEL

30 Page 20 Outlook 2013 CRÉER UNE ACTION RAPIDE À PARTIR D UN MODÈLE EXISTANT Allez dans l'onglet Accueil > groupe Actions rapides > déroulez la galerie: FIGURE 29 - GALERIE DES ACTIONS RAPIDES Choisissez par ex. Au responsable Donnez un nom (court) à cette action rapide Indiquez les adresses de messagerie pour le transfert Cliquez éventuellement sur le bouton Options et validez Utilisez ensuite cette action rapide pour vos futurs transferts CRÉER UNE NOUVELLE ACTION RAPIDE Si aucune des actions rapides proposées dans la galerie des modèles ne vous convient, vous pouvez en créer une manuellement à l aide du bouton Créer dans la galerie (ou Nouvelle action rapide) : FIGURE 30 - BOÎTE DE DIALOGUE NOUVELLE ACTION RAPIDE Entrez des adresses dans les zones A, CC et Cci (facultatif) Tapez un objet et le texte du message Précisez un indicateur et une importance

31 Outlook 2013 Page 21 CRÉER ET INSÉRER UNE SIGNATURE Allez dans l onglet Fichier > Options > catégorie Courrier > bouton Signatures : FIGURE 31 - BOÎTE DE DIALOGUE CRÉER UNE SIGNATURE Cliquez sur le bouton Nouveau > donnez un nom à votre signature Tapez le texte de votre signature, mettez- la en forme, insérez une carte de visite, un logo ou un lien hypertexte Décidez d'attribuer une signature aux nouveaux messages et aux messages auxquels vous répondez ou que vous transférez DANS LE CAS OÙ VOUS AVEZ CHOISI DE NE PAS DÉFINIR DE SIGNATURE PAR DÉFAUT, VOUS POUVEZ EN INSÉRER MANUELLEMENT EN ALLANT DANS L'ONGLET MESSAGE > GROUPE INCLURE > BOUTON SIGNATURE. VÉRIFIER L ORTHOGRAPHE Les options de vérification orthographique sont maintenant globales aux applications Office. Par exemple, si vous modifiez une de ces options dans Word, celle- ci sera également modifiée dans Outlook. Allez dans l'onglet Révision > bouton Grammaire et orthographe Pour que l orthographe soit systématiquement vérifiée avant l'envoi, allez dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier : FIGURE 32 - OPTIONS DU VÉRIFICATEUR ORTHOGRAPHIQUE

32 Page 22 Outlook 2013 RÉGLER LES OPTIONS DE MESSAGE DIFFÉRER LA RÉDACTION D'UN MESSAGE / RÉDIGER UN BROUILLON Fermez le message en cours de rédaction et répondez OUI au message vous demandant si vous souhaitez l'enregistrer Plus tard, allez dans le dossier Brouillons et double- cliquez sur votre message Poursuivez sa rédaction, mettez- le en forme et envoyez- le. Vous pourriez bien sûr rédiger vos messages directement dans la boîte Brouillons Pour régler les paramètres d enregistrement, allez dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier : FIGURE 33 - OPTIONS D'ENREGISTREMENT AUTOMATIQUE DIFFÉRER L'ENVOI D'UN MESSAGE Allez dans l'onglet Options > groupe Autres options > cliquez sur le bouton Différer la livraison Cochez l'option Ne pas envoyer avant et indiquez la date et l'heure souhaitées Envoyez votre message comme d'habitude; vous pouvez quitter Outlook, éteindre votre ordinateur, le serveur de messagerie se chargeant d'expédier le message au moment souhaité ACHEMINER LES RÉPONSES À UNE AUTRE ADRESSE Allez dans l'onglet Options > groupe Autres options > cliquez sur le bouton Réponses directes à Cochez l'option Envoyer les réponses à Saisissez une autre adresse de messagerie (les personnes qui répondront à votre message peuvent s'apercevoir qu'elles répon- dent à une autre adresse) FIGURE 34 - OPTIONS DE REMISE DES MESSAGES

33 Outlook 2013 Page 23 DEMANDER UN ACCUSÉ DE RÉCEPTION OU DE LECTURE Allez dans l'onglet Options > groupe Suivi > cochez les options souhaitées DEMANDER UN ACCUSÉ DE RÉCEPTION OU DE LECTURE POUR TOUS LES MESSAGES Allez dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier : FIGURE 35 - OPTIONS ACCUSÉ DE LECTURE / RÉCEPTION RÉPONDRE AUX DEMANDES DE CONFIRMATION DE LECTURE Restez dans la même boîte de dialogue que ci- dessus et faites un choix parmi les options suivantes : FIGURE 36 - OPTIONS DE CONFIRMATION DE LECTURE RAPPELER UN MESSAGE ENVOYÉ PAR ERREUR Dès que vous constatez votre erreur, allez sans tarder dans le dossier Éléments envoyés Ouvrez le message envoyé par erreur Dans l'onglet Message > groupe Déplacer > cliquez sur le bouton Actions > Rappeler ce message FIGURE 37 - BOÎTE DE DIALOGUE RAPPELER CE MESSAGE Choisissez de supprimer les copies non lues du message

34 Page 24 Outlook 2013 SI LE DESTINATAIRE N'A PAS ENCORE OUVERT VOTRE MESSAGE, VOUS POUVEZ "RÉCUPÉRER" LE MESSAGE DANS SA BOÎTE DE RÉCEPTION SANS QU'IL EN SOIT AVERTI. SI LE DESTINATAIRE N'A PAS SA BOÎTE DE RÉCEPTION SOUS LES YEUX, IL NE S'APERCEVRA PAS DE LA SUPPRESSION DU MESSAGE. APRÈS QUELQUES SECONDES, VOUS RECEVREZ DE LA PART DU SERVEUR UN MESSAGE INDIQUANT SI VOTRE TENTATIVE DE RÉCUPÉRATION A RÉUSSI OU PAS PARAMÉTRER LE GESTIONNAIRE D'ABSENCE DU BUREAU Allez dans l onglet Fichier > Informations > cliquez sur le bouton Réponses automatiques Sélectionnez l'option Envoyer des réponses automatiques Si souhaité, indiquez les dates de début et de fin de validité du gestionnaire d'absence Saisissez le texte à renvoyer aux collaborateurs de votre entreprise et, si souhaité, le texte à renvoyer en dehors de votre entreprise FIGURE 38 - BOÎTE DE DIALOGUE RÉPONSES AUTOMATIQUES (ABSENCE DU BUREAU)

35 Outlook 2013 Page 25 RECHERCHER DES MESSAGES RECHERCHER RAPIDEMENT DES MESSAGES Cliquez sur un message avec le bouton droit de la souris Choisissez la commande Rechercher un élément du même type EFFECTUER UNE RECHERCHE PLUS CIBLÉE Cliquez sur le dossier dans lequel effectuer la recherche Tapez le texte à rechercher dans la zone Recherche; le texte recherché est mis en surbrillance Pour étendre les résultats de recherche, utilisez les boutons du groupe Étendue de l'onglet Outils de recherche: FIGURE 39 - ONGLET OUTILS DE RECHERCHE / GROUPE ÉTENDUE (EXTRAIT) REMARQUEZ QUE LES RECHERCHES PORTENT ÉGALEMENT SUR LES PIÈCES JOINTES, MAIS LES RÉSULTATS OBTENUS CONCERNANT CES DERNIÈRES NE SONT PAS MIS EN SURBRILLANCE. AJOUTER DES CRITÈRES DE RECHERCHE Vous pouvez cibler davantage votre recherche en ajoutant davantage de critères : Cliquez dans la zone de recherche pour taper le mot- clé. Un onglet contextuel apparaît appelé Outils de recherche : FIGURE 40 - ONGLET OUTILS DE RECHERCHE Cet onglet permet : de cibler l étendue de la recherche, par ex. Dossier actuel ou Tous les sous- dossiers (groupe Étendue) d affiner la recherche à l aide de critères supplémentaires (notamment à l aide du bouton Plus du groupe Affiner)

36 Page 26 Outlook 2013 d accéder à la boîte de dialogue de recherche avancée par le biais du bouton Outils de recherche situé dans le groupe Options d accéder aux recherches récentes grâce au bouton Recherches récentes situé dans le groupe Options de définir les options des résultats grâce au bouton Outils de recherche situé dans le groupe Options : FIGURE 41 - OPTIONS DES RÉSULTATS DE RECHERCHE FILTRER RAPIDEMENT DES MESSAGES Cliquez sur un message Dans l'onglet Accueil > groupe Rechercher > cliquez sur le bouton Filtre de courrier : FIGURE 42 - OPTIONS DU BOUTON FILTRE DE COURRIER Choisissez le filtre souhaité Une fois le filtre activé, supprimez- le ensuite à l aide de la petite croix située à la fin de la zone de critères

37 Outlook 2013 Page 27 FAIRE DE L ORDRE DANS SA BOÎTE CONNAÎTRE LA TAILLE DES DOSSIERS Avant de faire de l'ordre, il est utile de savoir quel est le dossier qui prend le plus de place dans votre boîte aux lettres : Cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre boîte aux lettres > Propriétés du fichier de données Dans l'onglet Général, cliquez sur le bouton Taille du dossier > onglet Données sur le serveur; mémorisez les noms des dossiers volumineux et fermez cette boîte de dialogue De retour dans votre boîte de réception, faites de l'ordre dans les dossiers volumineux CRÉER DES DOSSIERS DE CLASSEMENT Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier pour lequel vous souhaitez créer un sous- dossier Choisissez la commande Nouveau dossier Tapez le nom du dossier et validez FIGURE 43 - BOÎTE DE DIALOGUE CRÉER UN DOSSIER IL EST POSSIBLE DE DÉFINIR DES RÈGLES QUI FERONT EN SORTE QUE LE COURRIER ENTRANT SOIT ANALYSÉ ET TRAITÉ AUTOMATIQUEMENT, PAR EXEMPLE EN ÉTANT CLASSÉ DANS UN DOSSIER SPÉCIFIQUE.

38 Page 28 Outlook 2013 CRÉER UNE RÈGLE DE MESSAGE Allez dans votre Boîte de réception et sélectionnez un message Dans l'onglet Accueil > groupe Déplacer > cliquez sur le bouton Règles > Créer une règle FIGURE 44 - BOÎTE DE DIALOGUE CRÉER UNE RÈGLE Cochez la condition souhaitée (par exemple L'objet contient) Indiquez quelle action doit être exécutée (par ex. Afficher une alerte) Validez cette boîte de dialogue et indiquez si vous souhaitez que cette règle s applique aux messages qui se trouvent dans le dossier actif REMARQUEZ LA PRÉSENCE DU BOUTON OPTIONS AVANCÉES DANS LA BOÎTE DE DIALOGUE, LEQUEL PERMET D OBTENIR L ASSISTANT GESTION DES MESSAGES. Par la suite, pour désactiver, supprimer ou modifier une règle allez dans l'onglet Accueil > groupe Déplacer > cliquez sur le bouton Règles > Gérer les règles et alertes

39 Outlook 2013 Page 29 ATTRIBUER UNE STRATÉGIE DE RÉTENTION À UN DOSSIER Les stratégies de rétention permettent de définir la durée de conservation des éléments de votre boîte aux lettres ; elles simplifient de ce fait la suppression des messages qui n ont plus d intérêt pour vous, par exemple ceux dont le contenu est devenu obsolète. Par exemple : vous êtes abonné à une newsletter et vous souhaitez que les news datant de plus de 30 jours soient automatiquement supprimées. Bien entendu, vous avez créé au préalable un dossier de classement (par ex. Newsletters) pour le stockage de ces news. IL EST PLUS SIMPLE ET PLUS RAPIDE D ATTRIBUER UNE STRATÉGIE DE RÉTENTION À UN DOSSIER PLUTÔT QU À CHAQUE MESSAGE. TOUTEFOIS, MÊME LORSQU UNE STRATÉGIE DE RÉTENTION EST ATTRIBUÉE À UN DOSSIER, VOUS POUVEZ SÉLECTIONNER UN OU PLUSIEURS MESSAGES, PUIS DÉCIDER D ATTRIBUER UNE AUTRE STRATÉGIE À CES MESSAGES UNIQUEMENT. SOUVENEZ- VOUS QU UNE STRATÉGIE ATTRIBUÉE À UN MESSAGE EST PRIORITAIRE PAR RAPPORT À LA STRATÉGIE ATTRIBUÉE AU DOSSIER. Dans le volet de navigation, cliquez sur le dossier de messagerie souhaité (par ex. Newsletters) Allez dans l onglet Dossier > groupe Propriétés > bouton Stratégie Dans l onglet Stratégie, choisissez le délai souhaité : FIGURE 45 - BOÎTE DE DIALOGUE PROPRIÉTÉS DU DOSSIER Dans cet exemple, les messages plus vieux de 30 jours contenus dans ce dossier seront effacés quotidiennement.

40 Page 30 Outlook 2013 BIEN ENTENDU, IL EST TOUJOURS POSSIBLE ULTÉRIEUREMENT DE RÉCUPÉRER UN ÉLÉMENT SUPPRIMÉ AVEC UN CLIC- DROIT SUR LE DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS > COMMANDE RÉCUPÉRER LES ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS. ATTRIBUER UNE STRATÉGIE DE RÉTENTION À DES MESSAGES Dans la liste des messages, cliquez sur le ou les messages souhaités Allez dans l onglet Accueil > groupe Indicateurs > cliquez sur le bouton Attribuer une stratégie Choisissez dans la liste le délai souhaité : FIGURE 46 - LISTE DES DÉLAIS DE RÉTENTION LA STRATÉGIE DE RÉTENTION D UN MESSAGE S AFFICHE DANS L EN- TÊTE DU VOLET DE LECTURE, SOUS LE NOM DU DESTINATAIRE, ET COMPREND LA DATE D EXPIRATION.

41 Outlook 2013 Page 31 Afficher les éléments expirant bientôt Étant donné que deux stratégies différentes peuvent être paramétrées dans le même dossier (stratégie du dossier et stratégie du message), il peut être utile de visualiser la liste des éléments bientôt supprimés : Cliquez sur le dossier pour lequel vous avez défini une stratégie (par ex. Newsletters) Allez dans l onglet Accueil > groupe Indicateurs > bouton Attribuer une stratégie > Afficher les éléments expirant bientôt ; Outlook applique alors un filtre vous permettant de visualiser les éléments qui seront prochainement supprimés Supprimer une stratégie de rétention appliquée à un message Dans la liste des messages, cliquez sur le message Allez dans l onglet Accueil > groupe Indicateurs > cliquez sur le bouton Attribuer une stratégie Dans la liste des délais, choisissez la commande Utiliser la stratégie de dossier; en effet lorsque vous supprimez une stratégie de rétention d un message c'est la stratégie du dossier qui s applique Attribuer la stratégie "Ne jamais supprimer" Si on reprend l exemple du dossier Newsletters, vous pourriez avoir envie de ne jamais supprimer certains messages contenus dans ce dossier. Bien entendu, vous pourriez indiquer pour lesdits messages un délai particulièrement long (par ex. 5 ans). Le temps passant, il est probable que vous oubliez ce délai et une fois l échéance arrivée les messages seront supprimés. Il pourrait donc être utile de disposer, dans le choix des délais, de l option "Ne jamais supprimer". Allez dans l onglet Accueil > groupe Indicateurs > cliquez sur le bouton Attribuer une stratégie Choisissez la commande Autres stratégies de rétention > dans la boîte de dialogue cliquez sur le lien Ajouter ou supprimer des stratégies de rétention Entrez votre log- in sur le site OWA et, une fois connecté, cliquez sur le + Ajoutez la stratégie "Never Delete", validez et déconnectez- vous d OWA

42 Page 32 Outlook 2013 Quittez Outlook et ouvrez- le à nouveau ; l option "Never Delete" apparaît alors dans la liste des délais de rétention Si nécessaire, dans le volet de navigation, cliquez sur le dossier souhaité et appliquez- lui la stratégie générale souhaitée (depuis l onglet Dossier) Puis, dans la liste des messages, cliquez sur le ou les messages que vous souhaitez conserver et appliquez la stratégie "Never Delete" (depuis le bouton Attribuer une stratégie de l onglet Accueil) NETTOYER UN DOSSIER - SUPPRIMER LES MESSAGES REDONDANTS Cliquez sur le dossier à nettoyer et sélectionnez un message Dans l'onglet Accueil > groupe Supprimer > bouton Nettoyer : FIGURE 47 - OPTIONS DU BOUTON NETTOYER Choisissez Nettoyer la conversation si vous souhaitez que tous les messages redondants de la conversation sélectionnée (même objet) soient déplacés vers le dossier Éléments supprimés Choisissez Nettoyer le dossier si vous souhaitez que tous les messages redondants de chaque conversation (même objet) du dossier soient déplacés vers le dossier Éléments supprimés Choisissez Nettoyer le dossier et les sous- dossiers si vous souhaitez que tous les messages redondants de chaque conversation (même objet) du dossier et de ses sous- dossiers soient déplacés vers le dossier Éléments supprimés Pour régler les options de nettoyage, allez dans Fichier > Options > Courrier : FIGURE 48 - OPTIONS DE NETTOYAGE DE CONVERSATION

43 Outlook 2013 Page 33 ENREGISTRER UN MESSAGE Cliquez sur le message Choisissez la commande Fichier > Enregistrer sous Indiquez ensuite l emplacement du dossier de sauvegarde, le nom du fichier, ainsi que le format sous lequel le fichier sera sauvegardé, sachant que : Le format.txt ne sauve que le texte (avec champs DE, A, Date, Corps et Importance), sans mise en forme et sans pièce jointe Le format.msg sauve les mises en forme (papier peint) et les pièces jointes. C est le format à privilégier si vous souhaitez conserver un maximum d informations et que vous souhaitez continuer à utiliser Outlook Le format.html (si le message est en format HTML) sauve les mises en forme (sauf certains éléments du papier peint), mais pas les pièces jointes Le format.oft sauve les mises en forme (papier peint) et les pièces jointes et permet de faire de ce document un modèle de document Outlook (par exemple pour une réponse automatique d'absence) NOTEZ QUE LA SAUVEGARDE LA PLUS SIMPLE CONSISTE À CLIQUER- GLISSER LE MESSAGE DANS UN DOSSIER DE DESTINATION (POUR CELA OUTLOOK NE DOIT PAS ÊTRE AFFICHÉ EN PLEIN ÉCRAN). LE FORMAT DE SAUVEGARDE ALORS UTILISÉ PAR CETTE MÉTHODE EST.MSG.

44 Page 34 Outlook 2013 LES CONTACTS CRÉER UN CONTACT Cliquez sur le bouton Personnes dans la barre de navigation : FIGURE 49 - BARRE DE NAVIGATION Cliquez sur le bouton Nouveau Contact de l onglet Accueil Saisissez le prénom et le nom de la personne (dans cet ordre) SI VOUS AVEZ UN DOUTE SUR LA CORRESPONDANCE ENTRE LES VALEURS SAISIES ET LES CHAMPS D OUTLOOK, FAITES UN CLIC SUR LE BOUTON NOM COMPLET. REMARQUEZ QUE LE NOM DE FAMILLE EST APPELÉ "DERNIER". PROFITEZ DE CETTE BOÎTE DE DIALOGUE POUR INDIQUER LE TITRE DE POLITESSE (MONSIEUR OU MADAME). CETTE INFORMATION SERA REPRISE PAR WORD LORS D'UN PUBLIPOSTAGE. FIGURE 50 - FENÊTRE DE NOUVEAU CONTACT LA CASE À COCHER "ADRESSE POSTALE" INDIQUE QUE CETTE ADRESSE SERA UTILISÉE PAR WORD LORS D'UN PUBLIPOSTAGE. SI VOUS SAISISSEZ UNE DATE D'ANNIVERSAIRE, VOUS RETROUVEREZ CETTE INFORMATION SOUS FORME D'ÉVÉNEMENT PÉRIODIQUE DANS VOTRE CALENDRIER. Double- cliquez sur la zone Photo pour ajouter une photo Dans le groupe Afficher > cliquez sur le bouton Détails pour obtenir davantage de champs, notamment Anniversaire

45 Outlook 2013 Page 35 CRÉER UN CONTACT DE LA MÊME SOCIÉTÉ Cliquez sur un contact travaillant dans la même société que le contact à créer Dans l onglet Accueil > cliquez sur le bouton Nouveaux éléments > puis sur Contact dans la même société Complétez les champs souhaités et enregistrez le contact CRÉER UN CONTACT À PARTIR D'UN MESSAGE REÇU Ouvrez le message reçu Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom de l expéditeur: FIGURE 51 - ZONE D'INFORMATION SUR L'EXPÉDITEUR Dans le menu contextuel, choisissez la commande Ajouter aux contacts Outlook CRÉER UN GROUPE DE CONTACTS Dans l onglet Accueil > cliquez sur le bouton Nouveau groupe de contact FIGURE 52 - FENÊTRE NOUVEAU GROUPE DE CONTACTS Dans la zone Nom, tapez le nom du groupe (les destinataires ne sauront pas le nom que vous avez donné au groupe) Cliquez sur le bouton Ajouter des membres Éventuellement, à l'aide du bouton Ajouter des membres > Nouveau contact de messagerie, saisissez une adresse ne figurant ni dans votre carnet de Contacts ni dans la liste d'adresse globale de l'entreprise

46 Page 36 Outlook 2013 SI LES MEMBRES À AJOUTER PROVIENNENT DE VOTRE DOSSIER DE CONTACTS, CLIQUEZ SUR LE BOUTON AJOUTER DES MEMBRES > A PARTIR DES CONTACTS OUTLOOK. VEILLEZ À CE QUE L'OPTION NOM UNIQUEMENT SOIT ACTIVÉE ET SÉLECTIONNEZ LES CONTACTS À L'AIDE DES TOUCHES MAJ OU CTRL. Si vous souhaitez ajouter un commentaire, cliquez sur le bouton Notes dans le groupe Afficher AJOUTER UN COMPTE LDAP Étape 1 - Créer un compte LDAP Allez dans l'onglet Fichier > Informations > Paramètres du compte > onglet Carnets d'adresses > bouton Nouveau Donnez un nom au serveur (ldap.unil.ch) Saisissez les informations de connexion sur le serveur (indispensable lorsqu'on se trouve hors de l'unil) FIGURE 53 - BOÎTE DE DIALOGUE AJOUTER UN COMPTE Cliquez sur le bouton Paramètres supplémentaire et indiquez 636 dans la zone Port : FIGURE 54 - BOÎTE DE DIALOGUE ANNUAIRE LDAP

47 Outlook 2013 Page 37 Restez dans cette boîte de dialogue et cliquez sur l'onglet Rechercher Tapez l'information suivante et validez la boîte de dialogue FIGURE 55 - ONGLET RECHERCHER LDAP Cliquez ensuite sur Suivant puis sur Terminer Fermez la boîte de dialogue des Paramètres du compte Quittez toutes les fenêtres d'outlook Étape 2 - Gérer l'ordre des carnets d'adresses Dans l'onglet Accueil > groupe Rechercher > bouton Carnet d'adresses Dans la boîte de dialogue Carnet d'adresses, ouvrez le menu Outils > Options : FIGURE 56 - BOÎTE DE DIALOGUE CARNET D'ADRESSES Afin qu'outlook vérifie d'abord les adresses dans Ldap lors de l'envoi d'un message, montez le carnet d'adresses Ldap en tête de liste à l'aide des petites flèches Indiquez d'afficher d'abord Ldap à l'ouverture des carnets d'adresses

48 Page 38 Outlook 2013 GÉRER LES CONTACTS À DOUBLE Si vous enregistrez un contact avec le même nom ou la même adresse de messagerie qu'un contact déjà répertorié dans votre dossier Contacts, Outlook affiche la boîte de dialogue suivante : FIGURE 57 - BOÎTE DE DIALOGUE CONTACT EN DOUBLE DÉTECTÉ Si vous cliquez sur Ajouter un contact, le nouveau contact est ajouté. Ainsi, si vous avez créé par exemple un contact nommé Silvio Viotti, et qu'un contact portant ce nom existait déjà, vous aurez deux contacts nommés Silvio Viotti. Pour les différencier, vous pouvez ajouter par exemple l'initiale du deuxième prénom (Marco) à l'une des deux entrées Si vous cliquez sur Mettre à jour les informations, Outlook compare tous les champs renseignés et copie les données du nouveau contact vers les champs dont les données sont différentes. Par exemple, si vous avez un contact nommé Silvio Viotti dont le numéro de téléphone est le , et que vous recevez une carte de visite avec un nouveau numéro de téléphone, Outlook copie le nouveau numéro dans l'ancien contact sans modifier les autres champs CRÉER ET METTRE EN FORME UNE CARTE DE VISITE Créez votre propre fiche contact afin de disposer d'une carte de visite que vous pourrez ensuite joindre aux messages que vous envoyez. Créez un nouveau contact et remplissez les champs Allez dans le groupe Options > cliquez sur le bouton Carte de Visite pour choisir et mettre en forme les champs :

49 Outlook 2013 Page 39 FIGURE 58 - BOÎTE DE DIALOGUE MODIFIER LA CARTE DE VISITE ENVOYER SA CARTE DE VISITE Une fois votre carte de visite créée, vous pouvez la joindre automatiquement ou manuellement aux messages que vous envoyez. Votre carte de visite apparaîtra en tant qu'image dans le corps du message ainsi qu'en pièce jointe; cela signifie que le destinataire pourra glisser la pièce jointe dans son dossier Personnes (s'il utilise Outlook). Pour joindre manuellement votre carte de visite, allez dans l'onglet Insertion > groupe Inclure > bouton Carte de visite Pour la joindre automatiquement, allez dans l'onglet Message > groupe Inclure > bouton Une signature VOUS AVEZ LE CHOIX ENTRE AJOUTER VOTRE CARTE DE VISITE À UNE SIGNATURE EXISTANTE OU CRÉER UN NOUVELLE SIGNATURE SUR LAQUELLE VOUS N'INSÉREZ QUE VOTRE CARTE DE VISITE.

50 Page 40 Outlook 2013 GÉRER LES CONTACTS MODIFIER UN CONTACT Sélectionnez le contact Pour modifier la fiche, cliquez sur Apportez les modifications souhaitées MODIFIER L'AFFICHAGE DES CONTACTS Allez dans l'onglet Accueil > groupe Affichage actuel > choisissez parmi les options proposées dans la galerie d affichage : FIGURE 59 - GALERIE D'AFFICHAGE DES CONTACTS CLASSER LES CONTACTS Ouvrez un contact Dans la zone Classer sous, sélectionnez le nom ou le nom de société sous lequel vous voulez afficher le contact MODIFIER LE CLASSEMENT DES CONTACTS RÉGLEZ LES PARAMÈTRES D'OUTLOOK AVANT L'IMPORTATION DE NOUVEAUX CONTACTS. Dans l'onglet Fichier > cliquez sur Options > catégorie Personnes En faisant les choix ci- dessous, le prénom apparaît en 1er dans la liste mais le classement s'effectue sur le nom de famille : FIGURE 60 - OPTIONS DE CLASSEMENT DES CONTACTS ENVOYER UN MESSAGE ÉLECTRONIQUE À UN CONTACT Sélectionnez le contact Cliquez sur le bouton Envoyer un courrier électronique Complétez le texte du message et cliquez sur Envoyer

51 Outlook 2013 Page 41 ENVOYER UN MESSAGE ÉLECTRONIQUE À UN GROUPE DE CONTACT Sélectionnez le groupe de contact Cliquez sur le bouton Envoyer un courrier électronique Complétez le texte du message et cliquez sur Envoyer LORS DE LA RÉDACTION DU MESSAGE - EN CAS DE DOUTE SUR "QUI SONT LES MEMBRES DU GROUPE" - FAITES UN DOUBLE- CLIC SUR LE NOM DU GROUPE. POUR SUPPRIMER OCCASIONNEMENT UN MEMBRE, CLIQUEZ SUR LE + SITUÉ DEVANT LE NOM DU GROUPE. ORGANISER UNE RÉUNION AVEC UN CONTACT Sélectionnez un ou plusieurs contacts Dans l onglet Accueil > groupe Communiquer > cliquez sur le bouton Réunion ou utilisez l'option Complétez en indiquant l objet et l emplacement de la réunion et cliquez sur Envoyer DÉFINIR UN RAPPEL POUR UN CONTACT Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact Dans le menu contextuel choisissez la commande Assurer un suivi > Personnalisé : FIGURE 61 - BOÎTE DE DIALOGUE RAPPEL PERSONNALISÉ Après avoir terminé votre action de suivi, cliquez sur le bouton Assurer un suivi puis choisissez Marquer comme Terminé

52 Page 42 Outlook 2013 TRANSFÉRER UNE FICHE CONTACT Sélectionnez un ou plusieurs contacts Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un des contacts Choisissez la commande Transférer dans le menu contextuel Complétez le message et cliquez sur Envoyer IMPRIMER DES CONTACTS Sélectionnez les contacts à l'aide de Maj ou Ctrl Dans l onglet Fichier > commande Imprimer > choisissez les paramètres : FIGURE 62 - PARAMÈTRES D'IMPRESSION Utilisez éventuellement les boutons de réglages d aperçu en bas à droite de l interface soit Taille réelle, Une page ou Plusieurs pages Pour voir les pages suivantes, cliquez sur les boutons 1 sur X SUPPRIMER UN CONTACT Sélectionnez le ou les contacts à supprimer Cliquez sur le bouton Supprimer ou sur la touche Delete RECHERCHER UN CONTACT Cliquez dans la zone de recherche Tapez le texte à rechercher

53 Outlook 2013 Page 43 LES RECHERCHES PORTENT SUR TOUS LES CHAMPS ET NON PAS SEULEMENT SUR LES CHAMPS NOM OU PRÉNOM. SI VOUS FAITES UNE RECHERCHE SUR UN NUMÉRO DE TÉLÉPHONE, TAPEZ L'INDICATIF PAR EX NE FAITES PAS DE RECHERCHES BASÉES SUR DES FINS DE MOTS, PAR EX. LA RECHERCHE "AMP" RENVOIE COMME RÉSULTAT "AMPHIMAX" ALORS QUE "MAX" NE RENVOIE CURIEUSEMENT AUCUN RÉSULTAT. UTILISER UN MODÈLE DE RECHERCHE Cliquez dans la zone de recherche pour activer l'onglet contextuel Outils de recherche Dans le groupe Affiner > cliquez sur le bouton Adresse > A une adresse de messagerie pour rechercher tous les contacts correspondant à ce critère SI VOUS EFFECTUEZ UNE RECHERCHE AVEC COMME CRITÈRE LE SYMBOLE "@", OUTLOOK NE RENVOIE AUCUN RÉSULTAT.

54 Page 44 Outlook 2013 IMPORTER DES CONTACTS RAPPEL : RÉGLEZ LES PARAMÈTRES DE CLASSEMENT DES CONTACTS AVANT L'IMPORTATION DE NOUVEAUX CONTACTS (FICHIER > OPTIONS > PERSONNES). Si vous souhaitez importer les contacts que vous avez créés dans votre Webmail de l'unil, procédez ainsi : Ouvrez votre Webmail et allez dans Contacts Si souhaité, sélectionnez les contacts à exporter Cliquez sur le menu Autres actions > commande Exporter Choisissez le format CSV (Comma- separated values) Cliquez sur Exporter et enregistrez le fichier Ouvrez Outlook > Allez dans l'onglet Fichier > commande Ouvrir et Exporter > cliquez sur Importer/Exporter Choisissez l'action Importer à partir d'un autre programme ou fichier Indiquez que les valeurs sont séparées par une virgule Désignez le fichier à importer et décidez si vous souhaitez importer les doublons Choisissez le dossier de destination (en l'occurrence le dossier Contacts) Cliquez sur le bouton Champs personnalisés afin de faire corres- pondre les champs de Webmail et ceux d'outlook (mappage) FIGURE 63 - BOÎTE DE DIALOGUE MAPPAGE DES CHAMPS

55 Outlook 2013 Page 45 Faites glisser les champs (First Name, Last Name, ) depuis la zone de gauche dans la zone de droite (Prénom, Nom); procédez ainsi pour tous les champs qui ont été remplis dans Webmail SOYEZ ATTENTIF À CE QUE VOUS FAITES DANS LA BOÎTE DE DIALOGUE MAPPAGE DES CHAMPS; EN EFFET, UNE FOIS VALIDÉE, L'IMPORTATION NE POURRA PAS ÊTRE ANNULÉE. LES CHOIX DE MAPPAGE QUE VOUS AUREZ FAIT SERONT MÉMORISÉS POUR DE FUTURS MAPPAGES. VISUALISER LES CONTACTS PAR DATE D'IMPORTATION (CRÉATION) Allez dans l'onglet Accueil > groupe Affichage actuel > cliquez sur Liste dans la galerie des affichages FIGURE 64 - GALERIE DES AFFICHAGES Allez dans l'onglet Affichage > groupe Réorganisation > cliquez sur le bouton Ajouter des colonnes Dans la liste déroulante, choisissez Tous les champs Contacts Ajoutez le champ Créé le et validez

56 Page 46 Outlook 2013 FUSIONNER OU EXPORTER DES CONTACTS FUSIONNER AVEC WORD Dans l onglet Accueil > groupe Action > cliquez sur le bouton Fusion et Publipostage : FIGURE 65 - BOÎTE DE DIALOGUE FUSION DES CONTACTS Si vous souhaitez utiliser uniquement certains contacts, fermez la boîte de dialogue Fusion des contacts, sélectionnez les contacts puis retournez à la boîte de dialogue Fusion des contacts pour compléter les options de configuration Sous Champs à fusionner choisissez Tous les champs Contact Sous Fichier du document, cliquez sur l option Nouveau document. Pour ajouter un champ de fusion à un document que vous avez créé au préalable, cliquez sur Document existant, puis sur Parcourir pour sélectionner le document Si vous souhaitez enregistrer l'ensemble de contacts en cours dans un fichier de fusion, activez la case à cocher Fichier permanent, puis cliquez sur Parcourir pour sélectionner le document Dans la liste Type du document, sélectionnez le type de document (Lettres types, étiquettes ) Dans la liste Fusionner vers, sélectionnez la destination souhaitée Cliquez sur OK et allez ensuite dans Word finir votre publipostage

57 Outlook 2013 Page 47 DANS WORD, INSÉREZ LES CHAMPS SUIVANTS POUR CRÉER DES LETTRES- TYPES OU DES ÉTIQUETTES : SOCIÉTÉ, NOM COMPLET, ADRESSE POSTALE. N'INSÉREZ PAS LES CHAMPS TITRE, CODE POSTAL ET VILLE; EN EFFET, CEUX- CI SONT DÉJÀ INCLUS DANS LES CHAMPS NOM COMPLET ET ADRESSE POSTALE. EXPORTER UNE LISTE DE CONTACTS PARTIELLE Créez un nouveau dossier en allant dans l'onglet Dossier > groupe Nouveau > bouton Dossier pour y placer une copie des contacts que vous voulez exporter Donnez un nom à ce nouveau dossier À l'aide d'une recherche ou d'un filtre, sélectionnez les contacts à copier Appuyez sur la touche Ctrl et faites glisser les contacts vers le nouveau dossier de contacts afin de les copier Allez dans l'onglet Fichier > commande Ouvrir et Exporter > cliquez sur Importer/Exporter pour afficher l assistant : FIGURE 66 - BOÎTE DE DIALOGUE ASSISTANT IMPORT ET EXPORT Choisissez Exporter des données vers un fichier Choisissez le type de fichier d'export (.pst ou.csv = valeurs séparées par une virgule)

58 Page 48 Outlook 2013 Sélectionnez le dossier à exporter (celui que vous créé précédemment) Donnez un nom au fichier d'exportation Ouvrez le fichier dans Excel (si vous avez choisi.csv) L'EXTENSION.PST (PERSONAL STORAGE TABLE) EST ASSOCIÉE AUX FICHIERS UTILISÉS PAR OUTLOOK. LORSQUE L ON CRÉE DES ÉLÉMENTS (MESSAGES, RENDEZ- VOUS, TÂCHES, ), OUTLOOK SAUVEGARDE CES DONNÉES DANS UN FICHIER.PST.

59 Outlook 2013 Page 49 LES NOTES CRÉER UNE NOTE Cliquez sur le bouton dans la barre de navigation : FIGURE 67 - BARRE DE NAVIGATION Choisissez le module Notes Pour créer une nouvelle note, faites un double clic sur la zone blanche ou cliquez sur le bouton Nouveau Tapez ensuite le texte de la note (sachant que ce que vous tapez sur la 1 ère ligne deviendra le nom de la note) Pour la sauvegarder, fermez- la à l'aide de sa case de fermeture MODIFIER ET CONFIGURER DES NOTES MODIFIER LE TEXTE D'UNE NOTE Faites un double- clic sur la note, apportez les modifications souhaitées Fermez la note pour enregistrer les modifications; la date et l'heure figurant au bas de la note se mettront à jour MODIFIER L AFFICHAGE DES NOTES Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez parmi les commandes définissant la taille des icônes : FIGURE 68 - OPTIONS D'AFFICHAGE DES ICÔNES MODIFIER LA COULEUR D'UNE NOTE Cliquez sur la note avec le bouton droit de la souris Choisissez la commande Classer Choisissez une catégorie de classement

60 Page 50 Outlook 2013 MODIFIER L'ORGANISATION DES NOTES Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la zone blanche servant à afficher les notes Choisissez la commande Autres paramètres : FIGURE 69 - BOÎTE DE DIALOGUE AFFICHAGE DU FORMAT DES ICÔNES SUPPRIMER UNE NOTE Cliquez sur la note et appuyez sur Delete; les notes supprimées sont placées dans le dossier Éléments Supprimés DÉPLACER OU TRANSFÉRER DES NOTES DÉPLACER UNE NOTE DANS UN MODULE D'OUTLOOK Cliquez sur la note Glissez- la dans la zone de navigation sur le module de destination souhaité (par ex. Calendrier); la note devient alors une entrée de calendrier agendée selon l'heure et le jour courant; le texte de la note est repris dans le corps de texte du rendez- vous Vous pouvez aussi utiliser le bouton droit de la souris lors du cliquer- glisser pour obtenir les options ci- après : FIGURE 70 - OPTIONS DE COPIE

61 Outlook 2013 Page 51 TRANSFÉRER UNE NOTE EN PIÈCE JOINTE Sélectionnez la ou les notes à transférer avec le bouton droit de la souris Choisissez la commande Transférer Tapez l'adresse de messagerie de votre correspondant LA NOTE EST PLACÉE EN OBJET DU MESSAGE AINSI QU'EN ANNEXE. BIEN ENTENDU, ELLE NE DISPARAÎT PAS DE VOTRE DOSSIER NOTES.

62 Page 52 Outlook 2013 LES TÂCHES CRÉER UNE TÂCHE Cliquez sur le bouton Tâches dans la barre de navigation : FIGURE 71 - BARRE DE NAVIGATION Cliquez sur le bouton Nouvelle tâche Tapez ensuite l'objet et le texte de la tâche FIGURE 72 - FENÊTRE NOUVELLE TÂCHE Indiquez éventuellement des options : S'il y a une échéance pour la réalisation de cette tâche Si elle a été commencée (si oui, à quel % de réalisation) Si vous souhaitez un rappel avant l'échéance Si cette tâche est prioritaire Si elle appartient à une catégorie de classement (bouton Classer) Enregistrez ensuite la tâche à l'aide du bouton Enregistrer et fermer Poursuivez ainsi afin de créer une liste des tâches FIGURE 73 - EXEMPLE DE LISTE DES TÂCHES

63 Outlook 2013 Page 53 MODIFIER ET TRAITER UNE TÂCHE TERMINER UNE TÂCHE Activez la case à cocher située devant la tâche; Outlook trace la tâche, modifie automatiquement son état d'achèvement et la fait disparaître de la liste des tâches. LA TÂCHE TERMINÉE N'EST PAS SUPPRIMÉE. VOUS POUVEZ LA VISUALISER EN MODIFIANT LES OPTIONS D'AFFICHAGE DES TÂCHES. MODIFIER L'AFFICHAGE DES TÂCHES Cliquez sur l onglet Affichage > groupe Affichage actuel > bouton Changer l affichage Choisissez l option souhaitée dans la galerie des affichages : FIGURE 74 - GALERIE DES OPTIONS D'AFFICHAGE DES TÂCHES REMARQUEZ LA POSSIBILITÉ DE NE VISUALISER QUE LES TÂCHES MARQUÉES COMME TERMINÉES.

64 Page 54 Outlook 2013 AJOUTER UNE COLONNE Selon le type d'affichage choisi, il sera peut être nécessaire de personnaliser l'affichage des colonnes : Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un en- tête de colonne Choisissez la commande Sélecteur de champs FIGURE 75 - SÉLECTEUR DE CHAMPS Glissez la colonne à ajouter à l'emplacement souhaité SELON L'AFFICHAGE CHOISI, IL EST POSSIBLE QUE LA COLONNE TERMINÉE AFFICHANT UNE CASE À COCHER PERMETTANT D'INDIQUER QUE LA TÂCHE EST RÉALISÉE N'APPARAISSE PAS AUTOMATIQUEMENT. IL PEUT ÊTRE DONC NÉCESSAIRE D'AJOUTER MANUELLEMENT LA COLONNE TERMINÉE.

65 Outlook 2013 Page 55 AFFICHER LA BARRE DES TÂCHES La barre des tâches regroupe les rendez- vous à venir, les tâches et les messages signalés comme devant faire l'objet d'un suivi. Pour afficher la barre des tâches, allez dans l onglet Affichage > groupe Disposition > Bouton Barre des tâches Sous ce même bouton, vous pouvez choisir quels sont les éléments que vous souhaitez faire apparaître dans la barre des tâches AFFICHER TOUTES LES TÂCHES Dans la liste des tâches, Outlook fait la distinction entre les messages possédant un indicateur de suivi et les tâches ordinaires. La zone Mes tâches dans le volet de dossiers possède en effet deux dossiers : Liste des tâches : regroupe toutes les tâches y.c. les messages possédant un indicateur de suivi Tâches : ne regroupe que les tâches MODIFIER LES OPTIONS DES TÂCHES Cliquez sur l onglet Fichier > Options > puis sur la catégorie Tâches: FIGURE 76 - OPTIONS DES TÂCHES

66 Page 56 Outlook 2013 TRANSFORMER UNE TÂCHE EN TÂCHE PRIVÉE Ouvrez la tâche qui doit cesser d'être visible pour les autres utilisateurs sur le réseau (au cas où vous auriez partagé vos tâches) Cliquez sur le bouton Privé SUPPRIMER UNE TÂCHE Cliquez sur la tâche avec le bouton droit de la souris Choisissez la commande Supprimer LA SUPPRESSION D'UNE TÂCHE QUE VOUS AVEZ AFFECTÉE À UNE TIERCE PERSONNE FAIT DISPARAÎTRE LA TÂCHE UNIQUEMENT DE LA LISTE DE VOS TÂCHES; BIEN ENTENDU, ELLE DEMEURE DANS LA LISTE DE LA PERSONNE QUI L'A ACCEPTÉE. SI VOUS SUPPRIMEZ UNE TÂCHE QUE VOUS AVEZ AFFECTÉE, VOUS NE RECEVREZ DONC PLUS DE RAPPORT D'ÉTAT CONCERNANT CETTE TÂCHE. IMPRIMER DES TÂCHES Sélectionnez les tâches à imprimer avec la touche Ctrl ou Maj Cliquez sur l onglet Fichier > Imprimer LES TÂCHES PÉRIODIQUES CRÉER UNE TÂCHE PÉRIODIQUE Créez une nouvelle tâche et cliquez sur le bouton Périodicité Choisissez parmi les options suivantes : FIGURE 77 - BOÎTE DE DIALOGUE PÉRIODICITÉ DE LA TÂCHE

67 Outlook 2013 Page 57 NE CLIQUEZ PAS SUR RÉGÉNÉRER UNE NOUVELLE TÂCHE, SINON LA TÂCHE NE SE REPRODUIRA PAS À INTERVALLES RÉGULIERS. L'OPTION "RÉGÉNÉRER UNE NOUVELLE TÂCHE " RÉPÈTE UNE TÂCHE SELON L'INTERVALLE SPÉCIFIÉ, UNE FOIS QUE LA TÂCHE D'ORIGINE EST MARQUÉE COMME TERMINÉE. IGNORER UNE OCCURRENCE D'UNE TÂCHE PÉRIODIQUE Ouvrez la tâche périodique et cliquez sur le bouton Ignorer cette occurrence Outlook passe alors à l'échéance suivante SI VOUS AVEZ DÉFINI LA TÂCHE PÉRIODIQUE DE MANIÈRE À CE QU'ELLE PRENNE FIN APRÈS UN CERTAIN NOMBRE D'OCCURRENCES, CHAQUE OMISSION DE LA TÂCHE COMPTE COMME UNE OCCURRENCE. ATTRIBUER UN NOUVEAU NOM À UNE TÂCHE PÉRIODIQUE Dans la liste des tâches, cliquez sur la tâche à renommer Tapez un nouveau nom, puis appuyez sur Enter; les occurrences passées conservent l'ancien nom TERMINER UNE TÂCHE PÉRIODIQUE Cochez la case Terminée ou ouvrez la tâche et cliquez sur le bouton Marquer comme terminée(s); l'occurrence actuelle de la tâche périodique est considérée comme achevée et Outlook passe automatiquement à la prochaine occurrence CRÉER UNE TÂCHE DONT LES OCCURRENCES SONT BASÉES SUR SA DATE DE RÉALISATION Créez une nouvelle tâche et cliquez sur le bouton Périodicité Cliquez sur la fréquence (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Annuelle) de la tâche Cliquez sur Régénérer une nouvelle tâche, puis tapez la fréquence souhaitée dans la zone de texte Si vous souhaitez que la tâche commence et se termine à des dates spécifiques, définissez les dates de début et de fin

68 Page 58 Outlook 2013 MODIFIER LA DATE D'ÉCHÉANCE D'UNE TÂCHE Ouvrez la tâche dont vous voulez modifier la date d'échéance Dans la zone Échéance, spécifiez une nouvelle échéance SI VOUS FIXEZ COMME NOUVELLE DATE D'ÉCHÉANCE UN JOUR DE LA SEMAINE SITUÉ EN DEHORS DE LA PÉRIODICITÉ DE LA TÂCHE (PAR EXEMPLE SI LA DATE QUE VOUS INDIQUEZ TOMBE UN MERCREDI, ALORS QUE LA TÂCHE SE RÉPÈTE NORMALEMENT TOUS LES MARDIS), UNE NOUVELLE TÂCHE S'AFFICHERA DANS LA LISTE DES TÂCHES POUR CETTE EXCEPTION PONCTUELLE (LE MERCREDI). CETTE NOUVELLE TÂCHE NE SE RÉPÉTERA PAS, MAIS LA TÂCHE D'ORIGINE CONTINUERA À SE RÉPÉTER CONFORMÉMENT À SA DÉFINITION (TOUS LES MARDIS). SUPPRIMER LA PÉRIODICITÉ Ouvrez la tâche périodique et cliquez sur le bouton Périodicité Cliquez sur le bouton Supprimer la périodicité SUPPRIMER UNE TÂCHE PÉRIODIQUE Cliquez sur la tâche Dans l'onglet Accueil, cliquez sur le bouton Supprimer Choisissez entre Supprimer tout ou Supprimer celle- ci

69 Outlook 2013 Page 59 TRIER DES TÂCHES TRIER MANUELLEMENT DES TÂCHES Cliquez sur l onglet Affichage > groupe Affichage actuel > bouton Paramètres d affichage Cliquez sur le bouton Trier > puis sur le bouton Effacer tout Cliquez sur le bouton Regrouper par > puis sur Effacer tout Ensuite, faites glisser à la main une tâche vers le haut ou le bas dans la liste des tâches, en utilisant la ligne rouge horizontale pour la positionner LORSQUE LES TÂCHES NE SONT NI GROUPÉES NI TRIÉES, VOUS POUVEZ MODIFIER LEUR ORDRE EN LES DÉPLAÇANT INDIVIDUELLEMENT VERS LE HAUT OU LE BAS DANS LA LISTE DES TÂCHES. CETTE MÉTHODE EST TRÈS UTILE LORSQUE VOUS SOUHAITEZ SIMPLEMENT MODIFIER L'ORDRE DE QUELQUES TÂCHES. VOUS POUVEZ ÉGALEMENT TRIER L'ENSEMBLE DE LA LISTE DES TÂCHES, PUIS ENREGISTRER LE NOUVEL ORDRE COMME VALEUR PAR DÉFAUT. CETTE PROCÉDURE EST UTILE LORSQUE VOUS SOUHAITEZ CLASSER VOS TÂCHES EN FONCTION DU CONTENU D'UN CHAMP PARTICULIER.

70 Page 60 Outlook 2013 TRIER DES TÂCHES ET ENREGISTRER LE NOUVEL ORDRE DE TRI Cliquez sur l onglet Affichage > groupe Affichage actuel > bouton Changer l affichage Cliquez sur la commande Enregistrer l affichage actuel comme nouvel affichage ASSIGNER UNE TÂCHE Double- cliquez sur une tâche déjà créée > allez dans l'onglet Tâches > groupe Gérer > bouton Affecter une tâche Saisissez l'adresse de messagerie du destinataire Modifiez éventuellement l'échéance et l'état d'avancement Tapez du texte à l'attention du destinataire : FIGURE 78 - BOÎTE DE DIALOGUE ASSIGNER UNE TÂCHE Pour insérer un document dans la tâche, allez dans l'onglet Insertion > bouton Joindre un fichier REMARQUEZ LA PRÉSENCE D'UN MENU CONTEXTUEL SUR LE BOUTON INSÉRER. CE MENU PERMET NOTAMMENT D'INSÉRER UN LIEN HYPERTEXTE POINTANT SUR UN DOCUMENT PLUTÔT QUE D'INSÉRER UNE COPIE DU DOCUMENT DANS LA TÂCHE. Pour suivre automatiquement l'état d'avancement de la tâche que vous avez assignée, activez la case à cocher Conserver dans ma liste des tâches une copie à jour de la tâche

71 Outlook 2013 Page 61 Pour être automatiquement informé lorsqu'une tâche assignée est terminée, activez la case à cocher Envoyer un rapport d'état quand la tâche est terminée Cliquez sur le bouton Envoyer; une fois la tâche assignée, elle apparaît ainsi dans votre dossier Tâches: SI VOUS ASSIGNEZ UNE TÂCHE PÉRIODIQUE, UNE COPIE RESTERA DANS VOTRE LISTE DES TÂCHES MAIS NE SERA PAS MISE À JOUR. SI VOUS ACTIVEZ LA CASE À COCHER ENVOYER UN RAPPORT D'ÉTAT QUAND LA TÂCHE EST TERMINÉE, VOUS RECEVREZ UN RAPPORT D'ÉTAT POUR CHAQUE OCCURRENCE COMPLÈTE DE LA TÂCHE. RÉPONDRE À UNE DEMANDE DE TÂCHE Lorsque vous recevez une demande de tâche dans votre Boîte de réception, vous devenez le propriétaire temporaire de la tâche. Vous pouvez accepter la tâche, la refuser ou l'attribuer à quelqu'un d'autre. Si vous l'acceptez, vous en devenez le propriétaire permanent et êtes la seule personne autorisée à la modifier. Si vous la refusez, vous avez la possibilité de donner une raison à votre refus et la tâche est ensuite renvoyée à la personne à l'origine. Enfin, si vous attribuez la tâche à quelqu'un d'autre, vous pouvez en conserver une copie à jour dans votre liste des tâches et recevoir les rapports d'état correspondants. Ouvrez le message qui contient la demande de tâche Cliquez sur le bouton Accepter ou Refuser Pour accepter la demande de tâche sans faire de commentaires, cliquez sur Envoyer la réponse maintenant Pour accepter la demande de tâche et envoyer un commentaire, cliquez sur Modifier la réponse avant l'envoi Cliquez sur le bouton Envoyer LA TÂCHE ACCEPTÉE VIENT ALORS S'AJOUTER À VOTRE LISTE DES TÂCHES.

72 Page 62 Outlook 2013 LE CALENDRIER GÉNÉRALITÉS LES RENDEZ- VOUS Un rendez- vous est une activité pour laquelle vous bloquez du temps dans votre calendrier. Il n'implique ni l'invitation d'autres personnes, ni la réservation de ressources. Pendant un rendez- vous, Outlook considère par défaut que vous êtes occupé. LES RÉUNIONS La réunion est un rendez- vous pour lequel vous conviez d'autres personnes et pour lequel vous avez éventuellement besoin de ressources (salles, installation de matériel ). Pendant une réunion, Outlook considère par défaut que vous êtes occupé. LES ÉVÉNEMENTS Un événement est un élément qui dure au minimum 24 heures, par ex. un forum professionnel, des vacances ou un séminaire. Un événement annuel, tel qu'un anniversaire, a lieu chaque année à la même date, alors qu'un événement ordinaire survient une seule fois et peut durer un ou plusieurs jours. Pendant un événement, Outlook considère par défaut que vous êtes disponible. AFFICHAGE DU CALENDRIER Dans le dossier Calendrier, utilisez les boutons de l onglet Accueil > groupe Organiser pour régler l affichage : FIGURE 79 - CHOIX D'AFFICHAGE DU CALENDRIER AFFICHER LE CALENDRIER SOUS FORME DE LISTE Aller dans l'onglet Affichage > groupe Affichage actuel > cliquez sur le bouton Changer l'affichage > Liste

73 Outlook 2013 Page 63 AFFICHER LA MÉTÉO Cliquez sur la ville affichée pour en rechercher une autre : Pour modifier les options, allez dans Fichier > Options > catégorie Calendrier > Météo CHOISIR L'HORAIRE DE TRAVAIL Pour modifier les horaires de travail, allez dans Fichier > Options > catégorie Calendrier > Horaire de travail Indiquez quand débutent et se terminent vos journées de travail : FIGURE 80 - OPTIONS DES HORAIRES DE TRAVAIL SI VOUS TRAVAILLEZ À TEMPS PARTIEL (PAR EX. À 80 %), ÉVITEZ DE DÉCOCHER DANS LES OPTIONS CI- DESSUS LE JOUR DE LA SEMAINE OÙ VOUS NE TRAVAILLEZ PAS. EN EFFET, CELUI- CI DISPARAITRA DE VOTRE CALENDRIER (VOS SEMAINES N'AURONT PLUS QUE 4 JOURS AU LIEU DE 5). DE PLUS, SI VOS COLLÈGUES ONT PARTAGÉ LEUR CALENDRIER AVEC VOUS, VOUS NE VERREZ PAS - DANS LEUR CALENDRIER - LE JOUR QUE VOUS AVEZ DÉCOCHÉ DANS VOTRE CALENDRIER?!?!? MODIFIER LA COULEUR D AFFICHAGE DU CALENDRIER Cliquez sur l onglet Affichage > bouton Couleur Choisissez une couleur dans la palette SUPPRIMER L'OPTION DE RAPPEL PAR DÉFAUT Allez dans l onglet Fichier > Options > catégorie Calendrier Désactivez la case à cocher Rappels par défaut FIGURE 81 - OPTIONS RAPPELS PAR DÉFAUT

74 Page 64 Outlook 2013 MODIFIER L ÉCHELLE DE TEMPS - AJOUTER UN FUSEAU HORAIRE Dans l onglet Affichage > groupe Réorganisation > cliquez sur le bouton Échelle de temps Choisissez une autre échelle Choisissez de changer de fuseau horaire : FIGURE 82 - OPTION NOUVEAU FUSEAU HORAIRE AFFICHER LES TÂCHES À CÔTÉ DU CALENDRIER Allez dans l'onglet Affichage > groupe Disposition > bouton Barre des tâches REMARQUEZ QUE VOUS POURRIEZ TOUT SIMPLEMENT POINTER SUR LE MODULE TÂCHES DANS LE VOLET DE NAVIGATION POUR AFFICHER UN POP- UP DE VOS TÂCHES. AFFICHER LES TÂCHES QUOTIDIENNES SOUS LE CALENDRIER Allez dans l'onglet Affichage > groupe Disposition > bouton Liste des tâches quotidienne CRÉER UN NOUVEAU RENDEZ- VOUS À l'aide du Navigateur de dates, cliquez sur le jour souhaité : FIGURE 83 - NAVIGATEUR DE DATES Ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur le calendrier et choisissez la commande Atteindre la date Pour créer un rendez- vous, faites un double clic sur la plage horaire à l'endroit souhaité ou cliquez sur le bouton Nouveau

75 Outlook 2013 Page 65 Tapez l'objet du rendez- vous Indiquez des options telles que : L'emplacement du rendez- vous Si le rendez- vous dure toute la journée (case Journée entière) Votre disponibilité durant le rendez- vous : FIGURE 84 - LISTE DES DISPONIBILITÉS L'INDICATION DE VOTRE DISPONIBILITÉ EST UTILE POUR LES PERSONNES CONSULTANT VOTRE CALENDRIER (MÊME SI VOUS NE L'AVEZ PAS PARTAGÉ). Indiquez si le rendez- vous possède une catégorie (bouton Classer) Si vous souhaitez un rappel quelques semaines/jours/heures/ minutes avant le rendez- vous (option Rappel) La personne de contact en relation avec le rendez- vous (onglet Insertion > bouton Carte de visite) Enregistrez le rendez- vous à l'aide du bouton Enregistrer et Fermer APRÈS AVOIR CRÉÉ UN RENDEZ- VOUS, REVENEZ À LA DATE COURANTE À L'AIDE DU BOUTON AUJOURD'HUI DANS L ONGLET ACCUEIL. DÉPLACER UN RENDEZ- VOUS À l aide d un cliquer- glisser, déplacez le rendez- vous sur une nouvelle heure ou sur une nouvelle date dans le Navigateur de dates SI LE RENDEZ- VOUS EST DE TYPE PÉRIODIQUE, SEULE L'OCCURRENCE SÉLECTIONNÉE DU RENDEZ- VOUS EST DÉPLACÉE.

76 Page 66 Outlook 2013 COPIER UN RENDEZ- VOUS Appuyez sur la touche Ctrl et faites glisser le rendez- vous sur une nouvelle heure dans le calendrier ou sur une nouvelle date dans le Navigateur de dates CRÉER UN RENDEZ- VOUS PÉRIODIQUE Créez un rendez- vous et cliquez sur le bouton Périodicité Définissez les options de périodicité et si la périodicité prend fin : FIGURE 85 - BOÎTE DE DIALOGUE PÉRIODICITÉ DU RENDEZ- VOUS SUPPRIMER UN RENDEZ- VOUS Sélectionnez l'élément à supprimer Pour supprimer plusieurs éléments de calendrier, maintenez la touche Ctrl enfoncée puis cliquez sur les éléments souhaités Cliquez sur le bouton Supprimer DANS LE CAS D'UN RENDEZ- VOUS PÉRIODIQUE, CHOISISSEZ S'IL S'AGIT DE SUPPRIMER TOUS LES RENDEZ- VOUS OU SEULEMENT L'OCCURRENCE SÉLECTIONNÉE.

77 Outlook 2013 Page 67 IMPRIMER LE CALENDRIER - RÉGLER LES OPTIONS D IMPRESSION Dans l onglet Fichier > choisissez la commande Imprimer Faites votre choix dans les paramètres : FIGURE 86 - BOÎTE DE DIALOGUE IMPRIMER / PARAMÈTRES D'IMPRESSION Modifiez les options à l aide du bouton Options d impression Pour modifier les options de format, de papier ou d'en- tête / pied de page, cliquez sur le bouton Mise en page : FIGURE 87 - BOÎTE DE DIALOGUE MISE EN PAGE

78 Page 68 Outlook 2013 CRÉER UNE RÉUNION Dans l'onglet Accueil > groupe Nouveau > cliquez sur le bouton Nouvelle réunion Saisissez un objet, choisissez le jour et l'heure de la réunion Cliquez sur le bouton A et choisissez les participants dans la liste de contacts Pour chaque nom saisi, cliquez sur Obligatoire, sur Facultatif ou sur Ressources LES PARTICIPANTS OBLIGATOIRES ET FACULTATIFS S'AFFICHENT DANS LA ZONE À ET LES RESSOURCES DANS LA ZONE LIEU. Utilisez le bouton Assistant planification pour visualiser la disponibilité des participants Utilisez la barre de défilement pour afficher la disponibilité des participants En bas à gauche de cette fenêtre, cliquez sur le bouton > Sélection automatique pour rechercher la prochaine plage de temps libre de tous les participants Dans l onglet Réunion > groupe Participants > cliquez sur le bouton Options de réponse de afin de désactiver la possibilité aux participants de proposer un nouvel horaire FIGURE 88 - BOÎTE DE DIALOGUE ORGANISER UNE RÉUNION Cliquez sur le bouton Envoyer pour finaliser votre demande de réunion

79 Outlook 2013 Page 69 RÉGLER LES OPTIONS DU CALENDRIER ET DU PLANIFICATEUR DE RÉUNION Dans l'onglet Fichier > cliquez sur Options Sous la catégorie Calendrier, allez dans la zone Options du calendrier : FIGURE 89 - BOÎTE DE DIALOGUE OPTIONS DU CALENDRIER REMARQUEZ LA POSSIBILITÉ D'AJOUTER LES JOURS FÉRIÉS (PAR PAYS). CONVERTIR UN RENDEZ- VOUS EN RÉUNION Ouvrez le rendez- vous et cliquez sur le bouton Inviter les participants dans l onglet Rendez- vous Invitez les participants souhaités Cliquez sur le bouton Envoyer DONNER SUITE À UNE DEMANDE DE RÉUNION Ouvrez la demande de réunion apparaissant dans la Boîte de réception Cliquez sur le bouton Calendrier (groupe Calendrier) pour prévisualiser la réunion avant acceptation Pour traiter la demande reçue, utilisez l'un des boutons (groupe Répondre), sachant que : Accepter : inscrit automatiquement la réunion dans votre calendrier (disponibilité occupée) Provisoire : inscrit automatiquement la réunion dans votre calendrier (disponibilité provisoire) Refuser : pas d'inscription dans votre calendrier

80 Page 70 Outlook 2013 L'UTILISATION D'UN DE CES 3 BOUTONS (ACCEPTER, PROVISOIRE, REFUSER) PERMET À OUTLOOK, ET DONC À L'ORGANISATEUR DE LA RÉUNION, D'ÉTABLIR UNE STATISTIQUE DES RÉPONSES REÇUES ET, DE CE FAIT, DE SIMPLIFIER LA LOGISTIQUE LIÉE À LA RÉUNION, NOTAMMENT SI DU MATÉRIEL EST DISTRIBUÉ AUX PARTICIPANTS (BLOC- NOTES, POLYCOPIÉS, CROISSANTS ). QUEL QUE SOIT LE BOUTON CHOISI, VOUS AVEZ LA POSSIBILITÉ DE TAPER DU TEXTE POUR ACCOMPAGNER VOTRE RÉPONSE. REMARQUEZ LA PRÉSENCE DU BOUTON RÉPONDRE, LEQUEL PERMET D'ENVOYER UN À L'ORGANISATEUR ET/OU AUX AUTRES PARTICIPANTS. LE BOUTON RÉPONDRE NE VOUS DISPENSE PAS D'UTILISER LES BOUTONS ACCEPTER, PROVISOIRE OU REFUSER. OBTENIR DES STATISTIQUES Si vous êtes l'organisateur d'une réunion et que les participants ont répondu en utilisant les boutons Accepter, Provisoire, Refuser, vous avez la possibilité d'obtenir une statistique des réponses : Ouvrez dans votre calendrier la demande de réunion que vous avez créée Dans l'onglet Réunion > groupe Participants > cliquez sur le bouton Suivi SUPPRIMER AUTOMATIQUEMENT DES DEMANDES DE RÉUNION Cliquez sur l onglet Fichier > Options > Catégorie Courrier Allez ensuite dans la zone Envoi des messages > cochez l'option : CETTE OPTION EST ACTIVE PAR DÉFAUT; NE SOYEZ PAS DONC ÉTONNÉ SI LES DEMANDES DE RÉUNION "DISPARAISSENT" DE VOTRE BOÎTE DE RÉCEPTION UNE FOIS QUE VOUS AVEZ RÉPONDU.

81 Outlook 2013 Page 71 PROPOSER UNE NOUVELLE HEURE POUR UNE RÉUNION Si l'organisateur de la réunion le leur permet, les participants peuvent proposer une autre heure pour la réunion. SI VOUS ÊTES L'ORGANISATEUR D'UNE RÉUNION, IL SERAIT JUDICIEUX DE NE PAS LAISSER CETTE LIBERTÉ AUX PARTICIPANTS, L'ORGANISATION DE VOTRE RÉUNION POUVANT DEVENIR RAPIDEMENT UN VÉRITABLE CASSE- TÊTE. Ouvrez la demande de réunion que vous avez reçue Cliquez sur le bouton Proposer une nouvelle heure Choisissez entre Provisoire et proposer un nouvel horaire ou Refuser et proposer un nouvel horaire Choisissez si possible une heure où tous les invités sont libres. Vous pouvez utiliser le bouton Options > Sélection automatique pour rechercher la prochaine plage de temps libre de tous les invités Cliquez sur Proposer une heure puis sur Envoyer INTERDIRE LES CONTRE- PROPOSITIONS D'HORAIRE Cliquez sur l onglet Fichier > Options > Catégorie Calendrier Désactivez la case à cocher Permettre aux participants de proposer de nouvelles heures de réunion CRÉER UN ÉVÉNEMENT Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une plage libre dans votre calendrier Dans le menu contextuel, cliquez sur Nouvel événement d'une journée entière Tapez un objet et un emplacement Sélectionnez les autres options souhaitées Cliquez sur Enregistrer et Fermer CONTRAIREMENT AUX RENDEZ- VOUS LESQUELS INDIQUENT QUE VOUS ÊTES OCCUPÉ, LES ÉVÉNEMENTS INDIQUENT QUE VOUS ÊTES LIBRE DURANT L'ÉVÉNEMENT. GARDEZ EN MÉMOIRE QUE CES INFORMATIONS SONT UTILES AUX PERSONNES CONSULTANT VOTRE CALENDRIER.

82 Page 72 Outlook 2013 CRÉER UN ÉVÉNEMENT ANNUEL (PAR EX. ANNIVERSAIRE) Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une plage libre dans votre calendrier Dans le menu contextuel, cliquez sur Nouvel événement périodique Indiquez une périodicité puis tapez les informations et options souhaitées Si l'événement dure plus d'une journée, modifiez la valeur figurant dans la zone Durée Cliquez sur Enregistrer et Fermer PARTAGER OU ENVOYER SON CALENDRIER TRANSFORMER UN RENDEZ- VOUS EN RENDEZ- VOUS PRIVÉ Avant de partager ou envoyer votre calendrier, assurez- vous que les rendez- vous privés soient masqués : Ouvrez le rendez- vous qui ne doit pas être visible aux autres utilisateurs Cliquez sur le bouton Privé; les personnes consultant votre calendrier verront que vous êtes occupé mais ne sauront pas avec qui ni où IL N'EST PAS NÉCESSAIRE DE PARTAGER SON CALENDRIER POUR QUE D'AUTRES PERSONNES PUISSENT LE CONSULTER. IMPORTANT! SI VOUS PARTAGEZ VOTRE CALENDRIER PRINCIPAL (APPELÉ CALENDRIER DANS OUTLOOK), LES ÉVENTUELS CALENDRIERS (SOUS- CALENDRIERS) SUPPLÉMENTAIRES QUE VOUS AURIEZ CRÉES HÉRITENT DES MÊMES DROITS D'ACCÈS.

83 Outlook 2013 Page 73 PARTAGER SON CALENDRIER 1 ÈRE MÉTHODE Dans l onglet Accueil > groupe Partager > cliquez sur le bouton Partager le calendrier Ajoutez les personnes auxquelles vous souhaitez accorder des autorisations d'accès Indiquez le niveau de détails auquel les invités auront accès : L'INCONVÉNIENT DE CETTE MÉTHODE EST QU'ELLE ATTRIBUE UN ACCÈS EN LECTURE SEULE À TOUS LES INVITÉS (PAS DE POSSIBILITÉ DE PERSONNALISER LES AUTORISATIONS D'ACCÈS DANS CETTE BOÎTE DE DIALOGUE). L'AVANTAGE EST QU'ELLE ENVOIE AUTOMATIQUEMENT UN MESSAGE D'INVITATION AUX DESTINATAIRES. PARTAGER SON CALENDRIER 2ÈME MÉTHODE L'AVANTAGE DE CETTE MÉTHODE EST QU'ELLE PERMET D'ATTRIBUER UN ACCÈS PERSONNALISÉ AUX INVITÉS. L'INCONVÉNIENT EST QU'ELLE N'ENVOIE PAS DE MESSAGE D'INVITATION. PARADE : UTILISEZ D'ABORD LA MÉTHODE N 1 ET PERSONNALISER TOUT DE SUITE APRÈS LES DROITS D'ACCÈS AVEC LA MÉTHODE N 2. Dans l onglet Accueil > groupe Partager > cliquez sur le bouton Autorisations du calendrier Dans l'onglet Autorisations d'accès, cliquez sur le bouton Ajouter Sélectionnez le niveau d'autorisation que vous souhaitez attribuer aux personnes, sachant que :

84 Page 74 Outlook 2013 Niveau Usage La personne invitée peut : d'autorisation Propriétaire rare Créer, voir, modifier et supprimer tous les éléments. Créer des sous- dossiers. En tant que propriétaire du dossier, la personne invitée peut modifier les niveaux d'autorisation dont bénéficient les autres personnes sur ce dossier. Éditeur principal rare Créer, voir, modifier et supprimer tous les éléments. Créer des sous- dossiers. Éditeur rare Créer, voir, modifier et supprimer tous les éléments. Auteur principal fréquent Créer et voir les éléments, créer des sous- dossiers. Modifier et supprimer les éléments que la personne invitée a créés (Personnels). Auteur fréquent Créer et voir les éléments. Modifier et supprimer les éléments que la personne invitée a créés (Personnels). Auteur secondaire fréquent Créer et voir les éléments, supprimer les éléments que la personne invitée a créés (Personnels). Relecteur fréquent Voir les éléments. Collaborateur rare Uniquement créer des éléments. Le contenu du dossier n'est est pas accessible. Personnalisé fréquent Effectuer les activités que vous avez définies. Aucun rare Rien faire. Disponibilité fréquent Voir votre disponibilité (occupé, Disponibilité, objet, lieu absent du bureau ) fréquent Voir votre disponibilité (occupé, absent du bureau ) ainsi que l'objet et le lieu de vos rendez- vous DANS LE CAS OÙ VOUS TRAVAILLEZ EN ÉQUIPE, LE PLUS SIMPLE EST D'OPTER POUR : 1 UN DROIT D'AUTEUR DESTINÉ À 1 OU 2 PERSONNES AVEC LESQUELLES VOUS TRAVAILLEZ ÉTROITEMENT ET 2 UN DROIT DE RELECTEUR DESTINÉ AU RESTE DE L'ÉQUIPE.

85 Outlook 2013 Page 75 PARTAGER SON CALENDRIER VIA LE WEB Une autre possibilité de partage consiste à partager votre calendrier via le Web. Cette méthode est intéressante si les personnes que vous souhaitez inviter ne font pas partie de votre entreprise (clients, fournisseurs, ) Allez dans l'onglet Accueil > groupe Partager > bouton Publier en ligne > Publier ce calendrier Connectez- vous sur le site Outlook Web Access (owa.unil.ch) Choisissez : Les autorisations d'accès : Disponibilité (libre, occupé, provisoire, absent), Détails limités (sujet des RDV et réunions), Tous les détails ou Éditeur La plage de temps à publier Le niveau d'accès, sachant que : Restreint = les personnes disposent d'un accès uniquement si elles reçoivent un lien vers votre calendrier publié Public = les personnes peuvent rechercher ce calendrier sur Internet. Choisissez cette option uniquement si vous voulez que votre calendrier soit accessible à tout le monde (déconseillé). FIGURE 90 - FENÊTRE DE PUBLICATION DE CALENDRIER

86 Page 76 Outlook 2013 Copiez le lien et collez- le dans un que vous envoyez aux personnes à inviter, sachant que : Lien pour s'abonner à ce calendrier : envoyez ce lien si vous voulez autoriser les personnes à visualiser votre calendrier et à recevoir des mises à jour automatiques ÉVITEZ L'OPTION CI- DESSUS! EN EFFET CELLE- CI PROVOQUE L'AJOUT D'UN NOUVEAU CALENDRIER DANS LE CALENDRIER DE L'INVITÉ, QUE CELUI- CI UTILISE OUTLOOK OU UN AUTRE SYSTÈME, PAR EX. L'APPLICATION CALENDAR SUR MAC. Lien pour afficher le calendrier dans un navigateur Web : envoyez ce lien si vous voulez que les personnes puissent visualiser votre calendrier à l'aide d'un navigateur Web ENVOYER UN CALENDRIER PAR COURRIER ÉLECTRONIQUE Allez dans l onglet Accueil > groupe Partager > cliquez sur le bouton Envoyer un calendrier par courrier électronique : FIGURE 91 - BOÎTE DE DIALOGUE ENVOYER UN CALENDRIER PAR COURRIER ÉLECTRONIQUE Dans la liste Calendrier, choisissez le calendrier à envoyer (si vous en avez plusieurs) Dans la liste Plage de dates, définissez la période à envoyer Dans la liste Détails, choisissez le niveau de détails auquel les personnes auront accès puis validez Ensuite, dans la zone À, entrez les noms des destinataires et cliquez sur Envoyer

87 Outlook 2013 Page 77 REMARQUEZ QU'OUTLOOK PLACE ÉGALEMENT VOTRE CALENDRIER EN PIÈCE JOINTE (FICHIER.ICS). CECI N'AYANT QUE TRÈS PEU D'INTÉRÊT POUR LES DESTINATAIRES, SUPPRIMEZ SIMPLEMENT CETTE PIÈCE JOINTE. OUVRIR LE CALENDRIER D'UN AUTRE UTILISATEUR Dans l onglet Accueil > groupe Gérer les calendriers > cliquez sur le bouton Ouvrir le calendrier > puis Ouvrir le calendrier partagé Dans la zone Nom, tapez le nom de la personne qui vous a accordé une autorisation de partage OUVRIR LE CALENDRIER SUITE À UNE INVITATION Ouvrez le message de partage de calendrier que vous avez reçu : FIGURE 92 - BOÎTE DE DIALOGUE OUVRIR CE CALENDRIER Cliquez sur le bouton Ouvrir ce calendrier; le calendrier apparaît alors dans la zone Calendriers partagés : FIGURE 93 - CALENDRIERS PARTAGÉS VOUS AVEZ LA POSSIBILITÉ DE MODIFIER LES COULEURS DES CALEN- DRIERS PARTAGÉS À L'AIDE D'UN CLIC DROIT SUR LE CALENDRIER EN QUESTION > COULEUR.

88 Page 78 Outlook 2013 AFFICHER PLUSIEURS CALENDRIERS Lorsque plusieurs calendriers sont accessibles et ouverts, vous pouvez utiliser les flèches présentes sur les onglets des calendriers pour les afficher en mode "Superposition" ou "Côte à côte" : FIGURE 94 - AFFICHAGE DE CALENDRIERS EN MODE CÔTE À CÔTE - DISPOSITION VERTICALE Le mode Superposition est très utile lorsque vous êtes à la recherche d'une plage libre commune aux calendriers ouverts : FIGURE 95 - AFFICHAGE DES CALENDRIERS EN MODE SUPERPOSITION - DISPOSITION VERTICALE

89 Outlook 2013 Page 79 RÉGLER L'AFFICHAGE DES CALENDRIER Lorsque vous affichez plus de 4 calendriers, Outlook les affiche sous forme de Disposition horizontale plutôt que sous forme de Disposition verticale. Pour éviter ce changement d'affichage : Cliquez sur le bouton Lanceur du groupe Organiser de l'onglet Accueil Dans la zone Options d'affichage, augmentez le nombre de calendriers pouvant être affichés en mode Disposition verticale FIGURE 96 - BOÎTE DE DIALOGUE OPTIONS OUTLOOK PROFITEZ DE CETTE BOÎTE DE DIALOGUE POUR COCHER L'OPTION AFFICHER LE NUMÉRO DES SEMAINES CRÉER OU AFFICHER DES CALENDRIERS SUPPLÉMENTAIRES Bien qu'outlook soit prévu pour regrouper tous vos rendez- vous, réunions et événements dans un seul et même calendrier, vous avez néanmoins la possibilité de créer des calendriers supplémentaires en fonction de vos besoins. CRÉER UN CALENDRIER SUPPLÉMENTAIRE VIDE Dans l onglet Dossier > cliquez sur le bouton Nouveau calendrier Donnez un nom à ce nouveau calendrier. Celui- ci apparaît dans le volet de navigation sous Mes calendriers : FIGURE 97 - ZONE MES CALENDRIERS

90 Page 80 Outlook 2013 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du nouveau calendrier pour, par exemple, en modifier la couleur REMARQUEZ LA PRÉSENCE DU BOUTON COPIER LE CALENDRIER DANS L'ONGLET DOSSIER > GROUPE ACTIONS. LES GROUPES DE CALENDRIERS Cette fonctionnalité permet de regrouper les calendriers de plusieurs personnes ou ressources sur un seul calendrier. Le calendrier affiche un graphique représentant les heures occupées et libres de chaque utilisateur et indique également les détails de leurs rendez- vous (à l'exception de ceux marqués comme privés). Lorsque vous placez le pointeur de la souris sur un rendez- vous, les détails de ce rendez- vous s'affichent. CRÉER UN GROUPE DE CALENDRIERS Dans l onglet Accueil > groupe Gérer les calendriers > cliquez sur le bouton Groupes de calendriers > Créer un groupe de calendriers Tapez un nom pour le groupe de calendriers Sélectionnez les noms dans la liste d'adresses Cliquez sur le bouton Membres du groupe puis validez AFFICHER UN GROUPE DE CALENDRIERS Dans le volet de navigation, cliquez sur le calendrier de groupe à afficher : FIGURE 98 - ZONE GROUPE DE CALENDRIERS SUPPRIMER UN GROUPE DE CALENDRIERS Cliquez à l aide du bouton droit de la souris sur le groupe de calendriers et choisissez la commande Supprimer

91 Outlook 2013 Page 81 RECHERCHER DANS UN CALENDRIER Tapez le texte à rechercher dans la zone Recherche; la recherche s effectue par défaut sur votre calendrier Les résultats apparaissent sous forme de liste et le texte recherché est mis en surbrillance : FIGURE 99 - RÉSULTATS DE RECHERCHE POUR EFFECTUER UNE RECHERCHE DANS LE CALENDRIER D'UN AUTRE UTILISATEUR, VOUS DEVEZ CLIQUER SUR UNE PLAGE DE SON CALENDRIER ET TAPEZ LE MOT- CLÉ SOUHAITÉ DANS LA ZONE DE RECHERCHE.

92 Page 82 Outlook 2013 LA DÉLÉGATION GÉNÉRALITÉS La délégation va au- delà du simple partage. En effet, les délégués reçoivent des autorisations supplémentaires, telles que la possibilité de créer des messages électroniques ou de répondre aux demandes de réunion en votre nom. Bien entendu, comme c est vous qui accordez les autorisations, vous déterminez bien entendu les droits d accès du délégué. Par défaut, lorsque vous ajoutez un délégué, ce dernier a un accès complet à vos dossiers Calendrier et Tâches. Toutefois, le délégué ne dispose pas d un accès en lecture aux autres messages de votre dossier Boîte de réception. Cela signifie qu'il peut répondre aux demandes de réunion mais pas aux messages électroniques ordinaires. VOTRE DÉLÉGUÉ DOIT UTILISER LA MÊME VERSION D OUTLOOK. DÉSIGNER UNE PERSONNE COMME DÉLÉGUÉ Cliquez sur l onglet Fichier > Paramètres du compte > Accès délégué Cliquez sur Ajouter > choisissez une personne dans la liste d'adresses globale de votre entreprise Définissez ensuite les différentes autorisations : FIGURE BOÎTE DE DIALOGUE AUTORISATION AUX DÉLÉGUÉS

93 Outlook 2013 Page 83 Si votre délégué a besoin d une autorisation pour traiter uniquement les demandes de réunion que vous recevez, l'option Mon délégué reçoit une copie des messages relatifs à mes réunions est suffisant. Cela signifie que vous pouvez conserver l option Aucune pour l'accès à votre Boîte de réception. Les demandes de réunion et les réponses iront directement dans la boîte de réception du délégué. OUPS! DANS LA BOÎTE DE DIALOGUE CI- DESSUS, SI VOUS COCHEZ L'OPTION LE DÉLÉGUÉ PEUT VOIR MES ÉLÉMENTS PRIVÉS VOUS ACCORDEZ UN ACCÈS AUX ÉLÉMENTS PRIVÉS DANS TOUS LES DOSSIERS OUTLOOK (CONTACTS, CALENDRIER, TÂCHES, NOTES). MODIFIER LES AUTORISATIONS D UN DÉLÉGUÉ Cliquez sur l onglet Fichier > Paramètres du compte > Accès délégué Cliquez sur le nom du délégué dont vous souhaitez modifier les autorisations puis cliquez sur Autorisations Modifiez les autorisations Activez la case à cocher Envoyer automatiquement un message au délégué pour résumer ces autorisations SUPPRIMER LES AUTORISATIONS Cliquez sur l onglet Fichier > Paramètres du compte > Accès délégué Cliquez sur le nom du délégué dont vous souhaitez supprimer les autorisations puis cliquez sur Supprimer