LE MANUEL CE SUPPORT PRÉSENTE DIFFÉRENTES RUBRIQUES REPÉRÉES PAR UNE ICONE

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1 LE MANUEL IL A ÉTÉ CONÇU POUR RÉPONDRE À PLUSIEURS OBJECTIFS : situer Outlook dans le contexte plus général de la micro-informatique accompagner votre progression dans la connaissance de Outlook vous indiquer pour chaque manipulation la procédure à suivre vous aider dans tous les travaux que vous pourrez être amenés à effectuer en tant que guide et conseil CE SUPPORT PRÉSENTE DIFFÉRENTES RUBRIQUES REPÉRÉES PAR UNE ICONE DES S DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION Des informations viennent compléter ces procédures INFORMATION des exemples viennent illustrer ces procédures EXEMPLE CONSEIL Des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances Des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir ATTENTION DES S PERMETTENT DE TESTER LES S ET DE METTRE VOS CONNAISSANCES À L'ÉPREUVE Des procédures avancées décrivent des actions plus complexes AVANCÉ des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page. Éditions IOS

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3 I. OUTLOOK Outlook est un logiciel très complet dont les différents modules permettent de répondre à des besoins d'organisation et de communication dans l'entreprise : LE MODULE MESSAGERIE PERMET DE Envoyer et de recevoir des messages transitant par Internet Envoyer et recevoir des messages gérés en interne par Microsoft Exchange Gérer ces messages et les organiser LE MODULE CALENDRIER PERMET DE Créer des rendez-vous à des dates et heures précises par catégories Être prévenu à l'avance de ces rendez-vous Gérer ces rendez-vous, les déplacer, les copier Afficher ces rendez-vous par jour, semaine ou par mois LE MODULE CONTACTS PERMET DE Enregistrer tout nouveau contact (client, prospect, fournisseur, relation ) Gérer toutes les informations relatives à ces contacts Associer ces contacts avec la messagerie, le calendrier ou les tâches LE MODULE TÂCHES PERMET DE Faire une liste de toutes les choses importantes à faire Indiquer pour toutes ces tâches une de date de début et surtout une date limite Rappeler les échéances en cours et mettre en évidence les échéances dépassées Éditions IOS page 1

4 LANCER OUTLOOK : (barre de lancement rapide) ou <DOUBLE CLIC> sur l'icône Outlook (bureau) FERMER OUTLOOK : L'écran d'accueil synthétise les informations des différents modules. page 2 reproduction réservée

5 IL EXISTE 3 TYPES DE MESSAGERIE : II. LA MESSAGERIE POP3 : les messages sont téléchargés sur l'ordinateur et supprimés du serveur HTTP : les messages sont toujours stockés sur le serveur de votre fournisseur d'accès IMAP : Idem mais technologie différente ACCÉDER À LA MESSAGERIE : DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE A.. PARAMÉTRER LA MESSAGERIIE 1 CRÉER UN COMPTE Avant de pouvoir l'utiliser, il faut renseigner les informations du compte de messagerie. CRÉER UN COMPTE : MENU OUTILS - COMPTES DE MESSAGERIE ACTIVER - - ACTIVER RENSEIGNER LES DIFFÉRENTES ZONES TEL QUE CI-DESSOUS Éditions IOS page 3

6 2 PARAMÉTRER UN COMPTE Avant de pouvoir utiliser la messagerie, il est indispensable de la paramétrer. NOM DE L'UTILISATEUR DU COMPTE : RENSEIGNER LE NOM RENSEIGNER L'ADRESSE DE MESSAGERIE remplacer le cas échéant la chaîne de caractères "sociéte.com" par votre fournisseur d'accès (wanadoo.fr, 9online.fr, free.fr ) INFORMATION AVANCÉ Le nom de domaine (arrobase : prononcer "at") peut varier ; cela peut être : Le nom de votre fournisseur d'accès ex : wanadoo.fr Le nom d'un fournisseur d'adresses gratuites : ifrance.com Le nom du domaine de votre entreprise : coop.fr CONSEIL En tant que particulier, choisissez un fournisseur d'adresses dont la pérennité est assurée et indépendant de votre accès Internet ; ainsi, si vous changez de fournisseur d'accès, vous n'aurez pas à changer d'adresse et à prévenir tous vos contacts de vos nouvelles coordonnées NOM DES SERVEURS : INDIQUER LE SERVEUR DE TYPE POP INDIQUER LE SERVEUR DE TYPE SMTP Seuls les serveurs de type "pop3" permettent la récupération des messages ; les autres types de serveurs ne permettent que la consultation en ligne sur Internet INFORMATION AVANCÉ Là encore, la première partie des noms de serveur "POP." ou "SMTP." reste constante la deuxième partie va dépendre de votre connexion : Le serveur de votre fournisseur d'accès ex : wanadoo.fr Le serveur de votre fournisseur d'adresses gratuites : ifrance.com Le nom du domaine de votre entreprise : coop.fr CONNEXION À LA MESSAGERIE : SAISIR LE NOM DU COMPTE (souvent le nom avec l'initiale du prénom) SAISIR LE MOT DE PASSE CONSEIL Pour ce faire, utiliser le document fourni par votre fournisseur d'adresses que vous conservez bien précieusement page 4 reproduction réservée

7 S'assurer que la case est cochée ATTENTION 3 TESTER LE COMPTE Ce test permet de vérifier le bon fonctionnement par l'envoi d'un message test. TESTER LE PARAMETRAGE : DANS LA BOITE DE DIALOGUE PRÉCÉDENTE 4 COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE DU COMPTE Des paramétrages complémentaires sont nécessaires avant d'utiliser la messagerie : Renommer le compte Indiquer une adresse de réponse Indiquer la connexion à utiliser par la messagerie PARAMÈTRES SUPPLÉMENTAIRES : DANS LA MÊME BOITE DE DIALOGUE Éditions IOS page 5

8 RENOMMER LE COMPTE: ONGLET SAISIR UN LIBELLÉ PLUS PARLANT QUE "POPX" ADRESSE DE RÉPONSE : SAISIR L'ADRESSE DE RÉPONSE DU COURRIER (SOUVENT LA MÊME QUE CELLE CRÉÉE) l'adresse de réponse du courrier est le plus souvent l'adresse créée. Elle sera ainsi immédiatement INFORMATION renseignée quand un de vos correspondants recevant un de vos messages cliquera sur MOYEN DE CONNEXION : ONGLET ACTIVER LE MOYEN DE CONNEXION UTILISÉ Si la connexion s'effectue par modem, indiquer la connexion à utiliser par défaut : INFORMATION Les connexions dépendent de votre emplacement et du type de liaison que vous possédez (modem, numéris, Adsl, Réseau local ). Elles sont crées et affichées par le menu AVANCÉ 5 VALIDER LA CREATION DU COMPTE VALIDATION : page 6 reproduction réservée

9 6 SUPPRIMER UN COMPTE Un comte qui ne fonctionne plus doit être supprimé, sinon la messagerie envoie un message d'erreur à chaque fois qu'elle essaie de s'y connecter. SUPPRIMER UN COMPTE : MENU OUTILS COMPTES DE MESSAGERIE ACTIVER DANS LA LISTE DES COMPTES LE COMPTE À SUPPRIMER POUR CONFIRMER LA SUPPRESSION CRÉER UN COMPTE SELON LES PARAMÈTRES DES BOITES DE DIALOGUE CI-DESSUS. LE SUPPRIMER Éditions IOS page 7

10 7 PAPIER A LETTRE - POLICES Outlook permet de définir une police et un papier à lettre utilisés pour tout nouveau message. PAPIER A LETTRES - POLICES: MENU OUTILS OPTIONS POUR SÉLECTIONNER LA POLICE POUR SÉLECTIONNER LE PAPIER À LETTRE POUR VALIDER SÉLECTIONNER LA POLICE ET LE PAPIER À LETTRE DE VOTRE CHOIX 8 LA SIGNATURE Elle va permettre de personnaliser l'envoi d'u message. CRÉER UNE SIGNATURE : MENU OUTILS OPTIONS POUR CRÉER UNE NOUVELLE SIGNATURE SAISIR LE TEXTE JOINDRE ÉVENTUELLEMENT UNE FICHE VCARD DU GESTIONNAIRE DE CONTACTS POUR VALIDER Le bouton modifier permet aussi de faire appel à un éditeur html pour créer une signature plus élaborée INFORMATION CRÉER UNE SIGNATURE SIMPLE POUR VOS MESSAGES page 8 reproduction réservée

11 B.. ENVOYER UN MESSAGE Si vous ne possédez qu'un modem, la meilleure solution consiste à composer le message et les documents liés hors ligne (non connecté) puis à les envoyer. Dans le cas contraire, vous êtes en ligne de manière permanente et pouvez envoyer et recevoir les messages au fur et à mesure. CRÉER UN NOUVEAU MESSAGE : 1 INDIQUER LES DESTINATAIRES Les destinataires peuvent être choisis dans la liste des contacts ou saisis manuellement ; s'ils sont connus, ils sont proposés après la saisie de quelques caractères. SAISIR LES DESTINATAIRES : <CLIC G> DANS LA ZONE SAISIR L'ADRESSE DU DESTINATAIRE : <CLIC G> DANS LA ZONE SAISIR D'ÉVENTUELS DESTINATAIRES EN COPIE SEULE S'il y a plusieurs destinataires, séparer les adresse par un point-virgule INFORMATION Éditions IOS page 9

12 2 L'OBJET DU MESSAGE Tout message doit avoir un objet. OBJET : <CLIC G> DANS LA ZONE SAISIR L'OBJET 3 COMPOSER LE MESSAGE Il reste à saisir le texte du message. Il est saisi dans la partie basse de la fenêtre. Word est utilisé comme éditeur par défaut avec ses outils de correction et de mise en forme. SAISIR LE TEXTE : <CLIC G> DANS LA PARTIE BASSE DE LA FENÊTRE SAISIR LE TEXTE LE METTRE EN FORME ENVOYER UN MESSAGE SIMPLE DU TYPE CI-DESSOUS À VOTRE VOISIN. IDEM MAIS SIMULTANÉMENT À PLUSIEURS DE VOS VOISINS page 10 reproduction réservée

13 4 JOINDRE DES FICHIERS Il n'est pas rare de devoir envoyer un fichier à quelqu'un. La messagerie est le moyen idéal puisque le fichier est reçu sur un ordinateur et peut être alors réutilisé ou modifié. ATTACHER DES DOCUMENTS : DANS LA BARRE D'OUTILS SÉLECTIONNER LE DOSSIER SÉLECTIONNER LE OU LES DOCUMENTS (AVEC <CTRL> OU <MAJ>) Les documents joints s'affichent dans la zone "attacher" : INFORMATION 5 S'ASSURER DE LA RÉCEPTION Pour les messages importants, il est préférable de s'assurer de la bonne réception du message par une confirmation de lecture. CONFIRMATION DE LECTURE : LE MESSAGE ÉTANT OUVERT COCHER L'UNE OU/ET L'AUTRE DES CASES SUIVANTES INFORMATION L'accusé de réception est envoyé automatiquement lorsque le message arrive dans la boite aux lettres du destinataire. La confirmation de lecture est proposée au destinataire du message à la suite de l'ouverture du message 6 ENVOYER LE MESSAGE Une fois le message composé, il ne reste plus qu'à l'envoyer. ENVOYER LE MESSAGE DANS LA BOÎTE D'ENVOI : DE POUR ÉVENTUELLEMENT SÉLECTIONNER LE COMPTE À PARTIR DUQUEL L'ENVOI DOIT S'EFFECTUER LE MESSAGE S'AFFICHE ALORS DANS LA BOÎTE D'ENVOI Éditions IOS page 11

14 ENVOYER LE MESSAGE À SON DESTINATAIRE : la connexion s'établit automatiquement si elle n'a pas été établie précédemment Si la case d'option de INFORMATION est activée dans les options de messagerie (menu OUTILS OPTIONS ONGLET ) le message est envoyé automatiquement sans qu'il soit nécessaire de cliquer sur 1 - OUVRIR EXCEL FAIRE LE TABLEAU SUIVANT L'ENREGISTRER DANS "MES DOCUMENTS" SOUS LE NOM : "TABLEAU.XLS 2 - OUVRIR WORD FAIRE LE COURRIER SUIVANT L'ENREGISTRER DANS "MES DOCUMENTS"SOUS LE NOM "LETTRE.DOC" page 12 reproduction réservée

15 SUITE CRÉER UN MESSAGE COMME CI-DESSOUS EN FONCTION DES DESTINATAIRES QUI VOUS SERONT INDIQUÉS ATTACHER LES DOCUMENTS CRÉÉS PRÉCEDEMMENT 7 RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU Pour répondre à un message reçu, il n'est pas nécessaire de redéfinir tous les éléments du message. RÉPONDRE : SÉLECTIONNER LES MESSAGE RENSEIGNER LE MESSAGE L'ENVOYER ou Il est aussi possible de transférer rapidement à un contact un message reçu en sélectionnant le message à transmettre puis en cliquant sur INFORMATION RÉPONDRE AUX DIFFÉRENTS MESSAGE QUE VOUS VENEZ DE RECEVOIR Éditions IOS page 13

16 C.. RECEVOIIR DES MESSAGES Les messages qui vous sont envoyés sont stockés chez votre fournisseur de messagerie (serveur interne, Wanadoo, 9online, La poste, AOL ) ; pour les récupérer, il suffit de se connecter. Les messages que vous envoyez sont stockés dans le boite d'envoi jusqu'à que la connexion soit effective et que vous choisissiez "envoyer/recevoir". Si vous êtes en permanence connectés, Outlook peut être paramétré pour envoyer et recevoir automatiquement les messages à intervalles définis. ENVOYER / RECEVOIR : DANS LE VOLET DE GAUCHE, SÉLECTIONNER SUR LE DOSSIER ADÉQUAT MESSAGES SORTANTS POUR RÉCUPÉRER VOS MESSAGES ENTRANTS ET ENVOYER VOS INFORMATION La boîte de réception s'affiche en gras s'il y a des messages non lus et indique entre parenthèses le nombre de messages non lus. Ces messages sont eux même affichés en gras Le menu principal "outils" "envoyer recevoir" permet en sélectionnant l'un des comptes de choisir de recevoir la totalité des messages ou juste les entêtes et de ne traiter alors que les messages INFORMATION marqués page 14 reproduction réservée

17 APRES SELECTION DU MESSAGE DANS LA BOITE DE RECEPTION : INFORMATION et vous permet de répondre directement à l'auteur (s) du message vous permet de le transférer à quelqu'un d'autre permet de l'imprimer 1 LIRE LES MESSAGES Les messages sont affichés dans la boite de réception. Les messages en gras n'ont pas encore été lus. Dans la partie inférieure de la boîte de réception s'affiche le contenu du message. Messages du dossier sélectionné Volet de navigation Dossiers correspondants Aperçu du message sélectionné dossier sélectionné INFORMATION Pour qu'un message soit considéré comme lu : le garder sélectionné plus de quelque secondes l'ouvrir <CLIC D> marquer comme lu il passe alors de gras à maigre et il est supprimé du nombre de messages à lire indiqués à la suite de "boite de réception" Éditions IOS page 15

18 OUVRIR UN MESSAGE : <DOUBLE CLIC> SUR LE MESSAGE il s'affiche dans sa propre fenêtre FERMER UN MESSAGE : OUVRIR UN DES MESSAGES REÇUS DANS LA BOÎTE DE RÉCEPTION LE FERMER page 16 reproduction réservée

19 2 CLASSER LES MESSAGES Si vous utilisez régulièrement votre messagerie, les messages s'amoncellent rapidement et il devient difficile de s'y retrouver. Un minimum de classement est alors de rigueur. CRÉER UN NOUVEAU DOSSIER : DANS LE VOLET DE GAUCHE <CLIC D> SUR SAISIR LE NOM DU NOUVEAU DOSSIER SÉLECTIONNER DANS LA LISTE LE DOSSIER RACINE POUR VALIDER INFORMATION Le nouveau dossier apparaît dans la liste des dossiers L'AFFICHER DANS LE VOLET DE NAVIGATION : FAIRE GLISSER LE DOSSIER DANS LE VOLET DE NAVIGATION À L'ENDROIT DÉSIRÉ CRÉER UN DOSSIER "STAGE" DANS LA BOITE DE RÉCEPTION L'AFFICHER DANS LE VOLET DE NAVIGATION AU DESSOUS DE LA BOITE DE RÉCEPTION Éditions IOS page 17

20 CLASSER LES MESSAGES : À PARTIR DE LA BOITE DE RÉCEPTION, IL SUFFIT DE FAIRE GLISSER LES MESSAGES DANS LE DOSSIER CONCERNÉ POUR AFFICHER CES MESSAGES, CLIQUER DANS LE DOSSIER CONCERNÉ (VOLET DE GAUCHE) DE LA BOITE DE RÉCEPTION FAIRE GLISSER LES MESSAGES REÇUS DE VOS VOISINS DE LA BOITE DE RÉCEPTION VERS LE DOSSIER "STAGE" 3 SUPPRIMER LES MESSAGES Les messages ne devant pas êtres conservés sont aisément supprimés ; ils passent alors dans le dossier nommé jusqu'à que celui-ci soit vidé (<CLIC D> ). SUPPRIMER UN MESSAGE : SÉLECTIONNER LES MESSAGES À SUPPRIMER (<CTRL> POUR AJOUTER) OU <CLIC D> SUR LE MESSAGE 4 LES MESSAGES INFECTES Il est fréquent de recevoir des messages infectés par un virus ; ces messages sont le plus souvent interceptés par l'anti-virus si vous en avez un et mis alors en quarantaine. Ne pas utiliser la messagerie sans un anti-virus à jour sinon votre ordinateur ne fonctionnera pas correctement plus de quelques semaines ATTENTION Se méfier et détruire sans les ouvrir les messages en langue anglaises non attendus et commentant par "hi" ATTENTION DÉTRUIRE UN MESSAGE DOUTEUX : SÉLECTIONNER LE MESSAGE ENFONCER LA TOUCHE "MAJ" (SHIFT / FLÈCHE VERTICALE DU CLAVIER) ET APPUYER PARALLÈLEMENT SUR LA TOUCHE "SUPP" DU CLAVIER Le message ainsi supprimé n'ira pas dans la corbeille mais sera réellement supprimé INFORMATION SUPPRIMER UN OU PLUSIEURS DES MESSAGES REÇUS DE VOS VOISINS DE VOTRE BOITE DE RÉCEPTION PAR LES 2 MÉTHODES CI-DESSUS. ESSAYER ÉVENTUELLEMENT DE LES RÉCUPÉRER page 18 reproduction réservée

21 5 ORGANISER LES MESSAGES Outlook peut vous aider à classer vos messages manuellement ou automatiquement. ORGANISER DANS DES DOSSIERS : AFFICHER LE VOLET D'ORGANISATION PRÉCÉDENT REMPLISSEZ LES INFORMATIONS CRÉER UNE RÈGLE SIMPLE POUR TRANSFÉRER LES MESSAGES DE VOS VOISINS VERS LE DOSSIER "STAGE" METTRE LES MESSAGES EN COULEUR : SÉLECTIONNER UN MESSAGE DE LA PROVENANCE DÉSIRÉE MENU OUTILS le dossier "ORGANISER LA BOITE DE RÉCEPTION" s'affiche MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LA COULEUR POUR FERMER LE VOLET D'ORGANISATION CLASSER VOS MESSAGES PAR COULEUR EN FONCTION DE LA PROVENANCE (UNE POUR CHACUN DE VOS VOISINS) Éditions IOS page 19

22 6 CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION Un bon moyen de ne pas avoir à trier régulièrement ses messages consiste à créer des règles de routage de telle manière que, automatiquement, les messages soient dirigés vers le dossier adéquat en fonction notamment de leur origine. CRÉER UNE RÈGLE SIMPLE DE CLASSEMENT: SÉLECTIONNER LE MESSAGE DE L'ORIGINE VOULUE <CLIC D> SÉLECTIONNER LE DOSSIER DE RÉCEPTION POUR VALIDER IDEM QUE PRÉCÉDEMMENT MAIS AVEC LA MÉTHODE CI-DESSUS CRÉER UNE RÈGLE COMPLEXE : MENU OUTILS page 20 reproduction réservée

23 PARAMÉTRER LES RÈGLES : SÉLECTIONNER LA RÈGLE CORRESPONDANT AUX CONDITIONS DE RÉCEPTION(ÉTAPE 1) DANS LA ZONE "DESCRIPTION", LE LIEN POUR PRÉCISER (ZONE 3) SÉLECTIONNER LES RÈGLES CORRESPONDANT AUX DESTINATAIRES (ÉTAPE 2) VOLET EN BAS SAISIR L'ADRESSE DE L'ÉMETTEUR DU MESSAGE OU DÉFINIR UNE AUTRE CONDITION SÉLECTIONNER LES RÈGLES CORRESPONDANT AUX ACTIONS SÉLECTIONNER LE DOSSIER VOLET EN BAS CHOISIR LA COULEUR VOLET EN BAS VOLET EN BAS RENSEIGNER LE MESSAGE DANS LA ZONE "DESCRIPTION", LE LIEN POUR PRÉCISER (ZONE 3) SOIT SÉLECTIONNER LES RÈGLES CORRESPONDANT AUX EXCEPTIONS DANS UN NOM À LA RÉGLE ET L'ACTIVER CRÉER UNE RÈGLE POUR AUTOMATIQUEMENT METTRE DANS LE DOSSIER STAGE LES MESSAGES EN PROVENANCE DE VOS VOISINS ET AVEC UN MESSAGE D'ALERTE ET UNE COULEUR SPÉCIFIQUE POUR CHACUN CRÉEZ UNE NOUVELLE RÈGLE SUPPRIMANT AUTOMATIQUEMENT LES MESSAGES EN PROVENANCE DE L'UN DE VOS VOISINS (VOUS TESTEREZ LA RÈGLE MUTUELLEMENT) Éditions IOS page 21

24 7 BLOQUER DES EXPÉDITEURS Sur Internet, il est fréquent de recevoir des messages indésirables en provenance d'inconnus ; si ces messages sont répétitifs et provoquent une gène, le plus simple est de bloquer leur expéditeur. BLOQUER UN EXPÉDITEUR : SÉLECTIONNER LE MESSAGE LES COURRIERS EN PROVENANCE DE CET EXPÉDITEUR SERONT AUTOMATIQUEMENT DIRIGÉS VERS UN DOSSIER SPÉCIFIQUE (MAIS LES MESSAGES DÉJÀ REÇUS NE SERONT PAS SUPPRIMÉS BLOQUEZ LES MESSAGES EN PROVENANCE D'UN DE VOS VOISINS ET TESTEZ EN LE BON FONCTIONNEMENT page 22 reproduction réservée

25 1 AFFICHER LES MESSAGES D.. GÉRER LES MESSAGES Les messages, reçus, envoyés, en cours peuvent être affichés de différentes manières. AFFICHER LES MESSAGES : MENU AFFICHAGE LE MENU VOULU les messages s'affichent selon le critère choisi AFFICHER LES MESSAGES AVEC PUIS SANS VOLET DE NAVIGATION PUIS AVEC UN APERÇU PARTIEL 2 TRIER LES MESSAGES Il est aussi aisé de trier les messages. TRIER LES MESSAGES : LA TÊTE DE COLONNE DU CHAMPS QUI SERT DE BASE AU TRI EX : un <CLIC D> sur les entêtes de colonne permet de personnaliser les champs affichés TRIER LES MESSAGES PAR ORIGINE PUIS PAR OBJET ET ENFIN PAR DATE DE RÉCEPTION Éditions IOS page 23

26 3 SUIVRE LES MESSAGES IMPORTANTS Il est enfin possible d'assurer un suivi particulier de certains messages. ASSURER UN SUIVI DES MESSAGES : LE MESSAGE À SUIVRE LE DRAPEAU DE VOTRE CHOIX MARQUER 2 DE VOS MESSAGES COMME "À SUIVRE" AVEC UN DRAPEAU DE COULEUR DIFFÉRENTE page 24 reproduction réservée

27 III. LES CONTACTS C'est ici que sont conservées toutes les informations concernant les contacts. ACCÉDER AUX CONTACTS : DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE A.. CRÉER UN CONTACT Vous pouvez alors créer des groupes de contact ou les contacts eux mêmes directement. CRÉER UN NOUVEAU CONTACT : <DOUBLE CLIC> DANS LA ZONE CONTACT ou RENSEIGNER LES DIFFÉRENTS ONGLETS POUR CRÉER LE CONTACT Éditions IOS page 25

28 SAISIR LES NOUVEAUX CONTACTS SUIVANTS Poste Stagiaire1 Stagiaire2 Stagiaire3 Stagiaire4 Stagiaire5 Stagiaire6 Stagiaire7 Stagiaire8 Stagiaire9 Adresse EN INDIQUANT LES NOMS RÉELS ET DES INFORMATIONS FICTIVES RELATIVES AU DOMICILE ET AU BUREAU B.. CRÉER UNE LIISTE DE DIISTRIIBUTIION Une liste de distribution est une liste de contacts homogènes quant à la nature des envois. CRÉER UNE LISTE DE DISTRIBUTION : DE ONGLET NOMMER LE GROUPE page 26 reproduction réservée

29 SÉLECTIONNER LES MEMBRES DE LA LISTE : SÉLECTIONNER LES MEMBRES AVEC <CTRL> POUR AJOUTER LES MEMBRES POUR VALIDER LA CRÉATION Il est aussi possible de créer directement les membres en cliquant sur INFORMATION CRÉER LE GROUPE DE CONTACTS "STAGIAIRES" INCLURE DANS CE GROUPE LES MEMBRES PRÉCÉDEMMENT SAISIS Éditions IOS page 27

30 C.. AFFIICHER LES CONTACTS Les contacts peuvent être affichés en fonction de leur nombre et des informations qu'ils contiennent de la manière la plus appropriée. AFFICHER LES CONTACTS : LA CASE D'OPTION DANS LE VOLET DE GAUCHE. AVANCÉ les contacts sont affichés selon le critère voulu Chaque fiche contact est au format Vcard, ce qui permet de gérer chaque fiche contact comme une entité autonome. Ainsi, il est possible de joindre une fiche Vcard à la signature de l'émetteur AFFICHER LES CONTACTS SELON LES DIFFÉRENTES MODALITÉS page 28 reproduction réservée

31 IV. LE CALENDRIER Le calendrier va permettre de gérer votre emploi du temps de manière efficace. INFORMATION La plupart des "organisers" et beaucoup de téléphones portables sont maintenant synchronisables avec Outlook ; vous pouvez donc avoir à disposition en déplacement votre emploi du temps, le modifier et mettre à jour Outlook de ces modifications (idem éventuellement pour les contacts). ACCEDER AU CALENDRIER : DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE A.. LE RENDEZ--VOUS Le calendrier va permettre d'afficher les événements enregistrés. 1 AFFICHER LA PÉRIODE DÉSIRÉE L'affichage des événements dans Outlook peut être complètement personnalisé et adapté aux habitudes de chacun. Il reprend les principaux types de présentation des agendas professionnels. MODIFIER L'AFFICHAGE : DANS LA BARRE D'OUTILS L'OUTIL APPROPRIÉ TESTER LES DIFFÉRENTS MODES D'AFFICHAGE Éditions IOS page 29

32 AFFICHER LA PÉRIODE : LE MOIS POUR LE MODIFIER LE JOUR POUR L'AFFICHER DANS LE VOLET DROIT <CLIC G> EN FACE DE LA LIGNE POUR AFFICHER LA PÉRIODE FAIRE VARIER CONJOINTEMENT LES PÉRIODES AFFICHÉES ET LES MODES D'AFFICHAGE 2 CRÉER UN RENDEZ-VOUS Le rendez-vous est la base de fonctionnement du calendrier CRÉER UN RENDEZ-VOUS : <DOUBLE CLIC> SUR LA DATE À LAQUELLE DOIT AVOIR LIEU LE RENDEZ-VOUS RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE page 30 reproduction réservée

33 3 RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS Une fois le rendez-vous créé, il faut en renseigner les diverses composantes. RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS : SAISIR L'OBJET SAISIR L'EMPLACEMENT (LES EMPLACEMENTS DÉJÀ UTILISÉS SONT PROPOSÉS) INDIQUER LA CATÉGORIE DU CALENDRIER (UNE COULEUR Y EST ASSOCIÉE) MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES HEURES (DÉCOCHER ALORS ) PRÉVOIR UN RAPPEL (IL SERA AFFICHÉ SUR L'ORDINATEUR TANT DE TEMPS AVANT LE RENDEZ- VOUS) INDIQUEZ VOTRE DISPONIBILITÉ POUR D'AUTRES CHOSES (DISPONIBLE, INDISPONIBLE ) SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN TEXTE COMPLÉMENTAIRE INDIQUEZ ÉVENTUELLEMENT LES CONTACTS ASSOCIÉS INDIQUER ÉVENTUELLEMENT UNE CATÉGORIE D'ACTIVITÉ POUR VALIDER LE RENDEZ-VOUS LES CATÉGORIES PAR DÉFAUT, DU CALENDRIER OU D'ACTIVITÉ PEUVENT ÊTRE PERSONNALISÉES CRÉER UN RENDEZ-VOUS CORRESPONDANT AU STAGE QUE VOUS ÊTES EN TRAIN DE SUIVRE SELON LE MODÈLE CI-DESSUS 4 MODIFIER UN RENDEZ-VOUS Le calendrier permet une modification graphique des rendez-vous. Le mode le plus adapté à ces modifications est le mode DÉPLACER UN RENDEZ-VOUS POINTER SUR LA BARRE VERTICALE BLEUE À GAUCHE DU RENDEZ-VOUS FAIRE GLISSER MODIFIER LA DURÉE POINTER SUR LIGNE HORIZONTALE AU DESSUS OU AU DESSOUS DU RENDEZ-VOUS FAIRE GLISSER Éditions IOS page 31

34 CRÉER UN RENDEZ-VOUS "CLIENT DUBOIS" SELON LE MODÈLE CI-DESSOUS À 9H30 LE 18 À VENIR. LE DÉPLACER DE 9H30 À 11H00 AVEC LA SOURIS L'ÉTENDRE DE 11H00/11H30 À 10H30/12H00 B.. PARAMÉTRER LE CALENDRIIER 1 PERSONNALISER LES COULEURS Les catégories d'activité du calendrier sont liées à des couleurs et peuvent être personnalisées. PERSONNALISER LES COULEURS : MODIFIER LES CATÉGORIES ASSOCIÉES AUX COULEURS PERSONNALISER LES COULEUR SELON L'EXEMPLE CI-DESSUS page 32 reproduction réservée

35 2 PERSONNALISER LES CATÉGORIES DE RENDEZ-VOUS Il est aussi possible de créer ses propres catégories. PERSONNALISER LES CATÉGORIES : DANS LA BOITE DE DIALOGUE DE CRÉATION DE RENDEZ-VOUS EN BAS ET À DROITE SAISIR LA CATÉGORIE POUR LA CRÉER SÉLECTIONNER LA CATÉGORIE POUR L'ENLEVER POUR VALIDER LA MODIFICATION POUR FERMER LA BOITE DES CATÉGORIES POUR FERMER LE RENDEZ-VOUS FAITES CORRESPONDRE VOS CATÉGORIES À LA LISTE CI-DESSUS Éditions IOS page 33

36 page 34 reproduction réservée

37 V. LES TÂCHES Il est souvent pratique de faire le point de son travail en écrivant sur un papier la liste des choses à faire. Outlook permet de faire la même chose en mieux puisque à chaque élément de la liste est lié une date de début et une date d'échéance. ACCÉDER AUX TÂCHES : DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE A.. CRÉER UNE TACHE La création de la tâche et de ces caractéristiques est la première étape. CRÉER UNE TACHE : <DOUBLE CLIC> DANS LE VOLET DROIT OU RENSEIGNER LES PARAMÈTRES DE LA TÂCHE Éditions IOS page 35

38 CRÉER LA TÂCHE COMME CI-DESSUS POUR LE MOIS EN COURS L'onglet détail permet d'enregistrer des informations complémentaires relatives à une tâche terminée permettant éventuellement de la valoriser. INFORMATION B.. MODIIFIIER UNE TACHE Une tâche peut évidemment être modifiée mais ses paramètres peuvent aussi être enrichis d'une affectation de la tâche à un contact ou d'une automatisation de la périodicité de la tâche lors de la création ou lors de la modification. MODIFIER UNE TÂCHE : <DOUBLE CLIC> SUR LA TÂCHE page 36 reproduction réservée

39 AFFECTER UNE TÂCHE : LA TÂCHE ÉTANT OUVERTE RENSEIGNER LE DESTINATAIRE le message avec la tâche à accomplir et ses caractéristiques est envoyé au destinataire ENVOYER À STAGIAIRE1 LA TÂCHE PRÉCÉDENTE COMME CI-DESSUS. STAGIAIRE1 POURRA L'ENVOYER AU DESTINATAIRE DE SON CHOIX Une tâche répétitive n'a pas besoin d'être recréée à chaque fois. AUTOMATISER UNE TÂCHE : CRÉER LA TÂCHE RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS POUR VALIDER AUTOMATISER LA TÂCHE PRÉCÉDENTE TOUS LES MOIS Éditions IOS page 37

40 C.. TERMIINER UNE TÂCHE Il faut bien tenir à jour les tâches en cours et les tâches terminées afin que les tâches en retard notamment soient bien mises en évidence. TERMINER UNE TÂCHE : DANS LA FENÊTRE D'ACCUEIL DE OUTLOOK COCHER LA CASE DE LA TÂCHE TERMINÉE les tâches de la période terminées sont en gris et barrées TERMINER LA TÂCHE "DÉCLARATION DE TVA" page 38 reproduction réservée

41 D.. AFFIICHER LES TACHES L'affichage des tâches est varié. MODIFIER L'AFFICHAGE DES TÂCHES : DANS LE VOLET DE GAUCHE LE TYPE D'AFFICHAGE DÉSIRÉ FAIRE VARIER LES TYPES D'AFFICHAGE Éditions IOS page 39

42 page 40 reproduction réservée

43 VI. LES Il est pratique de pouvoir afficher l'équivalent des "post it" dans Outlook. ACCEDER AUX : DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE A.. CRÉER UNE NOTE La procédure est identique à celle des autres modules. CRÉER UNE NOTE : <DOUBLE CLIC> DANS LE VOLET DROIT OU RENSEIGNER LA NOTE POUR FERMER LA NOTE Éditions IOS page 41

44 La note ouverte peut être déplacée sur le bureau de Windows et si l'affichage de l'écran le permet, la note par un "clic droit" peut être affiché toujours au premier plan du bureau INFORMATION CRÉER UNE NOTE COMME CI-DESSUS LA DÉPLACER SUR LE BUREAU L'AFFICHER AU PREMIER PLAN B.. MODIIFIIER LES CARACTERIISTIIQUES DE LA NOTE La note peut être caractérisée par une couleur particulière ; elle peut aussi être affectée à une catégorie ou transférée à un contact. CARACTÉRISTIQUES DE LA NOTE : <CLIC D> SUR LA NOTE FERMÉE OU À L'ANGLE HAUT-GAUCHE DE LA NOTE OUVERTE MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES CHANGER LA COULEUR DE LA NOTE CREEE PRÉCÉDEMMENT C.. AFFIICHER LES L'affichage des notes peut être personnalisé. MODIFIER L'AFFICHAGE : <CLIC G> DANS LE VOLET GAUCHE SUR LE MODE D'AFFICHAGE VOULU CRÉER DEUX AUTRE DE VOTRE CHOIX ET LEUR AFFECTER UNE COULEUR DIFFÉRENTE. MODIFIER L'AFFICHAGE DES page 42 reproduction réservée

45 VII. PARTAGER OUTLOOK Il est possible de partager dossiers, calendriers, tâches, notes de Outlook entre différents utilisateurs. Cependant, il est alors nécessaire d'utiliser un produit comme Microsoft Exchange qui va prendre en charge tout ce travail collaboratif. Sinon, tout partage est impossible Sans Microsoft Exchange ou un produit du même type, tout partage d'information via Outlook est impossible ATTENTION A.. LE COURRIIER OUVRIR UN DOSSIER PUBLIC : MENU ATTEINDRE DOSSIER PUBLIC Seuls les comptes Microsoft Exchange peuvent être partagés, les comptes pop ne peuvent pas l'être directement (mais leur contenu peut être récupéré par un compte Exchange) ATTENTION Éditions IOS page 43

46 B.. LE CALENDRIIER PARTAGER UN CALENDRIER : MENU OUTILS OPTIONS INDIQUER LE DOSSIER DE DESTINATION POUR VALIDER OUVRIR UN CALENDRIER PARTAGE: CALENDRIER AFFICHÉ DANS VOLER DE GAUCHE " page 44 reproduction réservée

47 C.. LES CONTACTS PARTAGER LES CONTACTS: CONTACTS AFFICHÉS DANS VOLER DE GAUCHE, <CLIC> <DROIT> SUR UN DOSSIER DE CONTACTS INDIQUER LES OPTIONS DE PARTAGE POUR VALIDER" OUVRIR LES CONTACTS PARTAGES: CONTACTS AFFICHÉS DANS VOLER DE GAUCHE, Éditions IOS page 45

48 page 46 reproduction réservée

49 VIII. TABLE DES MATIERES I. OUTLOOK 1 II. LA MESSAGERIE 3 A. PARAMÉTRER LA MESSAGERIE 3 1 CRÉER UN COMPTE 3 2 PARAMÉTRER UN COMPTE 4 3 TESTER LE COMPTE 5 4 COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE DU COMPTE 5 5 VALIDER LA CREATION DU COMPTE 6 6 SUPPRIMER UN COMPTE 7 7 PAPIER A LETTRE - POLICES 8 8 LA SIGNATURE 8 B. ENVOYER UN MESSAGE 9 1 INDIQUER LES DESTINATAIRES 9 2 L'OBJET DU MESSAGE 10 3 COMPOSER LE MESSAGE 10 4 JOINDRE DES FICHIERS 11 5 S'ASSURER DE LA RÉCEPTION 11 6 ENVOYER LE MESSAGE 11 7 RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU 13 C. RECEVOIR DES MESSAGES 14 1 LIRE LES MESSAGES 15 2 CLASSER LES MESSAGES 17 3 SUPPRIMER LES MESSAGES 18 4 LES MESSAGES INFECTES 18 5 ORGANISER LES MESSAGES 19 6 CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION 20 7 BLOQUER DES EXPÉDITEURS 22 D. GÉRER LES MESSAGES 23 1 AFFICHER LES MESSAGES 23 2 TRIER LES MESSAGES 23 3 SUIVRE LES MESSAGES IMPORTANTS 24 III. LES CONTACTS 25 A. CRÉER UN CONTACT 25 B. CRÉER UNE LISTE DE DISTRIBUTION 26 C. AFFICHER LES CONTACTS 28 IV. LE CALENDRIER 29 A. LE RENDEZ-VOUS 29 1 AFFICHER LA PÉRIODE DÉSIRÉE 29 2 CRÉER UN RENDEZ-VOUS 30 3 RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS 31 4 MODIFIER UN RENDEZ-VOUS 31 B. PARAMÉTRER LE CALENDRIER 32 1 PERSONNALISER LES COULEURS 32 2 PERSONNALISER LES CATÉGORIES DE RENDEZ-VOUS 33 V. LES TÂCHES 35 A. CRÉER UNE TACHE 35 IOS département formation

50 B. MODIFIER UNE TACHE 36 C. TERMINER UNE TÂCHE 38 D. AFFICHER LES TACHES 39 VI. LES 41 A. CRÉER UNE NOTE 41 B. MODIFIER LES CARACTERISTIQUES DE LA NOTE 42 C. AFFICHER LES 42 VII. PARTAGER OUTLOOK 43 A. LE COURRIER 43 B. LE CALENDRIER 44 C. LES CONTACTS 45 VIII. TABLE DES MATIERES 47 reproduction réservée